Déliberation - 18.03.0887 maison des fetes et des familles

Documents similaires

Déliberation - 16.06.0566 budget de la maison des fetes et des fa

Déliberation - 17.06.0748 budget de la maison des fetes et des fa

unknown - 18.12.1089 budget maison des fetes et des familles

unknown - 16 maison des fetes et des familles tarifs

Déliberation - 14.12.0209 reprise par la ville de l exploitation

Déliberation - 15.07.0349 resiliation contrat d affermage de la m

Déliberation - 09 budget de la maison des fetes et des familles c

Compte-Rendu - 14.10.0154 creation du budget annexe maison des fe

Déliberation - 16.12.0650 budget maison des fetes et des familles

Déliberation - 8 budget de la maison des fetes et des familles co

Déliberation - 18.03.0887 maison des fetes et des familles Document publié le Dimanche 4 mars 2018 par la commune de Vaulx-en-Velin. Lien du pdf (Déliberation - 18.03.0887 maison des fetes et des familles)Thèmes du document : Banque, Handicap et inclusivité, Institutions publiques, NO 2 Le

MÉTROPOLE DE LYON

PRÉFECTURE DU

DIRECTION s DES STRATI JON LOC

Nombre de membres

Art. 2121-2 Qui ont pris

En Exercice part à la du CGCT délibération

43 43 40

Objet

18.03.0887

Maison des Fêtes et des Familles

RHONE

—— FRANCAISE

4 MARS 2018 TT

: AARMMUNE DE VAULX-EN-VELIN FFAIRES

EXTRAIT DU REGISTRE

DES

DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

Séance du 07 mars 2018

Compte rendu affiché le 14 mars 2018

Date de convocation du Conseil municipal le 01 mars 2018

Président : Madame Hélène GEOFFROY, Maire.

Secrétaire élu : Madame Myriam MOSTEFAOUI

Membres présents à la séance :

Hélène GEOFFROY, Pierre DUSSURGEY, Matthieu FISCHER,

Stéphane GOMEZ, Muriel LECERF, Fatma FARTAS, Eliane DA

COSTA, Nadia LAKEHAL, Yvan MARGUE, David TOUNKARA,

Liliane BADIOU, Jean-Michel DIDION, Jacques ARCHER, Pierre

BARNEOUD, Armand MENZIKIAN, Régis DUVERT, Josette

PRALY, Stéphane BERTIN, Yvette JANIN, Antoinette ATTO,

Christine BERTIN, Christine JACOB, Mourad BEN DRISS,

Myriam MOSTEFAOUI, Saïd YAHIAOUI, Philippe ZITTOUN,

Nordine GASMI, Christiane PERRET-FEIBEL, Charazede

GAHROURI, Sacha FORCA, Batoul HACHANI, Mustafa USTA.

Membres absents excusés ayant donné pouvoir :

Kaoutar DAHOUM à Jean-Michel DIDION, Ahmed CHEKHAB à

Pierre DUSSURGEY, Marie-Emmanuelle SYRE à Christine

BERTIN, Nassima KAOUAH à Stéphane GOMEZ, Oscar ARAZ à

Pierre BARNEOUD, Virginie COMTE à Hélène GEOFFROY,

Bernard GENIN à Mustafa USTA, Philippe MOINE à Charazede

GAHROURI.

Membres absents excusés : Nawelle CHHIB

Membres absents : Morad AGGOUN, Nadia NEZZAR

Membres démissionnaires : Marie-France VIEUX-MARCAUD,

Sophie CHARRIER, Sandra OLIVER, Dorra HANNACHI, Patrick

MANDOLINO, Laurent PATRY.RAPPORT DE MADAME LA MAIRE

Mesdames, Messieurs,

Reprise en gestion directe fin 2015, la Maison des Fêtes et des Familles se situe au 1 rue Louis

Saillant, au cœur de la zone industrielle de Vaulx-en-Velin.

Elle est composée de trois salles, destinées à accueillir principalement des fêtes familiales.

. Salle 1 : 380 m°? pour 350 personnes. Elle est équipée de 35 tables rondes (10 personnes

par table) et de 350 chaises ; d’une belle estrade en fond de salle. Un grand rideau permet

de séparer la salle en deux parties. Une cuisine est disponible comprenant un double

frigo, un double congélateur, un four professionnel avec chauffe plat, un piano de

cuisson.

. Salle 2: 180 m° pour 150 personnes. Elle est équipée de 20 tables rectangulaires

(8 personnes par table) et 150 chaises, d’une cuisine comprenant un double frigo, un

double congélateur, un four réchauffe plat, une cuisinière électrique.

. Salle 3: 155 m° pour 100 personnes. Elle est équipée de 13 tables rectangulaires

(8 personnes par table) et 100 chaises et d’un coin cuisine avec évier, frigo, micro-onde et

lave-vaisselle.

Chaque salle bénéficie de toilettes. Un parking est disponible devant le bâtiment. L'accès aux personnes à mobilité réduite est assuré.

Pour information, la Maison des Fêtes et des Familles a fait en 2017 l’objet de 175 locations,

contre 145 en 2016 (année transitoire de reprise en gestion directe). C’est donc un équipement fortement utilisé (en week-end principalement), générant des recettes mais qui pour l’heure, ne couvrent pas les coûts engagés.

La municipalisation de l’activité liée à la Maison des Fêtes et des Familles, autrefois exploitée par voie de contrat d’affermage, doit permettre de restituer un service public de meilleure qualité

aux Vaudais et de s’assurer que les salles sont bien destinées aux événements familiaux des habitants.

Un diagnostic a donc été réalisé, permettant de définir les pistes pour améliorer la gestion de

l'équipement ainsi que les modes de fonctionnement à faire évoluer. La présente délibération a vocation à entériner et rendre effectifs ces changements.

L’ambition d’un service public de plus grande qualité offert aux Vaudais se décline en plusieurs axes :

1. Favoriser l’accès des salles aux événements familiaux :

Lors des années de gestion par le privé, le nombre de soirées à vocation commerciale était

devenu prépondérant. De ce fait, les Vaudais qui souhaitaient organiser un événement familial

étaient régulièrement obligés de se tourner vers l'extérieur par manque de salles. Un travail de fond a d’ores et déjà été mené afin d'identifier et de refuser autant que possible les soirées commerciales.Afin d'approfondir ce travail, il est proposé :

- de demander aux usagers des justificatifs pour l’organisation de leurs événements

familiaux, comme le font la plupart des autres villes de l’agglomération ;

- de créer un tarif plus élevé pour les soirées commerciales, de manière à favoriser les

créneaux pour les familles vaudaises :

- de requalifier la location au tarif commercial, lorsqu'un usage commercial est constaté en

contradiction avec le contrat signé.

Ce travail sera simplifié dans les mois à venir par l’affectation d’un gardien à la Maison des

Fêtes et des Familles. En effet, jusqu'ici, les états des lieux entrants et sortants étaient réalisés par des agents municipaux, mais aucune présence de la Ville n’était effective durant les soirées.

Ce poste sera doublé par la mise en place d’astreintes spécifiques au sein de la Direction de la

Vie Associative, qui permettront l'intervention et le contrôle sur place en cas de besoin (pas

d’astreinte à l’heure actuelle).

2. Simplifier les démarches et responsabiliser les usagers :

Le mode de fonctionnement actuel n’est pas optimal pour les usagers. En effet, la procédure de

location en place conduit les réservataires à se déplacer trois à cinq fois.

Afin de simplifier ces démarches pour les usagers, il est proposé :

- d’inclure le montant du forfait de nettoyage dans le prix de la location, afin de réaliser un

ou deux paiements, au lieu de deux ou trois (acompte, solde, nettoyage) ;

- d’encourager les usagers-à régler au moment de la signature du contrat l’intégralité de la

somme afférente à la location ;

- de favoriser la prise de caution par empreinte de carte bancaire au moment de la signature

du contrat (pas de temps limité pour la conservation des cautions de ce type).

Par ailleurs, dans le souci d’une plus grande responsabilisation dans les usages, et face au constat de dégradations récurrentes lors des locations (défaut de nettoyage, non-respect des horaires, vandalisme, etc.), il est proposé de revoir le montant de la caution. Actuellement fixée à

1 500 euros, par chèque uniquement, elle est en pratique peu opérante. Des refacturations sont néanmoins effectuées dès que possible, mais ne permettent pas de couvrir l’ensemble des

dépenses engagées par la collectivité.

Conformément aux préconisations du Trésor Public, il est donc proposé de fixer le nouveau montant de la caution à 500 euros, prise de manière préférentielle par empreinte de carte

bancaire. Ce dispositif, plus simple que les chèques, permet de prélever directement (avec production de facture à l’usager), le montant des surcoûts engendrés par la location (réparations

diverses, sur-entretien, heures supplémentaires pour l'agent qui réalise l'état des lieux lorsque les usagers rendent les locaux en retard, etc.). En cas de surcoûts supérieurs à 500 euros, l'intégralité de la caution sera retenue et le supplément refacturé à l’usager par voie de certificat administratif.

Si aucune utilisation non conforme aux clauses du contrat n’est constatée, la caution bancaire

sera annulée en un simple geste par le biais du Terminal Electronique de Paiement.

Dans les cas où les locataires n’auraient pas de carte bancaire, le dépôt d’une caution par chèque

sera néanmoins toujours possible.Enfin, afin d'optimiser la prise de réservation, il est également proposé de passer le montant de l’acompte de 10 à 50% de la somme totale à payer (nombreuses annulations). Cela évitera de

bloquer des créneaux inutilement et engagera plus fortement les usagers à honorer leur réservation.

3. Accroître les recettes pour permettre de financer les inévitables investissements à

réaliser :

A titre d’exemple, la collectivité a engagé de nombreuses dépenses d'investissement depuis deux

ans afin d'accroître la qualité de l'équipement :

. faux plafonds refaits à neuf dans les trois salles,

. remise à neuf de l'électroménager dans les trois cuisines,

. remplacement de onze tables de la salle 1,

. installation d’un système de chauffage pour la salle 3.

Au regard de la fréquence des utilisations et des flux importants que ces salles génèrent, des dépenses conséquentes sont nécessaires tous les ans, pour renouveler le matériel, entretenir les

sols en profondeur, procéder à des réparations, etc.

Afin d’accroître les recettes potentielles, et donc de financer les dépenses nécessaires à la qualité des prestations, il est proposé de chercher à attirer davantage les entreprises pour la réalisation de leurs séminaires, réunions, événements, etc., notamment en semaine où l’utilisation des salles est moins importante.

Pour ce faire, il convient d’engager plusieurs actions :

- démarche marketing en direction des entreprises notamment vaudaises ;

- réalisation de documents de communication: plaquette de présentation et site internet permettant la pré-réservation en ligne ;

- investissement dans du matériel professionnel: vidéoprojecteurs, écrans, paperboards, matériel de sonorisation, micros, etc. ;

- amélioration de la signalétique extérieure de l’équipement.

4, Faciliter l’accès des salles aux associations du territoire :

Grâce à la politique municipale de soutien aux associations, ces dernières bénéficient, dans des

conditions très favorables, d’un accès à plusieurs équipements pour leurs réunions, événements et

soirées.

Pour mémoire, sont destinées à l’usage associatif, en fonction de la nature de leurs événements et

des capacités d’accueil nécessaires, des salles Carmagnole, Cachin, Verchères, La Draisienne, les

Mandolines, Jean Moulin, Edith Piaf, Bel Age, Le Bourg, LCR des Grolières, Mairie Annexe,

Victor Jara. Le Centre Culturel Charlie Chaplin est également parfois, pour certains événements

associatifs à fort rayonnement, mis à disposition gratuitement aux associations. À cela s’ajoutent des salles tarifées mais néanmoins très abordables au sein des équipements Carco et Frachon.

Jusqu'à présent, les associations de la Ville pouvaient bénéficier de la Maison des Fêtes et des Familles au tarif « vaudais ». Il est proposé de donner, à chacune d’entre elles, le droit à une réservation gratuite par an. Seul le forfait ménage leur sera facturé (cette gratuité sera valable du lundi au jeudi, le week-end sera réservé prioritairement aux évènements familiaux).Néanmoins, en cas d'événement de portée particulière pour une association, le Conseil municipal pourra autoriser, de manière exceptionnelle, la réservation gratuite en week-end.

En conséquence, je vous propose :

7 d'approuver le présent rapport, ainsi que les nouveaux tarifs ci-annexés. qui deviendront

applicables par voie d'arrêté municipal.

Le Conseil municipal, après avoir délibéré, et à Punanimité.

Nombre de suffrages exprimés : 40

Votes Pour : 40

Votes Contre :

Abstention :

7 approuve le présent rapport, ainsi que les nouveaux tarifs ci-annexés., qui deviendront

applicables par voie d’arrêté municipal.

Ainsi fait et délibéré en Mairie, les jour, mois, et an que dessus et ont signé au registre les

membres présents.

Pour extrait conformeOOUST

- OOUYT

NO

OOUET

- OOUG

:asiidauus

spuinol

z/T

THN

38

N

U2

‘ur

np

OOUG

JUE}JOS

J2

JUEJJUa

XNaI]

S2P

1213

:SUIEWISS

SUINOf

UIEWSPUS]

8|

QOU9

JUEHOS

XNaI]

SSP

1839

‘UEU

NP

QOU6

JUEJIUS

XI]

SEP

}8J3

:PUI-H8DM

SAUINOF

OCCT

9TOT

ObST

EST

O8TC

9T8T

0c8

£89

OÿTT

056

O8LT

E8tvT

2180409

uonesi|n

21L

1H

211

1H

211

1H

211

1H

DiL

1H

21L

1H

aauinof

pua-y8am

a]

1a/qo

sues

092

£€9

006

0S£

O8TI

£86

Z/T

osiepnen

uou

ss1douuz

OLET

TYTI

OST

£8TT

O8TC

AT8T

OTOT

Tÿ8

OÿTT

056

009

T

EEET

sslepnea

uou

as11daijuz

PU9-9am

3]

Jafqo

sues

095

99%

00

€8s

086

9T8

sguinof

7/T

asiepnen

as1idoijuz

O8

€89

OtOT

998

O89T

00ÿT

092

£E9

006

0S£

O8TT

9907

seuinof

ssiepnen

as1dojuz

211

1H

211

1H

211

1H

21L

1H

21L

1H

211

1H

O8

€89

OÿOT

998

0897

00ÿT

O9

9TS

0v8

004

080

T

006

2SIEPNEA

UOU

UONEIOSSY

OCT

OOT

OT

QTT

O8T

OST

uonesijhn

2121214

Sa|jIWe]

Xne

2110114

(e8euouwu

yepios)

syinje18

(e8euouwu

yepioy)

synje18

(e8euou

yepioy)

syne18

2SIepneA

uOlje120SS7

0c8

€89

OtOT

998

089T

00ÿT

O9

9TS

0v8

00

0807

006

slepnen

uou

s1a8esf

OS

OSt

089

99s

O80T

006

OT

0S€

OÿS

0Sÿ

(x#2

009

e1

Sp

SaSIpneA

Suone1ossy

-

siepnea

si3es"

-

21L

1H

ALL

1H

211

1H

211

1H

211

1H

211

1H

€

Iles

TeIles

Telles

€

sales

z

elles

TOIIes

IHONVNIQ

€

IG3HGNIA

AN3

N33M

Ian3f

E

IQGNNT

ANIVW3S

91138

LH

SHJEL

SSIIUUE]

SSP

}9

55}91

Sop

UOSIE

UI2A-U3-XINEA

3P

AIIIA