Déliberation - DEL 2023 6 AFFAIRES GENERALES Convention de mise a disposition du service d assistance a la protection des donnees a caractere personnel

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Déliberation - DEL 2023 6 AFFAIRES GENERALES Convention de mise a disposition du service d assistance a la protection des donnees a caractere personnel Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 par la commune d'Ermont. Lien du pdf (Déliberation - DEL 2023 6 AFFAIRES GENERALES Convention de mise a disposition du service d assistance a la protection des donnees a caractere personnel)Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Institutions publiques, Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE

Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

DEPARTEMENT

du

VAL D'OISE

ARRONDISSEMENT . EXTRAIT DU REGISTRE DES DE DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION PONTOISE DU CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE

DE LA COMMUNE D'ERMONT

COMMUNE

D'ERMONT

SEANCE DU 17 MARS 2023

OBJET : AFFAIRES GÉNÉRALES

Convention de mise à disposition du service d’assistance à la protection des

données à caractère personnel par la Communauté d’Agglomération

Val Parisis pour les Communes membres et les C.C.A.S.

qui adhèrent au dispositif.

Le Conseil d'Administration du C.C.A.S. dûment convoqué par son Président,

Xavier HAQUIN, s'est assemblé au lieu ordinaire des séances sous

sa présidence.

N° 2023-6

Présents :

M. HAQUIN Xavier, Président, Mme CABOT Céline, Adjointe en Charge des

Solidarités, Mme MEZIERE Angélique, Adjointe en charge de l'Action Sociale,

M. CARON Yannick, Mme GUEDJ Florence, M. GODARD Nicolas,

Mme BAPAUME Martine, Mme BERNIER Claudine, Mme CARRY Charlette,

M. DUC Michel, Mme GIRAUD Arlette, M. HERVOT Jean, M. HUMBERT Eric,

M. HEUSSER Jean-François, M. KNOBLOCH Othman.

Le nombre des

Administrateurs Absents représentés :

en service est Mme BENLAHMAR Najat (pouvoir à Mme CABOT) 16

Déposée en Sous-Préfecture le : D 4/03/ 22

Publiée le : 94/03 Lee

Les administrateurs présents formant la majorité des membres en

exercice, la séance est ouverte.

Madame Patricia BAKU, Directrice du C.C.AS., remplit les fonctions

de secrétaire.

Déta oies de reco ;

Si vous désirez contester la présente décision, vous pouvez saisir le Tribunal Administratif de Cergy-Pontoise compétent d'un recours contentieux dans les deux mois à partir de la notification de la décision attaquée. Vous pouvez également saisir d’un recours gracieux, l'auteur de la décision. Cette démarche prolonge le délai de recours qui doit alors être introduit dans les deux mois suivant la réponse (l'absence de réponse au terme des deux mois valant rejet).Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE

Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

Délibération n°2023-6

OBJET : AFFAIRES GÉNÉRALES

Convention de mise à disposition du service d'assistance à la protection des données à caractère personnel par la Communauté d'Agglomération

Val Parisis pour les Communes membres et les C.C.A.S.

qui adhèrent au dispositif.

Sur la proposition du Président du C.C.AS.,

VU le Code de l'Action Sociale et des Familles, et notamment ses articles L.123-4 à L.123-9 et R.123-1 à R.123-26,

VU le Code général des collectivités territoriales, notamment les articles L.5211-4-1 et D.521 1-16,

VU le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016,

relatif à la protection des personnes physiques

à l'égard du traitement des données à caractère personnel

et à la libre circulation de ces données (dit Règlement Général sur la Protection des

Données),

CONSIDÉRANT que la recherche d'une action publique plus performante et plus efficiente conduit au développement de la mutualisation qui, par son acception très large, permet de regrouper l'ensemble des mécanismes de coopération entre collectivités,

CONSIDÉRANT que la mise en conformité avec le RGPD représente une activité complexe, dans la mesure où celle-ci est récente et nécessite

l'intervention d'une pluralité de compétences, tant informatiques

que juridiques,

CONSIDÉRANT que les communes de Beauchamp, Bessancourt, Eaubonne, Ermont, Frépillon, La Plessis-Bouchard, Montigny, Pierrelaye, Saint-Leu-la-Forêt et Taverny ainsi que les Centres Communaux d'Action Sociale des communes de Beauchamp, Eaubonne, Ermont, Montigny, Saint- Leu-la-Forêt et Taverny souhaitent disposer d’une assistance de la Communauté d'Agglomération Val Parisis dans la réalisation de ces missions,

CONSIDÉRANT que la mise en place de ce dispositif de mutualisation est justifiée

par l'amélioration du service public,

CONSIDÉRANT la nécessité de conclure une convention de mutualisation régissant la mise à disposition de ce service,

: Après en avoir délibéré,

À l’unanimité des suffrages exprimés

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION,

- APPROUVE les termes de la convention de mise à disposition du service d'assistance à la protection des données à caractère personnel,

ci-annexée par la Communauté d'Agglomération

Val Parisis pour les communes de Beauchamp, Bessancourt, Eaubonne, Ermont, Frépillon, La Plessis-Bouchard, Montigny, Pierrelaye, Saint-Leu-la-Forêt et Taverny ainsi que les Centres Communaux d'Action Sociale des communes de Beauchamp, Eaubonne, Ermont, Montigny, Saint-Leu-la-Forêt et Taverny,

- AUTORISE le Président du C.C.AS. à signer ladite convention ainsi que tout document y afférent.

/Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE

Date de télétransmission : 24/03/2023 Date ñ réception préfecture : 24/03/2023

U pour être annexé à

ration n° Q23:6du À 4/03/2.3

ERMONT, le 20/03/23

Le Président du C.C.A.S.,

Convention de mise à disposition du service

d'assistance à la protection des données à

caractère personnel

ENTRE

La Communauté d'Agglomération Val Parisis, sise 271 Chaussée Jules César à Beauchamp (95250) représentée par son Président, Monsieur Yannick BOËDEC, dûment habilité à cet effet par délibération du Bureau Communautaire n° BC/2022/22 :

Ci-après désignée « la Communauté d'Agglomération Val Parisis »,

D'une part,

ET la Commune de Beauchamp, sise 1 Place Camille Fouinat (95250), représentée par son Maire, Madame Françoise NORDMANN, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date

du XI:

ET la Commune de Bessancourt, sise Place du 30 Août (95550), représentée par son Maire, Monsieur Jean-Christophe POULET, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date

du XXX ;

ET la Commune d’Eaubonne, sise 1 rue d'Enghien (95600), représentée par son Maire, Madame Marie- José BEAULANDE, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date du. = 685 210802102 20220817 2028.8.DE nn é d'aacloméretion Veil Perisis : < = : Communauté d'aagloméretion Vai Perisis Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

ET la Commune d’Ermont, sise 100 rue Louis Savoie (95120), représentée par son Maire, Monsieur Xavier HAQUIN, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date du XXX ;

ET la Commune de Frépillon, sise Place de la Mairie (95740), représentée par son Maire, Madame Patricia ZEISS, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date du -

ET la Commune du Plessis-Bouchard, sise 3 bis rue Pierre Brossolette (95130), représentée par son Maire, Monsieur Gérard LAMBERT-MOTTE, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil municipal n° XXX en date du XXX;

ET la Commune de Montigny-lès-Cormeilles, sise 14 rue Fortuné Charlot (95370), représentée par son Maire, Monsieur Jean-Noël CARPENTIER, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil municipal n° XXX en date du XXX;

ET la Commune de Pierrelaye, sise 42 bis rue Victor Hugo (95480), représentée par son Maire, Monsi Michel VALLADE, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date du

ET la Commune de Saint-Leu-la-Forêt, sise 52 rue du Général Leclerc (95320), représentée par son Maire, Madame Sandra BILLET, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date

du XXX:

ET la Commune de Taverny, sise 2 Place Charles de Gaulle (95150), représentée par son Maire, Madame Florence PORTELLI, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil municipal n° en date du

ET le Centre Communal d’Action Sociale de la Commune de Beauchamp, sise 128 bis chaussée Jules César (95250), représenté par sa Présidente, Madame Françoise NORDMANN, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du ;

ET le Centre Communal d’Action Sociale de la Commune d’Eaubonne, sise 1 rue d'Enghien (95600), représenté par sa Présidente, Madame Marie-José BEAULANDE, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du |

ET le Centre Communal d'Action Sociale de la Commune d’Ermont, sise 100 rue Louis Savoie (95120), représenté par son Président, Monsieur Xavier HAQUIN, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du 3

ET le Centre Communal d’Action Sociale de la Commune de Montigny-lès-Cormeilles, sise 3 Avenue Aristide Maillol (95530), représenté par son Président, Monsieur Jean-Noël CARPENTIER, dûment habilité à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du ;

ET le Centre Communal d’Action Sociale de la Commune de Saint-Leu-la-Forêt, sise 52 rue du Général Leclerc (95320), représenté par sa Présidente, Madame Sandra BILLET, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du ;

ET le Centre Communal d'Action Sociale de la Commune de Taverny, sise 105 Rue du Maréchal Foch (95150), représenté par sa Présidente, Madame Florence PORTELLI, dûment habilitée à cet effet par délibération du conseil d'administration n° en date du :

Ci-après désignée « les personnes publiques bénéficiaires » ou « les membres »,

D'autre part,

SUr 14 D n Convention de mise à disposition de service - RGPD PageAccusé de réception en préfecture e : 095-219502192-20230317-2023-6-DE CLORMUAAULÉ G &pglomération Vel Perisis Date de télétransmission : 24/03/2023 . Date de réception préfecture : 24/03/2023

SOMMAIRE

ARTICLE 1.

ARTICLE 2.

ARTICLE 3.

ARTICLE 4. ORGANISATION DU SERVICE MIS A DISPOSITION ET REPARTITION DES MISSIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL.

4.1 ACTEURS DU PROJET ET PROCESSUS OPERATIONNEL

4.2 MISSIONS REALISEES

43 DEVOIRS ET DROITS DE L'AGENT MIS A DISPOSITION

44 LOGICIEL MIS A DISPOSITION

ARTICLE 5. ENGAGEMENTS DES PERSONNES PUBLIQUE BENEFICIAIRES

ARTICLE 6. MODALITES FINANCIERES

6.1 CADRE LEGAL DU MECANISME FINANCIER MIS EN ŒUVRE

6.2 METHODE RETENUE PAR LES PARTIES

6.3 TITRES DE RECETTES ET PAIEMENTS ee

ARTICLE 7. MODIFICATION DE LA CONVENTION

ARTICLE 8. DATE D’EFFET ET DUREE DE LA MISE À DISPOSITION

ARTICLE 9. MODALITES DE RENOUVELLEMENT

ARTICLE 10.

ANNEXE 2 —- FORMULAIRE DE REPORT DE LA MISE À DISPOSITION DU LOGICIEL...

Convention de mise à disposition de service - RGPD

Page 3 sur 14

RE= Accusé de réception en préfecture méretion Vel

Perisis 095-219502192-20230317-2023-6-DE

Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023 Communauté d'a

PREAMBULI

La recherche d'une action publique plus performante et plus efficiente, mais également l'exigence de réduire les dépenses publiques, conduisent au développement de la mutualisation qui, par son acceptation très large, permet de regrouper l’ensemble des mécanismes de coopération entre collectivités.

Le champ de la mise en conformité des collectivités avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) étant un domaine d'activités mutualisable, c'est dans ce contexte que la Communauté d'Agglomération Val Parisis met à la disposition de ses Communes membres ainsi que de leurs Établissements Publics Locaux de rattachement un service intitulé « assistance à la protection des données à caractère personnel ».

Ceci exposé, il est donc convenu ce qui suit.

Article 1. DEFINITIONS

Les parties conviennent des définitions suivantes :

- _« La réglementation relative à la protection des données personnelles » inclut tout texte législatif ou réglementaire, applicable sur le territoire français, dont, et sans que cette liste soit limitative, le RGPD, la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux liberté et les lignes directrices du Comité européen de la protection des données (CEPD) ainsi que tout texte qui viendrait les modifier et / ou les compléter.

- Les termes de « donnée personnelle », « traitement », « responsable de traitement », « sous- traitant », « violation de données à caractère personnel », « analyse d'impact relative à la protection des données » et « autorité de contrôle » revêtent les définitions données par le RGPD, qu'ils soient pris au singulier ou au pluriel.

Article 2. OBJET DE LA CONVENTION

Considérant l'intérêt d'une bonne organisation des services - notamment améliorer la qualité et l'efficacité de l’action publique - la Communauté d'Agglomération Val Parisis met à disposition des personnes publiques signataires de la présente convention, le service d'assistance à la protection des données à caractère personnel et ce, en application des dispositions de l’article L 5211-4-1 III du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).

La présente mise à disposition propose deux niveaux de services comprenant la mise à disposition d'un agent ainsi que d’un logiciel de suivi de la conformité vis-à-vis de la réglementation relative à la protection des données personnelles pour la réalisation des missions détaillées à l’article 4.2 de la présente.

La mise à disposition concerne un (1) agent territorial, issu de la filière administrative, de catégorie A, dont les fonctions sont « Délégué mutualisé à la Protection des Données ».

La structure du service peut être modifiée d'un commun accord, en fonction de l’évolution des besoins constatés par les parties.

Convention de mise à disposition de service - RGPD Page 4 sur 14Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE

&rigis Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

Communauté d ägolo

La présente mise à disposition du service porte également sur les matériels de bureau et de travail qui sont liés à ce service :

1. Bureau avec matériel de bureautique et informatique associé

2. Véhicule de service

Article 3. CONDITIONS D'EMPLOI DES PERSONNELS MIS A DISPOSITION

L'agent territorial affecté au sein du service susmentionné est de plein droit mis à la disposition des personnes publiques bénéficiaires pour la durée de la présente

convention. Il est placé, en fonction des missions réalisées

et listées à l’article 4.2 de la présente convention, sous l'autorité fonctionnelle des Maires des Communes ou des Présidents des Centres Communaux d'Action Sociale, lesquels contrôlent l'exécution des tâches confiées.

L'agent concerné est personnellement informé de cette mise à disposition.

Le Président de la Communauté d'Agglomération Val Parisis demeure l'autorité hiérarchique. A ce titre, il gère la situation administrative du personnel mis

à disposition (position statutaire, déroulement de carrière et

rémunération). En outre, il est chargé de prendre toutes les décisions relatives notamment aux congés, à la formation, à l'évaluation professionnelle et, si nécessaire,

en matière disciplinaire.

En cas de manquements ou de fautes commises par le personnel mis à disposition, les personnes publiques bénéficiaires peuvent solliciter la Communauté d'Agglomération aux fins de mise en œuvre du pouvoir disciplinaire. Dans tous les cas, les manquements

ou fautes doivent faire l’objet d’un rapport circonstancié

adressé au Président de la Communauté d'Agglomération.

Article 4. ORGANISATION DU SERVICE MIS A DISPOSITION ET

REPARTITION DES MISSIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNEES A

CARACTERE PERSONNEL

1 ACTEURS DU PROIFT I PROCESSUS OPERATIONNE!I

Le service mis à disposition est constitué d'un logiciel permettant le suivi de la conformité vis-à-vis de la réglementation relative à la protection des données

personnelles et d’un agent de la Communauté d'Agglomération

désigné en qualité de Délégué à la Protection des Données des personnes publiques bénéficiaires auprès de la CNIL.

Afin de garantir un fonctionnement efficient du service mis à disposition ainsi que la satisfaction des obligations induites par la réglementation relative à la

protection des données personnelles incombant aux personnes

publiques souhaitant bénéficier de la mise à disposition, chacune d'elles nomme au sein de ses effectifs un référent RGPD, ainsi qu'un suppléant en cas d'indisponibilité de ce dernier, non rattachés au service mis à disposition. En cas de changement du référent

désigné, la Communauté d'Agglomération devra en être

informée dans les meilleurs délais.

Ces référents RGPD auront notamment pour missions :

-__ De relayer les demandes relatives au RGPD propres à leur Commune ou Centre Communal d'Action Sociale ;

-_ D'assister l'agent mis à disposition dans la réalisation de ses missions, notamment en assurant le lien avec les services opérationnels des personnes

publiques bénéficiaires ;

-__ De participer aux réunions de pilotage réalisées périodiquement.

Convention de mise à disposition de service - RGPD

Page 5 sur 14

aAccusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE ommunauté c'ecoicmération Val Parisie Commiunauié d'egoieméretion Val Parisie Date de télétransmission : 24/03/2023

Date de réception préfecture : 24/03/2023

Considérant la nécessité d'une bonne organisation de ce service, les parti e questions organisationnelles ou fonctionnelles lors de réunions de pilotage dont la périodicité sera à déterminer en fonction des besoins des parties (à minima une fois par an).

Le cas échéant, les parties peuvent être force de proposition pour améliorer l'efficacité du service d'assistance à la protection des données à caractère personnel.

1.2 MISSIONS REALISEES

La Communauté d'agglomération met à la disposition des personnes publiques bénéficiaires un agent pour la réalisation de missions relatives à la protection des données personnelles, listées ci-après.

Ces missions sont réparties en deux catégories, faisant l’objet de modes de fonctionnement ainsi que de refacturation distincts :

- Les missions nécessitant un travail continu, visées à l’article 4.2.1 de la présente ;

- Les missions sporadiques et ne portant que sur une personne publique bénéficiaire à la fois, visées à l'article 4.2.2 de la présente.

Î \LISATION | j |

Les missions suivantes, qualifiées de continues, sont réalisées par l'agent mis à disposition des personnes publiques bénéficiaires :

- Nomination de l'agent mis à disposition en qualité de délégué à la protection des données des personnes publiques bénéficiaires auprès de la CNIL ;

-__ Traitement des demandes relatives au RGPD, de la part de la CNIL et des administrés ;

-__ Tenue du registre des traitements et documentation de la conformité des collectivités bénéficiaires ;

- Diffusion d’une veille ainsi que de supports de sensibilisation à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel et organisation de formations à destination des agents des collectivités bénéficiaires ;

-__ Partage de procédures permettant de renforcer la conformité (gestion d’une violation de données à caractère personnel, procédure en cas de contrôle de la CNIL, etc.) ;

-__ Rôle de conseil auprès des responsables de traitement ;

Administration du logiciel mis à disposition.

Ces missions sont réalisées de façon continue, au gré des nouvelles actions à réaliser (nouveau traitement à saisir, nouvelle demande d'exercice des droits, etc.) et font l’objet d’une refacturation annuelle selon les modalités prévues à l’article 6.2.1 de la présente convention.

t

En sus des missions listées à l'article 4.2.1, la Communauté d'agglomération propose aux personnes publiques bénéficiaires la réalisation de missions suivantes qualifiées de sporadiques :

-__ Réalisation d'un audit de conformité et élaboration d’un plan d'actions ;

-__ Révision des contrats de sous-traitance ;

Convention de mise à disposition de service - RGPD Page 6 sur 14Accusé de réception en préfecture Communauté d'éoaltomération Vai Paricie 095-219502192-20230817-2023-6-DE communauté € egalomération Val Parisis Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

- _ Révision des mentions d'information et des formulaires de consentement:

-_ Élaboration et mise en place de mesures organisationnelles adaptées à la personne publique bénéficiaire (politique d'organisation et de

gestion des risques, mise en place de tableaux de bords,

etc.)

La réalisation de l’une ou plusieurs de ces missions doit faire l'objet d'une demande écrite des personnes publiques bénéficiaires au moyen du formulaire

présent en annexe 1 de cette convention, et fait l’objet d'une refacturation

forfaitaire prévue à l’article 6.2.2 et distincte de la refacturation annuelle précitée.

Dans l'objectif d'assurer la fluidité du service proposé, il est convenu entre les parties que la CA Val Parisis pourra faire appel à un tiers prestataire pour la réalisation

de ces missions, étant entendu que les montants demandés

aux personnes publiques bénéficiaires demeureront inchangés le cas échéant, la CA Val Parisis prenant à sa charge l'éventuelle différence entre les montants indiqués à l’article 6.2.2 et les montants des missions réalisées par ledit prestataire.

1,3 DEVOIRS DROITS DE L’AGEN MIS A DISPOSITION

L'agent est mis à la disposition des personnes publiques bénéficiaires en qualité de Délégué à la Protection des Données. À ce titre et, conformément à l'article

38 du RGPD :

1. L'agent est soumis au secret professionnel et à une obligation de confidentialité en ce qui concerne l'exercice de ses missions :

2. Les personnes publiques bénéficiaires, responsables des traitements qu'elles mettent en œuvre, assistent l'agent dans l'exercice des missions

qui lui sont confiées dans le cadre de la présente

convention, en lui fournissant les ressources nécessaires pour la réalisation des tâches. Cela inclut notamment, et de façon non exhaustive, le temps nécessaire à la réalisation des missions listées dans l’article 4.2 de la présente convention :

3. L'agent ne peut pas être tenu pour responsable de la non-conformité des personnes publiques bénéficiaires ou de leurs sous-traitants avec la réglementation relative à la protection des données personnelles, y compris pour les missions qui lui sont attribuées et listées dans l'article 4.2 de la présente convention. Conformément au RGPD,

les Communes, les Centres Communaux d'Action

Sociale et/ou leurs sous-traitants le cas échéant, en tant que responsables du traitement effectué, sont tenus de s'assurer que ce dernier est réalisé conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles, et d'être en

mesure de le démontrer. Cette responsabilité ne peut

pas être transférée au Délégué à la Protection des Données ;

4. L'agent est, de façon plus générale, soumis aux droits et obligations du Délégué à la Protection des Données tels que listés dans la règlementation

relative à la protection des données personnelles.

OGIC] DISPOSITION

Dans l'objectif d'améliorer la qualité du service proposé par l'agent, un logiciel permettant le suivi de la conformité des personnes publiques bénéficiaires

est également proposé à celles-ci dans la mise à

disposition.

Les personnes publiques bénéficiaires disposant déjà d'un logiciel lors de leur adhésion à la mutualisation auront la possibilité de différer leur migration vers l’outil mis à disposition de la CA Val Parisis. Le cas échéant, les personnes publiques concernées transmettront

à la Communauté d'agglomération le formulaire présent en annexe

2 de cette convention, précisant l'échéance à l'issue de laquelle s'effectuera la migration vers l'outil mis à leur disposition.

Convention de mise à disposition de service - RGPD

Page 7 sur 14. = RE Accusé de réception en préfect Communauté d'egalomération Val Parieis 098-219602192-202303 17-2023-8-DE Date de télétransmission : 24/03/2023

Date de réception préfecture : 24/03/2023

Article 5 ENGAGEMENTS DES PERSONNI BLIQUE-BENEFICRAIRES

Chaque personne publique bénéficiaire s'engage, durant toute la durée d'exécution de la présente convention, à :

Nommer un référent administratif RGPD au sein de ses services, interlocuteur privilégié du service mis à disposition pour prendre en charge les actions du ressort des Communes et des Centres Communaux d'Action Sociale ;

Nommer un référent suppléant en cas d'absence du référent principal ;

Informer la Communauté d'Agglomération en cas de changement du référent désigné dans les meilleurs délais.

Article 6. MODALITES FINANCIERES

6.1 CADRE LI L 1 MECANISM NANCIER À EN ŒUVR

Conformément à l’article D. 5211-16 du CGCT, le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition en application du III de l'article L 5211-4-1 s'effectue sur la base d'un coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d'unités de fonctionnement constatées par la Communauté d'Agglomération.

La présente convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement.

Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l'exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. La détermination du coût est effectuée par la Communauté d'Agglomération.

Le montant total facturé aux personnes publiques bénéficiaires dépend des missions confiées à la Communauté d'agglomération, selon les modalités présentées dans les articles suivants.

Les montants sont indiqués toutes taxes comprises.

POUR LA REA ATION DES MI S CONTIN

Les personnes publiques bénéficiaires de la mise à disposition d'un agent ainsi que d’un logiciel se verront refacturer, au titre des missions listées à l’article 4.2.1, les deux tiers des coûts de fonctionnement du service constatés, en fonction de leur population (chiffres INSEE de l’année en cours). Le tiers restant sera pris en charge par la CA Val Parisis.

Dans le cas où une Commune et son Centre Communal d'Action Sociale adhèreraient au service d'assistance à la protection des données personnelles, il est convenu entre les parties que les missions réalisées et listées à l’article 4.2.1 ainsi que, pour les personnes publiques en bénéficiant, la mise à disposition du logiciel telle que visée à l’article 4.4 de la présente convention feront l'objet d’une refacturation unique pour ces deux personnes publiques, répartie à hauteur de 90% du montant total à la charge de la Commune et de 10% du montant total à la charge de son Centre Communal d'Action Sociale de rattachement.

Dans le cas où une personne publique adhérente souhaiterait conserver son propre logiciel selon les modalités précisées dans l’article 4.4 de la présente, seuls les frais relatifs à l'agent lui seront refacturés, la

Convention de mise à disposition ce service - RGPD Page & sur 14Accusé de réception en préfecture Cornmuneuté d'ageloméretion Val Perisis Date de 1Béranemieaion : AA1RSTS

Date de réception préfecture : 24/03/2023

CA Val Parisis prenant alors à sa charge la part des coûts relatifs au logiciet revenant à ladite personne publique.

Part de prise en charge des coûts de

Personne publique fonctionnement du service

1/3 du montant total

FIM + Part des communes du territoire ne participant

pas à la mutualisation

2/3 du montant total

Personnes publiques bénéficiaires Répartition entre communes et centres

communaux d'action sociale le cas échéant selon

la répartition ci-dessous

A titre informatif, la répartition des coûts revenants aux personnes publiques bénéficiaires s'effectue de la manière suivante pour l’année 2022 :

Commune Population Part

Beauchamp 8 781 3,09%

Bessancourt 7 939 2,79%

Cormeilles-en-Parisis 25 620 9,01%

Eaubonne 25 653 9,02%

Ermont 29 183 10,26%

Franconville 37 564 13,21%

Frépillon 3 386 1,19%

Herblay-sur-Seine 31 545 11,09%

La Frette-sur-Seine 4 742 167%

Le Plessis-Bouchard 8 589 3,02%

Montigny-lès-Cormeilles 21 638 7,61%

Pierrelaye 9 462 3,33%

Saint-Leu-la-Forêt 16 304 5,73%

Sannois 26 901 9,46%

Taverny 27 062 9,52%

Total 284 369 100,00%

Il a également êté convenu entre les parties que la Communauté d'Agglomération prendra à sa charge, en plus du tiers des coûts de fonctionnement du service,

la part des communes ne participant pas à la mutualisation

de ce service.

En sus de la refacturation annuelle visée à l’article 6.2.1, la réalisation d’une ou de plusieurs missions sporadiques telles que listées à l'article 4.2.2 fera l'objet d'une refacturation forfaitaire dégressive selon le barème suivant :

Convention de mise à disposition de service - RGPD

Page 9 sur 14ere Accusé de réception en préfecture

eris 095-219502192-20230317-2023-6-DE 3 Date de télétransmission : 24/03/2023

Date de réception préfecture : 24/03/2023

Communauté d'aggicméretion \

Nombre d’habitants de la commune

Moins de 10 000 Entre 10 000 et 27 000 Plus de 27 000 habitants habitants habitants

Missions Montant de la refacturation

Audit de conformité 2 000€ 3 000€ 4 000€

Révision des mentions

d'information 300€ 500€ É0DE Révision des contrats de SOUS-trailance 750€ 1 000€ 1 250€

Réalisation des analyses d'impact 700€ 800€ 900€

Dans le cas où un Centre Communal d'Action Sociale souhaiterait bénéficier de la réalisation d’une mission listée à l’article 4.2.2 sans sa Commune de rattachement, il se verra refacturer 20% du montant indiqué pour le nombre d'habitants de sa Commune de rattachement.

6.3 TITRES DE RECETTES ET PAIEMENTS

Les titres de recettes relatifs aux missions visées dans les articles 4.2.1 sont émis annuellement.

Les titres de recettes relatifs aux missions visées dans l’article 4.2.2 sont émis après la réalisation de celles- ci.

Les personnes publiques bénéficiaires s'engagent à verser les sommes dues à la Communauté d'Agglomération dans les 30 jours après réception du titre de recette.

Article 7. MODIFICATION DE LA CONVENTION

Toute modification de la présente convention doit faire l'objet d’un avenant daté et signé par les parties.

Article 8 DATE D'EFFET ET DUREE DE LA MISE A DISPOSITION

La présente convention est effective à partir de son caractère exécutoire, et s'achèvera le 31 décembre 2023.

Article 9. MODALITES DE RENOUVELLEMENT

La convention est reconductible trois (3) fois tacitement par période annuelle.

Article 10 ADHESION ET RESILIATION ANTICIPEE D'UN MEMBRE DE LA

MUTUALISATION

Une Commune ou un Centre Communal d'Action Sociale devient membre du service mis à disposition en adoptant la présente convention par délibération de son assemblée délibérante ou par toute décision de son instance compétente, sans avenant ou nouvelle délibération des membres déjà adhérents.

De la même façon, une Commune ou un Centre Communal d'Action Sociale peut résilier de plein droit la présente convention avant son expiration pour tout motif d'intérêt général, sous réserve d'une notification par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à la Communauté d'agglomération, un mois au

Convention de mise à cisposiion de service - RGPD Page 6 sur féAccusé de réception en préfecture 5 5 s Ja1P 095-219502192-20230317-2023-6-DE Communauté d'egoiomérétion Vai Parisie Date de télétransmission : 24/03/2023 L Date de réception préfecture : 24/03/2023

moins avant la date d'effet de la résiliation. La Communauté d'agglomération peut

résilier la convention au même motif et selon les mêmes dispositions.

Article 11 REGLEMENT DES LITIGI

En cas de litige portant sur l'interprétation ou l'application de la présente convention, les parties conviennent de s'en remettre à l'appréciation du Tribunal

administratif de Cergy-Pontoise, mais seulement après épuisement

des voies amiables (conciliation, arbitrage, etc.) dont la mise en œuvre n'excédera pas 6 mois.

Fait à Beauchamp, le xxx,

Pour la communauté d'agglomération Val Parisis Pour la Commune de

Beauchamp,

Le Président Le Maire,

Monsieur Yannick BOËDEC Madame Françoise NORDMANN

Pour la Commune de Bessancourt, Pour la Commune d'Eaubonne

Le Maire, Le Maire,

Monsieur Jean-Christophe POULET Madame Marie-José BEAULANDE

Pour la Commune d'Ermont Pour la Commune de Frépillon,

Le Maire, Le Maire,

Monsieur Xavier HAQUIN Madame Patricia ZEISS

Pour la Commune du Plessis-Bouchard, Pour la Commune de Montigny-Lès-Cormeilles,

Le Maire, Le Maire,

Monsieur Gérard LAMBERT-MOTTE Monsieur Jean-Noël CARPENTIER

Pour la Commune de Pierrelaye, Pour la Commune de Saint-Leu-la-Forêt,

Le Maire, Le Maire,

Monsieur Michel VALLADE Madame Sandra BILLET _]

Convention de mise à disposition de service - RGPD

Page 11 sur 14

RE EECommunauté d'agglomération Vel Parisis Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

Pour la Commune de Taverny,

Le Maire,

Madame Florence PORTELLI

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de Ta

Commune de Beauchamp,

Le Président

Madame Françoise NORDMANN

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de la

Commune d'Eaubonne,

Le Président

Madame Marie-José BEAULANDE

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de la

Commune d'Ermont,

Le Président

Monsieur Xavier HAQUIN

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de la

Commune de Montigny-lès-Cormeilles,

Le Président

Monsieur Jean-Noël CARPENTIER

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de la

Commune de Saint-Leu-la-Forêt,

Le Président

Madame Sandra BILLET

Pour le Centre Communal d'Action Sociale de la

Commune de Taverny,

Le Président

Madame Florence PORTELLI

Conveniion de mise à disposition de service - RGPD age 17 sur 44Accusé de réception en préfecture 096-219502192-20230317-2023-6-DE

Date de télétransmission : 24/03/2023 Date de réception préfecture : 24/03/2023

ANNEXE 1 FORMULAIRI D ENGAGEMENT

DE SOLLI ITA FHEN ONE VTISSTON

SPORADIQUI

Formulaire à remplir pour chaque nouvelle mission confiée au Service

mis à disposition et à retourner signé à l'adresse dpd@valparisis. fr.

F_ n D Commune

Demandeur(s)

[ CCAS

Date de la demande

Date souhaitée de

démarrage de la

prestation

__]

© Audit de conformité

[ Révision des mentions d'information

Mission confiée à la CA

Val Parisis

[ Révision des contrats de sous-traitance

[] Réalisation des analyses d'impact

Signature de la ou des personne(s) publique(s) concernée(s) :

Pour la Commune de Pour le Centre Communal

d'Action Sociale de la

Commune de

Le Maire, Le/La Président(e),ANNEXE 2 - FORMULAIRE DE REPORT DE LA

Accusé de réception en préfecture 095-219502192-20230317-2023-6-DE

pa de Paseo : 24/03/2023 ”

: | Date de réception préfecture : 24/03/2023, MISE À DISHOSTITUN OU ÉUOTCIEI

Formulaire à remplir dans le cas où une ou plusieurs personne(s) publique(s) bénéficiaire(s) souhaiterai(en)t disposer de la mise à disposition du logiciel à une date ultérieure à la date d'entrée en vigueur de la présente convention et à retourner signé à l'adresse dpd@valparisis.fr.

Demandeur(s)

E Commune

[D CCAS

Date souhaitée de mise à disposition du

logiciel de suivi de la conformité vis-à-vis de

la réglementation relative à la protection des

données personnelles

Signature de la ou des personne(s) publique(s) concernée(s) :

Pour la Commune de

Le Maire,

Pour le Centre Communal d’Action Sociale de la

Commune de

Le/La Président(e),