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unknown - Métropole - Européenne de Lille - 18 C 1086 Document publié le Vendredi 14 décembre 2018 Lien du pdf (unknown - Métropole - Européenne de Lille - 18 C 1086)Thèmes du document : Consommateurs, Histoire et mémoire, Démocratie locale et participation citoyenne, 18 C 1086

séance du vendredi 14 décembre 2018

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Délibération du CONSEIL

PLANIFICATION STRATEGIQUE ET GOUVERNANCE - GOUVERNANCES ET DIALOGUE TERRITORIAUX -

SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA METROPOLE EUROPEENNE DE LILLE ET DE SES COMMUNES : ETAT D'AVANCEMENT 2018 ET PERSPECTIVES

I. Rappel du contexte

1. Le cadre légal du schéma métropolitain de mutualisation

Suite à la réforme des collectivités territoriales (RCT) et à la loi de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles (MAPTAM), la Métropole Européenne de Lille (MEL) a voté son rapport et son schéma de mutualisation le 19 juin 2015, permettant de renouveler son partenariat avec les communes au sein d’un cadre de gouvernance dédié1.

L’article L5211-39-1 du CGCT prévoit que « chaque année, lors du débat d’orientation budgétaire ou, à défaut, lors du vote du budget, un bilan de l’état d’avancement du schéma de mutualisation sera communiqué par le président de l’EPCI à fiscalité propre ».

2. Les enjeux assignés au bilan annuel du schéma de mutualisation de la MEL

Le bilan annuel du schéma a pour objectif de confronter les actions menées aux objectifs définis par le schéma de mutualisation lors de son adoption en 2015 :

 renforcer le co-développement et la complémentarité entre la MEL et les communes pour plus de cohérence de l’action publique à l’échelle du territoire;

 améliorer le service rendu et conserver l’exigence de politiques publiques ambitieuses au service des usagers quelle que soit la taille de la commune, en proximité et selon des périmètres adaptés ;

 rationaliser l’action publique par la mutualisation des activités qui pourraient être optimisées en les exerçant en commun ;

 maîtriser les dépenses publiques par le regroupement des achats et les économies d’échelle qu’engendrent les actions mutualisées ;

1 Délibération 15 C 0689, « Rapport et Schéma de mutualisation de la MEL », adoptée par le Conseil lors de la

séance du 19/06/2015.18 C 1086

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 permettre une continuité du service public et ainsi faire face au désengagement progressif de l’État avec un cadre budgétaire de plus en plus contraint.

L’état d’avancement dont fait l’objet cette délibération s’articule autour d’un baromètre de la mutualisation : il consolide l’avancement de chacune des actions par rapport à un état prévisionnel et mesure ainsi l’évolution de la démarche globale, le respect des délais par rapport à un objectif initial.

Le bilan annuel permet d’assurer un suivi du schéma et d’aider à la décision des élus afin d’ajuster, renforcer certaines actions ou en abandonner d’autres.

3. Les modalités d’animation et de participation au schéma de mutualisation

Le schéma de mutualisation s’appuie sur un processus de gouvernance spécifique ainsi que sur une concertation régulière avec les communes. La démarche d’élaboration et de révision du schéma de mutualisation repose sur une volonté partenariale, impliquant les Maires, les élus et les DGS, mais aussi tous les agents impactés par les actions de mutualisation.

Au sein de la MEL, une équipe spécifique anime ce cadre de gouvernance. La mise en place et le suivi des actions du schéma de mutualisation requièrent un dispositif à double niveau :

 une instance de gouvernance stratégique : sous la forme d’un comité de pilotage co-présidé par les Vice-présidents à la Mutualisation et aux Finances ;

 des instances de concertation opérationnelle : la Conférence métropolitaine des Maires, le Comité métropolitain des DGS, les Conseils des Maires de Territoire. Ces instances sont chargées de préparer et présenter les décisions du Comité de pilotage.

Le schéma de mutualisation s’appuie également sur une dynamique collective initiée par une participation active des territoires. La direction Gouvernance et dialogues territoriaux accompagne les Maires et les communes pour leur préciser les modalités de participation. Chaque commune peut contribuer selon le degré d’avancement des projets en étant :

 cheffe de file sur des actions de mutualisation, pour définir, dès le lancement du projet, des objectifs et des gains attendus, en lien avec la MEL ou une structure intercommunale ;

 membre d’une équipe projet, pour apporter son éclairage ou son expertise dans le cadre des instances politiques et techniques ;

 bénéficiaire d’une action, sous la forme d’une adhésion à un groupement de commandes, d’une participation forfaitaire, d’une formation, etc.18 C 1086

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Le schéma est un document évolutif, intégrant régulièrement de nouvelles actions. Les communes peuvent alors proposer des pistes de mutualisation, qui seront analysées au sein du cadre de gouvernance.

L’ensemble de ces instances permet une adaptation des projets et de leurs priorités selon les besoins des territoires. Ce schéma permet également de répondre aux impératifs imposés par les législations nationales et européennes, en proposant notamment des offres de services mutualisés.

II. Objet de la délibération

1) Les Le baromètre du schéma de mutualisation

1. Evolution du schéma de mutualisation depuis 2015

Entre juin 2015 et décembre 2018, le schéma de mutualisation a vu son nombre d’actions augmenter de 118%. En décembre 2018, 37 actions sont désormais inscrites au schéma, contre 17 lors de son adoption. L’augmentation constatée en 2018 s’explique en partie par la mise en œuvre d’impératifs législatifs qui ont pu se traduire par des actions mutualisées (notamment pour le RGPD et la Lutte contre la non-décence de l’Habitat). Ce phénomène illustre ainsi la capacité du schéma à s’adapter aux besoins des territoires, notamment au regard du contexte national. Les efforts des acteurs métropolitains sont ainsi redéployés sur les priorités du moment.

Depuis décembre 2016, 100% des communes de la Métropole participent à au moins deux actions (en qualité de chef de file, membre d’une équipe projet ou bénéficiaire d’une action), démontrant la capacité du schéma à répondre aux attentes des communes, malgré son caractère facultatif.

Toutes les actions en cours de déploiement en décembre 2017 ont été déployées. En décembre 2018, 22 actions inscrites au schéma de mutualisation sont déployées (59%), contre 8 en décembre 2016 (27%) et 14 en décembre 2017 (44%). A partir de mai 2018, 88 communes sont inscrites dans au moins une action entrée en phase de déploiement opérationnel, contre 82 au précédent état d’avancement. Cette évolution souligne une adhésion des communes qui se pérennise voire se renforce depuis la mise en place du schéma.

Le taux de participation des communes à plusieurs actions, avec 92% des communes participant à au moins cinq actions en décembre 2018, contre 82% en mars 2017, et 89% en mai 2017.

2. Statut des 37 actions inscrites au schéma

En décembre 2018, 37 actions sont inscrites au schéma de mutualisation. Une description de l’avancement de chacune de ces actions est détaillée en annexe.18 C 1086

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22 actions sont déployées, ce qui signifie que l’offre de service est finalisée et actée par une délibération définissant les modalités d’adhésion à la démarche. Toutes les communes « cibles » peuvent intégrer l’action de mutualisation et bénéficier du service.

Pour mémoire, les 9 actions suivantes ont été pleinement déployées au cours des années précédentes :

 mettre en place une application pour la gestion des Autorisations du Droit des Sols et des Déclarations d'Intention d'Aliéner (progiciel de gestion DIA-ADS) ;  élaborer le portail géographique à destination du grand public (MELMAP) ;  mutualiser la gestion des archives ;

 mettre en place un achat groupé sur les prestations de "téléphonie" ;  créer un observatoire fiscal partagé ;

 mettre en place un réseau d’expertise juridique entre la MEL et les communes ;

 mettre en œuvre un plan d'actions commun sur le patrimoine arboré du territoire roubaisien ;

 développer une offre de services MEL pour l’effacement des réseaux aériens ;  mettre en œuvre un plan d'actions commun sur le patrimoine arboré du territoire tourquennois.

Les 7 actions suivantes ont été renouvelées en 2018 soulignant le bien-fondé des démarches initiales :

 créer le Service Instructeur Métropolitain (SIM) ;

 mettre en place un achat groupé sur les prestations de vidéo-protection ;  mettre en place un marché groupé sur les « photocopieurs » ;

 adopter une convention de partenariat avec l'UGAP ;

 mutualiser l'achat d'énergie, les contrôles réglementaires et les contrats de maintenance ;

 favoriser l’accès des bibliothèques et des médiathèques de la métropole ;  mettre en place le conseil en énergie partagé.

Les 4 actions suivantes ont été déployées en 2018 :

 créer un service commun dédié à la gestion et à la prévention du risque lié aux carrières souterraines ;

 mettre en place le service métropolitain des moyens d'impression ;  ouvrir le portail OPENDATA métropolitain aux communes ;

 élaborer le portail géographique à destination des communes (MELMAP Pro).

Parmi les actions déployées, 2 sont en cours d’expérimentation. Un nombre restreint de communes bénéficie de l’action. Ces expérimentations ont potentiellement vocation à être généralisées après évaluation :18 C 1086

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 mettre en place d'un dispositif mutualisé de valorisation des Certificats d’économies d’énergie (CEE) ;

 mettre en place un portail numérique dédié aux commerces de proximité et au tourisme (Enjoy MEL).

4 actions sont en cours de déploiement. L’action a fait l’objet d’une délibération mais le service n’est pas encore opérationnel. Des ajustements sont à prévoir au niveau du calibrage du service, mais aussi parfois dans les modalités précises de prise en charge du sujet :

 créer une centrale d’achats métropolitaine ;

 mettre en place un service unifié relatif à la protection des données personnelles (RGPD) ;

 développer un dispositif mutualisé de lutte contre la non-décence de l’habitat ;  mettre en place une mutualisation en matière d'assurances.

5 actions sont en préparation. Une équipe-projet doit être identifiée et l’action fait l’objet en interne de groupes de travail. Les communes sont consultées pour mesurer le niveau d'adhésion éventuelle. Le cahier des charges est en cours de rédaction, et le cas échéant un appel à manifestation d'intérêt est lancé :

 développer la Carte de vie Quotidienne sur le territoire métropolitain ;  accompagner les communes en faveur d’une restauration collective favorisant le local et le bio ;

 réaliser un plan d'actions en matière d'éclairage public ;

 partager avec les communes un système d'information relatif au référentiel du patrimoine ;

 élaborer le plan intercommunal de sauvegarde.

6 actions sont identifiées. Il s’agit d’une demande exprimée par l’exécutif métropolitain, les élus communaux ou d’une opportunité identifiée par les services. Le sujet a été identifié, ce dernier doit faire l’objet d’une étude approfondie et être validé en COPIL afin de pouvoir, ou non, intégrer officiellement le schéma :

 développer une offre de service en matière de formation à destination des communes ;

 mutualiser en matière de végétalisation des façades ;

 créer un réseau d'expertise funéraire ;

 créer un service commun en matière d'archéologie préventive ;

 partager l’« Open Agenda » avec les communes ;

 créer des centres de supervision vidéo métropolitains et intercommunaux.18 C 1086

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2) Focus sur les actions déployées et en cours de déploiement en 2018

1. Actions renouvelées en 2018

 Créer le Service Instructeur Métropolitain (SIM)

A l'issue du conseil métropolitain de juin 2018, la convention de mise à disposition du service instructeur métropolitain a été renouvelée dans les mêmes conditions pour une durée de 3 ans. En place depuis juillet 2015, le service instructeur métropolitain comptabilise aujourd’hui 21 communes et complète ainsi la dynamique développée sur les territoires : en effet, 48 communes se sont organisées aux travers des services communaux ou via des syndicats intercommunaux.

 Mettre en place un achat groupé sur les prestations de vidéo-protection Dans le cadre du Schéma Directeur Métropolitain de Vidéo-Protection, la MEL a voté le 19 juin dernier la mise en place d'un nouveau groupement de commandes pour l’achat de matériels et de prestations de maintenance en matière de vidéo-protection urbaine. 57 communes ont rejoint la démarche soit près de 30% de plus que le premier groupement. Cette adhésion massive contribue à une harmonisation des équipements à l'échelle de la MEL et pose de solides jalons pour le développement futur d'un centre de supervision métropolitain.

 Adopter une convention de partenariat avec l'UGAP

En mars 2018, la convention de partenariat signée avec l'UGAP a été renouvelée permettant aux adhérents de la précédente convention comme aux nouveaux, de bénéficier des mêmes conditions tarifaires jusqu'en 2022. Fin 2018, la nouvelle convention intègre 83 communes de la MEL et 51 organismes partenaires.

 Mutualiser l'achat d'énergie, les contrôles réglementaires et les contrats de maintenance

Courant 2018, les achats groupés Gaz et Electricité de l'UGAP ont été renouvelés pour permettre d'accueillir de nouveaux bénéficiaires.

Sur le marché électricité de 2016, 54 communes et 19 autres organismes ont intégré le marché bénéficiant de 15 % d’économie en moyenne. Sur le marché gaz de 2016, 43 communes et 5 autres organismes ont intégré le marché avec 24,6 % d’économie en moyenne.

 Mettre en place un marché groupé sur les « photocopieurs » Le second semestre 2018 a permis de travailler avec les communes intéressées au renouvellement d'un achat groupé sur l'achat ou la location de matériels d'impression de proximité. Lors de quatre ateliers, les communes ont souligné la plus-value de la démarche sans omettre les points de progrès qui doivent faire l'objet d'une attention particulière. La rédaction du cahier des charges pour le renouvellement de la démarche s'est donc enrichie de l'expérience des communes et de la MEL en la matière. Ce groupement constituera en juillet 2019 l'une des premières prestations de la centrale d'achat offrant davantage de souplesse aux futurs adhérents.18 C 1086

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 Favoriser l’accès des bibliothèques et des médiathèques de la métropole : « Rythme ma bibliothèque » (troisième Appel à manifestation d’intérêt)

En novembre 2018, un troisième Appel à manifestation d’intérêt a été lancé dans le cadre du dispositif « Rythme ma bibliothèque » permettant à de nouvelles communes de rejoindre la démarche et ainsi bénéficier d’un soutien notamment financier pour adapter ou étendre les horaires d’ouverture de leurs bibliothèques et médiathèques. 16 communes participent déjà au dispositif.

La MEL propose également :

 un portail de services numériques offrant un accès à plus de 3 600 000 ouvrages ;

 une application mobile proposant 200 contenus parmi lesquels poésies, récits et bandes dessinées ;

 l’événement « Nuit des bibliothèques » pour lequel 63 établissements se sont mobilisés en 2018.

 Mettre en place le conseil en énergie partagé

Depuis septembre 2018, la démarche offre la possibilité aux communes intéressées et éligibles la possibilité de répondre à un nouvel Appel à manifestation d’intérêt et ainsi bénéficier d’un accompagnement spécifique pour une gestion énergétique optimisée du patrimoine communal. En effet, le conseiller en énergie, partagé entre plusieurs communes, assure le suivi continu des consommations énergétiques des communes, les assiste dans leurs projets de rénovation et de construction durables ainsi que dans leurs projets de production d’énergies renouvelables. En 2018, 23 communes ont adhéré à cette offre de services représentant plus de 114 000 habitants soit 31,5% des communes potentiellement concernées par ce dispositif. Depuis juin dernier, toutes les communes du dispositif ont voté leur plan d'actions et les premiers résultats sont probants: à l'échelle des 23 communes, il est constaté une économie de plus de 2 millions de Kwk en 3 ans soit près de 200 000 euros.

2. Actions déployées en 2018

 Créer un service commun dédié à la gestion et à la prévention du risque lié aux carrières souterraines

Sur cette action déployée en 2018, 12 communes sont concernées. La rupture de la convention entre l’Etat et le Service départemental d’inspection des carrières souterraines (SDICS) avait privé les communes de la seule expertise disponible. En 2018, la MEL a impulsé la création d’un service commun métropolitain porté par la Ville de Lille. Les communes concernées peuvent ainsi bénéficier de l’expertise essentielle pour agir sur cette problématique.

 Mettre en place le service métropolitain des moyens d'impression Cette action inscrite au schéma en 2015 a pu être totalement mise en service en 2018 après une expérimentation concluante. Cette offre de service permet de mettre à disposition des participants les moyens d’impression des communes et de la MEL.18 C 1086

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Elle répond à la fois aux besoins des communes ne disposant pas de ce type d’ingénierie, mais aussi à la volonté de partage des acteurs disposant de leurs propres moyens d’impression. Après un travail important pour réaliser l’offre de prestation, 13 communes sont désormais adhérentes au réseau métropolitain et 40 commandes ont déjà été réalisées. La commune de Marquette-lez-Lille propose aujourd’hui des prestations d'impression sur bâche permettant d'étoffer le catalogue.

 Ouvrir le portail OPENDATA métropolitain aux communes

Suite à l’expérimentation menée entre juin et décembre 2017, la MEL a voté lors du conseil métropolitain du 15 juin 2018 la mise en place d’une offre de services complète précisant notamment les modalités d'adhésion à la démarche, la formation au portail, la procédure de validation des données entre la MEL et les communes et la participation aux séminaires/groupes de travail.

 Elaborer le portail géographique à destination des communes (MELMAP Pro)

Une première version a d’abord été ouverte en janvier 2018 aux communes ayant participé aux ateliers collaboratifs, puis MELMAP Pro a officiellement été inauguré le 9 avril 2018 pour l’ensemble des communes qui le souhaitent. Ce portail permet de consulter grâce à un accès sécurisé et personnel, un ensemble de données géographiques généralistes ou spécifiques aux métiers : réseaux, cadastre, PLU2, etc. En septembre dernier, 112 agents répartis sur 23 communes disposent déjà d'un compte utilisateur.

3. Expérimentations initiées en 2018

 Mettre en place un dispositif mutualisé de valorisation des Certificats d’économies d’énergie (CEE)

En adoptant un dispositif mutualisé entre la MEL et les communes, l’objectif est de centraliser le dépôt de CEE sur le territoire et ainsi bénéficier d’une valorisation financière plus conséquente grâce à l’effet de massification. Ce dispositif mis en place jusqu'en 2020 permettra à la MEL et ses communes d'acquérir une expérience solide en matière de valorisation des CEE sur le territoire métropolitain pour envisager une pérennisation de la démarche après 2020.

 Mettre en place un portail numérique dédié aux commerces de proximité et au tourisme (Enjoy MEL)

L’expérimentation initiée en 2018 est prolongée jusqu’en juin 2019. À ce jour, 31 communes sont engagées dans le dispositif. Une campagne de communication a eu lieu entre mars et mai 2018 pour faire connaître le service au grand public. Une nouvelle campagne est en cours de programmation. Les services de la MEL travaillent à interfacer l’application avec les autres portails métropolitains, tels que l’Open agenda et l’Open data.18 C 1086

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3) Perspectives

1. Les actions qui entreront dans une phase opérationnelle en 2019

Au regard des actions en cours de déploiement et en préparation au sein du schéma de mutualisation, l’année prochaine devrait concrétiser le travail d’élaboration important de la MEL et ses communes.

 Créer une centrale d’achats métropolitaine

Le 19 octobre 2018 le Conseil métropolitain a adopté une délibération de principe visant à la création d’une centrale d’achats métropolitaine qui opérera dans les limites géographiques du territoire de la MEL, sur la base du volontariat et ouverte exclusivement aux communes, à leurs CCAS et aux entités qu'elles financent ou contrôlent. Le Conseil métropolitain du 14 décembre 2018 présente également les modalités d’adhésion à la centrale d’achats. L’année 2019 verra le lancement des premiers marchés.

 Mettre en place un achat groupé sur les prestations de "téléphonie" Au regard de l’intérêt d’une mutualisation dans le domaine des « télécommunications », la MEL souhaite proposer fin 2019 au conseil de la Métropole une délibération afin de renouveler la démarche et proposer aux communes qui le souhaitent un marché opérationnel en avril 2020. Ce prochain marché constituera l’une des prestations de la future centrale d’achat métropolitaine, offrant un cadre juridique plus souple pour ses adhérents.

 Mettre en place un service unifié relatif à la protection des données personnelles (RGPD)

Le nouveau règlement européen est entré en vigueur le 25 mai 2018. La MEL a proposé la mise en place d’un service unifié ayant pour objet d’assumer en commun les charges et obligations liées au traitement de données à caractère personnel. A ce jour, plus de 50 communes ont délibéré afin d’adhérer au dispositif. Le service devrait être opérationnel au premier semestre 2019.

 Développer un dispositif mutualisé de lutte contre la non-décence de l’habitat

Par délibération de principe adoptée lors du Conseil métropolitain du 25 juin 2018, la MEL met en place des outils de lutte contre la non-décence de l‘habitat dans 22 communes. Le COPIL du 6 décembre a permis de valider les conditions financières du dispositif élaborées lors de trois ateliers de travail associant tous les acteurs du dispositif porté par la MEL. Une convention de prestation de services détaillant les engagements de la MEL, des communes ainsi que les conditions de mise en œuvre est également proposée au vote du Conseil en décembre 2018 pour un déploiement effectif en avril 2019.18 C 1086

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 Mettre en place une mutualisation en matière d'assurances

La mutualisation des assurances doit permettre à la MEL et ses communes membres de réaliser des économies sur les contrats d’assurances IARD (Incendies, Accidents et Risques Divers) et sur les risques statutaires. Elle doit également permettre aux communes de s'assurer en cas de risques parfois difficiles à couvrir faute d’expertise.

La MEL a décidé de lancer une AMO afin de réaliser un diagnostic des contrats d'assurances des communes le souhaitant pour proposer à l'issue, des marchés d'assurances mutualisés.

A ce jour, plus de 50 communes souhaitent prendre part au dispositif. Début 2019, le cahier des charges du marché d'AMO devrait être élaboré.

 Développer la Carte de vie Quotidienne sur le territoire métropolitain La MEL porte pour ambition d’étendre l’utilisation de la carte transport « Pass Pass » afin de faciliter l’accès à des services de la vie quotidienne de la MEL et des communes. Pour ce faire, des expérimentations sur des services de la MEL ont eu lieu dès le premier semestre 2018 sur la Piscine des Weppes. Les sites de l’Espace naturel métropolitain et les sites proposés via le Pass musées « la C’ART » devraient suivre. L’expérimentation s’étendra également sur une piscine communale pilote. La MEL mettra à disposition des kits « clés en main » pour accompagner les communes souhaitant intégrer le dispositif.

2. L’évolution du cadre de relation entre la MEL et les communes

Le développement croissant du schéma de mutualisation et l’imbrication de multiples partenaires implique de faire évoluer le cadre de relation entre la MEL et les communes.

Un premier axe de travail en 2019 porte sur l’évaluation des actions du schéma de mutualisation, notamment dans leurs aspects financiers ainsi que sur l’accompagnement des communes et l’identification de leurs besoins.

Le second axe de travail porte sur la mise en place d’une gestion adaptée de la facturation, à travers une convention-cadre entre la MEL et les communes. Aujourd’hui plusieurs actions nécessitent l’émission d’une facture de part de la MEL envers les communes adhérentes, sur des modèles et des échéances différentes. L’objectif est de proposer une procédure commune avec l’émission d’une facture trimestrielle à l’attention de chacune des communes, en fonction des services utilisés, des commandes générées. Une application web pourrait être développée et mise en place pour suivre l’évolution de la facturation afin d’anticiper et vérifier les éléments avant l’émission de la facture.

Ce quatrième bilan propose un retour complet et précis sur les actions déployées et celles en phase de déploiement. Cette délibération a fait l'objet d'une présentation en Comité Technique du 27 novembre 2018 (collège des représentants de l’administration et le collège des représentants du personnel).18 C 1086

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En conséquence, la commission principale Gouvernance et Administration consultée, le conseil de la métropole décide de :

1) décider d’approuver le quatrième bilan du schéma de mutualisation de la Métropole Européenne de Lille.

Résultat du vote : ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ

Acte certifié exécutoire au 21/12/2018

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