Déliberation - Annexe Deliberation Actionnaire Xdemat

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Déliberation - Annexe Deliberation Actionnaire Xdemat Document publié le Mercredi 24 juin 2020 par la commune de Saint-Memmie. Lien du pdf (Déliberation - Annexe Deliberation Actionnaire Xdemat)Thèmes du document : Banque, Handicap et inclusivité, Démocratie, SPL-Xdemat

Société Publique Locale

au capital de 198.989 euros

Siège social : 2 Rue Pierre LABONDE – 10000 TROYES

749.888.145 RCS TROYES

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 24 JUIN 2020

RAPPORT DE GESTION SUR LES OPERATIONS

DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2019

Mesdames, Messieurs,

Nous vous avons réuni en Assemblée générale annuelle en application des statuts et des dispositions du Code de commerce pour vous rendre compte de l’activité de la Société au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2019, des résultats de cette activité, des perspectives d’avenir et soumettre à votre approbation le bilan et les comptes annuels dudit exercice. Ces comptes sont joints au présent rapport.

Les convocations prescrites par la loi vous ont été régulièrement adressées et tous les documents et pièces prévus par la réglementation en vigueur ont été tenus à votre disposition dans les délais impartis.

SITUATION ET ACTIVITE DE LA SOCIETE AU COURS DE L’EXERCICE ECOULE

Nous vous rappelons que l’exercice clos le 31 décembre 2019 constitue le huitième exercice social de notre société.

Le volume d’activité de cet exercice s’est révélé en terme de facturation, supérieur aux prévisions. A la clôture de l’exercice, nous avons la satisfaction de compter 2 468 actionnaires, prêts compris (ils étaient 2 169 à la clôture du précédent exercice soit 14 % d’augmentation) répartis de la manière suivante :

Aisne Ardennes Aube Marne Haute- Marne Meuse Vosges

Meurthe

-et-

Moselle

Total

Nb actionnaires en

2019 264 283 494 258 387 91 234 457 2 468

Nb actionnaires en

2018 187 264 492 251 370 83 116 406 2 169

Ecart 2018/2019 + 77 + 19 + 2 + 7 + 17 + 8 + 118 + 51 + 299

% d’augmentation

par rapport à 2018 + 41 % + 7 % + 0,4 % + 3 % + 5 % + 10 % + 102 % + 13 % + 14 % Objectif 2019 fixés

en mars 221 279 492 262 375 92 174 442 2 337

Ecart avec

l’objectif 2019 + 43 + 4 + 2 - 4 + 12 - 1 + 60 + 15 + 131

% des actionnaires

par rapport aux

collectivités situées

sur le territoire

24,31 % 53,70 % 99,80 % 34,63 % 64,82 % 17,33 % 31,84 % 54,53 % 44,47 %Le nombre d’actionnaires est donc passé en 8 ans de 336 à 2 468.

Les utilisateurs ont pu, durant l’exercice :

- continuer à bénéficier des outils de dématérialisation déjà proposés en 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 et 2018 (et régulièrement améliorés avec de nouvelles fonctionnalités) à savoir Xmarchés (plate-forme de dématérialisation des marchés publics), Xactes (télétransmission au contrôle de légalité), le certificat électronique de signature, Xelec (gestion dématérialisée des listes électorales, pour les communes), Xfluco (Indigo ou Hélios (télétransmission des flux comptables)), Xsip (système de paiement par carte bancaire) et Xopticar (outil de suivi des bus scolaires dans le cadre de la compétence transports des Départements), Xsare (accusé de réception électronique), Xcélia (archivage électronique intermédiaire), Xparaph (parapheur électronique), Xpost-it (alerteur des actions en attente pour les applications utilisées), Xsacha (outil d’archivage électronique), Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations), Xrecensement (le recensement citoyen obligatoire), Xtdt (tiers de télétransmission homologué), Xfactures (facturation électronique), Xpassfam (portail des assistantes familiales pour la gestion des agréments, de dématérialisation des bulletins de liaisons, les demandes des frais de transport et la gestion de circuit de validation des congés), Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens conformément à l’obligation fixée par l’ordonnance du 6 novembre 2014), Xwork (relations dématérialisations entre personnes publiques comme une communauté de communes et ses communes membres), Xsave (solution de sauvegarde déportée), Xechanges (espace d’échanges de fichiers), Xsms (outil de gestion d’envois de SMS à la demande), Xhost (gestion des transports scolaires des élèves handicapés) et Xenquetes (dématérialisation des enquêtes publiques lancées par les collectivités pour leurs différents projets), ainsi que d’un nouveau portail pour les actionnaires de la SPL

- bénéficier d’un nouvel outil de dématérialisation en 2019 à savoir, Xorcas (outil de recherche de créances du département, au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaire) ainsi que d’un nouveau portail pour la SPL côté administration et de nouvelles fonctionnalités pour les outils existants suivants : Xactes (version 3.0 homologuée avec une utilisation plus conviviale), Xpassfam (ajustements pour la Marne et les Vosges), Xtdt (nouvelle version homologuée pour Xactes), Xfactures (nouveau référentiel SIRET), Xconvoc (développement de modèles) avec la finalisation du registre RGPD (règlement général sur la protection des données).

Si le département de l’Aube présente à ce jour le plus grand nombre d’actionnaires et d’utilisateurs, nous avons constaté une augmentation au fur et à mesure des adhésions, des collectivités actionnaires situées sur le territoire des autres départements, notamment dans les Vosges et en Meurthe-et-Moselle.

EVENEMENTS INTERVENUS DEPUIS LA CLOTURE DE L’EXERCICE

Il convient de souligner qu’entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle le rapport est établi, est intervenue la crise sanitaire liée à la COVID-19. Cet évènement a nécessité pour la société SPL-Xdemat de mettre ses salariés en télétravail. Il n’a ainsi pas été fait recours au chômage partiel. Cette crise n’a pour l’heure, occasionné aucune perte de chiffre d’affaires dans la mesure où les cotisations des actionnaires ont été versées comme prévu. Les services proposés par la société ont été maintenus à leur égard. Elle a même mis à leur disposition à titre gratuit et de manière solidaire, l’outil Xsms afin de permettre aux collectivités de faire passer facilement des messages à leurs administrés. Enfin, le déconfinement a généré quelques dépenses supplémentaires en vue de sécuriser les locaux du siège social afin de permettre un retour en présentiel au travail des salariés.

ACTIVITES EN MATIERE DE RECHERCHE ET DE DEVELOPPEMENT

Eu égard à l’article L 232-1 du Code de commerce, nous vous informons que la Société a effectué des activités de recherche et de développement au cours de l’exercice écoulé pour une somme de 65 268 € concernant les outils de dématérialisation suivants :

- Dans leur totalité (outils ou développements terminés en 2019 et mis à disposition des actionnaires) :

o Xorcas (outil de recherche de créances du département au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaires),o Xactes (télétransmission au contrôle de légalité – nouvelles fonctionnalités), o Xpassfam (ajustements pour la Marne et les Vosges),

o Xtdt (nouvelle version homologuée),

o Xfactures (nouveau référentiel SIRET),

o Xconvoc (développement de modèles),

o Portail de la société SPL-Xdemat (côté administration),

o RGDP (registre),

- et seulement, pour partie, à finaliser en 2020 :

o Xcorde (gestion documentaire (GED) pour Xparaph et Xcontact…),

o Xmarches (développement de l’archivage des attributions),

o RGDP (mise en conformité des outils au nouveau règlement),

Seuls les jours de développement ayant abouti à la mise à disposition en 2019 de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités sur les outils déjà existants ont été amortis comptablement dans le bilan au 31 décembre 2019 et ont valorisé l’actif immobilisé à hauteur de 54 902 €.

EVOLUTION PREVISIBLE DE LA SITUATION DE LA SOCIETE ET PERSPECTIVES D’AVENIR

Les résultats encourageants des huit premiers exercices sociaux nous ont amené à bâtir un budget prévisionnel basé sur un chiffre d’affaires net de l’ordre de 1 092 000 €.

Notre développement devrait principalement être basé sur l’augmentation d’actionnaires sur les départements de l’Aisne, des Ardennes, de la Haute Marne et de la Marne, de la Meuse, des Vosges, et de Meurthe-et-Moselle dans la continuité des chiffres de 2019. Le Département de l’Aube ne devrait compter aucun nouvel actionnaire, l’Aube ayant atteint un taux d’adhésion proche de 100 %.

Au 1 er mars 2020, le nombre d’actionnaires s’élevait déjà à 2 551 actionnaires soit une augmentation de 3,36 % par rapport à l’année 2019 (base au 31 décembre 2019 : 2 468).

Par ailleurs, notre gamme d’outils de dématérialisation va encore s’étendre à compter de 2020, voire début 2021 avec la mise à la disposition des actionnaires, de Xregie (gestion dématérialisée de régies mises en place au sein de collectivités actionnaires), Xcorde (gestion documentaire GED), Xparsoc (création d’un portail pour les partenaires sociaux des Départements), et proXiServices (outil de mise en relation des usagers avec les France Services) ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour Xmarches (archivage des attributions, interface avec P3P, fiches de recensement), Xsare (refonte de l’outil au regard de la nouvelle règlementation), Xmanager (module statistiques), Xconvoc (développement de nouveaux modèles à la demande), Xsacha (développement d’une version light de l’outil et traitement des éliminations), Xcontact (création de la version mobile et d’une version 3 avec en particulier, l’interface avec des logiciels métier), et Xpassfam (personnalisation de l’outil pour la Meuse et version 3 avec les évolutions prioritaires des Départements utilisateurs).

Devrait également être développé par la société au cours de l’année 2020 en vue de sa mise à disposition dès cette année voire 2021, un nouvel outil à savoir Xcertif (gestion des certificats électroniques à usage interne) ainsi que le cas échéant, d’autres outils en cas de décisions du Conseil d’administration en cours d’année.

Enfin, l’ensemble des outils de dématérialisation de la société devrait être mis en conformité avec le RGPD et le renouvellement des homologations d’Xtdt devrait se poursuivre avec en 2020, celle pour Xfluco.

INFORMATION SUR LES DELAIS DE PAIEMENT

En application des dispositions des articles L 441-6-1 al.1 et D 441-4 du Code de commerce, nous vous indiquons la décomposition, des délais de paiement de nos fournisseurs et clients, faisant apparaître les factures reçues et émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu :Exercice clos le 31 décembre 2018 (pour rappel)

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date

de clôture de l’exercice dont le terme est échu

Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à

90

jours

91

jours

et plus

Total

(1 jour

et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à 60

jours

61 à 90

jours

91 jours et

plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 3 130 87

Montant total des

factures concernées

h.t.

14 390.71 22 675.67 4 890 1587.50 750 6 035.75 13 263.25

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

1.86

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de

l’exercice

2.52 0.54 0.18 0.08 0.67 1.47

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

Exercice clos le 31 décembre 2019

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date

de clôture de l’exercice dont le terme est échu

Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à

90

jours

91

jours

et plus

Total

(1 jour

et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à 60

jours

61 à 90

jours

91 jours et

plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 6 254

Montant total des

factures concernées

h.t.

18 088.64 15765 2587.5 1836.50 723.33 9401.25 14548.58

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

2.08

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de

l’exercice

1.56 0.26 0.18 0.07 0.93 1.44

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

EXPOSE SUR LES RESULTATS ECONOMIQUES ET FINANCIERS

Il convient de préciser que, s’agissant du huitième exercice social, un comparatif est possible avec l’année précédente.Exercice clos le

31/12/2019

Exercice clos le

31/12/2018

Variation

2018/2019

Exercice précédent

au 31/12/2017

pour mémoire

Exercice précédent

au 31/12/2016 pour

mémoire

Chiffre d’affaires

H.T.

1 010 849 € 900 871 € 109 978 € 785 486 € 619 105 €

Total des produits

d’exploitation

1 065 753 € 1 027 430 € 38 323 € 930 971 € 634 231 €

Charges

d’exploitation de

l’exercice

1 039 844 € 962 109 € 77 735 € 886 217 € 646 919 €

Résultat

d’exploitation

25 908 € 65 321 € - 39 413 € 44 754 € - 12 689 €

Résultat financier 1 117 € 3 869 € - 2 752 € 6 286 € 5 502 €

Résultat

exceptionnel

44 606 € 11 549 € 33 057 € 17 249 € 22 009 €

Impôts sur les

bénéfices

20 057 € 22 600 € - 2 543 € 19 121 € 4 674 €

Total des produits 1 111 475 € 1 042 848 € 68 627 € 954 508 € 661 742 €

Total des charges 1 059 901 € 984 731 € 75 170 € 905 339 € 651 593 €

Résultat net 51 574 € 58 116 € - 6 542 € 49 169 € 10 148 €

Pour rappel, le capital social de SPL-Xdemat est de 198 989 € divisé en 12 838 actions.

Au 31 décembre 2019, le total du bilan de la Société s’élevait à 1 148 040 € (au lieu de 1 114 553 € au 31 décembre 2018, 992 992 € au 31 décembre 2017, 814 803 € au 31 décembre 2016, 644 747 € au 31 décembre 2015 et 548 722 € au 31 décembre 2014) soit une variation de 33 487 € par rapport au 31 décembre 2018.

Ces variations et donc le résultat net s’expliquent par un nombre toujours croissant de collectivités actionnaires de la société, avec une augmentation de 14 % en 2019.

Ce bilan fait apparaître au 31 décembre 2019, 401 800 € de capitaux propres (au lieu de 350 226 € au 31 décembre 2018) soit une variation de 51 574 € (+14,73 %).

Il mentionne également un total de dettes de 746 240 € au 31 décembre 2019 (au lieu de 764 328 € au 31 décembre 2018) soit une variation de - 18 088 € (-2.37 %) correspondant pour plus de 90 %, au montant à rembourser aux Départements et au SMIC des Vosges pour le nombre de jours de travail de leurs agents mis à disposition de la société. Ce remboursement n’intervient qu’au premier semestre de l’année N+1 et représente la plus grosse dépense de la société (680 988 € en 2019 au lieu de 657 716 € en 2018). L’augmentation de cette dépense se justifie par un accroissement du nombre de jours consacrés à l’assistance administrative et fonctionnelle compte tenu de l‘augmentation du nombre d’actionnaires et de l’utilisation croissante des outils de dématérialisation de plus en plus nombreux. Les moins de 10 % restant correspondent à des prestations fournies à la société SPL-Xdemat mais non encore facturées ou payées après le 31/12/2019.

Les autres dépenses 2019 restent stables par rapport à 2018 hormis :

- l’achat de certificats électroniques qui a diminué compte tenu du nombre moins important de commandes faites par les actionnaires (achat compensé par le prix de revente versé à la société par les actionnaires) et ce, malgré la hausse des prix d’achat suite au changement de la réglementation en vigueur,

- l’augmentation des besoins en hébergement compte tenu du volume des données à stocker en perpétuelle croissance,

- la hausse des honoraires du conseil juridique de la société SPL-Xdemat compte tenu d’une étude demandée en 2019,

- les frais d’homologation de l’outil Xactes,

- Un accroissement des salaires et des charges de par le recrutement en 2019 de personnes en stage, contrats à durée déterminée, contrats de professionnalisation et enfin en contrat à durée indéterminée,

- Une augmentation de la dotation aux amortissements sur immobilisation, suite à l’intégration des nouveaux outils développés et mis en production 2019,

- Une baisse des produits financiers suite au terme de certains placements.Les dépenses de location d’un bureau et d’équipements au sein de l’Hôtel du Département de l’Aube, pour le siège social de la société, ont peu évolué jusqu’à fin novembre 2019, la convention de mise à disposition ayant été résiliée au 30 novembre 2019, remplacée pour une nouvelle convention pour l’occupation de locaux plus spacieux sis 23 rue Charles Gros à Troyes à compter du 2 décembre 2019, compte tenu de la décision du Conseil d’administration de recruter des salariés pour assurer l’assistance aux collectivités actionnaires, suite à la réorganisation des services de hotline. La société a acquis pour ces nouveaux locaux, du mobilier et du matériel informatique. Elle paie en sus d’un loyer et de charges, au Département de l’Aube, propriétaire des lieux, un forfait annuel pour la connexion internet et les consommations téléphoniques.

La dépense relative au remboursement au Département de l’Aube, des déplacements du Directeur général avec un véhicule de la collectivité, a été reconduite en 2019 avec une forte diminution par rapport à 2018 compte tenu du très faible nombre de trajets effectués par M. RICARD sur les territoires de la société en 2019.

PRESENTATION DES COMPTES ANNUELS

Les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019 que nous soumettons à votre approbation ont été établis conformément aux règles de présentation et aux méthodes d’évaluation prévues par la réglementation en vigueur.

AFFECTATION DU RESULTAT

Proposition d’affectation du résultat

Nous vous proposons d’affecter le bénéfice de l’exercice s’élevant à 51 574 € de la manière suivante :

ORIGINE

– Résultat bénéficiaire de l’exercice : 51 574 €.

A FFECTATION

– Au poste « autres réserves » : 51 574 € (soit un poste porté à 182 911 €).

Nous vous précisons en effet que la Loi impose à notre type de société, au fur et à mesure de ses résultats, de transférer jusqu’à une somme égale à 10 % du montant de son capital social, sur le poste «réserve légale» mais que sur ce poste, a déjà été affecté au cours des dernières années, le montant maximum légal soit 19 899 €.

RAPPEL DES DIVIDENDES DISTRIBUEES

Nous vous précisons qu’il n’y a pas eu de distribution de dividendes depuis la constitution de la société.

DEPENSES SOMPTUAIRES ET CHARGES NON DEDUCTIBLES FISCALEMENT

Conformément aux dispositions des articles 223 quater et 223 quinquies du Code des impôts, nous vous précisons que les comptes de l’exercice écoulé ne prennent pas en charge de dépenses non déductibles du résultat fiscal.

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE

Mandats et fonctions exercés dans la société par chaque mandataire social

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 1° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute entreprise par chaque mandataire social de la société durant l’exercice :

Pour les membres du Conseil d’administration de la société :

- Alain BALLAND, Président de la société SPL-Xdemat :

Alain BALLAND est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aube, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Maire de la commune de Saint-André-les-Vergers et 1 er Vice-Président de la Communauté d’agglomération Troyes Champagne Métropole.Enfin, en sa qualité de Conseiller départemental, il siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent les Autoroutes Paris / Rhin / Rhône (APRR), l’Office Public Habitat Aube Immobilier et la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA).

- Jean-Marc ROZE, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Jean-Marc ROZE est également 1 er Vice-Président du Conseil départemental de la Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs adjoint au maire de Reims et Conseiller communautaire à la Communauté d’agglomération du Grand Reims.

- Renaud AVERLY, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Renaud AVERLY est également Vice-Président du Conseil départemental des Ardennes, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs maire de Corny-Machéroménil et Président de la Communauté de communes du Pays rethélois.

- Danièle BOEGLIN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Danièle BOEGLIN est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration.

Elle est par ailleurs Présidente du SDEDA (Syndicat départemental d'élimination des déchets de l'Aube) et du SMATB (Syndicat Mixte de l'Aérodrome de Troyes Barberey). Elle est enfin administrateur de la société anonyme d’HLM Mon Logis et de la société d’économie mixte SEM Energie.

- Marie-Noëlle RIGOLLOT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Marie-Noëlle RIGOLLOT est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration.

Elle est par ailleurs Maire de la commune de Baroville et Conseillère communautaire à la Communauté de communes de la Région de Bar-sur-Aube.

Enfin, en sa qualité de Conseillère départementale, elle siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent le Service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de l’Aube, l’Office Public Habitat Aube Immobilier et la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA).

- Olivier JACQUINET, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Olivier JACQUINET est également Président de la Communauté de communes Forêt, Lacs, Terres en Champagne. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires aubois autres que le Conseil départemental de l’Aube.

Il est par ailleurs Maire de la commune de Mesnil-Sellières. Il est enfin gérant (sans rémunération) de la Société civile d’exploitation agricole (SCEA) LORGEVEAU et Vice-Président (sans rémunération) de la Société d’Intérêt Collectivité Agricole d’Habitat Rural (SICAHR).

- Christian MOUGIN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christine MOUGIN est également Maire de Maubert-Fontaine. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires ardennais autres que le Conseil départemental des Ardennes.

Il est par ailleurs Conseiller communautaire à la Communauté de communes Ardennes Thiérache. Il est enfin dirigeant de la société Monsieur Christian MOUGIN (exploitation agricole).

- Gérard GROSLAMBERT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Gérard GROSLAMBERT est également 1 er Vice-Président du Conseil départemental de la Haute- Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs 1 er adjoint au maire de Chaumont et Vice-Président de la Société d’économie mixte IMMOBAIL.

- Dominique THIEBAUD, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Dominique THIEBAUD est également Maire de Bourg. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires haut-marnais autres que le Conseil départemental de la Haute-Marne.Il est par ailleurs 3 ème Conseiller communautaire à la Communauté de communes du Grand Langres.

- Pierre-Jean VERZELEN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Pierre-Jean VERZELEN est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aisne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs maire de Crécy-sur-Serre, Président des maires de l’Aisne et Président de la Communauté de communes du Pays de la Serre.

- Jérôme DUMONT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jérôme DUMONT est également Conseiller départemental de la Meuse, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

- Luc GERECKE, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Luc GERECKE est également Vice-Président du Conseil départemental des Vosges, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Maire de Contrexéville et Conseiller communautaire de la Communauté de communes Terre d’eau. Il est enfin, Président Directeur général de la Société anonyme d’économie mixte locale (SAEML) des Thermes et administrateur de la SAEML Vosges Télé.

- Christian ARIES, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christian ARIES est également Vice-Président du Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Conseiller municipal de Longwy et Président de la Communauté d’agglomération de Longwy. Au titre de conseiller communautaire, il est membre du Syndicat mixte de traitement des Ordures Ménagères de Longwy (SMTOM), du syndicat mixte des transports de l’agglomération de Longwy (SMITRAL) et Vice-Président du syndicat de cohérence territoriale de Meurthe-et-Moselle Nord (SCOT). Il est enfin Président du Syndicat départemental d’électricité de Meurthe-et-Moselle.

- Isabelle HELIOT-COURONNE, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Isabelle HELIOT-COURONNE est également Conseillère régionale du Grand Est, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances comme par exemple la Société d’économie mixte Metz Technopole, la Société d’économie mixte de la Technopole de l’Aube en Champagne…

Elle est par ailleurs adjointe au maire de la Ville de Troyes et Conseillère communautaire à la Communauté d’agglomération Troyes Champagne Métropole et à ce titre, siège au sein de multiples structures.

Pour la direction générale de la société :

- Philippe RICARD, Directeur général de la société SPL-Xdemat :

Philippe RICARD exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur informatique au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat. A titre accessoire, il réalise des missions informatiques pour le compte du Syndicat départemental des eaux de l’Aube.

- Isabelle DARNEL, Directeur général délégué de la société SPL-Xdemat :

Isabelle DARNEL exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur général adjoint en charge du Pôle Développement des territoires au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat.

Conventions visées aux articles L. 225-40 et suivants du Code du commerce

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 2° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste des conventions intervenues directement ou par personne interposée, entre,

- d’une part, l’un des mandataires sociaux ou l’un des actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % de la société (soit uniquement le Département de l’Aube) ;- et, d’autre part, une filiale dont la société possède directement ou indirectement plus de la moitié du capital, à l’exception des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales (la société SPL-Xdemat ne possède pas de capital d’une autre société) :

Conventions de mise à disposition de personnels du Département de l’Aube :

- Mise à disposition de Mme Christine LOUIS pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Sophie SIMONET pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Laurence PERNET pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (60 jours) par le Département de l’Aube du 1 er juillet 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Jacqueline GOFFEZ pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Laurence MONIOT pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (100 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Florian KNIBBE pour des missions d’assistance technique (100 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Benoît DUBRULLE pour des missions d’assistance technique (40 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Stéphane MAILLARD pour des missions à la fois d’assistance et d’expertise fonctionnelle (156 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Vincent BENCI pour des missions à la fois d’assistance fonctionnelle et technique (205 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Marie-Annick OUDIN pour des missions à la fois d’assistance fonctionnelle et technique (205 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Nicolas PICOTIN pour des missions à la fois d’assistance fonctionnelle et technique (205 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de Mme Annie NOWAK pour des missions d’expertise fonctionnelle (170 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

- Mise à disposition de M. Christophe DUXIN pour des missions d’expertise fonctionnelle (97 jours) par le Département de l’Aube du 1 er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

Conventions de mise à disposition de locaux et d’équipements :

- Mise à disposition d’un local meublé comprenant des équipements informatiques et téléphoniques par le Département de l’Aube (siège social de SPL-Xdemat) pendant 5 ans du 1 er janvier 2016 au 31 décembre 2020. Cette première convention a été appliquée du 1 er janvier 2019 au 30 novembre 2019 puis résiliée au 30 novembre 2019.- Mise à disposition de la moitié des locaux de l’immeuble situé 21 rue Charles Gros à Troyes du 2 décembre au 31 décembre 2019. Les équipements des salariés de la SPL occupant les locaux ont été achetés par la société. Le loyer comprend néanmoins une connexion internet et les consommations téléphoniques.

Convention de mise à disposition ponctuelle d’un véhicule :

- Mise à disposition ponctuelle d’un véhicule au Directeur général de la société par le Département de l’Aube pour ses déplacements, pendant 5 ans du 1 er janvier 2016 au 31 décembre 2020.

Modalités d’exercice de la Direction générale

Il est rappelé que le Conseil d’administration en date du 26 janvier 2012 a décidé que la direction générale de la société, serait assumée, sous sa responsabilité, par un Directeur Général, ce choix étant conforme aux statuts de la société et à l’article L. 225-51-1 du Code de commerce. Ce Directeur Général est assisté d’un Directeur Général Délégué.

CONTROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, nous tenons à votre disposition les rapports de votre Commissaire aux comptes.

Par ailleurs, nous vous indiquons que la liste et l’objet des conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leurs implications financières sont significatives pour les parties, ont été communiqués aux administrateurs et aux Commissaires aux comptes.

SITUATION DES MANDATS DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Nous vous précisons qu’aucun mandat des commissaires aux comptes n’est arrivé à expiration au cours de l‘exercice.

SITUATION DES MANDATS DES ADMINISTRATEURS

Le mandat des administrateurs représentant les collectivités et groupements de collectivités, actionnaires de la société SPL-Xdemat, hors Départements et Région, se termine en mars 2020 avec les élections municipales. De nouveaux administrateurs seront désignés en conséquence dans les semaines à venir, pour les représenter au sein du Conseil d’administration.

RATIFICATION DU TRANSFERT DE SIEGE SOCIAL

Conformément à nos dispositions statutaires, nous vous demandons de bien vouloir procéder à la ratification de la décision prise par le Conseil d’administration de transférer le siège social de notre société au 23 rue Charles Gros à Troyes.

MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR

Nous vous proposons de valider la dernière version du règlement intérieur établi par le Conseil d’administration lors de sa séance du 11 mars 2020 et modifié par ses soins par décision datée du 28 mai 2020.

Nous espérons que ce qui précède recevra votre agrément et que vous voudrez bien voter les résolutions qui vous sont soumises.

Le Conseil d’administration