Déliberation - DELIB 109 pj Rapport de Gestion SPL XDemat

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Déliberation - DELIB 109 pj Rapport de Gestion SPL XDemat Document publié le Mardi 25 juin 2019 par la commune d'Essey-lès-Nancy. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 109 pj Rapport de Gestion SPL XDemat)Thèmes du document : Banque, Handicap et inclusivité, Démocratie, SPL-Xdemat

Société Publique Locale

au capital de 198.989 euros

Siège social : 2 Rue Pierre LABONDE – 10000 TROYES

749.888.145 RCS TROYES

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 25 JUIN 2019

RAPPORT DE GESTION SUR LES OPERATIONS

DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2018

Mesdames, Messieurs,

Nous vous avons réuni en Assemblée générale annuelle en application des statuts et des dispositions du Code de commerce pour vous rendre compte de l’activité de la Société au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2018, des résultats de cette activité, des perspectives d’avenir et soumettre à votre approbation le bilan et les comptes annuels dudit exercice. Ces comptes sont joints au présent rapport.

Les convocations prescrites par la loi vous ont été régulièrement adressées et tous les documents et pièces prévus par la réglementation en vigueur ont été tenus à votre disposition dans les délais impartis.

SITUATION ET ACTIVITE DE LA SOCIETE AU COURS DE L’EXERCICE ECOULE

Nous vous rappelons que l’exercice clos le 31 décembre 2018 constitue le septième exercice social de notre société.

Le volume d’activité de cet exercice s’est révélé en terme de facturation, supérieur aux prévisions. A la clôture de l’exercice, nous avons la satisfaction de compter 2 169 actionnaires, prêts compris (ils étaient 1 655 à la clôture du précédent exercice soit 31 % d’augmentation) répartis de la manière suivante :

Aisne Ardennes Aube Marne Haute- Marne Meuse Vosges Meurthe

-et-

Moselle

Total

Nb actionnaires en

2018 187 264 492 251 370 83 116 406 2 169 Nb actionnaires en

2017 140 219 487 243 348 65 49 104 1 655 Ecart 2017/2018 + 47 + 45 + 5 + 8 + 22 + 18 + 67 + 302 + 514 % d’augmentation

par rapport à 2017 + 33 % + 20 % + 1 % + 3 % + 6 % + 27 % + 136 % + 290 % + 31 % Objectif 2018 fixés

en mars 164 233 487 253 358 76 76 215 1 862 Ecart avec

l’objectif 2018 + 23 + 31 + 5 - 2 + 12 + 7 + 40 + 191 + 307 % des actionnaires

par rapport aux

collectivités situées

sur le territoire

17,22 % 50,09 % 99,39 % 33,69 % 61,97 % 15,78 % 15,78 % 48,45 % 39,08 %Le nombre d’actionnaires est passé en 7 ans de 336 à 2 169.

Les utilisateurs ont pu, durant l’exercice :

- continuer à bénéficier des outils de dématérialisation déjà proposés en 2012, 2013, 2014, 2015, 2016 et 2017 à savoir Xmarchés (plate-forme de dématérialisation des marchés publics), Xactes (télétransmission au contrôle de légalité), le certificat électronique de signature, Xelec (gestion dématérialisée des listes électorales, pour les communes), Xfluco (Indigo ou Hélios (télétransmission des flux comptables)), Xsip (système de paiement par carte bancaire) et Xopticar (outil de suivi des bus scolaires dans le cadre de la compétence transports des Départements), Xsare (accusé de réception électronique), Xcélia (archivage électronique intermédiaire), Xparaph (parapheur électronique), Xpost-it (alerteur des actions en attente pour les applications utilisées), Xsacha (outil d’archivage électronique), Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations), Xrecensement (le recensement citoyen obligatoire), Xtdt (tiers de télétransmission homologué), Xfactures (facturation électronique), Xpassfam (portail des assistantes familiales pour la gestion des agréments, de dématérialisation des bulletins de liaisons, les demandes des frais de transport et la gestion de circuit de validation des congés), Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens conformément à l’obligation fixée par l’ordonnance du 6 novembre 2014), Xwork (relations dématérialisations entre personnes publiques comme une communauté de communes et ses communes membres), Xsave (solution de sauvegarde déportée), Xechanges (espace d’échanges de fichiers), Xsms (outil de gestion d’envois de SMS à la demande) et Xhost (gestion des transports scolaires des élèves handicapés),

- bénéficier d’un nouvel outil de dématérialisation en 2018 à savoir Xenquetes (dématérialisation des enquêtes publiques lancées par les collectivités pour leurs différents projets), ainsi que d’un nouveau portail pour les actionnaires de la SPL et de nouvelles fonctionnalités pour Xactes (télétransmission au contrôle de légalité – version prenant en compte les nouvelles spécificités du MIAT), Xparaph (parapheur électronique - version 3.1), Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens - version 2.1), Xhost (gestion des transports scolaires des élèves handicapés – nouveaux aménagements), Xmarches (nouvelle plate-forme de dématérialisation des marchés publics avec nouvelles fonctionnalités), Xelec (gestion dématérialisée des listes électorales – interface avec le fichier national d’électeur imposé par le MIAT), Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations – version 2.02) et.

Si le département de l’Aube présente à ce jour le plus grand nombre d’actionnaires et d’utilisateurs, nous avons constaté une augmentation au fur et à mesure des adhésions, des collectivités actionnaires situées sur le territoire des autres départements.

EVENEMENTS INTERVENUS DEPUIS LA CLOTURE DE L’EXERCICE

Il convient de souligner qu’aucun événement important n’est survenu entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle le rapport est établi.

ACTIVITES EN MATIERE DE RECHERCHE ET DE DEVELOPPEMENT

Eu égard à l’article L 232-1 du Code de commerce, nous vous informons que la Société a effectué des activités de recherche et de développement au cours de l’exercice écoulé pour une somme de 152 263 € concernant les outils de dématérialisation suivants :

- Dans leur totalité (outils ou développements terminés en 2018 et mis à disposition des actionnaires) :

o Xenquetes (dématérialisation des enquêtes publiques lancées par les collectivités pour leurs différents projets),

o Xparaph (parapheur électronique – nouvelle version),

o Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre collectivités et citoyens – version 2.1),

o Xmarchés (nouvelle plateforme de dématérialisation des marchés publics), o Xactes (télétransmission au contrôle de légalité – spécifications MIAT),

o Xelec (gestion dématérialisée des listes électorales – interface avec le fichier national d’électeur imposé par le MIAT),o Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations – version 2.02),

o Portail d’accueil des actionnaires de la société,

- et seulement, pour partie, à finaliser en 2019 :

o Xorcas (outil de recherche de créances du département au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaires),

o Xactes (télétransmission au contrôle de légalité – nouvelles fonctionnalités), o Portail de la société SPL-Xdemat (côté administration),

o RGDP (mise en conformité des outils au nouveau règlement),

Seuls les jours de développement ayant abouti à la mise à disposition en 2018 de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités sur les outils déjà existants ont été amortis comptablement dans le bilan au 31 décembre 2018 et ont valorisé l’actif immobilisé à hauteur de 126 552 €.

EVOLUTION PREVISIBLE DE LA SITUATION DE LA SOCIETE ET PERSPECTIVES D’AVENIR

Les résultats encourageants des sept premiers exercices sociaux nous ont amené à bâtir un budget prévisionnel basé sur un chiffre d’affaires net de l’ordre de 976 758 €.

Notre développement devrait principalement être basé sur l’augmentation d’actionnaires sur les départements de l’Aisne, des Ardennes, de la Haute Marne et de la Marne, de la Meuse, des Vosges, et de Meurthe-et-Moselle dans la continuité des chiffres de 2018. Le Département de l’Aube ne devrait compter aucun nouvel actionnaire, l’Aube ayant atteint un taux d’adhésion proche de 100 %.

Au 16 mars 2019, le nombre d’actionnaires s’élevait déjà à 2 225 actionnaires soit une augmentation de 2,58 % par rapport à l’année 2018 (base au 31 décembre 2018 : 2 169).

Par ailleurs, notre gamme d’outils de dématérialisation va encore s’étendre à compter de 2019, voire début 2020 avec la mise à la disposition des actionnaires, de Xregie (gestion dématérialisée de régies mises en place au sein de collectivités actionnaires), Xcorde (gestion documentaire GED), Xorcas (outil de outil de recherche de créances du département au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaires), ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour Xmarches (suivi de l’exécution, archivage des attributions, interfaces avec P3P et MARCO…), pour Xactes (version 2.2), pour Xconvoc (développement de nouveaux modèles), Xtdt (nouvelle homologation après remise aux normes), Xsacha (développement d’une version light de l’outil et traitement des éliminations), Xfactures (évolutions apportées), pour Xcontact (création de la version mobile), pour l’ensemble des outils, leur mise en conformité avec le nouveau règlement général de la protection des données (RGPD) et enfin, pour le portail de la société SPL-Xdemat, une refonte de la partie administration.

Devrait également être développé par la société au cours de l’année 2019 en vue de leur mise à disposition dès cette année voire 2020, un nouvel outil à savoir Xparsoc (portail des partenaires sociaux des Départements) ainsi que le cas échéant, d’autres outils en cas de décisions du Conseil d’administration en cours d’année.

INFORMATION SUR LES DELAIS DE PAIEMENT

En application des dispositions des articles L 441-6-1 al.1 et D 441-4 du Code de commerce, nous vous indiquons la décomposition, des délais de paiement de nos fournisseurs et clients, faisant apparaître les factures reçues et émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu :Exercice clos le 31 décembre 2017 (pour rappel)

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date

de clôture de l’exercice dont le terme est échu

Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à

90

jours

91

jours

et plus

Total

(1 jour

et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à 90

jours

91 jours et

plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 4 55 139 Montant total des

factures concernées

h.t.

8 168,66 14 105 6 540,50 1 645 607.50 28 478,10 37 271,10

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

1,34

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de

l’exercice

1,80 0,83 0,21 0,08 3,63 4,74

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

Exercice clos le 31 décembre 2018

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date

de clôture de l’exercice dont le terme est échu

Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à

90

jours

91

jours

et plus

Total

(1 jour

et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à 60

jours

61 à 90

jours

91 jours et

plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 3 130 87 Montant total des

factures concernées

h.t.

14 390.71 22 675.67 4 890 1587.50 750 6 035.75 13 263.25

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

1.86

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de

l’exercice

2.52 0.54 0.18 0.08 0.67 1.47

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURSEXPOSE SUR LES RESULTATS ECONOMIQUES ET FINANCIERS

Il convient de préciser que, s’agissant du septième exercice social, un comparatif est possible avec l’année précédente.

Exercice clos le

31/12/2018

Exercice clos le

31/12/2017

Variation

2017/2018

Exercice précédent

au 31/12/2016

pour mémoire

Exercice précédent

au 31/12/2015

pour mémoire

Chiffre d’affaires

H.T.

900 871 € 785 486 € 115 386 € 619 105 € 411 560 €

Total des produits

d’exploitation

1 027 430 € 930 971 € 96 459 € 634 231 € 411 563 €

Charges

d’exploitation de

l’exercice

962 109 € 886 217 € 75 893 € 646 919 € 408 757 €

Résultat

d’exploitation

65 321 € 44 754 € 20 566 € - 12 689 € 2 806 €

Résultat financier 3 869 € 6 286 € - 2 419 € 5 502 € 4 673 € Résultat

exceptionnel

11 549 € 17 249 € - 5 700 € 22 009 € 17 249 €

Impôts sur les

bénéfices

22 600 € 19 121 € 3 479 € 4 674 € 8 167 €

Total des charges 984 731 € 905 339 € 79 392 € 651 593 € 416 924 € Résultat net 58 116 € 49 169 € 8 948 € 10 148 € 16 562 €

Pour rappel, le capital social de SPL-Xdemat est de 198 989 € divisé en 12 838 actions.

Au 31 décembre 2018, le total du bilan de la Société s’élevait à 1 114 553 € (au lieu de 992 992 € au 31 décembre 2017, 814 803 € au 31 décembre 2016, 644 747 € au 31 décembre 2015 et 548 722 € au 31 décembre 2014) soit une variation de 121 561 € par rapport au 31 décembre 2017.

Ces variations et donc le résultat net s’expliquent par un nombre toujours croissant de collectivités actionnaires de la société, avec une augmentation de plus de 31 % en 2018.

Ce bilan fait apparaître au 31 décembre 2018, 350 226 € de capitaux propres (au lieu de 303 609 € au 31 décembre 2017) soit une variation de 46 617 € (+15,35 %).

Il mentionne également un total de dettes de 764 328 € au 31 décembre 2018 (au lieu de 689 383 € au 31 décembre 2017) soit une variation de 74 945 € (10,87 %) correspondant pour plus de 85 %, au montant à rembourser aux Départements, au Grand Reims et au SMIC des Vosges pour le nombre de jours de travail de leurs agents mis à disposition de la société. Ce remboursement n’intervient qu’au premier semestre de l’année N+1 et représente la plus grosse dépense de la société (657 716 € en 2018 au lieu de 604 284 € en 2017). L’augmentation de cette dépense se justifie par un accroissement du nombre de jours consacrés à la maintenance compte tenu de l‘augmentation du nombre d’actionnaires et de l’utilisation croissante des outils de dématérialisation de plus en plus nombreux. Les 14 % restant correspondent à des prestations fournies à la société SPL-Xdemat mais non encore facturées ou payées après le 31/12/2018.

Les autres dépenses 2018 restent stables par rapport à 2017 hormis :

- l’achat de certificats électroniques qui a diminué compte tenu du nombre moins important de commandes faites par les actionnaires (achat compensé par le prix de revente versé à la société par les actionnaires),

- L’achat de fournitures diverses pour l’organisation des présentations de la plateforme Xmarchés sur les 8 Départements actionnaires,

- Le coût des prestations de maintenance qui ont augmenté suite à la passation d’un nouvel accord-cadre avec l’actualisation des tarifs pratiqués,

- les frais de réception, suite à l’organisation après l’Assemblée générale, d’un cocktail déjeunatoire pour les actionnaires présents,

- l’achat de gadgets à l’effigie de la société en vue de sa promotion auprès de nouvelles collectivités mais également des actionnaires,- l’augmentation des besoins en hébergement compte tenu du volume des données à stocker en perpétuelle croissance,

- Une augmentation de la dotation aux amortissements sur immobilisation, suite à l’intégration des nouveaux outils développés et mis en production en 2017 et 2018,

- Une baisse des produits financiers suite au terme de certains placements.

Les dépenses de de location d’un bureau et d’équipements au sein de l’Hôtel du Département de l’Aube, pour le siège social de la société, et celle relative au remboursement au Département de l’Aube, des déplacements du Directeur général avec un véhicule de la collectivité, ont été reconduites en 2018 avec pour la deuxième dépense, une augmentation par rapport à 2017 compte tenu d’un nombre de déplacements effectués plus important, notamment pour les prestations dans les départements, de la nouvelle plateforme de dématérialisation des marchés publics.

PRESENTATION DES COMPTES ANNUELS

Les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2018 que nous soumettons à votre approbation ont été établis conformément aux règles de présentation et aux méthodes d’évaluation prévues par la réglementation en vigueur.

AFFECTATION DU RESULTAT

Proposition d’affectation du résultat

Nous vous proposons d’affecter le bénéfice de l’exercice s’élevant à 58 116 € de la manière suivante :

ORIGINE

– Résultat bénéficiaire de l’exercice : 58 116 €.

AFFECTATION

– Au poste « autres réserves » : 58 116 € (soit un poste porté à 131 337 €).

Nous vous précisons en effet que la Loi impose à notre type de société, au fur et à mesure de ses résultats, de transférer jusqu’à une somme égale à 10 % du montant de son capital social, sur le poste «réserve légale» mais que sur ce poste, a déjà été affecté au cours des dernières années, le montant maximum légal soit 19 899 €.

RAPPEL DES DIVIDENDES DISTRIBUEES

Nous vous précisons qu’il n’y a pas eu de distribution de dividendes depuis la constitution de la société.

DEPENSES SOMPTUAIRES ET CHARGES NON DEDUCTIBLES FISCALEMENT

Conformément aux dispositions des articles 223 quater et 223 quinquies du Code des impôts, nous vous précisons que les comptes de l’exercice écoulé ne prennent pas en charge de dépenses non déductibles du résultat fiscal.

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE

Mandats et fonctions exercés dans la société par chaque mandataire social

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 1° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute entreprise par chaque mandataire social de la société durant l’exercice :

Pour les membres du Conseil d’administration de la société :

- Alain BALLAND, Président de la société SPL-Xdemat :

Alain BALLAND est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aube, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Maire de la commune de Saint-André-les-Vergers et 1er Vice-Président de la Communauté d’agglomération Troyes Champagne Métropole.

Enfin, en sa qualité de Conseiller départemental, il siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent les Autoroutes Paris / Rhin / Rhône (APRR), l’Office Public Habitat Aube Immobilier et la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA).- Jean-Marc ROZE, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Jean-Marc ROZE est également 1er Vice-Président du Conseil départemental de la Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs adjoint au maire de Reims et Conseiller communautaire à la Communauté d’agglomération du Grand Reims.

- Renaud AVERLY, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Renaud AVERLY est également Vice-Président du Conseil départemental des Ardennes, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs maire de Corny-Machéroménil et Président de la Communauté de communes du Pays rethélois.

- Danièle BOEGLIN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Danièle BOEGLIN est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration.

Elle est par ailleurs Présidente du SDEDA (Syndicat départemental d'élimination des déchets de l'Aube) et du SMATB (Syndicat Mixte de l'Aérodrome de Troyes Barberey). Elle est enfin administrateur de la société anonyme d’HLM Mon Logis et de la société d’économie mixte SEM Energie.

- Marie-Noëlle RIGOLLOT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Marie-Noëlle RIGOLLOT est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration.

Elle est par ailleurs Maire de la commune de Baroville et Conseillère communautaire à la Communauté de communes de la Région de Bar-sur-Aube.

Enfin, en sa qualité de Conseillère départementale, elle siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent le Service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de l’Aube, l’Office Public Habitat Aube Immobilier et la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA).

- Olivier JACQUINET, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Olivier JACQUINET est également Président de la Communauté de communes Forêt, Lacs, Terres en Champagne. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires aubois autres que le Conseil départemental de l’Aube.

Il est par ailleurs Maire de la commune de Mesnil-Sellières. Il est enfin gérant (sans rémunération) de la Société civile d’exploitation agricole (SCEA) LORGEVEAU et Vice-Président (sans rémunération) de la Société d’Intérêt Collectivité Agricole d’Habitat Rural (SICAHR).

- Christian MOUGIN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christine MOUGIN est également Maire de Maubert-Fontaine. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires ardennais autres que le Conseil départemental des Ardennes.

Il est par ailleurs Conseiller communautaire à la Communauté de communes Ardennes Thiérache. Il est enfin dirigeant de la société Monsieur Christian MOUGIN (exploitation agricole).

- Gérard GROSLAMBERT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Gérard GROSLAMBERT est également 1er Vice-Président du Conseil départemental de la Haute- Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs 1er adjoint au maire de Chaumont et Vice-Président de la Société d’économie mixte IMMOBAIL.

- Dominique THIEBAUD, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Dominique THIEBAUD est également Maire de Bourg. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires haut-marnais autres que le Conseil départemental de la Haute-Marne.

Il est par ailleurs 3ème Conseiller communautaire à la Communauté de communes du Grand Langres.- Pierre-Jean VERZELEN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Pierre-Jean VERZELEN est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aisne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs maire de Crécy-sur-Serre, Président des maires de l’Aisne et Président de la Communauté de communes du Pays de la Serre.

- Jérôme DUMONT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jérôme DUMONT est également Conseiller départemental de la Meuse, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

- Luc GERECKE, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Luc GERECKE est également Vice-Président du Conseil départemental des Vosges, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Maire de Contrexéville et Conseiller communautaire de la Communauté de communes Terre d’eau. Il est enfin, Président Directeur général de la Société anonyme d’économie mixte locale (SAEML) des Thermes et administrateur de la SAEML Vosges Télé.

- Christian ARIES, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christian ARIES est également Vice-Président du Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle, qu’il représente au sein du Conseil d’administration.

Il est par ailleurs Conseiller municipal de Longwy et Président de la Communauté d’agglomération de Longwy. Au titre de conseiller communautaire, il est membre du Syndicat mixte de traitement des Ordures Ménagères de Longwy (SMTOM), du syndicat mixte des transports de l’agglomération de Longwy (SMITRAL) et Vice-Président du syndicat de cohérence territoriale de Meurthe-et-Moselle Nord (SCOT). Il est enfin Président du Syndicat départemental d’électricité de Meurthe-et-Moselle.

- Isabelle HELIOT-COURONNE, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Isabelle HELIOT-COURONNE est également Conseillère régionale du Grand Est, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances comme par exemple la Société d’économie mixte Metz Technopole, la Société d’économie mixte de la Technopole de l’Aube en Champagne…

Elle est par ailleurs adjointe au maire de la Ville de Troyes et Conseillère communautaire à la Communauté d’agglomération Troyes Champagne Métropole et à ce titre, siège au sein de multiples structures.

Pour la direction générale de la société :

- Philippe RICARD, Directeur général de la société SPL-Xdemat :

Philippe RICARD exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur informatique au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat. A titre accessoire, il réalise des missions informatiques pour le compte du Syndicat départemental des eaux de l’Aube.

- Isabelle DARNEL, Directeur général délégué de la société SPL-Xdemat :

Isabelle DARNEL exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur général adjoint en charge du Pôle Développement des territoires au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat.

Conventions visées aux articles L. 225-40 et suivants du Code du commerce

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 2° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste des conventions intervenues directement ou par personne interposée, entre,

- d’une part, l’un des mandataires sociaux ou l’un des actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % de la société (soit uniquement le Département de l’Aube) ;

- et, d’autre part, une filiale dont la société possède directement ou indirectement plus de la moitié du capital, à l’exception des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales (la société SPL-Xdemat ne possède pas de capital d’une autre société) :Conventions de mise à disposition de personnels du Département de l’Aube :

- Mise à disposition de Mme Brigitte LONGERE pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (100 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 août 2018 (départ à la retraite).

- Mise à disposition de Mme Christine LOUIS pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Sophie SIMONET pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Christelle PORTIER pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (145 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Jacqueline GOFFEZ pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (205 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Laurence MONIOT pour des missions d’assistance administrative et fonctionnelle (106 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Florian KNIBBE pour des missions d’assistance technique (180 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Benoît DUBRULLE pour des missions d’assistance technique (100 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Stéphane MAILLARD pour des missions d’assistance technique (170 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Vincent BENCI pour des missions d’assistance technique (181 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Marie-Annick OUDIN pour des missions d’assistance technique (110 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Nicolas PICOTIN pour des missions d’assistance technique (140 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de Mme Annie NOWAK pour des missions d’expertise fonctionnelle (84 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

- Mise à disposition de M. Christophe DUXIN pour des missions d’expertise fonctionnelle (130 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2018 jusqu’au 31 décembre 2018.

Convention de mise à disposition de locaux et d’équipements :

- Mise à disposition d’un local meublé comprenant des équipements informatiques et téléphoniques par le Département de l’Aube (siège social de SPL-Xdemat) pendant 5 ans du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2020.

Convention de mise à disposition ponctuelle d’un véhicule :

- Mise à disposition ponctuelle d’un véhicule au Directeur général de la société par le Département de l’Aube pour ses déplacements, pendant 5 ans du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2020.Modalités d’exercice de la Direction générale

Il est rappelé que le Conseil d’administration en date du 26 janvier 2012 a décidé que la direction générale de la société, serait assumée, sous sa responsabilité, par un Directeur Général, ce choix étant conforme aux statuts de la société et à l’article L. 225-51-1 du Code de commerce. Ce Directeur Général est assisté d’un Directeur Général Délégué.

CONTROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, nous tenons à votre disposition les rapports de votre Commissaire aux comptes.

Par ailleurs, nous vous indiquons que la liste et l’objet des conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leurs implications financières sont significatives pour les parties, ont été communiqués aux administrateurs et aux Commissaires aux comptes.

SITUATION DES MANDATS DES ADMINISTRATEURS ET DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Nous vous précisons qu’aucun mandat d’administrateurs et de commissaires aux comptes n’arrive à expiration.

Nous espérons que ce qui précède recevra votre agrément et que vous voudrez bien voter les résolutions qui vous sont soumises.

Le Conseil d’administration