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Arrêté - Préfecture - Haute-Savoie - circulaire préfectorale du 09 avril 2014
Document publié le Mercredi 9 avril 2014
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Haute-Savoie - circulaire préfectorale du 09 avril 2014)
Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Institutions publiques,
CITANENEE
ETES
PRÉFET DE LA HAUTE-SAVOIE
Direction
des
archives
départementales
Affaire suivie par Hélène MAURIN
04.50.66.84.20
archedep@cg74.fr
Annecy,
le
9
INR.
2014
LE PRÉFET DE LA HAUTE-SAVOIE
à
Mesdames et messieurs les maires du département Mesdames et messieurs les présidents des établissements publics de coopération intercommunale En communication : - M. le président de l'association des maires, adjoints et conseillers généraux de la Haute-Savoie - MM. les sous-préfets d’arrondissement
CIRCULAIRE Objet:
Mesures
à
prendre concernant
les archives suite aux élections municipales.
Réf, :
Code
du
patrimoine,
art.
L212-6
et
L212-6-I ;
arrêté
interministériel
du
31
décembre
1926
;
instruction
DGP/SIAF/
2014/002
du
3
mars
2014
relative
au
récolement
des
archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 23 et 30 mars 2014.
Pj:
1.
Cette
circulaire
peut-être
consultée
sur
le
site
internet
www.haute-savoie.gouv.fr
à
la
rubrique
« publications » puis « circulaires » À
l'occasion des élections municipales, je rappelle les mesures à prendre en matière d'archivage dans
les communes et les établissements publics de coopération intercommunale, 1 - Prise en charge des archives communales et intercommunales Au
terme
des
articles
L 212-6
et
L-212-6-1
du
code du
patrimoine,
les
collectivités
territoriales
et
groupements de collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs archives. Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe aux maires, sous le contrôle du conseil municipal. La
gestion
des
archives
relève
des
dépenses
obligatoires des
communes
(article
L 2321-2
du
code
général des collectivités territoriales). Elle est soumise au contrôle scientifique et technique de l’État, exercé
par
le
directeur du
service départemental
d’archives,
conformément
à
l’article R 212-50
du
code du patrimoine.
Direction des archives départementales de la Haute-Savoie — 37 bis, avenue de la Plaine — 74000
Annecy
Téléphone
: 04 50 66 84 20 . Courriel : archedep@cg L'article
4
du
règlement
des
archives
communales
cité
en
référence
prévoit
qu'un
procès-verbal
de
décharge
et
de
prise
en
charge
des
archives,
accompagné
d'un
récolement,
est
établi
à
chaque
changement
de
maire
ou
renouvellement
de
municipalité.
Ces documents
servent
à
formaliser
la
passation
de
responsabilité
du
maire
sortant
au
nouveau
maire.
Ils
permettent
de
certifier
de
façon
contradictoire
l’existence
des
archives
à
un
moment
donné,
le
maire
étant
responsable
pénalement
de
toute
destruction
non
réglementaire
(art.
432-15
à
432-17
du
code
pénal).
J'appelle
donc
votre
attention
sur
la
nécessité
d'établir
ce
document
après
la
tenue
des
élections
municipales,
même
dans
le
cas
où
le
maire
sortant
est
réélu.
Les
procès-verbaux
et
les
récolements
seront
dressés
en
trois
exemplaires,
l'un
pour
le
maire
sortant,
le
deuxième
pour
les
archives
de
la
commune,
le
troisième
pour
les
archives
départementales.
Par
analogie,
il
est
recommandé
au
président
de
l’EPCI
sortant
et
au
président
nouvellement
élu
de
dresser
un
procès-verbal
de
prise
en
charge
des
archives
suivant
le
modèle
présenté
en
annexe.
Il
importe
que
les
procès-verbaux
ci-joints
soient
retournés
remplis
et
signés à
la
direction
des
archives
départementales (37°,
avenue
de
la
Plaine,
74000
- Annecy),
au
plus
tard
le
30
septembre
2014.
Mesdames
Aude
Reboulet
et
Myriam
Henry
sont
à
votre
disposition
pour
vous
expliquer
la
méthodologie
et
répondre
à
vos
questions.
2
—
Versement
des
archives
des
exécutifs
et
des cabinets
attire
également
votre
attention
sur
le
fait
que
les
archives
des
cabinets
et
des
exécutifs
locaux
sont
des
archives
publiques,
à
verser
aux
archives
communales,
intercommunales
ou
départementales.
Toute
destruction
de
ces
documents,
comme
de
ceux
produits
par
l’ensemble
des
services
communaux,
n’est
possible
qu’avec
le
visa
du
directeur
des
archives
départementales,
conformément
aux
articles
L
212-2
et
3
et
R
212-14
du code du
patrimoine.
En
cas
de
disparition
accidentelle
(inondation,
incendie,
vol...)
il
est
indispensable
de
fournir
dans
le
récolement
toutes
les
informations
connues.
Les
documents
d’archives
privés
ou
personnels,
liés
notamment
à
l’activité
des
élus
dans
le
cadre
d’un
parti
politique
ou
d’une
campagne
électorale
ne
sont
pas
soumis
à
ces
obligations
mais
peuvent
néanmoins,
si
l’intéressé(e)
le
souhaite,
être
simultanément
déposés
aux
archives
communales,
intercommunales
ou
départementales.
Je
vous
remercie
de
bien vouloir
veiller
au
respect
des
dispositions
réglementaires
ainsi
rappelées.
Le
Préfet,
Georges-François
LECLERC
Direction
des
archives
départementales de
la
Haute-Savoie
—
37
bis,
avenue de
la
Plaine
— 74000
Annecy
Téléphone
:04 50 66
84 20
. Courriel
: archedep@cg COMMUNE DE ……………..
Procès-verbal de récolement, de décharge et
de prise en charge des archives communales
Le ………….2014, nous……………………..., maire sortant des ses fonctions et …………………………, maire élu(e) lors de la séance du conseil municipal en date du………..2014, avons procédé au récolement sommaire des principales catégories de documents des archives communales, dont la liste se trouve annexée au procès-verbal. Les lacunes constatées y ont été signalées ainsi que les documents sortis temporairement de la commune (restauration, reliure, exposition, etc.).
Le tout ayant été certifié, il a été remis une copie du présent document à…………………………, maire sortant de ses fonctions, pour lui servir de décharge, et à ………………………….., maire élu, pour établir sa prise en charge.
Fait le (date), à (lieu),
Le maire sortant, Le maire élu,
(signature) (signature)
Page 1 sur 5 COMMUNE DE …………………………….
Récolement sommaire des Archives communales
La commune emploie-t-elle un archiviste ?
OUI/NON
Les archives anciennes de la commune ont-elles fait l’objet d’un dépôt aux Archives départementales (Code du patrimoine, L212-11 à L 212-14) ?
OUI/NON
Les archives conservées en mairie ont-elles été classées :
par l’archiviste municipal OUI/NON par un autre agent municipal OUI/NON par les archivistes du Centre de gestion OUI/NON par un autre prestataire ?
Lequel ? :
OUI/NON
Si oui, date de l’intervention :
Un inventaire existe-t-il sous forme papier et/ou électronique ? OUI/NON Les bordereaux d’élimination d’archives signés par les Archives départementales sont-ils conservés ?
NB : le visa du directeur des Archives départementales dégage la responsabilité du maire et du Conseil municipal par rapport aux destructions d’archives.
OUI/NON
LOCAL
Local réservé aux archives OUI/NON Grenier OUI/NON Cave OUI/NON Local extérieur à la mairie OUI/NON Autre local (préciser) :
Local mutualisé avec une autre commune ou un groupement de communes. Si oui, existe-t-il une convention permettant cette mutualisation ?
OUI/NON
Présence de rayonnages OUI/NON
REGISTRES D’ÉTAT CIVIL
Nombre de registres : ………………
Date la plus ancienne : ……………..
Lacunes éventuelles :
Page 2 sur 5 iale.
min.
Registres dits paroissiaux (c’est-à-dire état civil antérieur à 1792), conservés à la mairie : Dates de début et de fin de chaque registre :
/
/
/
/
Registres dits paroissiaux (c’est-à-dire état civil antérieur à 1792), qui seraient encore conservés au presbytère :
Dates :
Rappel : ces registres ont acquis le caractère d’archives publiques par les décrets des 20 et 25 septembre 1792.
REGISTRES DE DÉLIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
Nombre de registres :
Dates de début et de fin de chaque registre :
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
NB : ne pas confondre avec les registres de délibérations du Bureau d’aide sociale.
DOCUMENTS CADASTRAUX
1. Cadastre sarde (1730-1740)
Mappe (plan aquarellé sur toile ou atlas) : OUI/NON Registres (si oui combien ?) : OUI/NON
NB : ces registres sont généralement couverts en cuir ou en parchemin.
2. Cadastre français (réalisé après 1860)
Nombre de registres :
Plans/atlas :
3. Cadastre actuel
Description :
Page 3 sur 5 AUTRES CATÉGORIES DE DOCUMENTS D’ARCHIVES PAPIER
Les documents sont-ils :
classés ? OUI/NON conditionnés en boîtes d’archives ? OUI/NON Quels est le volume approximatif des documents conservés en mairie (en mètres linéaires) ?
NB : 1 étagère = 1mètre linéaire
DOCUMENTS D’ARCHIVES ELECTRONIQUES
Les archives électroniques de la commune sont-elles sauvegardées :
Sur un ou des disques durs de PC ?
Si oui, des sauvegardes régulières sur un autre support sont-elles effectuées ? OUI/NON
OUI/NON
Sur un ou des serveurs ?
Si oui : internes ou externes à la collectivité ?
OUI/NON
Existe-t-il un plan de classement des documents électroniques ? OUI/NON Existe-t-il des règles de nommage des fichiers ? OUI/NON Existe-t-il des projets de GED ou de dématérialisation ?
Si oui, lesquels :
OUI/NON
LA COMMUNE EST SIEGE DE SYNDICAT(S) INTERCOMMUNAL(AUX) :
Nombre et noms des syndicats en activité :
Nombre et noms de syndicats dissous :
Ces archives sont conservées :
dans le même local que les archives communales OUI/NON dans un local à part OUI/NON
Ces archives sont gérées par du personnel :
syndical OUI/NON communal OUI/NON
Page 4 sur 5 AUTRES ARCHIVES SE TROUVANT DANS LA MAIRIE :
Archives de l’école :
Archives de la paroisse :
Autres (préciser : justice de paix, entreprise, famille, associations, etc.)
OBSERVATIONS EVENTUELLES
À , le 2014
Le maire sortant Le maire élu,
Page 5 sur 5 COLLECTIVITE : ……………..
Procès-verbal de récolement et
de prise en charge des archives syndicales ou communautaires
Le ………….2014, nous ……………………………. , président(e) sortant des ses fonctions et …………………………………………….. , président(e) élu(e) le ………………….2014, avons procédé au récolement sommaire des principales catégories de documents des archives de la collectivité, dont la liste se trouve annexée au procès-verbal.
Les lacunes constatées y ont été signalées ainsi que les documents sortis temporairement de la collectivité (restauration, reliure, exposition, etc.).
Le tout ayant été certifié, il a été remis une copie du présent document à …………………………………….. , président(e) sortant de ses fonctions, pour lui servir de décharge, et à……………………………….... , président(e) élu(e), pour établir sa prise en charge.
Fait le (date), à (lieu)
Le(la) président(e) sortant(e), Le(la) président(e) élu(e),
(signature) (signature)
Page 1 sur 4 dent
COLLECTIVITE : …………………………….
Récolement sommaire des archives syndicales ou communautaires
La collectivité emploie-t-elle un archiviste ?
OUI/NON
Les archives les plus anciennes de la collectivité ont-elles fait l’objet d’un dépôt aux Archives départementales (Code du patrimoine, L212-6-1) ? OUI/NON
Les archives conservées dans la collectivité ont-elles été classées :
Par l’archiviste de la collectivité OUI/NON Par un autre agent de la collectivité OUI/NON Par les archivistes du Centre de gestion OUI/NON Par un autre prestataire OUI/NON Lequel ? :
Si oui, date de l’intervention :
Un inventaire existe-t-il sous forme papier et/ou électronique ? OUI/NON Les bordereaux d’élimination d’archives signés par les Archives
départementales sont-ils conservés ? OUI/NON NB : le visa du directeur des Archives départementales dégage la responsabilité du président et du conseil communautaire par rapport aux destructions d’archives.
HISTORIQUE
Date de création :
Présence de syndicats dissous (préciser le nom des syndicats et leur période d’activité) :
LOCAL
Local réservé aux archives OUI/NON Grenier OUI/NON Cave OUI/NON Local extérieur au bâtiment principal OUI/NON Autre local, préciser :
Local mutualisé avec un autre groupement de communes OUI/NON Si oui, existe-t-il une convention permettant cette mutualisation ? OUI/NON
Présence de rayonnages OUI/NON
Page 2 sur 4 REGISTRES DE DÉLIBERATIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Nombre de registres :
Dates de début et de fin de chaque registre :
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
REGISTRES D’ARRETES DU PRESIDENT
Nombre de registres :
Dates de début et de fin de chaque registre :
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
DOCUMENTS BUDGETAIRES
Budgets : OUI/NON Si oui, dates extrêmes :
Comptes administratifs : OUI/NON Si oui, dates extrêmes :
Comptes de gestion : OUI/NON Si oui, dates extrêmes :
AUTRES ARCHIVES
Les documents sont-ils :
- classés ? OUI/NON - conditionnés en boîtes d’archives ? OUI/NON Quel est le volume approximatif des documents conservés dans la collectivité (en mètres linéaires) ?
NB : 1 étagère = 1 mètre linéaire
Page 3 sur 4 DOCUMENTS D’ARCHIVES ELECTRONIQUES
Les archives électroniques de la collectivité sont-elles sauvegardées :
Sur un ou des disques durs de PC ? OUI/NON Si oui, des sauvegardes régulières sur un autre support sont-elles effectuées ? OUI/NON Sur un ou des serveurs ? OUI/NON Si oui : internes ou externes à la collectivité ?
Existe-t-il un plan de classement des documents électroniques ? OUI/NON Existe-t-il des règles de nommage des fichiers ? OUI/NON Existe-t-il des projets de GED ou de dématérialisation ? OUI/NON Si oui, lesquels :
OBSERVATIONS EVENTUELLES
À , le 2014
Le(la) président(e) sortant(e), Le (la) président(e) élu(e),
Page 4 sur 4