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Déliberation - pj projet delib 2024 07 05a
Document publié le Vendredi 24 mars 2023 par la commune d'Ondres.
Lien du pdf (Déliberation - pj projet delib 2024 07 05a)
Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Culture et patrimoine,
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE) « COLLECTIVITES »
Dépôt des archives électroniques de la
commune d'ONDRES auprès du Conseil
départemental des Landes
Contrat de service
Version du contrat de service type V1
Rédacteur du document Conseil départemental des Landes : Archives départementales des Landes – Direction de
l’organisation des systèmes d’information et
du numérique1
Validation Conseil départemental des 23-24 mars 2023 (budget primitif)
Visa du contrôle scientifique et technique
pour l’État
Alice Motte, directeur des Archives
départementales des Landes, par délégation
du Préfet des Landes
Révision
1 La rédaction de ce document s’est appuyée sur le modèle de politique d’archivage proposé par le Service interministériel
des Archives de France (Bibliothèque de documents de référence – Contrat de service – v 1.0, février 2018). Article 1 – Objet du contrat de service
Ce contrat de service formalise le dépôt des archives électroniques de la Commune d'ONDRES auprès du Conseil départemental des Landes (CD40), au sein des Archives départementales des Landes (AD40).
Ce dépôt concerne les archives définitives, ou intermédiaires à vocation définitives, tel qu’autorisé par le Code du patrimoine (L. 212-6 et 6-1, 11-12). Il prend la forme de versements dans le Système d’archivage électronique dédié dénommé « SAE Collectivités », porté par le CD40.
Ce contrat de service s’inscrit dans les dispositions prévues dans la Politique d’archivage des Systèmes d’archivage électronique (SAE) portés par le CD40.
Article 2 – Inscription de la collectivité dans la
gouvernance du « SAE Collectivités » porté par le
CD40
En tant que collectivité utilisatrice du « SAE Collectivités » porté par le CD40, la Commune d'ONDRES s’inscrit dans la gouvernance générale définie dans la Politique d’archivage : La Commune d'ONDRES est autorité juridique, responsable de la gestion et de la conservation des archives produites, jusqu’à la fin de leur durée d’utilité administrative. Elle est ainsi responsable de l’exactitude et de la complétude des informations manipulées dans le cadre de ses activités et versées dans le SAE.
Pour les documents signés électroniquement, elle est responsable de la validité de la signature électronique, dont elle conserve les moyens de vérification.
Elle réalise les versements d’archives dans le SAE, elle-même ou bien en ayant recours à un tiers, un opérateur de versement qui agit alors sous sa responsabilité. Elle a accès aux archives versées dont elle demande la communication.
Article 3 – Processus d’archivage : aspects
spécifiques
Les processus d’archivage et les fonctions assurées par le « SAE Collectivités » sont définis dans la Politique d’archivage. Les paragraphes suivants précisent, le cas échéant, les aspects particuliers qui le nécessitent.
3.1 PREPARATION DES VERSEMENTS DANS LE « SAE COLLECTIVITES »
Les modalités techniques, organisationnelles et fonctionnelles des différents types de versements proposés aux collectivités dans le « SAE Collectivités » sont standardisées et communes à toutes. Elles sont établies après une étude de cas menée auprès de collectivités tests volontaires, puis généralisées dans un mode opératoire commun à toutes. Elles sont consignées dans les contrats de versement.
La collectivité utilisatrice applique les modalités techniques, organisationnelles et fonctionnelles du versement, telles que consignées dans les contrats de versement.
Jusqu’à leur versement dans le SAE, elle s'engage à suivre les précautions d’usage en matière de sécurité informatique et à vérifier que les supports et les archives qu’ils contiennent, sont en parfait état et exempts de tout virus ou autre dysfonctionnement susceptible d’impacter la bonne exécution de la Politique d’archivage et notamment les obligations des AD40 ou les moyens informatiques utilisés.
Elle est garante de la bonne transmission des archives. Sa responsabilité est dégagée dès lors que l’attestation de la prise en charge est émise par les AD40. En cas d’anomalie, elle s’engage à effectuer les corrections nécessaires et à verser à nouveau les archives dans le SAE.
3.2 COMMUNICATION DES ARCHIVES
La collectivité définit, pour chacun des contrats de versement conclus avec le CD40, une liste des personnes habilitées à demander la communication des archives versées dans le SAE. Toute modification de ces listes est notifiée aux AD40. Pour les données à caractère personnel, le droit d’accès s’exerce dans le respect de la réglementation, en lien avec le Délégué à la protection des données de la collectivité. 3.3 RESTITUTION DES ARCHIVES
Le statut juridique du dépôt signifie que la collectivité conserve la propriété de ses archives.
Si la collectivité souhaite se voir restituer les archives déposées dans le SAE, elle en avertit le CD40 par courrier avec accusé de réception.
Les AD40 restituent les archives dans un délai de 3 mois . Le mode de restitution sera adapté en fonction des données (volumétrie, sensibilité) : espace de partage sécurisé, support physique.
Une fois la restitution effectuée, la collectivité accuse réception de la restitution et les AD40 détruisent alors les documents et données dans le SAE. Dès lors, la responsabilité des AD40 sur les archives sera dégagée.
Article 4 – Validation et mise à jour du Contrat de
service
Le présent contrat de service est conclu pour une durée de 3 ans, renouvelables tacitement.
Le contrat de service est mis à jour à chaque révision de la Politique d’archivage des SAE portés par le CD40, ainsi qu’en cas d’évolution des missions de la collectivité ou de tout changement organisationnel ayant un impact sur l’archivage.
Fait à …………………..…, le ……………………………, en deux exemplaires,
La Commune d'ONDRES, représentée par son
Maire,
Le Département des Landes, représenté par
son Président
Éva BELIN Xavier FORTINON