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unknown - Communauté d'agglomération - Saint-Louis Agglomération - AR convention de partenariat 2025
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Saint-Louis Agglomération - AR convention de partenariat 2025)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
CONVENTION-CADRE DE PARTENARIAT
POUR L’ORGANISATION DE LA SUNDGAUVIENNE 2025
ENTRE
Saint-Louis Agglomération, dont le siège est Place de l’Hôtel de Ville à Saint-Louis CEDEX, représentée par son Président, Monsieur Jean-Marc DEICHTMANN, dûment habilité par délibération du 26 mars 2025, ci-après désignée sous la dénomination « Saint-Louis Agglomération » ou « SLA »
d’une part,
ET
L’association Sundgau Sport organisation, 4a rue de Cernay – 68520 BURNHAUPT LE BAS, SIRET : 92416335500010, représentée par son Président, Mme Antoine Geyer, dûment habilitée aux fins des présentes ci-après dénommée « SSO », d’une part,
PREAMBULE
Suite au succès remarquable de la Randonnée cycliste La Sundgauvienne 2024, ayant attiré plus de 200 cyclistes, l'association SSO propose de renouveler cette manifestation sportive en 2025,2026 et 2027. Afin de renforcer l'attractivité sportive et touristique de la région SLA, il est proposé d’instaurer une cyclosportive complémentaire, accessible à tous les niveaux. Cette nouvelle compétition, combinée à la randonnée existante, permettra de créer un événement cycliste d'ampleur, rayonnant au-delà des frontières nationales. L'association SSO est à la recherche de partenaires pour développer ce projet sur le long terme et faire de La Sundgauvienne une référence dans le monde du cyclisme.
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT
Accusé de réception en préfecture
068-200066058-20250326-20250326p8-DE
Date de télétransmission : 31/03/2025
Date de réception préfecture : 31/03/2025 2
ARTICLE 1 – CARACTERISTIQUES
1.1 OBJET
La présente convention a pour objet de définir les conditions de la réalisation d’une prestation de co-organisation entre l’association SSO et SLA, pour l’édition 2025 de l’épreuve « LA SUNDGAUVIENNE ».
En cas de reconduction de la prestation en 2026 et 2027, les conditions de la réalisation de ces prestations feront l’objet de nouvelles conventions.
1.2 PRESTATIONS
Les prestations proposées par SSO sont :
- L’organisation d’une course cyclosportive de 130 km au départ et à l’arrivée du COSEC de Hégenheim
- L’organisation d’une randonnée cycliste de 50 km au départ et à l’arrivée du COSEC de Hégenheim
- Le retrait des kits de course et l’animation du village départ/arrivée au COSEC de Hégenheim
La course cyclosportive ainsi que la randonnée cycliste se tiendront le dimanche 11 mai 2025
L’animation du village/départ arrivée se tiendra le samedi 10 mai (après-midi) et le dimanche 11 mai 2025 durant toute la durée des épreuves
ARTICLE 2 – ENGAGEMENT DES DEUX PARITES
2.1. OBLIGATIONS GENERALES DE SSO
2.1.1. Droits d’utilisation de la marque et de l’appellation spécifique
En qualité d’organisateur et seul titulaire de tous les droits exclusifs d’exploitation de l’Epreuve, SSO concède à SLA le droit d’utiliser la marque “LA SUNDGAUVIENNE” et son logo dans le cadre de la diffusion d’informations touristiques, de vidéos et de photos pour la promotion de la ville et de la région à l’occasion d’un usage éditorial lié à l’évènement.
2.1.2. Promotion de SLA
Dans le cadre de l’organisation de l’édition 2025 de la Sundgauvienne, SSO s’engage à faire bénéficier SLA d’une visibilité, en tant que « PARTENAIRE », sur l’ensemble des supports de communication déployés en amont, pendant la durée de l’événement et après l’évènement.
SSO s’engage également, à travers des actions spécifiques à mener lors de l’événement et par le biais de l’ensemble des supports de communications déployés en amont, pendant toute la durée de l’événement et après l’évènement, à mettre en visibilité les différents
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investissements cyclables réalisés par SLA (pistes, parking vélo sécurisé, divers aménagements en lien direct avec les mobilités douces).
2.1.3. Droits d’utilisation des photos et des images vidéo
SLA pourra avoir accès aux images fixes ou audiovisuelles de l’épreuve que SSO aura produit ou aura fait produire dans le cadre de la couverture générale de l’épreuve, sans paiement additionnel autre que les éventuels coûts de montage, de copies, de transmissions, de commentaires, d’adjonction d’éléments graphiques, de musiques (etc.) pour les usages de tout film ou photographie selon les cas suivants :
Cas standard :
Possibilité d’utilisation des vidéos et des photos produites par SSO, uniquement à caractère éditorial lié à l’événement ou à la promotion de l’action de Saint-Louis Agglomération (avec mention obligatoire des crédits).
2.1.4. Visibilité sur les outils et actions de communication :
SLA bénéficiera des conditions de visibilité visées ci-après par le marketing de l'événement :
- les annonces dans les médias et réseaux sociaux, la création du contenu pour les annonces comme le montage vidéo, la conception graphique, l'impression de prospectus,
- la location des stands d'exposition lors d'autres événements,
- des ambassadeurs, qui sont le visage de la course et représentent la course et répondent aux questions,
- d’organisation des événements de lancement avant la course qui sont des sorties en groupe avec des animateurs à vélo, une voiture de soutien et des collations après la course et des rafraîchissements dans des endroits stratégiques de la région,
- les impressions de maillots de course, de cadeaux de course, de souvenirs de course comme les médailles et les numéros portant le logo de la destination.
2.1.5. Emplacement et visibilité sur site d’accueil :
SLA aura également la possibilité :
- d’installer des supports promotionnels additionnels tels que structures gonflables, bâches événementielles (…), fournis par SLA (frais d’installation à la charge de la collectivité). Les modalités et les lieux d’implantation seront convenus d’un commun accord entre les parties.
- d’avoir une présence promotionnelle dans le sac de voyage remis à chaque participant sur le site d’accueil (objet promotionnel fourni par SLA).
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2.1.6 Mise à disposition des Kits de course
SSO mettra à disposition de SLA 4 kits de course au titre de dotation sur l’épreuve cyclosportive. Cet engagement comprend les seuls droits d’inscription à l’Epreuve, sans accès aux options complémentaires.
SLA aura la possibilité, en accord avec SSO, de faire participer à l’étape, un sportif connu de la région cela dans un but commun de promotion.
2.2 OBLIGATIONS GENERALES DE SLA
SLA s’engage à effectuer les prestations suivantes, si besoin en s’appuyant sur différents partenaires dans le cadre de conventions spécifiques :
- Faciliter la liaison avec la police et les fonctionnaires publics ainsi qu'avec les villes voisines pour soutenir le parcours de cette course afin de permettre l'utilisation et la sécurisation de la route pour le passage d’une course cycliste.
- La liaison avec le directeur technique SSO.
- Le Plan de la zone sportive du COSEC de Hégenheim (Dates-Horaires – Lieu de départ).
- La mise à disposition gracieuse du site d’accueil (COSEC de Hégenheim) comprenant un espace couvert ainsi qu’un espace extérieur. Le Site accueil sera ouvert à tous toute la journée de l’épreuve à Hégenheim, respectant les règles de sécurité en vigueur.
- La mise à disposition de SSO du matériel audio, de barrières, électricité, poubelles, de toilettes à l’intérieur de la salle de sport, au départ/à l'arrivée et tous les moyens techniques existants et disponibles le(s) jour(s) de la manifestation, permettant le bon fonctionnement de la manifestation.
- Accompagnement dans la recherche d’autorisations : arrêtés d’occupation du domaine public (réservations des espaces, des salles, rues, boulevards, routes, etc.)
- Favoriser la mise en relation avec des professionnels permettant d’apporter des éléments en vue d’offrir une « assistance voyage » aux coureurs qui cherchent à réserver des hôtels, des appartements ou des activités touristiques pour eux et leurs familles.
- La mise à disposition de SSO d’un espace d’accueil dans une salle spécifique (privatisation du hall d’entrée, petite salle de réunion) pouvant accueillir le lieu des retraits de kit de course, une exposition, des stands d’animation, d’information et de petite restauration. Cet espace sera mis à disposition à titre gracieux par SLA. Pour ce faire, l ’intégralité du COSEC de Hégenheim sera mis à disposition. Le site comprend : Une allée d’accès, un grand espace pelouse, un bâtiment comprenant un couloir, une salle de gymnastique dans laquelle sera installée le QG de course, des toilettes, des vestiaires avec douches, une grande salle multisports pouvant accueillir des animations en cas de mauvais temps, un local technique pouvant servir de stockage.
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- Utiliser tous les supports publicitaires à sa disposition pour faire la promotion de La Sundgauvienne
2.2 .1 Animations-Dotations
SLA s’engage à faire le maximum pour mettre en place les animations visées ci-après, dont :
- La valorisation des produits locaux et des offres touristiques locales à destination des participants et accompagnateurs
- La valorisation des offres et commerçants de l’agglomération autour de la thématique du vélo
- La diffusion des films lors du briefing coureur quotidien assurant la promotion touristique de SLA
2.2.2. Communication
SLA s’engage à accompagner l’association SSO en matière de :
- Conseils en matière d’exploitation / optimisation du partenariat
- Gestion de Relations Presse avec les acteurs de la presse locale
- Promotion de SSO à travers les outils de communication de SLA en lien avec le projet
ARTICLE 3 – CONDITIONS FINANCIERES
3.1. PARTICIPATION FINANCIERE DE SLA
Dans le cadre de ce partenariat, SLA s’engage à apporter une participation financière permettant de couvrir les frais afférents à la bonne exécution des actions visées dans la présente convention.
Cette participation financière est définie en fonction du nombre de coureurs qui s’inscrivent et payent leur kit de course. Elle ne pourra excéder 30.000 Euros TTC, même si le nombre de coureurs inscrits est en-deçà de l’objectif de 400 coureurs fixé par l’organisateur.
3.2. MODALITES DE PAIEMENT
La participation financière de SLA s’étalera en 3 paiements comme suit :
- Premier paiement : 15 000€ TTC à la signature de la convention
- Deuxième paiement : 10 000€ TTC le 14 avril 2025
- Troisième paiement : 5 000€ TTC (montant maximum révisable selon les conditions fixées par l’article 3.1) à partir du 19 mai 2025
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La facture afférente au paiement sera établie en trois exemplaires et portera, outre les mentions légales, les indications suivantes :
- Le nom et adresse du créancier
- Le numéro du compte bancaire ou postal
- La date de facturation
Elles seront adressées via la plateforme Chorus Pro à l’attention de :
Saint-Louis Agglomération
Adresse : Place de l’Hôtel de Ville CS 50199 68305 SAINT-LOUIS Cedex
Siret : 200 066 058 00013
SLA se libérera de la somme due par virement au compte ouvert au nom de l’association SSO.
3.3 CONDITIONS DE LA SUBVENTION
L’association SSO s’engage à affecter cette subvention uniquement au financement de ses dépenses liées aux actions mentionnées ci-dessus et s’interdit d’en reverser tout ou partie à une autre association, société, collectivité ou une œuvre qui ne serait pas son prestataire ou fournisseur.
A ce titre, l’association SSO s’engage à transmettre à SLA un rapport sur les prestations réalisées et les résultats obtenus, dans un délai de deux mois après l’événement. L’association SSO ne pourra se prévaloir de l’attribution du troisième paiement sans avoir fourni ce rapport.
La subvention étant affectée à une action déterminée, l'association doit également produire un compte rendu financier établi conformément au formulaire CERFA 15059*02 joint en annexe 2 de la présente convention, dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée.
Aussi, l’association s’engage à transmettre ses comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes comptables, au plus tard six mois après la clôture de son exercice comptable (article L. 1611-4 du Code général des collectivités territoriales), certifiés exacts par le président de l'association.
ARTICLE 4 – ANNULATION ET RESILIATION
4.1 ANNULATION DE L’EVENEMENT
En cas d’annulation de l’évènement, Saint-Louis Agglomération ne versera pas la subvention allouée. Si une partie de la subvention a déjà été versée en vue du financement de l’évènement annulé, SSO s’engage à la reverser à Saint-Louis Agglomération.
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Si l’évènement est annulé en cas de force majeure, les obligations des parties sont alors suspendues et SSO ne demanderait pas le versement de la subvention à Saint-Louis Agglomération, ou reverserait l’avance de subvention déjà versée, et l'évènement pourra être reporté à une date ultérieure.
4.2 RESILIATION
Il est expressément convenu qu'en cas d'inexécution et/ou de violation par l’une des deux parties de l'une des obligations mises à sa charge par la présente convention, elles pourront procéder à sa résiliation immédiate et de plein droit, après une mise en demeure restée sans effet pendant un délai de 7 (sept) jours. Cette mise en demeure devra être effectuée par lettre recommandée AR.
A défaut pour la partie mise en cause de remédier à l'inexécution et/ou à la violation du présent contrat dans le délai imparti, l’autre partie pourra le résilier immédiatement et sans autre notification que la simple constatation par elle de ladite situation et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts qu'elle pourrait solliciter du fait de la défaillance et/ou de la violation du présent contrat.
Dès que la résiliation devient effective, l’association SSO perdra tout droit à l’utilisation des moyens financiers mis à sa disposition par Saint-Louis Agglomération, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu’elle pourrait subir du fait de la résiliation.
La résiliation de la présente convention emporte de facto l’annulation de la subvention et le reversement de la partie déjà versée, le cas échéant.
ARTICLE 5 – ASSURANCES / RESPONSABILITE
5.1 ASSURANCES
SSO exerce ses activités sous sa responsabilité exclusive, sans que la responsabilité de Saint-Louis Agglomération ne puisse être recherchée. Elle assure ainsi son activité et les risques qui en découlent en tant qu’organisateur de La Sundgauvienne. A ce titre, l’association SSO devra justifier qu’elle est couverte par un contrat d’assurance au titre de sa responsabilité civile ainsi qu’au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionné dans le cadre de l’exécution de la convention.
Saint-Louis Agglomération assure les locaux ainsi que les moyens techniques et matériels mis à disposition, en tant que propriétaire et est tenue, à ce titre, de souscrire les polices d’assurances couvrant les dommages aux biens et sa responsabilité civile.
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5.2 RESPONSABILITES
Les parties renoncent mutuellement à se demander réparation des préjudices qui ne sont pas directement liés à une inexécution, retard d’exécution, ou mauvaise exécution par l’une ou l’autre des parties au titre de la présente convention, tels que notamment :
- Toute violation de tout autre contrat, arrangement ou accord ; - Toute question pour laquelle l'une ou l'autre des parties est autrement responsable en vertu des termes du présent contrat ou de tout autre contrat, arrangement ou accord
- Toute violation ou infraction (ou réclamation de violation ou d'infraction) de toute loi ou arrêté ou des droits de toute partie en vertu d'un brevet, d'un droit d'auteur, d'une marque, d'un secret commercial ou de tout autre droit de propriété - Acte de diffamation ou autre réclamation similaire résultant des actions de l'une ou l'autre des parties
- Tout préjudice ou blessure (y compris le décès) pour l'une ou l'autre des parties, sur ses employés, ses invités, ses participants et ses hôtes
- Toute perte de production, perte d’intérêts, manque à gagner qui pourraient survenir dans le cadre de la convention.
- L'organisation de La Sundgauvienne
ARTICLE 6 – DIVERS
6.1. La présente convention annule tout accord, arrangement ou contrat antérieur écrit ou non écrit conclu entre les parties et se rapportant à l'objet de la présente.
6.2. Toute modification de la présente convention devra être constatée par écrit et devra faire l’objet d’un avenant.
6.3. Le fait par l'une des parties aux présentes de ne pas exiger à un moment quelconque l'exécution stricte par l'autre partie d'une disposition ou condition quelconque de la présente convention ne sera pas réputé constituer une renonciation définitive à cette disposition ou condition.
En conséquence, chacune des parties pourra à tout moment demander l'exécution stricte et intégrale par l'autre partie des dispositions et conditions de la présente convention.
6.4. En cas de nullité de l'une des dispositions de la présente convention, les parties chercheront à la substituer par une disposition équivalente valable. En tout état de cause, les autres dispositions demeureront en vigueur.
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ARTICLE 7 – CONTRAT D’ENGAGEMENT REPUBLICAIN
Conformément à la loi du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République et son décret d’application du 31 décembre 2021, à compter du 1er janvier 2022, toute association ou fondation qui sollicite l’octroi d’une subvention publique auprès d'une collectivité territoriale, qu’elle soit numéraire ou en nature, a l’obligation de s'engager, lors du dépôt de sa demande, à souscrire à un contrat d’engagement républicain et à respecter les engagements qui y figurent.
L’association SSO entrant dans le champ d’application de la loi, reconnaît ainsi avoir signé le contrat d’engagement républicain annexé à la présente convention lors de sa demande de subvention, conformément à la délibération du Conseil de Communauté du 23 mars 2022.
ARTICLE 8– LITIGES
En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher toute voie amiable de règlement, avant de le soumettre à une instance juridictionnelle.
A défaut, le litige sera porté devant le tribunal compétent, à savoir le Tribunal administratif de Strasbourg.
ARTICLE 9 – DROIT ET LANGUE
En cas de litige, le droit du territoire où se déroule l’épreuve est seul applicable.
Tous les documents, correspondances, factures ou modes d’emploi doivent être rédigés en français.
ARTICLE 10 – ANNEXE
La présente convention comporte les annexes suivantes :
1. Le règlement de la Sundgauvienne
2. Le compte rendu financier de l’évènement (formulaire Cerfa 15059*02) Les annexes font partie intégrante de la présente convention.
Fait en 2 exemplaires.
Saint-Louis, le
Pour Sundgau Sport Organisation Pour Saint-Louis Agglomération
Le Président, Le Président,
Antoine GEYER Jean-Marc DEICHTMANN
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