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Acte - 99 DE annexeDEL2022 12 655
Document publié le Mercredi 20 avril 2016 par la commune de Teste-de-Buch.
Lien du pdf (Acte - 99 DE annexeDEL2022 12 655)
Thèmes du document : Institutions publiques, Grandes et moyennes entreprises, Banque,
Renouvellement Convention COES 2023
Note explicative de synthèse
Pour mémoire, la mise en place d'une politique d'Action sociale pour les agents de la Fonction Publique Territoriale est obligatoire depuis la loi n' 2016-483 du 20 avril 2016. La Ville de la Teste de Buch souhaite donc dans ce cadre, poursuivre son partenariat avec le Comité des (Euvres Sociales de la Ville (COES).
Comme cela est prévu dans les Lignes Directrices de Gestion, définissant la politique RH et sociale pour les agents, il est demandé au Conseil Municipal d'autoriser Monsieur le Maire à renouveler la convention liant la Ville de La Teste de Buch et le Comité des ceuvres sociales (COES) des agents de la Ville de la Teste de Buch et des Eablissements publics communaux (CCAS, EPIC Office de tourisme).
Cette convention formalise leurs relations, dans I'intérêt des agents concernés, actifs ou retraités, pour une nouvelle période d'un an à compter du l"' janvier 2023.
La contribution de la Ville aux activités et aux charges du COES s'effectue sous forme de:
Participation financière, par le versement d'une subvention annuelle de 123 650 € inscrite au BP 2023 (subvention annuelle suivant le nombre d'agent actifs et retraités (542 éligibles), départs en retraite 2023 et « médailles du travail »)
Mise à disposition d'un agent de la Ville à temps plein ;
Mise à disposition de locaux;
Mise à disposition de matériel, notamment informatiques.
Pour sa part, I'association COES est tenue de transmettre à la Ville, chaque année, un bilan d'activités moral et financier, un compte de résultat, ainsi qu'un rapport contenant les prestarions versées aux agents et le nombre d'agents concernés.
Les engagements des deux partiês ayant été respectés, il est proposé de renouveler la convention
Pour une nouvelle période d'un an et de poursuivre la mise à disposition un agent de la Ville, à compter du l"' janvier 2023. DE BUCH
Entre la Ville de La Teste de Buch
et le Comité des (Euvres Sociales de La Teste de Buch
ENTRE:
La Ville de La Teste de Buch, représentée par son Maire, Monsieur Patrick DAVET, ci-après dénommé « VILLE >>, habilité par délibération de Conseil Municipal du 09 décembre 2022,
D'une part,
ET:
Le Comité des (Euvres Sociales des Agents de la Ville de La Teste de Buch et des Etablissements publics communaux, constitué sous forme d'association loi l90l, déclarée à la Préfecture de la Gironde, et dont le siège est situé à I'Hôtel de Ville de la Teste de Buch - 33260 LA TESTE DE BUCH, représenté par son Président, Monsieur Christophe BABILLOT, ci-après dénommé « COES ».
D'autre pan.
EXPOSE
La contribution de la Ville aux acrivirés et aux charges dudit COES sont fournies sous forme :
- de participation financière.
- de mise à disposition des locaux,
- de mise à disposition de matériel,
- de mise à disposition de personnel.
TITRE I - DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTENAIRES
ARTICLE 2 - PRESTA TIONS MATERI ELLES ET HUMA INES DE LA VILLE
La
bé
ville s'engage à assurer la diffusion des informations du coES parmi le personnel actif néficiaire.
LA TESTE
coNvENTtoN 2023
Le présent protocole a pour ob,et de déterminer d'un commun accord les moyens dont le Comité
des (Euvres Sociales (COES) disposera pour mener à bien la mission qui lui revient" conformément
à ses statuts et à la délibération du Conseil municipal du 09 décembre 2022.
ARTICLE I. CONTRIBUTION DE LA VILLE A cet effet, le service Courrier transmeftra tous documents dans les mêmes conditions que ceux émanant des services municipaux ; les responsables et les chefs de service étant chargés de veiller à leur diffusion la plus large et la plus complète possible auprès des agents.
o Aider le ravail informatique du COES en fournissant les prestations nécessaires;
o Faciliter la participation des adhérents du COES aux assemblées générales statutaires
ainsi qu'à l'élection des organes de direction du COES ;
o Réserver un emplacement au COES sur des panneaux d'affichage dans I'ensemble des
services;
o Transmettre par I'intermédiaire de la Direction des ressources humaines le fichier mis
à jour des agents municipaux.
o Suivant les besoins du COES, du personnel communal titulaire du BAFA pourra être
mis à disposition de I'association pour encadrer les voyages et sorties organisés pour les enfans des membres du COES; la Ville s'engage à étudier toute demande: o La mise à disposition d'équipements et de matériels se fera selon les conditions et les
règles de prêt communes définies par la Ville pour les associations testerines.
La Direction des Ressources Humaines, la Direction de I'lnnovation Numérique et des Systèmes
d'lnformation, le service Courrier et la Direction de la Communication sont les supports logistiques du COES. Les demandes de travail à accomplir sont formulées par le COES auprès du Directeur Général des Services.
De même, les demandes du COES à la Direction de la Communication pour travaux et édition doivent être formulées auprès du service concerné sous couvert du Directeur génêral des services.
Les équipements et matériels mis à disposition occasionnellement par la Ville, resrent la propriété
de la Ville. lls lui reviennent en cas de dissolution dudit COES.
L'ensemble des moyens en matière de personnel mis à disposition du COES représente un poste à
temps complet.
La mise à disposition de I'agent sera reconduite jusqu'à sa mise en retraite soit en mars 2025.
Les agents ainsi mis à disposition ne pourront exercer de fonctions électives au sein du COES.
Leur temps de travail est géré par le COES et la Direction des Ressources Humaines.
ARTICLE 5 - PERSONNELS
2
Pour sa part, le COES, avec I'aide logistique du service Courrier pour I'expédition, se charge de ces diffusions auprès des retraités.
La Ville s'engage à :
ART]CLE 3 - MISE EN GUVRE
ARTICLE 4 - EQUIPEMENTS ET MATERIELS ARTICLE 6 - LOCAUX
Le COES dispose pour sa testion et son organisation d'un bureau situé dans I'Hôtel de Ville, Esplanade Edmond Doré, équipé en postes informatiques, connexion lnternet, téléphones et photocopieur/télécopieur.
L'association devra, chaque fin d'année, participer à la préparation budgétaire selon le même
calendrier de préparation que les services municipaux notamment pour ses besoins prévisionnels en fournitures de bureau.
ARTTCLE 7 - DROlTS ET OBLIGATIONS DU COES
La liste des membres du Conseil d'Administration et des membres du Bureau est transmise à Monsieur le Maire de la Teste de Buch par le Président du Comité des (Euvres Sociales dès leur officialisation par le Conseil d'Administration.
La liste prévisionnelle des prestations accordées ainsi que les modalités d'attribution est ransmise
à la Ville.
A l'égard de la Ville, les membres du COES ne sont responsables que dans la limite du montant des fonds que le Conseil Municipal a alloué en faveur des personnels municipaux.
lls sont responsables des dettes dans leurs rapports avec les tiers dans les conditions posées par le
droit public et le droit privé.
ARTICLE 8 - TENUE DES COMPTES
Conformément à la loi n' 93- 122 du 29 janvier 1993, le COES est tenu de transmettre à la Ville, chaque année, un bilan d'activité moral et financier, un compte de rêsultat ainsi qu'un rapport
contenant les prestations versées aux atents et le nombre d'agents concernés. Ces documents devront être envoyés dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice, clos le 3l décembre de chaque année.
Le COES est soumis au contrôle d'un expert-comptable. Ce dernier est choisi par I'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration.
TITRE I! - FINANCEMENT DU COES
ARTICLE 9 - SUB VE TION DE LA VILLE
La subvention est accordée dans le respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la
bonne utilisation des fonds publics.
son attribution er son montant sont décidés, chaque année, par le conseil Municipal au moment du vote du Budget.
3 La subvention pour I'année 2023 s'élève à 104 606€ et sera versée en trois fois selon le calendrier
établi comme suit:
o I 5 mars, 25% de la somme totale
o 30 iuin, 50% de la somme totale
o I 5 novembre, 25% de la somme totale
A ce montant s'ajoute la subvention complémentaire au titre des médailles et des primes retraites qui s'élève à I9 042.59 € soit un total de 123 648,59€ arrondi à 123 650 € pour I'année 2023.
Chaque fin d'année la trésorière transmettra à la Direction des Ressources Humaines un rapport
contenant les prestatrons médailles et retraite des agents concernés.
TITRE III - CONDITIONS D'EXERCICE
Une autorisation d'absence est accordée aux administrateurs élus pour leur permettre de participer aux réunions de l'Assemblée Générale, du Conseil d'Admin istration, du Bureau, ainsi qu'aux audiences accordées par I'autorité administrative, à I'initiative de cette dernière sur simple présentation de leur convocation.
La durée de cette autorisation comprend, outre les délais de route et la durée personnelle de la
réunion, un temps égal à cette durée pour permeffre aux intéressés d'assurer la préparation et le
compte rendu des travaux.
Lors de l'élection du Conseil d'Administration, l'organisation, la régularité et la bonne tenue des
scrutins sont confiées aux membres sortants. A ce titre. ils bénéficient d'une autorisation d'absence équivalente à une journée de travail.
Les membres du Conseil d'Administration bénéficient également d'une autorisation d'absence de
cinq heures afin de leur permettre de préparer I'arbre de Noël des enfants du personnel.
De même, les agents sollicités pour participer aux différents groupes de travail bênéficient d'une autorisation d'absence signée par le chef de service.
Le Président, le Trésorier et le Secrétaire bénéficient en outre, pour les besoins de fonctionnement du COES, de décharges de services supplémentaires.
L'amplitude totale maximum de cette décharge spécifique est de deux iours par mois pour chaque agent, pris en fonction des besoins.
De plus, I'association bénéficie d'un crédit de neuf jours d'autorisations d'absence par mois attribués par le Président selon les besoins de I'association.
Ces décharges, à I'intérieur du même mois, peuvent être cumulées. Elles peuvent être reportées sur un autre mois, ou sur un tiers autorisé. Elles seront portées sur le planning de gestion du temps de travail, et transmises à la Direction des ressources humaines.
4
ARTICLE IO - DISPOSITION DE TEMPS - DECHARGES DE SERVICES Les absences, au citre de l'article 10, font I'ob1et d'une demande préalable d'autorisation adressée
au chef de service par le Président du COES. Les élus du COES recevront dans le même temps une convocation signée par le Président de I'association, qu'ils remettront à leur chef de service.
L'autorisation est accordée suivant les nécessités de service. Un refus d'autorisation doit être expressément formulé dans les meilleurs délais.
ARTICLE I2 - FORMATION DES ELUS DU COES
Les deux parries conviennent de favoriser la promotion des agents et notamment la participation
aux formations, dans le cadre du plan pluriannuel de formation des personnels municipaux, à la demande des élus du COES et correspondant à son objet social sur la base d'une autorisation d'absence d'une durée maximale de cinq iours par an et par personne retenue, et de prise en charge des frais.
Les formations supérieures à cinq jours seront étudiées attentivement lors de l'élaboration du
plan. La demande devra être déposée à la Direction des ressources humaines. Les conditions et
délais à respecter sont les mêmes que pour les stages du CNFPT.
ARTICLE I3 - FRAIS DE DEPLACEMENTS
Conformément aux dispositions des statuts du COES, des frais de mission pourront être attribués aux membres du conseil d'administration suivant les mêmes dispositions que celles régissant, par analogie, les agents de la Ville de la Teste de Buch.
La présente convention est établie pour une durée d'un an à compter de la date de signature.
Fait à La Teste de Buch, le
Le Maire de la Teste de Buch Le Président du Comité
des (Euvres Sociales
Patrick DAVET Christophe BABILLOT
5
ARTICLE II - MODALITES D'UTtLISATION
ARTICLE I4 - DUREE