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Conseil Municipal - Annexe Convention de Service Commun D’Instruction ADS ar Pref
Document publié le Mercredi 8 avril 2015 par la commune de Treillières.
Lien du pdf (Conseil Municipal - Annexe Convention de Service Commun D’Instruction ADS ar Pref)
Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Industrie,
1
Logo Commune de
.................
Instruction des demandes d'autorisation
et actes relatifs à l'occupation et à l'utilisation du sol
Convention de Service Commun d’Instruction
entre la Communauté de Communes Erdre et Gesvres et la Commune de .................
TEXTES LEGISLATIFS
Vu le code général des collectivités territoriales, et notamment son article L. 5211-4-2 ; Vu le Code de l’Urbanisme, et notamment l’article L422-1 définissant le maire comme l’autorité compétente pour délivrer les actes ;
Vu les articles R423-14 et R423-15 autorisant la commune à confier par convention l’instruction de tout ou partie des dossiers à une liste fermée de prestataires ;
Vu l’article R423-48 précisant les modalités d’échanges électroniques entre Service commun d’instruction, les pétitionnaires et l’autorité de délivrance.
PREAMBULE
Par délibération du Conseil Communautaire en date du 8 avril 2015 il a été décidé la création d'un service commun d'instruction des demandes d’autorisations et actes relatifs à l'occupation et à l'utilisation du sol dont l’objectif est de limiter les effets de pression extérieure pour permettre une instruction objective des demandes. La création d'un pôle professionnel mutualisé permet également de garantir la fiabilité des décisions proposées aux élus avec une maîtrise de la gestion des délais, mais aussi l'égalité de traitement des administrés du territoire. Le Service d’Instruction permet, d'une part, la mutualisation des compétences ouvrant la voie à une expertise juridique et urbaine solide, et d'autre part, de mutualiser les coûts de fonctionnement.
Conformément à l'article R. 423-15 b) du code de l'urbanisme, la Commune de ...................... a confié l'instruction d’une partie des autorisations et actes relatifs à l'occupation du sol à la Communauté de Communes Erdre et Gesvres (CCEG) par convention en date du …………………...
Au regard de l’évolution du service et de ses missions il y a lieu de conclure une nouvelle convention en accord avec le service attendu et rendu et en tenant compte de l’évolution de la réglementation en vigueur, et notamment la dématérialisation de l’instruction des actes d’urbanisme à compter du 1er janvier 2022. La présente convention de prestation de service a pour objet de fixer les nouvelles modalités organisationnelles, administratives, juridiques, techniques et financières de ce service. Cette convention a pour effet implicite de mettre fin à la précédente convention.
Il est dès à présent précisé qu’il n’y a pas transfert de compétence, le Maire reste seul compétent pour délivrer ou refuser de délivrer les autorisations et actes relatifs à l'occupation des sols. L'instruction des autorisations et actes précités est effectuée par le service d'instruction sous l'autorité fonctionnelle du Maire concerné. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 2
Elle est établie entre :
La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres portant le service d'instruction des autorisations et actes relatifs à l'occupation du droit des sols, représentée par son Président, Monsieur Yvon LERAT, dûment habilité par la délibération du Conseil Communautaire susvisée,
et :
La Commune de … , pour le compte de laquelle le Maire délivre ou refuse les autorisations et actes relatifs à l'occupation et à l'utilisation des sols, représentée par son Maire, Madame/Monsieur … , agissant en vertu de la délibération prise par son Conseil Municipal en date du … ,
Il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les modalités d'instruction des demandes d'autorisations et actes relatifs à l'occupation et à l'utilisation du sol, confiée par le Maire au service d'instruction de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres en application de l'article R. 423-15-b) du code de l'urbanisme, qui tout à la fois :
➢ Respectent les responsabilités de chacun ;
➢ Assurent la protection des intérêts communaux ;
➢ Garantissent le respect des droits des administrés.
ARTICLE 2 – CHAMP D'APPLICATION
Le traitement des actes d’urbanisme :
La présente convention s'applique à toutes les demandes et déclarations déposées durant leur période de validité sur le territoire de la Commune et relevant de sa compétence.
Elle porte sur l'ensemble de la procédure d'instruction des autorisations et actes dont il s'agit, à compter du dépôt de la demande auprès de la Commune jusqu'à la notification de la décision prise par le maire.
La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres et la Commune instruisent, chacune en ce qui les concerne, les autorisations et actes relatifs à l'occupation du sol, relevant de la compétence communale selon le tableau ci-après :
Autorisations d'urbanisme Instruites par la
Commune
Instruites par
La CCEG
Certificats d'urbanisme de l'article L 410-1a du Code de
l'Urbanisme (CU d’information)
X
Certificats d'urbanisme de l'article L 410-1b du Code de
l'Urbanisme (CU opérationnel)
X
Permis de démolir X
Permis d'aménager X
Permis de construire X
Déclarations préalables divisions foncières X Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 3
Autorisations d'urbanisme Instruites par la
Commune
Instruites par
La CCEG
Déclarations préalables travaux autres que celles instruites par la
commune, définies ci-dessous
X
Déclarations préalables travaux ne générant pas de taxes
d'aménagement :
- modification ou création d’ouvertures,
- préau sans création de place de stationnement, pergolas,
- aménagement d’espace intérieurs (combles, garage...),
- changement de destination,
- clôtures,
- installation de panneaux photovoltaïques
- affouillement / exhaussement
- …
X
Les dossiers instruits par le Service commun d’instruction comprennent également, pour chaque type d’autorisation : - les modificatifs,
- les transferts,
- les prorogations de délais,
- les retraits et le cas échéant les procédures contradictoires,
- les annulations.
Le conseil et l’assistance du Service commun d’instruction
La commune pourra solliciter le Service commun d’instruction pour un accompagnement personnalisé sur des dossiers à enjeux.
Le Service commun d’instruction pourra proposer des actions de formation à destination des agents d’urbanisme de la commune et former les nouveaux utilisateurs à l’usage du logiciel métier.
Ce principe d’accompagnement n’est envisageable que si les actions prioritaires du services instructeurs sont tenues dans l’ordre suivant, établi en fonction de la charge du service et de son effectif :
1 - Instruire dans le respect des délais.
2 - Accompagner et conseiller la commune sur des projets spécifiques et à enjeu. 3 - Former les nouveaux agents de la commune sur le logiciel et les outils métier.
Si le Service commun d’instruction ne peut plus réaliser un de ces points, une adaptation est proposée par la responsable de service à la commune, en priorisant toujours le respect des délais sur les principes d’accompagnement.
ARTICLE 3 – RELATIONS ENTRE LA COMMUNE ET LE SERVICE COMMUN D’INSTRUCTION DE LA CCEG
Le présent article a pour objet de rappeler les principes qui gouvernent les relations entre la Commune et le Service commun d’instruction, afin de mener à bien l'instruction des différents actes ou décisions objet de la présente convention.
Le détail de la procédure est développé à l'annexe 2 de la présente convention.
Chacune des deux Parties s'engage à respecter précisément les modalités et délais mentionnés en annexe 2 afin de garantir une instruction dans le respect des délais règlementaires.
La Commune et le Service commun d’instruction de la CCEG s'engagent l'un envers l'autre à communiquer tout élément ou difficulté ayant, même de manière indirecte, une incidence sur l'instruction ou sur le sens de la décision à intervenir. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
Date de télétransmission : 14/02/2024
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La Commune n'aura pas un interlocuteur dédié spécifiquement à la gestion de ses dossiers. Chaque agent instructeur pourra être l'interlocuteur de la Commune pour les actes ou autorisations qu'il aura à instruire.
La commune s’engage à avoir un agent référent et un agent binôme identifié et formé pour assurer le relais en cas d’absence de l’agent référent.
Le Groupe métier ADS :
Afin d’échanger sur l’actualité réglementaire ou les méthodes de travail, il est mis en place un groupe métier ADS, instance technique regroupant à minima un technicien en charge des dossiers ADS de chaque commune. La commune s'engage à lui permettre d'assister aux temps organisés (2 à 3 fois par an environ) pour sa formation et l'appropriation des évolutions techniques et règlementaires. Un accès à un site internet dédié, alimenté par le Service commun d’instruction, et compilant l’ensemble des éléments évoqués en réunion, est proposé à l’agent en charge de l’urbanisme de la commune. L’accès est délivré à partir d’un identifiant et un mot de passe qui doit rester personnel à l’agent.
ARTICLE 4 – SITUATION DES AGENTS DU SERVICE COMMUN D’INSTRUCTION
Le Service commun d’instruction recrute et gère les personnels nécessaires à l'instruction des actes et autorisations visés par la présente convention.
Le Service commun d’instruction est composé à ce jour de la manière suivante : - un agent responsable de service (1 ETP)
- un agent instructeur, adjoint du responsable de service (1ETP)
- un agent en charge de l'assistance administrative (1 ETP)
- six agents instructeurs (6 ETP)
- un renfort sur la période estivale (si nécessité et durée variant selon besoin sur la période)
En cas d’augmentation significative du nombre d’actes à instruire, ne pouvant être raisonnablement intégrée dans la charge de travail du service, un ou des renforts ponctuels pourront être recrutés après accord du Comité de Suivi.
S’il était constaté une augmentation de charge ou s’il était décidé par l’instance de gouvernance de modifier le champ des missions avec comme impact une augmentation des besoins en ressources humaines, et si cela devait s’inscrire dans la durée, cette évolution devra alors être soumises à l’avis de l’instance de gouvernance. La convention serait alors modifiée par avenant pour intégrer un ajustement pérenne de la structuration du service.
Il est rappelé au titre du présent article que les agents du Service commun d’instruction reçoivent du Maire les informations nécessaires à l'instruction des autorisations ou actes objets de la présente convention.
Ni le service, ni les agents de celui-ci ne sont placés dans une situation de mise à disposition.
Par conséquent, seul le Président de la CCEG exerce l'autorité hiérarchique sur les agents du service, dont la Communauté de Communes assure le recrutement. Il dispose seul à leur égard de l'ensemble des pouvoirs liés à leur situation administrative en tant que chef des services intercommunaux.
Les agents restent rémunérés exclusivement par la Communauté de Communes d'Erdre et Gesvres, collectivité employeur.
Les agents du Service commun d’instruction sont tenus d'exécuter les instructions données par le Maire, sans préjudice de l'application des dispositions de l'article 28 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. En cas de difficultés, le responsable du Service commun d’instruction organisera une médiation entre l'agent et le Maire, la décision finale appartenant en tout état de cause au Maire qui engage dans ce cas sa propre responsabilité et celle de sa Commune. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
Date de télétransmission : 14/02/2024
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ARTICLE 5 – DISPOSITIONS FINANCIERES
La Commune versera annuellement une contribution correspondant aux charges liées au fonctionnement du service mis à disposition et supportées par la Communauté de Communes Erdre et Gesvres.
Elle sera calculée dans les conditions prévues par l'annexe financière (annexe1) jointe à la présente convention.
Cette contribution s’établira sur la base du coût total de fonctionnement du service intégrant notamment les charges de fonctionnement et d’investissement du service, déduits d’éventuelles recettes (subvention, …), des charges induites par le service pour la CCEG (Assistance SIG, gestion ressources humaines, maintenance informatique, accompagnement juridique, …)
- le coût est réparti entre les communes selon le nombre d’équivalents Permis de Construire instruit sur l’année tel que défini dans l’annexe financière ;
Le remboursement s’effectuera tous les ans en début d’année N+1 sur présentation d’un décompte précisant le nombre d’actes d’urbanisme instruits par le Service commun d’instruction dans l’année et le coût qui en résulte pour la Commune. Il sera procédé à un arrêt des comptes et du nombre d’actes au 31 décembre pour l’année N.
La comptabilisation d’amortissement des immobilisations sera réalisée à chaque exercice comptable.
Compte-tenu des coûts de fonctionnement du Service commun d’instruction de la Communauté de Communes, calculés au regard des volumes d'autorisations et actes instruits pour la Commune, cette dernière s'engage, afin de préserver l'équilibre financier de ce service, à transmettre au service d'instruction toutes les demandes d'autorisations et d'actes relevant de sa compétence tel que listées ci-dessus.
ARTICLE 6 – OUTILS INFORMATIQUES
A – L’outil métier pour l’instruction des autorisations d’urbanisme
Pour une efficacité de fonctionnement et une uniformisation des outils et des pratiques, il est demandé aux Communes instruites par le Service commun d’instruction d’Erdre et Gesvres, de disposer d’outils informatiques compatibles avec le système déjà mis en place.
A ce jour, le progiciel métier utilisé par le Service commun d’instruction de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres est « Droits de Cités » édité par OPERIS.
L’installation des postes comprenant le logiciel métier et l’accès sécurisé sera fait par le service commun informatique ou l’informaticien de la Commune.
Pour des questions de sécurité des systèmes d'information et de communication (mais également afin d'assurer la compatibilité entre les systèmes) l’outil métier doit impérativement être déployé sur des postes équipés d'un système d'exploitation de type Microsoft Windows 10 dans sa build 22H2 minimum et le poste utilisateur doit disposer de Word et Excel 2016 minimum (ou version supérieure des logiciels Office), ou Office 365 (recommandé).
L’accès au réseau Internet se fera à partir d’un équipement réseau (modem adsl, ou autre) disposant d’une adresse IP fixe délivrée par l’opérateur.
La Commune disposera d’une connexion à Internet lui assurant un débit suffisant pour accéder à l’application hébergée, environ 200kb/s non partagé par poste connecté.
Accusé de réception en préfecture
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En cas de dysfonctionnement lié au poste informatique de l’agent ou à l’accès réseau et Internet de la Collectivité, la commune fera directement appel à son prestataire de maintenance informatique ou à l’opérateur de son accès Internet pour résoudre ces dysfonctionnements.
Le service ADS assure pour partie l’administration et le paramétrage local du logiciel et peut dans ce cadre accompagner la Commune sur l’utilisation du logiciel et des modèles mis à disposition et faire l’interface avec l’éditeur .
B – L’outil SIG et à son interface avec le logiciel métier
L’outil cartographique nécessaire à l’instruction des actes d’urbanisme est réalisé par deux applications liées, une fournie par GEOMAP-IMAGIS pour le SIG (ArcOpole Pro), l’autre, un pont de niveau 2 entre cette application SIG et Droits de Cités (DDC), développé par OPERIS (fournisseur de DDC).
Ces outils permettent :
• D’accéder aux données du SIG depuis le dossier informatique du demandeur dans DDC pour vérifier les données règlementaires cartographiques.
• D’analyser des données facilitant le travail des instructeurs : relevés de propriété, taille des parcelles, pourcentage des surfaces par zones, …
• D’informer directement les habitants sur une demande individuelle à partir d’une parcelle cadastrale : règlement, prescriptions et servitudes liées, dossiers déposés, …
• De délimiter l’emprise foncière du projet afin de relier toutes les autorisations d’urbanisme demandées aux parcelles, indépendamment des références cadastrales.
• De réaliser des analyses cartographiques nécessaires aux réflexions d’urbanisme (ex : localisation des Permis pour le PLUi) statistiques et cartographiques renforcées.
L’accès à l’outil cartographique se fera par un lien internet fourni par le service SIG de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres. La mise à jour des outils sera faite par le service SIG de la communauté de communes.
C – Système d’Information / réseau de communication
L'interconnexion des réseaux étant rendue nécessaire pour la bonne réalisation de la prestation, chacune des parties s'engage à maintenir son système d'information et de communication à un niveau de sécurité qui s'inspire des recommandations de l'Agence Nationale pour la Sécurité des Systèmes d'Information régulièrement mises à jour. En particulier, il est exigé que chaque commune applique l’ensemble des patchs de sécurité des Editeurs de logiciels, notamment Microsoft, VmWare, Antivirus, Antispam, etc. - sur les composants matériels comme les serveurs, les commutateurs, les firewall, etc. - sans attendre et au fur et à mesure de la publication des patchs de sécurité par leur fabricant. Le système d’information de chaque commune devra être parfaitement sécurisé et à jour, ce qui signifie que les serveurs et les postes de travail sont sécurisés par des antivirus, firewall, antispam, etc. à jour. Tout logiciel obsolète, c’est- à-dire non maintenu par son éditeur, devra être remplacé sans attendre (à l’image de Windows 7 qui n’est plus maintenu depuis janvier 2020, Windows 10 qui ne sera plus maintenu à compter du 14/10/2025).
L’accès aux logiciels, à partir du poste utilisateur, se fera exclusivement en utilisant une liaison réseau sécurisée de type SSL.
L’accès au réseau Internet se fera à partir d’un équipement réseau (modem ADSL, ou autre) disposant d’une adresse IP fixe délivrée par l’opérateur.
Chacune des Parties s'engage à informer l'autre sans délai de tout incident informatique mettant en cause la sécurité de son système d’information (impactant confidentialité, intégrité ou disponibilité), dans la mesure où des données corrompues au niveau d’une commune pourraient également corrompre des données concernant d’autres communes. Dans la mesure où il n’est pas exclu qu’un incident frappant un système d’information se répercute sur un autre système d’information qui lui est lié, même si l’incident ne concerne pas directement le logiciel Droit De Cités, il est nécessaire que la CCEG soit prévenue sans délai de toute attaque qu’une commune pourrait subir sur son Système informatique, la CCEG procédant de même à l’égard de la commune en ce qui concerne les incidents concernant les systèmes qu’elle met en Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 7
œuvre. Il est entendu que dans le cas d’une attaque subie par un système informatique géré par le service de la CCEG, les communes utilisant la même solution SIG + Droit De Cités que la CCEG seront informées. Dans de telles circonstances, la Commune et la CCEG s’engagent réciproquement à la communication au(x) Délégué(s) à la Protection des Données des parties concernées des informations nécessaires à toute démarche éventuelle de notification CNIL conformément aux articles 2.5 et 3. de l’annexe « protection des données personnelles ».
Chacune des Parties est également appelée à respecter les règles de bonnes pratiques applicables notamment aux changements de mot de passe, à la mise à jour des antivirus et des correctifs de sécurité pour le système d'exploitation et les logiciels installés sur les postes de travail (Java, Navigatis, …)
Le déploiement des outils informatiques sur les postes utilisateurs en cas de changement de poste informatique est à la charge de la collectivité à qui appartient le poste de travail, sur la base d’une procédure fournie par la CCEG.
D – Responsabilité – Risques
• La responsabilité de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ne saurait être engagée dans les cas suivants : o La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres n’assume aucune responsabilité et n’exerce aucun contrôle, de quelque forme que ce soit, sur le contenu, la nature ou les caractéristiques des données transportées et/ou qui pourraient transiter par l’intermédiaire de sa plate-forme ainsi qu’en cas d’utilisation des services non conforme à la présente convention ;
o La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres n’assume aucune responsabilité en ce qui concerne le contenu et la nature des informations, signes, images, graphismes, sons ou toutes autres données que la Collectivité transmet ;
o La responsabilité de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ne saurait être engagée dans le cas de l'intrusion d'un tiers dans le système informatique de la Commune ;
o La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ne peut être en aucun cas responsable de la fiabilité de transmission des données, des temps d’accès, des éventuelles restrictions d’accès sur des réseaux et/ou serveurs spécifiques de la Commune connectés au réseau Internet.
o La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ne se substitue pas, dans l’utilisation des services, à la responsabilité juridique du signataire de la convention
• La Collectivité doit utiliser les services dans le respect des lois et règlements. En conséquence il est strictement interdit à la Commune d'utiliser les services mis à sa disposition pour stocker ou transmettre, quelle que soit leur forme, des fichiers dont le contenu serait en infraction avec la loi et les règlements applicables.
Dans le cas où la responsabilité de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres serait retenue pour faute prouvée, il est expressément convenu qu’elle ne serait tenue à réparation que du préjudice direct et immédiat de l’événement ayant engendré le préjudice. Sont ainsi exclus de toute demande de réparation, les préjudices indirects subis par la Commune, tels que notamment les préjudices financiers, commerciaux, pertes de bénéfice ou pertes d’images.
E – Propriété intellectuelle
• La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres concède à la Commune un droit d'usage non exclusif, non transférable ni cessible sur les services objets de la présente convention.
• La Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres et la Commune s’engagent à ne pas porter atteinte directement, indirectement ou par l’intermédiaire de tiers auxquels ils seraient associés, aux droits de propriété en cause. • Tous les fichiers et données de la Commune transmis à la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres dans le cadre de l'utilisation des services restent la pleine propriété de la Commune.
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ARTICLE 7 – CONFIDENTIALITE DES DONNEES
Tous les documents et informations qui sont confiés ou diffusés au Service commun d’instruction ou qui sont produits dans le cadre de l'exécution de la prestation de service sont confidentiels. Ils ne peuvent être communiqués à d'autres personnes sans l'autorisation préalable de la Commune (Cf. annexe 3 sur la protection des données personnelles).
Par ailleurs, le Service commun d’instruction se reconnaît tenu au secret professionnel et à l'obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits et informations dont il pourrait avoir connaissance au cours de l'exécution de la présente convention.
Il s'interdit notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l'accord préalable de la Commune, sous réserve des dispositions de l'article 40 du code de procédure pénale et de la loi du 17 juillet 1978 relative à la communication des actes administratifs.
ARTICLE 8 – SUIVI DE L’EXECUTION DE LA CONVENTION
Il est institué un comité de suivi dont les attributions sont les suivantes :
- discussion et validation du bilan annuel de la mise en œuvre de la présente convention, - examen des conditions financières de la présente convention,
- être force de proposition pour améliorer le fonctionnement du Service commun d’instruction dans ses relations avec les Communes.
Ce Comité sera présidé par le Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ou son représentant - le Vice- Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres en charge de l’aménagement ou le Vice-Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres en charge de la mutualisation, chacun membre de ce Comité de suivi.
La représentation de chaque Commune au sein du comité de suivi sera assurée par un représentant élu désigné par la Commune, celui-ci pourra être représenté ou assisté par un technicien de son choix.
Le Comité de suivi se réunira au moins une fois par an, Il formulera des propositions et émettra des avis ou recommandations.
Il est institué un comité restreint chargé d’assurer un rôle de médiation.
Ce comité restreint sera composé du Président de la Communauté de Communes Erdre et Gesvres ou de son représentant, du Vice-Président de la Communauté de Communes Erdre et Gesvres en charge de la mutualisation des moyens et de l’organisation des ressources, du Vice-Président de la Communauté de Communes Erdre et Gesvres en charge de la gestion de l’espace, de l’urbanisme et de l’habitat, ainsi que du Maire (ou son représentant) de la Commune concernée par le dossier soumis à médiation.
Cette instance se réunira en tant que de besoin sur demande du Président de la Communauté de Communes Erdre et Gesvres.
Pourront être constitués des groupes de travail restreints composés à minima d’un membre d’une commune située sur chaque EPCI pour traiter des sujets spécifiques sur lesquels le Comité de suivi voudra engager une réflexion spécifique.
ARTICLE 9 – DELEGATION DE SIGNATURE
Pour l’application de la présente convention, le Maire délègue sa signature dans le cadre de l’article L.423-1, alinéa 3 du Code de l’Urbanisme, au responsable du Service de la Communauté de Communes chargé de l’instruction.
Accusé de réception en préfecture
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La délégation de signature concerne exclusivement les actes d’instruction simples dont notamment les courriers de consultations pour l’ensemble des demandes instruites par le service et les courriers d’incomplets pour les dossiers transmis par le demandeur sur le téléservice : Guichet Numérique des Autorisation d’Urbanisme (GNAU).
La délégation de signature concerne exclusivement les courriers transmis durant l’instruction : - Les courriers de consultations pour l’ensemble des demandes instruites par le service. - Les courriers qui sollicitent au demandeur des pièces complémentaires, uniquement pour les dossiers déposés directement par le pétitionnaire sur le Guichet Numérique des Autorisation d’Urbanisme (GNAU).
ARTICLE 10 - CONTENTIEUX ADMINISTRATIF ET INFRACTIONS PENALES
Le Service commun d’instruction communiquera toute pièce et information technique nécessaire à la Commune pour assurer sa défense en cas de recours.
A – Contentieux administratif
A la demande de la Commune, le Service commun d’instruction apporte, dans la limite de ses compétences, son concours pour l'instruction des recours gracieux intentés par tout requérant et qui portent sur les autorisations incluses dans le cadre de la présente convention à l'article 2.
Toutefois, la Communauté de Communes n'est pas tenue à ce concours lorsque la décision contestée est différente de la proposition faite par le Service commun d’instruction de la CCEG.
En cas de recours contentieux, la Commune fera son affaire de la sollicitation d'un avocat dont les frais resteront à sa charge. Le Service commun d’instruction de la CCEG apportera tout élément pertinent pour assurer la défense de la décision, sauf dans le cas où la proposition de décision n'aura pas été suivie.
B – Infractions pénales
Après la décision, le Maire ou les agents de la Commune, commissionnés à cet effet ou assermentés, assureront le contrôle du chantier en cas d’anomalie signalée par le Maire ou par un tiers.
A la demande du Maire, le Service commun d’instruction porte assistance administrative à la Commune dans les phases de la procédure pénale visée aux articles du code de l'urbanisme applicables, notamment pour le constat des infractions à la réglementation des autorisations dont l'instruction lui a été confiée.
ARTICLE 11 – ARCHIVAGES – STATISTIQUES - TAXES
La Commune est légalement responsable de la conservation de ses dossiers papiers, et de l’archivage numérique, durant la durée d’utilité administrative définie par le ministère de la Culture. Ces documents doivent rester accessibles. Un exemplaire de chacun des dossiers se rapportant aux autorisations et actes relatifs à l'application du droit du sol, instruit dans le cadre de la présente convention, est archivé depuis le 1er janvier 2023 sur le serveur de Droits de Cités, hébergé chez l’éditeur OPERIS.
Le Service commun d’instruction assure la fourniture des renseignements d’ordre statistiques demandés par la Commune sur la base de requêtes types. Il assure également la fourniture mensuelle des données statistiques SITADEL aux services de l’Etat.
Depuis le transfert de la fiscalité de l’urbanisme à la Direction Générale des Finances Publique, le service instructeur transmet uniquement les dossiers des transferts et modificatifs des autorisations délivrées avant le 1er septembre 2022, et Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
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ce dans un délai d’un mois suivant la décision, à la Direction Départementale des Territoires et de la Mer afin qu’elle calcule la taxe d’aménagement.
ARTICLE 12 - RESPONSABILITES ET ASSURANCES
A – Responsabilités
Dans le cadre de la présente prestation de service, les agents du Service commun d’instruction de la Communauté de Communes d'Erdre et Gesvres agissent sous l'autorité du maire lorsqu'ils instruisent un acte ou une autorisation pour le compte de la Commune partie à la présente convention.
De ce fait la responsabilité de la Commune vis à vis des demandeurs ou des tiers reste pleine et entière.
La Communauté de Communes est responsable vis-à-vis de la Commune du non-respect des obligations qui lui incombe au titre de la présente convention.
La Commune et son assureur s’engagent à ne pas appeler en garantie la Communauté de Communes et à ne pas engager d’action récursoire pour tout litige sauf en cas d’inexécution par la Communauté de Communes des obligations prévues par la présente convention.
En tout état de cause la responsabilité de la Communauté de Communes ne pourra être recherchée lorsque la décision proposée par le Service commun d’instruction ne sera pas en tout ou partie suivie par le maire.
B) Assurances
La Commune devra être assurée en responsabilité au titre de sa compétence en matière d’instruction et de délivrance des actes et autorisations d’occupation des sols.
Il lui appartient de vérifier si elle dispose déjà d’une police d’assurance spécifique en la matière ou, à défaut, d’en souscrire une.
Les agents continueront à être assurés par la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres à l’exception de l’assurance de responsabilité découlant de l’exercice de leurs missions spécifiques exercées pour la Commune, comme stipulé au paragraphe précédent.
ARTICLE 13 - MODALITES DE PRISE D’EFFET – DUREE
La précédente convention prend fin à la signature de la présente convention.
La présente convention produira ses effets à compter de la plus tardive des signatures par les exécutifs respectifs. Elle est conclue pour une durée de six ans et reconductible tacitement pour une durée identique à défaut d’une dénonciation intervenant dans les délais et formes prévus à l’article 15 ci-dessous.
Les modalités de prise d’effet sont les suivantes :
Le Service commun d’instruction instruit les autorisations et actes relatifs à l’occupation et à l’utilisation des sols délivrés au nom de la Commune et ce, pour toute demande déposée à compter de la date de prise d’effet mentionnée ci-dessus
ARTICLE 14- MODIFICATION
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 11
Toute modification de la convention de service commun devra faire l’objet d’un avenant écrit, conclu entre les Parties à la convention, et devant faire l’objet de délibérations de leurs organes délibérants respectifs. Toute modifications est au préalable validé par le Comité de Suivi.
ARTICLE 15 – RESILIATION
La présente convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des Parties, par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception sous réserve d’un accord contractuel entre les parties qui entérinera toutes les modalités et conséquences de la résiliation dans le cadre d’un avenant à la présente convention.
Outre les éléments définis dans l’avenant actant cet accord contractuel, les conditions ci-après devront être respectées :
- Dans un souci d’équilibre du modèle financier et de l’organisation mise en place, ce retrait ne peut intervenir qu’au moins 1 an après la signature de l’avenant actant cet accord contractuel.
- La décision de retrait implique que le service commun ADS n’assure plus aucune mission d’assistance une fois le retrait effectif. De même la commune doit prendre en charge et assurer la gestion, la maintenance et le financement de ses propres outils métiers : matériel, logiciel métier de dématérialisation des actes, de consultation, …
- L’avenant précisera le cas échéant les autres conditions du retrait et notamment la réaffectation d’effectif sans qu’il en résulte un surnombre par rapport aux effectifs de l’année précédant la résiliation ou encore le transfert de contrats éventuellement conclus par la Communauté de Communes pour des services mis en œuvre au bénéfice de la commune.
ARTICLE 16 – PIECES CONTRACTUELLES
La convention se compose du présent document, incluant également 3 annexes.
ARTICLE 17 – LITIGES
En cas de litiges intervenant dans le cadre de l’exécution de la présente convention les Parties conviennent que préalablement à la saisine du tribunal administratif, elles se rencontreront pour trouver une solution amiable au différend qui les oppose, à l'occasion d'une réunion provoquée par la plus diligente des deux Parties.
Une médiation peut être mise en place par un comité restreint composé du Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres ou de son représentant, du Vice-Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres en charge de la mutualisation des moyens et de l’organisation des ressources, du Vice-Président de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres en charge de la l’urbanisme, ainsi que du Maire de la Commune concernée par le dossier soumis à médiation.
Fait à,
Le
Le Maire de
Fait à,
Le
Le Président de la Communauté
de Communes d’Erdre et Gesvres
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 12
ANNEXE 1
DISPOSITIONS FINANCIERES
Le coût du Service commun d’instruction est défini comme suit :
I – Définition des équivalent PC servant à la répartition des coûts par commune et mode de calcul
Les types d’actes à traiter ne présentent pas le même niveau de complexité et Le même temps d’instruction, chaque type d’acte est pondéré par rapport à un acte de référence de valeur 1 dénommé « équivalent Permis de Construire ».
Les coefficients de pondération appliqués sont les suivants :
Type d’acte Coefficients
Permis d’Aménager (PA) :
- Jusqu’à 19 lots
- De 20 à 49 lots
- A partir de 50 lots
1.2
2
2.5
Permis d’Aménager modificatif 1 Permis de Construire Maisons individuelles (PCMI) - délai
d’instruction 2mois 1 Modificatif de Permis de Construire Maison Individuelle 0.2 Permis de Construire autre que maison individuelle (PC) - délai
d’instruction 3 mois 1 Modificatif de Permis de Construire autre que maison individuelle 1 Déclaration Préalable 0.7 Permis de Démolir 0.2 Certificat d’urbanisme de type b 0.4
Le mode de calcul de la prestation :
Le coût de revient pour un permis de construire (acte de référence dénommé « Equivalent permis ») est calculé en fonction du coût de fonctionnement annuel. Il est corrigé du coefficient de pondération par acte pour obtenir le coût de revient des autres types d’acte.
Cout du service
Equivalents PC annuel
Cet « équivalent PC » permet de définir la répartition des coûts totaux entre les communes Cout pour la commune = Equivalent PC X coefficient de pondération par type d’actes X nombre d’actes de la commune
Chaque année le montant de la contribution de la Commune aux charges de fonctionnement, sera déterminé sur la base du coût réel constaté du 1er janvier au 31 décembre de l’année N-1 et du nombre d’actes instruits sur cette temporalité.
Le Fonds de Compensation de la Taxe à la Valeur Ajoutée (FCTVA), calculé sur le mandat TTC multiplié par le taux du FCTVA en vigueur l’année de l’investissement, sera reversé à la commune au prorata du montant facturé.
II – Le coût de fonctionnement du service
Le coût de fonctionnement du service est défini comme suit : Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 13
1. La masse salariale
La masse salariale du Service commune d’instruction est calculée par application du coût réel chargé supporté par la Communauté de Communes. Elle englobe l'ensemble des charges versées au titre des salaires pour les agents du service (permanents, renforts, …).
2. Les frais de fonctionnement :
➢ Le coût de l’intervention des services supports est calculé comme suit :
- 1/4 du temps de travail de la responsable du service SIG (administration du logiciel SIG et mises à jour cadastrales et PLU(i) pour les besoins de l’équipe ADS).
- Pour le Service Ressources Humaines, il est procédé à un prorata sur les agents du service présents au 31 décembre de l’année facturée sur l’effectif total de la CCEG.
- Pour le Service Juridique, il est estimé que 10 heures du temps du juriste peuvent être, annuellement, mobilisées sur du conseil juridique.
- Pour le Service Informatique, il est procédé à un prorata du service informatique dédié à la CCEG, au prorata de l’effectif du service ADS sur l’effectif global de la CCEG.
➢ Les outils informatiques :
- Hébergement et maintenance du logiciel métier.
- Hébergement et maintenance des outils de dématérialisation de la chaine d’instruction : le téléservice, les modules d’instruction, de consultation des services extérieurs et la connexion à la plateforme nationale PLAT’AU. - Achat et maintenance des licences du logiciel métier, correspondantes au besoin du service instructeur et du service urbanisme en commune et réparties au prorata des équivalents Permis.
➢ Les charges récurrentes d’exploitation des locaux (loyer, entretien, nettoyage, fluides, gardiennage, maintenance incendie) ont été évaluées sur la base du coût réel des frais générés par l’usage du bâtiment de la Direction de l’Aménagement et au prorata de la surface utilisée par l’équipe ADS.
➢ Les frais variables dont l’évolution est directement conditionnée par le volume à traiter (affranchissement, papier, téléphone, consommables imprimantes...) sont également pris en compte.
➢ L’amortissement des immobilisations (logiciels, matériel de bureau et informatique est calculé selon la durée définie pour chaque type de bien :
• Logiciel 2 ans
• Matériel informatique 3 ans
• Mobilier 10 ans
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 14/02/2024 14
ANNEXE 2 : PROCEDURE D’INSTRUCTION
REPARTITION DES ROLES ENTRE LA COMMUNE ET LE SERVICE COMMUN D’INSTRUCTION
AU STADE DU DEPOT DE LA DEMANDE
La demande peut être déposée soit en version papier à la mairie soit en version dématérialisée via le téléservice (Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme – GNAU).
La commune assure les missions suivantes :
Accueillir le public et assurer le premier niveau d'information des demandeurs.
Pour les dossiers dématérialisés :
✓ Réceptionner quotidiennement dans le logiciel métier les dossiers numériques transmis via le téléservice GNAU.
✓ Dater et affecter un numéro d'enregistrement à chaque dossier et délivrer au demandeur, via le téléservice, l’accusé réception électronique (transmission de tous les mails automatisés proposés par le logiciel).
✓ Vérifier les données portées par le demandeur, notamment les références cadastrales, la nature des travaux et la surface de plancher créée.
Pour les dossiers « papier » :
✓ Vérifier que la demande du pétitionnaire est déposée selon la procédure adéquate : dans la négative, le Maire invitera le pétitionnaire à déposer une nouvelle demande conforme à la procédure et ne réceptionnera pas le dossier déposé.
✓ Vérifier le bon nombre d'exemplaires du dossier déposé par le pétitionnaire compte tenu des consultations obligatoires ; dans la négative, le Maire refusera d'enregistrer le dossier et demandera au pétitionnaire de le compléter des exemplaires nécessaires, sauf demande expresse du pétitionnaire.
✓ Vérifier que le contenu du dossier est complet ; dans la négative le maire invitera le pétitionnaire à compléter son dossier et ne réceptionnera pas le dossier déposé, sauf demande expresse du pétitionnaire et sauf dépôt de dossier dématérialisé.
✓ Dater et affecter un numéro d'enregistrement à chaque dossier et délivrer un récépissé au pétitionnaire.
✓ Scanner la totalité des pièces du dossier en respectant la nomenclature officielle des pièces à joindre aux dossiers d’urbanisme et les importer dans le porte document de DDC.
Dans les deux cas :
✓ Porter dans DDC la date de transmission au Service commun d’instruction ainsi que la date d’affichage en mairie.
✓ Renseigner dans DDC la compétence « Le préfet » lorsque l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation est l’État. Accusé de réception en préfecture
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✓ Transmettre au préfet, au titre du contrôle de légalité, dans la semaine qui suit le dépôt, un exemplaire numérique de la demande sur PLAT’AU.
✓ Si nécessaire, transmettre de façon immédiate1 toutes les pièces du dossier à l'Architecte des Bâtiments de France (ABF) via la plateforme des autorisations d’urbanisme : PLAT’AU.
✓ Si nécessaire, transmettre, dans les 7 jours francs qui suivent le dépôt, toutes les pièces du dossier qui valent demande d’autorisation d’exploitation commerciale à la DDTM, via la plateforme des autorisations d’urbanisme : PLAT’AU.
✓ Consulter, les concessionnaires des réseaux d'électricité, d'eau et d'assainissement.
✓ Pour les Etablissement Recevant du Public de 5ème catégorie sans locaux de sommeil et qui nécessitent une consultation d’un bureau d’étude externe et avec lequel un marché à bons de commande a été passé, transmettre au Service commun d’instruction le bon de commande signé du maire.
✓ Procéder à l'affichage en mairie d'un avis du dépôt de la demande de permis ou de la déclaration, avant la fin du délai des 15 jours qui suivent le dépôt de la demande et pendant toute la durée de l'instruction. Cet affichage peut être dématérialisé sur le site de la commune.
AU STADE DE L’INSTRUCTION
La Commune assure les missions suivantes :
✓ Transmettre, dans les quinze jours, les instructions sur le dossier (avis maire). Le Maire reprend à son compte et sous sa signature les résultats des consultations qu’il a décidé de recueillir pour étayer sa position sur le dossier, ainsi que des informations utiles (desserte en réseaux du projet et leur capacité, présence éventuelle de bâtiments générateurs de nuisances à proximité, …) et qu’il souhaite voir repris par le Service commun d’instruction dans le cadre de l’examen du dossier (conformément aux dispositions de l'article L 422-8 du code de l'urbanisme).
✓ Informer le Service commun d’instruction de toute décision prise par la Commune concernant l'urbanisme et ayant une incidence sur le droit des sols : institution de participations, délibérations spécifiques, etc.
✓ Informer le Service commun d’instruction de tous les projets d'aménagement faisant l'objet d'un règlement ou convention (ZAC, PUP, PAE, Lotissements...)
Pour les dossiers « papier » :
✓ Notifier au pétitionnaire, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la liste des pièces manquantes, ou la modification du délai de droit commun, le cas échéant, cela peut être les deux, et en tout état de cause, avant la fin du 1er mois qui suit le dépôt du dossier pour les dossiers déposés en papier à la mairie
✓ Le cas échéant, notifier au pétitionnaire, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la prolongation exceptionnelle de délais en application des articles R. 423-34 à R 423-37, et en tout état de cause avant l'expiration du délai d'instruction majoré ou non pour les dossiers déposés en papier à la mairie.
1 le jour même, ou à défaut le jour ouvré suivant Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 16
✓ Intégrer le courrier du 1er mois signé porte documents de DDC. Le Service commun d’instruction est informé de la date de notification au demandeur.
Sur les dossiers papier, toute pièce émanant du demandeur, quelle qu’elle soit, doit être exclusivement déposée en Mairie où elle doit faire l’objet d’un enregistrement, être datée et rattachée au dossier. Les complétudes des dossiers déposés sur le GNAU doivent se faire sur le guichet du demandeur via le téléservice.
Tout dépôt direct par le pétitionnaire auprès des services de la Communauté de Communes d’Erdre et Gesvres sera refusé.
Le Service commun d’instruction assure les missions suivantes :
✓ Consulter les personnes publiques, services ou commissions intéressés (autres que ceux déjà consultés par le Maire lors de la phase du dépôt de la demande).
✓ Pour les Etablissement Recevant du Public de 5ème catégorie sans locaux de sommeil et sur demande de la commune, transmette au bureau d’étude choisi le dossier et le bon de commande d’intervention signé du maire.
✓ Vérifier le caractère complet du dossier et sa recevabilité.
✓ Déterminer le délai d'instruction :
Pour les dossiers papier : si le dossier déposé justifie un délai d’instruction supérieur au délai de droit commun et/ou se révèle incomplet, le Service commun d’instruction propose au Maire soit une notification de pièces manquantes, soit une majoration de délai, ou bien les deux, accompagnée le cas échéant d'une note explicative et cela au moins 5 jours ouvrés avant la fin du 1er mois d’instruction.
Pour les dossiers du téléservice, l’incomplet ou la prorogation de délai est transmis directement par le Service commun d’instruction au demandeur via son guichet numérique dans le délai du 1er mois. Le service informe la commune de la demande de complétude.
✓ A la complétude des pièces par le demandeur, le Service commun d’instruction fait la transmission de la complétude sur PLAT’AU.
✓ Procéder à un examen technique du dossier, notamment au regard des règles d'urbanisme ou des servitudes applicables au terrain concerné.
✓ Agir sous l'autorité du Maire et en concertation avec lui sur les suites à donner aux avis recueillis. Ainsi, il l'informe de tout élément de nature à entraîner un refus d'autorisation ou une opposition à la déclaration préalable.
✓ Si le dossier n’est pas complété dans le délai des 3 mois impartis, le Service commun d’instruction propose au Maire une décision de rejet de la demande.
AU STADE DE DECISION ET DES SUITES A DONNER
Le Service commun d’instruction assure les missions suivantes :
✓ Rédiger le projet de décision compte tenu du projet déposé, de l’ensemble des règles d’urbanisme applicables, et des avis recueillis.
✓ Intégrer les avis des services consultés dans le porte document de DDC. Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 17
✓ Adresser au Maire un projet de décision, accompagné le cas échéant d'une note explicative (au plus tard 8 jours avant la fin du délai d’instruction). Cette proposition est basée sur l’analyse réglementaire, toutefois le Maire peut décider, sous son entière et totale responsabilité, de ne pas suivre la proposition du Service commun d’instruction. Dans ce cas, le service ne peut être tenu de modifier une proposition qu’il n’estimerait pas règlementaire.
Le Maire est informé par le Service commun d’instruction des conséquences juridiques, en cas de notification de la décision hors délai.
En cas d'autorisation tacite, le Service commun d’instruction prépare, dans les plus brefs délais, sur demande de la Commune, une attestation d'autorisation tacite.
La Commune assure les missions suivantes :
Pour les dossiers papier, notifier au pétitionnaire la décision prise et signée du Maire, par lettre recommandée avec accusé de réception, avant la fin du délai d'instruction.
Pour les dossiers dématérialisés, notifier l’arrêté signé sur le téléservice du demandeur avant la fin du délai d’instruction.
Dans les deux cas :
✓ Renseigner dans le logiciel métier la nature et de la date de décision, la date de notification au demandeur (jour même pour les dossiers dématérialisés) et la date de transmission au préfet et intégrer une copie de l’arrêté signé dans le porte document de DDC.
✓ Au titre du contrôle de légalité, transmettre la décision au service préfectoral concerné dans les 15 jours suivant la signature en réalisant la transmission via PLAT’AU.
✓ Afficher la décision en Mairie dans les 8 jours à compter de la délivrance expresse ou tacite du permis ou de la décision de non-opposition à la déclaration préalable et pendant deux mois. Cet affichage peut être dématérialisé sur le site de la commune.
✓ Conserver un exemplaire du dossier papier en Mairie, les dossiers déposés par voie dématérialisée sont conservés dans le logiciel.
✓ Renseigner dans DDC, les dates de la déclaration d’ouverture de chantier (DOC) et de la déclaration attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT), ceci revêt une importance majeure pour la liquidation par la DGFIP et le recouvrement des taxes d’urbanisme par la suite.
✓ Vérifier la recevabilité de la DAACT et le cas échéant des attestations jointes.
✓ Transmettre au Service commun d’instruction l’information de la réception des DAACT papier pour les Permis d’aménager ou des demandes d’autorisation des différés de travaux.
MODALITES DE TRANSMISSIONS ET D'ECHANGES ENTRE LE SERVICE COMMUN D’INSTRUCTION ET LA COMMUNE
Une communication directe entre la Mairie et le Service commun d’instruction est à privilégier afin d’échanger sur les difficultés rencontrées en cours d’instruction et lever les éventuelles incompréhensions. Ces échanges pourront se faire par téléphone exclusivement l’après-midi (sauf urgence évaluée avec l’assistante du service d’instruction), ou par mail en Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 18
précisant le numéro du dossier et le cas échéant, l’instructeur référent. Ce mail sera systématiquement transmis sur la boite ads@cceg.fr qui est relevée plusieurs fois par jour.
Des rencontres pourront éventuellement être organisées en amont ou lors de l’instruction entre la Commune et le Service commun d’instruction et le cas échéant avec les administrés et/ou professionnels, sur demande de la commune.
Les dossiers à instruire sont systématiquement transmis en format numérique.
Pour favoriser une réponse rapide au pétitionnaire, les transmissions et échanges par voie électronique seront privilégiés entre la Commune, le Service commun d’instruction et les personnes publiques, services ou commissions consultés dans le cadre de l'instruction. Une boite mail centralisée sera mise à disposition de la Commune. La commune mettra en place une boite mail générique dédiée à l’urbanisme pour assurer la continuité des échanges notamment en cas d’absence de la personne en charge en commune et dont le relais doit être assuré par un binôme identifié auprès du service ADS.
Le Service commun d’instruction transmettra à la Commune toutes les propositions sous format numérique à l'adresse électronique spécifiée par la Commune.
RELATIONS AVEC LES USAGERS
Le Service commun d’instruction n’a pas pour mission de renseigner directement les pétitionnaires : il appartient à la commune et ses services de le faire. Hormis dans le cas d’un dossier faisant l’objet d’une demande de complétude, le demandeur peut alors contacter directement l’instructeur.
Le Maire est l’interlocuteur privilégié des usagers pour toute question relative à l’occupation ou l’utilisation des sols de la Commune. Il met à disposition des usagers le document d’urbanisme opposable de la Commune et assure l'information des usagers sur les dispositions de ce document de planification.
Lorsqu’un dossier a été déposé, et dans son rôle de Guichet Unique des demandes d'autorisations d'urbanisme, le Maire assure l’information du pétitionnaire sur la suite donnée à son dossier et lui transmet le cas échéant la notification du délai d’instruction, préparée par le Service commun d’instruction.
Après transmission de la proposition de décision par le Service commun d’instruction, il appartient au Maire, autorité compétente, de fournir au pétitionnaire tous les éléments nécessaires à la compréhension de la décision qu’il prend.
RECOLEMENT - CONFORMITE
Le récolement est assuré selon les modalités suivantes :
La Commune réalise le récolement à son initiative, à l'exception de ceux relevant de l'article R 462-7 du code de l'urbanisme qu’elle doit impérativement réaliser.
Accusé de réception en préfecture
044-214402091-20240213-2024-02-08-DE
Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 19
ANNEXE 3
PROTECTION DES DONNEES PERSONELLES
1. CONFORMITÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES
PERSONNELLES
Dans le cadre de leurs relations, les Parties sont tenues
de respecter la réglementation en vigueur applicable au
traitement de données à caractère personnel et, en
particulier, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement
européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à
compter du 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD »).
Les Parties sont renommées conformément aux
définitions énoncées dans le RGPD comme suit :
- La Commune est dénommée le « Responsable de
traitement »,
- La Communauté de Communes Erdre et Gesvres est
dénommée le « Sous-traitant » au sens du RGPD.
La Commune reste dans tous les cas propriétaire des
données traitées par la Communauté de Communes
Erdre et Gesvres au titre de la Convention.
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres
s’engage à respecter l’ensemble des directives et
préconisations dictées par la Commune au titre de ces
aspects.
2. OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT VIS-À-VIS DU
RESPONSABLE DE TRAITEMENT
2.1 Le Sous-traitant s'engage à :
- Traiter les données uniquement pour la ou les
seule(s) finalité(s) figurant en rubrique « description
des traitements » ;
- Traiter les données conformément aux instructions
documentées du Responsable de traitement figurant
en rubrique « description des traitements ». Si, selon
le Sous-traitant, une de ces instructions constitue
une violation du RGPD, il en informe immédiatement
le Responsable de traitement. En outre, si le Sous-
traitant est tenu de procéder à un transfert de
données vers un pays tiers ou à une organisation
internationale, en vertu du droit de l’Union ou du
droit de l’État membre auquel il est soumis, il doit
informer le Responsable du traitement de cette
obligation avant le traitement, sauf si le droit
concerné interdit une telle information pour des
motifs importants d'intérêt public ;
- Garantir la confidentialité des données à caractère
personnel traitées dans le cadre de la Convention ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les
données à caractère personnel en vertu de la
Convention soient soumises à une obligation de
confidentialité, et soient formées en matière de
protection des données à caractère personnel.
2.2 Sous-traitance ultérieure
Le Sous-traitant peut confier la réalisation d’une partie
du traitement à un tiers (ci-après « le Sous-traitant
Ultérieur »), pour mener des activités de traitement
spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par
écrit le responsable de traitement de tout changement
envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres
sous-traitants. Cette information doit indiquer
clairement les activités de traitement sous-traitées,
l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates
de la Convention de sous-traitance. Le responsable de
traitement dispose d’un délai minimum de 30 jours à
compter de la date de réception de cette information
pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne
peut être effectuée que si le responsable de traitement
n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
Les Sous-traitants Ultérieurs intervenant déjà dans
l’exécution des Prestations demeurent autorisés à
réaliser les traitements qui leurs sont confiés
uniquement si des mesures techniques et
organisationnelles ont été prises.
Le Responsable de traitement s’assure que le Sous-
traitant Ultérieur présente les mêmes garanties
suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures
techniques et organisationnelles appropriées de manière
que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le
Sous-traitant Ultérieur ne remplit pas ses obligations en
matière de protection des données, le Sous-traitant
demeure pleinement responsable devant le Responsable
de traitement de l’exécution par le Sous-traitant Ultérieur
de ses obligations.
2.3 Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au Responsable de traitement de fournir
l’information requise par le RGPD aux personnes
concernées par les opérations de traitement au moment
de la collecte des données.
2.4 Exercice des droits des personnes concernées Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024
Date de réception préfecture : 14/02/2024 20
Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le
Responsable de traitement à s’acquitter de son obligation
de donner suite aux demandes d’exercice des droits des
personnes concernées : droit d’accès, de rectification,
d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du
traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne
pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée
(y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du
Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le
Sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception
par courrier électronique au Responsable de traitement.
2.5 Notification des violations de données à
caractère personnel
Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement
toute violation de données à caractère personnel sans
délai après en avoir eu connaissance et par tous moyens
écrits y compris les correspondances électroniques. Il
convient que le Sous-traitant transmette au responsable
de traitement la nature de la violation des données à
caractère personnel ; le nombre approximatif de
personnes concernées ; le nom et les coordonnées du
délégué à la protection des données ou d’un autre point
de contact ; la description des conséquences probables
de la violation des données à caractère personnel ; la
description des mesures prises ou que le Responsable de
traitement propose de prendre pour remédier à la
violation des données à caractère personnel, y compris,
le cas échéant, les mesures pour atténuer les éventuelles
conséquences négatives afin de permettre au
Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier
cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
2.6 Mesures de sécurité
Le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures
de sécurité arrêtées d’un commun accord avec le
Responsable de traitement et définies en rubrique
« mesures de sécurité ».
2.7 Sort des données
Au terme des Prestations de service relatives au
traitement de ces données ou à l’issue de la Convention,
les Parties définiront d’un commun accord le sort des
données personnelles : destruction, restitution ou
conservation en fonction de la règlementation
applicable, des possibilités techniques, des options de
prestations retenues et des coûts financiers associés. La
restitution des données à caractère personnel doit se
faire selon le format imposé par le Responsable de
traitement défini au moment de ladite restitution. Le
Sous-traitant s’engage à détruire les données dans un
délai de 15 (quinze) jours après accord du Responsable
du traitement ayant vérifié l’effectivité de la restitution
complète des données.
2.8 Registre des catégories d’activités de traitement
Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de
toutes les catégories d’activités de traitement effectuées
pour le compte du Responsable de traitement,
comprenant :
- Le nom et les coordonnées du Responsable de
traitement pour le compte duquel il agit, des
éventuels Sous-traitants Ultérieurs et, le cas échéant,
du délégué à la protection des données (DPO) du
Responsable de traitement lequel est défini en
Annexe 1 ;
- Les catégories de traitements effectués pour le
compte du Responsable du traitement ;
- Les transferts de données à caractère personnel vers
un pays tiers ou à une organisation internationale
implique que le Sous-traitant fournisse au
Responsable de traitement les documents attestant
de l'existence de garanties appropriées.
2.9 Documentation / audit
Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de
traitement les informations nécessaires pour démontrer
le respect de ses obligations prévues à l’article 28 du
RGPD et pour permettre la réalisation d'audits, y compris
des inspections, aux frais du Responsable de traitement.
Toutefois, en cas de manquement à ses obligations
prévues au §2.1, les coûts incomberont au Sous-traitant.
L’audit sera mené par le Responsable du traitement ou un
auditeur qu’il aura mandaté, non-concurrent du Sous-
traitant, soumis à une obligation de confidentialité.
Le Responsable de traitement s’engage à notifier par écrit
avec un préavis minimum de quinze (15) jours au Sous-
traitant tout audit, en lui communiquant notamment
l’objet de la mission, sa durée envisagée, et le nom du ou
des expert(s) détaché(s).
Le Sous-traitant mettra en place les moyens raisonnables
pour permettre à l’auditeur de mener à bien son audit.
Les opérations d’audit et les demandes d’information
devront être effectuées pendant les heures normales
d’ouverture du Sous-traitant et ne devront pas perturber
le bon fonctionnement des activités de ce dernier.
Au titre de cette assistance fournie au Responsable de
traitement par le Sous-traitant, ce dernier interviendra
sans frais supplémentaire pour le Responsable de
traitement dans la limite d’un jour/homme par an dans
le cas d’un audit portant sur le registre des traitements.
Toutefois, concernant un audit de la sécurité logistique
du système d’hébergement, le périmètre et la durée
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seront définis d’un commun accord (au cas par cas).
Toute mobilisation complémentaire de ressource du
Sous-traitant pour cette assistance sera facturée au
Responsable de traitement.
Un exemplaire du rapport d’audit sera remis
gracieusement au Sous-traitant. Les Parties examineront
de bonne foi le rapport d’audit dans le cadre du comité
de pilotage, et identifieront, le cas échéant, les actions à
engager par l’une ou l’autre des Parties pour mettre en
œuvre les décisions prises lors de ce comité.
2.10 Aide du Sous-traitant
Par ailleurs, sur demande du Responsable de traitement,
et après accord sur la proposition technique et financière
du Sous-traitant, ce dernier peut apporter son aide au
Responsable de traitement pour l’assister notamment
dans la réalisation d’analyses d’impact relatives à la
protection des données, ainsi que pour la préparation de
la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
3. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE
TRAITEMENT VIS-À-VIS DU SOUS-TRAITANT
Le Responsable de traitement s’engage à respecter le
RGPD et toute norme législative ou réglementaire
applicable aux données personnelles traitées, et
notamment à :
- Respecter le principe de limitation des données
personnelles nécessaires au regard des finalités de
traitement. Le Responsable de traitement s’engage à
minimiser autant que possible la collecte des
données à caractère personnel, et en tout état de
cause à confier ensuite au Sous-traitant que les
données personnelles strictement nécessaires à
l’exécution des Prestations. Aussi, quand la
prestation permet de travailler sur des données non
réelles, la Commune s’engage à ne confier au
Communauté de Communes Erdre et Gesvres que
des données personnelles non réelles.
- S’assurer que les traitements et leurs finalités sont
conformes au RGPD,
- Fournir au Sous-traitant la description du traitement
et les instructions associées, qui figurent toutes deux
en rubrique « description des traitements » ; toute
modification figurant en rubrique « description des
traitements » devra faire l’objet d’un avenant à la
Convention,
- Veiller, au préalable et pendant toute la durée du
traitement, au respect par le Sous-traitant des
obligations prévues par le RGPD, dont notamment les
dispositions de l’article 25 dudit règlement,
- Superviser le traitement, y compris réaliser les audits
et les inspections auprès du Sous-traitant, selon les
conditions et modalités visées ci-dessus (article 2.9 «
Documentation / audit »).
- Le Responsable de Traitement informe le Sous-
Traitant toute violation de données à caractère
personnel sans délai après en avoir eu connaissance
et par tous moyens écrits y compris les
correspondances électroniques. Il convient que le
Responsable de Traitement transmette au Sous-
Traitant la nature de la violation des données à
caractère personnel ; le nombre approximatif de
personnes concernées ; le nom et les coordonnées
du délégué à la protection des données ou d’un autre
point de contact ; la description des conséquences
probables de la violation des données à caractère
personnel ; la description des mesures prises ou que
le Sous-Traitant propose de prendre pour remédier à
la violation des données à caractère personnel, y
compris, le cas échéant, les mesures pour atténuer
les éventuelles conséquences négatives afin de
permettre au Sous-Traitant, si nécessaire, de notifier
cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
4. DONNÉES PERSONNELLES « COLLECTEES » PAR
LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES ERDRE ET
GESVRES EN QUALITÉ DE RESPONSABLE DU
TRAITEMENT
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres est
amenée dans le cadre de l’exécution de la Convention à
traiter des données personnelles relatives aux employés
ou dirigeants de la Commune (notamment les contacts
techniques et hiérarchiques), ce qui peut inclure en
particulier, mais de façon non limitative les informations
de type, nom, adresse ou numéros de téléphone
professionnels, adresse électronique. Ces informations
seront collectées auprès de la Commune. Le traitement
de ces données est indispensable à la relation entre les
Parties et à l’activité de la Communauté de Communes
Erdre et Gesvres, à des fins de communication entre les
équipes.
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres, en
qualité de responsable de traitement de ces données
personnelles, s’engage à ne traiter ces données que dans
la mesure où cela est strictement nécessaire à la
réalisation des Prestations décrites à la Convention, et
s’engage à ce titre à respecter les dispositions légales
applicables en la matière, et notamment mettre en
œuvre toutes les mesures techniques et d’organisation
appropriées pour assurer la protection des données
contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte
accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non
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Date de réception préfecture : 14/02/2024 22
autorisés ainsi que contre toute autre forme de
traitement illicite.
5. DESCRIPTION DU TRAITEMENT
La description du traitement faisant l’objet de la sous-
traitance au sens du RGPD est la suivante :
5.1 Finalité du traitement
a) Finalités principales :
Permettre la gestion des dossiers d’application du
droit des sols (certificat d’urbanisme d’information,
certification d’urbanisme opérationnel, déclaration
préalable, permis de construire, permis de construire
maison individuelle, permis de démolir, permis
d’aménager),
Permettre la gestion des déclarations d’intention
d’aliéner,
Permettre la gestion du cadastre,
b) Sous-finalités :
Permettre aux administrés et aux professionnels
(personnes physiques et personnes morales) de
réaliser leurs démarches d’urbanisme par voie
dématérialisée (dépôt et suivi des demandes) ;
Traiter les demandes d’autorisation d’urbanisme ou
les déclarations d’intention d’aliéner, d’enregistrer et
d’instruire les dossiers jusqu’à émettre et adresser
aux pétitionnaires les arrêtés pris par l’autorité
compétente en passant par l’émission de courriers,
d’accusés électroniques d’enregistrement, d’accusés
de réception électroniques, etc…
5.2 Nature des opérations réalisées sur les Données
à caractère personnel
a) Les opérations réalisées sur les données à caractère
personnel sont les suivantes :
Collecte des données, enregistrement,
Stockage,
Organisation, conservation, adaptation, modification
Extraction, consultation, utilisation, communication
par transmission ou diffusion ou toute autre forme
de mise à disposition,
Rapprochement
Suppression
b) Type de Données à caractère personnel traitées
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre
de la Convention sont les suivantes :
Identification des propriétaires : Nom, prénom, date
et lieu de naissance, adresse, n° communal de
propriétaire, activité, code indivision, code
démembrement précisant la nature juridique du
propriétaire.
Habitations : Adresse, année de construction,
catégorie et affectation du local, occupation du local
commercial, activité commerciale, surface et nombre
de pièces, coefficient d'entretien, de situation et
d'ascenseur, nombre de parkings privatifs, valeurs
locatives, imposition à la taxe professionnelle et à la
taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Parcelles : Adresse, nature et sous nature de culture,
surface, revenu, zone POS, lots, subdivision fiscale.
Dossiers de permis de construire : Identité de
l'architecte (nom, adresse, téléphone), identité du
notaire (nom, adresse, téléphone), identité du
demandeur (nom, adresse, téléphone), identité du
terrain (adresse, superficie, situation cadastrale),
nature des travaux (construction neuve, extension,
surélévation, changement de destination), autres
travaux (ravalement, modification aspect extérieur),
détail des surfaces, calcul du montant des taxes
d'urbanisme à partir de SHON.
Dossiers de déclaration d'intention d'aliéner :
Identité du demandeur (nom, adresse), identité du
terrain (adresse, superficie), prix de vente.
Formulaires CERFA : État civil/Identité de l’administré
: nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse,
téléphone, email ;
Fiche utilisateur du logiciel (agent) : fonction (requis),
civilité, nom (requis), prénom, initiales, adresse,
téléphone, email ;
Accès des agents : identifiant, mot de passe pour
accès limité et sécurisé ;
Données de l’activité : journalisation des accès à
l’application pouvant être activée au niveau du
paramétrage du logiciel (audit d’activité des
utilisateurs de l’application métier, avec accès limité
et sécurisé) ;
c) Catégorie des personnes concernées et
destinataires
Les catégories de personnes concernées dont les
Données à caractère personnel sont traitées dans le
cadre de la Convention sont :
Pétitionnaires particuliers et professionnels
(notaires, architectes, promoteurs immobiliers,
etc.),
Les destinataires sont les suivants :
Agents communaux (secrétaires de mairie),
Agents des services instructeurs internes à la
collectivité,
Services externes à la collectivité consultés (services
de l’État : Préfectures, ABF, SDIS, etc.… et
Gestionnaires de réseaux Enedis, ERDF, GDF, etc.). Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 23
Données échangées : Arrêtés, décisions, délibérations.
Renseignements aux administrés.
5.3 Durée du traitement et de conservation des
Données à caractère personnel
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres ne
conservera pas les Données à caractère personnel de la
Commune plus longtemps que la durée convenue avec la
Commune, dans le respect des Lois et Règlementations
applicables aux Données à caractère personnel.
Si aucune durée de conservation n’a été définie, alors la
durée de conservation des Données à caractère
personnel est limitée à la durée de la Convention, en
tenant compte des Lois et Règlementations applicables
aux Données à caractère personnel (< 10 ans).
En tout état de cause, sous la responsabilité de la
commune en cas de cessation de l’engagement, les
informations enregistrées sont conservées sur support
informatique jusqu'à l’issue de la prescription légale.
6. Durée du traitement et de conservation des
Données à caractère personnel
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres ne
conservera pas les Données à caractère personnel de la
Commune plus longtemps que la durée convenue avec la
Commune, dans le respect des Lois et Règlementations
applicables aux Données à caractère personnel.
Si aucune durée de conservation n’a été définie, alors la
durée de conservation des Données à caractère
personnel est limitée à la durée de la Convention, en
tenant compte des Lois et Règlementations applicables
aux Données à caractère personnel (< 10 ans).
En tout état de cause, sous la responsabilité de la
commune en cas de cessation de l’engagement, les
informations enregistrées sont conservées sur support
informatique jusqu'à l’issue de la prescription légale.
7. Sous-traitance ultérieure
- Logiciel métier : OPERIS Droit de Cités - 130 avenue
Claude Antoine Peccot - Orvault 44700
- Bureautique : Microsoft One Microsoft Place - South
County Business Park – Leopardstown - Dublin 18
Toute modification dans la liste des sous-traitants
ultérieurs devra être acceptée par la Commune et
formalisée par voie d’avenant.
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres ou le ou
le(s) sous-traitants qu’il emploie dans le cadre de la
Convention ou le ou les sous-traitant(s) ultérieurs
doivent s’assurer que toute nouvelle condition de
traitement des Données Personnelles dispose d’une
infrastructure technique d’un niveau de sécurité et de
conditions d’exploitation au moins équivalents à ceux
fournis par le centre de traitement initial et, en tout état
de cause, en conformité avec le présent Convention.
8. Transfert international des Données à caractère
personnel
La Communauté de Communes Erdre et Gesvres ainsi
que le ou le(s) sous-traitants ultérieurs qu’elle emploie
dans le cadre de la Convention ou le ou les sous-
traitant(s) ultérieurs ne doivent pas transférer de
données à caractère personnel à des fins de traitement,
d’hébergement ou d’octroi d’un accès à distance, en
dehors du territoire français.
9. Mesures de sécurité techniques et
organisationnelles
Le SOUS-TRAITANT met en œuvre les mesures de sécurité
suivantes :
• Pour ses Systèmes d’Information, une PSSI (Politique
de Sécurité des Systèmes d’Information) conforme
aux principes de la Norme ISO/CEI 27001 et du RGS
2.0 (référentiel Général de Sécurité) ;
• Les mesures techniques et organisationnelles liées
aux Prestations objet du Contrat, en conformité avec
le RGPD, et notamment :
- Les intervenants, les mesures organisationnelles,
et les instances de gouvernance ;
- Les modalités de stockage et de chiffrement (ou
non) associés sur les environnements exploités,
et en conformité avec la classification définie
pour la Convention ;
- Les moyens permettant de garantir la
confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la
résilience constantes des systèmes et des
services de traitement ;
- Les moyens permettant de rétablir la
disponibilité des données à caractère personnel
et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés
en cas d'incident physique ou technique ;
- Les mesures de sécurisation des échanges (par
exemple : le chiffrement des liaisons, des flux,
des courriels) ;
- Les mesures liées aux accès des utilisateurs (par
exemple : l’authentification, les revues des
habilitations) ;
- Les procédures d’intervention (par exemple : le
support, la consultation, la suppression) ; Accusé de réception en préfecture 044-214402091-20240213-2024-02-08-DE Date de télétransmission : 14/02/2024 Date de réception préfecture : 14/02/2024 24
- Les procédures de gestion et de remontée des
incidents sur les données à caractère personnel.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 14/02/2024 25
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