Déliberation - DELIB 2019.F.13 annexe D

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Déliberation - DELIB 2019.F.13 annexe D Document publié le Vendredi 4 janvier 2019 par la commune de Marmande. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 2019.F.13 annexe D)Thèmes du document : Budget, Justice et droit, Démocratie, Annexe 4

La télétransmission des documents budgétaires sur @CTES budgétaires

I – Conditions de télétransmission

Outre les conditions de conformité technique des progiciels de gestion financière et des dispositifs de télétransmission, les conditions ci-après doivent être respectées par les collectivités entrées dans la démarche de dématérialisation et désireuses de la poursuivre et par les collectivités qui souhaitent la rejoindre.

1 - La télétransmission doit porter sur les maquettes budgétaires dématérialisées actualisées

Les maquettes dématérialisées sont :

- M. 4 et ses déclinaisons,

- M.14 par nature et par fonction,

- M.52 par nature et par fonction,

- M.61,

- M.71 par fonction,

- M.57 par nature et par fonction,

Les documents budgétaires qui ne sont pas énumérés ci-dessus et ceux relevant d’autres instructions budgétaires et comptables ne sont donc pas concernés par ce déploiement et ne peuvent pas être transmis au représentant de l’État au moyen de l’application @CTES budgétaires.

2 - La télétransmission doit porter sur l’ensemble des documents budgétaires de l’exercice, néanmoins des dérogations peuvent être accordées pour faciliter l’entrée dans la démarche.

Dès lors que l’émetteur a dématérialisé son budget primitif, il s’engage à télétransmettre tous les autres documents budgétaires de l’exercice. Cet engagement est fondé sur la convention relative à la télétransmission (comportant les clauses relatives à la transmission des documents budgétaires au format XML).

Cette obligation de transmission porte également sur toutes les étapes budgétaires des budgets annexes.

Toutefois, afin de favoriser le volontariat des collectivités locales et des émetteurs qui se lanceraient dans la démarche récemment, les services préfectoraux peuvent autoriser le démarrage de la dématérialisation des budgets en cours d’exercice, à l’occasion du budget supplémentaire ou d’une décision modificative. En effet, cette facilité peut être de nature à encourager de nouvelles collectivités à télétransmettre leurs documents budgétaires.

3 - Le raccordement doit être réalisé par la signature d’une convention pour la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité ou à une obligation de transmission au représentant de l’État.

La convention de dématérialisation, ou l’avenant ajoutant la télétransmission des documents budgétaires, entre la collectivité et le représentant de l’Etat inclut les clauses relatives à la télétransmission des budgets au format XML.

II – Consignes de télétransmission

Le fichier XML constituant le budget doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par une fonctionnalité équivalente du progiciel de gestion financière.Chaque enveloppe de télétransmission, constituant un acte budgétaire, ne doit contenir qu’un seul budget au format XML. Le budget principal et chaque budget annexe d’une collectivité sont donc envoyés séparément. Accompagnent chacun des budgets, dans la même enveloppe de télétransmission, la délibération l’approuvant ainsi que les autres éléments susceptibles d’être annexés à ce budget au format PDF.

L’utilisation d’une enveloppe dématérialisée unique évite l’envoi de deux accusés de réception réceptionnant chacun une partie de l’acte. Elle évite toute ambiguïté sur la date d’ouverture des délais du contrôle de légalité (deux mois) et du contrôle budgétaire (un mois). Ainsi, l’envoi de l’accusé de réception sanctionnera la réception d’un acte complet et dissipera une insécurité juridique majeure.

L’enveloppe contenant le fichier XML constituant le budget et les documents budgétaires qui s’y rattachent doit être transmise vers la combinaison suivante :

 Nature : 5. Documents budgétaires et financiers

 Matière :

- 7.1.1 Budget primitif ou

- 7.1.2 Décision modificative ou

- 7.1.3 Compte administratif

Le non-respect de ces consignes entraîne obligatoirement l’échec de la télétransmission.

Ainsi, il convient de procéder de la manière suivante

 joindre dans une même enveloppe de télétransmission le Budget Primitif (BP) au format XML avec en annexe :

- la délibération de vote du BP (format pdf)

- la page des signatures (pdf)

- l’état des restes à réaliser (pdf) visé par le comptable public, s’il n’a pas été joint au CA

 joindre dans une même enveloppe de télétransmission le Compte Administratif (CA) au format XML, avec en annexe :

- la délibération d’adoption du CA (format pdf)

- la page des signatures (pdf)

- l’état des restes à réaliser (pdf)

- la délibération d’approbation du compte de gestion (pdf)

- la copie de la partie relative à l’exécution budgétaire du compte de gestion (pdf) - la délibération d’affectation des résultats du CA (pdf)

 s’agissant des délibérations ci-après, elles devront faire l’objet d’un envoi distinct sur @ctes réglementaire (et non @ctes budgétaires) :

- la délibération attestant la tenue du débat d’orientation budgétaire (format pdf) sera télétansmise sur @ctes avec pour nature du document « délibération » et pour matière « 7.10.2 Débats d’orientation budgétaires »

- la délibération du vote des taux sera télétransmise de la même manière avec pour matière « 7.2 Fiscalité ». Il lui sera annexé l’état 1259.

Rappel : la délibération relative au vote des taux est une délibération distincte procédures précédemment citées. Elle fait l’objet d’un envoi séparé dans la rubrique « 7.2 Fiscalité ». L’état 1259 devra être transmis en annexe de cette délibération.