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Déliberation - Recours au Service D’ASSISTANCE A L’ARCHIVAGE phase 2
Document publié le Mardi 9 juillet 2024 par la commune de Mas-Grenier.
Lien du pdf (Déliberation - Recours au Service D’ASSISTANCE A L’ARCHIVAGE phase 2)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Histoire et mémoire,
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL
DES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL
MUNICIPAL
DÉPARTEMENT
82 - TARN-ET-GARONNE
ARRONDISSEMENT
MONTAUBAN
CANTON
VERDUN SUR GARONNE
Nombre de conseillers
• en exercice 14
• présents 12
• votants 14
• absents 2
• exclus
Objet
RECOURS AU
SERVICE
D’ASSISTANCE A
L’ARCHIVAGE
DU CENTRE DE
GESTION DE TARN-
ET-GARONNE- Phase
2
De la commune à MAS-GRENIER
Séance du 09 juillet 2024
Mme PROUET BERNADETTE
Étaient présents :
à 21 heures 00
Le Conseil Municipal de cette commune, régulièrement convoqué, s'est réuni au nombre prescrit par la loi, dans le lieu habituel de ses séances sous la présidence de :
PROUET Bernadette, DESCAZEAUX Thierry, THOMAS Frank,
CARRARA Virginie, LE NAY MOUTON Géraldine, GULINO Sandra, BAUDEN Marie-Christine, ESTANOVE Philippe, LANTOURNE Jean- Jacques, VAN RELL Laurence, ROUS Gilles, VIEILLEVIGNE Philippe.
Étaient excusés :
CLAMENS Lydie, TASTAVIN Corinne
Les conseillers ci-avant avaient délégué leur mandat respectivement à MM.
GULINO Sandra, LANTOURNE Jean-Jacques
Étaient absents non excusés : MM.
Un scrutin a eu lieu,
M. LANTOURNE Jean-Jacques
a été nommé(e) pour remplir les fonctions de secrétaire.
Délibérations :
Vu le Code Général de la Fonction Publique et notamment l’article
L452-40 ;
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;
Vu le Livre II – titre premier du code du patrimoine ;
Vu la délibération n° 2017-28 en date du 4 juillet 2017 du Conseil
d’administration du Centre de Gestion de la Fonction Publique
Territoriale de Tarn-et-Garonne relative à la mise en place à d’un service facultatif d'assistance à la gestion des archives ;
Vu la délibération n°2023-11 en date du 12 avril 2023 du conseil
d’administration du Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne relative à la réévaluation du tarif journalier du service Assistance à l’archivage
Vu la délibération en date du 9 juillet 2024 du conseil municipal
autorisant le maire à conclure une convention initiale de recours au
Service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne ; Mme le Maire rappelle aux membres de l'assemblée que la tenue des archives est une obligation légale au titre des articles L 212-6 et suivants du Code du Patrimoine et de l’article R 1421-9 du Code Général des Collectivités Territoriales, qui peut engager la responsabilité de l'autorité territoriale en cas de faute constatée.
Elle informe les membres que le Centre de Gestion de la Fonction
Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne, au-delà du champ
d’intervention de ses missions obligatoires et en vertu des articles 22 à 26-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée, propose à ses
collectivités affiliées un service facultatif d’Assistance à l’Archivage
auquel la collectivité est adhérente.
Dans le cadre de la convention cadre d’une durée de 3 ans, le Centre de Gestion de Tarn-et-Garonne a mis à la disposition de la collectivité une équipe d’archivistes professionnels qui a mis en place les bases d’une gestion saine et conforme à la réglementation :
- Tri, classement, conditionnement et cotation des archives selon la
réglementation ;
- Préparation des éliminations et rédaction de bordereaux d’élimination ; - Elaboration d’instruments de recherche ;
- Rédaction de procédures d’archivage, pour la consultation interne, pour la communication des archives au public, pour l’accès au local
d’archivage ;
- Organisation des locaux d’archivage ;
- Conseil et sensibilisation auprès des agents de la collectivité à la
gestion archivistique, à l’utilisation des instruments de recherche, à
l’application des procédures rédigées ;
- Rédaction d’un rapport d’intervention, assorti d’une proposition de suivi dans le temps ;
- Préparation du dépôt des archives anciennes de plus de 100 ans aux Archives Départementales de Tarn-et-Garonne (conditionnement
adapté, rédaction du bordereau de dépôt) ;
- Organisation et suivi du transfert des archives dans le cadre de
déménagement de locaux administratifs.
La convention cadre (Phase 1) arrivant à son terme, la continuité du partenariat est formalisée par le contrat annuel de suivi et de
maintenance de l’archivage (Phase 2), dont l’objet est d’accompagner la collectivité dans les mises à jour et optimisations nécessaires au
système mis en place.
Ce partenariat permettra de garantir, à moindre coût, la pérennisation des efforts que la collectivité a engagé en matière d’archivage, et évitera toute désorganisation des fonds ou retour à une situation initiale, grâce à un ensemble de services et d’outils fournis par le Centre de gestion (cf. l’article 2 du projet de convention).
Le coût de suivi de la gestion des archives a été fixé selon la grille
suivante :
Communes de - 3000 habitants
290 € / an
Communes entre 3000 et 5000 habitants
580 € / an
Communes de plus de 5000 habitants ;
Autres structures : intercommunalités, syndicats, EHPAD…
Calcul personnalisé pour la collectivité :
Cf. le projet de convention Somme forfaitaire correspondante à la collectivité : 290 € / an
Considérant l’importance pour la collectivité de s’assurer que ses
archives sont organisées de façon conforme aux obligations légales et dans une configuration favorable à la continuité administrative ;
Considérant que la collectivité ne dispose en interne ni des ressources ni des compétences nécessaires pour assurer cette mission ;
Sur proposition de Madame le Maire,
Le Conseil Municipal après en avoir délibéré,
DECIDE à la majorité de ses membres présents ou représentés :
- de recourir au service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion de Tarn-et-Garonne ;
- d’autoriser Monsieur (Madame) le Maire (le/a Président(e) à signer, la convention d’assistance correspondante avec le Centre de Gestion ; - d’inscrire les crédits correspondants au budget.
la porte de la mairie le 11 juillet 2024 et que la convocation du Conseil
avait été faite le 28 juin 2024.
Le Maire
Fait à MAS-GRENIER, le 11 juillet 2024
Le Maire certifie que le compte rendu de cette délibération a été affiché à