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Compte-Rendu - D 2022 09 Signature Convention assistance Archivage CDG 82
Document publié le Jeudi 26 janvier 1984 par la commune de Lauzerte.
Lien du pdf (Compte-Rendu - D 2022 09 Signature Convention assistance Archivage CDG 82)
Thèmes du document : Institutions publiques, Histoire et mémoire, Humanitaire,
AR Prefecture
082-218200947-20220224-D2022 09-DE
Reçu le 07/03/2022
Publié le 07/03/2022
Détiberation du Conseil Municipal D.2022-09
Ref.
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524
Berger-Levrault
(1309)
ACTE : 1.4.3
Commune deLAUZERTE
L'an deux mille vingt-deux et le 24 Février à 18h30, le Conseil Municipal de LAUZERTE s'est
réuni en session ordinaire à la Mairie, sous la présidence de M. François LE MOING.
Etaient présents : MMES BASSO-GUICHARD, BOURCIER, DENIS, GAUCHET, LARONDE, MAZILLE,
MRS BERTHAUX, CAM, GERVAIS, LE MOING, ZULIAN
Procurations : MME NEGRE À MME CLAIRE BASSO-GUICHARD ET M. PIERASCO À M. ZULIAN
Excusés / Absents : MRS. BADOC ET BAÏADA
Secrétaire: M. GERvAIS
Date de la convocation : 16/02/2022
Nombre de conseillers :15 Nombre de présents : 11 Nombre de votants : 13
% OBJET: SIGNATURE DE LA CONVENTION D’ADHESION AU SERVICE D’ASSISTANCE A L’ARCHIVAGE
« PHASE 2 SUIVI DE L’ARCHIVAGE ET ACCOMPAGNEMENT » AVEC LE CENTRE DE GESTION DE TARN ET
GARONNE
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;
Vu le livre Il - titre premier du code du patrimoine ;
Vu la loin 84-53 du 26 janvier 1984 portant sur les dispositions statutaires relatives à la
fonction publique territoriale, et notamment en son article 25 modifié par la Loin ‘2016-483
du 20 avril 2016 - art. 80 ;
Vu la délibération n°2017-28 en date du 4 juillet 2017 du conseil d'administration du Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne relative à la mise en place d’un service d’expertise d'archivage en soutien aux collectivités du département ;
Vu la ‘Proposition préalable à l'intervention” réalisée par le Service d’Assistance à
l’Archivage en date du 11/10/2017 suite à la visite de diagnostic du 21/09/2017;
Vu la délibération en date du 30/11/2017 du Conseil Municipal autorisant le maire à conclure
une convention initiale de recours au Service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne et son avenant en date du 20/10/2021 :
Le Maire rappelle aux membres de l’assemblée que la tenue des archives est une obligation légale au titre des articles L 212-6 et suivants du Code du Patrimoine et de l’article R 1421-9 du Code Général des Collectivités Territoriales, qui peut engager la responsabilité de l’autorité territoriale en cas de faute constatée.
IL'informe les membres que le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne, au-delà du champ d'intervention de ses missions obligatoires et en vertu des articles 22 à 26-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée, propose à ses collectivités affiliées un service facultatif d’Assistance à l’Archivage auquel la commune est adhérente.
Dans le cadre de la convention cadre d’une durée de 3 ans, le Centre de Gestion de Tarn-et-
Garonne a mis à la disposition de la commune une équipe d’archivistes professionnels qui a mis en place les bases d’une gestion saine et conforme à la réglementation
D.2022-09 17/2 AR Prefecture
082-218200947-20220224-D2022 09-DE
Reçu le 07/03/2022
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Hrielassemen tcenditiethement et cotation des archives selon la réglementation ; -__ Préparation des éliminations et rédaction de bordereaux d'élimination ; - Elaboration d'instruments de recherche ;
- Rédaction de procédures d'archivage, pour la consultation interne, pour la communication des archives au public, pour l'accès au local d'archivage ; - Organisation des locaux d’archivage ;
- Conseil et sensibilisation auprès des agents de la collectivité à la gestion archivistique, à l'utilisation des instruments de recherche, à l'application des procédures rédigées ;
-__ Rédaction d’un rapport d'intervention, assorti d’une proposition de suivi dans le
temps;
-_ Préparation du dépôt des archives anciennes de plus de 100 ans aux Archives
Départementales de Tarn-et-Garonne (conditionnement adapté, rédaction du
bordereau de dépôt) ;
- Organisation et suivi du transfert des archives dans le cadre de déménagement de locaux administratifs.
La convention cadre (Phase 1) arrivant à son terme, la continuité du partenariat est
formalisée par le contrat annuel de suivi et de maintenance de l'archivage (Phase 2), dont l’objet est d'accompagner la collectivité dans les mises à jour et optimisations nécessaires au système mis en place.
Ce partenariat permettra de garantir, à moindre coût, la pérennisation des efforts que la commune a engagé en matière d’archivage, et évitera toute désorganisation des fonds ou retour à une situation initiale, grâce à un ensemble de services et d'outils fournis par le Centre de gestion (cf. l’article 2 du projet de convention).
Le coût de suivi de la gestion des archives a été fixé selon la grille suivante : - Communes de -3000 habitants : 210 €/an
- Communes entre 3000 et 5000 habitants : 420 €/an
-__ Communes de plus de 5000 habitants : Calcul personnalisé pour la collectivité
Considérant l'importance pour la collectivité de s'assurer que ses archives sont organisées
de façon conforme aux obligations légales et dans une configuration favorable à la continuité administrative ;
Le CONSEIL MUNICIPAL, après en avoir délibéré, à l'unanimité
° DECIDE: de recourir au Service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion de Tarn-et-Garonne ;
e AUTORISE : Monsieur le Maire à signer la convention d’assistance correspondante avec
le Centre de Gestion ;
+ ACCEPTE : d'inscrire les crédits correspondants au budget.
e CHARGE : le Maire des démarches nécessaires à son application.
e Maire,
GE çois LE MOING
à EI D.2022-09 27/2