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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 41 1 Annexe Operation Banca. Conv transfert MOU
Document publié le Dimanche 1 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 41 1 Annexe Operation Banca. Conv transfert MOU)
Thèmes du document : Justice et droit, Famille, Logement,
Z PaYs
A Basque
eUSKaL
HERRIAQ
COMMU NAUTÉ
D’AGGLOMERATION
HIRIGUNE
ELKARGOA
COMUNAUTAT
D'AGLOMERACION
1
CONVENTION DE TRANSFERT DE MAITRISE D’OUVRAGE
Extension de la micro-crèche Baleako Haziak
et construction d’un logement communal à Banca
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION PAYS BASQUE, représentée par sa Conseillère déléguée, dûment habilitée par délibération du Conseil permanent du 11 juillet 2023, ci-après dénommée « la Communauté d’Agglomération »,
ET
LA COMMUNE DE BANCA, représentée par son Maire en exercice, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal du 21 juin 2023, ci-après dénommée « la Commune ».
PRÉAMBULE
La Commune de Banca et la Communauté d’Agglomération Pays Basque projettent de rénover un bâtiment à Banca qui accueillera en rez-de-chaussée, une extension de la micro-crèche Baleako Haziak (située ainsi dans ce bâtiment mitoyen) et, au premier étage, un logement communal (destiné à accueillir l’activité d’une assistante maternelle).
La micro-crèche associative Baleako Haziak, déjà partenaire de la Communauté d’agglomération Pays Basque, propose aujourd’hui 10 places d’accueil pour les 0-6 ans et l’assistante maternelle exerçant actuellement sur la commune dispose, elle, de 4 places. La demande et les listes d’attente attestent d’un besoin de consolidation et de développement de ces services qui accompagneront la redynamisation de la vallée, enjeu central de l’axe 2 du projet de territoire de la communauté d’agglomération « Pour un pays Basque vivant et habité : dynamiser nos villes et nos villages ». A fortiori, le projet proposé permettra de consolider la continuité linguistique en euskara entre l’accueil petite enfance et l’école.
L’opération programmée vise à :
- augmenter et diversifier l'offre d'accueil de la petite enfance gérée par l'association Baleako Haziak, qui proposera désormais 2 places supplémentaires au sein de la micro-crèche ainsi que 4 places relevant d'un nouveau service d'accueil familial (avec le recrutement de l’assistante maternelle qui pourra être accueillie régulièrement dans les locaux du RDC et qui habitera et exercera son activité dans le logement communal du R+1) ; - disposer d'un lieu d'accueil de services liés à la petite enfance et aux familles avec la création d'un espace partagé qui permettra d’organiser dans de meilleures conditions les permanences du Relais Petite Enfance itinérant Goxama, un nouveau Lieu Accueil Enfants Parents développé par l’association Baleako Haziak, ainsi que des rencontres avec des acteurs de la vallée (école, centre d’accueil d’enfants polyhandicapés La Rosée, personnes âgées dans le cadre de rencontres intergénérationnelles...). 2
Ce projet de construction relevant simultanément de la compétence de plusieurs maîtres d’ouvrage, la Commune de Banca et la Communauté d’Agglomération se sont entendues pour le réaliser ensemble, ainsi que sur la démarche à mettre en œuvre. Située sur la Place de Banca et mitoyenne de la micro- crèche, la maison « Xapatero » dans laquelle sera réalisé ce projet est aujourd’hui la propriété de la commune de Banca.
Compte-tenu de la typologie du projet et des ressources humaines de chacun des maîtres d’ouvrage, le transfert de maîtrise d’ouvrage se fera de la Commune de Banca vers la Communauté d’Agglomération, qui exercera également les différentes missions de conduite d’opération.
Aussi, en application des dispositions de l’article L. 2422-12 du code de la commande publique, un transfert provisoire de la maîtrise d’ouvrage de la Commune de Banca au profit de la Communauté d’Agglomération est envisagé pour ce projet, conformément à la présente convention.
CECI EXPOSÉ, IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QU’IL SUIT :
Article 1 – OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les conditions du transfert provisoire de la maîtrise d’ouvrage et d’en fixer le terme dans le cadre des travaux de construction d’un équipement public composé de services destinés à la petite enfance et d’un logement communal.
- La Communauté d’Agglomération a seule la qualité de maître d’ouvrage pour l’ensemble des travaux.
- La Communauté d’Agglomération est compétente pour la passation et l’exécution des marchés d’études associés (bureau de contrôle, coordonnateur SPS…), des marchés de travaux préparatoires, des marchés de travaux envisagés pour cette opération et des achats d’équipements et mobilier en vue de la réalisation et de l’équipement de l’ouvrage. - La commission d’appel d’offres de la Communauté d’Agglomération (ou sa Commission MAPA/son Comité MAPA) est exclusivement compétente pour attribuer ces marchés. Les projets de dossiers de consultation seront soumis pour approbation à la Commune avant le lancement des procédures correspondantes par la Communauté d’Agglomération, tout comme les projets de rapports d’analyse des offres.
- La conduite d’opération est réalisée par les services de la Communauté d’Agglomération.
La Communauté d’Agglomération ne perçoit aucune rémunération de la part de la Commune pour l’exercice de ces différentes missions.
Article 2 – DESCRIPTION DE L’OPÉRATION ET PHASAGE DES TRAVAUX
Le programme de cette opération de construction porte sur les éléments suivants : ➢ Pour la Communauté d’Agglomération, en RDC :
o Une extension des locaux de la micro-crèche (transfert des dortoirs, salle d’éveil), o Des locaux, (salle de jeu, sanitaires et une cuisine) permettant d’accueillir des activités du Lieu d’Accueil Enfants-Parents, du Relais Petite Enfance, de la micro-crèche, etc. ➢ Pour la commune de Banca au R+1 :
o Un logement de type T3
➢ Pour la commune de Banca, au rez-de-jardin :
o Un espace de stockage de matériels.
Depuis le début de l’année, la Commune de Banca et la Communauté d’Agglomération travaillent à l’établissement du pré-programme de l’opération.
L’étude de faisabilité a permis d’estimer le coût global prévisionnel (actualisation juillet 2022) de l’opération à 710 K€ HT (TVA au taux en vigueur en sus), ventilé de la façon suivante : ➢ 343 K€ HT pour la Commune de Banca,
➢ 367 K€ HT pour la Communauté d’Agglomération. 3
Les études d’avant-projet détaillé permettront d’arrêter de façon définitive les surfaces et volumes affectés à chaque partenaire et de stabiliser les coûts d’opération.
Le planning prévisionnel envisagé est le suivant :
- Programmation et consultation/choix de la maitrise d’œuvre : 2023/début 2024 - Etude de conception et consultation/choix des entreprises : 2024 - Exécution des travaux et livraison : 2025
Article 3 – MISSION DU MAÎTRE D’OUVRAGE
La mission de la Communauté d’Agglomération, qui a accepté et reçu le transfert provisoire de maîtrise d’ouvrage, est d’assurer toutes les obligations incombant au maître d’ouvrage et d’assurer la conduite d’opération pour toute la durée de l’opération et l’année de garantie de parfait achèvement. Les missions de la Communauté d’Agglomération en tant que maître d’ouvrage unique portent sur les éléments suivants :
- Définition des conditions administratives et techniques selon lesquelles les ouvrages seront réalisés ;
- Attribution, signature et gestion des marchés et des études associées, versement des rémunérations ;
- Elaboration des études ;
- Etablissement des avant-projets qui devront être validés par la Commune ; - Attribution, signature et gestion des marchés de travaux, versement de la rémunération des entreprises ;
- Direction, contrôle et réception des travaux ;
- Gestion financière et comptable de l’opération ;
- Gestion du calendrier de l’opération ;
- Toutes actions en justice se rattachant à l’exécution des obligations contractuelles de la Communauté d’Agglomération et, d’une manière générale, toute acte nécessaire à l’exercice de ses missions.
Article 4 – CONDITION D’ORGANISATION DU TRANSFERT PROVISOIRE DE MAITRISE D’OUVRAGE
4.1) Modalités administratives
Désignation des titulaires des marchés :
La Communauté d’Agglomération, maître d’ouvrage, attribue les marchés correspondants suivant ses propres règles (seuils de procédures) et dans le respect des dispositions du code de la commande publique. Toutefois, la Commune est consultée pour avis avant la signature des marchés et de leurs avenants éventuels, tant sur le choix des titulaires que sur les conditions (prix, délais, qualité de la prestation). Cet avis est porté à la connaissance de la CAO (ou Commission / Comité MAPA) qui reste seule compétente pour attribuer les marchés.
4.2) Modalités de pilotage
Un comité de pilotage assure la gouvernance du projet, il se réunit autant de fois que de besoin et à chaque étape clé du projet pour avis ou validation.
Il est en général précédé d’un comité technique. Ce dernier est composé d'agents de la Communauté d’Agglomération, de la Commune et, en tant que de besoin, d’agents de la micro-crèche Baleako Haziak.
Le COPIL est composé de la façon suivante :
Conseillère déléguée, en charge de l’Enfance et de la Petite Enfance à la Communauté d’Agglomération, Présidente du COPIL,
Vice-Président de la Communauté d’Agglomération, en charge de la Cohésion Sociale 4
Conseiller délégué, référent du Pôle Territorial Garazi-Baigorri.
Maire de Banca
1ère adjointe au Maire de Banca
Ces membres peuvent évoluer sous réserve de maintenir chacune des fonctions représentées et que cette modification soit validée par la Présidente du COPIL.
4.3) Modalités techniques et foncières
Conception du projet
La Communauté d’Agglomération et la Commune conviennent de la nécessité d’un accord réciproque sur l’ensemble des pièces de la conception du projet : Programme, Esquisse, Avant-Projet Sommaire, Avant-Projet Définitif et son estimatif détaillé, Projet et Dossier de consultation des entreprises. A cet effet, les projets de dossiers correspondants sont adressés par la Communauté d’Agglomération à la Commune par voie dématérialisée. Cette dernière doit notifier sa décision ou faire ses observations par écrit dans un délai de 15 jours suivant la réception des projets. A défaut, son accord est réputé obtenu. Pour la phase d’études projet, ce délai est étendu à quatre semaines et il n’y a pas d’accord tacite possible. En effet, la Commune soumet l’approbation de l’Avant-Projet Sommaire à son conseil municipal. L’avis de celui-ci est signifié à la Communauté d’Agglomération. Dans la mesure où il s’agit d’un projet de réhabilitation, la phase d’étude APS permet au maître de l’ouvrage d’arrêter définitivement le programme.
Dans le cas où les parties désirent apporter des modifications ou faire exécuter des travaux supplémentaires, ils doivent en convenir par un accord préalable. La Communauté d’Agglomération a seule qualité pour donner aux intervenants, les notifications de ces modifications.
Exécution des marchés de travaux
En phase exécution des travaux, la Commune est conviée à participer aux réunions plénières et sera consultée par la Communauté d’Agglomération :
- pour les arbitrages nécessaires résultant des aléas techniques,
- et pour participer aux choix d’aménagements finaux (matériaux, couleurs, dispositions). Elle est également destinataire des comptes-rendus de chantier dressés par la maîtrise d’œuvre.
Réception de l’ouvrage
La réception des travaux est effectuée selon les règles définies dans le CCAG travaux. La Commune participe aux opérations préalables à la réception et transmet ses remarques à la Communauté d’Agglomération. La Communauté d’Agglomération réceptionne l’ouvrage et lève les réserves.
Période de garantie de parfait achèvement
La Communauté d’Agglomération est chargée de faire respecter aux entreprises, les obligations de parfait achèvement prévues au CCAG travaux et dans les pièces des marchés.
Remise des ouvrages et quitus
Les ouvrages de compétence communale sont remis à la Commune lors de la réception des travaux. La mission afférente au transfert de maîtrise d’ouvrage prend fin lorsque les réserves sont levées, que la garantie de parfait achèvement est purgée, que les dossiers des ouvrages exécutés et le décompte financier final de l’opération est dressé. A ce moment, la Commune qui reçoit les ouvrages et les documents donne quitus à la Communauté d’Agglomération pour mettre fin au transfert provisoire de maîtrise d’ouvrage.
Gestion des ouvrages après réalisation
Le terrain d’assiette et le bâtiment Xapatero, sur lesquels se déroulera le projet, sont propriété de la Commune. Le bâtiment et les extérieurs feront l’objet d’une division en volumes et d’une vente à la Communauté d’Agglomération pour ce qui la concerne à l’issue des travaux. Cette répartition en volumes est réalisée sur la base des plans définitifs DOE (dossier des ouvrages exécutés). L’état descriptif de division sera réalisé par la Communauté d’Agglomération et son coût est intégré dans les frais communs du projet. 5
Après la réalisation des travaux, et dès le transfert de propriété des ouvrages qui s’opère lors de la réception des travaux entre les entreprises et le maître de l’ouvrage, les frais de maintenance, d’exploitation et d’entretien des équipements sont supportés par chacune des deux parties en fonction de ses secteurs propres.
En ce qui concerne les espaces extérieurs ou intérieurs communs, une convention d’exploitation est rédigée avant la réception des travaux par les deux collectivités de manière à organiser la maintenance et l’entretien des espaces ou organes communs. A défaut la partie la plus diligente réalise ou fait réaliser la maintenance et l’entretien, et les frais occasionnés sont partagés entre les deux collectivités selon la clé de répartition correspondante aux surfaces de chacune des deux entités.
4.4) Modalités financières
Les coûts prévisionnels de l’opération, ainsi que la répartition financière sont estimés et calculés comme suit :
Total CAPB Commune
Coûts prévisionnels d’opération €HT*
A. Foncier (50 % CAPB / 50 % Commune) 106 250 € 53 125 € 53 125 €
B. Etudes préalables (50% / 50 %) 32 500 € 16 250 € 16 250 €
C. Raccordement aux réseaux (50% / 50 %) 9 667 € 4 833,50 € 4 833,50 € D. Contrôle technique / SPS/ Maîtrise
d’œuvre (50% / 50 %) 55 333 € 27 666,50 € 27 666,50 € E. Travaux (env 51 % CAPB / env 49 %
Commune) 451 250 € 229 125 € 222 125 € F. Mobilier, signalétique (env 71 % CAPB /
env 29 % Commune) 40 000 € 28 333 € 11 667 € G. Frais divers, assurance (50% / 50 %) 15 000 € 7 500 € 7 500 €
Total €HT * 710 000 € 366 833 € 343 167 € *(TVA au taux en vigueur en sus)
Le maître d’ouvrage bénéficiant du transfert met en œuvre au préalable toute diligence pour respecter le montant de l’enveloppe. Chaque fois qu’il constate un risque de dépassement, il se rapproche de la Commune afin d’examiner les solutions pour rester dans cette enveloppe.
Toute évolution supérieure à 10% de l’enveloppe doit être constatée par avenant, dans les conditions précisées à l’article 5.2 des présentes.
Répartition du coût effectif des ouvrages
La répartition du coût effectif des ouvrages est calculée provisoirement selon les modalités et la clé de répartition définie à l’article 4.4 de la présente convention.
La clé de répartition est établie définitivement à partir des surfaces dans œuvres du projet en phase APS et selon le mode de calcul ci-dessus.
Au moment du décompte général et définitif (DGD), un calcul sur factures acquittées est réalisé de manière que chaque partie supporte les frais engagés pour ses surfaces propres. Selon les coûts définitifs, chaque partie prend en charge sa part de frais communs.
Versement des acomptes de la Commune à la Communauté d’Agglomération
La Communauté d’Agglomération fait parvenir en fin de chaque trimestre à la Commune de Banca, le récapitulatif de toutes les dépenses mandatées dans le trimestre pour cette opération, et établit une facture d’acompte au prorata des dépenses effectuées. 6
Cette refacturation, calculée sur les montants TTC (chaque collectivité gérant la récupération de TVA de ses propres dépenses) fait l’objet d’un titre de recettes déposé sur Chorus pro et doit être réglée par la Commune dans un délai maximum de 30 jours suivant réception.
Aucune compensation entre dépenses et recettes n’est réalisée, afin que cette opération entre dans l’actif de chacune des collectivités pour sa valeur effective.
En fin de mission, la Communauté d’Agglomération établit un bilan général de l'opération qui comporte le détail de toutes les dépenses et recettes et émet une facture de solde.
4.5) Contrôles
La Commune peut faire procéder à toutes vérifications qu’elle juge utile pour s’assurer du respect par la Communauté d’Agglomération des clauses des présentes.
A la fin des travaux, la Communauté d’Agglomération remet à la Commune un exemplaire du dossier des ouvrages exécutés (DOE) afférents à cette opération, ainsi que toutes les pièces utiles à la gestion ultérieure des ouvrages.
Article 5 – DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention prend effet à compter de la date de sa signature par les parties. Elle prend fin au terme du délai de la garantie de parfait achèvement.
Article 6 – MODIFICATION DE LA CONVENTION
Toute modification de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par les deux membres impliqués dans le transfert de maîtrise d’ouvrage et fait l’objet d’un avenant conclu entre les parties qui aura même valeur que les présentes.
Article 7 – RÉSILIATION DE LA CONVENTION
Au stade APS, chacune des parties se réserve la possibilité de se retirer du projet si les financements attendus en début d’opération n’étaient pas obtenus. Ce retrait doit faire l’objet d’une notification à l’autre partie.
En dehors du cas de figure exposé ci-avant, une résiliation ne sera pas possible avant la fin du chantier, sauf accord amiable des parties. A défaut d’accord, les parties pourront s’en remettre au juge. Dans les deux cas, la partie demandant la rétractation supporte les frais supplémentaires spécifiques qui y sont liés comme, les frais de résiliation des marchés s’il y a lieu et ce pour l’ensemble du projet (pas uniquement pour sa partie propre). Les dépenses déjà engagées, comme la programmation ou les frais d’études déjà réalisés, restent répartis entre les deux maîtres de l’ouvrage selon la clé de répartition.
Article 8 – COMPTABLE ASSIGNATAIRE DES PAIEMENTS
Le comptable assignataire est le service de gestion comptable de Bayonne.
Article 9 – TRIBUNAL COMPÉTENT EN CAS DE LITIGE
En cas de litige sur l’interprétation ou l’exécution de la présente convention, le tribunal compétent est le Tribunal administratif de PAU.
Les parties s’engagent à rechercher toute voie amiable de règlement avant de saisir l’instance juridictionnelle compétente.
Article 10 – AUTRES DISPOSITIONS
Néant. 7
Fait en deux exemplaires.
Bayonne, le
Pour la Communauté d’Agglomération Pays
Basque,
Pour le Président et par délégation,
La Conseillère déléguée,
Pour la Commune de Banca,
Le Maire,