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unknown - Communauté d'agglomération - Provence Alpes agglomération - 02 ADG ANNEXE Reglement interieur
Document publié le Mercredi 1 janvier 2020
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Provence Alpes agglomération - 02 ADG ANNEXE Reglement interieur)
Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Institutions publiques,
Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 1
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
DE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION
PROVENCE ALPES AGGLOMÉRATION
Sommaire
PRÉAMBULE ..................................................................................................................................... 3
TITRE 1 - RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE COMMUNAUTÉ .................................. 3
CHAPITRE 1 - LES TRAVAUX PREPARATOIRES DU CONSEIL DE COMMUNAUTÉ ............ 3
Article 1 - Périodicité des séances du conseil de Communauté .............................................................. 3
Article 2 – Convocations......................................................................................................................................... 3
Article 3 - Ordre du jour ......................................................................................................................................... 4
Article 4 - Accès au dossier ................................................................................................................................... 4
Article 5 - Informations complémentaires concernant les questions mises à l'ordre du jour ...... 4
Article 6 - Questions orales, questions écrites, amendements et motions ......................................... 4
CHAPITRE 2- TENUE DES SEANCES DU CONSEIL DE COMMUNAUTE.............................. 5
Article 7 – Présidence .............................................................................................................................................. 5
Article 8 - Secrétariat de séance ......................................................................................................................... 6
Article 9 - Le quorum .............................................................................................................................................. 6
Article 10 - Suppléants et mandataires ............................................................................................................ 6
Article 11 - Accès et tenue du public................................................................................................................. 7
Article 12- Enregistrement des débats ............................................................................................................. 7
Article 13 - La police de l'assemblée ................................................................................................................. 8
Article 14 - Personnels communautaires et intervenants extérieurs .................................................... 8
Article 15 – Conseillers intéressés...................................................................................................................... 9
CHAPITRE 3 ORGANISATION DES DEBATS ET VOTE DES DELIBERATIONS ................... 9
Article 16- Déroulement de la séance ............................................................................................................. 9
Article 17 - Débats ordinaires ............................................................................................................................ 10
Article 18 - Débats budgétaires......................................................................................................................... 10
Article 19 - Suspension de séance ................................................................................................................... 11
Article 20- Clôture de toute discussion ........................................................................................................... 11
Article 21 – Vote des délibérations .................................................................................................................. 11
Article 22 — Procès-verbaux, compte-rendu et recueils des actes administratifs ......................... 12
Article 23- Documents budgétaires.................................................................................................................. 12
Article 24 – Communication des documents ................................................................................................ 13
TITRE 2 - REGLES DE FONCTIONNEMENT DU BUREAU ................................................................13
Article 25 — Le bureau communautaire ......................................................................................................... 13
TITRE 3 - LES COMMISSIONS ET COMITES CONSULTATIFS ........................................................13
CHAPITRE 1 - LES COMMISSIONS THEMATIQUES...................................................... 13
Article 26 – Création et composition ............................................................................................................... 13
Article 27 – Rôle et fonctionnement ................................................................................................................ 14
CHAPITRE 2- AUTRES COMMISSIONS......................................................................... 15 Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 2
Article 28- Commission communautaire pour l’accessibilité aux personnes handicapées .......... 15
Article 29- La Commission d’Appel d’Offres .................................................................................................. 15
Article 30– La commission de Délégation de Service Public ................................................................... 16
CHAPITRE 3- LES COMITES CONSULTATIFS ............................................................... 17
Article 31 – Constitution des comités consultatifs...................................................................................... 17
TITRE 4- LA CONFERENCE DES MAIRES .......................................................................................17
Article 33 – Composition ...................................................................................................................................... 17
Article 34 - Règles générales de fonctionnement ....................................................................................... 17
TITRE 5 - DISPOSITIONS DIVERSES ............................................................................................18
Article 35- Prêt d’un local commun aux membres de l’opposition ....................................................... 18
Article 36 : Droit d’expression des conseillers ............................................................................................. 18
Article 36 – Désignation des délégués dans les organismes extérieurs............................................. 19
Article 37 - Modifications ultérieures ............................................................................................................... 19
Article 38 – Application ......................................................................................................................................... 19 Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 3
REGLEMENT INTERIEUR
DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
PROVENCE ALPES AGGLOMERATION (P.A.A.)
PRÉAMBULE
Le fonctionnement de l’organe délibérant des EPCI est soumis, sauf dispositions législatives contraires, et propres à chaque EPCI, aux mêmes règles que celles applicables aux conseils municipaux.
En conséquence, toutes les règles concernant les conditions de validité des délibérations, celles relatives aux convocations, à l’ordre du jour et à la tenue des séances sont applicables aux EPCI (comme celles relatives au quorum, à la désignation du secrétaire de séance, à la publicité des séances, au scrutin à bulletins secrets ou publics, etc.).
Les modalités de fonctionnement du conseil de communauté et les modalités de publicité de ses délibérations sont fixées par le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) et les dispositions du présent règlement, établi conformément à l’article L2121-8 du code général des collectivités territoriales.
TITRE 1 - RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE COMMUNAUTÉ
CHAPITRE 1 - LES TRAVAUX PREPARATOIRES DU CONSEIL DE COMMUNAUTÉ
Article 1 - Périodicité des séances du conseil de Communauté
Article L5211-11 du cgct – 2121-7 – 2121-9 du cgct
Le Conseil communautaire se réunit au moins une fois par trimestre. La présidente peut réunir le conseil communautaire chaque fois qu'elle le juge utile. Elle est tenue de le convoquer dans un délai maximal de 30 Jours quand la demande motivée lui en est faite par le représentant de l'Etat dans le Département ou par le tiers au moins des membres en exercice du conseil communautaire. En cas d'urgence, le représentant de l'Etat dans le Département peut abréger ce délai.
Article 2 – Convocations
Article L2121-10 du cgct
Toute convocation est faite par la présidente. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers communautaires en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.
La convocation est adressée aux délégués titulaires et aux délégués suppléants pour information (article L5211-6 du CGCT).
La convocation précise la date, l'heure et le lieu de la réunion, laquelle se tient au siège de la communauté d’agglomération ou dans un lieu choisi par l’organe délibérant dans l’une des communes membres. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 4
Une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil communautaire.
Le délai de convocation est fixé à CINQ jours francs.
En cas d'urgence, ce délai peut être abrégé par la présidente sans pouvoir toutefois être inférieur à un jour franc. La présidente en rend compte dès l'ouverture de la séance au Conseil communautaire, qui se prononce sur l'urgence et peut décider le renvoi de la discussion pour tout ou partie à l'ordre du jour d'une séance ultérieure.
Article 3 - Ordre du jour
La présidente fixe l’ordre du jour qui est reproduit sur la convocation.
Dans le cas où la séance se tiendrait sur demande du représentent de l'Etat ou de conseillers communautaires, la présidente est tenue de mettre à l'ordre du jour les affaires qui font l'objet de la demande.
Article 4 - Accès au dossier
Articles L2121-13 du cgct et 2121-12 alinéa 2 du cgct
Tout membre du conseil communautaire a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la Communauté qui font l'objet d'une délibération.
Durant la période entre la convocation et la séance et le jour de la séance, les délégués communautaires peuvent consulter les dossiers au siège de la communauté aux heures et jours ouvrables.
Lorsque la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché, accompagné de l'ensemble des pièces, peut être consulté dans les mêmes conditions.
Article 5 - Informations complémentaires concernant les questions mises à l'ordre du jour
La présidente est seule chargée de l'administration ; mais elle peut sous sa surveillance et sous sa responsabilité déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs membres du bureau.
Toute question, demande d'informations complémentaires ou intervention d'un membre du conseil communautaire auprès de l'administration intercommunale, devra se faire sous couvert de la présidente ou de l'élu communautaire délégué. La question ou la demande d'information ainsi que les réponses transiteront obligatoirement par le Directeur Général des Services.
Article 6 - Questions orales, questions écrites, amendements et motions
Questions orales
Article L2121-19 du cgct
Les conseillers communautaires ont le droit d’exposer en séance du conseil des questions orales ayant trait aux affaires de la communauté. Le règlement intérieur fixe la fréquence ainsi que les règles de présentation et d’examen de ces questions. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 5
Le texte des questions est adressé à la présidente 48 heures au moins avant la séance du conseil communautaire et fait l’objet d’un accusé de réception. Les questions déposées après l’expiration de ce délai sont traitées à la séance ultérieure la plus proche.
La réponse est apportée en séance par la présidente ou le vice-président ou le membre du bureau délégué compétent.
Si le nombre, l'importance ou la nature des questions le justifie, la présidente peut décider, soit de répondre à une prochaine séance du conseil de communauté, soit de les traiter dans le cadre d'une séance du conseil de communauté organisée à cet effet.
Les questions orales portent sur des sujets d’intérêt intercommunal et ne donnent pas lieu à des débats, sauf demande de la majorité des conseillers communautaires présents. Elles sont traitées à la fin de chaque séance. La durée consacrée à cette partie pourra être limitée à 45 minutes au total (questions et réponses).
Questions écrites (en dehors des questions écrites visées à l'article 5):
Chaque membre du Conseil communautaire peut adresser à la présidente des questions écrites sur toute affaire ou tout problème concernant la communauté et l'action communautaire.
La présidente accuse réception et répond aux questions écrites sous un délai de vingt jours. En cas d’étude complexe, l’accusé de réception fixera le délai de réception.
Amendements
Les amendements ou contre-projets peuvent être proposés sur toutes affaires en discussion soumises au conseil communautaire.
Ils doivent être présentés par écrit à la présidente au moins 48 heures avant la séance. En cas pareil, après énoncé du contenu précis de la modification projetée, l’amendement est mis aux voix avant la question principale. Il est procédé à un vote selon des modalités identiques à celles du projet de délibération.
Motions et vœux
Article 2121-29 du cgct
Tout délégué communautaire peut présenter un projet de motion ou émettre des vœux sur toutes affaires d’intérêt local entrant dans les attributions du conseil communautaire. Le projet de motion ou de vœux doit être adressé par écrit auprès de la présidente dans les quinze jours au moins avant la date de la réunion du conseil. Celle-ci apprécie la suite à donner.
La discussion intervient à la fin de chaque séance avant les éventuelles questions orales. Les motions ou vœux adoptées par le conseil de communauté sont transmises à l'autorité compétente.
La présidente porte à la connaissance de l'assemblée la suite qui leur a été réservée.
CHAPITRE 2- TENUE DES SEANCES DU CONSEIL DE COMMUNAUTE
Article 7 – Présidence
Article L2121-14 du cgct –article 2122-8 du cgct
La présidente préside le Conseil communautaire. En cas d’absence ou d’empêchement, elle est remplacée par un vice-président dans l’ordre du tableau. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 6
La séance au cours de laquelle il est procédé à l'élection du ou de la président (e) est présidée par le plus âgé des membres du conseil de communauté.
Dans la séance où le compte administratif de la présidente est débattu, et pour ce point spécifique, le Conseil communautaire élit son président. Dans ce cas, la présidente peut, même si elle n’est plus en fonction, assister à la discussion, mais elle doit se retirer au moment du vote.
La présidente procède à l’ouverture des séances, vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à l'affaire soumise au vote, met fin, s'il y a lieu, aux interruptions de séances, met aux voix les propositions et les délibérations, décompte les scrutins, juge conjointement avec le secrétaire les épreuves des votes, en proclame les résultats, prononce la suspension et la clôture des séances après épuisement de l’ordre du jour.
Article 8 - Secrétariat de séance
Article L2121-15 du cgct
Au début de chacune de ses séances, le Conseil communautaire nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. Il peut lui être adjoint un ou plusieurs auxiliaires pris en dehors de l'assemblée, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations.
Le secrétaire de séance, qui est un(e) élu(e), assiste la présidente pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la constatation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il contrôle l'élaboration du procès-verbal.
Article 9 - Le quorum
Article L2121-17 du cgct
Le conseil communautaire ne peut délibérer que lorsque la majorité (la moitié + 1) de ses membres en exercice assiste à la séance. Seuls sont pris en considération pour ce décompte les titulaires et les suppléants (s'ils remplacent un titulaire). Les pouvoirs donnés par les conseillers absents n’entrent pas en compte dans le calcul du quorum.
A la suite d'une première convocation régulièrement faite, et si l'assemblée ne s'est pas réunie en nombre suffisant, la délibération prise après une seconde convocation à trois jours au moins d'intervalle est valable quel que soit le nombre de membres présents.
Le quorum doit être atteint à l’ouverture de la de séance, après chaque suspension de séance, ainsi que lors de la discussion de chaque point soumis à la délibération du Conseil de Communauté. Si le quorum n'est plus atteint lors de l'examen d'un point de l'ordre du jour, la présidente de la Communauté lève la séance et renvoie la suite des affaires à une date ultérieure.
Article 10 - Suppléants et mandataires
Article L2121-20 du cgct
Tout délégué empêché d'assister à une séance du conseil de communauté est tenu d'en informer la présidente avant chaque séance et de prévenir un suppléant parmi ceux relevant de sa commune. Les suppléants siègeront avec voix délibérative en cas d'empêchement des titulaires (art L5211-6 CGCT).
En cas d'empêchement du (ou des) suppléant(s) relevant de sa commune, le délégué empêché d'assister à une séance peut donner à un conseiller communautaire titulaire de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 7
Un même délégué ne peut être porteur que d'un seul pouvoir. Le pouvoir est toujours révocable, il cesse de plein droit à l'arrivée en séance du conseiller représenté.
Sauf cas de maladie dûment constatée, le pouvoir ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives.
Les pouvoirs doivent être remis à la présidente au début de la séance ou parvenir par courrier, ou par mail, avant la séance du conseil communautaire.
La délégation de vote peut être établie au cours d’une séance à laquelle participe un conseiller obligé de se retirer avant la fin de la séance.
Afin d’éviter toute contestation sur leur participation au vote, les conseillers communautaires qui se retirent de la salle des délibérations doivent faire connaître à la présidente leur intention ou leur souhait de se faire représenter.
Article 11 - Accès et tenue du public
Article L2121-18 aliéna 1er du CGCT
Les séances des Conseils communautaires sont publiques.
Le public est autorisé à occuper les seules places qui lui sont réservées dans la salle. Il doit observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites. Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse.
Séance à huit clos
Article L5211-11 du cgct
Sur la demande de cinq membres ou de la présidente, le conseil communautaire peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu’il se réunit à huis clos. La décision de tenir une séance à huis clos est prise par un vote public du conseil communautaire.
Lorsqu’il est décidé que le conseil communautaire se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.
Dans ce cas, nul ne peut, sous aucun prétexte, s’introduire dans l’enceinte où siègent les membres du conseil. Seuls ces derniers, les fonctionnaires communautaires et les personnes dûment autorisées par la présidente y ont accès.
Cependant, les délibérations prises à huis clos sont soumises au même régime de publicité que toute autre délibération (c'est-à-dire publiée et transmise à la préfecture pour acquérir le caractère exécutoire et produire des effets de droit).
Le compte-rendu, affiché dans la huitaine, doit mentionner la décision en question. Quant au procès- verbal, transcrit au registre des délibérations, il appartient à l’assemblée d’apprécier ce qui peut être rapporté des débats.
Article 12- Enregistrement des débats
(article L2121-18 alinéa-18 du cgct)
Sans préjudice des pouvoirs que la présidente tient de l’article L. 2121-16, les séances publiques peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 8
La diffusion sur internet d’une séance du conseil municipal constitue un traitement de données à caractère personnel, au sens du RGPD (règlement général sur la protection des données), pour les personnes non élues qui seraient filmées.
L'accord des conseillers communautaires, qui sont investis d'un mandat électif et s'expriment dans l'exercice de ce mandat, n'est pas requis pour pouvoir procéder à une telle retransmission des séances publiques. Les élus ne peuvent donc pas s’opposer à être filmés et /ou enregistrés. Mais le droit à l'image du personnel et du public assistant aux séances doit être respecté.
Pour les enregistrements vidéo, les plans larges sont à privilégier. Dans le cas contraire, l’autorisation préalable des personnes non élues est requise.
Tout enregistrement de la séance fait l’objet d’une information par son auteur (conseiller communautaire) en début de séance auprès des membres du conseil communautaire.
Lorsque l’enregistrement des débats génère un trouble au bon fonctionnement des travaux du conseil, la présidente peut le faire cesser.
Article 13 - La police de l'assemblée
Article 2121-16 du cgct
La présidente fait observer et respecter le présent règlement, elle rappelle à l'ordre les membres ou le public qui s'en écartent et en cas de troubles ou d'infraction pénale, il est fait application, si nécessaire avec l'aide des forces de police, des dispositions de l’article L. 2121-16 du C.G.C.T. suivantes :
« La présidente a seule la police de l'Assemblée. La présidente peut faire expulser de l'auditoire tout individu qui trouble l'ordre ».
Les téléphones portables devront être paramétrés en mode silencieux ou tout autre mode permettant d’assurer la sérénité de la séance.
Les infractions au présent règlement, commises par les membres du conseil communautaire, feront l'objet des sanctions suivantes prononcées par la présidente :
- rappel à l'ordre,
- rappel à l'ordre avec inscription au procès-verbal,
- suspension de la séance et expulsion.
Est rappelé à l'ordre, tout conseiller qui entrave le déroulement de la séance de quelque manière que ce soit.
Est rappelé à l'ordre avec inscription au procès-verbal, tout conseiller qui aura encouru un premier rappel à l'ordre.
Lorsqu'un conseiller a été rappelé à l'ordre avec inscription au procès-verbal, le conseil communautaire peut, sur proposition de la présidente, décider de lui interdire la parole pour le reste de la séance : le conseil se prononce alors par assis et levé, sans débat.
Si ledit membre du conseil communautaire persiste à troubler les travaux de l'assemblée, la présidente peut décider de suspendre la séance et de faire procéder à l’expulsion de l'intéressé.
Article 14 - Personnels communautaires et intervenants extérieurs
Le Conseil communautaire peut adjoindre au(x) secrétaire(s) de séance des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 9
Assistent également aux séances publiques du conseil communautaire, le Directeur Général des Services, ainsi que, tout autre personnel communautaire ou personne qualifiée concerné par l'ordre du jour et invité par la présidente.
Les uns et les autres ne prennent la parole que sur invitation expresse de la présidente, et restent tenus à l'obligation de réserve telle qu'elle est définie par le statut de la fonction publique.
Article 15 – Conseillers intéressés
Article L2131-11 du cgct – Loi du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique
Sont illégales les délibérations auxquelles ont pris part un ou plusieurs membres du conseil intéressés à l’affaire qui en fait l’objet, soit en leur nom personnel, soit comme mandataires. En conséquence, les membres du conseil intéressés à la question qui fait l’objet d’une délibération, soit en leur nom, soit comme mandataires, ne peuvent prendre part ni au débat, ni au vote.
Il leur appartient au vu du contenu des délibérations qui leur est proposé de vérifier qu'ils peuvent ou
non prendre part au débat et au vote. Afin d’éclairer leur choix, les conseillers se réfèreront à
l’annexe 1 au présent règlement « Prévention des conflits d’intérêt ».
Si tel est le cas, chaque conseiller en fait part oralement à la présidente ou au président de séance,
préalablement à l’examen de la délibération. Cette mention est alors portée au procès-verbal de la
séance et sur la délibération.
CHAPITRE 3 ORGANISATION DES DEBATS ET VOTE DES DELIBERATIONS
Article 16- Déroulement de la séance
La présidente, à l'ouverture de la séance, procède à l'appel des conseillers, constate le quorum, proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint et cite les pouvoirs reçus.
Elle demande au conseil communautaire de nommer le secrétaire de séance.
Elle fait approuver le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.
La présidente fait éventuellement part de communications diverses et rend compte des décisions qu’elle a prises en vertu des délégations du conseil communautaire, conformément aux dispositions de l’article L5211-10 du Code général des collectivité territoriales.
La présidente énonce ensuite les affaires inscrites à l'ordre du jour, et soumet au conseil de communauté les points urgents qu'elle propose éventuellement d'ajouter à l'examen du conseil de communauté du jour.
Une modification à l'ordre des affaires soumises à délibération peut être décidée par la présidente, à son initiative ou à la demande d'un conseiller communautaire.
Elle accorde immédiatement la parole en cas de réclamation concernant l'ordre du jour.
Chaque affaire fait l'objet d'un résumé sommaire par la présidente ou les rapporteurs désignés par la présidente.
Cette présentation peut être précédée ou suivie d'une intervention de la présidente elle-même ou d’un vice-président ou membre du bureau compétent. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 10
Question préalable
La question préalable, dont l'objet est de faire décider qu'il n'y a pas lieu de délibérer, peut toujours être posée par un membre du conseil communautaire.
Elle est alors mise aux voix après débat.
Article 17 - Débats ordinaires
La parole est accordée par la présidente aux membres du conseil communautaire qui la demandent. Tout membre du Conseil communautaire ne peut parler qu'après avoir demandé la parole à la présidente et l'avoir obtenue, même s'il est autorisé par un orateur à l'interrompre.
Les membres du conseil communautaire prennent la parole dans l'ordre déterminé par la présidente qui peut interrompre l'orateur et l'inviter à conclure très brièvement.
Lorsqu'un membre du conseil communautaire s'écarte de la question traitée ou trouble l'ordre par des interruptions ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par la présidente qui peut alors faire application des dispositions prévues de l'article 13 (police de l’assemblée).
Il en est de même si son propos excède les limites du droit de libre expression. Il s’agit notamment des propos ayant un caractère diffamatoire ou comportant des expressions injurieuses.
Sous peine d’un rappel à l’ordre, aucune intervention n’est possible pendant le vote d’une affaire soumise à délibération.
Par ailleurs, dans le cas où les débats s'enliseraient, la présidente fixe de manière exhaustive et définitive, le nombre d'intervenants ayant à prendre la parole et la durée d'intervention impartie à chacun d'eux.
La clôture de la discussion est décidée par la présidente.
Article 18 - Débats budgétaires
Article L2312-1 du cgct
Dans un délai de deux mois précédant l'examen du budget, la présidente ou le vice-président délégué présente au conseil communautaire, un rapport sur les orientations budgétaires, les engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette. Ce rapport donne lieu à un débat au conseil municipal, dans les conditions fixées par le règlement intérieur.
Le débat d’orientation budgétaire aura lieu lors d’une séance ordinaire, après inscription à l’ordre du jour ou lors d’une séance réservée à cet effet.
Pour la préparation de ce débat, la présidente communique au moins cinq jours francs avant cette séance, les documents nécessaires à la discussion notamment les données synthétiques sur la situation financière de la communauté d'agglomération contenant principalement des éléments d'analyse rétrospective et prospective, ainsi que les projets et actions susceptible de faire l'objet d'une programmation budgétaire et les moyens mis en œuvre.
Le rapport comporte, en outre, une présentation de la structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs. Ce rapport précise notamment l'évolution prévisionnelle et l'exécution des dépenses de personnel, des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail. Il est transmis au représentant de l’Etat ; il fait l'objet d'une publication. Le contenu du rapport ainsi que les modalités de sa transmission et de sa publication sont fixés par décret. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 11
La présidente ou le vice-président délégué expose les orientations, les élus disposent du droit d'intervenir.
Ce débat donne lieu à une délibération qui consiste simplement à prendre acte de sa tenue.
Article 19 - Suspension de séance
La suspension de séance est décidée par la présidente.
Il revient à la présidente de fixer la durée des suspensions de séance.
Article 20- Clôture de toute discussion
Les membres du conseil communautaire prennent la parole dans l’ordre déterminé par la présidente. La clôture de toute discussion est décidée par la présidente.
Article 21 – Vote des délibérations
Article 2121-20 et 2121-21 du cgct
Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés. Les bulletins blancs ou nuls et les abstentions ne sont pas comptabilisés.
Lorsqu’il y a partage égal des voix et sauf en cas de scrutin secret, la voix de la présidente est prépondérante.
En cas de scrutin secret, le partage des voix équivaut à un vote défavorable.
Le conseil communautaire vote de l'une des quatre manières suivantes :
- à main levée,
- par assis et levé,
- au scrutin public par appel nominal,
- au scrutin secret.
Vote à main levée
Le mode de votation ordinaire est le vote à main levée. Il est constaté par la présidente et le secrétaire qui comptent, s’il est nécessaire, le nombre de votants pour et le nombre de votants contre.
Vote au scrutin public
Le vote a lieu au scrutin public sur la demande du quart des membres présents. Les noms des votants avec la désignation de leurs votes sont mentionnés au procès-verbal.
Vote au scrutin secret
Il est voté au scrutin secret soit lorsqu’un tiers des membres présents le réclame, soit lorsqu’il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation.
Dans ces derniers cas, si aucun des candidats n'a obtenu la majorité absolue après deux tours de scrutin secret, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l'élection a lieu à la majorité relative ; à égalité des voix l'élection est acquise au plus âgé.
Si une demande de scrutin public et une demande de scrutin secret sont régulièrement déposées en même temps, le scrutin secret doit avoir la préférence.
Le conseil communautaire peut décider, à l’unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 12
Si une seule candidature a été déposée pour chaque poste à pourvoir au sein des commissions communautaires ou dans les organismes extérieurs, ou si une seule liste a été présentée après appel à candidatures, les nominations prennent effet immédiatement, dans l’ordre de la liste le cas échéant, et il en est donné lecture par la présidente.
Article 22 — Procès-verbaux, compte-rendu et recueils des actes administratifs
Procès-verbaux
Article 2121-23 du cgct
Les délibérations sont inscrites par ordre de date.
Les séances publiques du conseil communautaire donnent lieu à l'établissement du procès-verbal de l'intégralité des débats sous forme synthétique.
Le procès-verbal de la séance tel qu'il figure au registre est établi dans les meilleurs délais possibles.
Une fois établi, ce procès-verbal est tenu à la disposition des membres du conseil communautaire qui peuvent en prendre connaissance quand ils le souhaitent. Il est également annexé à la convocation de la séance du conseil communautaire au cours de laquelle il est soumis à approbation.
Chaque procès-verbal de séance est mis aux voix pour adoption à la séance qui suit son établissement.
Les membres du conseil communautaire ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une rectification à apporter au procès-verbal.
La rectification éventuelle est enregistrée au prochain procès-verbal.
Comptes-rendus
Article L2121-25 du cgct
Le compte-rendu de la séance est affiché sous huitaine. Il présente une synthèse sommaire des délibérations et des décisions du conseil.
Le compte-rendu est tenu à la disposition des conseillers communautaires, de la presse et du public.
Recueil des actes administratif
Article R2121-10 du cgct
Le dispositif des délibérations à caractère réglementaire est publié dans un recueil des actes administratifs dans les conditions fixées par un décret en conseil d'Etat.
Il en est de même pour les arrêtés à caractère réglementaire.
Ce recueil a une parution au moins trimestrielle et est mis à la disposition de toute personne réclamant sa consultation, au siège de la Communauté d’agglomération.
Article 23- Documents budgétaires
Les budgets de la communauté de communes sont mis à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption (ou éventuellement leur notification après règlement par le représentant de l'État dans le Département) au siège de l’établissement.
Le public est avisé de la mise à disposition de ces documents par tout moyen de publicité au choix de la présidente. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 13
Les documents relatifs à l'exploitation des services publics délégués seront également consultables sur place, aux heures d’ouverture, par toute personne en faisant la demande.
Article 24 – Communication des documents
Article L2121-26 du cgct :
Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil communautaire, des budgets et des comptes de la communauté et des arrêtés communautaires. Ce service est rendu moyennant le paiement de la reproduction des documents selon le tarif en vigueur. Chacun peut les publier sous sa responsabilité. La personne désireuse de se faire communiquer la copie des budgets ou des comptes d’une communauté peut l’obtenir, à ses frais, aussi bien de la présidente que des services déconcentrés de l’état.
TITRE 2 - REGLES DE FONCTIONNEMENT DU BUREAU
Article 25 — Le bureau communautaire
Article L5211-10 du cgct
Le bureau communautaire est composé de la présidente, des vice-présidents et des conseillers communautaires élus par l’assemblée.
Y assistent en outre le Directeur Général des Services et toute autre personne qualifiée dont la présence est souhaitée par la présidente. La séance n'est pas publique.
Le bureau a un rôle consultatif.
La réunion est convoquée et présidée par la présidente ou en cas d'empêchement, par un vice- président dans l'ordre du tableau. La présidente fixe l’ordre du jour.
Cette réunion a pour objet d'examiner les affaires courantes et de préparer les décisions qui sont du ressort de la communauté.
Le bureau assiste la présidente dans ses fonctions, examine les projets de délibérations devant être soumis au conseil communautaire, et d’une manière générale, émet un avis sur toutes les questions d’intérêt communautaire relevant des compétences de la communauté d’agglomération.
Le bureau se réunit autant de fois que nécessaire sur décision et convocation de la présidente.
TITRE 3 - LES COMMISSIONS ET COMITES CONSULTATIFS
CHAPITRE 1 - LES COMMISSIONS THEMATIQUES
Article 26 – Création et composition
Article L 2121-22 du CGCT
Le conseil communautaire peut former, au cours de chaque séance, des commissions permanentes chargées d’étudier les questions soumises au conseil dans un domaine particulier. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 14
Le conseil communautaire peut décider en cours de mandat de la création de commissions dites spéciales pour l’examen d’une ou plusieurs affaires spécifiques. La durée de ces commissions est dépendante des dossiers à instruire. Elles sont dissoutes à l’aboutissement de l’affaire ou du dossier relevant de leur objet.
Le conseil communautaire fixe le nombre de conseillers siégeant dans chaque commission et désigne ceux qui y siégeront.
La présidente de la Communauté d’agglomération est présidente de droit de ces commissions.
Lors de la première réunion, les membres de la commission procèdent à la désignation du vice- président, en charge de la convocation, de la présidence et de l’animation de la commission si la présidente est absente ou empêchée.
Article 27 – Rôle et fonctionnement
Article L2121-22 du cgct- article L 5211-40-1 du cgct
Les commissions instruisent les affaires qui leur sont soumises.
Elles n'ont aucun pouvoir de décision et émettent leur avis ou formulent leurs propositions à la majorité des membres présents ayant voix délibérative, sans qu’un quorum ne soit exigé. S’il y a partage des voix, la voix de la présidente, ou en son absence du vice-président, est prépondérante.
Chaque commission est chargée, dans son domaine, d'étudier, ou de faire étudier, les projets à mettre en œuvre dans le cadre des compétences de la communauté d'agglomération. Elle peut s'entourer de tout avis qu’elle juge nécessaire.
Peuvent assister aux commissions, le directeur général des services de la communauté et les personnels communautaires ou personnes qualifiées expressément invités par la présidente ou le vice-président en charge de la commission.
Le président de chaque commission (ou son représentant) soumet au bureau ses propositions. Il peut proposer de créer des groupes de travail spécifiques aux compétences de la communauté d'agglomération. Ces groupes de travail peuvent associer des élus municipaux des communes membres de Provence Alpes Agglomération et/ou des partenaires externes.
Les séances des commissions ne sont pas publiques, sauf décision contraire prise à la majorité des
membres présents.
Les dossiers communiqués aux membres des commissions sont des documents de travail interne à chaque commission.
Les commissions se réunissent chaque fois que la présidente ou son représentant le juge utile. Elle
(ou il) est toutefois tenu(e) de réunir la commission à la demande de la majorité de ses membres.
La présidente ou à défaut en cas d'absence ou d'empêchement, le vice-président en charge de la commission fixe l’ordre du jour et convoque les membres par écrit 5 jours avant la séance prévue.
La convocation, accompagnée de l’ordre du jour, est adressée à chaque commissaire, par voie dématérialisée ou par écrit à son domicile s’il n’est pas informatisé. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 15
Un conseiller communautaire membre d’une commission peut, en cas d’absence, être remplacé par un conseiller municipal de sa commune désigné par le maire, dans le respect du principe de représentation proportionnelle. (article L 5211-40-1 du CGCT).
CHAPITRE 2- AUTRES COMMISSIONS
Article 28- Commission communautaire pour l’accessibilité aux personnes handicapées
Article L. 2143-3 du CGCT
Il est créé par délibération du conseil, une commission communautaire pour l’accessibilité aux personnes handicapées composée notamment des représentants de la communauté, d’associations d’usagers et d’associations représentant les personnes handicapées.
Cette commission dresse le constat de l’état d’accessibilité du cadre bâti existant, de la voirie, des espaces publics et des transports. Elle établit un rapport annuel présenté en conseil communautaire et fait toutes propositions utiles de nature à améliorer la mise en accessibilité de l’existant.
Le rapport présenté au conseil communautaire est transmis au représentant de l’Etat dans le département, au président du conseil général, au conseil départemental consultatif des personnes handicapées, ainsi qu’à tous les responsables des bâtiments, installations et lieux de travail concernés par le rapport.
La présidente préside la commission et arrête la liste de ses membres.
Cette commission exerce ses missions dans la limite des compétences transférées à la communauté d’agglomération.
Article 29- La Commission d’Appel d’Offres
Articles L1411-5 du cgct, D1411-3 et suivants du cgct
La commission d’appel d’offres est composée du président ou de son représentant, et cinq membres du conseil communautaire élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.
Il est procédé, selon les mêmes modalités, à l’élection de suppléants en nombre égal à celui des membres titulaires.
L’élection des membres titulaires et des suppléants a lieu sur la même liste, sans panachage, ni vote préférentiel. Les listes peuvent comprendre moins de noms qu’il n’y a de sièges de titulaires et de suppléants à pourvoir.
En cas d’égalité de restes, le mandat revient à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de suffrages. Si les listes en cause ont également recueilli le même nombre de suffrages, le siège est attribué au plus âgé des candidats susceptibles d’être proclamés élus.
Il est pourvu au remplacement d’un membre titulaire de la commission d’appel d’offres par le suppléant inscrit sur la même liste et venant immédiatement après le dernier titulaire de ladite liste. Le remplacement du suppléant, ainsi devenu membre titulaire, est assuré par le candidat inscrit sur la même liste, immédiatement après ce dernier.
Il est procédé au renouvellement intégral de la commission d’appel d’offres lorsqu’une liste se trouve dans l’impossibilité de pourvoir, dans les conditions telles que prévues à l’alinéa précédent, au remplacement des membres titulaires auxquels elle a droit. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 16
Peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d’appel d’offres : - un représentant du service technique compétent pour suivre l’exécution des travaux ou effectuer le contrôle de conformité lorsque la réglementation impose le concours d’un tel service ou lorsque le marché porte sur des travaux subventionnés par l’Etat,
- des personnalités désignées par la ou le président (e) de la commission en raison de leur compétence dans la matière qui fait l’objet d’appel d’offres.
Lorsqu’ils y sont invités par la ou le président(e)(e) de la commission d’appel d’offres, le comptable public et un représentant du directeur général de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d’appel d’offres. Leurs observations sont consignées au procès-verbal.
Ont voix délibérative la ou le président (e) ou son représentant, les cinq membres du conseil communautaire élus. En cas de partage égal de voix, la ou le président(e) a voix prépondérante.
Les convocations de la réunion mentionnée sont adressées à ses membres au moins 5 jours francs avant la date prévue pour la réunion. Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents.
Si après une première convocation ce quorum n’est pas atteint, la commission d’appel d’offres est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum.
La commission d’appel d’offres dresse un procès-verbal de ses réunions. Tous les membres de la commission peuvent demander que leurs observations soient portées au procès-verbal.
Les conditions d’intervention de cette commission sont régies conformément au code de la commande publique.
Les délibérations de la commission d'appel d'offres peuvent être organisées à distance dans les conditions de l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.
Article 30– La commission de Délégation de Service Public
Article L1411-5 du cgct
Il peut être institué une ou des commissions de délégation de service public (CDSP). Cette commission est présidée par la présidente ou son représentant.
La CDSP est composée de l’autorité habilitée à signer la convention de service public ou de son représentant assurant le rôle du président, et de cinq membres titulaires élus par le Conseil communautaire. Selon les mêmes modalités, il est procédé à l’élection de cinq suppléants.
Le comptable de la collectivité et un représentant de la direction départementale de cohésion sociale et de la protection des populations siègent également à la commission avec voix consultative.
Peuvent participer à la commission, avec voix consultative, un ou plusieurs agents de la collectivité territoriale ou de l'établissement public désignés par la ou le président (e) de la commission, en raison de leur compétence dans la matière qui fait l'objet de la délégation de service public.
Le fonctionnement de la Commission de Délégation de Service Public est régi par les articles L.1411-5 et suivants du CGCT et les dispositions prévues par le Code de la Commande Publique. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 17
CHAPITRE 3- LES COMITES CONSULTATIFS
Article 31 – Constitution des comités consultatifs
Article L2143-2 du cgct
Le Conseil de communauté peut créer des comités consultatifs, sur tout problème d'intérêt communautaire, comprenant des personnes qui peuvent ne pas appartenir au Conseil communautaire, notamment des représentants d'associations locales. Il en fixe la composition sur proposition du président. Chacun de ces organismes est présidé par un membre du Conseil de communauté qui établit chaque année un rapport communiqué au Conseil.
TITRE 4- LA CONFERENCE DES MAIRES
Article L. 5211-11-3 du cgct
Il est créé une conférence permanente des M aires rassemblant l'ensemble des Maires des Communes composant l'Agglomération.
Cette conférence des Maires a un rôle consultatif.
La conférence des Maires étudie et débat sur les dossiers stratégiques susceptibles d’impacter le fonctionnement du bloc communal et le projet de territoire de la communauté d’agglomération.
Article 33 – Composition
La conférence des Maires réunit, sous la présidence de la présidente de la communauté d’agglomération, qui peut être représentée à sa demande :
- l'ensemble des Maires de la Communauté d'Agglomération. En cas d'absence, un maire peut désigner un membre de son conseil municipal pour le représenter. Les pouvoirs ne sont pas admis. - les membres du bureau communautaire
Article 34 - Règles générales de fonctionnement
La conférence des Maires est présidée et animée par la présidente de la Communauté d'Agglomération ou son représentant qui convoque les réunions et fixe les ordres du jour. La Conférence se réunit soit au siège de la communauté soit en un lieu choisi par la présidente. La convocation est faite par la présidente de la Communauté. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour.
La Conférence des Maires sera réunie autant de fois que nécessaire ou dans la limite de quatre réunions par an, à la demande d'un tiers des maires (article L5211-11-3 du cgct).
La présidente peut inviter toute personne qualifiée dans le cas où une question particulière intéressant une compétence de la communauté d’agglomération serait inscrite à l’ordre du jour. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 18
TITRE 5 - DISPOSITIONS DIVERSES
Article 35- Prêt d’un local commun aux membres de l’opposition
Article L2121-27 du cgct
Les conseillers n'appartenant pas à la majorité communautaire qui en font la demande disposent, sans frais, du prêt d'un local commun.
Il est satisfait à toute demande de mise à disposition d’un local commun émise par des conseillers n’appartenant pas à la majorité communautaire dans un délai de 4 mois.
Le local mis à disposition ne saurait en aucun cas être destiné à une permanence ou à accueillir des réunions publiques.
Article 36 : Droit d’expression des conseillers n’appartenant pas à la majorité dans le bulletin d’information communautaire
Article L2121-27-1 du CGCT
Conformément aux dispositions de l’article L.2121-27-1 du Code général des collectivités territoriales, un espace est réservé à l’expression des conseillers n’appartenant pas à la majorité communautaire dans le bulletin d’information générale sur les réalisations et la gestion du conseil communautaire diffusé par la communauté d’agglomération sous quelque forme que ce soit.
Cette disposition ne rend pas obligatoire l’organisation d’une information générale sur l’activité de la collectivité locale ; elle ne s’applique que lorsque celle-ci existe.
Aussi, dans le cas où un bulletin d’information générale serait édité, les dispositions suivantes s’appliqueront.
Dispositions :
Un espace sera réservé dans le bulletin d’information de la communauté d’agglomération à l’expression des groupes politiques représentés au sein du conseil, et ce dans les conditions suivantes :
- 1/20ème de l’espace total de la publication est réservé à l’expression des groupes politiques représentés au sein du conseil
- Cet espace est à répartir le cas échéant entre plusieurs groupes représentés au conseil en fonction du nombre d’élus de chaque liste
La présentation et la longueur de l’article sont conditionnées par la maquette et la charte graphique choisies pour le journal.
Aucun dépassement n’est toléré. Tout article excédant la longueur requise ne peut pas être publié avant d’être réduit par ses auteurs.
L'espace concédé doit être réservé à des sujets ayant trait aux affaires de la communauté d’agglomération. Tout texte comportant des risques de troubles à l’ordre, à la sécurité et à la tranquillité publiques, ayant un caractère diffamatoire, injurieux ou manifestement outrageant, ou dont le contenu porte atteinte à l’honneur et à la considération d’une personne, de nature à engager la responsabilité pénale de la Présidente, ne sera pas publié.
Aucun visuel n’est publié. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 19
Les textes doivent être transmis au service communication avant la date limite indiquée dans le courrier ou le courriel qui est adressé aux différents groupes,
Une fois transmis au directeur de la publication, les textes ne peuvent plus alors être modifiés dans leur contenu par leurs auteurs, sauf erreur matérielle.
Article 37 – Désignation des délégués dans les organismes extérieurs
Article L 2121-33 du cgct
Le Conseil de communauté procède à la désignation de ses membres ou de ses délégués pour siéger au sein d'organismes extérieurs, dans les cas et conditions prévues par les dispositions du code général des collectivités territoriales et les textes régissant ces organismes. La fixation par les dispositions précitées de la durée des fonctions assignées à ces membres ou délégués ne fait pas obstacle à ce qu'il puisse être procédé à tout moment et pour le reste de cette durée, à leur remplacement par une nouvelle désignation opérée dans les mêmes formes.
L’élection d’un président n’entraîne pas, pour le conseil communautaire, l’obligation de procéder à une nouvelle désignation des délégués dans les organismes extérieurs.
Article 38 - Modifications ultérieures
Le présent règlement peut à tout moment faire l'objet de modifications à la demande et sur proposition de la présidente ou d'un tiers des membres en exercice de l'assemblée communautaire.
Article 39 – Application
Le présent règlement est applicable à la Communauté d'Agglomération Provence Alpes Agglomération dès sa transmission au contrôle de légalité.
Il sera ensuite adopté, avec d'éventuelles modifications à chaque renouvellement du Conseil Communautaire, et ce dans les 6 mois suivant son installation. La présidente est chargée de sa bonne application.
Le règlement initial, comportant 39 articles, a été adopté par délibération du Conseil de Communauté réuni le 9 décembre 2020. Règlement intérieur - Provence Alpes Agglomération 20
ANNEXE 1
La prévention des conflits d’intérêts
Constitue un conflit d’intérêt « toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou à paraitre influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction ».
Ceci peut conduire les élus concernés à ne pas intervenir sur un sujet et à ne pas siéger au conseil municipal lorsque ce sujet est évoqué.
Loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, extrait de l’article 2 :« Lorsqu'ils estiment se trouver dans une telle situation :[…]2° Sous réserve des exceptions prévues au deuxième alinéa de l'article 432-12 du code pénal*, les personnes titulaires de fonctions exécutives locales sont suppléées par leur délégataire, auquel elles s'abstiennent d'adresser des instructions ».
Le décret n° 2014-90 du 31 janvier 2014 portant application de l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique apporte des précisions sur la procédure à suivre.
S'agissant des titulaires de fonctions électives locales, le décret distingue selon que l'intéressé est à la tête de l'exécutif local ou qu'il a reçu délégation d'attributions :
- dans le premier cas, la personne en cause, qu’elle agisse en vertu de ses pouvoirs propres ou par délégation de l’organe délibérant, prend un arrêté par lequel elle précise les procédures dans lesquelles elle entend s'abstenir de faire usage de ses attributions et désigne la personne qui la supplée pour le traitement de l'affaire (exemple : le maire ou le président de l’EPCI désignera un adjoint ou un vice-président);
- dans le second cas, la personne informe le délégant, par écrit, de la situation de conflits d’intérêts et des questions sur lesquelles elle estime ne pas devoir exercer ses compétences ; un arrêté du délégant détermine les questions pour lesquelles la personne intéressée doit s'abstenir d'exercer lesdites compétences ( exemple : un adjoint ou un vice-président d’EPCI, en situation de conflits d’intérêts, devra en informer le maire ou le président de l’EPCI qui prendra un arrêté précisant les domaines « interdits »).
*Rappelons que l’article 432-12 du code pénal permet aux élus, dans les communes de 3500 habitants au plus, de traiter avec la commune dans la limite d’un montant annuel de 16 000€, d’acquérir un terrain pour leur habitation, de conclure des baux pour leur logement et d’acquérir un bien pour la création ou le développement de leur activité professionnelle. Dans tous ces cas, le maire, l’adjoint ou le conseiller municipal intéressé doit s’abstenir de participer à la délibération du conseil municipal relative à la conclusion ou à l’approbation du contrat et le conseil municipal ne peut pas décider de se réunir à huis clos.