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Déliberation - Deliberation n°74 Annexe Nouvelle Convention mutualisation 2024
Document publié le Jeudi 23 mars 2017 par la commune de Boujan-sur-Libron.
Lien du pdf (Déliberation - Deliberation n°74 Annexe Nouvelle Convention mutualisation 2024)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Industrie, Consommateurs,
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN
DU SERVICE DES SYSTÈMES D’INFORMATION
DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
Entre
La communauté d'agglomération Béziers Méditerranée, représentée par Monsieur Robert Ménard en sa qualité de Président, agissant en vertu de la délibération du Conseil communautaire en date du 23 mars 2017 créant le service commun des systèmes d’information,
ci-après dénommée « communauté d'agglomération Béziers Méditerranée » D'une part,
Et
La commune de ....................................., représentée par son Maire .................................. agissant en vertu de la délibération du Conseil municipal en date du ......................................................,
ci-après dénommée « commune de ............................................. »,
Ou
L’établissement public….…………………………………….représenté par son.……..………………….. habilité à signer la présente convention, par délibération du…………………………………...en date du…………………….,
D'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit,
PRÉAMBULE
Dans une logique de coopération et de solidarité, et dans un souci de bonne organisation et d’optimisation des services, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et ……………............................................, souhaitent conjuguer leurs efforts afin d'envisager la mutualisation du service des systèmes d’information.
L'article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales permet à un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, une ou plusieurs de ses communes membres et, le cas échéant, un ou plusieurs des établissements publics rattachés de se doter de services communs.
Par Délibération n°49 en date du 23 mars 2017 du Conseil communautaire, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée a approuvé la création du service commun des systèmes d’information à l'échelon communautaire.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
1 Par Délibération n° 2023-04-2-8 en date du 3 avril 2023 du Conseil communautaire, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée a approuvé le nouveau mode de calcul de la participation financière des communes concernées.
Par Délibération n° 2024..............................en date du...........................du Conseil communautaire, la communauté a décidé l’intégration de l’Office du Tourisme communautaire au service commun des systèmes d’information.
Il est proposé aux membres de signer une nouvelle convention portant mise en œuvre du service commun des systèmes d’information.
En conséquence, il a été convenu et arrêté ce qui suit,
ARTICLE 1. OBJET DE LA PRÉSENTE CONVENTION DE MUTUALISATION
Le champ d’intervention du service commun des systèmes d’information : - l’acquisition et maintenance des pc et des serveurs et de l’infrastructure des systèmes, - la gestion de la flotte de la téléphonie fixe, internet et mobile, et abonnements internet, - la gestion des photocopieurs,
- la gestion des logiciels et applications métiers, et messagerie et outils collaboratifs, - l’acquisition et maintenance des équipements réseaux
- la gestion de la sécurité informatique
- le dépannage aux utilisateurs.
Ces dépenses d’investissement ou de fonctionnement peuvent être réalisées au moyen de marchés publics portés par la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée pour ses propres besoins et celles des membres du service commun.
Le dimensionnement du service commun de systèmes d’information n’intègre pas les centre communaux d’action sociale – CCAS – et les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes – EHPAD.
Le périmètre opérationnel du service commun des systèmes d’information consiste à : • optimiser les systèmes d’information des collectivités tout en leur garantissant davantage de sécurité et de continuité ;
• maintenir et améliorer la qualité de service aux utilisateurs ;
• partager des ressources variées (matérielles et logicielles) tout en rationalisant, les valorisant et les optimisant ;
• réussir à atteindre à moyen terme une neutralité budgétaire en terme d’évolution pour les différentes parties prenantes, voires des économies d’échelle à périmètre constant ; • proposer une nouvelle offre de services aux communes et rationaliser les moyens dans un contexte de réduction des ressources.
D'autres membres pourront adhérer au service commun des systèmes d’information, sous réserve de l'accord des organes délibérants.
La mutualisation de ce service est construite autour des missions du service commun définis en annexe 2.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
2 ARTICLE 2. OBLIGATIONS RÉCIPROQUES ET EFFETS DE LA CONVENTION
2.1. Obligations réciproques
La communauté d'agglomération Béziers Méditerranée se substituera aux droits et obligations des communes et établissements publics concernés liées à l'activité du service commun des systèmes d'information.
2.2. Gouvernance du service commun des systèmes d’information
La gouvernance du service commun des systèmes d’information s'opère avec le comité technique et le conseil de gouvernance. Ces instances se réunissent au moins une fois par an.
2.2.1. Le comité technique
Le comité technique a pour rôle d’émettre des propositions et de préparer le conseil de gouvernance.
Il est composé :
• des directeurs généraux des services de chaque membre.
• du directeur général adjoint en charge de la DSIN de la Communauté d’Agglomération Béziers Méditerranée, le cas échéant, du chargé de mission des mutualisations.
• du directeur du service commun des systèmes d’information.
• d’un ou de plusieurs chefs de service de la DSIN.
2.2.2. Le conseil de gouvernance
Le conseil de gouvernance a pour mission d’arbitrer, de valider et de voter les options proposées par le comité technique relatives au service commun des systèmes d’information.
En outre, il est chargé de :
- valider la stratégie pluriannuelle du service commun ;
- élaborer la feuille de route annuelle ;
- constater le compte d’exploitation de chaque membre pour l’exercice N-1
- examiner le budget du service.
Pour la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée, le conseil de gouvernance se compose :
• du Président ou de son représentant, le Vice-président en charge de la mutualisation ;
• du Vice-président délégué à la direction des systèmes d’information ;
• du directeur général des services ;
• du directeur général adjoint en charge de la DSIN de la communauté d’agglomération Béziers Méditerranée, le cas échéant, du chargé de mission des mutualisations.
• du directeur du service commun des systèmes d’information.
• du directeur des finances ;
• du directeur des ressources humaines ;
Pour chaque membre adhérent au service commun :
• du maire ou de son représentant légal ;
• du directeur général des services ou de son représentant.
Cette gouvernance est mise en place sans préjudice des délibérations concordantes de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et de chaque membre concerné.
2.3. Mise à disposition des locaux
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
3 Le service commun des systèmes d’information est situé au siège de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée, Quai Ouest, 39 boulevard de Verdun à Béziers 34500.
La surface occupée par l’ensemble du personnel et les locaux techniques est de 200 m², dont le local informatique qui héberge les serveurs et les éléments actifs de gestion du réseau de la fibre optique de l’agglomération Béziers Méditerranée.
2.4. Propriété des biens matériels et immatériels
Les biens affectés au fonctionnement du service commun des systèmes d’information sont :
• les véhicules du parc auto de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée ;
• le matériel informatique : ordinateurs fixes et serveurs ;
• les logiciels ;
• les équipements divers (photocopieur, téléphonie) ;
• le mobilier de bureau.
2.5. Ressources humaines et organisation
Les agents du service commun des systèmes d’information de la Communauté d’Agglomération Béziers Méditerranée sont rattachés fonctionnellement et hiérarchiquement au département des systèmes d’information et du numérique.
Toutes les décisions relatives à la situation administrative des agents du service commun des systèmes d’information relèvent de la responsabilité du Président de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée. L'impact de la mise en place du service commun des systèmes d’information est détaillé en annexe 1.
ARTICLE 3. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
3.1. Cadre général
Le dispositif du service commun vise à un partage des coûts qui fera l’objet d’une refacturation, entre plusieurs entités juridiques (communes membres, OTCBM etc...) réunies dans un seul et même service porté par la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée.
3.2. Évaluation et répartition annuelle des coûts nets
Les éléments de répartition pris en compte dans le calcul de la participation des membres sont les suivants :
• Les dépenses de fonctionnement directes de chaque membre ainsi que les frais communs (ex. abonnement internet partagés, coût de licences partagés, coût de maintenance en commun partagé etc.)
• Certaines dépenses d’équipement d’infrastructures partagées sur le budget du service commun, peuvent être refacturées sur plusieurs années aux membres via une quote-part déterminée et validée en conseil de gouvernance.
• La masse salariale.
Par délibération n° 2023-04-2-8 en date du 3 avril 2023 du Conseil communautaire, il a été décidé que le coût de 2 équivalents temps pleins (ETP) soit réparti entre toutes les membres au prorata du temps passé (cf. annexe 4).
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
4 Le coût de ces 2 ETP est revalorisé annuellement sur la base des éléments fournis par le département des ressources humaines de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée.
3.3. Refacturation des coûts nets annuels
• Membres du service commun dont l’attribution de compensation est positive :
Les coûts nets N-1 sont impactés sur les attributions de compensation de l’année N
• Membres du service commun dont l’attribution de compensation n’est pas positive ou n’en bénéficiant pas :
Les coûts nets N-1 seront refacturés en année N.
3.4. Refacturation des coûts d’investissement
Le coût d’investissement du service commun des systèmes d’information de l’année N sera refacturé toutes taxes comprises (la récupération de la TVA incombant aux membres) trimestriellement à l’euro l’euro par l’agglomération Béziers Méditerranée aux membres concernés.
ARTICLE 4. DURÉE , RÉSILIATION, et PENALITES
La présente convention est conclue à compter de sa signature pour une durée indéterminée et ce jusqu'à la disparition du besoin de la mise en commun du service commun des systèmes d’information.
Elle peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l’exécutif de l’une ou de l’autre des parties signataires, agissant en vertu d’une délibération exécutoire, notifiée au moins six mois avant l’entrée en vigueur de cette résiliation.
Selon les rythmes de facturation des prestataires, il est possible que certaines dépenses soient réglées par le service commun des systèmes d’information après la date de résiliation d’une commune.
En cas de résiliation de la présente convention, le membre ne pourra plus bénéficier des marchés publics conclus par la communauté d’agglomération pour le service commun des systèmes d’information.
Attention, toutes les pénalités engendrées par la sortie du membre du service commun, et modifiant économiquement les marchés publics en cours, lui seront directement refacturées.
Les modalités financières seront les suivantes :
Pour les dépenses de fonctionnement :
Ces dépenses seront régularisées postérieurement. Un tableau récapitulatif des dépenses sera établi avec les factures justificatives.
Pour les dépenses d’investissement :
Un titre sera émis à l’euro l’euro, avec un tableau récapitulatif et les factures justificatives.
ARTICLE 5. LITIGES RELATIFS A LA CONVENTION
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
5 Les litiges qui pourraient naître de l'application de la présente convention sont de la compétence du Tribunal Administratif de Montpellier. Toutefois, les parties s'engagent à tenter de résoudre à l'amiable tout différend résultant de l'interprétation, de l'exécution et des suites de la présente convention.
ARTICLE 6. ANNEXES
Annexe 1 : Fiche d’impact de la mutualisation
Annexe 2 : Missions du service commun des systèmes d’information
Annexe 3 : Règles de fonctionnement des systèmes d’information
Annexe 4 : Mode de calcul de la participation N
Fait en 2 exemplaires originaux, le ..........................................…
Pour la communauté d'agglomération
Béziers Méditerranée
Pour la commune de ………………………....
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
6 ANNEXE 1
FICHE D'IMPACT DE LA MUTUALISATION
ARTICLE 1. ORGANISATION ACTUELLE DU SERVICE COMMUN
L’organigramme du service commun des systèmes d’information est le suivant :
ARTICLE 2. CARACTÉRISTIQUES DES POSTES DÉDIÉS AU SERVICE COMMUN
Mission, intitulé du poste Service Nombre en ETP
Informaticien support Service support et relations utilisateurs 1 à 100 %
Informaticien support
Service support et relations utilisateurs
1
à 100 %
• Régime indemnitaire en vigueur à la communauté d’agglomération Béziers Méditerranée ;
• Lieu de travail : siège administratif de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et déplacements dans les communes ;
• Organisation du temps de travail selon le règlement du temps de travail de la communauté
d'agglomération Béziers Méditerranée.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
7 ANNEXE 2
MISSIONS DU SERVICE COMMUN
DES SYSTÈMES D’INFORMATION
ARTICLE 1.PRINCIPES DU SERVICE COMMUN
La déclinaison des axes stratégiques s’articule autour de grands principes : • Améliorer la qualité du service rendu sur le territoire.
• Créer de nouveaux services et harmoniser l’offre pour les membres. • Faciliter le travail en commun sur le territoire en optimisant l’organisation interne des services de l’agglomération Béziers Méditerranée et de ses membres.
• Partager les compétences sur le territoire en développant l’expertise du personnel et rendre possible leur mobilité.
• Développer les nouveaux usages et les technologies innovantes. • Optimiser les dépenses et réduire les coûts à moyen terme.
ARTICLE 2. DÉFINITION DU SERVICE COMMUN
Les missions dévolues au service commun des systèmes d’information portent sur l’ensemble des prestations informatiques nécessaires :
1. Au maintien en condition opérationnelle des infrastructures hébergeant le système d’information commun aux membres sur un ou plusieurs sites : matériels et logiciels bureautiques, matériels spécifiques tels que les serveurs, réseau intra sites et inter sites (fibre optique), téléphonie, réseau (réseau, autocommutateurs, téléphones / smartphone…) maintenance et sécurisation (accès au système d’information, « Saas » internet…), mise à niveau de l’architecture et son suivi, relations avec les prestataires et éditeurs, assistance aux utilisateurs.
2. A l’évolution du système d’information : adaptation de l’outillage des directions métiers (gestion des projets informatiques et conseil), évolution du socle technique et des logiciels métiers (développés en interne ou faisant l’objet d’un marché avec un éditeur/prestataire), veille technico-fonctionnelle, processus continu d’évaluation et d’amélioration de la sécurité et de la qualité du SI.
3. Au développement de services numériques vers le citoyen, en support des membres adhérents.
Les conditions d’accès et d’utilisation du système d’information commun seront régies par une charte informatique commune (validée par le conseil de gouvernance). En effet, la mutualisation des systèmes d’information s’accompagne pour les membres, d’un alignement des règles d’usage et de sécurisation des équipements et données (postes de travail, réseau, accès internet, téléphonie, accès aux applications/données etc.).
ARTICLE 3. FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUN
Le service commun des systèmes d’information se compose de différents services. L’organisation est détaillée dans l’annexe 1.
Le service interviendra tant sur le plan des projets et conseils en amont, que sur l’assistance quotidienne aux utilisateurs pour régler les différentes pannes.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
8 Les techniciens du service interviennent à distance et sur site, en privilégiant systématiquement l’intervention à distance.
Pour assurer le support et l’assistance aux utilisateurs, le service des systèmes d’information utilise un logiciel de gestion de déclaration de panne sous forme de ticket.
Toute panne ou incident doivent être déclarés obligatoirement via cet outil.
En effet, pour rappel la comptabilisation de l’ensemble des tickets par membre permet le calcul de la clé de refacturation.
La criticité et l’urgence des pannes et incidents sont qualifiés par les techniciens.
Lorsqu’une panne bloquante sur un système informatique survient sans solution de contournement, la prise en charge s’effectue prioritairement dans les délais les plus courts possibles, en fonction de la disponibilité des techniciens du service.
Les autres incidents non bloquants seront traités ultérieurement.
ARTICLE 4. DÉPLACEMENTS
Les déplacements sont effectués grâce aux véhicules du parc automobile véhicule léger de l’Agglomération Béziers Méditerranée.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
9 ANNEXE 3
RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUN DES
SYSTÈMES D’INFORMATION
Les adhérents au service commun des systèmes d’information se conforment aux règles d’usage du service.
ARTICLE 1. UNIFORMISATION DES PROCÉDURES
Les adhérents au service commun des systèmes d’information s’engagent à respecter la politique d’uniformisation, de gestion et de sécurisation des équipements et données (postes de travail, réseau, accès internet, téléphonie, accès aux applications/données) mise en œuvre par le service commun des systèmes d’information.
Plus spécifiquement, ils s’engagent à déclarer tout problème ou panne par le système de déclaration d’incident proposé par l’Agglomération Béziers Méditerranée. Cette traçabilité fournit les éléments nécessaires à l’établissement de la clé de calcul au temps passé permettant la répartition des coûts de fonctionnement, et permet d’analyser les statistiques d’intervention.
ARTICLE 2. ACHATS COMMUNS
Le service commun des systèmes d’information s’engage à recenser les besoins auprès des adhérents. Il planifie et organise l’ensemble des achats en matière de fonctionnement et d’investissement et gère par voie de conséquence, toute la procédure des marché publics communs (passation et exécution).
ARTICLE 3. PARTICIPATION A LA GOUVERNANCE
En vue d’assurer le suivi contradictoire régulier de l’application de la présente convention, les adhérents au service commun des systèmes d’information s’engagent à participer aux réunions du comité technique, et du conseil de gouvernance.
ARTICLE 4. CONFIDENTIALITÉ
Les droits et obligations des fonctionnaires prévus par la loi n°83-634 du 13 juillet 1983, notamment de discrétion professionnelle, s’appliquent aux agents du service commun des systèmes d’information pour l’ensemble des informations portées à leur connaissance dans l’exercice de leurs missions. Afin de garantir les droits et devoirs des agents du service commun des systèmes d’information, une charte spécifique des administrateurs est en vigueur.
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE
10 ANNEXE 4
MODE DE CALCUL DE LA PARTICIPATION ANNEE N
Temps total passé n-1 du membre (1)
Les dépenses de fonctionnement directes, les frais communs dont
dépenses d’infrastructures partagées n-1 du membre + Cout total des 2 ETP x
Temps total passé n-1 pour
l’ensemble des membres adhérents
(1)
Les membres du service commun dont l’attribution de compensation est positive : Les coûts nets N-1 sont impactés sur les attributions de compensation de l’année N
Les membres du service commun dont l’attribution de compensation n’est pas positive ou qui n’en bénéficient pas : Les coûts nets N-1 seront refacturés en année N.
(1) Temps réellement passé comptabilisé, pour la résolution des tickets, sur le logiciel dédié pour les demandes d’assistance et de support de l’année n-1.