Procès Verbal - DCM 2023.174 Convention de mise a disposition dequipements municipaux tam

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Procès Verbal - DCM 2023.174 Convention de mise a disposition dequipements municipaux tam Document publié le Samedi 7 janvier 2023 par la commune de Liffré. Lien du pdf (Procès Verbal - DCM 2023.174 Convention de mise a disposition dequipements municipaux tam)Thèmes du document : Justice et droit, Tabac et addictions, Tourisme, 1

DCM DU 6 JUILLET 2023

Dossier suivi par :

Hélène HUET

direction.generale@ville-liffre.fr

N° : 2023.174

EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

L’an deux mille vingt-trois, le 6 juillet à 20h30, le Conseil Municipal, légalement convoqué par

Monsieur Guillaume BÉGUÉ, Maire de Liffré, s'est réuni en salle du Conseil.

Date de convocation : 30 juin 2023 - Date d’affichage : 12 juillet 2023

Nombre de conseillers en exercice : 29

25 Présents : Messieurs Guillaume BÉGUÉ, Jacques BELLONCLE, Laurent BERTIN, Loïg CHESNAIS-

GIRARD, Alain CLÉRY, Yannick DANTON, Samuel GATTIER, Christophe GAUTIER, Jean-Christophe

GILBERT, Eric GOSSET, Serge LE PALAIRE, Grégory PRENVEILLE, Mickaël ROSETZKY, Ronan

SALAÜN, et Mesdames Laurence BLOUIN-DUFFÉE, Claire BRIDEL, Sophie CARADEC, Merlene

DÉSILES, Chantal FRANCANNET, Awena KERLOC’H, Marie-Christine LESNÉ, Alexandra MARIE,

Lydia MÉRET, Laëtitia NOËL et Anne-Laure OULED-SGHAÏER.

4 excusés : Monsieur Jonathan RAULT et Mesdames Maëva AMELOT, Julie AUBAUD et Rozenn PIEL.

3 pouvoirs : M. Jonathan RAULT (qui a donné pouvoir à Samuel GATTIER), Mme Julie AUBAUD

(qui a donné pouvoir à Merlene DÉSILES) et Mme Rozenn PIEL (qui a donné pouvoir à Eric

GOSSET).

Secrétaire de séance : Merlene DÉSILES2

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’ÉQUIPEMENTS MUNICIPAUX

VU le Code général des collectivités territoriales et plus particulièrement l’article L 2311-7 ;

VU la délibération 2021.032 en date du 18 février 2021 relative à la convention de mise à

disposition d’équipement ;

VU la délibération 2022.363 en date du 15 décembre 2022 relative au règlement d’attribution

des subventions municipales ;

VU l’avis de la Commission « Sports et vie associative, jeunesse, vie scolaire, restaurant

municipal » réunie le 22 mai et le 3 juillet 2023;

CONSIDERANT la politique de soutien au secteur associatif, et notamment sportif, favorable au

développement des pratiques sportives pour tous ;

Monsieur Laurent BERTIN, Adjoint au Maire délégué à la Jeunesse, l’Education et la Vie

associative, rappelle que la Commune apporte son soutien aux associations actives sur le

territoire de trois manières, qui peuvent être cumulatives :

- une aide dite directe par le biais d’une subvention monétaire

- mais Et également une aide indirecte par la mise à disposition d’équipements municipaux

- et/ou de temps agents (principalement les services techniques de la ville).

Dans le cadre de la mise à disposition à titre gracieux des équipements municipaux, une

convention dédiée est signée entre la ville et chaque association. Elle permet de préciser les

modalités de fonctionnement entre la ville et l’association dans le cadre d’une mise à disposition

pluriannuelle d’un bien public, et de rappeler les principales règles d’utilisation, dans un souci

de bonne gestion pour tous.

Les différents articles de la convention définissent ainsi l’objet et la destination de la convention,

sa durée, exposent les conditions d’occupation, les obligations générales et particulières, ainsi

que les éléments de sécurité du bâtiment et des personnes.

Le Conseil municipal a précédemment adopté une convention type de mise à disposition des

équipements municipaux le 18 février 2021 qu’il convient de faire évoluer.

Dans le cadre du travail de structuration engagé depuis plusieurs mois, un nouveau modèle de

conventionnement a été travaillé afin d’harmoniser le cadre juridique qui doit permettre de

mieux régir les relations entre la collectivité et l’ensemble de ses partenaires associatifs.

Ce modèle rénové, doit être la base du lancement d’une campagne de re-conventionnement

pour l’ensemble des associations bénéficiant d’espaces communaux, soit plus d’une soixantaine.

La convention de mise à disposition d’équipement municipal reste proposée à titre gracieux aux

associations liffréennes et ce, pour une période de 3 ans.

Avec pour base le précédent modèle, les modifications et ajouts sont les suivants :3

1/ Les changements intégrés dans ce modèle par rapport au précédent sont :

- Le préambule rénové ;

- Une reconduction expresse de la convention et non plus une tacite reconduction. Cela vise à renforcer le rôle de la convention en tant qu’outil de partenariat entre la ville et l’association ;

- La non-précision des horaires mis à disposition de manière explicite dans la convention mais avec une référence vers la notification réalisée par le service « Vie Associative » au moment de l’acceptation de la demande associative, avec pour objectif premier de simplifier les démarches administratives.

- La gestion nominative des moyens d’accès sera dorénavant à la charge de l’association, qui doit avoir la capacité d’identifier les personnes dotées de badges d’accès et/ou de clefs. La ville se réserve le droit de demander à tout moment à l’association, les précisions nécessaires à la bonne gestion de ses équipements, et organisera une campagne de recensement des moyens d’accès au moins une fois par an ;

- Certains points ayant trait au règlement intérieur ont été volontairement réaffirmés et donc développés dans la convention, pour le respect du bien-vivre ensemble et de la pluralité des publics accueillis aux sein des équipements (et notamment des usagers de tous les âges) : l’interdiction des animaux dans les équipements, l’interdiction de fumer, de stocker à la vue de tous et de consommer de l’alcool ;

- Dans un souci de respect pour l’équipe d’entretien de la Ville, il est également proposé de réaffirmer l’engagement à rendre l’équipement dans un état de propreté satisfaisante, et notamment mettre ses déchets dans les poubelles. Il est également question d’éviter au maximum l’utilisation de produit pouvant laisser des traces demandant un entretien particulier sur l’équipement, comme la colle.

2/ Les nouveautés (ajouts) intégrées dans ce modèle par rapport au précédent sont :

- La précision concernant la procédure pour les demandes de mise à disposition pour les périodes de vacances, les demandes ponctuelles et les demandes en cours d’année ;

- Au regard de la tension à propos des besoins de salles à Liffré, il est demandé aux associations de prévenir la ville si, finalement, elles n’occupent pas, de manière ponctuelle ou permanente, l’équipement attribué afin que la ville puisse potentiellement en faire bénéficier un autre partenaire ;

- L’ajout de l’obligation réglementaire qui s’impose aux villes et aux associations de faire une demande annuelle de demande de subvention, permettant notamment de mettre à jour les éléments d’existence légale de l’association, et en lien avec le règlement d’attribution des subventions municipales voté en décembre 2022 ;

- Dans un contexte budgétaire contraint et suite aux nombreuses pertes des badges d’accès aux équipements donnés aux associations, ainsi que dans une logique de responsabilisation de ces dernières, il est proposé de mettre en place une facturation à l’association à hauteur de 20 € par badge et/ou clé perdu ;

- Afin de contrôler la perte non déclarée, la ville demandera la restitution des badges non utilisés pendant une saison au travers de la campagne de recensement précédemment citée ;

- L’ajout d’un engagement concernant l’utilisation raisonnable de l’équipement concernant la consommation d’énergie et de respect de l’environnement (électricité, chauffage, eau et tri des déchets) et l’application d’un plan de sobriété ;4

- L’ajout d’un élément règlementaire depuis le 01 janvier 2022 pour toute association bénéficiant d’une subvention publique, qui se doit de respecter le contrat d’engagement républicain de la République Française ;

- L’ajout de l’engagement de l’association de prévenir la ville de tout évènement à caractère exceptionnel qu’elle organiserait dans l’équipement et d’afficher le soutien de la ville sur l’ensemble des supports de communication diffusés ;

- En respect des règles de sécurité (normes incendie notamment), l’interdiction d’installer du mobilier ou autre équipement sans accord préalable de la ville. Il est également rappelé qu’il est indispensable que la ville puisse conserver l’accès à l’ensemble des lieux de stockage des associations (placards et box) au sein de ses équipements ;

- L’ajout de l’obligation de l’association, de participer au forum annuel des associations qui se déroule en fin d’été, sauf dérogation convenue avec les services de la ville.

Monsieur le Maire invite le Conseil municipal à se prononcer sur cette proposition.

Le Conseil municipal, après en avoir délibéré, à l’unanimité :

- APPROUVE les changements proposés dans ce nouveau modèle de convention ;

- APPROUVE la convention type présentée ;

- AUTORISE Monsieur le Maire ou son représentant, à signer tout document nécessaire à la bonne exécution de la présente délibération.

A Liffré,

Le Maire,

Guillaume BÉGUÉ

Hôtel de ville

Rue de Fougères

35340 LIFFRE

02 99 68 31 45

contact@ville-liffre.fr

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