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Déliberation - 18 DEPLACEMENTS
Document publié le Mercredi 15 juillet 2020 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie.
Lien du pdf (Déliberation - 18 DEPLACEMENTS)
Thèmes du document : Transports, Handicap et inclusivité, Tourisme,
Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le se
ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE
Sainte-Marie
Direction Générale des Services
Conseil municipal du 15 juillet 2020
DELIBERATION
Rapporteur: M. Patrick MAILLET
Secrétaire de séance : Mme Céline BODET
Nombre de conseiller-e-s en exercice : 33
Nombre de présent-e-s : 33
Nombre de votant-e-s : 33
Etaient présent-e-s :
M. Bernard UTHURRY, Maire, Président,
Mme Marie-Lyse BISTUÉ, M. Sami BOURI, Mme Anne SAOUTER, M. Patrick MAILLET, Mme Brigitte ROSSI, M. Jean-Maurice CABANNES, Mme Anne BARBET, M. Stéphane LARTIGUE, Adjoints, Mme Chantal LECOMTE, M. Philippe GARROTÉ, Mme Martine LARROUCAU, M. Jean CONTOU- CARRERE, Mme Dominique QUÉHEILLE, M. Raymond VILLALBA, Mme Emmanuelle GRACIA, M. Nicolas MALEIG, Mme Flora LAPERNE, M. Frédéric LOUSTAU, Mme Céline BODET, M. Saïd SOUITA, Mme Sabine SALLE, M. Patrick NAVARRO, Mme Marie SAYERSE,
M. Jean-Luc MARLE, M. André LABARTHE, Mme Laurence DUPRIEZ, Mme Carine NAVARRO, Mme Patricia PROHASKA, M. Jean-Paul PORTESSENY, M. Daniel LACRAMPE, Mme Mailys DEL PIANTA, Mme Nathalie PASTOR.
18 - DEPLACEMENTS ACCOMPLIS PAR LES ELU.E.S MUNICIP.ALES.AUX DANS L’'EXERCICE DE LEURS FONCTIONS : DISPOSITIF DE PRISE EN CHARGE
Dans le cadre de l'exercice de leur mandat, les membres du Conseil municipal peuvent être appelés à effectuer, sous certaines conditions, des déplacements en France comme à l'étranger.
Ces déplacements occasionnent des frais de transport et de séjour.
A ce titre, les élu.e.s peuvent bénéficier de l'indemnisation des frais exposés dans le cadre de leurs fonctions en application des articles L.2123-18, L.2123-18-1, R.2123-22- 1, R.2123-22-2 et R.2123-22-3 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Ainsi l’article L.2123-18 du CGCT dispose que :
« Les fonctions de maire, d’adjoint, de conseiller municipal, de président et membre de délégation spéciale donnent droit au remboursement des frais que nécessite l'exécution des mandats spéciaux.
Les frais ainsi exposés peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'Etat. dl Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Les dépenses de transport effectuées dans l'accomplisseme] Recuenprétecure le 24/07/2020 remboursées sur présentation d'un état de frais. Affiché le TT ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE
Les autres dépenses liées à l'exercice d'un mandat spécial peuvent être remboursées par la Commune sur présentation d'un état de frais et après délibération du Conseil municipal. S'agissant des frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile, le remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum de croissance ».
Par ailleurs, l’article L.2128-18-1 du CGCT précise que :
« Les membres du Conseil municipal peuvent bénéficier du remboursement des frais
de transport et de séjour qu'ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune ès qualités, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci.
Lorsqu'ils sont en situation de handicap, ils peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d'aide technique qu'ils ont engagés pour les situations visées à l'alinéa précédent, ainsi que pour prendre part aux séances du Conseil municipal et aux réunions des commissions et des instances dont ils font partie ès qualités qui ont lieu sur le territoire de la Commune (...) ».
Il convient donc de distinguer :
" Les frais de déplacement courants (à l'intérieur du périmètre communal),
" Les frais pour se rendre à des réunions hors du territoire communal,
" Les frais liés à l'exécution d'un mandat spécial,
" Les frais de déplacement à l'occasion de l'exercice du droit des élu.e.s à la
formation.
1. Les déplacements à l’intérieur du périmètre communal :
Les frais de déplacement des élu.e.s liés à l'exercice normal de leur mandat sont couverts par leur indemnité de fonction.
2. Les déplacements pour se rendre à des réunions hors du territoire communal :
Conformément à l'article L.2123-18-1 du CGCT, les membres du Conseil municipal peuvent être amené.e.s à se rendre à des réunions où ils représentent la Commune ès qualité, hors du territoire communal.
Ces déplacements recouvrent :
- Les missions dont l’objet relève du champ de délégation des adjoint.e.s et conseiller.e.s municip.ales.aux aux délégués,
- Les réunions des organismes extérieurs au sein desquelles des conseiller.e.s municip.ales.aux ont été désigné.e.s. Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le lement
ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE
Is concernent aussi la représentation de la Commune au titre de ses adhésions à
divers organismes ou réseaux, de sa participation aux actions menées dans le cadre de jumelages et notamment celui avec la Commune de Jaca en Espagne, d'accords de coopération, de conventions de partenariat, de programmes européens ou de projets inscrits dans le cadre de la coopération décentralisée, de réunions ou de démarches
diverses engagées dans l'intérêt communal.
Dans ces cas, les élu.e.s peuvent bénéficier du remboursement des frais engagés, sous réserve de l'établissement d'un ordre de mission préalable signé par le Maire
auquel doit être obligatoirement joint la convocation ou l'invitation qui a rendu
nécessaire le déplacement. Si le déplacement concerne le Maire, l'ordre de mission
sera signé par la 1°° adjointe.
Les frais concernés sont les suivants :
2.1. Frais d'hébergement et de restauration :
En ce qui concerne les frais d'hébergement et de restauration, sur présentation des
justificatifs, le remboursement est fixé comme suit :
“pour Monsieur le Maire, les Adjoint.e.s et les Conseiller.e.s municip.ales.aux,
prise en charge forfaitaire sur la base des indemnités journalières allouées
aux fonctionnaires de l'Etat en application du décret n°2009-139 du 26 février
2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et de l'arrêté du 11
octobre 2019 :
o Indemnité de repas 11h/14h où 18h/21h : 17.50 €.
o Indemnité de nuitée 00h/05h et petit-déjeuner : 70.00 € (90.00 € pour
les villes de + 200 000 hab. et 110 € pour Paris).
Ce remboursement forfaitaire sera revalorisé dans les mêmes conditions selon les
textes successifs qui entreront en vigueur.
2.2. Frais de transport :
En ce qui concerne les frais de transport, dans le cadre de l’utilisation d'un véhicule
personnel, le remboursement est fixé comme suit :
“pour Monsieur le Maire, les Adjoint.e.s et les Conseiller.e.s municip.ales.aux,
prise en charge forfaitaire sur la base des indemnités journalières allouées
aux fonctionnaires de l'Etat en application du décret n°2009-139 du 26 février
2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 :
[Montant des indemnités kilométriques pour une automobile en métropole |
[Type de véhicule [Jusqu'à 2 000 kilomètres JÀ partir de2001km |
[5 CV et moins [0,29 € 0,36 € |
(6 CV et 7 CV 10,37 € _Jo46e
[8 CV et plus l0,41 € 10,50 € | Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le so En cas d'utilisation d'un véhicule à 2 ou 3 roues, l'ind
de : ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE
- 0,14 € pour une cylindrée supérieure à 125 cm’,
- 0,11 € pour un autre véhicule.
En ce qui concerne la prise en charge des frais de transport directement par le
budget communal, la réservation sera effectuée sur la base d'un billet de train au tarif
économique de 2°" classe. Le recours à un billet de train de 1° classe ou à un
billet d'avion pourra éventuellement s'envisager mais sur la seule autorisation du
Maire et sur justification expresse du fait qu'il n'existait pas au moment de la
réservation, d’autres solutions de transport possibles.
En tout état de cause, la formule retenue, effectuée dans le respect des règles des
marchés publics, devra être la moins onéreuse pour la collectivité.
2.3. Autres frais :
Peuvent également donner lieu à remboursement, sur justificatif de paiement :
" Les frais d'inscription,
" Les frais de transport collectif (bus, métro, taxi, covoiturage...) engagés par
les élu.e.s au cours du déplacement,
" Les frais de péage autoroutier et de parc de stationnement en cas d'utilisation
du véhicule personnel,
" Les frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d'aide technique
pour les élu.e.s en situation de handicap,
" Les frais d'aide à la personne qui comprennent les frais de garde d'enfants ou
d'assistance aux personnes âgées, handicapées durant le déplacement de
l'élu. Leur remboursement ne pourra excéder, par heure, le montant horaire du SMIC.
3. Les déplacements liés à l’exercice d’un mandat spécial :
Les élu.e.s peuvent être sollicité.e.s pour des missions à caractère exceptionnel, temporaire et ne relevant pas de leurs missions courantes. Ces missions doivent faire l'objet d’un mandat spécial préalable, octroyé par délibération du Conseil municipal.
Conformément aux articles L.2123-18 et R.2123-22-1 du CGCT, le mandat spécial doit
être délivré :
" à des élu.e.s nommément désignées,
“pour une mission déterminée de façon précise et circonscrite dans le temps,
"accomplie dans l'intérêt communal,
"préalablement à la mission.
Les missions à l'étranger et dans les territoires d'Outre-mer relèvent de ces dispositions. Il est également admis que l'organisation d'une manifestation de grande ampleur, le lancement d'une opération nouvelle, un surcroît de travail exceptionnel pour la collectivité, peuvent justifier l'établissement d'un mandat spécial. 4 Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le Ts
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Dans ces cas, conformément aux articles R.2123-22-1 et R.2723-22-2 du CGCT, « Ja prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions et les modalités du
règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat », en l'espèce, il s'agit du décret n°2009-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006, qui prévoit un remboursement forfaitaire des frais engagés.
L'article 7 du décret prévoit néanmoins des dérogations à ce principe et précise que « lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés ministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée ».
Le remboursement des frais d'hébergement et de restauration liés à l'exercice d’un
mandat spécial est effectué sur les bases et les taux maximums en vigueur au moment du déplacement prévus par le décret n°2009-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et par l'arrêté du 11 octobre 2019.
Sont pris en charge aux frais réels, de manière limitativement énumérées par cette
délibération :
“Les frais de transport sur présentation de justificatifs,
" Les frais de péage et de parking,
" Les éventuels frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d'aide
technique liés à la situation de handicap de l'élu.e,
" Les frais de visas et de vaccins,
“ Les frais pouvant être nécessaires à la bonne exécution du mandat
(traduction, sécurité), dûment justifiés.
Dans le cas où plusieurs déplacements et séjours successifs s'avèreraient nécessaires tout au long de l'année dans le cadre de l'exécution d'un mandat spécial, les frais
exposés pourront être remboursés sur présentation de la même délibération.
Le Maire signera un ordre de mission préalablement au départ de l’élu.e concerné.e. Si le déplacement concerne le Maire, l'ordre de mission sera signé par la 1° adjointe.
En ce qui concerne la prise en charge des frais de transport directement par le budget communal, la réservation sera effectuée sur la base d'un billet de train au tarif
économique de 2% classe. Le recours à un billet de train de 1°" classe ou à un billet
d'avion pourra éventuellement s'envisager mais sur la seule autorisation du Maire et sur justification expresse du fait qu'il n'existait pas au moment de la réservation, d'autres
solutions de transport possibles.
En tout état de cause, la formule retenue, effectuée dans le respect des règles des marchés publics, devra être la moins onéreuse pour la collectivité.
Par ailleurs, il est proposé que soient pris en charge les frais de personnalités et
accompagnant.e.s, invités par le Maire ou l'élu.e concernée, dans l'intérêt de la Collectivité, à participer à des missions nationales ou internationales, sur les mêmes bases que les membres de l'Assemblée participant à ces voyages. Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
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4. Les déplacements à l’occasion de l’exercice du droit à la formation des élu.ess :
L'article L.2123-12 du CGCT reconnaît aux élu.e.s le droit à une formation adaptée à
leurs fonctions. Les modalités d'exercice de ce droit sont fixées par les articles R.2123-
12 à R.2123-22.
Les frais de formation (droits d'inscription, hébergement, restauration, transports) constituent une dépense obligatoire pour la Commune, sachant que la prise en charge par la collectivité ne s'applique que si l'organisme qui dispense la formation ait fait l'objet d'un agrément délivré par le Ministère de l'Intérieur, conformément aux articles L.2123-16 et L.1221-1 du CGCT.
Les frais pris en charge sont les suivants :
a. Frais de transport :
Le remboursement des frais de transport est effectué sur les bases et
les taux maximums en vigueur au moment du déplacement prévus par
le décret n°2009-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n°2006-781
du 3 juillet 2006.
b. Frais d'hébergement et de restauration :
Le remboursement des frais d'hébergement et de restauration est
effectué sur les bases et les taux maximums en vigueur au moment du
déplacement prévus par le décret n°2009-139 du 26 février 2019
modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et par l'arrêté du 11
octobre 2019.
c. Compensation de la perte de revenu :
Les pertes de revenus des élu.e.s sont également supportées par la
collectivité, dans la limite de 18 jours par élu pour la durée du mandat, et
d’une fois et demi la valeur horaire du SMIC.
Pour bénéficier de cette prise en charge, l'élu.e doit justifier auprès de la
collectivité qu'il.elle a subi une diminution de revenu du fait de l'exercice
de son droit à la formation (présentation d’un justificatif).
Ouï cet exposé, le CONSEIL MUNICIPAL, à l'unanimité,
- APPROUVE le dispositif de prise en charge des déplacements effectués par les élu.es dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, tel que détaillé dans la présente,
- PREVOIT les remboursements sur les bases ci-dessus définies,
- DIT que pour tous les déplacements confiés par Monsieur le Maire, les mesures
évitant l'avance de fonds par les intéressés doivent être recherchées et adoptées
lorsqu'elles s'inscrivent dans le cadre réglementaire. Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le sec
ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE
- AUTORISE Monsieur le Maire à recourir, dans le respect des modalités prévues dans le cadre des règles des marchés publics, à toute formule proposée par des prestataires susceptible d'entraîner des économies pour la collectivité.
Ainsi délibéré à OLORON Ste-MARIE, ledit jour 15 juillet 2020.
Suivent les signatures.- Envoyé en préfecture le 24/07/2020
Reçu en préfecture le 24/07/2020
Affiché le se
ID : 064-216404228-20200715-DEL_15_07_20_18-DE