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Compte-Rendu - document 81 Document publié le Lundi 6 février 2023 par la commune de Lherm. Lien du pdf (Compte-Rendu - document 81)Thèmes du document : Institutions publiques, Culture et patrimoine, Investissement et développement économique, Commune de LHERM

Comité Consultatif « Comité consultatif ACHATS »

Mairie de LHERM CR Comité Achats n° 5 - 09-02-2022– JB - 00 Page 1/5

Prochaine réunion :

A définir

Compte rendu de réunions N°5 du Comité consultatif

« ACHATS »

Des Mardi 2 février à 20h30 et vendredi 4 février à 13h30 et 14h30

dans la Salle du Conseil municipal

Présence mardi 2 février

Présence vendredi 4 février

Présence mardi 8 février Prénom Nom E-mail

Elus Olivier MICLO olivier.miclo@mairie-lherm.fr X

Joël BRUSTON joel.bruston@mairie-lherm.fr X X X

Brigitte BOYE X X

Sandrine PEYRON X

René SABATHIE X X X

Josianne PUJOL X

Nadège LEFEBVRE

Citoyens Priscille MARIETTI X

Antoine MAINARDIS X

Autres

intervenants

Lauriane BOULP X X X

Anne-Marie NOUNIS X X X

Sophie MOREAU X X

Gaëlle SANCHEZ X

Société EMBASE X

Soc iété ARCHITECTURE

IN VIVO XCommune de LHERM – Comité consultatif « Achats »

Mairie de LHERM CR Comité Achats n°5 - 09-02-2022 – JB - 00 Page 2/6

I. Objet des réunions

Examen des offres d’Assistant à Maïtrise d’Ouvrage (AMO) pour la Rénovation du Groupe scolaire

La Consultation a été lancée sous forme de marché à procédure adaptée (le seuil étant supérieur à 40 000 €HT) le 13/01/2022 avec demande de réponse pour le 31/01/2022 à 12h.

Il y a eu 2 réponses : EMBASE + BEHI et ARCHITECTURE IN VIVO + G.MAINGUE + ECOZIMUT

II. Réunion du mardi 2 février à 20h30 : Analyse des offres avant négociation

Le Comité a analysé les deux offres initiales:

I. PRIX DES PR ESTATION S ( 40%)

Estimation BASE 26 870 €HT (hors démarche HQE)

Estimation OPTION 17 692. 50 €HT (hors démarche HQE)

Sociétés BASE (HT)

Notation

Base

OPTION

(Phase 5) HT TOTAL HT

Notation

Totale

EMBASE 34 630,00 10,00 18 705,00 53 335,00 9,37

Architecture IN VIVO 38 950,00 8, 89 11 025,00 49 975,00 10,00

L’option « Phase 5 » n’est pas à choisir lors de la passation des marchés, mais éventuellement plus tard.

II. VALEUR TECHNIQUE DES OFFRES ( 50%)

Sociétés

Compositi

on de

l'équipe/10 Méthodologie/10

Nombre de

réunions/10

Nombre de

concertations/10

Références

d'opérations

similaires/10 Notation

EMBASE 9,0 8,0 4,4 5,7 10,0 7, 4

Architecture IN VIVO 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0

La Composition de l’équipe est plus étoffée chez Architecture In Vivo.

La note méthodologique est plus détaillée chez Architecture In Vivo que chez Embase, tout en étant correctes toutes les deux.

Le nombre de réunions prévu est plus important chez Architecture In Vico que chez Embase.

Les deux équipes présentent des références correctes et suffisantes.

III DELAI (10%)

Sociétés

Temps consacré à

chaque phase/10 Planning global/10 Notation

EMBASE 9,5 10,0 9,8

Architecture IN VIVO 10,0 8,0 9,0

Le phasage est plus détaillé chez Embase avec des délais plus courts

NOTATION GLOBALE

Sociétés

Prix des

prestations

Valeur

technique Délai Classement Notation

EMBASE 10,00 7,42 9,75 2 8, 69

Architecture IN VIVO 8,89 10,00 9,00 1 9,46Commune de LHERM – Comité consultatif « Achats »

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Des questions ont été posées aux deux équipes afin de clarifier certains points lors des séances de négociation :

. Nous ne comprenons pas bien combien de réunions de concertations sont prévues pour chacune des phases. Merci de le préciser.

. Avez-vous bien intégré dans votre planning général les phases de validation par la Maîtrise d’Ouvrage à la fin de chaque phase ? (non comprises dans les durées indiquées dans le Cahier des charges)

- Réponse de EMBASE :

1. Nous ne comprenons pas bien combien de réunions de concertations sont prévues pour chacune des phases. Merci de le préciser.

Les réunions sont indiquées dans le tableau de surfaces et dans l’encadré « réunions » de chaque page de méthodologie !

Pour la phase 1- Prospective :

• 1 réunion de démarrage avec Behi (BE environnement)

• 1 réunion de restitution

Pour la phase 2- Besoins :

• 2 ateliers de concertation participatif – participation de Behi sur 1 des 2 ateliers

• 1 journée de visites d’écoles récentes

• 1 réunion de restitution

Pour la phase 3- Faisabilité :

• 2 ateliers de concertation participatif

• 1 réunion de restitution

Pour la phase 4- Programme technique détaille :

• 2 ateliers de concertation participatif

• 1 réunion de restitution

Pour la phase 5 – consultation MOE :

• Candidature : 1 réunion de travail + 1 commission

• Visite du site avec les candidats retenus

• Offre : 2 commissions techniques + 1 commission

Option :

• 3 réunions Behi

2. Avez-vous bien intégré dans votre planning général les phases de validation par la Maîtrise d’Ouvrage à la fin de chaque phase ? (non comprises dans les durées indiquées dans le Cahier des charges) Nous vous avons fait une proposition de planning détaillé dans l’offre, à discuter ensemble à la réunion de démarrage bien sûr.

Dans ce grand planning remis vous avez à chaque phase une ligne en jaune de « validation MOA » : • Phase 1 : validation MOA 2 semaines

• Phase 2 : validation MOA 2 semaines

• Phase 3 : validation MOA 2 semaines

• Phase 4 : validation MOA 2 semaines

Le planning prévu (remis lors de l’offre initiale) prévoit la consultation des MOE (Maîtrises d’œuvre) sur dossier le 7 juillet à la fin de la phase 3. Démarrage de la mission MOE après choix de l’équipe sur esquisse le 6 février 2023.

- Réponse d’ARCHITECTURE IN VIVO

Récapitulatif des actions de concertations ci-après remis lors de la réunion.

Planning mis à jour avec période de validations incluses (15 jours entre phases) remis lors de la réunion.

Avec un démarrage de l’opération semaine 8 (21 février) la consultation des MOE sur dossier est prévue semaine 27 (4 juillet) à la fin de la phase 4. Démarrage de la mission MOE après choix de l’équipe sur esquisse semaine 46 (14 novembre 2022).

Soit 14 jours plus tard que le planning inclus dans le cahier des charges.Commune de LHERM – Comité consultatif « Achats »

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Toutefois, il faudra voir s’il n’est pas possible de lancer la consultation sur dossier avant la fin de la phase 4, afin que la Maîtrise d’œuvre choisie ait le temps de faire une estimation chiffrée du projet permettant le dépôt du dossier de demande de subvention DETR avant fin décembre 2022.

La Maîtrise d’Ouvrage a insisté sur le fait que l’estimation des travaux correspondant au scenario retenu en fin de phase 3 devra être suffisamment précise pour permettre au Conseil municipal de prendre une décision « éclairée ».

III. Réunions du vendredi 4 février à 13h30 et 14h30 : Négociations

Nous avons reçu successivement les équipes EMBASE + BEHI à 13h30, puis ARCHITECTURE IN VIVO + G.MAINGUE + ECOZIMUT à 14h30.

- EMBASE : aucune visite d’immersion n’était prévue dans leur offre. Nous leur avons demandé d’intégrer cet élément dans leur dernière proposition.

- Leur prestation a apparu pour tous les présents comme très « commerciale », les éléments de concertation étant « ajoutés » mais n’apparaissant pas comme faisant véritablement partie de leur démarche.

- Ils nous ont affirmé que l’on pouvait parfaitement lancer la consultation des Maîtrises d’œuvre à la fin de la phase 3, à condition que les critères de sélection et l’estimation du projet ne soient pas modifiés entre cette consultation sur dossier et la suivante sur esquisse.

- ARCHITECTURE IN VIVO

- Leur démarche de concertation a apparu pour tous les présents comme faisant véritablement partie de « leur ADN ». Les deux journées d’immersion prévues montrent bien la prise en compte du fonctionnement de l’école et des besoins des utilisateurs.Commune de LHERM – Comité consultatif « Achats »

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- La démarche « HQE classique » demandée ne semble pas avoir été véritablement prise en compte. Mais ECOZMUT a confirmé qu’elle serait bien incluse dans l’offre, y compris la démarche « HQE Développement Durable » sans certification. Une comparaison entre cette démarche et la démarche BDO pourra être abordée plus tard.

A l’issue de ces réunions, nous leur avons demandé leur dernière offre pour mardi 8 février à 12h.

IV. Réunion du mardi 8 février à 20h30 : Analyse finale après négociation

Voici les messages envoyés avec les dernières offres :

EMBASE :

- Bonjour,

- Suite à notre audition de vendredi 4 février veillez trouver ci-joint notre dernière offre.

- Embase n’a pas pour habitude de surestimer ses devis pour ensuite les baisser après négociation. Cependant, nous avons souhaité vous montrer notre grand intérêt pour votre projet en intégrant la journée d’immersion dans l’école (demandé à l’oral) sans surcoût pour vous et notre partenaire Behi à baissé son coût journée au bureau.

- Nous espérons que notre offre sérieuse saura vous convaincre et que nous pourrons ensemble co-construire votre projet de groupe scolaire.

- Nous restons à votre disposition pour toutes questions,

ARCHITECTURE IN VIVO

- Bonjour,

- Comme demandé lors de l'entretien du 4 février, vous trouverez en pièce jointe notre offre actualisée qui réponds aux questions posées :

- - Ajout en annexe d'une page avec la synthèse des formats de concertation proposés (p.51), - Intégration des temps de validation de la MOA dans l e planning,

- Complément de réponse sur l'outil de prospective scolaire (en rouge dans la méthodologie p. 26-27), - Complément de réponses concernant la prise en compte du HQE / BDO (en rouge dans la méthodologie p.32),

- Basculement des estimations financières et du calendrier sur le scénario choisi de la phase 4 à 3 (en rouge dans la méthodologie p. 35),

- Offre financière actualisée : nous avons choisi d'enlever la proposition du kit communication et de la journée de préfiguration pour optimiser.

- Nous espérons que ces compléments remportent votre adhésion,

- Vous remerciant pour ses échanges,

- Très cordialement,

Le Comité a décidé de demander à ce que soient réintégrés dans l’offre d’Architecture In Vivo les prestations de « Brief communication (stratégie, affiche de base,...)» en phase 1, et « Atelier de préfiguration dans l’école, tables rondes avec le comité d’usagers », qui sont importants pour mener à bien le projet.

Sont conservées supprimées les « Pédagogie de projet : supports de communication (affiches, livrets) » des phases 2, 3 et 4 qui ne seront prévues par la municipalité elle-même.Commune de LHERM – Comité consultatif « Achats »

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Au vu des différentes réponses et des nouvelles propositions, voici les notations finales :

I. PR IX DES PRESTATIONS ( 40%)

Sociétés BASE (HT)

Notation

Base

OPTION

(Phase 5) HT TOTAL HT Notation Totale

EMBASE 34 490,00 10.00 18 645,00 53 335,00 8.53

Architecture IN VIVO 37 375,00 9.23 11 025,00 49 975,00 10,00

II. VALEUR TECHNIQUE DES OFFRES (50%)

Le nombre de jours de réunions et de concertations est mis à jour en fonction des dernières offres.

Sociétés

Composition

de

l'équipe/10 Méthodologie/10

Nombre de

jours de

réunions/10

Nombre de

jours de

concertations/10

Références

d'opérations

similaires/10 Notation

EMBASE 9,0 8,0 5.6 5,7 10,0 7, 7

Architecture IN VIVO 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0

III DELAI (10%)

Les notes sont actualisées en fonction des derniers plannings fournis

Sociétés

Temps consacré à

chaque phase/10 Planning global/10 Notation

EMBASE 9,5 8,0 8,8

Architecture IN VIVO 10,0 10,0 10 ,0

NOTATION GLOBALE

Sociétés

Prix des

prestations

Valeur

technique Délai Classement Notation

EMBASE 10.00 7,66 8,75 2 8, 71

Architecture IN VIVO 9.23 10,00 10,00 1 9.69

V. Conclusion

Le Comité consultatif Achats propose donc de retenir l’offre de l’équipe ARCHITECTURE IN VIVO, qui est la mieux disante, pour un montant de marché de 37 375.00 €HT.