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Document publié le Jeudi 7 mai 2020 par la commune d'Avirons.
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Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Transports,
1/10
CONVENTION PORTANT CONSTITUTION D’UN GROUPEMENT DE COMMANDE ENTRE LA COMMUNAUTE INTERCOMMUNALE DES VILLES SOLIDAIRES, LES COMMUNES MEMBRES ET SES ETABLISSEMENTS PUBLICS LOCAUX, LE THEATRE DES SABLES DE L’ETANG-SALE, LA SPL OPUS, LE SYNDICAT MIXTE ILEVA, LE SYNDICAT MIXTE DE PIERREFONDS DANS LE CADRE DES ACHATS ET SERVICES COURANTS
SOMMAIRE
PREAMBULE........................................................................................................................................... 2
1. Objet de la convention ............................................................................................................ 4
2. Membres du groupement ....................................................................................................... 4
3. Entrée en vigueur de la convention et durée ......................................................................... 4
4. Périmètre ................................................................................................................................ 4
5. Règles applicables ................................................................................................................. 5
6. Modalités organisationnelles de fonctionnement du groupement de commande .................. 6
7. Engagement des membres du groupement de commandes ................................................. 7
8. Participation financière des membres du groupement au fonctionnement du groupement. ........................................................................................................................... 8
9. Modification de la convention constitutive .............................................................................. 8
10. Capacité à agir en justice ....................................................................................................... 8
11. Adhésion au groupement de commandes ............................................................................. 8
12. Retrait ..................................................................................................................................... 8
13. Dissolution du groupement ..................................................................................................... 9
14. Litiges ..................................................................................................................................... 9
2/10
PREAMBULE
Les articles L2113-6 et suivants du Code de la commande Publique offrent la possibilité aux acheteurs publics d’avoir recours à des groupements de commande qui ont vocation à rationaliser les achats en permettant des économies d’échelle et à gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation de contrats.
Une convention constitutive définissant les modalités de fonctionnement du groupement doit être conclue entre ses membres de manière à définir les missions de chacun.
En ce qui concerne la forme du groupement, le mandataire sera en charge de la procédure de passation, de la conclusion d’avenant et de renouvellement. En revanche, l’exécution, notamment financière, du contrat sera assurée par chacun des membres du groupement. En conséquence, les communes et établissements membres du groupement recevront directement du titulaire les factures qui les concernent.
LA PRESENTE CONVENTION EST ETABLIE
ENTRE
La Communauté d’Agglomération CIVIS, sise 29, Route de l’Entre-Deux – 97410 Saint-Pierre, représentée par Monsieur Michel FONTAINE, son Président en exercice, agissant en vertu de la délibération …………….. du Conseil Communautaire du …………..,
Et désignée dans ce qui suit par les mots « Le Coordonnateur »,
D’une part,
ET
La commune de Saint-Pierre, sise Hôtel de Ville de Saint-Pierre - Rue Méziaire Guignard – B.P. 342 – 97448 Saint-Pierre cedex, représentée par Monsieur Michel FONTAINE., son Maire en exercice, agissant en vertu de la décision n° 2020-01/05 du 07 mai 2020,
ET
La commune de Saint-Louis, sise Hôtel de Ville de Saint-Louis – 125, Avenue du docteur Raymond Vergès – 97450 Saint-Louis, représentée par Madame Juliana M’DOIHOMA, son Maire en exercice, agissant en vertu de la délibération n°………………….,
ET
La commune des Avirons, sise Hôtel de Ville des Avirons – 61, Rue du Général de Gaulle – 97425 Les Avirons, représentée par Monsieur Eric FERRERE, son Maire en exercice, agissant en vertu de la délibération ………………,
ET
La commune de Petite-Ile, sise Hôtel de Ville de Petite-Ile – 192, Rue Mahé de Labourdonnais – B.P. 63 – 97429 Petite-Ile, représentée par Monsieur Serge HOAREAU, son Maire en exercice, agissant en vertu de la délibération n°……… du Conseil Municipal du …………. 3/10
ET
La commune de Cilaos, sise Hôtel de Ville de Cilaos – 66, Rue du Père Boiteau – 97413 Cilaos, représentée par Monsieur Paul TECHER, son Maire en exercice, agissant en vertu de la décision,
ET
Le Centre Communal d’Action Sociale de Saint-Pierre (CCAS), sis 2, Rue de la Gendarmerie – 97410 Saint-Pierre, représenté par ……………………………………………………….., son ………………………………………………………………. en exercice, agissant en vertu de …………………………………………………………………………………………………………………….,
ET
Le Centre Communal d’Action Sociale de Petite Ile (CCAS), sis ………………………… représenté par ……………………………………………………….., son ………………………………………………………………. en exercice, agissant en vertu de …………………………………………………………………………………………………………………….,
ET
Le Centre Communal d’Action Sociale Des Avirons, sis ………………………… représenté par ……………………………………………………….., son ………………………………………………………………. en exercice, agissant en vertu de …………………………………………………………………………………………………………………….,
ET
La Caisse des écoles de la commune de Saint-Louis, représentée par Madame la Présidente, Juliana M’DOIHOMA, dûment habilitée à cet effet par délibération n°………………. du Comité de la Caisse des écoles,
ET
La Centre Communal d’Actions Sociales de la commune de Saint-Louis, représentée par Madame la Présidente, Juliana M’DOIHOMA, dûment habilitée à cet effet par délibération n°……………….. du Conseil Communautaire,
ET
Le CIAS, sis 25, Route de l'Entre-Deux - Saint-Pierre 97410, représenté par ………………………………………………………………………………………….., son ………………………………………………………………. en exercice, agissant en vertu de de la délibération n° ……………………………………………………………….,
ET
Le Village des Sources, sis ………………………………, représenté par ………………………………………………………………………………………….., son ………………………………………………………………. en exercice, agissant en vertu de de la délibération n° ……………………………………………………………….,
Ci-après dénommée « les Membres du groupement »
D’autre part, 4/10
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
1. Objet de la convention
La présente convention a pour objet de constituer un groupement de commande et de préciser les modalités de son fonctionnement, conformément aux dispositions des articles L2113-6 et suivants du Code de la Commande Publique.
2. Membres du groupement
Les membres du groupement de commande sont :
- la Communauté Intercommunale des Villes Solidaires (CIVIS),
- la commune de Saint-Pierre,
- le CCAS de Saint Pierre,
- la commune de Saint-Louis,
- le CCAS de Saint-Louis,
- la Caisse des Ecoles de Saint Louis
- la commune de Petite-Ile,
- le CCAS de Petite-Ile,
- la commune des Avirons,
- le CCAS des Avirons,
- la commune de Cilaos,
- le CCAS de Cilaos,
- Le CIAS
- Le Village des Sources
Le coordonnateur du groupement de commande ayant la qualité de Pouvoir Adjudicateur est la CIVIS.
3. Entrée en vigueur de la convention et durée
Conformément aux articles L. 1524-1, L. 2131-1, L. 2131-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, la présente convention signée prendra effet de la date de sa transmission au Représentant de l’Etat et de sa notification par le coordonnateur.
Toutefois, elle ne pourra être signée qu’après transmission certaine au représentant de l’Etat de la délibération ou la décision de chaque collectivité et établissement public local approuvant la présente convention. Les délibérations des assemblées délibérantes ou les décisions du Maire ou Président dûment transmises au préalable au Représentant de l’Etat sont notifiées au coordonnateur. Les entités de droit privé sont appelées à présenter leur pouvoir de signature.
La signature de la présente convention constitutive emporte adhésion de chaque membre au groupement de commande.
La durée de la convention est fixée à 4 années. Durant cette période, le coordonnateur peut engager, conclure et notifier les marchés.
4. Périmètre
Conformément aux dispositions des articles L. 2113-6 et suivants du Code de la Commande Publique, un groupement de commande est constitué en ce qui concerne les achats et services courants effectués dans les domaines suivants, liste non exhaustive :
- fournitures de bureau, 5/10
- mobilier/matériels de bureau,
- fourniture de papiers et enveloppes,
- acquisition, location et maintenance des photocopieurs et imprimantes, - matériels informatiques et de télécommunication,
- prestations et services informatiques,
- consommables divers,
- services d’ingénierie,
- produits, matériels et fournitures diverses d'entretien des locaux , - nettoyage des bâtiments,
- maintenance des matériels et équipements divers,
- maintenance des bâtiments,
- réparation et maintenance des installations diverses,
- prestations d’intérim,
- dématérialisation et télétransmission des actes ou contrats soumis au contrôle de légalité, - achat de chèques services,
- prestations de transport,
- prestations de location,
- achat ou location de vêtements de travail et équipements de protection individuelle , - fournitures d'hygiène des individus,
- prestations d’hygiène et de sécurité sanitaire,
- prestations d’assurance sur les risques statutaires,
- prestations de restauration et de portage à domicile / fourniture de denrées diverses , - prestations de réception / traiteur / pâtisserie,
- prestations d’exploitation de chauffage traitement ECS (eau chaude sanitaire), traitement de l'air (VMC et climatisation),
- prestations d’entretien des espaces verts,
- approvisionnement en carburant auprès des stations-services,
- approvisionnement en carburant en gros (cuve),
- acquisition et entretien de tout type de véhicules et engins,
- fourniture de pièces détachées pour type de véhicule et engins, - téléphonie et télécommunication,
- prestations de communication institutionnelle et évènementielle, - acquisition et maintenance des alarmes anti-intrusion,
- acquisition et maintenance des extincteurs,
- entretien des ascenseurs,
- prestations d’évaluation externe (démarche qualité),
- prestations de dératisation,
- acquisition et maintenance des fontaines à eau,
- abonnements divers,
- trousses de secours et réassort de produits pharmaceutiques,
- prestations d’audit ou d’expertise, financier(ère) ou technique,
- achat et livraison de matériaux, matériels, équipements et fournitures diverses .
Seront concernés les marchés, accords-cadres à bons de commande et accords-cadres à marchés subséquents relatifs à ces achats. Ils seront ensuite définis par le terme « marchés publics » dans la présente convention.
Le groupement n’est pas exclusif de la passation éventuelle de marchés publics en dehors de cette structure ; ses membres conservant en effet la faculté de réaliser leurs achats sans recourir aux services dudit groupement.
Par ailleurs, les membres ne sont pas tenus de participer à chaque procédure. Chacun fera connaître son besoin en réponse à une demande de confirmation du coordonnateur.
5. Règles applicables
Le groupement de commande est soumis au respect des règles du droit de la commande publique. 6/10
6. Modalités organisationnelles de fonctionnement du groupement de commande
6-1. Coordonnateur du groupement de commandes
Le coordonnateur du groupement de commande ayant la qualité de Pouvoir Adjudicateur est la CIVIS.
Les communes membres et leurs établissements publics locaux, le CIAS et ses établissements publics donnent ainsi mandat au coordonnateur pour organiser la procédure de passation des marchés publics nécessaires et répondant aux besoins communs, signer et notifier lesdits marchés.
Le mandat du coordonnateur est prévu pour la durée totale de la convention.
6-2. Missions du Coordonnateur du groupement de commandes
Le coordonnateur du groupement de commande ayant la qualité de Pouvoir Adjudicateur, est chargé, dans le respect des dispositions du droit de la commande publique, des missions suivantes :
- partie préparation des marchés publics :
- de la définition des besoins en associant les membres du groupement, - du recensement des besoins en associant les membres du groupement, - de la rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises en fonction des besoins déterminés par chacun des membres,
- du choix de la procédure de passation conformément aux dispositions du droit de la commande publique. Dans ce cadre, un groupe projet composé des référents commande publique peut être mis en place en fonction des consultations ;
- partie passation des marchés publics :
- de l’organisation et de l’engagement des opérations de publicité et de mise en concurrence,
- de la réception des candidatures et des offres,
- de l’analyse des candidatures et des offres, des négociations le cas échéant, - de la notification et de la signature des marchés au nom et pour le compte de chaque membre du groupement (lettres aux candidats non retenus, signature des marchés, notification, transmission au contrôle de la légalité …..),
- de la publication des avis d’attribution, des données essentielles des marchés, - de la transmission aux membres du groupement du marché signé en son nom et pour son compte ;
- partie exécution des marchés :
- de la gestion des éventuels avenants : préparation, approbation, signature et notification, après consultation de chaque membre du groupement,
- de l’acceptation et agrément du ou des sous-traitants pour le compte du groupement de commande,
- de la reconduction ou non reconduction des marchés, après consultation de chaque membre du groupement,
- de la résiliation éventuelle des marchés après consultation de chaque membre du groupement,
- du conseil juridique et technique dans l’exécution des marchés publics, - de la réalisation d’un bilan d’exécution des marchés.
- actions en justice :
Le coordonnateur du groupement de commandes reçoit mandat des membres du groupement de commande pour ester en justice, aussi bien en tant que défendeur que demandeur, dans le cadre strict de sa mission limitée à la passation des marchés. Il informe chaque membre du groupement de commandes sur sa démarche et son évolution.
En cas de litige avec le titulaire, chaque membre du groupement sera chargé d’exercer sa propre action en justice si le litige ne concerne que sa prestation. Il appartiendra, dans ce dernier cas, à chaque 7/10
membre du groupement de tenir le coordonnateur informé des éventuels litiges et des suites qui leurs sont données.
6-4. Commission d’Appel d’Offres
Conformément aux dispositions de l’article L.1414-3 du Code Général des Collectivités Territoriales, la Commission d’Appel d’Offres est celle du Coordonnateur. Elle fonctionne selon les modalités prévues à l’article L.1414-2 du Code Général des Collectivités Territoriales.
6-5. Attributions des marchés
Le coordonnateur informera préalablement avant attribution les membres du groupement des suites de la procédure. Il appartiendra à chaque membre d’assurer la confidentialité des informations reçues.
Pour les procédures formalisées et dès lors que le montant du marché (lot) est supérieur au seuil européen, la Commission d’Appel d’Offres sera saisie pour l’attribution du marché. Le cas échéant, la Commission d’Appel d’Offres sera saisie pour avis avant attribution.
7. Engagement des membres du groupement de commandes
7-1. Définition des besoins/ procédure de passation
Chaque membre du groupement de commandes détermine la nature et l’étendue de ses besoins à satisfaire.
Chaque membre s’engage à :
- communiquer au coordonnateur une évaluation sincère de ses besoins, - respecter les demandes du coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti, - participer, si besoin en collaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions administratives et techniques (élaboration des CCAP, CCTP, règlement de consultation) sous forme de groupe projet avec désignation d’un référent technique et/ou commande publique, - participer, si besoin en collaboration avec le coordonnateur, aux opérations de sourcing, sous forme de groupe projet avec désignation d’un référent technique et/ou commande publique, - participer, si besoin en collaboration avec le coordonnateur, à l’analyse des offres et/ou la négociation sous forme de groupe projet avec désignation d’un référent technique et/ou commande publique.
7-2. Exécution du marché
Chaque membre est chargé, en ce qui le concerne, de la bonne exécution du marché et ce, dans le cadre des clauses définies dans le marché.
Chaque membre s’engage :
- à réaliser le marché à hauteur de ses attentes exprimées clairement et préalablement lors de la définition des besoins,
- à procéder au paiement des dépenses lui incombant résultant de l’exécution des marchés. Le paiement sera réalisé directement au fournisseur sur la base de facture libellé au nom du membre du groupement. Les intérêts moratoires consécutifs à un défaut de paiement dans le délai de 30 jours sont à la charge du membre du groupement concerné, - à faire remonter au coordonnateur les demandes de passation d’avenant, - à signaler au coordonateur tout problème dans l’exécution du marché et à lui communiquer toutes informations ou pièces relatives aux litiges formés au titre de l’exécution du marché, - à participer au suivi et au bilan de l’exécution des marchés en vue de son amélioration et de sa reconduction ou relance. 8/10
8. Participation financière des membres du groupement au fonctionnement du groupement.
Le coordonnateur assure les missions définies ci-avant à l’article 6 à titre gracieux et prend en charge les frais de gestion liés au fonctionnement du groupement de commandes, comme le paiement des factures liées à la publication des avis de marché.
9. Modification de la convention constitutive
Toute modification de la présente convention est approuvée dans les mêmes termes par l’ensemble des membres du groupement de commandes.
Elle fait l’objet d’un avenant adopté par délibération concordante des assemblées délibérantes des membres du groupement de commandes.
10. Capacité à agir en justice
Le Représentant du Coordonnateur peut agir en justice au nom et pour le compte des membres du groupement pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte sur sa démarche et son évolution.
En cas de condamnation du coordonnateur au versement d’indemnités, de dommages et intérêts par une décision devenue définitive, le coordonnateur se réserve la possibilité de diviser la charge financière par le nombre de membres concernés par la consultation ou le marché litigieux. Pour ce faire, un titre de recettes sera émis par le coordonnateur.
11. Adhésion au groupement de commandes
L’adhésion à la convention doit faire l’objet d’une approbation par l’assemblée délibérante de la collectivité ou l’établissement concerné.
Toute nouvelle adhésion au groupement de commandes devra faire l’objet d’un avenant à la présente convention, par délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles des membres.
Toute nouvelle adhésion ne pourra concerner que des consultations postérieures à l’adhésion.
12. Retrait
Chaque membre du groupement de commande peut se retirer. Le retrait constaté par une décision de l’autorité compétente est notifiée au coordonnateur. Ce retrait ne saurait concerner des consultations lancées ou des marchés publics conclus, sauf si le marché prévoit une reconduction et uniquement un seuil maximum. A défaut, il n’aura d’effet que pour les consultations futures lancées au nom du groupement.
Le retrait du groupement sera réalisé par voie d’avenant.
Le membre du groupement de commandes qui se retire demeure néanmoins tenu par les engagements pris dans le cadre du marché, notamment de passer commande à hauteur de ses besoins et de payer le montant intégral de son achat après la déduction de toute réfaction ou de pénalités de retard. 9/10
13. Dissolution du groupement
Le groupement est dissout :
- de plein droit, au terme de l’échéance de la présente convention, - sur décision de l’ensemble des membres (délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles), notifiée au coordonnateur, formalisée par écrit et signée par l’ensemble des adhérents.
14. Litiges
Tous les litiges susceptibles de naître de l’exécution de la présente convention seront de la compétence du Tribunal Administratif de La Réunion.
Les parties d’engagent à rechercher préalablement une solution amiable.
Fait en un seul exemplaire original.
A Saint Pierre, le
Pour la CIVIS Pour la commune de Cilaos
Pour la commune de Petite-Ile Pour la commune de Saint-Pierre
Pour le CCAS de Saint-Pierre Pour la commune des Avirons
Pour la commune de Saint-Louis Pour le CCAS des Avirons 10/10
Pour le CCAS de saint Louis Pour la Caisse des Ecoles de Saint Louis
Pour le CIAS Pour le Village des Sources