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Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 par la commune de Paulhan.
Lien du pdf (Déliberation - Annexe Reglement budgetaire et financier)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
ANNEXE
REGLEMENT
BUDGETAIRE
ET
FINANCIER
PAULHAN 1 Règlement budgétaire et financier – ville de PAULHAN
SOMMAIRE
Préface.............................................................................................................................. 5
1. - LE PROCESSUS BUDGÉTAIRE
1.1. : La définition du budget primitif ........................................................................ 6 1.1.1. : Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget............................ 6 1.1.2. :Le débat d’orientation budgétaire et le rapport d’orientation budgétaire 7 1.1.3. : Le vote du budget primitif ............................................................................... 8 1.1.4. : La saisie des inscriptions budgétaires ............................................................ 8
1.2. : Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP - CP) ............. 8 1.2.1. : La gestion des AP ............................................................................................ 9 1.2.2. : Modification et ajustement des CP .................................................................. 9
1.3. : Le budget supplémentaire et les décisions modificatives .............................. 10 1.3.1. : Les virements de crédits ............................................................................... 10
1.4. : Le Compte De Gestion (CDG) ...................................................................... 10
1.5. : Le Compte Administratif (CA) ....................................................................... 11
1.6. : La fusion prochaine du CDG et du CA : le Compte Financier Unique (CFU)11
2. - LES GRANDS PRINCIPES BUDGÉTAIRES
2.1. : Le principe de l’annualité .............................................................................. 12
2.2. : La principe de l’antériorité............................................................................. 12
2.3. : Le principe de l’universalité ........................................................................... 12
2.4. : Le principe de la spécialisation des dépenses .............................................. 13
2.5. : Le principe de l’unité budgétaire ................................................................... 13
2.6. : La règle d’équilibre du budget ..................................................................... 13
2.7. : La séparation de l’ordonnateur et du comptable 13
3. - L’EXÉCUTION BUDGÉTAIRE
3.1. : Les grandes classes de recettes et de dépenses .......................................... 16 3.1.1. : Les recettes de fonctionnement ................................................................... 16 3.1.2. : Le pilotage des charges de personnel .......................................................... 17 3.1.3. : Les autres dépenses de fonctionnement ...................................................... 17 3.1.4. : Les dépenses d’investissement.................................................................... 18 3.1.5. : L’annualité de la dette 18
3.2. : La comptabilité d’engagement - généralités ................................................ 18 3.2.1. : L’engagement des dépenses ........................................................................ 19 3.2.2. : L’engagement de recettes ............................................................................. 19 2 Règlement budgétaire et financier – ville de PAULHAN
3.2.3. : La gestion des tiers ....................................................................................... 20
3.3. : L’enregistrement des factures ....................................................................... 20 3.3.1. : La gestion du « service fait » ......................................................................... 21 3.3.2. : La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement .............................. 22 3.3.3. : Le délai global de paiement .......................................................................... 22
3.4. : La gestion des recettes ................................................................................ 23 3.4.1. : Les recettes tarifaires et leur suivi ................................................................ 23 3.4.2. : Les annulations de recettes .......................................................................... 24 3.4.3. : Le suivi des demandes de subvention à percevoir ........................................ 25
3.5. : La constitution des provisions ...................................................................... 25
3.6. : Les opérations de fins d’exercices ................................................................ 25 3.6.1. : La journée complémentaire ........................................................................... 25 3.6.2. : Le rattachement des charges et des produits ................................................ 26 3.6.3. : Les reports de crédits d’investissement......................................................... 26
4. - LA GESTION DU PATRIMOINE
4.1. : La tenue de l’inventaire ................................................................................ 27
4.2. : L’amortissement ............................................................................................ 28
4.3. : La cession de biens mobiliers et biens immeubles...................................... 28
4.4. : Concordance inventaire physique/comptable ............................................... 29
5. - LES REGIES
5.1. : La création des régies .................................................................................. 29
5.2. : La nomination des régisseurs ....................................................................... 30
5.3. : Les obligations des régisseurs ...................................................................... 30
5.4. : Le suivi et le contrôle des régies ................................................................... 31
6. - LA COMMANDE PUBLIQUE
6.1. : Les procédures ............................................................................................. 31
6.2. : La mise en concurrence systématique pour tout achat ................................ 31
7. - INFORMATION DES ÉLUS
7.1. : Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation .. 32
8. - LEXIQUE 3 Règlement budgétaire et financier – ville de PAULHAN
Préface :
Engagée dans une démarche durable de modernisation de ses processus comptables et des documents budgétaires réglementaires de la collectivité, la commune de Paulhan a décidé d’adopter par anticipation, au 1er janvier 2023, la norme budgétaire et comptable M57 (en lieu et place de la M14).
La population de la commune étant supérieure à 3.500 habitants, la commune se doit d’adopter un règlement budgétaire et financier (RBF) fixant le cadre et les principales règles de gestion applicables à la Commune pour la préparation et l’exécution du budget.
Le règlement budgétaire financier de la commune de Paulhan formalise et précise les principales règles de gestion financière qui résultent du Code général des collectivités territoriales (CGCT), de la Ioi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001 et du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et des instructions budgétaires et comptables applicables aux communes.
Il définit également des règles internes de gestion propres à la commune dans le respect des textes ci- dessus énoncés et conformément à l’organisation de ses services. Il rassemble et harmonise des règles jusque-là implicites ou disséminées dans diverses délibérations et notes internes.
Il s’impose à l’ensemble des pôles, directions et services gestionnaires de crédits, et en particulier à la Direction des Finances de la commune et renforce la cohérence et l’harmonisation des procédures budgétaires en vue de garantir la permanence des méthodes et des processus internes.
Il vise également à vulgariser le budget et la comptabilité, afin de les rendre accessibles aux élus et aux agents non spécialistes, tout en contribuant à développer une culture de gestion partagée.
Ces documents ont une visée pédagogique et pratique et sont établis en exacte concordance avec le présent règlement avec des renvois aux articles concernés.
Le présent Règlement Budgétaire et Financier évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion.
Il constitue la base de référence du guide des procédures de la Direction des Finances de la commune de Paulhan. 1. - LE PROCESSUS BUDGÉTAIRE
1.1. : La définition du budget primitif
Le budget est l’acte par lequel le conseil municipal prévoit et autorise les recettes et les dépenses d’un exercice :
- En dépenses : les crédits votés sont limitatifs : les engagements ne peuvent être validés que si des crédits ont été mis en place ;
- En recettes : les crédits sont évaluatifs ; les recettes réalisées peuvent être supérieures aux prévisions.
Le budget comporte deux sections : la section de fonctionnement et la section d’investissement.
Chacune des sections est présentée en équilibre en dépenses et en recettes.
Le budget est constitué de l’ensemble des décisions budgétaires annuelles ou pluriannuelles se déclinant en budget primitif (BP), budget supplémentaire (BS) et décisions modificatives (DM).
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
Le budget est présenté par chapitre et article conformément à l’instruction comptable M57 en vigueur à la date du vote. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la collectivité.
Les documents budgétaires sont édités au moyen d’une application financière en concordance avec les prescriptions de la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales).
Les prévisions du budget doivent être sincères, toutes les dépenses et toutes les recettes obligatoires et prévisibles doivent être inscrites, elles ne sont ni sous-estimées, ni surestimées.
1.1.1. : Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d’un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu’au 15 avril de l’exercice auquel il s’applique (ou jusqu’au 30 avril l’année du renouvellement du conseil municipal en application du L1612-2 du CGCT).
Par dérogation, le délai peut également être repoussé au 30 avril lorsque les informations financières communiquées par l’État parviennent tardivement aux collectivités locales.
La commune a jusqu’à présent choisi de voter son budget N avec intégration des résultats N-1.
Par conséquent, le calendrier budgétaire prévisionnel est le suivant : Le calendrier présenté ci-dessus peut être modifié sous réserve du respect des échéances légales.
Ainsi, et en cas d’adoption d’une modification du calendrier budgétaire impliquant un vote du Budget N avant que l’exercice concerné ne débute (par exemple, vote du budget N en décembre de l’exercice N-1, afin qu’il puisse s’applique dès le 1er janvier de l’année N), une reprise des résultats N-1 à l’occasion d’un budget supplémentaire adopté au cours de l’année N serait nécessaire.
Le service finances est garant du respect du calendrier budgétaire. Après accord de la Direction Générale des Services, elle détermine les périodes durant lesquelles les directions opérationnelles transmettent leurs propositions budgétaires.
1.1.2. : Le débat d’orientation budgétaire (DOB) et le rapport d’orientation budgétaire (ROB)
Le débat d’orientation budgétaire (DOB) est obligatoire pour les communes de plus de 3.500 habitants depuis la loi du 6 février 1992 relative à l’administration territoriale de la République.
Ce débat porte sur les orientations générales du budget et doit se tenir dans un délai de 2 mois précédant le vote du budget par l’assemblée délibérante. Celui-ci doit faire l’objet d’une délibération distincte de celle du budget primitif. Le débat d’orientation budgétaire est accompagné d’un rapport d’orientation budgétaire (ROB).
1.1.3. : Le vote du budget primitif
Le Conseil Municipal délibère sur un vote du budget par nature ou par fonction. Cette modalité de présentation ne peut être modifiée qu’une seule fois, au plus tard à la fin du premier exercice budgétaire complet suivant le renouvellement du Conseil Municipal.
À la date de rédaction du présent règlement, la commune a choisi de voter son budget par nature. Sa présentation est complétée par une présentation fonctionnelle. Le budget est également sous-divisé en chapitres et articles. La commune de Paulhan vote également son budget par chapitre.
Le budget contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la Commune.
Le budget doit être voté en équilibre réel. Les ressources propres définitives doivent impérativement permettre le remboursement de la dette. En vertu de cette règle, la section de fonctionnement doit avoir un solde nul ou positif. La collectivité ne peut pas couvrir ses charges de fonctionnement par le recours à l’emprunt.
Le budget est exécutoire dès publication et transmission au représentant de l’État dans le département mais uniquement à partir du 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
1.1.4. : La saisie des inscriptions budgétaires
La saisie des propositions budgétaires, en dépenses comme en recettes, est effectuée par le service finances, par service et nature analytique sous leur responsabilité. Les responsables des services et directeurs veillent à ce que chaque montant inscrit puisse être justifié.
Les inscriptions budgétaires doivent comporter un libellé non comptable, non générique, clair, avec indication d’une localisation s’il s’agit de travaux ou d’une période si nécessaire.
La Direction des Finances est chargée de la validation, de la modification et de la clôture des demandes budgétaires. Elle veille à la cohérence entre l’objet des demandes budgétaires et les comptes utilisés et se tient à la disposition des directions opérationnelles.
Elle retraite les demandes par des tableaux d’arbitrages. Ces documents sont ensuite présentés lors des réunions d’arbitrages :
- Techniques avec la Direction Générale, la Direction des Finances et les directions concernées ; - et Politiques avec les élus de secteur et le Maire.
1.2. : Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP – CP)
Les dotations budgétaires affectées aux dépenses d'investissement peuvent comprendre des autorisations de programme (AP) et des crédits de paiement (CP).
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu'à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section d'investissement s'apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement.
La somme de ces CP annuels doit être égale à tout moment au montant de l’AP et le CP de l’année N représente alors la limite maximale de liquidations autorisée au titre de N.
Les AP sont décidées et modifiées par le conseil municipal à l’occasion de l’adoption du budget et/ou de décisions modificatives. Elles sont toutefois délibérées indépendamment de la délibération du budget. Seul le montant global de l’AP fait l’objet du vote ; l’échéancier de CP des exercices postérieurs à l’année en cours est indicatif. Par ailleurs, une annexe budgétaire retrace le suivi pluriannuel de ces autorisations.
Une AP peut financer une ou plusieurs opérations et comporter une ou plusieurs natures comptables. La liste des opérations financées par une AP est présentée pour information aux élus dans la délibération d’autorisation.
La répartition des crédits de paiement entre opérations d’une même AP est modifiable à tout moment sous réserve du respect du vote par chapitre.
Un reliquat d’AP ne pourra être utilisé pour financer une nouvelle opération. Les opérations nouvelles feront l’objet d’une ouverture d’une nouvelle AP millésimée.
1.2.1. : La gestion des AP
La délibération relative au vote d’une AP est rédigée par la Direction des Finances en relation avec la Direction concernée.
Dans tous les cas, une délibération annuelle relative aux AP sera présentée à l’approbation du conseil municipal à l’occasion de l’adoption du budget. Cette délibération présentera d’une part un état des AP en cours et leurs éventuels besoins de révisions et d’autre part la création de nouvelles AP et les opérations y afférentes.
1.2.2. : Modification et ajustement des CP
Lorsque l’AP finance plusieurs opérations, le rééquilibrage des crédits s’effectue en priorité par virement de crédit des CP au sein des opérations de l’AP.
Si la modification de CP au sein d’une autorisation de programme ne concerne pas l’exercice en cours, les ajustements de CP interviennent lors de la préparation du budget N+1.
L’augmentation ou la diminution de CP sur l’exercice en cours doit être constatée par décision modificative.
L’ajustement des CP, à la hausse ou à la baisse, doit permettre d’améliorer les taux de réalisation des budgets. Cette diminution ou cette augmentation doit être strictement symétrique entre les dépenses et les recettes. Si cet ajustement n’a pas fait l’objet d’un engagement pendant l’exercice, alors les crédits de paiement non utilisés sont annulés et ne sont pas reportés.
1.3. : Le budget supplémentaire et les décisions modificatives
Le budget supplémentaire est une décision modificative particulière qui a pour objet d’intégrer les résultats antérieurs reportés ainsi que les reports.
Le montant des reports en dépenses et en recettes doit être conforme aux restes à réaliser constatés au compte administratif.
La décision modificative s’impose dès lors que le montant d’un chapitre préalablement voté doit être modifié. Seules les dépenses et les recettes non prévues et non prévisibles au budget primitif (principe de sincérité du budget) peuvent être inscrites en décision modificative.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la M57, il est néanmoins possible de procéder à des virements des crédits de chapitre à chapitre, dans la limite de 7,5% des dépenses réelles de chacune des sections, à l’exclusion des crédits relatifs aux dépenses de personnel.
Les décisions modificatives concernent également des transferts équilibrés entre chapitres budgétaires.
La Direction des Finances recense les demandes de crédits complémentaires proposées et motivées par les gestionnaires de crédits. Ces demandes nouvelles sont arbitrées en dernier ressort par le Maire.
Le vote des décisions modificatives est effectué selon les mêmes modalités que le vote du budget primitif.
Les annexes budgétaires qui seraient modifiées lors d’une décision modificative doivent être présentées au vote de l’assemblée délibérante.
1.3.1. : Les virements de crédits
Les virements de crédits consistent à retirer un montant disponible sur une ligne budgétaire pour l’affecter à une autre ligne budgétaire, à la condition que cette opération se fasse au sein du même chapitre budgétaire globalisé (011 « charges à caractère général », 012 « charges de personnel »,...).
Les gestionnaires de crédits sont autorisés à effectuer tous les virements de crédits qu’ils souhaitent dans les seules lignes budgétaires pour lesquelles ils ont reçu une autorisation d’engager des dépenses.
Les gestionnaires peuvent en faire la demande à la Direction des Finances en précisant le compte budgétaire à créditer, le compte budgétaire à débiter et la somme mouvementée.
1.4. : Le Compte De Gestion (CDG)
Le Compte de Gestion est présenté par le comptable public. Il correspond au bilan (actif/passif) de la collectivité et rassemble tous les comptes mouvementés au cours de l’exercice accompagnés des pièces justificatives correspondantes. Il est remis par le comptable au plus tard le 1er juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré. Le calendrier de clôture défini avec la trésorerie municipale nous permet d’obtenir les comptes de gestion provisoires au mois de février N+1.
Le Conseil Municipal entend, débat et arrête les comptes de gestion (budget principal et budgets annexes) avant le Compte Administratif.
1.5. : Le Compte Administratif (CA)
Le Compte Administratif présente les résultats de l’exécution budgétaire d’un exercice. Il compare à cette fin :
- Les montants votés se rapportant à chaque chapitre et article du budget ; - Le total des émissions de titres de recettes et de mandats sur chaque subdivision du budget y compris les mandats ou titres de rattachement.
Il fait apparaître :
- Les restes à réaliser de dépenses et recettes par section (rattachements en fonctionnement, reports en investissement) ;
- Les résultats de l’exercice budgétaire (déficit ou de l’excédent réalisé de chacune des deux sections).
Il comprend les annexes obligatoires et doit être concordant avec le compte de gestion présenté par le comptable public.
Il est proposé au vote du Conseil Municipal au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré. Le Maire présente le compte administratif mais ne prend pas part au vote. Le Conseil Municipal entend, débat et arrête le Compte Administratif après le Compte de Gestion.
1.6. : La fusion prochaine du CDG et du CA : le Compte Financier Unique (CFU)
Actuellement en phase d’expérimentation, le CFU a vocation à devenir, à partir de 2024, la nouvelle présentation des comptes locaux pour les élus et les citoyens. Sa généralisation sera soumise à un vote du Parlement.
Sa mise en place vise plusieurs objectifs :
- Favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière ;
- Améliorer la qualité des comptes ;
- Simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable, sans remettre en cause leurs prérogatives respectives.
En mettant davantage en exergue les données comptables à côté des données budgétaires, le CFU permettra de mieux éclairer les assemblées délibérantes et pourra ainsi contribuer à enrichir le débat démocratique sur les finances locales.
A terme, le CFU participera à un bloc d’information financière modernisé et cohérent composé d’un rapport sur le CFU, du CFU lui-même et des données ouvertes (« open data »). 2. - LES GRANDS PRINCIPES BUDGÉTAIRES
2.1. : Le principe de l’annualité
Le budget prévoit les recettes et autorise les dépenses pour un exercice budgétaire se déroulant du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile.
En section de fonctionnement, les ouvertures de crédits ont une portée strictement annuelle. En effet un crédit non engagé au cours de l’exercice considéré s’annule.
Ce principe d’annualité comprend certains aménagements justifiés par le principe de continuité budgétaire :
- Du côté de la section d’investissement il est possible d’exercer un report de crédit. En effet un crédit doit être exécuté avant la fin de l’année, toutefois s’il n’est pas encore utilisé il pourra être reporté sur l’année suivante sous deux conditions : le report de crédit doit être décidé par l’ordonnateur et la dépense doit être engagé avant le 31 décembre.
- La gestion en autorisations de programme et crédits de paiement : gestion autorisée pour les opérations d’investissement permettant de programmer des engagements dont le financement et la réalisation sont exécutés sur plusieurs années.
La période dite de journée complémentaire. Elle consiste à prolonger fictivement la journée du 31 décembre jusqu’au 31 janvier. Cette journée s’applique seulement pour la section de fonctionnement. Dès lors que le service a été fait au plus tard le 31 décembre mais que la facture n’a été reçue qu’en janvier, alors s’applique la journée complémentaire
2.2. : La principe de l’antériorité
Ce principe impose l’adoption du budget avant le 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
Cependant afin d’intégrer les informations communiquées par les services de l’État après le 1er janvier, il est possible de voter jusqu’au 15 avril voire jusqu’au 30 avril lors du renouvellement de l’assemblée délibérante.
Passé ces délais, si le budget n’est toujours pas voté alors le représentant de l’État peut saisir la Chambre Régionale des Comptes qui, dans un délai d’un mois et par avis public formule des propositions pour le règlement du budget. Ainsi une fois cet avis réalisé, le représentant de l’État règle le budget et le rend exécutoire.
Comme vu précédemment la Commune de Paulhan vote son budget avant le 15 mars N.
2.3. : Le principe de l’universalité
Toutes les opérations de dépenses et de recettes doivent être indiquées dans leur intégralité dans le budget.
Les recettes ne doivent pas être affectées à des dépenses particulières.
2.4. : Le principe de la spécialisation des dépenses
Le budget communal est présenté par nature au niveau du chapitre comptable. Ainsi les dépenses sont classées par nature au sein d’un chapitre et leur montant est limitativement énoncé.
La spécialisation des crédits implique que tout crédit doit avoir une destination précise et être affecté à un but spécifique. Toutefois, afin de permettre une certaine fongibilité des crédits, il est possible d’effectuer des virements d’article à article à l’intérieur d’un même chapitre sauf pour les crédits spécialisés.
Également le Maire peut virer des crédits de chapitre à chapitre, mais cette modification est possible dans la limite de 7,5% des dépenses réelles de chacune des sections, sauf concernant les crédits relatifs aux dépenses de personnel.
2.5. : Le principe de l’unité budgétaire
L’ensemble des dépenses et des recettes doivent figurer dans un document unique : le budget.
Cependant le budget primitif peut être modifié au cours de l’exercice par d’autres décisions budgétaires.
2.6. : La règle d’équilibre du budget
Un budget doit être voté en équilibre réel c’est-à-dire que le remboursement de l’annuité en capital de la dette doit être couvert par les ressources propres de la collectivité.
L’article L1612-4 du CGCT indique que :
- La section de fonctionnement et la section d’investissement sont respectivement votées en équilibre ;
- Le prélèvement sur les recettes de la section de fonctionnement au profit de la section d’investissement, ajouté aux recettes propres de cette section, à l’exclusion du produit des emprunts, et éventuellement aux dotations des comptes d’amortissements et de provisions, fournit des ressources suffisantes pour couvrir le remboursement en capital des annuités d’emprunt à échoir au cours de l’exercice. »
L’évaluation des dépenses et des recettes doit être sincère, ces derniers ne doivent pas être volontairement sous-évaluées, ni sur-évaluées.
L’équilibre est contrôlé par le représentant de l’État, celui-ci peut saisir la Chambre Régionale des Comptes si l’arrêté des comptes fait apparaître un déficit égal ou supérieur à 10% des recettes de fonctionnement du budget global.
2.7. : La séparation de l’ordonnateur et du comptable
La séparation de l’ordonnateur et du comptable implique des rôles distincts pour ces deux acteurs publics : - L’ordonnateur : le Maire de la ville, en charge de l’engagement, de la liquidation, du mandatement et de l’ordonnancement des dépenses et des recettes avec l’appui des services internes de la ville.
- Le comptable public : agent de la Direction générale des finances publiques, en charge de l’exécution du paiement, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, du recouvrement des recettes ainsi que du paiement des dépenses de la commune de Paulhan. Il contrôle alors les différentes étapes concernant les dépenses et les recettes effectuées par l’ordonnateur. 3. - L’EXÉCUTION BUDGÉTAIRE
L’exécution des dépenses avant l’adoption du budget
L’article L.1612-1 du CGCT dispose que le maire est en droit, du 1er janvier de l’exercice jusqu’à l’adoption du budget, de mettre en recouvrement les recettes et d’engager, de liquider et de mandater les dépenses en section de fonctionnement (hors autorisations d’engagement {AE}) dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente.
Il est en droit de mandater les dépenses afférentes au remboursement en capital des annuités de la dette venant à échéance avant le vote du budget.
En outre, le Maire peut engager, liquider et mandater les dépenses d’investissement (hors autorisation de programme {AP}), sous réserve de l’autorisation de l’assemblée délibérante précisant le montant et l’affectation des crédits, dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent, non compris les crédits afférents au remboursement de la dette.
Pour les dépenses à caractère pluriannuel comprises dans une autorisation de programme ou d’engagement, le Maire peut, selon l’article L1612-1 du CGCT, jusqu’à l’adoption du budget, liquider et mandater les dépenses d’investissement et de fonctionnement correspondant aux autorisations ouvertes au cours des exercices antérieurs, dans la limite des crédits de paiement prévus au titre de l’exercice par la délibération d’ouverture de l’autorisation de programme ou d’engagement.
Le circuit comptable des recettes et des dépenses
L’engagement constitue la première étape du circuit comptable en dépenses. C’est un acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un marché, d’un simple bon de commande.
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses, quelle que soit la section (fonctionnement ou investissement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants ; il précède la signature d’un contrat ou d’une convention, ainsi que l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à 4 objectifs essentiels :
- vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ;
- déterminer les crédits disponibles ;
- rendre compte de l’exécution du budget ;
- générer les opérations de clôture.
L’engagement n’est pas obligatoire en recettes. En revanche, la pratique de l’engagement est un véritable outil d’aide à la gestion et au suivi des recettes.
La signature des engagements juridiques est de la compétence exclusive de l’ordonnateur, à savoir Monsieur le Maire, ou ses adjoints par délégation, ou la directrice générale des services par délégation.
La liquidation constitue la deuxième étape du circuit comptable en dépenses comme en recettes. Elle correspond à la vérification de la réalité de la dette et à l’arrêt du montant de la dépense. Après réception de la facture, la certification du service fait est portée et attestée au regard de l’exécution des prestations effectuées ou de la livraison des fournitures commandées par le service gestionnaire de crédits.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes : Le service des finances valide les propositions de mandats ou de titres après vérification de la cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires. Puis il émet l’ensemble des pièces comptables réglementaires (mandats, titres et bordereaux) qui permettent au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
En recette, les titres sont émis, soit avant encaissement avec l’édition d’un avis de somme à payer, soit après l’encaissement pour régularisation.
A titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements, remboursement de dette, pour certaines dépenses avec l’autorisation du comptable public).
Le paiement de la dépense est effectué par le comptable public rattaché à la Direction générale des finances publiques, lorsque toutes les opérations ont été effectuées par l’ordonnateur de la commune, et après avoir réalisé son contrôle de régularité portant sur la qualité de l’ordonnateur, la disponibilité des crédits, l’imputation, la validité de la créance et le caractère libératoire du règlement.
Le délai global de paiement
Les collectivités locales sont tenues de respecter un délai global de paiement auprès de leurs fournisseurs et prestataires de service.
Ce délai global de paiement a été modernisé par le droit de l’Union Européenne, avec notamment la Directive 2011/7 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, qui a été transposée en droit français par la loi n°2013-100 du 28 janvier 2013 pour laquelle il existe un décret d’application du 31 mars 2013. Ce délai global de paiement est de 30 jours pour les collectivités locales. Ces 30 jours sont divisés en deux : 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable public.
Ce délai global de paiement court à compter de la date de réception de la facture, ou dans le cas où la facture est reçue mais les prestations et livraisons non exécutées ou non achevées, à la date de livraison ou de réalisation des prestations. Dans le cas d’un solde de marché, le délai de paiement commence à courir à la date de réception par le maître d’ouvrage du décompte général et définitif signé par l’entreprise titulaire.
Ce délai global de paiement peut être suspendu si la demande de paiement adressée à la commune n’est pas conforme aux obligations légales et contractuelles du créancier. Cette suspension démarre à compter de la notification motivée de l’ordonnateur au fournisseur ou prestataire concerné et reprend lorsque la collectivité reçoit la totalité des éléments manquants et irréguliers.
Les dépenses obligatoires et imprévues
Au sein de la commune, certaines dépenses sont rendues obligatoires par la loi selon l’article L.2321-1 du CGCT. Il s’agit, par exemple, de la rémunération des agents communaux, des contributions et cotisations sociales y afférentes.
L'article L 2322-1 du CGCT prévoit que le conseil municipal peut porter au budget un crédit pour dépenses imprévues, tant en section d'investissement qu'en section de fonctionnement. Ces crédits sont destinés à permettre à l’exécutif de faire face à une urgence pour engager, mandater et liquider une dépense non inscrite initialement au budget primitif (exemple : en cas d’incendie, tempête).
Il n'est pas nécessaire d'attendre ou de provoquer une réunion du conseil municipal pour procéder à un virement de crédits provenant des dépenses imprévues. En revanche, il doit rendre compte à l'assemblée délibérante de l'ordonnancement de la dépense dès la première session qui suit sa décision, pièces justificatives à l'appui.
L’inscription de ces crédits doit répondre aux règles suivantes :
-La nomenclature comptable M57 prévoit que les dépenses imprévues sont limitées à 2% des dépenses réelles de chaque section étant compris dans le seuil de la fongibilité asymétrique. -Les dépenses imprévues de la section d’investissement ne peuvent pas être financées par l’emprunt.
Pour rappel, l’article D.5217-23 du CGCT prévoit que ces chapitres de dépenses imprévues ne comportent pas d’article, ni de crédit et qu’ils ne donnent pas lieu à exécution
3.1. : Les grandes classes de recettes et de dépenses
La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, rappelle et précise les règles d’imputation des dépenses du secteur public local telles qu’elles sont fixées par les instructions budgétaires et comptables.
Les dépenses ont le caractère d’immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d’un élément d’actif ou une augmentation notable de sa durée d’utilisation.
Ainsi, les dépenses à inscrire à la section d’investissement comprennent essentiellement des opérations qui se traduisent par une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine de la collectivité : achats de matériels durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d’infrastructure (voirie, réseaux divers).
Inversement, sont imputées en fonctionnement les dépenses qui concernent le quotidien de la gestion municipale : fournitures courantes, prestations récurrentes qui n’améliorent pas la valeur des investissements, des biens possédés par la Commune.
La difficulté réside dans l’interprétation de ce que sont les dépenses de gros entretien, d’amélioration car dès lors que l’on prolonge la durée de vie d’un bien, qu’on l’améliore, qu’on augmente sa valeur, alors l’imputation en investissement s’impose.
3.1.1. : Les recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des prestations facturées sur la base de tarifs définis par délibération, des impôts et taxes, des subventions accordées (délibérations des subventions ou conventions).
Le produit des impositions directes, les reversements de fiscalité ainsi que les dotations de l’État sont prévues au budget et saisies dans l’application financière par la Direction des Finances. Les autres recettes (prestations de services, subventions reçues et recettes diverses) sont prévues et saisies dans l’application financière par les Directions des Finances.
La prévision de recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent pas être surévaluées, ni sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des réalisations passées et de l’évolution des tarifs. Les prévisions relatives aux subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses. 3.1.2. : Le pilotage des charges de personnel
La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget.
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local.
L’article 59 de la loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l’économie sociale et solidaire donne la définition suivante des subventions qui sont « des contributions de toute nature (...) décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général ».
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de l’article par nature 65748 « Subventions de fonctionnement aux associations et autres personnes de droit privé ». Les autres subventions (allouées aux personnes morales de droit public, contributions obligatoires...) sont classées dans la catégorie « dépenses courantes de fonctionnement ».
Les subventions de fonctionnement ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés au chapitre concerné.
Les subventions supérieures à 23.000 euros doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi.
3.1.3. : Les autres dépenses de fonctionnement
Les dépenses courantes correspondent aux charges à caractère général (chapitre 011), aux charges de gestion courantes hors subventions (chapitre 65 hors 65748) et aux atténuations de produits (chapitre 014).
Les propositions budgétaires sont effectuées par chaque service gestionnaire et doivent impérativement être détaillées au niveau le plus fin.
Toute proposition doit être justifiée en distinguant ce qui relève des charges incompressibles des charges facultatives.
Un arbitrage est effectué selon les termes fixés par la note de cadrage budgétaire.
Les autres dépenses (charges financières) sont saisies par la Direction des Finances.
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres définitives (FCTVA...), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget d’une part au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention...) et d’autre part au regard des montants inscrits en dépenses.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le financement de la section d’investissement correspond en prévision à la somme du virement de la section de fonctionnement (chapitre 021/023), des dotations aux amortissements et des provisions (chapitre 040/042).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement en capital de la dette).
3.1.4. : Les dépenses d’investissement
Les gestionnaires de crédits prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice, et concourant en priorité pour les projets de la mandature.
3.1.5. : L’annualité de la dette
Si présente, l’annuité de la dette correspond au remboursement des emprunts en capital (chapitre 16) et intérêts (articles 66111 et 66112). L’annuité de la dette est une dépense obligatoire de la commune.
La prévision annuelle inscrite au budget primitif est effectuée par la Direction des Finances. Des ajustements pourront, le cas échéant, être prévus par décision modificative. L’état de la dette est présenté au travers de différentes annexes du budget.
3.2. : La comptabilité d’engagement - généralités
Sur le plan juridique, un engagement est un acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un simple bon de commande, d’une lettre de commande, etc.
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses et en recettes, quelle que soit la section (investissement ou fonctionnement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants ; il précède la signature d’un contrat ou d’une convention, ainsi que l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à quatre objectifs essentiels :
- Vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ;
- Déterminer les crédits disponibles ;
- Rendre compte de l’exécution du budget ;
- Générer les opérations de clôture (rattachement des charges et produits à l’exercice et détermination des restes à réaliser et reports).
II en suit que tout engagement dont l’objet est mal libellé, peu clair, non détaillé, ou dont les quantités sont artificiellement regroupées, sera rejeté par la Direction des finances.
Chaque engagement doit faire l’objet de validations dont le nombre est fonction du type d’engagement : - Une première validation d’ordre technique par la Direction des Finances portant sur le contrôle de l’imputation budgétaire utilisée, sa concordance avec les compétences exercées par la Commune, la clarté et la précision du libellé, le référencement éventuel à un contrat ou un devis. Cette vérification ne peut en aucun cas porter sur l’opportunité de l’engagement ; - Des validations hiérarchiques (chef de service, directrice générale des services) portant sur l’opportunité de l’engagement, son insertion dans la sphère d’actions de l’intérêt général, son respect aux règles de la commande publique, etc.
Chaque type d’engagement porte ses propres règles de gestion (suivi des seuils, gestion de la facture, gestion des services faits, gestion des visas…)
Le montant budgétaire de l’engagement est égal au montant toutes taxes comprises.
3.2.1. : L’engagement des dépenses
L’engagement est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du « service fait ».
L’engagement en dépenses dans l’application financière doit toujours être antérieur à la livraison des fournitures au démarrage des prestations. A titre exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être effectué concomitamment.
Par extension de ce principe, le bon de commande ne doit pas être émis après l’exécution des prestations ou après la réception d’une facture (hors versements d’acomptes, réservations, etc.).
Dans le cadre des marchés publics, l’engagement juridique de la commune est manifesté par le courrier de notification, ou, pour les marchés de travaux, par l’envoi d’un ordre de service.
Hors marchés publics, l’engagement juridique de la commune est matérialisé par un bon de commande, accompagné, s’il y a lieu, de pièces complémentaires telles que devis, contrat, convention... Par extension de ce principe, la passation d’un marché public rend inutile la fourniture d’un devis préalablement à la passation d’un bon de commande
3.2.2. : L’engagement de recettes
L’engagement d’une recette est une obligation indispensable à son suivi et à la qualité de la gestion financière de la collectivité. Il s’impose, au plus tard, à la matérialisation de l’engagement juridique.
L’engagement de recettes est effectué à la notification de l’arrêté attributif de subventions ou dès la signature du contrat ou de la convention. Ces engagements deviennent caducs au terme de l’arrêté ou de la convention.
3.2.3. : La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à la qualité des comptes de la commune. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par la Direction des Finances et dans le respect de la charte de saisie des tiers. Toute demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, à minima : - de l’adresse ;
- d’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le nom et l’adresse de leur banque.
Pour les sociétés, un extrait KBIS permettant de s’assurer que la société ne fait pas l’objet d’une procédure ; son référencement par n° SIRET et code APE ;
Pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de naissance…
Seuls les tiers intégrés au progiciel financier peuvent faire l’objet d’engagements de dépenses ou de recettes.
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché peuvent être saisies sans ce justificatif.
Les modifications et suppressions de tiers suivent le même processus : la demande est effectuée par le service gestionnaire avec les éléments justificatifs par mail. Les modifications apportées aux relevés d’identité bancaire sont traitées exclusivement par la Direction des Finances
3.3. : L’enregistrement des factures
La commune soutient l’effort de dématérialisation exprimé dans l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 et, depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation obligatoire pour toute entreprise/société de la facture sous forme électronique, via l’utilisation du portail internet Chorus Pro du Ministère des Finances : http://chorus- oro.eouv.fry
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit être dématérialisée et déposée sur la plate-forme CHORUS. Aucun paiement relatif à un bon de commande et/ou un marché notifié par la commune ne pourra être effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais.
Il est rappelé que le portail Chorus Pro n’est destiné qu’à la transmission des seules factures respectant les éléments portés dans le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique : date d’émission de la facture, désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture, référence de l’engagement ou de la commande, quantité et détermination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés, etc.
Le dépôt de factures sur Chorus Pro ne doit pas se conjuguer avec des envois au format papier (risque de doublon).
3.3.1. : La gestion du « service fait »
Le constat et la certification du « service fait » sont les étapes obligatoires préalables à la liquidation d’une facture et sont effectuées sous la responsabilité de la direction opérationnelle gestionnaire des crédits.
La certification du « service fait » est justifiée par la présence d’un bon de livraison ou d’intervention, un procès-verbal de réception ou tout autre pièce justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
- La quantité facturée est conforme à la quantité livrée ; - Le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché ; - La facture ne présente pas d’erreur de calcul ;
- La facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la commande, l’exécution des prestations et la facture.
La date de constat du service fait dans l’application financière est celle de : - La date du bon de livraison pour les fournitures ;
- La date de réalisation de la prestation (quelques exemples : réception d’un rapport conforme à la commande, date d’intervention…) ;
- La constatation physique d’exécution de travaux.
Sauf cas particuliers, la date de constat du service ne peut être postérieure à la date de facture.
Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l’objet d’un paiement avant service fait, l’ordonnancement ne peut intervenir avant l’échéance de la dette, l’exécution du service, la décision individuelle d’attribution d’allocations ou la décision individuelle de subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de facturation en tient lieu.
Toute facture qui ne peut être payée pour des motifs tels que :
- Mauvaise exécution ;
- Exécution partielle ;
- Montants erronés ;
- Prestations non détaillées en nature et/ou en quantité ;
- Non concordance entre l’objet du bon de commande et les prestations facturées ;
En cas de différence entre un bon de commande effectué sur devis et les prestations facturées, la facture est retournée sans délai au prestataire par courrier avec accusé de réception, par et sous l’entière responsabilité du gestionnaire de crédits concerné, avec une copie communiquée à la direction des finances. Mention en est également faite dans l’application financière par ledit gestionnaire de crédits.
Les factures retournées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées par la Direction des Finances. Le suivi des factures suspendues est géré par les services opérationnels.
Il est rappelé que la non-exécution d'une prestation selon les termes et conditions d’un marché public doit être attestée par un procès-verbal établi contradictoirement et signé par les parties.
3.3.2. : La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement
La liquidation désigne l’action visant à proposer une dépense ou une recette après certification du « service fait ».
La Direction des Finances valide les propositions de mandats ou de titres après vérification de cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes se traduisent par l’émission des pièces comptables réglementaires (mandats, titres, et bordereaux) qui permettent au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
En recette, les titres sont émis, soit avant encaissement avec édition d’un avis des sommes à payer, soit après encaissement pour régularisation.
L’émission des titres de recettes après encaissement doit rester l’exception.
A titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements, remboursement de la dette, électricité...) pour certaines dépenses avec l’autorisation du comptable public.
La numérotation des mandats, des titres et des bordereaux est chronologique. Les réductions et annulations de mandats et de titres font également l’objet d’une série distincte avec numérotation chronologique.
L’absence de prise en charge par le comptable d’un mandat ou d’un titre fait l’objet d’un rejet dans l’application financière. Les rejets doivent être motivés et entraînent la suppression pure et simple du mandat ou du titre.
La Direction des Finances est chargée de la gestion des opérations d’ordre, des rejets ordonnés par le comptable public, des annulations (réductions) partielles ou totales décidées par la commune ainsi que des ré imputations comptables s’il y a lieu.
3.3.3. : Le délai global de paiement
Au vu des pièces justificatives transmises par le service gestionnaire, la Direction des Finances procède au mandatement. Elle vérifie les liquidations effectuées par les services, leur conformité par rapport aux pièces présentées, établit les mandats et les transmet (sous format .xml fichiers PES dématérialisés) au SGC Coeur d’Hérault chargé du paiement (sgc.coeurdherault@dgfip.finances.gouv.fr).
La signature électronique du bordereau d’ordonnancement par l’ordonnateur ou son représentant entraîne la validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau, la justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats, la certification du caractère exécutoire de l’ensemble des pièces justificatives jointes aux mêmes mandats.
Les délais de mandatement courent à compter de la date de la facture enregistrée dans l’application financière :
- Jours pour les services gestionnaires de crédits : certification du service fait, vérification des montants, transmission des pièces justificatives ;
- Jours pour la Direction des Finances : enregistrement chronologique, transmission au gestionnaire de crédits concerné, vérification des éléments nécessaires au bon mandatement (numéro SIRET, RIB, adresse, ..), mandatement, mise en signature des bordereaux avant transmission au comptable public ;
- Jours pour le comptable public : paiement. Dès lors que le comptable public a accepté les pièces comptables, sa responsabilité est entière. Son contrôle est effectué sur la régularité des pièces présentées et non sur l’opportunité de la dépense.
Le délai de paiement ne commence à courir qu’à compter de la date d’exécution des prestations (date du service fait) ou, si elle lui est postérieure, à la date de réception de la facture par la commune.
Le délai global de paiement peut être suspendu dans les cas prévus par la réglementation. La facture est alors retournée sans délai au fournisseur. Si elle n’est pas liquidable, pour le motif d’absence de constat et certification de service fait à la réception, cette dernière n’est, par exception, pas retournée et le fournisseur doit être prévenu par écrit sans délais.
Les pièces justificatives sont l’ensemble des documents nécessaires au comptable pour lui permettre d’effectuer les contrôles qui lui sont assignés par le décret du 29 décembre 1962, confirmés par la loi du 2 mars 1982.
La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Le décret n°2016-33 du 20 janvier 2016 est le texte de référence à la date d’adoption du présent règlement.
Deux types de justificatifs doivent être transmis au comptable :
- La justification juridique de la dépense : délibération, décision, marché, contrat ou convention ; - La pièce attestant de la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation : facture, décompte.
Le premier paiement fournira les justificatifs des deux types, juridique et premier décompte ; les paiements suivants feront référence au 1er paiement (n° mandat, année, imputation).
3.4. : La gestion des recettes
La direction opérationnelle établit un état liquidatif sous la forme d’un certificat administratif, accompagnée des pièces justificatives.
Elle doit proposer la liquidation de la recette dès que la dette est exigible (dès service fait) avant encaissement.
Sa transmission à la Direction des Finances fait l’objet d’un Avis des Sommes À Payer (ASAP) communiqué automatiquement aux redevables.
La gestion des ASAP de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP pour la filière éditique de la DGFIP.
3.4.1. : Les recettes tarifaires et leur suivi
Les tarifs sont votés par l’assemblée délibérante. Les services gestionnaires sont chargés de la rédaction des délibérations afférentes.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par émission de titres de recettes.
Ceux-ci sont émis par la Direction des Finances sur présentation des états liquidatifs et des pièces justificatives par le service gestionnaire :
- Dans le premier cas, par exemple, les repas servis aux enfants dans les restaurants scolaires sont payés à la régie à réception de la facturation mensuelle ;
- Dans le second cas, par exemple lorsqu’une famille n’a pas respecté le délai de facturation de la régie, elle pourra régler à la réception d’un avis de sommes à payer (ASAP) transmis par le Trésor public. La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public de l’encaissement des recettes de la Commune. Il peut demander aux services de la Commune toute pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette. Contrairement aux dépenses il n’existe pas de nomenclature de pièces justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente.
Ainsi, chaque mois, la Commune récupère une liste des impayés établis par la SGC Coeur d’Hérault, via l’applicatif Hélios. Cette liste est diffusée auprès des services concernés qui, dès lors, peuvent et doivent, s’assurer auprès des usagers de leur capacité à payer. Les services doivent s’assurer que les usagers paient bien la prestation qui leur est fournie.
A défaut, la commune n’est pas tenue de la leur assurer, sauf cas particulier (restauration scolaire notamment).
3.4.2. : Les annulations de recettes
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée ou lorsqu’une erreur de facturation est constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation.
L’annulation est émise par le service finances sur la base des justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de faire signer un certificat administratif à Monsieur le Maire.
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas, une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées pour l’exercice, dans le second l’annulation est matérialisée par un mandat puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
La remise gracieuse et l’admission en non-valeur d’une dette relèvent quant à elles de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante.
L’admission en non-valeur est demandée par le comptable public dès que la créance est prescrite ou lui parait irrécouvrable du fait de la situation du débiteur et en cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi.
Les admissions en non-valeur sont présentées par la Direction des Finances sur la base d’un état transmis par le comptable public ; à l’issue de la délibération, la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues.
3.4.3. : Le suivi des demandes de subvention à percevoir
Monsieur le Maire et la direction des finances ont la responsabilité du montage des dossiers de subvention. Les demandes d’aide sont faites auprès de partenaires institutionnels (Union Européenne, Région, Département, CC du Clermontais...) pour financer des projets ou services spécifiques. Les demandes de subventions doivent préalablement faire l’objet d’une décision du Maire. Une attention particulière doit être portée au respect de la règle de non-commencement des travaux au moment où la subvention est sollicitée.
Une fois les dossiers déposés et les subventions obtenues, le suivi de l’encaissement est de la responsabilité de la Direction des Finances. La notification de la subvention, adressée à la Direction des Finances fait l’objet d’un engagement. Elle procède directement aux demandes d’avance, d’acomptes et de solde sur production des pièces justificatives par le service gestionnaire 3.5. : La constitution des provisions
Les provisions obligatoires sont listées au Code Général des Collectivités Territoriales. L’apparition du risque rend obligatoire la constitution d’une provision pour risque et la constatation d’une provision pour dépréciation est obligatoire en cas de perte de valeur d’un actif.
Les provisions facultatives sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisés quant à leur objet et que des événements survenus ou en cours rendent probables.
La Commune a adopté le régime semi-budgétaire des provisions afin de se constituer un fonds de réserve. La provision est en effet portée en dépense réelle de fonctionnement et ne fait pas l’objet d’une inscription concomitante en recette d’investissement comme c’est le cas pour les amortissements.
Les provisions sont évaluées en fin d’exercice et sont réajustées au fur et à mesure de la variation des risques et éventuellement des charges.
Les provisions pour créances douteuses s’effectuent sur un état partagé avec le comptable public au regard de la qualité du recouvrement des recettes de la Commune.
Les provisions font l’objet d’une présentation spécifique au sein des rapports accompagnant les budgets primitifs et comptes administratifs.
3.6. : Les opérations de fins d’exercices
Les opérations de fin d’exercice s’appuient sur les évènements de gestion précisés précédemment ; la bonne tenue de la comptabilité d’engagement constitue un préalable indispensable au bon déroulement des opérations de clôture.
Le calendrier des opérations de fin d’exercice est déterminé chaque année par la Direction des Finances.
3.6.1. : La journée complémentaire
La comptabilité publique permet durant le mois de janvier de terminer les paiements de la section de fonctionnement de l’exercice précédent, dès lors que la facture a été reçue et que l’engagement et la prestation ont régulièrement été effectués sur l’année N-1.
De même, il est encore possible, jusqu’au 21 janvier, d’effectuer une décision modificative concernant le fonctionnement ou les écritures d’ordre.
Il n’existe pas de journée complémentaire pour les écritures d’investissement (mandats et titres), lesquelles doivent être impérativement passées avant le 31 décembre.
3.6.2. : Le rattachement des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné, les charges et les produits qui s’y rapportent et ceux-là seulement. Le rattachement concerne les engagements en section de fonctionnement pour lesquels : - En dépenses : le service a été effectué et la facture n’est pas parvenue,
- En recettes : les droits ont été acquis au 31 décembre de l’exercice budgétaire.
En ce qui concerne les recettes de fonctionnement, les droits acquis au plus tard le 31 décembre peuvent faire l’objet de titre de recettes pendant la journée complémentaire et au plus tard le 31 janvier dès lors que la recette est certifiée est dûment liquidée. Ainsi, le rattachement en recette peut ne concerner que les droits acquis au 31 décembre n’ayant pas pu faire l’objet d’un titre de recette sur l’exercice.
Les engagements ayant donné lieu à un service fait au cours de l’année budgétaire achevée et devant y être rattachés, sont proposés par les gestionnaires de crédits à la Direction des Finances sur présentation des justificatifs suivants :
- Bon de livraison ou de retrait, pour toute fourniture acquise ;
- Bon d’intervention ou d’exécution, pour tout service effectué.
Le rattachement des intérêts courus non échus (ICNE) des emprunts en cours est réalisé sur un article budgétaire spécifique en dépense de fonctionnement, nature 66112. Aussi, la prévision et la réalisation peuvent, le cas échéant, être négatives si la contre-passation est supérieure au rattachement.
Le rattachement donne lieu à mandatement (ou titre de recette) au titre de l’exercice N et contre-passation à l’année N+1 pour le même montant.
3.6.3. : Les reports de crédits d’investissement
Les engagements (en dépenses comme en recettes) qui n’auraient pas été soldés à la fin de l’exercice budgétaire peuvent être reportés sur l’exercice suivant, après validation de la Direction des Finances.
Les engagements non reportés sont soldés.
Les subventions accordées dans le cadre de délibérations spécifiques peuvent être reportées en fonction des termes des conventions associées.
Les restes à réaliser de crédits de paiements sur les autorisations de programme au 31 décembre sont automatiquement proposés au vote de l’exercice suivant (à la différence des reports ils ne sont pas disponibles à l’ouverture de l’exercice).
Un état des reports pris au 31 décembre est mis à la signature de l’ordonnateur une fois les opérations de clôture achevées ; il est produit à l’appui du compte administratif et fait l’objet d’une transmission au comptable public. Cet état et ses justificatifs est susceptible d’être contrôlé par la Chambre Régionale des Comptes (CRC).
4. - LA GESTION DU PATRIMOINE
Le patrimoine correspond à l’ensemble des biens meubles ou immeubles, matériels, immatériels ou financiers, en cours de production ou achevés, propriétés ou quasi-propriété de la commune.
Ce patrimoine nécessite une écriture retraçant une image fidèle, complète et sincère. La bonne tenue de l’inventaire participe également à la sincérité de l’équilibre budgétaire et au juste calcul des recettes. Ces biens font l’objet d’un mandatement en section d’investissement, exceptions faites des dons, acquisitions à titre gratuit ou échanges sans soulte.
Les acquisitions de l’année (à titre onéreux ou non) sont retracées dans une annexe du Compte Administratif.
4.1. : La tenue de l’inventaire
Chaque élément de patrimoine est référencé sous un numéro d’inventaire unique qui identifie le compte de rattachement et qui est transmis au comptable public en charge de la tenue de l’actif de la collectivité.
Les travaux réalisés en investissement viennent augmenter à Ieur achèvement la valeur du patrimoine ou empêcher sa dépréciation. Cette dernière peut être constatée au travers des dotations aux amortissements ou lors des mises à la réforme et des cessions.
Pour les communes, exception faite des immeubles de rapport ou participant à des activités commerciales ou industrielles, l’amortissement n’est obligatoire que pour les biens meubles, les biens immatériels (en particulier les études non suivies de réalisation) et les subventions d’équipement versées.
Un ensemble d’éléments peut être suivi au sein d’un lot. II se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d’intérêt. Cette notion ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle. Pour le valoriser, la méthode dite du « coût moyen » est utilisée.
A noter : Sont à inscrire au chapitre 21 les travaux dont le délai de réalisation est égal ou inférieur à 12 mois, et au chapitre 23 tous ceux excédant cette durée (études non comprises) ; un doute peut exister quant à l’inscription d’un matériel dont le montant unitaire est de faible valeur et dont la nature s’apparenterait à du matériel de bureau ou informatique (natures 21831/21838...), à du mobilier (nature 21841/21848) ou à une autre immobilisation corporelle (nature 2188).
Auquel cas, il y a lieu de s’interroger sur les caractéristiques de l’achat envisagé : si son acquisition ne fait pas l’objet d’un arbitrage individuel préalable mais s’inscrit dans un cycle de remplacement infra annuel, si sa livraison se fait par lot, si son usage n’est pas couvert par une garantie, s’il n’est pas identifié par un numéro de série, s’il ne peut raisonnablement être suivi physiquement, si le coût de sa réparation excéderait le coût d’achat, si aucune personne n’est désignée comme étant son détenteur usager, sont autant d’indices pour inscrire cette dépense en fonctionnement dans une des subdivision du 606 « Achats non stockés de matières et fournitures ».
Par extension de ce principe, ce n’est jamais le montant total d’une dépense qui détermine son inscription ou non dans la section d’investissement.
4.2. : L’amortissement
L’amortissement est la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. L’amortissement pour dépréciation est la constatation comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du changement technique ou de toute autre cause.
Si des subventions d’équipement sont perçues pour des biens amortissables alors la commune doit les amortir sur la même durée d’amortissement que celle des biens qu’elles ont financés.
L’instruction budgétaire M57 pose pour principe le caractère obligatoire de l’amortissement au prorata temporis.
L’amortissement commence donc à la date de début de consommation des avantages économiques ou du potentiel de services attendus de l’actif.
Néanmoins, une mesure de simplification vise à faciliter la mise en œuvre de cette disposition : la logique d’enjeux peut être adoptée pour définir des catégories de biens qui ne seraient pas soumises à l’amortissement au prorata temporis. Ainsi, pour des catégories d’immobilisations faisant, par exemple, l’objet d’un suivi globalisé à l’inventaire, il est envisageable de déroger à l’amortissement au prorata temporis.
La mise en œuvre de cette simplification fait l’objet d’une délibération listant les catégories de biens concernés (le principe de permanence des méthodes comptables impose une harmonisation des modalités d’amortissement pour une même catégorie de bien).
La définition des enjeux appartient à l’entité : la mise en œuvre de cette simplification doit ainsi être justifiée dans l’annexe des comptes, notamment au regard de son caractère non significatif.
Le tableau d’amortissement est situé en annexe.
4.3. : La cession de biens mobiliers et biens immeubles
Pour toute réforme de biens mobiliers, un procès-verbal de réforme est établi. Ce procès-verbal mentionne les références du matériel réformé ainsi que l’année et la valeur d’acquisition. Le recours au commissariat aux ventes des Domaines, habilité à vendre aux enchères les biens des collectivités territoriales, est privilégié pour les biens ayant encore une valeur marchande.
Dans le cas d’un achat avec reprise de l’ancien bien, il n’y a pas de contraction entre la recette et la dépense. Le montant correspondant à la récupération du bien par l’entreprise n’est en aucune manière déduit de la facture d’acquisition. Il doit donc faire l’objet d’un titre de cession retraçant ainsi la sortie de l’inventaire du bien repris.
Concernant les biens immeubles, les cessions donnent lieu à une délibération mentionnant l’évaluation qui a été faite de ce bien par France Domaine et doivent être accompagnées obligatoirement d’un acte de vente. Les écritures de cession sont réalisées par la Direction des Finances. Il est important de préciser la valeur nette comptable du bien cédé et d’indiquer s’il s’agit d’une cession totale ou partielle. Dans ce dernier cas, la valeur nette comptable cédée sera calculée au prorata de la surface cédée. Cependant, si le bien partiellement cédé avait une valeur nette comptable (VNC) symbolique, cette même valeur peut être appliquée aussi bien à la VNC cédée qu’à son solde.
La constatation de la sortie du patrimoine du bien mobilier ou immobilier se traduit par des opérations d’ordre budgétaire (avec constatation d’une plus-value ou moins-value le cas échéant traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché).
Les sorties d’actif constatées au cours de l’exercice font l’objet d’une annexe au compte administratif (CA).
Les cessions patrimoniales sont prévues en recettes d’investissement sur un chapitre dédié 024 mais ce chapitre ne présente pas d’exécution budgétaire. Les titres de recettes émis lors de la réalisation de la cession sont comptabilisés sur le compte 775 qui ne présente pas de prévision. Par ailleurs, les écritures de régularisation de l’actif (constat de la VNC et de la plus ou moins-value) ont la spécificité de s’exécuter sans prévision préalable (y compris en dépenses. 4.4. : Concordance inventaire physique/comptable
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en matériel que la Commune a entré dans ses livres comptables. En fonction du montant d’achat, plus ou moins 500 euros, cet achat sera considéré comme une « immobilisation comptable ». Il pourra être amorti.
Alors que l’inventaire physique consiste à compter réellement, sur le terrain, l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une vision exhaustive de son patrimoine.
En vue d’une possible certification des comptes des collectivités (une expérimentation est actuellement en cours auprès de 25 collectivités locales, sur la base de la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République dite « loi NOTRe »), et conformément à la volonté de la Commune de maintenir un haut niveau de qualité comptable, un travail d’amélioration de son inventaire pour des traitements de mise à jour en commun accord avec la trésorerie municipale est entrepris chaque année. Ce travail porte notamment sur la sortie des biens de faible valeur totalement amortis, qui permet d’épurer l’inventaire par certificat administratif signé de l’ordonnateur.
5. - LES RÉGIES
5.1. : La création des régies
Seul le Comptable public est habilité à régler les dépenses et recettes de la Commune.
Ce principe connaît un aménagement avec les régies d’avances et de recettes qui permettent, pour des motifs d’efficacité du service public, à des agents placés sous l’autorité de l’ordonnateur et la responsabilité du comptable public, d’encaisser certaines recettes et de payer certaines dépenses.
La création d’une régie relève de la compétence du conseil municipal mais elle peut être déléguée au Maire.
Lorsque cette compétence a été déléguée au Maire, les régies sont créées par arrêté municipal.
L’avis conforme du comptable public est une formalité substantielle préalable à l’arrêté de création de la régie.
5.2. : La nomination des régisseurs
Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l’ordonnateur sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s’il s’avère que le régisseur n’exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs opérationnels. Les directions opérationnelles sont chargées du contrôle d’opportunité et de légalité des recettes encaissées ainsi que des dépenses payées par les régisseurs (contrôle de la conformité des opérations avec l’arrêté constitutif de la régie).
Les opérations effectuées au titre d’une régie doivent être engagées dans l’application financière, en recettes comme en dépenses.
La nature des recettes pouvant être perçues ainsi que les dépenses pouvant être réglées par régie sont encadrées par les arrêtés constitutifs. L’acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l’objet de la régie, c’est-à-dire la nature des opérations qui seront réalisées par l’intermédiaire de celle-ci.
Il n’entre pas dans les compétences ordinaires d’une régie de recette de procéder à la vente d’éléments d’actifs du haut de bilan (véhicules, matériels informatiques,...) aux motifs que ce type de cession nécessite une délibération du conseil municipal ainsi que la constatation complexe et préalable de mise en réforme et sortie du patrimoine, dont les écritures sont hors champ de compétence d’un régisseur.
Le régisseur de recette doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le maximum fixé par l’acte de création de la régie, et obligatoirement :
- En fin d’année, sans pour autant d’obligation soit faite d’un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date ; - En cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ; - En cas de changement de régisseur ;
- A la clôture de la régie.
Concernant les régies de dépense dites régies d’avance, le montant maximum de l’avance mis à la disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer. L’acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l’avance susceptible d’être mis à la disposition du régisseur
5.3. : Les obligations des régisseurs
Les régisseurs doivent se conformer en toute probité à l’ensemble des obligations spécifiques liées à leurs fonctions.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs des services concernés.
En sus des obligations liées à l’exercice des fonctions de tout fonctionnaire, les régisseurs sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations financières qui leur sont confiées. Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.
Ainsi, en cas de perte, de vol ou de disparition des fonds valeurs et pièces justificatives qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions.
Afin de couvrir ce risque, les régisseurs sont dans l’obligation de souscrire un cautionnement conformément aux textes en vigueur. La souscription d’une assurance est recommandée.
La non-souscription d’un cautionnement entraîne la suspension de la régie.
5.4. : Le suivi et le contrôle des régies
L’ordonnateur, au même titre que le comptable public, est chargé de contrôler le fonctionnement des régies et l’activité des régisseurs.
Il peut s’agir d’un contrôle sur pièce ou sur place.
6. - LA COMMANDE PUBLIQUE
L’article L.3 du Code de la Commande Publique, énonce trois grands principes fondamentaux que doivent respecter les acheteurs, quel que soit le montant du marché public : la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.
Une bonne évaluation des besoins n’est pas simplement une exigence juridique mais avant tout une condition impérative afin que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques : - Définition précise de la qualité des prestations à obtenir et du contexte de leur réalisation ; - Définition précise des quantités souhaitées.
6.1. : Les procédures
Les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée (MAPA) ou selon une procédure formalisée en fonction des montants.
Tous les marchés doivent respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Quelle que soit la procédure utilisée, cette dernière est entièrement dématérialisée.
6.2. : La mise en concurrence systématique pour tout achat
Tout contrat conclu à titre onéreux entre la collectivité et un opérateur économique, en vue de répondre aux besoins de la première en matière de travaux, de fournitures ou de services, est qualifié de marché public.
Au sein de la Direction des Affaires juridiques et de la Commande Publique, le service est chargé de : - Conseiller et assister les services prescripteurs dans l’évaluation et la définition du besoin ; - Conseiller les directions opérationnelles quant aux modalités d’application du Code de la Commande Publique et des procédures de mise en concurrence à mettre en place ; - Accompagner la prise en compte du développement durable dans l’expression des besoins, les spécifications techniques, les conditions d’exécution des prestations et la notation des offres ; - Vérifier et instruire les cahiers des charges des marchés à passer ;
- Organiser et suivre les procédures de mise en concurrence ;
- Participer à l’analyse des candidatures et des offres.
- Suivre l’exécution des marchés (gestion administrative sur le logiciel comptable : révision des prix, reconduction …).
Le service de la Commande Publique saisit dans l’application financière les marchés publics notifiés ainsi que tous actes modificatifs au marché (sous-traitance, avenants, etc.).
Il vise également tous les marchés de moins de 40.000 euros HT sur l’application financière. Un besoin dont la valeur est inférieure à 40.000 euros HT et qui ne peut être pourvu par un marché public en cours à la commune, doit faire l’objet d’une demande de 3 devis. 7. - INFORMATION DES ÉLUS
7.1. : Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation
L’article 107 de la loi n°2015-991 du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République (NOTRe) est créé, par son article 107, de nouvelles dispositions relatives à la transparence et la responsabilité financières des collectivités territoriales.
Les documents de présentation prévus dans les nouvelles dispositions de l’article précités (budget primitif, compte administratif, rapport d’orientation budgétaire, ...) ont vocation à être mis en ligne sur le site internet de la collectivité, après l’adoption par l’assemblée délibérante.
Le décret n°2016-834 du 23 juin 2016 relatif à la mise en ligne par les collectivités territoriales et par leurs établissements publics de coopération de documents d’informations budgétaires et financières est venu préciser les conditions de cette mise en ligne, en particulier leur accessibilité intégrale et sous un format non modifiable, leur gratuité et Ieur conformité aux documents soumis à l’assemblée délibérante.
8. - LEXIQUE
O Actif : Les éléments du patrimoine d’un organisme (emploi) sont retracés à l’actif du bilan, qui se décompose en actif immobilisé (terrains, immeubles, etc…) et en actif circulant (stocks, créances, disponibilités, etc…). L’actif comporte les biens et les créances.
O Amortissement : Constatation budgétaire et comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, du changement de technique ou de toute autre cause.
O Annuité de la dette : Montant des intérêts des emprunts, qui constituent une des charges de la section de fonctionnement, additionné au montant du remboursement du capital qui figure parmi les dépenses indirectes d’investissement.
O ASAP : Avis des sommes à payer ; il s’agit d’une demande de paiement émise par la collectivité aux usagers. Ce document porte les informations nécessaires afin de permettre à l’usager de régler sa créance
O Autorisation de programme : Montant supérieur des dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements pluriannuels prévus par l’assemblée délibérante.
O Crédits de paiement : Limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendantl’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programmes correspondantes. Ils sont seuls pris en compte pour l’appréciation du respect de la règle de l’équilibre.
O Décision : La décision est un acte du maire prise en vertu d’une délégation donnée précédemment par l’organe délibérant
O Décision modificative : Document budgétaire voté par le conseil municipal retraçant les virements de crédits faisant intervenir deux chapitres budgétaires différents. O Délibération : Action de délibérer en vue d’une décision. La délibération est une décision de l’organe délibérant.
O Encours de la dette : Stock des emprunts contractés par la collectivité à une date donnée.
O Engagement : L’engagement comptable correspond à la réservation de crédits pour un objet déterminé. Il précède ou est concomitant à l’engagement juridique qui correspond à un acte par lequel la Ville créé ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge.
O Immobilisation : Éléments corporels, incorporels et financiers qui sont destinés à servir de façon durable à l’activité de l’organisme. Elle ne se consomme pas par le premier usage.
O Liquidation : Attestation de la certification du service fait (bon pour mandatement).
O MAPA : Marchés à procédure adaptée : marchés dont les modalités de mise en concurrence peuvent être définies par la collectivité.
O Nomenclature / plan de comptable : cadre comptable unique servant de grille de classement àtous les intervenants (ordonnateurs, comptable, juge des comptes…) et destiné à prévoir, ordonner, constater, contrôler et consulter les opérations financières.
O Ordonnancement/Mandatement : Ordre donné par l’ordonnateur au comptable public pour le paiement d’une dépense ou le recouvrement d’une recette.
O Provision : Passif dont le montant ou l’échéance ne sont pas connus de manière précise.
O Rattachement des produits et des charges à l'exercice : Intégration dans le résultat de toutes les charges correspondant à des services faits et tous les produits correspondant à des droits acquis au cours de l’exercice considéré qui n’ont pu être comptabilisés.
Méthode comptable imputant en section de fonctionnement à l’année toutes les charges et produits de celle-ci, si la facture n’est pas parvenue ou le titre émis.
O Reports : Dépenses engagées non mandatées et recettes certaines restant à émettre au 31 décembre de l’exercice.
O Restes à réaliser : Ils correspondent notamment en investissement, aux dépenses engagées non mandatées et aux recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre de recette au 31 décembre de l’exercice N telles qu’elles ressortent de la comptabilité des engagements. Les restes à réaliser sont repris dans le budget primitif de l’exercice N+1, ou dans le budget supplémentaire en même temps que les résultats cumulés de l’année N.
O Service fait : Contrôle de cohérence entre la commande, la livraison et la facture.