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unknown - Communauté de communes - Pévèle Carembault - cc 2018 017 com4 communication avancement schema mutualisation annexe tampon 0
Document publié le Vendredi 27 novembre 2015
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Pévèle Carembault - cc 2018 017 com4 communication avancement schema mutualisation annexe tampon 0)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Télécommunications et internet,
BILAN SCHEMA DE MUTU ALISATION
La Pévèle Carembault a choisi de se positionner dans l’accompagnement des communes. Conformément aux
dispositions réglementaires, elle s’est engagée dans un schéma de mutualisation.
Au fil de l’expérience, ce dernier se structure autour de trois thématiques les services communs, la mise en
commun de moyens et les groupements de commande. À noter toutefois que les prises de compétence
s’inscrivant parfois dans cette logique de mutualisation.
1. LES PRISES DE COMPETENCE
La prise de compétence éclairage public, comme ce fut le cas pour la jeunesse et l’action sénior s’inscrit dans
le cadre d’une démarche de mutualisation avec les communes.
En effet, les transferts en charge n’ont été évalués que sur la charge des interventions, l’ensemble du travail
administratif (passation de marché, facturation) et les coordinations techniques sont prises en charge par
l’intercommunalité sans recrutement supplémentaire.
2. LES SERVICES COMMUNS
A ce jour, deux services communs ont été constitués ADS et bureau d’étude voirie.
2.1. ADS
Le Service commun voirie a poursuivi son activité.
La satisfaction des communes est forte sur ce denier et le nombre de recours limité à 2.
Aucun tacite n’a été recensé.
Toutefois l’évolution du nombre d’actes a nécessité le renforcement du service.
Calibré sur la base du volume d’actes que nous ont indiqués les services de l’état (1 300 EPC), le service a
instruit en 2016 (premier exercice en année pleine) 1 639 actes. Ce qui a amené à envisager son renforcement
d’un poste en 2017.
D’autant que le chef de service qui devait participer également à l’instruction est de plus en plus sollicité en
pré instruction et en accompagnement des communes en cours de révision de PLU pour la relecture du RU.
Ces missions sont appréciées par les communes, crédibilisent l’intercommunalité et permettent d’anticiper
que ce soit dans la perspective de préparer l’instruction des actes ou dans la démarche de PADD en cours.
Par ailleurs pour faciliter le travail avec les communes et dans le cadre de notre action d’accompagnement
de la dématérialisation à destination des communes, nous avons engagé la dématérialisation du processus
d’instruction. Action également portée par le chef de service. C’est aussi pour maintenir cette dimension de service supplémentaire que ce renfort s’intègre.
2.2. Bureau d’étude voirie
Le bureau d’étude voirie n’a pu se mettre en place en 2017. En effet, dans un premier temps, dans un souci
d’optimisation, la Communauté de communes a souhaité explorer la possibilité de s’appuyer sur les moyens
d’une plateforme de services mise en place par le Conseil départemental (I nord). Cette option ayant été
levée dans la mesure où l’action du département ne peut être envisagée à l’échelle des besoins des
communes (non prise en charge du suivi de travaux), la Pévèle Carembault a lancé une procédure de
recrutement en octobre qui s’est révélée infructueuse.
Cette procédure a été relancée, le calendrier de mise en place du service commun a donc été reporté au
printemps.
Le travail de recensement des besoins des communes a toutefois pu être formalisé dans cette période, il
définit un plan de charge pour le service sur le mandat.
3. MISE EN COMMUN DE MOYENS
L’action engagée l’an dernier s’est poursuivie sans nouveauté sur ce secteur, elle concerne toujours deux
secteurs le parc logiciel et le parc matériel.
3.1. Parc matériel
Poursuite de la politique sans élément nouveau.
Un outil de suivi de l’activité a été élaboré en 2017, il permettra de faire lors du prochain bilan une
présentation rétrospective de l’activité
3.2. Parc logiciel
Le logiciel famille a été déployé auprès de 17 communes.
Cette application permet aux communes de gérer de manière numérique les inscriptions, et la facturation de
la cantine et de la garderie. Notons que la possibilité d’opérer par prélèvement est à ce jour ouverte pour 8
communes.
Pour ce faire, l’intercommunalité a acheté un module complémentaire à celui qu’elle a acquis pour gérer les
activités périscolaires qui sont de notre compétence.
L’objectif à terme, est d’ouvrir la possibilité aux usagers de gérer directement leurs inscriptions via un portail.
A ce jour, 4 communes ont pu déployer cette fonctionnalité.
Pour ce faire, la Pévèle Carembault a investi 20 000 € et un agent du service numérique est consacré à mi-
temps à l’accompagnement des communes (audit, paramétrage, accompagnement, assistance).
L’accompagnement de l’intercommunalité auprès de ces dernières reste fort à ce jour. L’enjeu pour 2018
sera d’autonomiser les communes. Toutefois, le retour des communes fait apparaitre sinon des économies un allégement important de charges
de travail. Il est difficile aujourd’hui d’identifier des économies budgétaires. En effet, les agents ne sont pas,
dans nos communes, affectés à temps plein à ces fonctions.
En 2018 est prévu un bilan des gains réalisées par les communes.
4. GROUPEMENTS DE COMMANDE
4.1. Les groupements de commandes attribués
▪ Groupement de commandes relatif à la fourniture et à l’acheminement d’électricité avec services
associés à la fourniture (contrats > à 36 KVa)
Ce groupement de commandes est composé de 20 membres, la Communauté de communes Pévèle
Carembault et 19 communes.
Il s’agit d’un accord-cadre à bons de commande notifié le 27 novembre 2015 à un seul prestataire, EDF.
Cet accord-cadre arrivera à échéance le 31 décembre 2018. Il conviendra donc de relancer une procédure
pour l’année 2019. Il est proposé de relancer un groupement de commandes pour les tarifs jaunes et verts,
auxquels s’ajouteraient les tarifs bleus.
Bilan économies :
Moyenne des économies réalisées (sur la base du bordereau des prix unitaires remis par EDF) : 33 %.
Fourchette des économies, en fonction des contrats : entre 25 et 47 %.
▪ Groupement de commandes relatif à la fourniture et l’acheminement de gaz naturel avec services
associés à la fourniture (contrats > à 30 MWh)
Ce groupement est composé de 20 membres, la Communauté de communes Pévèle Carembault et 19
communes.
Il s’agit d’un accord-cadre à bons de commande conclu avec les trois prestataires suivants :
- GAZ DE BORDEAUX
- GDF ENGIE
- TOTAL ENERGIE
Cet accord-cadre a été notifié le 11 décembre 2015 et arrivera à échéance le 31 décembre 2018. Il conviendra
donc de relancer une procédure pour l’année 2019.
Bilan économies :
Moyenne des économies réalisées (sur la base du bordereau des prix unitaires du « moins disant ») : 37 %.
Fourchette des économies, en fonction des contrats : entre 25 et 50 %. ▪ Réalisation d'un plan de désherbage et d'un plan de gestion différenciée des espaces publics
Ce groupement de commandes est composé de 10 membres, la Communauté de communes Pévèle
Carembault et 9 communes.
Ce marché a été attribué à la société ECO LOGIC le 8 mars 2016 pour une durée d’un an. Il s’agissait d’une
action ponctuelle, qui n’est donc pas à renouveler.
▪ Services d’insertion et de qualification professionnelles – entretien d’espaces publics et naturels
Ce groupement de commandes est composé de 22 membres, la Communauté de communes Pévèle
Carembault et 21 communes.
Ce marché a été notifié le 22 décembre 2016 à INTERVAL et arrivera à échéance le 31 décembre 2020.
▪ Renouvellement du matériel d’impression
Ces groupements sont composés de 23 membres, la Communauté de communes Pévèle Carembault et 22
communes.
- AMO indépendante pour l’optimisation des moyens d’impression
Ce marché a été notifié le 20 octobre 2016 à la société NAXAN.
NAXAN a en charge la réalisation d’un rapport d’expertise, l’optimisation de la plateforme d’impression et la
rédaction du dossier de consultation des entreprises. Ces deux premières phases de travail de l’AMO ont été
prises en charge financièrement par la Communauté de communes Pévèle Carembault.
Par ailleurs, NAXAN assure le suivi technique et administratif de l’exploitation de la plateforme. Le coût de
cette mission est quant à lui pris en charge par chaque membre du groupement de commandes, à hauteur
de 9% des économies réalisées.
- Fourniture de matériels d’impression bureautique et maintenance associée
Il s’agit d’un accord-cadre multi-attributaire. Cet accord-cadre a été notifié le 14 avril 2017 aux trois
attributaires suivants :
- TOSHIBA
- KONICA MINOLTA
- RICOH
Le marché étant conclu pour une durée de 4 ans, il arrivera à échéance le 14 avril 2021.
Bilan économies :
Les économies sont extrêmement variables, en fonction des communes concernées.
Sur la base du TCO (acronyme anglais signifiant coût total de possession), pour les marchés subséquents attribués : - CCPC – Economie de 20 % (24 240 €)
- Aix – Economie de 54 % (11 480 €)
- Bachy – Economie de 45 % (17 620 €)
- Cappelle – Economie de 71 % (51 700 €)
- Gondecourt – Economie de 52 % (51 000 €)
- Ostricourt – Economie de 57 % (100 000 €)
- Thumeries – Economie de 38 % (20 860 €)
▪ Assurances des risques responsabilité civile, automobile, dommages aux biens et protection
juridique
Ce groupement de commandes est composé de 28 membres, la Communauté de communes Pévèle
Carembault et 27 communes.
Le marché est divisé en 5 lots :
- Lot n° 1 : Assurances de Responsabilité civile et des risques annexes (Indemnités contractuelles)
- Lot n° 2 : Assurances de la Flotte automobile et des risques annexes (Auto-missions)
- Lot n° 3 : Assurances des Dommages aux biens et des risques annexes
- Lot n° 4 : Assurances de la Protection juridique des agents territoriaux
- Lot n° 5 : Assurances de la Protection juridique des communes
Le marché a été notifié le 22 décembre 2016 aux prestataires suivants :
- Lot n°1 : SMACL
- Lot n°2 : ASSURANCES SECURITE – LA SAUVEGARDE / GMF
- Lot n°3 : GROUPAMA
- Lot n°4 : CABINET 2C COURTAGE – CFDP Assurances
- -Lot n°5 : SMACL Assurances
Ce marché arrivera à échéance le 31 décembre 2019.
Bilan économies :
Bilan (cotisations annuelles) :
- Lot n°1, responsabilité civile
o Budget 2016 : 67 560 €
o Nouveau marché : 46 507,49 €
o Soit une économie de 21 052,51 € (31 %)
- Lot n°2, flotte automobile
o Budget 2016 : 95 300 €
o Nouveau marché : 60 201,04 €
o Soit une économie de 35 098,96 € (37 %) - Lot n°3, dommages aux biens
o Budget 2016 : 298 500 €
o Nouveau marché : 137 037,88 €
o Soit une économie de 161 462,12 € (54 %)
- Lots n°4 et 5, protection juridique
o Budget 2016 : 30 100 €
o Nouveau marché : 14 236,47 €
o Soit une économie de 15 863,53 € (53 %)
Au total, une économie annuelle d’environ 48 % (budget initial de 491 460 €, montant nouveau marché de 257 983 €, soit une économie de 233 477 €).
▪ Assurances des risques statutaires des agents CNRACL et IRCANTEC
Ce groupement est composé de 25 membres, la Communauté de communes Pévèle Carembault et 24
communes.
Ce marché a été notifié le 22 décembre 2016 à la société CNP Assurances et ASSURANCES SECURITE. Il
arrivera à échéance le 31 décembre 2019.
Bilan économies :
Budget 2016 : 655 000 €
Nouveau marché : 516 000 €
Soit une économie de 139 000 € (environ 21 %).
▪ Réfection des couches de roulement sur le territoire de la Pévèle Carembault
Ce groupement est composé de 27 membres, 26 communes et la Communauté de communes Pévèle
Carembault.
Il s’agit d’un accord-cadre à bons de commande avec un minimum de 50 000 € et un maximum de 1 000 000 €
par an, notifié le 28 novembre 2017 à la société EIFFAGE.
Ce marché a une durée d’un an renouvelable trois fois un an. Toutefois, au vu du résultat obtenu dans le
cadre de ce groupement de commandes, il sera peut-être envisagé de relancer un groupement de
commandes dès la fin de la première année.
Bilan économie :
Les économies seront constatées au fur et à mesure des bons de commande (1er bon de commande en cours).
▪ Travaux de petit entretien de voirie sur le territoire de la Pévèle Carembault
Ce groupement est composé de 27 membres, 26 communes et la Communauté de communes Pévèle
Carembault. Il s’agit d’un accord-cadre à bons de commande avec un minimum de 100 000 € et un maximum de
1 000 000 € par an.
La commission d’appel d’offres a proposé de l’attribuer à la société EJM lors de sa réunion du 16 janvier 2018.
Le choix de cet attributaire a été validé par le Bureau communautaire lors de sa réunion du 29 janvier. La
notification sera envoyée au titulaire après la transmission du dossier en Préfecture.
Ce marché est conclu pour une durée d’un an renouvelable trois fois un an. Toutefois, au vu du résultat du
groupement de commandes, il sera peut-être envisagé de relancer un groupement de commandes dès la fin
de la première année.
Nous avons pu commencer cette année compte tenu de l’antériorité de cette politique à mesurer les effets
financiers, ils sont repris en annexe 2.
4.2. Les groupements de commandes à venir
▪ Vérifications réglementaires des ERP
27 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois, 4 communes ne
nous ont toujours pas transmis les éléments nécessaires au recensement des besoins et donc à la rédaction
des cahiers des charges.
Un dernier rappel a été envoyé aux communes. Sans réponse de leur part, le groupement sera lancé sans
leur participation après modifications de la convention en Conseil communautaire la 19 février 2018.
▪ Vérification réglementaire et maintenance des extincteurs
29 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois, 3 communes ne
nous ont pas transmis les éléments nécessaires au recensement des besoins et donc à la rédaction des cahiers
des charges.
Un dernier rappel va être envoyé aux communes. Sans réponse de leur part, le groupement sera lancé après
modifications de la convention en Conseil communautaire la 19 février 2018.
▪ Fourniture d’électricité en tarif bleu
29 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois 9 communes ne
nous ont pas transmis les éléments nécessaires au recensement des besoins et donc à la rédaction des cahiers
des charges et 8 communes n’ont pas encore transmis leurs délibérations.
De plus, le marché d’AMO pour la rédaction de ce marché étant resté sans réponse, il est proposé de lancer
un seul groupement de commandes regroupant la fourniture d’électricité en tarifs jaune, vert et bleu pour
l’année 2019.
Pour rappel les éléments demandés aux communes étaient les suivants :
a. Bilan annuel (2015 et 2016) fourni par EDF Collectivités. Ce document est téléchargeable à partir du site https://www.edf.fr/collectivites
b. Idéalement, contrat de chaque point d’acheminement.
Il est proposé d’envoyer aux communes retardataires un dernier rappel avec l’indication d’une date limite.
Les communes n’ayant pas répondu avant cette date ne seront plus membres du groupement.
▪ Achat de fournitures administratives
26 communes de la Communauté de communes Pévèle Carembault ont émis le souhait de participer à ce
groupement de commandes, ainsi que la Communauté de communes Haute-Deûle et la commune
d’ALLENNES-LES-MARAIS.
Cela comprend (nomenclature UFIPA, Union de la Filière Papetière) :
- Papiers
- Façonnés
- Ecrire et corriger
- Dessin et loisirs
- Classement
- Matériel pour le bureau et l’école
- Consommables et accessoires bureautiques et informatiques
- Carterie
- Bureautique et mobilier
- Informatique
Toutefois, 8 communes ne nous ont pas fourni leurs délibérations et 6 communes ne nous ont pas fourni les
documents nécessaires au recensement des besoins.
Pour rappel les éléments demandés aux communes étaient les suivants :
a. Recensement des besoins pour l’année 2017.
b. Factures des années 2015 et 2016.
c. Contrats/marchés vous liant à un ou plusieurs prestataires, le cas échéant.
Il est proposé d’envoyer aux communes retardataires un dernier rappel avec l’indication d’une date limite.
Les communes n’ayant pas répondu avant cette date ne seront plus membres du groupement.
Il est également proposé de recentrer ce groupement sur les produits les plus souvent commandés par les
membres de ce groupement.
▪ Nettoyage des fils d’eau
23 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois, 6 communes ne
nous ont toujours pas transmis leurs délibérations et les documents nécessaires au recensement des besoins.
Pour rappel les éléments demandés aux communes étaient les suivants :
a. Recensement des besoins pour l’année 2017.
b. Factures des années 2015 et 2016. c. Contrats/marchés vous liant à un ou plusieurs prestataires, le cas échéant.
d. Détail des modalités d’intervention (fréquence des passages, longueurs des caniveaux,
articulation avec les services techniques...).
Il est proposé d’envoyer aux communes retardataires un dernier rappel avec l’indication d’une date limite.
Les communes n’ayant pas répondu avant cette date ne seront plus membres du groupement.
▪ Fourniture de sel de déneigement et de gravier
22 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois, 5 communes ne
nous ont pas transmis leurs délibérations et 7 communes ne nous ont pas transmis les documents nécessaires
au recensement des besoins.
Pour rappel les éléments demandés aux communes étaient les suivants :
a. Recensement des besoins pour l’année 2017.
b. Factures des années 2015 et 2016.
c. Contrats/marchés vous liant à un ou plusieurs prestataires, le cas échéant.
d. Détail des modalités de livraison (conditionnement, stockage…).
Il est proposé d’envoyer aux communes retardataires un dernier rappel avec l’indication d’une date limite.
Les communes n’ayant pas répondu avant cette date ne seront plus membres du groupement.
▪ Fourniture de signalisation verticale et de cônes de signalisation
25 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes. Toutefois, 8 communes ne
nous ont pas transmis leurs délibérations et 7 communes ne nous ont pas fourni les documents nécessaires
au recensement des besoins.
Pour rappel les éléments demandés aux communes étaient les suivants :
a. Recensement des besoins pour l’année 2017.
b. Factures des années 2015 et 2016.
c. Contrats/marchés vous liant à un ou plusieurs prestataires, le cas échéant.
Il est proposé d’envoyer aux communes retardataires un dernier rappel avec l’indication d’une date limite.
Les communes n’ayant pas répondu avant cette date ne seront plus membres du groupement.
Il est également proposé de recentrer ce groupement de commandes sur les principales références de
signalisation verticale commandées.
▪ Gestion technique des bâtiments
16 communes ont émis le souhait d’adhérer à ce groupement de commandes.
Ce groupement de commandes a été voté lors du Conseil communautaire du 21 décembre 2017. Les
conventions constitutives de groupement de commandes ainsi que les modèles de délibérations ont été transmis le 17 janvier 2018 aux communes. Ainsi, nous sommes dans l’attente des délibérations et
conventions signées des communes.
Si l’ensemble des communes adhérentes à ce groupement ont pu délibérer, ce groupement devrait être
publié à la fin du mois de mars 2018.
▪ Téléphonie fixe, mobile et internet
Il est envisagé de proposer la constitution d’un groupement de commandes relatif à la téléphonie fixe, mobile
et internet pour une prise d’effet le 1er janvier 2019. Toutefois, les communes n’ont pas encore été sollicitées.
La CCPC sera, pour ce dossier, accompagnée par une AMO.
▪ Fourniture de tablettes (+ ordinateurs ?)
Il est envisagé de proposer la constitution d’un groupement de commandes relatif à la fourniture de
tablettes. Toutefois, les communes n’ont pas encore été sollicitées.
CONCLUSION
Les groupements de commande constituent l’axe fort cette année du schéma de mutualisation.
Leur effet est très sensible auprès des communes qui perçoivent directement leur impact financier.
Ils facilitent la mise en œuvre de l’action de nouvelles opérations de mutualisation. En effet où les économies
importantes réalisées légitimement les participations sollicitées auprès des communes pour financer de
nouvelles actions de mutualisation.
L’effet financier des services aux communes et de la mise en commun de moyens sont évidemment moins
perceptibles. Toutefois ils sont appréciés des communes en ce sens qu’ils apportent une technicité et une
sécurisation qui ne leur est pas accessible. Leur contribution est donc plus qualitative que quantitative.
Aujourd’hui des demandes émergent de plus en plus notamment sur des aspects administratifs (finances,
RH, marchés) il est prévu en 2018 qu’une étude soit engagée sur la façon dont l’intercommunalité pourrait
répondre à cette demande. C’est un des enjeux du recrutement d’un contrôleur de gestion.
Au-delà des effets positifs pour les communes qu’ils soient qualitatifs ou financiers la mise en œuvre du
schéma contribue puissamment à la crédibilisation de l’institution intercommunale et à l’adhésion des maires
au projet.
L’objectif est maintenant de mettre en place un outil de suivi faisant apparaitre globalement les effets du
schéma de mutualisation pour le bloc communal.
Au-delà des premières analyses de gains financiers réalisés grâce aux groupements de commande.