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Arrêté - DEL 2024 081 Annexe convention SSI CABM tampon
Document publié le Jeudi 23 mars 2017 par la commune de Bassan.
Lien du pdf (Arrêté - DEL 2024 081 Annexe convention SSI CABM tampon)
Thèmes du document : Industrie, Télécommunications et internet, Numérique,
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN
DU SERVICE DES SYSTÈMES D'INFORMATION
DE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION BÉZERS MÉDITERRANÉE
Entre
La communauté d'agglomération Béziers Méditerranée, représentée par Monsieur Robert Ménard en sa qualité de présidént, agissant en vertu de la délibération du Conseil communautaire en date du 23 mars 2017 créant le service commun des systèmes d'information,
ci-après dénommée ( commrJnauté d'agglomération Béziers Méditerranée > D'une part,
Et
La commune de ...8-&,iâ41f,. représentée par spn Majre,.Alo"a..$"[* vertu de la délibération du Conseil municipaien date ai ...2.q.c>rlt lrrr*'.'2*24
ci-après dénommée ( commune a" .@**A{-....'..............'.. )),
agissant en
en date
Ou
L'établissement public. .......'.représenté par son' habilité à signer la présente convention, par délibération du.
du.....
D'autre part,
ll a été convenu et arrêté ce qui suit,
PRÉAMBULE
Dans une logique de coopération et de solidarité, et dans un souci de bonne organisation et d'optimisation des servicps, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et l*'.(e:m*wrç-..dc...ÇA.:Éd.............., souhaitent conjuguer leurs efforts afin d'envisager la mutualisation du service des systèmes d'information.
L'article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales permet à un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, une ou plusieurs de ses communes membres et, le cas échéant, un ou plusieurs des établissements publics rattachés de se doter de services communs.
par Délibération n"49 en date du 23 mars 2017 du Conseil communautaire, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée a approuvé la création du service commun des systèmes d'information à l'échelon communautaire.
1
coNvENTtoN poRTANT iltsE EN coMMUN DU sERvtcE DEs sysrEMEs D'rNFoRMATIoN DE LA coMMUNAUTÉ D'AGGLoMÉRATloN BÉzlERs MÉolrERRANÉE Par Délibération no 2023-04-2-8 en date du 3 avril 2Q23 du Conseil communautaire, la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée a approuvé le nouveau mode de calcul de la participation financière des communes concernées.
Par Délibération n' 2024.......... ..en date du...........................du Conseil communautaire, la communauté a décidé I'intégration de I'Office du Tourisme communautaire au service commun des systèmes d'information.
ll est proposé aux membres de signer une nouvelle convention portant mise en æuvre du service commun des systèmes d'information.
En conséquence, il a été convenu et arrêté ce qui suit,
ARTICLE 1. OBJET DE LA PRÉSENTE CONVENTION DE MUTUALISATION
Le champ d'intervention du service commun des systèmes d'information : - I'acquisition et maintenance des pc et des serveurs et de I'infrastructure des systèmes, - la gestion de la flotte de la téléphonie fixe, internet et mobile, et abonnementsinternet, - la gestion des photocopieurs,
- la gestion des logiciels et applications métiers, et messagerie et outils collaboratifs, - l'acquisition et maintenance des équipements réseaux
- la gestion de la sécurité informatique
- le dépannage aux utilisateurs.
Ces dépenses d'investissement ou de fonctionnement peuvent être réalisées au moyen de marchés publics portés par la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée pour ses prôpres besoins et celles des membres du service commun.
Le dimensionnement du service commun de systèmes d'information n'intègre pas les centre communaux d'action sociale - CCAS - et les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes - EHPAD.
Le périmètre opérationnel du service commun des systèmes d'information consiste à :
' optimiser les systèmes d'information des collectivités tout en leur garantissant davantage de sécurité et de continuité ;
' maintenir et améliorer la qualité de service aux utilisateurs ; ' partager des ressources variées (matérielles et logicielles) tout en rationalisant, les valorisant et les optimisant ;
' réussir à atteindre à moyen terme une neutralité budgétaire en terme d'évolution pour les différentes parties prenantes, voires des économies d'écÀelle à périmètre constant; ' proposer une nouvelle offre de services aux communes et rationaliser les moyens dans un contexte de réduction des ressources.
D'autres membres pourront adhérer au service commun des systèmes d'information, sous réserve de I'accord des organes délibérants.
La mutualisation de ce service est construite autour des missions du service commun définis en annexe 2.
2
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D'INFORMATIoN DE LA coMMUNAuTÉ D,AGGLoMÊRATIoN BÉzIERs MÉDITERRANÉE ARTICLE 2. OBLIGATIONS RÉCIPROQUES ET EFFETS DE LA CONVENTION
2.1. Obligations réciproques
La communauté d'agglomération Béziers Méditerranée se substituera aux droits et obligations des communes et établiJsements publics concernés liées à l'activité du service commun des systèmes d'information.
2.2. Gouvernance du service commun des systèmes d'information
La gouvernance du service commun des systèmes d'information s'opère avec le comité technique et le conèeil de gouvernance. Ces instances se réunissent au moins une fois par an.
2.2.',. Le comité technique
Le comité technique a pour rôle d'émettre des propositions et de préparer le conseil de gouvernance.
ll est composé :
. des directeurs généraux des services de chaque membre.
. du directeur général adjoint en charge de la DSIN de la Communauté d'Agglomération Béziers
Méditerranée, le cas échéant, du chargé de mission des mutualisations. . du directeur du service commun des systèmes d'information'
. d'un ou de plusieurs chefs de service de la DSIN.
2.2.2. Le conseil de gouvernance
Le conseil de gouvernance a pour mission d'arbitrer, de valider et de voter les options proposées par le comité technique relatives au service commun des systèmes d'information.
En outre, il est chargé de :
- valider la stratégie pluriannuelle du service commun ;
- élaborer la feuille de route annuelle ;
- constater le compte d'exploitation de chaque membre pour l'exercice N-1
- examiner le budget du service.
Pour la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée, le conseil de gouvernance se compose : . du Président ou de son représentant, le Vice-président en charge de la mutualisation ;
. du Vice-président délégué à la direction des systèmes d'information ;
. du directeur général des services ;
. du directeur général adjoint en charge de la DSIN de la communauté d'agglomération Béziers
Méditerranée, le cas échéant, du chargé de mission des mutualisations. . du directeur du service commun des systèmes d'information.
. du directeur des finances ;
. du directeur des ressources humaines ;
Pour chaque membre adhérent au service commun :
. du maire ou de son représentant légal ;
. du directeur général des services ou de son représentant.
Cette gouvernance est mise en place sans préjudice des délibérations concordantes de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et de chaque membre concerné.
2.3. Mise à disposition des locaux
coNVENTtoN poRTANr
^lsE
EN coMMUN DU sERVtcE DES sysrEMEs D'tNFoRMATtoN DE LA comMUNAUTÉ D'accLoMÉRATIoN BÉzlERs i,ÉDITERRANÉÉ
3 Le service commun des systèmes d'information est situé au siège de la communauté d,agglomération Béziers Méditerranée, Quai ouest, 39 boulevard de Verdun à Béiiers 34500.
La surface occupée par I'ensemble du personnel et les locaux techniques est de 200 m2, dont le local informatique qui héberge les serveurs et les éléments actifs de gestion du réseau de la fibre optique de I'agglomération Béziers Méditerranée.
2.4. Propriété des biens matériels et immatériels
Les biens affectés au fonctionnement du service commun des systèmes d'information sont :
' les véhicules du parc auto de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée ;
. le matériel informatique : ordinateurs fixes et serveurs ;
. les logiciels ;
. les équipements divers (photocopieur, téléphonie) ;
. le mobilier de bureau.
2.5. Ressources humaines et organisation
Les agents du service commun des systèmes d'information de la communauté d'Agglomération Béziers Méditerranée sont rattachés fonctionnellement et hiérarchiquement au dépa-rtément des systèmes d'information et du numérique.
Toutes les décisions relatives à la situation administrative des agents du service commun des systèmes d'information relèvent de la responsabilité du Président de li communauté d'agglomération Béziers Méditerranée. L'impact de la mise en place du service commun des systèmes d'information est détaillé en annexe 1.
ARTICLE 3. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
3.1. Gadre général
Le dispositif du service commun vise à un partage des coûts qui fera l'objet d'une refacturation, entre plusieurs entités juridiques (communes membres, OTCBM etc...; réunies dâns un seul et même service porté par la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée.
3.2. Évaluation et répartition annuelle des coûts nets
Les éléments de répartition pris en compte dans le calcul de la participation des membres sont les suivants :
' Les dépenses de fonctionnement directes de chaque membre ainsi que les frais communs (ex. abonnement internet partagés, coût de licences partagés, coût do maintenance en commun partagé etc.)
' Certaines dépenses d'équipement d'infrastructures partagées sur le budget du service commun, peuvent être refacturées sur plusieurs années aux membres via une quote-part déterminée et validée en conseil de gouvernance.
. La masse salariale.
Par délibération n" 2023-04-2-8 en date du 3 avril 2023 du Conseil communautaire, il a été décidé que le coût de 2 équivalents temps pleins (ETP) soit réparti entre toutes les membres au prorata du temps passé (cf. annexe 4).
4
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D'INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE Le coût de ces 2 E:tP est revalorisé annuellement sur la base des éléments fournis par le département des ressources humaines de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée.
3.3. Refacturation des coûts nets annuels
. Membres du service commun dont I'attribution de compensation est positive :
Les coûts nets N-1 sont impactés sur les attributions de compensation de I'année N
. Membres du service commun dont I'attribution de compensation n'est pas positive
ou n'en bénéficiant pas :
Les coûts nets N-1 seront refacturés en année N.
3.4. Refacturation des coûts d'investissement
Le coût d'investissement du service commun des systèmes d'information de l'année N sera refacturé toutes taxes comprises (la récupération de la TVA incombant aux membres) trimestriellement à l'euro I'euro par I'agglomération Béziers Méditerranée aux membres concernés.
ARTICLE 4. DU,BÉE , RÉS|L|AT|ON, et PENALITES
.-l ... .,,,t:
La préséqte convention est conclue à compter de sa signature pour une durée indéterminée et ce jusqu'à'ia ôisparitio-n du besoin de la mise en commun du service commun des systèmes d'information'
Elle peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l'exécutif de I'une ou de I'autie des parties signataires, agissant en vertu d'une délibération exécutoire, notifiée au moins six mois avant I'entrée en vigueur de cette résiliation.
Selon les rythmes de facturation des prestataires, il est possible que certaines dépenses soient réglées par le service commun des systèmes d'information après la date de résiliation d'une commune'
En cas de résiliation de la présente convention, le membre ne pourra plus bénéficier des marchés publics conclus par la communauté d'agglomération pour le service commun des systèmes d'information.
Attention, toutes les pénalités engendrées par la sortie du membre du service commun, et modifiant économiquement les marchés publics en cours, lui seront directement refacturées'
Les modalités financières seront les suivantes :
Pour les dépenses de fonctionnement :
Ces dépenses seront régularisées postérieurement. Un tableau récapitulatif des dépenses sera établi avec les factures justificatives.
Pour les dépenses d'investissement :
Un titre sera émis à l'euro l'euro, avec un tableau récapitulatif et les factures justificatives.
ARTICLE 5. LITIGES RELATIFS A LA CONVENTION
coNvENTtoN poRTANT MtsE EN couMUN Du sERvtcE DEs sysrEMEs D'tl{FoRMATIoN DE LA coMMut'laurÉ D'AGGLOMÉRAT|oN BÉzlERs MÉDITERRANÊE 5 Les litiges qui pourraient naître de I'application de la présente convention sont de la compétence du TribunalAdministratif de Montpellier. Toutefois, les pariies s'engagent à tenter de résoudre à I'amiable tout différend résultant de I'interprétation, de I'exécution et des suites de la présente convention.
ARTICLE 6. ANNEXES
Annexe 1 : Fiche d'impact de la mutualisation
Annexe 2 : Missions du service commun des systèmes d'information
Annexe 3 : Règles de fonctionnement des systèmes d'information
Annexe 4 : Mode de calcul de la participation N
Fait en 2 exem ires naux le
6
Pour la communauté d'agglomération
Béziers Méditerranée
Pour ta commune o" ..6.ASpnS
(
cONvENTIoN PoRTANT MlsE EN coMMUN DU sERVlcE DEs SYSTEMES D'INFORMATION DE LA coMMUilAUTÉ D'AGGLoMÊRAT|ON BÉztERs MËD|TERRi{NÉE ANNEXE 1
FICHE D'IMPACT DE LA MUTUALISATION
ARTICLE 1. ORGANISATION ACTUELLE DU SERVICE COMMUN
L'organigramme du service commun des systèmes d'information est le suivant
ORGANIGRAMME
DEPARTEMENT DES SYSTEMES D'INFORMATION ET DU NUMERIQUE
Directeur
chef du service
Administratil et
Financier
' ctl"t du service Support et relalions
i usagers
Chef du service
lnfiastructure
chef du service
Etudes
Dé matérialisatio n l
I I
: I
, Assistante de Gestion lnformaticien SuPPort ' lnformalicien réseau iI . _t
I
lnfonnaùcielr Logiciels
Métiers
chargée de Mission
DématéIialisalion
il
Assistante de Gestion lnformaticien Support I tnformaticien SJrslème
lnformaticien Support
ARTICLE 2. CARACTÉRISNQUES DES POSTES DÉDIÉS AU SERVICE COMMUN
. Régime indemnitaire en vigueur à la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée ;
. Lieu de travail : siège administratif de la communauté d'agglomération Béziers Méditerranée et déplacements dans les communes ;
. Organisation du temps de travail selon le règlement du temps de travail de la communauté
d'agglomération Béziers Méditerranée.
coNvENTloN poRTANT MrsE EN couMUN DU sERvrcE DEs sysrEuEs D'rNFoRMATtoN DE LAcoMMUNAUTÉ D'AccLoMÉRATIoN BÉzlERS MÉDITERRANÉE 7
Mission, intitulé du poste Service Nombre
en ETP
lnformaticien support Service support et relations utilisateurs I à100%
lnformaticien support
Service support et relations utilisateurs
1
à100% ANNEXE 2
MISSIONS DU SERVICE COMMUN
DES SYSTÈMES D'INFORMATION
ARTICLE l.PRINCIPES DU SERVICE COMMUN
La déclinaison des axes stratégiques s'articule autour de grands principes : . Améliorer la qualité du service rendu sur le territoire.
' créer de nouveaux services et harmoniser l'offre pour les membres. ' Faciliter le travail en commun sur le territoire en optimisant l'organisation interne des services de I'agglomération Béziers Méditerranée et de ses membres.
' Partager les compétences sur le territoire en développant I'expertise du personnel et rendre possible leur mobilité.
' Développer les nouveaux usages et les technologies innovantes. . Optimiser les dépenses et réduire les coûts à moyen terme.
ARTICLE 2. DÉFINITION DU SERVICE COMMUN
Les missions dévolues au service commun des systèmes d'information portent sur I'ensemble des prestations informatiques nécessaires :
1. Au maintien en condition opérationnelle des infrastructures hébergeant le système d'information commun aux membres sur un ou plusieurs sites : matériels et logiciels buieautiques, matériels spécifiques tels que les serveurs, réseau intra sites et inter sites (fible optique), téléphonie, réseau (réseau, autocommutateurs, téléphones / smartphone...) maintenance et sécurisation (accès au système d'information, << Saas > internet...), mise à niveau de I'architecture et son suivi, relaiions avec les prestataires et éditeurs, assistance aux utilisateurs.
2. A l'évolution du système d'information : adaptation de l'outillage des directions métiers (gestion des projets informatiques et conseil), évolution du socle technique ei des logiciels métiers (déùéloppés en interne ou faisant I'objet d'un marché avec un éditeur/prestataire), veille technico-fonctionnelle, processus continu d'évaluation et d'amélioration de la sécurité et de la qualité du Sl.
3. Au développement de services numériques vers le citoyen, en support des membres adhérents.
Les conditions d'accès et d'utilisation du système d'information commun seront régies par une charte informatique commune (validée par le conseil de gouvernance). En effet, la mutualisltion des systèmes d'information s'accompagne pour les membres, d'un alignement des règles d'usage et de sécûrisation des équipements et données (postes de travail, résLau, accès internet, téléphonie, accès aux applications/données etc. ).
ARTICLE 3. FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUN
Le service commun des systèmes d'information se compose de différents services. L'organisation est détaillée dans I'annexe 1.
Le service interviendra tant sur le plan des projets et conseils en amont, que sur I'assistance quotidienne aux utilisateurs pour régler les différentes pannes.
I
CONVENTION PORTANT MISE EN COMMUN DIJ SERVICE DES SYSTEMES D'INFORMATION DE LA COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANÉE Les techniciens du service interviennent à distance et sur site, en privilégiant systématiquement l'intervention à distance.
pour assurer le support et l'assistance aux utilisateurs, le service des systèmes d'information utilise un
logiciel de gestion de déclaration de panne sous forme de ticket.
Toute panne ou incident doivent être déclarés obligatoirement via cet outil.
En effet, pour rappel la comptabilisation de I'ensemble des tickets par membre permet le calcul de la clé de refacturation.
La criticité et I'urgence des pannes et incidents sont qualifiés par les techniciens.
Lorsqu'une panne bloquante sur un système informatique survient sans solution de contournement, la prise en chàrge s'effeàtue prioritairement dans les délais les plus courts possibles, en fonction de la disponibilité des techniciens du service.
Les autres incidents non bloquants seront traités ultérieurement.
ARTICLE 4. DÉPLACEMENTS
Les déplacements sont effectués grâce aux véhicules du parc automobile véhicule léger de I'Agglomération Béziers Méd iterranée.
coNvENTtoN poRTANT MtsE EN coMMUN DU sERvtcE DEs sYsTEMEs D'ttrlFoRMATloN DE LA couMUNAUTË D'AGGLoMÉRATloN BÉzlERs MÉDITERRANÉE I ANNEXE 3
NÈOICS DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUN DES
SYSTEMES D'IN FORMATION
Les adhérents au service commun des systèmes d'information se conforment aux règles d'usage du service.
ARTICLE 2. ACHATS GOMMUNS
Le service commun des systèmes d'information s'engage à recenser les besoins auprès des adhérents. ll planifie et organise I'ensemble des alnàts en matière de fonctionnement et d'investissement et gère par voie de conséquence, toute la procédure des marché publics communs (passation et exécution).
ARTICLE 1. UNIFORMISATION DES PROCÉOUNES
Les adhérents au service commun des systèmes d'information s'engagent à respecter la politique d'uniformisation, de gestion et de sécurisation des équipements et données (postes de travâit, réseau, accès internet, téléphonie, accès aux applications/données) mise en æuvre par le service commun des systèmes d'information,
Plus spécifiquement, ils s'engagent à déclarer tout problème ou panne par le système de déclaration d'incident proposé par I'Agglomération Béziers Mèditerranée. ôette traçabilité fournit les éléments nécessaires à l'établissement de la clé de calcul au temps passé permeitant la répartition des coûts de fonctionnement, et permet d'analyser les statistiques d'iniervention.
ARTICLE 3. PARTICIPATION A LA GOUVERNANCE
En vue d'assurer le suivi contradictoire régulier de I'application de la présente convention, les adhérents au service.commun des systèmes d'information s'engagent à pârticiper aux réunions du comité technique, et du conseil de gouvernance.
ARTICLE 4. CONFIDENTIALITÉ
Les droits et obligations des fonctionnaires prévus par la loi n'83-634 du 13 juillet 1gg3, notamment d9 discrétion professionnelle, s'appliquent aux agents du service commun des systèmes d'information pour I'ensemble des informations portéeJ à leur connaissance dans l'exercice -de leurs missions. Afin de garantir les droits et devoirs des agents du service commun des systèmes d'information, une charte spécifique des administrateurs eJt en vigueur.
CONVÊNTION PORTANT MISE EN COMMUN DU SERVICE DES SYSTEMES D'INFORMATION DE LA COMMUNAUTË D'AGGLOMÉRATION BÉZIERS MÉDITERRANËE
10 ANNEXE
4
MODE DE
CALCUL
DE
LA
PARTICIPATION
ANNEE
N
Les dépenses de fonctionnement
directes,
les
frais
communs
dont
dépenses
d'infrastructures
partagées n-1
du
membre
+
Cout total des
2
ETP
X
Temps
totral
passé n-1
du
membre
(r)
Temps
totalpassé
n-1
pour
I'ensemble
des
membres adhérents (r)
Les
membres
du
service
commun
dont
l'attribution de
compensation
est
positive
: Les
coûts
nets N-1 sont
impactés
sur
les
attributions
de
compensation
de
I'année
N
Les membres
du service commun dont I'attribution de compensation
n'est
pas positive ou
qui
n'en bénéficient
pas :
Les coûts nets N-1
seront
refacturés en
année
N.
(1)T"rp,
réellement passé
comptabilisé,
pour la résolution des tickets,
sur
le logiciel
dédié
pour les demandes
d'assistance
et de support de
I'année
fl-1