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Déliberation - DEL 24 183
Déliberation - DEL 24 24
Déliberation - DEL 24 220
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Vitrolles.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 24 220)
Thèmes du document : Institutions publiques, Travail et emploi, Justice et droit,
REPUBLIQUE FRANCAISE
Vit trélles EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
SÉANCE DU 12 DECEMBRE 2024
NOMBRE DE MEMBRES
Afférents au Conseil Municipal : 39
En exercice : 39
Ayant pris part à la délibération : 38
en ligne le : 17/12/2024
L'an deux-mille vingt-quatre etle douze du mois de décembre à dix-huit heures, le Conseil Municipal de la Ville de VITROLLES a été assemblé au lieu habituel de ses séances, sur la Convocation qui ui à
été adressée par le Maire, conformément aux, articles. L 2121.10 à L 2121.12 du Code Général des
Collectivités Territoriales, sous la présidence de M. GACHON Loïc, Maire.
Étaient présents à cette assemblée tous les conseillers municipaux à l'exception de :
Présents : M. GACHON - M. MONDOLONT - Mme CZURKA- M. AMAR -M. MERSALI- Mme CUILLIERE
— M. GARDIOL - Mme ATTAF - M. PORTE - Mme NERSESSIAN —
M. MICHEL - Mme DESCLOUX - M. PIQUET - M. RENAUDIN - M. OULIE - Mme HAMOU-THERREY -
Mme MICHEL - Mme RAFIA - Mme ROSADONI - Mme BERTHOLLAZ - M. DE SOUZA-
Mme ROVARINO - Mme CHAUVIN- M, MATHON = M, SAURA - M. MENGEAUD —
Mme MERAKCHI - M, SAHRAOUI - M, LICCIA - M. BOCCIA - Mme SAHUN- M. ALLIOTTE
- M. SANCHEZ - M. LARLET - M. WAHARTE -
Pouvoirs : Mme MORBELLI à M. GACHON - M. JESNE à M, MATHON - Mme PIOMBINO à M. SANCHEZ
Absents : M. BORELLI
Secrétaire de séance : M. Malick SAHRAOUI
CONVENTION CADRE - COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DE LA VILLE DE VITROLLES
N° ACTE : 7.5
DELIBERATION N° 24 -220
Vu que l'association du Comité des œuvres sociales du personnel communal de Vitrolles « COS » a
pour but d'améliorer les conditions de vie des agents par le biais :
- des prestations à caractère social,
- des activités culturelles, sportives et de loisirs
Considérant qu'il convient de délibérer afin d'approuver la convention cadre COS. Cette convention
définit les relations fonctionnelles et financières entre la commune, le CAS, la Caisse des écoles et
le comité des œuvres sociales, et notamment :
- le versement d'une subvention
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VTROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - ammitrolles 1. Page 1/2 REPUBLIQUE FRANCAISE
- les modalités de mise à disposition du personnel et des moyens matériels
Dans ce cadre, Monsieur le Maire propose à l'assemblée délibérante d'autoriser la signature de la
convention cadre ainsi que ses avenants et tous les actes techniques associés, pour une durée
d'un an renouvelable deux fois, à compter du 1% janvier 2025.
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Entendu l'exposé de son Président et après en avoir délibéré, vote à l'Unanimité
DIT que les crédits nécessaires sont prévus et seront imputés au budget de fonctionnement de la
commune.
la signer, ainsi que APPROUVE les termes de la convention annexée et autorise Monsieur le Maire
ses avenants et tous les actes techniques associés.
POUR EXTRAIT CONFORME
VITROLLES, le 13/12/2024
Le Secrétaire de Séance P. le Maire et par délégation La Directrice des Affaires Juridiques et
Institutionnelles
C: LANZARON!
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - uw virolles13.ft Page 2/2 Vitrélles re ensem!
CONVENTION TRIENNALE DE FONCTIONNEMENT
2025-2027
Entre :
La Commune de Vitrolles, représentée par son Maire, Loïc GACHON, habilité par délibération du Conseil Municipal en date du 26 mai 2020, ci-après désignée : la ville
Le Centre Communal d'Action Sociale, représenté par sa vice-présidente, Maryline CZURKA, ci-après désigné : le CCAS
La Caisse des Ecoles représentée par sa vice-présidente, Nadine CUILLERE, ci-après désignée : la Caisse des Ecoles
et l'association « Comité des Œuvres Sociales du personnel communal de Vitrolles », représentée par sa
Présidente, Barbara GUFFROY, ci-après désignée : le COS
Vu le Code général des collectivités territoriales ;
Vu le décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l'application de l'article 10
de la Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques, qui fait obligation, lors de l'octroi d'une subvention publique dont le montant excède un seuil fixé à 23 000 euros, de conclure une convention entre la personne publique qui octroie la subvention et la personne privée qui en bénéficie ; cette convention doit définir l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée.
Vu la demande de subvention formulée par le COS en vue de la réalisation des actions décrites à l'article 1 de la
présente convention ;
Considérant que les actions conçues et initiées par le COS conformément à son objet social revêtent un intérêt communal ;
Considérant que la Commune de Vitrolles, le Centre Communal d'Action Sociale, la Caisse des Ecoles et le COS. réaffirment leur attachement à une action sociale de qualité et s'engagent à améliorer leur coopération et la
complémentarité de leurs dispositifs en faveur des agents ;
Considérant que le montent de la subvention votée par la ville est supérieur ou égal à 23 000 euros et nécessite la conclusion d'une convention. Il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la convention
Le COS, association loi 1901 à but non lucratif, a pour mission d'améliorer les conditions d'existence des agents notamment
- Toutes formes d'aides, matérielle ou financières
= Des prestations à caractère social,
- Des activités éducatives, culturelles, sportives et de loisirs.
= L diffusion d'informations
En complément de celles proposées par la ville et le CAS,
Ces actions sont orientées vers les ayants droits (agents de la ville, du CCAS et de la Caisse des Ecoles) et les
membres de leur famille, dans des conditions définies par le Conseil d'Administration du COS.
Par la présente convention, le COS s'engage, à son initi
actions.
ive et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre lesdites
Cette subvention étant accordée spécifiquement pour ces actions, la présente convention a pour objet d'en préciser les conditions d'utilisation, les modalités de versement ainsi que, le cas échéant, de remboursement.
2: En.
2-1 Subvention
La Ville s'engage à verser au COS une subvention de fonctionnement annuelle en 2025, 2026 et 2027, intégrant les contributions de la Ville, du CCAS et de la Caisse des Ecoles au fonctionnement du COS, et à budgéter les sommes correspondantes.
L'engagement de la Ville étant soumis à la règle de l'annualité budgétaire, le montant et le versement de la subvention seront chaque année conditionnés au vote par le Conseil Municipal, sur la base d'une demande de
subvention, faite par le COS. La décision d'attribution de la subvention prendra également en compte l'examen du compte d'exploitation et du bilan de l'année précédente,
Le montant des subventions sera évalué au regard des demandes de subvention correspondantes. Il sera d'au moins 310 000 euros, avec une variation ne pouvant dépasser + 10% du montant alloué l'année précédente,
toutes choses égales par ailleurs.
Le versement de la subvention au COS sera effectué après notification de la convention préalablement signée par les deux parties, selon les modalités suivantes :
- 70 000 € lors de la notification d'attribution de la subvention au COS,
- Le solde sur présentation d'un compte de résultat et d'un compte-rendu provisoires des activités du COS, déduction faite
de la somme correspondant au coût salarial des agents municipaux mis à disposition auprès du COS sur la base des salaires versés l'année précédente
«le cas échéant, de lasomme correspondant au dépassement du forfait d'impression prévu à l'art. 2-4 sur la base du nombre d'impressions de l'année précédente
2-2 Mises à disposition de personnel
1 Objet et di à ti
La collectivité met à disposition du COS 1,6 postes d'agents de gestion administrative à compter du 1°" janvier
2025 et jusqu'au 31 décembre 2027
= Madame CAMERLO-DAHMANI Christine, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe, à hauteur de 100% de son temps de travail,
- Madame ANGELIBERT Carole, rédacteur territorial, à hauteur de 60% de son temps de travail
Cette convention ainsi que les arrêtés de mise à disposition sont transmissibles au titre du contrôle de légalité.
2.2.2 Nature des activités exercées
Accueil téléphonique et physique, secrétariat du COS, Gestion et suivi des dossiers,
Comptabilité, tenue de la billetterie
Gestion des instances associatives du COS (convocations du bureau, du conseil d'administration et des Assemblées, générales, renouvellement des instances, organisation des élections...) nditions d'emploi, contrôl juatjon de l'activité :
La durée hebdomadaire de travail est conforme au règlement du temps de travail de la Commune.
Les agents sont rattachés administrativement à la Direction des Ressources Humaines, Pôle Action Sociale Handicap. Leur activité est toutefois supervisée par la Présidente du COS (répartition des tâches, contrôle du
temps de travail). Dans le cadre des démarches d'entretien professionnel et d'avancement, le COS transmettra à
la Direction des Ressources Humaines l'ensemble des rapports correspondants.
La situation administrative (avancement, autorisation de travail à temps partiel, congés de maladie, congés pour
formation professionnelle ou syndicale, discipline) des agents est gérée par la ville.
2.2.4 Rémunération :
La collectivité versera aux deux agents la rémunération correspondant à leur grade d'origine (traitement de base,
indemnité de résidence, supplément familial, indemnités et primes liées à l'emploi).
2.2.5 Fin de la mise à disposition :
La mise à disposition des deux agents peut prendre fin
= avant le terme fixé dans la présente convention, à la demande de l'intéressée ou de la collectivité.
= de piein droit lorsqu'un emploi budgétaire correspondant aux fonctions exercées par l'ntéressée est créé
ou devient vacant dans la collectivité.
- au terme prévu dans la présente convention.
6 Rem! ment di
Le décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités
territoriales et aux établissements publics administratifs locaux, prévoit l'obligation de remboursement des frais du
personnel mis à disposition auprès des associations.
Aussi, la somme correspondant au coût salarial des agents municipaux mis à disposition auprès du COS est
déduite du montant total de la subvention.
2-3 Contingent d'heures
La Ville accorde une ASA à chacun des 6 membres du bureau du COS, à hauteur de 4 heures toutes les deux
semaines, représentant un total de 620 heures.
En outre, la Ville autorise son personnel à participer aux réunions et actions du COS sur son temps de travail, dans la limite de 4080 heures par an, soit 340 heures par mois à répartir entre les agents membres du COS,
Le total des heures attribuées au COS représente 3 ETP.
Chaque absence doit être signalée à sa hiérarchie et formallsée auprès du COS.
Le COS est responsable du décompte du contingent d'heures, qu'il transmet trimestriellement à la DRH.
2-4 Mises à disposition de locaux et de matériel informatique
La ville s'engage à mettre un local à disposition du COS avec prise en charge de l'eau, de l'électricité, du chauffage
et du nettoyage.
Le local est situé Immeuble Rossini, 124 avenue Jean Monnet, mais pourra être transféré dans des espaces plus
adaptés de superficie similaire.
Le local est équipé
+" de deux (2) micro-ordinateurs connectés à l'Intranet mairie. L'achat et la maintenance de ce matériel sont
assuré par la Direction des Systèmes d'Information de la Commune.
= D'un (1) copieur couleur. La location et la maintenance de ce matériel sont assurés par la Direction de la
Commande publique. Le nombre d'impressions réalisées sur ce copieur est plafonné à 400 copies HBB et
200 copies couleurs. Les copies réalisées au-delà de ce forfait seront facturées au COS selon les tarifs
prévus dans le marché public porté par la ville et la somme déduite du montant de la subvention.
2-5 Mise à disposition de moyens
La ville garantie au COS l'accès aux ressources mutualisées de la ville - Salles
= Prêtde véhicules partagés pour des actions ponctuelles, en fonction des besoins et sous couvert de l'aval
du Directeur Général des Services
= Reprographie (affichettes, lettres d'information...)
= Courrier interne
-_ Courier externe, pourles bénéficiaires n'étant pas jolgnables par courrier interne et sous couvert de l'aval du Directeur Général Adjoint Ressources
- Messagerie inteme Accompagnement par l'Administration (notamment DRH, mission communication intern
lu COS
3-1 Réal tion des actions subventionnées
Le COS est tenu de :
+ Mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l'aboutissement du projet tel qu'il est défini à l'article 1 de la
présente convention et à réaliser l'ensemble des actions prévues ; + Faire apparaître le soutien de la ville au projet, quels que soient les moyens de communication utilisés pour en
informer le public et les professionnels, et d'apposer le logo de le ville sur tout support graphique et
équipement.
- Ne pas reverser tout ou partie de la subvention à d'autres associations, sociétés, collectivités privées ou œuvres et ce, conformément à l'article L.1611-4 du CGCT
3-2 Justificatifs et contrôle de l’utilisation de la subvention
Le COS doit fournir à la Ville :
- une copie certifiée de son budget et des comptes de l'exercice écoulé, du bilan financier du dernier exercice connu ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de son activité (article L.1611-4 du CGCT). Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) devront être conformes au plan comptable des associations.
«Conformément à l'article L.612-4 du code de commerce, le bilan, compte de résultats et annexes
doivent être certifiés par un commissaire aux comptes.
Conformément au décret du 14 mai 2009 n°2009-540, le COS est tenu par ailleurs de transmettre es comptes ainsi que le rapport annuel du commissaire aux comptes dans les 3 mois suivants leur
approbation à la Direction des Journaux Officiels, en vue de leur mise en ligne sur son site internet
afin d'être rendus publics.
+ Un compte rendu financier attestant de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Ce compte rendu financier est déposé auprès de la ville dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée (article 10 de la loi 2000-321 du 12 avril 2000). - En cas de modification dans ses statuts ou dans ses organes, © la copie des déclarations mentionnées aux articles 3 et 6 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d'administration publique pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association,
© OU la copie de la déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA). - Le cas échéant, la copie des pièces relatives à tout changement de domiciliation bancaire.
En outre, le COS s'engage à faciliter le contrôle de la réalisation des actions, notamment l'accès aux documents comptables et administratifs et l'accès aux actions soutenues par la ville et organisées par e COS, à toute personne accréditée par la ville à cet effet.
En cas d'inexécution par le COS des obligations décrites dans la présente convention, ou au cas où le COS n'aurait pas réalisé l'action prévue en objet dans les délais impartis, la ville ne versera pas le solde de la subvention et pourra exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées à ce titre
La ville en informera le COS par lettre recommandée avec accusé de réception après examen des justificatifs et observations éventuellement présentés par le COS.
ARTI!
La Ville s'engage à soutenir financièrement le COS selon les modalités fixées par la présente convention, établie pour une période d'un an renouvelable deux fois (soit 2025, 2026, 2027).
Il appartient cependant au COS de déposer chaque année une demande de subvention en bonne et due forme.
La présente convention est consentie et acceptée au titre de l'exercice budgétaire en cours. Elle prend effet à
compter de sa notification
: iliation de ve
Toute modification du contenu de la présente convention fera l'objet d'un avenant conclu entre les parties, préalablement approuvé par le Conseil municipal et les Conseils d'administration du CCAS, de la Caisse des Ecoles
et du COS.
4 En cas de non respect par l'une des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
La convention sera également résiliée de plein droit dans le cas où le COS fait l'objet d'une cessation d'activité, d'une liquidation judiciaire ou d'une dissolution.
Les activités du COS sont placées sous sa responsabilité pleine et entière. Celui-ci doit souscrire tout contrat d'assurance lié à l'activité. La responsabilité de la ville ne pourra pas être recherchée en cas de non respect de cette obligation par le COS.
ARTICLE : Litiges et contentieux
Tout litige relatif à l'exécution ou à l'interprétation de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal Administratif de Marseille.
Date :
Signatures :
Pourla Commune de Vitrolles, Pour le COS,
Le Maire, La Présidente,
Loïc GACHON Barbara GUFFROY
Pour le CCAS, Pour la Caisse des Ecoles, La Vice-Présidente, La Vice-Présidente,
Maryline CZURKA Nadine CUILLERE