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Déliberation - 78d65a
Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune de Renaison.
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Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Institutions publiques,
rOanNaIs AGGLOMERATION
CONVENTION DE SERVICE COMMUN ENTRE
ROANNAIS AGGLOMERATION ET
LA COMMUNE DE RENAISON
SERVICE COMMUN DE DELEGUE A LA
PROTECTION DES DONNEES
(Article L. 5211-4-2 du CGCT)
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information — L5211-4-2 CGCT
Page 1 sur 9 Entre :
LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION ROANNAIS AGGLOMERATION, représentée par son Président, Monsieur Yves NICOLIN, habilité à l'effet des présentes par une délibération du Bureau communautaire en date du 7 décembre 2023 ;
d'une part,
Et
LA COMMUNE DE RENAISON représentée par son Maire, Monsieur Laurent BELUZE habilitée à l'effet des présentes par une délibération du conseil municipal en date du 27 novembre 2023 ;
d'autre part,
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information - L5211-4-2 CGCT
Page 2 sur 9 IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
L'article L.5211-4-2 du code général des collectivités territoriales prévoit qu'en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et l’une de ses entités membres peuvent se doter de services communs, chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles.
Les missions du service commun de Délégué à la protection des données (DPO) ne relevant pas d'une compétence transférée, les dispositions de l’article L.5211-4-2 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif à la mise en place de services communs sont de nature à trouver application dans les rapports entre les adhérents au service commun et Roannais Agglomération.
La loi relative à la protection des données personnelles a été promulguée le 20 juin 2018. Elle adapte la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978 au "règlement européen de protection des données". Ce règlement comprend le règlement général sur la protection des données (RGPD) en date du 27 avril 2016 directement applicable dans tous les pays européens depuis le 25 mai 2018.
Le DPO est chargé de veiller à la conformité en matière de protection des données de l'ensemble des traitements mis en œuvre par l'organisme qui l’a désigné avec le règlement européen sur la protection des données.
Sa désignation est obligatoire pour les entités et organismes publics. Un délégué, interne ou externe, peut être désigné pour plusieurs organismes.
Roannais Agglomération propose de porter un service commun DPO et de l'organiser de manière à garantir la protection des données personnelles aux entités adhérentes.
Ce service commun repose sur une volonté commune d'optimiser les moyens, de partager les coûts et de renforcer la qualité du service rendu en matière de protection des données personnelles.
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information — L5211-4-2 CGCT
Page 3 sur 9 CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1°" : OBJET
La présente convention a pour objet de constituer un service commun Délégué à la protection des données (DPO) sur le fondement de l'article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales et dans les conditions ci-après définies.
Ce service commun s'inscrit dans une démarche de mutualisation consistant à optimiser les moyens humains de Roannais Agglomération et des membres du service commun.
Ce service commun est porté par Roannais Agglomération.
ARTICLE 2 : CHAMPS D’APPLICATION
La présente convention de service commun s'applique aux missions de DPO
Dans le respect des dispositions de l’article L. 5211-4-2 du CGCT, une fiche d'impact est annexée à la présente convention (annexe n°1). Elle recense notamment les agents qui composent le service commun à la date de la présente convention.
Le service commun est ouvert à toutes les communes membres de Roannais Agglomération et aux établissements publics du territoire de Roannais Agglomération qui le demanderaient à condition qu'ils ne soient pas déjà membres de la Direction de la transition numérique et des systèmes d’information (DTNSI) de Roannais Agglomération.
ARTICLE 3 : MISSIONS DU SERVICE
Les missions du service commun sont les suivantes :
= informer et conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que leurs employés sur les obligations qui leur incombent en vertu du RGPD et d’autres dispositions en matière de protection de données à caractère personnel ;
“ informer des manquements constatés et conseiller le responsable du traitement sur les mesures à prendre pour y remédier, en lui soumettant les arbitrages nécessaires ;
“veiller à la mise en œuvre de mesures appropriées pour permettre au responsable de traitement de démontrer que ces derniers sont effectués conformément au RGPD, et si besoin, réexaminer et actualiser ces mesures ;
“ veiller à la bonne application du principe de protection des données dans tous projets
comportant un traitement de données personnelles ;
“ assurer la gestion des demandes d'exercice de droits, réclamations et requêtes
formulées par les personnes concernées par les traitements de données
personnelles, transmettre ces demandes aux services intéressés et les aider à
répondre aux requérants ;
"accompagner les membres du service commun dans la réalisation d'études d'impact
sur la vie privée ;
“ assister les membres du service commun dans la transmission des violations de données auprès de l'Autorité de contrôle et les accompagner dans les démarches
associées ;
“ auditer et contrôler, de manière indépendante, le respect du RGPD par le responsable de traitement, y compris en ce qui concerne la répartition des
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information — 15211-4-2 CGCT
Page 4 sur 9 responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement et les audits s’y rapportant ;
“ être l'interlocuteur de l'Autorité de contrôle.
Les missions du service commun couvrent l'ensemble des traitements mis en œuvre par l'organisme qui l’a désigné. Les lignes directrices détaillent le rôle du délégué en matière de contrôle, d'analyse d'impact et de tenue du registre des activités de traitement.
Les actions collectives visant la formation et l'information des élus et des agents
“Rédaction d'un guide pratique qui reprend les obligations en matière de respect du RGPD et qui décrit les actions fondamentales à mettre en place pour s'y conformer :
“Création d'une newsletter biannuelle portant sur l'actualité de la protection des données et sur les évolutions du RGPD :
" Rédaction d’un rapport d'activité annuel qui retrace l’activité globale du service
commun, qui sera adressé aux membres du service commun. I| sera envoyé au plus
tard durant le 1° semestre de l’année n+1 ;
ARTICLE 4 : SITUATION DES AGENTS
Les agents de Roannais Agglomération sont affectés au service commun par décision de l'autorité hiérarchique auprès de laquelle ils sont placés. Ils demeurent en situation d'activité au sein de Roannais Agglomération, dans les conditions de statuts et d'emploi qui sont les leurs.
Les agents délégués à la protection des données ne sont pas personnellement responsables en cas de non-conformité de leurs organismes avec le règlement.
Ils doivent agir d'une manière indépendante et bénéficier d'une protection suffisante dans l'exercice de leurs missions. Le règlement prévoit ainsi que le délégué ne peut être relevé de ses fonctions ou pénalisé par le responsable du traitement ou le sous-traitant pour l'exercice de ses missions.
Les dommages susceptibles d'être causés dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux agents du service commun relèvent de sa responsabilité exclusive, dans le cadre des contrats d'assurance souscrits à cet effet.
La résidence administrative du service commun est à Roanne.
ARTICLE 5 : ORGANISATION ET MOYENS DU SERVICE
Roannais Agglomération met à disposition du service commun des locaux lui appartenant ainsi que les moyens matériels pour fonctionner (mobilier, ordinateurs, etc.).
L'autorité gestionnaire des agents qui exercent leur fonction dans le service commun est le Président de Roannais Agglomération qui dispose de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cadre, l'évaluation des agents exerçant leurs missions dans le service commun relèvera de la compétence du Président. Les agents sont rémunérés par Roannaïs Agglomération. Le pouvoir disciplinaire relève du Président de Roannais Agglomération.
Roannais Agglomération fixe les autres conditions de travail des agents.
Les interventions assurées par le service commun DPO pour le compte des entités, dans leurs locaux et sur leurs matériels, demeurent sous l'entière responsabilité de Roannais Agglomération qui en assumera les éventuelles conséquences dommageables. Les agents intervenant pour le compte des entités se doivent de respecter les consignes de déontologie,
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d'information - L5211-4-2 CGCT
Page 5 sur9 de sécurité et d'interventions définies par l'entité et notamment de respecter les plans de
prévention.
Selon que les missions sont réalisées pour le compte de Roannais Agglomération ou des adhérents au service, les agents du service commun sont placés sous l'autorité fonctionnelle du président de Roannais Agglomération ou du représentant des adhérents.
Au sein du service commun, les agents agissent :
e soit sous la responsabilité de la communauté d'agglomération, lorsqu'ils agissent en exécution d'une instruction donnée par le Président du Roannais Agglomération ou par le Directeur général de Roannais Agglomération,
° soit sous la responsabilité de l'entité adhérente, lorsqu'ils agissent en exécution d'une instruction donnée par le maire / le président de cette entité ou son représentant.
ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
La facturation aux entités sera réalisée sur la base d’un prix forfait global de 1.60 euros par
habitant.
La facture sera établie par Roannais agglomération au cours du 4° trimestre et au plus tard
le 31 décembre 2024.
ARTICLE 7 : ENTREE EN VIGUEUR, DURÉE ET RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La présente convention court à compter du 1° janvier 2024 pour une durée d’un an, soit
jusqu’au 31 décembre 2024.
ARTICLE 8 : JURIDICTION COMPÉTENTE EN CAS DE LITIGE
Dans le cadre d'un litige né de l'application de la présente convention, les parties rechercheront avant tout recours contentieux, les voies et moyens d'un règlement amiable
de la situation.
Tout litige inhérent à l'exécution de la présente convention ressortira de la compétence du Tribunal Administratif de Lyon.
Fait à Roanne, le .................. , en 2 exemplaires
POUR LA COMMUNE DE POUR ROANNAIS AGGLOMERATION Le Maire, Le Président,
pour le Président et par délégation,
le Conseiller délégué à l'aménagement de
l’espace et à la mutualisation
Monsieur Laurent BELUZE Monsieur Hervé DAVAL
ANNEXE 1 - Fiche d'impact
PREAMBULE
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d'information — L5211-4-2 CGCT
Page 6 sur 9 La présente fiche d'impact décrit notamment les effets du renouvellement du service commun DPO sur l'organisation et les conditions de travail, ainsi que sur la rémunération et les droits acquis des fonctionnaires et des agents territoriaux contractuels affectés au service commun.
RAPPEL DU CONTEXTE
L'article L. 5211-4-2 du Code général des collectivités territoriales prévoit qu'en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres peuvent se doter de services communs chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles.
Les missions du Service commun ne relevant pas d'une compétence transférée, les dispositions de l'article L.5211-4-2 du CGCT relatif à la mise en place de services communs sont de nature à trouver application dans les rapports entre les membres du service commun de délégué à la protection des données et Roannais Agglomération.
I. LES COMPETENCES MUTUALISEES
Le service commun a pour mission d'assurer les fonctions de DPO pour le compte de ses membres.
Il. LES EFFECTIFS
1. Postes et agents concernés
Le service commun prévoit la mutualisation de deux agents affectés au service commun « délégué à la protection des données » pour le compte des entités membres du service commun. Un de ces agent est accrédité par la Commission nationale Informatique et Libertés et titulaire des qualifications afférentes.
A compter du 1° janvier 2024, les agents qui remplissent leurs fonctions au sein du service sont les suivants :
Nom d'usage et prénom - Statut Catégorie Quotité de travail au Remarques agent statutaire | sein du service actuel
PAWLOWSKI JEAN-DIDER | Contractuel | Catégorie A 20.00 %
WORETH STEPHAN Titulaire | Catégorie C 20.00 % -
Nombre d'ETP : 0.4
Nombre d'agents 2
2. Pôle et service d'affectation des agents
Le service commun est rattaché au Pôle Prospectives et ressources internes de Roannais Agglomération. Le service commun est domicilié au siège de Roannais Agglomération, 63 rue Jean Jaurès, 42300 ROANNE. Roannais Agglomération met à disposition les moyens matériels nécessaires au bon fonctionnement du service commun. Le service a accès aux mêmes équipements et services que tous les agents de l'EPCI.
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information — L5211-4-2 CGCT
Page 7 sur 9 Pôle Prospective et
ressources internes
CELA LOL EEE)
Transition numérique et Délégué à la protection
des systèmes des données - DPO
d’information - DTNSI
Ill. EFFETS DE LA MUTUALISATION SUR L'ORGANISATION ET LES CONDITIONS
DE TRAVAIL DES AGENTS
1. Organisation liée au renouvellement du service commun DPO
L'employeur des agents affectés au service commun DPO étant Roannais Agglomération au
1e janvier 2024 :
il appartient à Roannais Agglomération de prendre les décisions concernant leurs
conditions de travail ;
les instances paritaires compétentes à compter du 1° janvier 2024 concernant les situations individuelles et collectives des agents sont la Commission Administrative Paritaire du centre de gestion de la Loire, le Comité Social Technique et les Commissions Spécialisées de Roannais Agglomération.
l'autorité territoriale compétente pour les avancements de grade des agents est celle de Roannais Agglomération ;
les promotions internes sont gérées par le Centre de Gestion de la Loire dans le cadre de ses lignes directrices, la décision de nomination appartient à Roannais Agglomération ;
les entretiens d'évaluation des agents sont organisés par Roannais Agglomération ;
la discipline ou l'octroi de la protection fonctionnelle pour les agents relèvent de
Roannais Agglomération ;
2. Conditions de travail
Les agents affectés au service commun DPO sont soumis au règlement intérieur de Roannais Agglomération en vigueur à la mise en œuvre de la présente convention.
Les agents utilisent le matériel de Roannais Agglomération.
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information — L5211-4-2 CGCT
Page 8 sur 9 IV.LES EFFETS DE LA MUTUALISATION SUR LA REMUNERATION ET LES DROITS
ACQUIS POUR LES AGENTS
La convention qui prendra effet au 1° janvier 2024 n'aura aucun impact sur les agents
affectés au service commun, qui conservent leur rémunération, leur régime indemnitaire et
toutes les prestations sociales dont ils bénéficient à ce jour.
Vu pour être annexé à la délibération du Conseil
municipal N° 2023-11-27/06 en date du 27
novembre 2023 intitulée « Roannais Agglomération
- Convention de service commun de délégué à la
protection des données (DPO) »
Renaison, le 28 novembre 2023
Le Secrétaire de Séance, Le Maire,
Salim DJELLAB Laurent BELUZE
Accusé de réception - Ministère de l'intérieur
[042-214201824-20231127-2023-11-27_06-DE|
Accusé certñé exécutoire
Réception par le préfet : 28/11/2023
Affichage 29/11/2023
Le Maire. Laurent BELUZE
Convention de service commun pour la direction de la transition numérique et des systèmes d’information - L5211-4-2 CGCT
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