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Déliberation - 27 ANNEXE Convention UPF64 MAIRIE dOloron Ste Marie 2025
Document publié le Vendredi 11 avril 2025 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie.
Lien du pdf (Déliberation - 27 ANNEXE Convention UPF64 MAIRIE dOloron Ste Marie 2025)
Thèmes du document : Institutions publiques, Consommateurs, Industrie,
- 1 -
Commune d’Oloron Ste-Marie
Union des Producteurs Fermiers 64
2025
CONVENTION ANNUELLE
DIRECTION VIE DE LA CITE
Hôtel de Ville - BP 138 - 64404 Oloron Ste-Marie Cedex
05 59 39 99 99 / dvci2@oloron-ste-marie.fr
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Ville d’Oloron Ste-Marie, représentée par Monsieur Bernard UTHURRY, Maire, agissant en cette qualité, autorisé aux fins des présentes par délibération du Conseil Municipal du 11 avril 2025, ci-après désignée « la Commune »,
ET :
L’Union des Producteurs Fermiers 64, représentée par Mesdames Fabienne RODOMOND et Séverine LIBARLE LABORDE, Présidentes, agissant en cette qualité, ci-après désignée « l’UPF64 »,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1er : OBJET
La Commune et l’UPF64 conviennent de conjuguer leurs efforts dans un objectif commun, conforme à l’intérêt général. Par la présente convention, l'UPF64 s'engage à mettre en œuvre des actions en lien avec les manifestations qu’organise la Ville d’Oloron Ste-Marie :
- Foire du 1er Mai (marché de producteurs et concours de fromage)
- Interface entre les producteurs et la Mairie
- Interface entre les acteurs de l’animation (quille de neuf, chorales, éleveurs) et la Mairie
En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.
ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION
La convention a une durée de 1 an.
Elle prend effet au 11 / 04 / 2025
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE L’UPF 64 - 2 -
1. Organisation et mise en place du marché des producteurs de la Foire du 1er mai (Place St-Pierre) :
- Rédaction d’un cahier des charges (établissement des besoins matériels, informations aux
producteurs sur la réglementation en vigueur concernant les marchés, etc.)
- Prospection des producteurs
- Gestion des inscriptions (en fonction d’une sélection établie selon des critères spécifiques « marchés festifs » du cahier des charges cité ci-dessus)
- Fournir l’ensemble des documents administratifs des exposants présents le jour J
(attestation d’assurance et paiements des droits de place).
- Organisation le jour J (implantation des exposants, mise en valeur des stands)
- Rédaction d’un bilan pour la manifestation (transmis à la mairie d’Oloron)
2. Organisation d’un concours de fromage à l’occasion de la Foire du 1er Mai :
- Information aux producteurs
- Gestion des inscriptions des producteurs et du jury (convocation, courrier de confirmation, etc.)
- Organisation du ramassage et de la réception des produits
- Envoi des résultats aux producteurs
- Convocations des élus et partenaires à la remise des prix.
- Recherches et achat de certains lots pour les gagnants (plaques)
- Gestion de la location du chapiteau et des fournitures diverses
- Inscription et expédition des fromages au Concours Général Agricole du SIA à Paris ;
3. Interface avec les différents acteurs de l’animation de la Place Saint-Pierre et la Mairie
- Coordination entre les différents acteurs et installation sur site le 1er Mai
4. Partenariat sur les autres manifestations demandeuses :
L’UPF64 se positionne comme un relais pour les autres organisateurs de manifestations qui souhaitent solliciter des producteurs fermiers.
L’UPF64 peut apporter une expertise pour le montage d’un marché fermier.
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNE
La Commune s’engage à soutenir les actions de l’UPF64 en participant aux frais des marchés des producteurs de la manière suivante :
Prise en charge financière des frais ci-dessous : 2240€
• Prise en charge de la location d’un Chapiteau : 1740€ (La Mairie paiera directement la facture au fournisseur) - 3 -
• Impression d’étiquettes pour le concours de fromage de la Foire du 1er Mai : 500€ (La Mairie paiera directement la facture au fournisseur)
Valorisation des apports de la Commune : 1 600€
• Impressions des supports de communication pour la Foire du 1er Mai (1000 Flyers, 3 Affiches sucette) : 450€
• Mise à disposition du matériel de la Ville pour la Foire du 1er Mai (40 tables, 100 chaises, 20 barrières, 1 estrade, 3 coffrets électriques) : 650€
La Commune s’engage à soutenir et à accompagner les actions de l’UPF64 dans le cadre de la Foire du 1er Mai 2025 pour s’assurer du bon déroulé de la manifestation. Un agent de la Mairie accompagnera techniquement le dossier manifestation qui sera déposé au Guichet Unique par l’association.
FAIT À OLORON STE-MARIE, LE 11 AVRIL 2025
En deux exemplaires originaux, pour valoir et servir ce que de droit.
Pour la Commune, Pour l’UPF64,
Le Maire Le Président
Bernard UTHURRY Pierre LARRAILLET