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unknown - Communauté de communes - Mellois en Poitou - file
Document publié le Jeudi 7 juillet 2022
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Mellois en Poitou - file)
Thèmes du document : Consommateurs, Aménagement du territoire, Environnement,
NN
ellois en POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
N
S
æ
Les Arcades, Melle
Salle La Béronne
Bureau communautaire
7 juillet 2022 AL D
> Mellois m æ ___ tn POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMENT SE
Bureau communautaire - Intervention de Monsieur Fabrice MICHELET
- Quorum
- Pouvoirs
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 2 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
AFFAIRES GENERALES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 3 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Affaires générales - Intervention de Monsieur Fabrice Michelet
1. Bureau communautaire du 9 juin 2022 - Approbation du procès- verbal
Le bureau communautaire est invité à :
• APPROUVER le procès-verbal du bureau communautaire du 9 juin 2022.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 4 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
SERVICES TECHNIQUES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 5 Répartition des équipements
communautaires par commune
Fontivillié Ÿ Châtre
Légende
Commune concernée
par 1 équipement
Commune concernée
par 5 équipements ou moins
Commune concernée
par plus de 5 équipements
Commune sans équipement
Surface d'espace extérieur
Surface bâtie
Surface totale (m°)
165725
ssOEBD
38 COMMUNES
DISPOSENT D’UN
SITE
COMMUNAUTAIRE
Le nombre de sites
est de 127
Aujourd’hui gérés
par une convention
existante 48 sites
sur 28 communes
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 6
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022 COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Répartition du déploiement de la convention par communes
VOLET HARMONISATION
(périmètre constant des
conventions existantes)
VOLET OPTIMISATION
POUR LES 8 COMMUNES DE
+ DE 5 SITES
VOLET OPTIMISATION
POUR LES AUTRES
COMMUNES
1er Septembre 2022 1ER Janvier 2023 1er Janvier 2024
Conventions Ecoles
Conventions Piscines (Brioux,
Chef-Boutonne Sauzé-
Vaussais et Melle)
Conventions STEP (Fressines,
Prailles)
Convention ZAE (Aigondigné)
Centre de loisirs Exoudun
28 communes
Optimisation pour les 8
communes ayant + de 5 sites
Brioux-sur-Boutonne, Celles-
sur-Belle, Lezay, Chef-Boutonne,
La-Mothe-St-Héray, Melle, Rom,
et Sauzé- Vaussais
Clause de revoyure du forfait
d’entretien au 1er janvier 2023
Optimisation pour les autres
communes
Clause de revoyure du forfait
d’entretien au 1er janvier 2024
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 7
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON U
st.
> Mellois S Le) tn POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
FONCTIONNEMENT DE LA CONVENTION
Repose sur une convention cadre d’une durée de 5 ans et une annexe technique annuelle permettant de réviser annuellement le périmètre des travaux confiés à la commune
Repose sur une distinction « Prestations récurrentes » et « Prestations ponctuelles d’entretien du bâti »
• Les prestations récurrentes seront gérées par un forfait d’entretien réévalué tous les ans
• Les prestations d’entretien du bâti seront gérée selon le même système que ce qui était mis en place pour les conventions école (Plafond défini sur le réalisé N-1 – Remboursement des frais de fournitures – Accord préalable dès lors que le seuil de 300 € de travaux ou 4h de main d’œuvre est dépassé)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 8
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022 000 |
> Mellois D tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
TARIFS
Main d’œuvre :
Un tarif moyen unique de main d’œuvre proposé 20 € par heure
Matériel spécifique :
Une grille tarifaire horaire pour le matériel spécifique
Postulat : le tarif horaire comprend : matériel + consommables + carburant, etc.
Frais de gestion :
Forfait de 10 % de frais de gestion sur les fournitures (donc pour les prestations sur le bâti)
Une évaluation du tarif pourra être proposée afin de
s’adapter au mieux à la réalité du coût par les communes
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 9
2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON ,° do |
> Mellois D tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
PRESENTATION DE LA METHODE D’OPTIMISATION
Le déploiement de la convention se fera au fur et à mesure des rencontres avec les communes
1 - Etape technique : Définition des besoins et des durées de prestations
2 - Etape politique : Validation du programme de travaux en prenant en compte :
• La capacité à faire de chaque commune
• Les incidences financières pour la communauté de communes
• Une optimisation du fonctionnement interne du service espaces verts
3 - Proposition de l’annexe technique modifiée à la commune
4 – Signature de l’annexe technique modifiée avant le 1er septembre de l’année N pour application en N+1
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 10
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022 « vo |
> Mellois Le tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
RETROPLANNING
❑ 1er juin : Envoi des conventions de chaque commune avec une délibération type et proposition d’annexes techniques avec identification des fréquences d’entretien aux 28 communes concernées par le volet Harmonisation
❑ Du 1er juin au 1er août : Délibérations dans les communes
❑ Bureau du 7 juillet 2022 : Adoption de la convention cadre
❑ Application effective au 1er septembre 2022 pour les 28 communes concernées par le 1er volet Harmonisation jusqu’au 31 décembre 2027.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 11
2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 000 |
> Mellois D tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les
communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022
Etat des votes dans les communes
• Les communes ont jusqu’au 1er août pour adopter la convention et l’annexe technique jointe et la transmettre en retour
• Etat des votes dans les communes : 12 délibérations reçues au 7 juillet 2022
Méthode :
• Retour de la délibération de la commune + Convention et Annexe
technique 1 signée par le Maire
• Par mail : emeline.terrasson@melloisenpoitou.fr
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 12 000 |
> Mellois D tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
2. Convention cadre pour la gestion de certains équipements communautaires entre les communes et Mellois en Poitou - Mise en œuvre du Volet Harmonisation au 1er septembre 2022
Le Bureau communautaire est invité à :
- APPROUVER la convention cadre jointe en annexe ;
- AUTORISER le président à la signer avec les 28 communes concernées par le volet Harmonisation ;
- AUTORISER le président à signer annuellement avec chacune des 28 communes, l’annexe technique numéro 1 jointe à la présente convention.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 13 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 3. Régularisation des procès-verbaux de mise à disposition des équipements suite
à la mise en œuvre de la convention cadre de gestion à compter du 1er septembre 2022
Contexte :
➢ Mise en place de la convention cadre du 1er septembre 2022
➢ Création des communes nouvelles au 1 janvier 2019
Objectif :
Dissociation du remboursement des frais de fonctionnement de la facturation des prestations de service
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 14 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
3. Régularisation des procès-verbaux de mise à disposition des équipements suite à la mise en œuvre de la convention cadre de gestion à compter du 1er septembre 2022
Le Bureau communautaire est invité à :
- AUTORISER la signature des avenants joints en annexe avec les communes de Chenay, Chey, Maisonnay, Paizay-le-Chapt, Rom, Saint-Vincent-la-Châtre et Sepvret.
- AUTORISER la signature des avenants joints en annexe permettant le regroupement des procès verbaux de mise à disposition avec les communes nouvelles de Fontivillé, Marcillé et Melle.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 15 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
4. Avenant n°1 de prolongation à la convention de prestations de service avec la Ville de Melle pour l'entretien des espaces extérieurs de la piscine Aqua’Melle
Contexte :
➢ Expiration de la convention de prestation de service depuis le 31 décembre 2021
➢ Mise en place de la convention cadre à compter du 1er septembre 2022
Objectif :
Assurer la continuité du service et offrir aux usagers un espace de détente adapté de la piscine Aqua’Melle
Durée :
Du 1er janvier au 31 août 2022
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 16 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
4. Avenant n°1 de prolongation à la convention de prestations de service avec la Ville de Melle pour l'entretien des espaces extérieurs de la piscine Aqua’Melle
Le Bureau communautaire est invité à :
- AUTORISER la signature de l’avenant n°1 de prolongation à la convention de prestation de services avec la ville de Melle pour la tonte de la plage engazonnée et de la réserve foncière de la piscine Aqua’Melle, pour la période allant du 1er janvier au 31 août 2022, tel qu’annexé.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 17 Le contexte du projet La DPGD exploite 10 déchetteries
-> Volonté de remplacer les déchetteries de
Rom et Chey :
- Peu de déchets traités
HÉLICET LL - Vétustes/Mise aux normes nécessaires
-> Création d'une déchetterie à Lezay
7 eeS588280
BABrEESE D = } Æ ’ K]
BADOGRAHES TETE
PUTREET
ACCUMULATEURS PLAQUES DE PLATRE
je = en @ L d ‘
se > Mellois æ 1:POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 18
5. Déchèterie de Lezay - Attribution des marchés de travaux AA
© Mellois æ 1 POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
Historique
Rappel de l’APD de 2018
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
APV validé en novembre
2018 à 1 081 300 € HT
Etude géotechnique reçue en
décembre 2018
Dossier PRO repris suite à
l’étude géotechnique
présenté en 2019 à
1 227 000 € HT
19
5. Déchèterie de Lezay - Attribution des marchés de travaux 000 |
> Mellois D tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Optimisation du projet et intérêt d’une maîtrise d’ouvrage
intégré
Travail conjoint Grands projets / DPGD
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 20
Reprise des études par la MOE pour revenir au coût d’objectif de 1 081 000 € HT et améliorer la fonctionnalité du projet
Optimisations demandées par les GP et la DGPD :
- Remplacement de certains locaux par des containers ventilés
- Conservation des locaux à huiles, du bureau et des sanitaires
- Conservation du nombre de quais
- Diminution de la superficie globale du site
- Rapprochement du site de la route
- Réutilisation de la plateforme existante pour le dépôt des déchets verts
NB: Estimation de l’APD de 2018 en tenant compte des révisions de prix entre 2019 et 2022 -> 1 157 000 € HT
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 5. Déchèterie de Lezay - Attribution des marchés de travaux EL
a
I
æ +: POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Le nouveau projet
- Création de quais et de voirie au sud de
l’emplacement initial
- Construction d’un bâtiment d’accueil
- Mise en place de caissons maritimes pour les
DDS, D3E et réemploi
- Réutilisation de la plateforme existante
- Réutilisation du récupérateur de jus existant
avec mise aux normes
- Réutilisation des bassins de traitement des jus
avec mise aux normes
- Création d’une aire de dépôts de gravats
- Pose d’une clôture
- Pose d’éclairage public sur la partie hauts de
quais uniquement
Estimation coût travaux : 1 046 982,00 € HT
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 21 ,0 0 » e
a ellois © —— 1 POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Lot Dénomination Entreprises attributaires
Estimation
APD € HT
Prix marché
€ HT
Ratio
1 VRD – Aménagements extérieurs – Clôture – Espaces verts EIFFAGE 921 482,00 763 626,42 - 17,1 %
2 Fondations – Gros-Œuvre CONTIVAL 42 400,00 58 134,97 + 37,1 %
3 Isolation – Etanchéité DME 9 200,00 9 156,80 - 0,5 %
4 Menuiseries extérieures alu – Serrurerie FRERES CONCEPT 13 600,00 14 343,79 +5,5 %
5 Menuiseries intérieures – Cloisons – Doublages – Plafonds CSI BATIMENT 22 300,00 15 902,94 - 28,7 %
6 Carrelage INFRUCTUEUX 8 360,00
7 Plomberie – Chauffage – VMC INFRUCTUEUX 12 000,00
8 Electricité – Courants faibles EEAC 13 000,00 10 876,73 - 16,3 %
9 Peintures Pierre GIRARD 4 641,00 3 293,90 - 29 %
TOTAL 1 046 982,00 875 335,55
Au vu de l’analyse des critères définis dans le règlement de consultation, la revue des marchés du 30 juin propose d’attribuer le marché aux entreprises :
Estimation du ratio global (en intégrant les lots infructueux) : - 14,5 % soit 151 287 €
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 22 V0 v .
2 Mellois æ .__ :« POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 23
DEPENSES € HT RECETTES €
Etudes préalables (géotechnique,
géomètre, AMO…) 28 882,75 CAP 79 348 000,00
Travaux 895 695,55
Honoraires sur travaux 102 932,46
FCTVA 233 443,64 Divers (AO, concessionnaires…) 33 000,00
Imprévus 53 741,73
Autofinancement 841 646,12 Révisions 71 655,64
Economies provisoires 232 858,81 Non dépensé provisoire 279 430,58
TOTAL HT 1 418 766,95
TVA 283 753,39
TOTAL TTC 1 702 520,34 TOTAL 1 702 520,34
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
Budget prévisionnel – après attribution marchés
5. Déchèterie de Lezay - Attribution des marchés de travaux REPRISE ETUDE DE CONSULTATION ANALYSE DES PREPARATION TRAVAUX MISE EN SERVICE MAÎTRISE D'OEUVRE DES OFFRES ET DE CHANTIER ENTREPRISES ATTRIBUTION
DES MARCES
Octobre 2021 à avril 2022 . Avril à mai 2022 : Juin - juillet 2022: PUIS O : = CT 2 11 PA ARE
Octobre 2022 à juin 2024 Ep!
Ÿ Travail DPGD, GP et Ÿ 20plis reçus Y Attribution de y Plans d’exe Ÿ 11 mois de travaux Y Fermeture des
MOE “ 2lotssansplis 7 lots sur 9 par / Plan déchetteries de
le bureau du 7 d'installation de ROM et CHEY
juillet chantier
7 Kelnte dela Calendrier Mars 2023 -> demande du consultation d’execution °
sans publicité versement du solde de la
ni mise en subvention CAP 79
concurrence
préalable
vd, v e
2 Mellois æ 1:POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 24
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON Calendrier prévisionnel
Ouverture de la déchetterie de Lezay : juillet 2024
70 véhicules / jour attendus
700 à 1200 personnes par mois
24 filières traitées avec possibilité d’accueillir de nouvelles filières
2 agents sur site 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Le Bureau communautaire est invité à :
- DECLARER les lots 6 et 7 infructueux,
- AUTORISER le président ou le vice-président délégué à signer les marchés de travaux conformément au tableau ci-dessus.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
25
5. Déchèterie de Lezay - Attribution des marchés de travaux 160 000 €
140 000 €
120 000 €
100 000 €
80 000 €
60 000 €
40 000 €
20000 €
Evolution comparée des coûts des produits
d'entretien et des surfaces du parc bâti
151146€
110674
77 320€
47257 m2 48614 m2
39894 m2 e —
e—
2018 2019 2020
— Cout des produits d'entretien toutes directions ==@=»F\olution des surfaces
000
> Mellois S æ .__ tr POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène
Contexte de passation du marché :
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
• Un doublement du coût des
produits d’entretien entre 2018
et 2020 (consolidation des
chiffres issus des 4 directions
consommatrices)
• Pas de corrélation avec
l’augmentation des surfaces sur
la même période
26 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène
Contexte de passation du marché :
• POURQUOI UNE TELLE AUGMENTATION ?
- Pas de centralisation de l’achat
- 4 directions disposant chacune de leur budget spécifique
- Absence de marché
- Méconnaissance des produits et de leur dilution
- Phénomène de surstockage dans les sites communautaires
Le présent marché répond à un besoin important de rationalisation de la dépense.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 27 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène
Objectif :
RATIONALISATION DE LA GESTION DES PRODUITS D’ENTRETIEN : • Par l’existence dans le lot n°1 d’une série de prestations de service permettant de répondre à l’enjeu de la politique d’achat ainsi qu’à celui de la formation
• Par la possibilité donnée par ce marché de « gommer » une partie de la hausse des prix dans un contexte économique fortement inflationniste sur une série de consommables (ex : ouate de cellulose)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 28 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène
Caractéristiques du marché :
Objet du marché : L’achat de produits, fournitures et équipements liés à l’entretien des sites communautaires.
Forme du marché : Procédure formalisée : appel d’offres ouvert.
Type de prix : Unitaire
Durée : 1 an renouvelable 3 fois 1 an (soit 4 ans maximum)
Montant : 100 000 € HT maximum par an soit 400 000 € HT maximum sur la durée totale du marché.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 29 Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON 6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène Attribution par la Commission d’Appel d’Offre :
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
Lots Désignation du lot Entreprise attributaire Montant HT selon DQE par an Montant maximum par lot par an HT
1
Produits d’entretien –
Matériels et prestations de
service
PRO HYGIENE (Sarl SOC
EXPLOIT COTILLON
WILHELMI)
- 5 Rue Emile Verdon -
79370 CELLES-SUR-BELLE
30 328,05 € 37 500,00 € HT
2
Produits et équipements
spécifiques de la restauration
et des gymnases
SAS POLLET - 8 Route de
Cherveux - 79000 NIORT 15 765,50 € 28 700,00 € HT
3
Papiers à usage unique -
distributeurs - savon –
poubelles/sacs poubelles – EPI
jetables
SAS DESLANDES - ZA Les
Quatre Chemins - 85400
SAINTE-GEMME-LA-PLAINE
31 754,97 € 33 800,00 € HT
Total 77 848,52 € 100 000 € HT 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
6. Autorisation de signature de l'accord-cadre à bons de commande n°M22ST03 relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène
Le Bureau communautaire est invité à :
- AUTORISER le président à signer les trois lots de l’accord-cadre à bons de commande relatif à la fourniture de produits et d’équipements spécifiques pour l’entretien et l’hygiène, conformément aux dispositions ci-dessus.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 31 V0 v .
2 Mellois æ .__ tr POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Lot Dénomination Entreprises attributaires
Estimation APD
€ HT
Prix marché
€ HT
Ratio
1 Terrassements / VRD STPM 77 500,00 49 255,73 - 36,4 %
2 Modulaires COUGNAUD 211 500,00 259 247,04 + 22,5 %
TOTAL 289 000,00 308 502,77 +6,7 %
Une partie des réseaux initialement prévue au lot 1 a été demandée au lot 2, ce qui explique, en partie, les différences observées.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 32
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
Information – Base vie de Beausoleil V0 v .
2 Mellois æ .__ tr POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
DEPENSES Budgété oct 21 € HT Après attribution € HT RECETTES €
Honoraires et études 45 500,00 30 298,00
FCTVA 69 705,85
Travaux 67 000,00 49 255,73
Modulaires 207 600,00 259 247,04
Autofinancement 355 226,15
Publicité 2 000,00 551,08
Mobilier / raccordement
/ aléas 32 010,00 14 758,15
TOTAL HT 354 110,00 354 110,00
TVA 70 822,00 70 822,00
TOTAL TTC 424 932,00 424 932,00 TOTAL 424 932,00
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 33
Services techniques - Intervention de Monsieur Gilles PICHON
Information – Base vie de Beausoleil te 7
Be RUN Re 3 EURE TEA FE ; RE is ee CNET ES ous RES se
y = ,
À
DT Wr ES =
ee |à
Sector OÙ À. Percees 117 = 141 = 142 = 143
14028 m°
£ CHATE
SurfaceTotal: 358m?
Cheminement: 181m
N=+#1.29m
_
ss.
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E OH » . ï LI ti tu er
COR & Mellois a 19'7SAM So8unS a ZW 19 HN So8pnS
—— tm POITOU
Ca,LD Z LD
ZT 7) COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
NS 26m
au Less5 | spdusz A LL ry PS n8 05pGu3
Planning
- Septembre 2022 : Mois de
préparation
- Octobre et novembre 2022 :
Travaux de VRD
- Décembre 2022 : Installation
des modulaires
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 34 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
ANIMATION DU TERRITOIRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 35 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Animation du territoire - Intervention Madame Sylvie BRUNET
7. Complexes sportifs de Chef-Boutonne et de La-Mothe-Saint-Héray – Annexe aux règlements intérieurs
Contexte :
L’existence de structures artificielles d’escalade (SAE) non intégrées dans les règlements intérieurs des complexes sportifs de Chef-Boutonne et de La-Mothe-Saint-Héray, gérés par la communauté de communes.
Objectif :
L’ajout d’annexes aux règlements intérieurs des complexes sportifs de Chef-Boutonne et de La-Mothe-Saint-Héray permettant de définir les modalités d’utilisation pour sécuriser la pratique.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 36 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Animation du territoire - Intervention Madame Sylvie BRUNET
7. Complexes sportifs de Chef-Boutonne et de La-Mothe-Saint-Héray – Annexe aux règlements intérieurs
Le Bureau communautaire est invité à :
- AUTORISER le président à signer l’annexe aux règlements intérieurs des complexes sportifs à Chef-Boutonne et à La-Mothe-Saint-Héray, fixant les modalités d’utilisation des structures artificielles d’escalade.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 37 > Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Animation du territoire - Intervention Madame Sylvie BRUNET 8. Dispositif de facturation aux communes des entrées enregistrées aux piscines communautaires pour une journée - Approbation de la convention 2022-2024 Contexte:
Souhait de certaines communes de faire bénéficier leurs habitants d’une entrée gratuite dans les piscines communautaires le 14 juillet ou sur toute autre journée, tout en remboursant à la communauté de communes les entrées enregistrées aux piscines lors de cette journée gratuite et non encaissées par la communauté de communes.
Objectif :
La mise en place, à la demande des communes, d’une convention permettant de préciser les modalités de remboursement des entrées enregistrées aux piscines pour l’organisation de cette journée gratuite .
Bénéficiaires potentiels :
Communes de Brioux-sur-Boutonne, Celles-sur-Belle, Chef-Boutonne, Lezay, Melle et Sauzé- Vaussais.
Tarifs applicables :
Les derniers tarifs votés lors du bureau communautaire (pour le 14 juillet 2022, il s’agit du bureau communautaire du 5 mai 2022).
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 38 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Animation du territoire - Intervention Madame Sylvie BRUNET
8. Dispositif de facturation aux communes des entrées enregistrées aux piscines communautaires pour une journée - Approbation de la convention 2022-2024
Le Bureau communautaire est invité à :
- APPROUVER le remboursement, par les communes souhaitant mettre en œuvre ce dispositif, des entrées enregistrées dans les piscines communautaires pour l’organisation d’une journée gratuite et non encaissées par la régie de la communauté de communes Mellois en Poitou.
- AUTORISER le président à signer la convention triennale 2022-2024, telle qu’annexée.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 39 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
EDUCATION –
ENFANCE JEUNESSE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 40 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Education – Enfance jeunesse - Intervention de Madame Marie – Emmanuelle SAINTIER
9. Avenant n°1 à l'accord-cadre à bons de commande ayant pour objet la fourniture et la livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la Communauté de communes Mellois en Poitou
Rappel des caractéristiques du marché :
Objet du marché : Fourniture et livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la communauté de communes Mellois en Poitou.
Forme du marché : Accord-cadre mono-attributaire
Type de prix : Unitaire, révisable + remise catalogue
Durée : 12 mois, reconductible 2 fois, soit maximum 3 ans
Montant lors de l’attribution du marché : 56 757,63 € par an soit 170 272,89 € HT sur les 3 ans potentiels (selon estimatif DQE)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 41 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Education – Enfance jeunesse - Intervention de Madame Marie – Emmanuelle SAINTIER
9. Avenant n°1 à l'accord-cadre à bons de commande ayant pour objet la fourniture et la livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la Communauté de communes Mellois en Poitou
Contexte de passation de l’avenant :
Trois circonstances exceptionnelles successives sont venues impacter les prix proposés par l’accord cadre :
• l’augmentation du coût du papier
• l’envolée du prix des matières premières
• L’augmentation des coûts de l’énergie
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 42 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Education – Enfance jeunesse - Intervention de Madame Marie – Emmanuelle SAINTIER
9. Avenant n°1 à l'accord-cadre à bons de commande ayant pour objet la fourniture et la livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la Communauté de communes Mellois en Poitou
Contenu de l’avenant :
➢ Augmentation applicable à compter du 1er avril 2022 :
• Montant HT initial : 56 757,63 € par an (selon estimatif DQE) ;
• Montant HT après prise en compte de l’impact de la hausse des prix : 62 802,72 € par an (selon estimatif DQE).
➢ L’augmentation porte sur 10,65 % du montant global du marché.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 43 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Education – Enfance jeunesse - Intervention de Madame Marie – Emmanuelle SAINTIER
9. Avenant n°1 à l'accord-cadre à bons de commande ayant pour objet la fourniture et la livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la Communauté de communes Mellois en Poitou
Le bureau est invité à :
- AUTORISER le président à signer l’avenant n°1 de l’accord-cadre à bons de commande n°2021_EDU01 relatif à la fourniture et à la livraison d’articles de papeterie et de travaux manuels à destination des écoles, accueils périscolaires et Petite Enfance, Enfance, Jeunesse de la communauté de communes Mellois en Poitou.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 44 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
PREVENTION ET GESTION
DES DECHETS
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 45 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Prévention et gestion des déchets - Intervention de Monsieur Gilles CHOURRE
10. Achat de véhicules par l'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics)
Contexte :
➢ Complexité administrative et technique liée aux achats de véhicules ➢ Nécessité de rattraper le retard dans le renouvellement du parc
Objectif :
Autorisation d’une signature en amont des offres de l’UGAP sur la base d’un estimatif et par affectation budgétaire afin d’optimiser la réactivité de la collectivité et de limiter la mécanique répétitive.
Condition :
Présentation d’une récapitulatif des offres au bureau communautaire lorsque l’ensemble des achats sera réalisé.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 46 ve
Mellois té POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
ET
Prévention et gestion des déchets - Intervention de Monsieur Gilles CHOURRE
10. Achat de véhicules par l'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
OBJET DIRECTION ESTIMATION HT ESTIMATION TTC
Remplacement 2
véhicules utilitaires ÉDUCATION
27 500,00 € 33 000,00 €
BP
Remplacement 1
minibus
19 000,00 € 22 800,00 €
Remplacement 1
CITADINE
10 000,00 € 12 000,00 €
Remplacement 2
véhicules utilitaires
SPORTS 31 000,00 € 37 200,00 €
TOTAL 87 500,00 € 105 000,00 €
47
BP e
æ en POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Prévention et gestion des déchets - Intervention de Monsieur Gilles CHOURRE
10. Achat de véhicules par l'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
OBJET DIRECTION ESTIMATION HT ESTIMATION TTC
Remplacement
semie tri verre
DPGD
295 000,00 € 354 000,00 €
REPORT 2021 Remplacement
tractopelle
80 000,00 € 96 000,00 €
Remplacement 3
utilitaires
40 000,00 € 48 000,00 €
Remplacement 3
utilitaires
62 000,00 € 74 400,00 €
BP Remplacement pelleteuse et
télescopique
175 000,00 € 210 000,00 €
Remplacement 2
polybennes
260 000,00 € 312 000,00 €
TOTAL 912 000,00 € 1 094 400,00 €
48
TEOM ve » e.
Le) tm POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Prévention et gestion des déchets - Intervention de Monsieur Gilles CHOURRE
10. Achat de véhicules par l'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics)
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
OBJET DIRECTION ESTIMATION HT ESTIMATION TTC
Remplacement 2
véhicules utilitaires
DCE 27 500,00 € 33 000,00 € BP
TOTAL 27 500,00 € 33 000,00 €
49
Cycle de
l’eau 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Prévention et gestion des déchets - Intervention de Monsieur Gilles CHOURRE
10. Achat de véhicules par l'UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics)
Le Bureau communautaire est invité à :
- APPROUVER la procédure autorisant une signature en amont des bons de commande sur la base d’un estimatif et par affectation budgétaire,
- AUTORISER le président à signer les bons de commande correspondants ainsi que tous les documents afférents.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 50 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Bureau communautaire
FINANCES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 51 Article Années de référence Total
6542 2019 71.75 €
Article Années de Total HT Total TTC
référence
6542 2016 - 2020 106.65 € 117.60 € 000 © Meloio ee 1 sable
COMMUNAUTÉDE COMMUN
Finances - Intervention Monsieur Jérôme PELTIER 11. Admissions en créances éteintes
Pour le budget annexe « Patrimoine économique » :
Pour le budget annexe « taxe d’enlèvement des ordures ménagères » :
Pour le budget annexe « Assainissement collectif » :
Bureau communautaire du 7 juillet 2022
Article Années de
référence
Total HT Total TTC
6542 2018 - 2019 5 755.28 € 6 906.34 €
52 000
> Mellois = æ 1: POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Finances - Intervention Monsieur Jérôme PELTIER
11. Admissions en créances éteintes
Le Bureau communautaire est invité à :
- APPROUVER les admissions en créances éteintes pour insuffisance d’actif (surendettements et liquidations judiciaires) sur les budgets annexes.
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 53 AL D
> Mellois m æ ___ tn POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMENT SE
Bureau communautaire
QUESTIONS DIVERSES
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 54 AL D
> Mellois m æ ___ tn POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMENT SE
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Information
Schéma de mutualisation
Méthodologie décembre 2021
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 55 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Définition
• Article L.5211-39-1 du CGCT : « Le Président de l’EPCI à fiscalité propre établit un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l’EPCI à fiscalité propre et ceux des communes membres. Ce rapport
prévoit un schéma de mutualisation des services à mettre en œuvre
pendant la durée du mandat. Le projet de schéma prévoit notamment
l’impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l’EPCI à
fiscalité propre et des communes concernées et sur leurs dépenses de
fonctionnement. »
• Le texte de loi est souple et laisse aux collectivités le choix de
formaliser leur rapport comme elles le souhaitent.
• Le rapport comporte deux parties : un état des lieux des ressources et une projection (le schéma).
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 56 _ …Uois æ - +" POITOU COMMUNAUTÉ DE COMMUNES
Objectifs • La mutualisation doit poursuivre des objectifs précis et lisibles
• La mutualisation doit viser à maintenir, voire améliorer la qualité du service rendu aux habitants par la Communauté et les communes membres en fonction des moyens humains et financiers qui lui seront affectés.
• La mutualisation vise à la rationalisation des dépenses publiques
• La mutualisation doit toujours intégrer dans son déploiement la notion de proximité Une Charte Qualité et Proximité, peut être annexée au schéma de mutualisation. Elle vise à prendre en compte des problématiques d’accès des services à la population qui n’auraient pas été vues lors des transferts de compétences ou des fusions (lien ici avec le projet de territoire)
• La mutualisation tient compte de l’identité communale
• La mutualisation se fait sur la base du volontariat
• La mutualisation peut être un outil servant à renforcer la solidarité communautaire (en lien avec le projet de territoire et le pacte financier et fiscal)
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 57 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Des degrés divers
• Prestations de services
• Mise à disposition d’agents
• Mise à disposition ascendante (des communes vers l’EPCI) ou descendante (de l’EPCI vers les communes) de services
• Services communs
• Transfert de compétence
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 58 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Procédure d’adoption du schéma de
mutualisation
• Avis préalable des communes membres, trois mois pour se prononcer
• Si la commune ne délibère pas, avis réputé favorable
• Délibération du conseil communautaire à l’issue
• Chaque année lors du DOB ou, à défaut, lors du vote du BP, un point doit être fait en conseil communautaire sur l’état d’avancement du schéma adopté
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 59 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
La forme du document (exemples)
• Deux parties obligatoires (bilan de l’existant, plan d’action)
• Une diversité de formes et de contenus (voir exemples)
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 60 Plan Local
d'Urbanisme
Intercommunal
et Plan Local de
l'Habitat
Projet Educatif
De Territoire
Pays d'Arts et
d'Histoire
Plan de
Paysage
Pro) et de Programme Loca
de Prévention
des Déchets
Ménagers et
Assimilés
Stratégie .__
d’attractivité territoire
économique et
touristique
Plan Climat Air
Energie
Territorial
Stratégie
Solidarités Pacte financier
et fiscal
AL .
= Mellois æ __ en POITOU
COMMAUMMUTÉ DE COMMUNES
Des interactions avec les chantiers structurants de la
collectivité
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 61
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Des mutualisations déjà concrètes
Au moins deux champs explorés:
• La mutualisation avec le CIAS, méthodologie déjà lancée en 2021, poste mutualisé DGA/DGS, groupement de commandes pour les assurances par exemple
• La mutualisation avec les communes, bilan à faire et champ à investiguer (services communs existant: instruction ADS, France services, mise à
disposition de services: Petites villes de demain, la convention cadre
pour les travaux est également une forme de mutualisation)
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 62 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Mutualisation avec le CIAS
L’étude de la mutualisation CIAS/CCMP porte sur les services supports exclusivement en raison des compétences différentes portées par les deux établissements.
La conduite de ce projet est pilotée par Christophe LAURENS, DGA CCMP et DGS CIAS
• Déjà engagée :
➢ Mutualisation du poste DGA CCMP/DGS CIAS
➢ Marchés assurance
• En cours d’étude :
➢ Mutualisation DRH :
❖ Objectifs de la mutualisation à définir
❖ Périmètre mutualisable en cours de définition
❖ Moyens à mutualiser à définir
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 63 = Mellois æ - +" POITOU
COMRAAITÉ DE DONNE
Mutualisation CIAS (suite)
• En cours d’étude :
➢ Finances :
❖ Identification de la seule mutualisation du logiciel (cf. mutualisation DSI)
➢ DSI :
❖ Périmètre mutualisable à déterminer. Les premières analyses permettent d’identifier que le périmètre de mutualisation doit être très limité en raison d’un recours compétitif (coût, réactivité) par le CIAS à un prestataire local
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 64 —— en FU OU
COMMUNAUTÉ DÉ COMMUNES
Mutualisation CIAS (suite) • En cours d’étude :
➢ Autres domaines non étudiés à ce jour :
❖ Patrimoine/garage : pertinence peu évidente sur la maintenance Bâtiments.
❖ Assemblées/Juridique : Constat pas de moyens spécialisés dédiés au CIAS. Fragilité. Une mutualisation avec la CCMP nécessiterait une charge supplémentaire pour la CCMP et un coût correspondant supplémentaire sur le CIAS
❖ Marchés et Achats publics : Pour la CCMP présence d’un juriste spécialisé mais pas d’acheteur. Pour le CIAS, présence d’un acheteur compétent. Pour le CIAS, un large recours aux centrales d’achat, voire à un AMO (alimentation), ne nécessite pas la présence permanente d’un juriste spécialisé marchés publics. L’acheteur en l’état actuel porte des compétences diverses supplémentaires (soutien à la maintenance, communication externe, etc…) ne permettant pas une mutualisation externe en l’état.
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 65 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Mutualisation avec les communes
• Suivi et pilotage
➢ Au niveau des services, chef de projet DGS, comité technique le
CODIR élargi à des secrétaires de mairie volontaires
➢ Au niveau des élus, le Comité de Pilotage, composé des VP, doit
valider chaque étape, la conférence des maires permet de recueillir
l’aval des communes
• Des temps collectifs déjà imaginés
➢ Un premier séminaire d’élus municipaux et communautaires le 5
mars 2022 dans le cadre du projet de territoire
❖ Premier recueil des besoins/attentes des communes
➢ Un séminaire secrétaires de mairie le 24 juin
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 66 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Mutualisation avec les communes
• Des groupes de travail ou instances déjà prévus ou réalisés :
➢ Dans le cadre du pacte financier et fiscal, la question du financement des mutualisations
➢ Dans le cadre du projet de territoire, séminaire de mars2022 et réunions publiques déjà réalisées
• Des groupes à créer en fonction des enjeux repérés le 5 mars et à repérer, et notamment :
➢ L’ingénierie territoriale (ingénierie de projet, ingénierie financière)
➢ Le service aux communes (informatiques, RH, marchés, finances)
➢ Ce qui sera mis en évidence ou approfondi lors du séminaire du 24 juin
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 67 à ve
æ - +" POITOU
COMMNAAITÉ DE COMMUNES
Rétroplanning général
• Objectif : adoption fin 2022
• Premier semestre : bilan, construction des hypothèses (réunion
COPIL au printemps, point en conférence des maires)
• Rédaction pendant l’été 2022
• Rentrée 2022 : arbitrage du document final par le COPIL, conférence des maires, conseils municipaux, puis conseil communautaire fin
d’année si possible.
Questions diverses - Intervention de Monsieur Frédéric PIERRE
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 68 AL D
> Mellois m æ ___ tn POITOU
COMMUNAUTÉ DE COMENT SE
Questions diverses - Intervention de Monsieur Fabrice MICHELET
Agenda des réunions
• Jeudi 8 septembre 2022 – Bureau communautaire – Salle de la Béronne (Les Arcades) à Melle
• Vendredi 9 septembre 2022 - Séminaire budgétaire – Salle des fêtes à Saint- Romans-Lès-Melle
• Jeudi 15 septembre 2022 – Conférence des maires – Maison des associations à Lorigné
• Jeudi 22 septembre 2022 – Conseil communautaire – Salle des fêtes à Celles- sur-Belle
• Samedi 24 septembre 2022 - Journée découverte des équipements communautaires – Lieu à définir
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 69 AA
> Mellois me æ ___ tn POITOU
COMAIMAUTÉ DE CONMAUNES
2 place de Strasbourg
CS 60048
79500 MELLE
T 05 49 290 290
accueil@melloisenpoitou.fr
www.melloisenpoitou.fr
Merci pour votre attention
Bureau communautaire du 7 juillet 2022 70