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unknown - Communauté de communes - Ponthieu Marquenterre - Annexe 3 DE 2024 041 subventions office de tourisme convention dobjectifs 2024 et MARPA subvention equilibre 1
Document publié le Mercredi 3 avril 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Ponthieu Marquenterre - Annexe 3 DE 2024 041 subventions office de tourisme convention dobjectifs 2024 et MARPA subvention equilibre 1)
Thèmes du document : Tourisme, Justice et droit, Consommateurs,
1
Convention d’objectifs entre la Communauté de Communes
Ponthieu Marquenterre
et
L’office de tourisme intercommunal Ponthieu Marquenterre Baie de Somme
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
- Entre la Communauté de Communes Ponthieu Marquenterre, dont le siège est fixé au 33 bis route du Crotoy – 80120 RUE – identifiée sous le numéro de SIREN - 20007093600014, représentée par son Président, Claude HERTAULT, dûment habilité à signer la présente convention par délibération du Conseil de la Communauté en date du 03 avril 2024, ci-après dénommée « la Communauté de Communes »
d’une part,
Et
- L’office de Tourisme Intercommunal Ponthieu Marquenterre Baie de Somme, association régie par la loi 1901, dont le siège social est situé 33 Bis route du Crotoy à Rue (80120), représenté par son Président, Francis LEPINE, dûment habilitée à signer la présente convention,
d’autre part,
ARTICLE 1 – OBJET
La Communauté de Communes Ponthieu Marquenterre dispose de la compétence tourisme, qui est partagée, sur le territoire. Dans le respect et la coordination des acteurs existant, et en concertation avec eux, un office de tourisme intercommunal sous le format associatif a été créé le 19 décembre 2017.
L’office de Tourisme intercommunal Ponthieu Marquenterre Baie de Somme s’est ainsi vu confier par le conseil communautaire les missions d’accueil et d’information des touristes, de promotion touristique du territoire de la Communauté de Communes Ponthieu Marquenterre, en partenariat avec toutes les institutions et organismes du tourisme au niveau local, départemental, régional et national. 2
ARTICLE 2 - MISSIONS
1) Accueil et Information
Les pratiques des visiteurs changent. Internet et les outils mobiles (smartphones et tablettes) se sont progressivement imposés comme le mode privilégié d’information des touristes. De ce fait, le contenu d’information est devenu capital à tout moment du cycle du voyageur (avant, pendant et après le séjour).
Le territoire tient à valoriser le contact humain et les rencontres. Ce positionnement passe également dans la notion d’accueil.
La gestion des flux est importante, pour un développement équilibré sur l’ensemble du territoire intercommunal.
L’enjeu de l’accueil in situ est d’orienter les flux et d’inciter à la consommation touristique sur place. C’est la qualité et la personnalisation du conseil qui sera privilégié. Parce qu’un accueil de qualité passe aussi par une information qualifiée et enrichie, l’Office s’attachera à posséder un contenu ayant du sens et en adéquation avec les valeurs du territoire.
Missions :
Répondre aux attentes personnalisées du visiteur par une information adaptée à la demande, Disposer des éditions touristiques (cartes, guides, etc.) adaptées et en assurer la distribution, Susciter ou renforcer le désir de découverte chez le visiteur : de l’information à la proposition, Faciliter le séjour et l’accès du visiteur aux produits, composants de l’offre touristique locale, Développer la consommation touristique sur le territoire,
Tenue d’un tableau de bord de la fréquentation touristique.
2) Promotion et communication :
Contexte :
L’information et la gestion de sa diffusion devient capitale pour un office, qui doit être visible et maintenir une qualité de communication pour valoriser la destination (territoire). Les collaborateurs de l’office ont ainsi été formés et doivent alimenter le système d’Information touristique permettant d’avoir des données normées et partagées.
L’image de la destination doit être maitrisée et partagée par tous les acteurs (avis des consommateurs, participation des prestataires, mutualisation entre partenaires : OT, ADT, CRT…) Orientations stratégiques pour le territoire : l’office s’oriente vers une promotion de destination (Terres et Merveilles, destination Baie de Somme) dans laquelle les atouts du territoire et les filières (terroir, patrimoine, activités de pleine nature) seront valorisés.
Les enjeux sont en priorité de renforcer la communication autour de la destination, tout en respectant l’identité territoriale, qui est essentiel au Ponthieu Marquenterre. Offrir et s’adapter aux demandes de la clientèle (courts séjours, famille,…) est un axe important. Le renforcement du e-tourisme sera également une priorité.
Missions : Appui aux professionnels du tourisme : hébergeurs, restaurateurs, transporteurs, sites, monuments, etc.
Organisation des relations presse,
Démarchage de la clientèle,
Participation aux réunions /salons professionnels,
Travail avec les secteurs limitrophes pour développer la destination. 3
3) Coordination des acteurs du tourisme
Contexte :
Il s’agit d’une mission de base d’un office de tourisme.
Or l’environnement du prestataire a changé : l’Office de tourisme n’est plus l’issue unique pour sa promotion.
La stratégie de l’Office de tourisme doit évoluer. Une nouvelle offre de services doit être pensée. Orientations stratégiques pour le territoire : l’OTI se doit d’accompagner le mieux possible les prestataires. Les objectifs recherchés sont d’améliorer l’attractivité du territoire, de partager la réflexion stratégique du développement touristique et local et de qualifier une offre structurée. L’office de tourisme a un important rôle à jouer pour mobiliser un réseau d’acteurs dans une démarche de professionnalisation collective, opérationnelle et pédagogique.
Missions :
Animation du réseau des acteurs,
Animation et coordination du réseau des Ambassadeurs du territoire,
Renforcer les liens avec l’ADT et le CRT,
Relayer la diffusion des opérations existantes vers les opérateurs du territoire, Co-animation d’opérations en partenariat,
Participation ou organisation de manifestation d’envergure intercommunale, Elaboration des produits touristiques,
Aide à la commercialisation des offres.
4) Autres missions
- Commercialisation (suite à l’obtention de l’agrément en décembre 2020). L’Office de Tourisme est chargé de mettre en place des produits touristiques tels que des visites guidées, des sorties scolaires, etc… afin de répondre aux besoins de différents publics. Il assure la commercialisation des produits touristiques qu’il conçoit ou pour le compte d’autres prestataires touristiques locaux. Pour ce faire, en vertu de l’article L211-1 du Code du tourisme, il est inscrit au registre des agents de voyage tenu par Atout France et est autorisé à commercialiser des prestations de services touristiques.
- Animation
L’Office de Tourisme mène une réflexion pour organiser une manifestation annuelle d’envergure à destination des socio-professionnels et partenaires.
Il accompagne et soutient les organisateurs d’évènements et les porteurs de projets évènementiels et culturels.
- Politique locale
L’Office de tourisme peut être consulté sur des projets d’équipements collectifs touristiques en vertu de l’article L.133-3 du code du tourisme. Il participe à la montée en qualité des services des communes.
Une feuille de route permettant d’atteindre les missions ci-avant décrites, a été validée par les instances de l’office de tourisme Intercommunal Ponthieu Marquenterre Baie de Somme. Elle figure en annexe 1, tel qu’acceptée par les parties, avec mise en avant pour 2024 des projets qui en découlent. Le budget lié est présenté en annexe 2. 4
Le financement intercommunal au titre de l’année 2024 sur les actions contractualisées se réalise au travers de la subvention.
Il est centré sur les 5 axes suivants :
- Accueil d’Excellence, avec l’application au quotidien des éléments de la marque Qualité tourisme
- Le marketing, la Promotion-Communication et l’accompagnement des partenaires, socio- professionnels
- Pôle Commercial – Développement billetterie, des boutiques et des offres Groupes - Développement des filières Nature, Bien-être, Patrimoine, Mobilité douce et développement durable
- Actions partenariales et conventionnées avec les institutions.
Ces projets, d’un total de 193 800,00€, feront l’objet d’un compte rendu spécifique.
Dans le cadre du projet de territoire, l’OTIPMBS en partenariat avec la CCPMP et d’autres structures extérieures va intervenir sur 4 fiches actions qui sont :
- Promouvoir le territoire comme une terre d’histoire et de patrimoine (Action, 1.12 et 1.12 bis)
- Développer l’accès au public au wifi (action 3.1)
- Définir les pôles de destination touristique (action 3.4)
ARTICLE 3 - ORGANISATION
Le personnel de l’office de tourisme, nommé par le conseil d’administration, est constitué d’agents de droit privé issus des associations et de personnel statutaire mis à disposition de l’association. La composition est jointe en annexe 3.
ARTICLE 4 – MODALITES DE FONCTIONNEMENT
L’objectif est d’afficher une logique de coût global pour bien mettre en avant l’ensemble des dépenses et recettes liées au fonctionnement de l’office.
Au titre des charges transférées, les communes de Quend, Pont Rémy et Rue prennent en charge les dépenses de fonctionnement (eau, électricité et chauffage). Une contractualisation bilatérale entre l’OTIPMBS et chaque commune sera établie à cet effet.
Les charges du BIT de Long sont réglées par le Syndicat Mixte Baie de Somme Trois Vallées qui est locataire de la maison éclusière.
La communauté de communes prend quant à elle en charge :
- le remboursement des salaires des agents mis à disposition par la commune de Rue pour l’accomplissement des missions décrites à l’article 2 de la présente convention (35% de deux postes, estimés à 27 254,91€)
- les traitements et charges du personnel titulaire mis à disposition (Mme Peggy DELABY, Mme Christine NOCLERE (à mi-temps)et Mme Marlène RACINE) sur la base de la convention de mise à disposition. 5
Dans une logique d’affichage de coût global, les parties s’entendent sur cette répartition ainsi résumée : (détail en annexe)
CCPM Dépenses Recettes OTIPMBS Dépenses Recettes
Salaires 3
titulaires
121 394,00 Charges
transférées
389 963,00 Frais de
fonctionne-
ment
588 358,00 Subvention 394 558,00
Remboursem
ent des 2
titulaires
(35%) Rue
27 254,91 Taxe de
séjour (61
communes
)
95 000,00 Budget
action
Recettes
externes 193 800,00
Subvention 394 558,00 Trésorerie
Contribution
PAH
33 037,00 Contribution
PAH
33 037,00 33 037,00
Clause de
revoyure
2023
30 000,00
Total : 606 243.91 Total 484 963,00 Total 621 395,00 Total 621 395,00
La subvention accordée à l'office de tourisme pour la mise en œuvre du programme d'actions et la contribution au pays d'art et d'histoire, qui sera appelée par le syndicat mixte baie de somme trois vallées, sur la base justificative de la présente convention, et exclusivement dédiée à cet objet, en application de l'article L1614-4 du CGCT pour l’année 2024 s'élève à 457 595 €. Elle sera versée en deux fois selon ce qui suit :
- après le vote du budget primitif de la CCPM, ce sera 260 316 € comprenant : 50% de la subvention 2024 soit 197 279 €, ainsi que la contribution PAH d’un montant de 33 037 € et enfin, pour clôturer le sujet, les 30 000€ dits de clause de revoyure 2023, et ce au plus tard le 20 avril 2024,
- le solde, soit 197 279 € sur production :
du rapport d’activités de l’année précédente,
de l’état des comptes certifiés par le commissaire aux comptes,
au second semestre 2024, après rencontre et échange entre les parties sur l’avancée du plan d’action.
ARTICLE 5 – PRODUCTION DE JUSTIFICATIFS
L’OTIPMBS s’engage à fournir dans le mois suivant la présentation en conseil d’administration les documents ci-après :
- les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes
- le rapport annuel d’activités de l’association
- le compte rendu financier : ce document retrace de façon fiable l’emploi des fonds alloués pour l’exécution des obligations et accompagné d’un compte rendu quantitatif et qualitatif du programme d’actions. 6
ARTICLE 6 - DUREE
La présente convention est conclue pour une durée d’un an et renouvelable expressément au moins 3 mois avant son terme.
ARTICLE 7 – CONTROLE
La CCPM contrôlera annuellement et à l’issue de la convention, que la contribution financière n’excède pas le coût de la mise en œuvre du service. L’association s’engage à faciliter l’accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle.
Article 8 – Sanctions
En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard des conditions d’exécution de la convention par l’association sans l’accord écrit de la CCPM, celle-ci peut respectivement exiger le versement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par l’association et avoir préalablement entendu ses représentants.
ARTICLE 9 – MODIFICATIONS, RESILIATION ET LITIGES
Toute modification reste possible par avenant à l'initiative de l'une ou l'autre des parties pour la bonne réalisation de leur accord.
La réalisation de la présente convention est possible par l’une ou l’autre partie par lettre recommandée avec AR avec un préavis de deux mois.
Pour tout litige qui pourrait naître entre les parties quant à l'interprétation qu'à l'exécution de la présente convention, les parties s'obligent préalablement à toute instance de trouver un accord amiable.
Dans le cas où aucune conciliation ne pourrait intervenir, les parties font d'ores et déjà attribution de juridiction aux Tribunaux compétents.
Fait à Rue, le ………..
Cet accord comporte … pages
En deux exemplaires originaux
Le Président de la Communauté Le Président de l’office de tourisme Intercommunal de Communes Ponthieu Marquenterre Ponthieu Marquenterre Baie de Somme Monsieur Claude HERTAULT Monsieur Francis LEPINE