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Acte - 17B Annexe Acte dengagement
Document publié le Vendredi 18 août 2023 par la commune de Lens.
Lien du pdf (Acte - 17B Annexe Acte dengagement)
Thèmes du document : Consommateurs, Données personnelles, Assurance,
Ville et CCAS de LENS
Numéro de la
procédure : PS23037
DOSSIER D'OFFRE (acte d'engagement)
PROLONGATION AU 18 aout 2023
suite aux précisions apportées dans le cadre du maintien du RI.
Pouvoir adjudicateur :
Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Sociale
« CCAS » de Lens)
Mairie de Lens
17bis, place Jean Jaurès
62300 Lens
Objet de la
consultation :
Renouvellement d'une convention de participation « prévoyance » pour les agents de la Ville
et du CCAS de Lens
Procédure :
APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE passé en application des dispositions du Décret n° 2011-
1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités et de leurs établissements
publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents.
Allotissement : 1 lot
UNIQUE Renouvellement d’une convention de participation « prévoyance » pour les agents de la Ville et du CCAS de LENS
INTITULE Code C.P.V.
66512000-2
DOSSIER D'OFFRE - 2023 1/16 Ville et CCAS de LENS
ARTICLE 1 : ENGAGEMENT DU SOUMISSIONNAIRE
Je soussigné,
Identification professionnelle du signataire du Dossier d'offre :
Nom / prénom : VIALA Xavier
Fonctions au sein de la
personne morale : Directeur Général
SIRET: 422 092 817 000 28
Représentant la personnemorale
signataire suivante : Collecteam
Identification des opérateurs exécutant le contrat :
Si groupement, identité du mandataire
du groupement : Collecteam
Intermédiaire :
| Dénomination : Collecteam
‘13 Rue Croquechâtaigne | Adresse URL
SIRET : 422 092 817 00028
| Est-il membre du groupement : R OUI/ [1 NON
ORIAS :
BP 30064-45380 LA CHAPELLE SAINT MESMIN
” j07 005 898
Organisme porteur
du risque n°1 :
el que figurant sur là
fiche info organisme
porteur
Stade candidature
transmise à
Dénomination : lALLIANZ VIE
1 Cours Michelet - CS 30051
92076 PARIS LA DEFENSE CEDEX
Tel :01.44.86.20.00
Adresse URL
Si groupement : coassurance : D QUI/ H NON - si oui % du risque :
Si groupement, risque porté et rôle dans le groupement : PORTEUR DE RISQUE
Apériteur: OJ OUI / O NON
Organisme porteur
du risque n°2:
Tel que figurant sur la
fiche info organisme
porteur Iransmise a
stade candidature
Dénomination :
Adresse URL
Si groupement: coassurance : [ OÙ / E3 NON - si oui % du risque :
Si groupement, risque porté et rôle dans le groupement :
Apériteur: Ü OUI / Ü NON
Organisme porteur
du risque n°3 :
Teil que fiqurant sur là
fiche int roanisme
porteur transrmuse à
stade candidature
Dénomination :
Adresse URL
Si groupement : coassurance : [J OUI/ [1 NON - si oui % du risque :
Si groupement, risque porté et rôle dans le groupement :
Apériteur: C OUI / [I NON
Autre :
Dénomination :
Adresse URL
DOSSIER D'OFFRE - 2023 2/16 Ville et CCAS de LENS
TT 7
SIRET : Sous-traitant : DO QUI / Ü NON - si oui voir article 2 ci-après
Préciser les missions de
l'opérateur :
- après avoir pris connaissance de l'ensemble des pièces de cette procédure visée en objet, et notamment du cahier des
clauses particulières (C.C.P.) et de ses annexes,
- après avoir fourni les pièces prévues par le règlement de la consultation,
- atteste que les informations de(s) la fiche(s) info organisme porteur transmise avec la candidature sont toujours valables,
- M'ÉNGAGE ou ENGAGE les membres du groupement / l'entreprise dont je suis mandataire, conformément aux
conditions, clauses et prescriptions mentionnées au Cahier des Clauses Particulières assorties, si elles existent, des réserves
et/ou observations formulées à l'appui de mon offre, à exécuter les prestations dans les conditions ci-après définies.
ARTICLE 2 : TARIFICATION
L'ensemble des services à exécuter au titre de ce dossier d'offre sera rémunéré selon les modalités définies sur la fiche de
tarification constituant l'annexe n°1 du présent document.
Les taux de cotisations indiqués sur la fiche de tarification s'entendent tous compris : taxes, frais de gestion, commissions,
droits d'adhésion sauf indication expresse contraire du soumissionnaire. Ils sont fermes,
La cotisation est recalculée chaque année sur la base des éléments techniques actualisés servant d'assiette de cotisation
(rémunération), Cette mise à jour s'effectue chaque année à l'initiative du titulaire du contrat.
Aucune autre cause d'évolution de la cotisation ne peut être appliquée. Cependant, il est expressément convenu que
toute évolution de la fiscalité sera applicable au contrat.
Déclaration de sous-traitance :
Recours à la sous-traitance : [ OUI / & NON - si OU! joindre obligatoirement en annexe un formulaire DC4 par sous-
traitant.
Dans l'affirmative, chaque DC4 annexé au présent dossier d'offre indique la nature et le montant des prestations que
j'envisage (ou nous envisageons) de faire exécuter par chaque sous-traitant payé directement, le nom de chaque
sous-traitant et les conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance.
Le montant des prestations sous-traitées indiqué dans chaque annexe constitue le montant maximal de la créance que
chaque sous-traitant concerné pourra présenter en nantissement ou céder.
Chaque annexe constitue une demande d'acceptation du sous-traitant concerné et d'agrément des conditions de
paiement du contrat de sous-traitance, demande qui est réputée prendre effet à la date de notification du contrat.
Cette notification est réputée emporter acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement du
contrat de sous-traitance.
Le montant total des prestations dont la sous-traitance est envisagée conformément à ces annexes est de :
Montant : € HT soit : € TIC
DOSSIER D'OFFRE - 2023 3/16 Ville et CCAS de LENS
ARTICLE 3 : DUREE DE LA CONVENTION
La convention est conclue à compter du Ler janvier 2024 à 00 h pour une durée de 6 années.
En application du décret 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents, celle-ci peut être prorogée sur demande de la Ville et du CCAS de LENS par voie d’avenant pour des motifs d'intérêt général, pour une durée ne pouvant excéder un an.
Outre les conditions prévues au Code des Assurances modifiées le cas échéant par les dispositions ci-après, le contrat est
résiliable annuellement à l'échéance (1° janvier) moyennant un préavis dont la durée est fixée par le C.C.P.
L'assureur renonce à la faculté de résiliation du contrat pour sinistre prévue par le Code des assurances, en dehors de la
résiliation annuelle à l'échéance et sous réserve du respect du préavis de 6 mois.
PVR EC TN EVENTS
La Ville et le CCAS se libèreront des sommes dues au titre de Ia convention de participation auprès de l'organisme
d'assurance titulaire qui porte et provisionne le risque (sauf mandat autorisant la Ville à effectuer les paiements
directement au mandataire) en faisant porter le montant au crédit du compte suivant :
“Partie réservée au destinataire du relevé
TE RÉLEVE D'IDENTILE BANCAIRE
Ce relevé est destiné à être remis. sur leur demande. à vos créanciers ou débiteurs. français ou étrangers. appelés à faire inscrire des opérations à votre compte (Virement. paiements de quittances, etc …). This statement is intended to be delivered to those of your creditors or debitors who have transactions posted io your account (credit tranferts, invoice payments. etc …).
Identifiant national de compte bancaire - RIB Domiciliation (Agence de gestion) Code Banque Code guichet Numéro de compte CxRIB | [| ]
30002 [| 07620 | 0000466221K Ï 89 | | LCE BANQUE DES INSTITUTIONNELS | Identifiant international de compte bancaire Identifiant Intemational de l'établissement bancaire IBAN (liternétional Benk Account Number) BIC (Bank ideunifer Code}. Adresse SWIFT | FR72 3000 2076 2000 0046 6221 K89 | RS — Titulaire du compte : COLLECTEAM
Account owner 13 RUE CROQUECHATAIGNE
45380 LA CHAPELLE SAINT MESMIN COMPTE EN EUR
CREDIT LYONNAIS - S.A AU CAPITAL DE 1.783.748.646 EUROS - BANQUE INSCRITE - RCS LYON B 954 509 741
L'état de paiement devra détailler les prix unitaires de la convention de participation, et l'assiette de cotisation utilisée
afin de permettre une vérification de la quittance. A défaut de la fourniture de ces éléments détaillés, le délai de paiement
ne commencera pas à courir (sous réserve de notification d'impossibilité de paiement motivée par la Ville et le CCAS au
de l'organisme d'assurance titulaire). Il en est de même si la Ville et 1e CCAS sont dans l'impossibilité de payer par la faute
du titulaire de la convention de participation.
L'organisme d'assurance titulaire renon
L'organisme d'assurance titulaire s'engage à délivrer une quittance spécifique à là demande de la Ville et du CCAS.
Dispositions applicables en matière de facturation électronique :
Le dépôt, la transmission et la réception des avis de paiement sont effectués exclusivement sur le portail de facturation
Chorus Pro conformément à la législation en vigueur. Les entreprises s'inscrivent et accèdent à la solution Chorus Pro par
internet, à l'adresse suivante : https://chorus.pro.qouv.fr Lorsqu'une facture est transmise en dehors de ce portail, la Ville
la rejettera après avoir rappelé cette obligation à l'émetteur et l'avoir invité à s'y conformer.
Le dépôt sur la solution gratuite de facturation Chorus Pro, nécessite notamment :
e le numéro SIRET du pouvoir adjudicateur :
La date de réception d'une demande de paiement transmise par voie électronique correspond à la date de notification
du message électronique informant la Ville et le CCAS de la mise à disposition de l'avis de paiement sur le portail
defacturation (ou, le cas échéant, à la date d'horodatage de l’avis de paiement par le système d'information budgétaire
et comptable de l'Etat pour un avis de paiement transmise par échange de données informatisé).
L'attention des sournissionnaires est attirée sur le fait que les avis de paiements qui ne respectent pas ces règles seront
systématiquement retournées.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 4/16 Ville et CCAS de LENS
ARTICLE 5 : ORDRE DE PRIORITE DES PIECES CONTRACTUELLES - ENGAGEMENT DU SOUMISSIONNAIRE
Les documents contractuels énumérés ci-dessous sont classés par ordre de priorité décroissante :
1. Le présent Dossier d'offre (AE) et ses annexes dont la note de réserves si formulées.
2. Le Cahier des Clauses Particulières (C.C.P.) : l'ensemble des dispositions du cahier des clauses particulières
constitue les conventions particulières à la convention de participation. Ces dispositions dérogent à toutes les
conditions d'assurance (générales, particulières, spéciales...) émises par l'organisme d'assurance titulaire dans le
cadre du présent contrat et s’appliqueront par conséquent en priorité. Toutefois, dans le cas où les conditions de
l'organisme d'assurance titulaire comporteraient des dispositions plus favorables aux intérêts de l'assuré, leur
application reprendrait un caractère prioritaire qui aura été actée par une mise au point avant notification.
3. Les textes de l'organisme d'assurance titulaire (conditions générales, conditions particulières...) complétés, ou à défaut, par les dispositions du Code des assurances/ Code de la mutualité ;
Je soussigné, XAVIER VIALA
représentant la société : COLLECTEAM
agissant en qualité d'assureur-/apériteur/ intermédiaire mandaté (Rayer la mention inutile)
accepte de garantir la Ville et le CCAS de Lens pour les risques objet du présent dossier d'offre et selon les garanties
retenues par ce dernier à compter du :{1e' janvier 2024 à 0 h}
En outre, je m'engage :
-à ne pas tenir compte de la dégradation éventuelle de la sinistralité entre l'engagement de la présente
consultation et la date de prise d'effet de la convention.
- à délivrer dans les dix jours de l'accord qui me sera notifié un accusé réception de la notification
indiquant le numéro du contrat ainsi que toutes informations pratiques pour sa mise en œuvre (si le titulaire
émet une note de couverture il est informé qu'elle ne sera pas signée par le pouvoir adjudicateur) ;
- j'atteste que l'organisme ou le groupement qui porte et provisionne les risques dispose des agréments utiles à la
couverture de l'ensemble des garanties objet du contrat auquel il soumissionne ;
En signant cette offre, le soumissionnaire s'engage à respecter la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique,
aux fichiers et aux libertés, modifiée ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 « RGPD ».
Je confirme accepter les dispositions du cahier des clauses particulières dans les conditions suivantes :
1 / J'accepte les termes du cahier des clauses particulières, dont j'ai pris connaissance et qui prévaudront,
sauf dispositions plus favorables, sur toutes dispositions contraires figurant dans les documents émanant du titulaire.
ou
[ 2 / Je n'accepte que partiellement les conditions définies par le cahier des clauses particulières et je liste les points de divergences sur une note de réserves en annexe 2A (impérativement).
NB : Si l’une des cases ci-dessus n'est pas cochée, le soumissionnaire est réputé accepter intégralement les dispositions du cahier des clauses particulières (case n°1).
DOSSIER D'OFFRE - 2023 5/16 Ville et CCAS de LENS
Important : Il est rappelé aux candidats que les réserves formulées doivent être précises et limitées. Elles devront être listées
dans un document annexé au présent dossier d'offre. La modification de l'ordre de priorité des documents contractuels
défini à l'article 5, le rejet total des dispositions du cahier des clauses particulières ou la formulation de réserves
significatives en modifiant les principales caractéristiques entraînera l'irrégularité de l'offre.
A noter : Le refus du préavis de 6 mois par le candidat entraine l'irrégularité de l'offre,
- L
Fait en un seul original, à La Chapelle Saint Mesmin |
le 16/08/2023 |
Signature / identité et fonction du signataire et cachet de l’entreprise |
L
A compléter par le soumissionnaire - Personne à contacter pour demande de précisions sur l'offre s'il y a lieu :
NOM / prénom : Léopold BUDOR
Tél,: 02.36.56.01.85
Courriel: ]Jbudor@collecteam.fr
DOSSIER D'OFFRE - 2023 6/16 Ville et CCAS de LENS
ACCEPTATION DE L'OFFRE PAR LE POUVOIR ADJUDICATEUR :
La présente proposition est acceptée pour valoir acte d'engagement incluant l'ensemble des documents que le soumissionnaire a transmis dans son offre ainsi que les documents du dossier de consultation.
0 Solution de Base (incapacité / invalidité / décès - garanties mentionnées à l'article 3 du CCP)
(1 PSE - Garantie Perte de Retraite
À ,le
Signature du représentant du pouvoir adjudicateur :
#signature#t
Réservé au pouvoir adjudicateur
Détail des garanties retenues / cotisations HT et TTC / assiette /
DOSSIER D'OFFRE - 2023 7/16 Ville et CCAS de LENS
Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Sociale « CCAS » de Lens)
Renouvellement d'une convention de participation « prévoyance » pour les
agents de la Ville et du CCAS de LENS
FICHES DE TARFICATION
Pouvoir adjudicateur :
Objet de la consultation :
Dossier d'offre - annexe n°1 :
Signature du soumissionnaire :
Fait à :La chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
INDIQUER FRAIS DE GESTION : 10%
TAUX DE COTISATIONS :
TAUX DE COTISATION
TRAITEMENT DE REFERENCE : TI + NBI + RI (dont taxes, frais de gestion et divers frais)
INCAPACITE
SOLUTION DE 95 % du traitement ou salaire de référence mensuel net à compter 15 50/ BASE du passage à demi-traitement. r 0
INVALIDITE
SOLUTION DE 95 % du traitement ou salaire de référence mensuel net à compter BASE du passage en invalidité.
SOLUTION DE 100 % du traitement ou salaire de référence annuel net.
FASE _ 0,20%
PERTE DE RETRAITE
PRESTATION | FACULTATIF POUR L'AGENT. Rentre viagère au membre participant en SUPPLEMENTAIRE EVENTUELLE cas de perte de retraite. +0 , 85%
ENGAGEMENT TARIFAIRE :
Pérennité tarifaire (sauf en cas de non-paiement des primes ou de retrait d'agrément. (sur 10 points),
Article
concerné Position
L'organisme d'assurance accepte de ne pas
majorer es taux de prime unitaire et .
Re parallèlement de ne pas résilier le contrat durant dE oui (I ) non (D ) 2
2 ans
L'organisme d'’assurance accepte de ne pas
majorer les taux de prime unitaire et | ENGABEMENT.2 parallèlement de ne pas résilier le contrat durant sn oui( @) non () 7
3 ans
L'organisme d'assurance accepte de ne pas
majorer les taux de prime unitaire et .
J'pes 2i ME parallèlement de ne pas résilier le contrat durant rest oui( }non( EH) 10 4 ans
DOSSIER D'OFFRE - 2023 8/16 Ville et CCAS de LENS
Pouvoir adjudicateur : Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Sociale « CCAS » de Lens)
Obiet de la consultation : Renouvellement d’une convention de participation « prévoyance » pour les
) " | agents de la Ville et du CCAS de LENS
RES eno2a : APEQUATION DES GARANTES / RESPECT DU CAHIER DES CHARGES RAPPORTÉES AU NIVEAU ÉCRIN ER DE TARIF PROPOSE» (NOTE DE RESERVES)
Signature du soumissionnaire :
Fait à : La chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
Le soumissionnaire liste ci-dessous les réserves / observations sauf acceptation intégrale des dispositions du cahier des
clauses particulières,
À défaut de les lister ci-dessous, le soumissionnaire déclare joindre une note de réserves : C]
DOSSIER D'OFFRE - 2023 9/16 Ville et CCAS de LENS
nn a . | Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Pouvoir adjudicateur: Sociale « CCAS » de Lens)
Renouvellement d’une convention de participation « prévoyance » pour les
agents de la Ville et du CCAS de LENS Objet de la consultation :
Dossier d'offre - annexe n°28 : DEGRE EFFECTIF DE SOLIDARITE ENTRE LES ADHERENTS
Signature du soumissionnaire :
Fait à :La chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
Le candidat joindra impérativement :
Sur la base des deux hypothèses d'adhésions (adhésion totale et adhésion partielle), sous forme de tableau, le calcul des prévisions de :
> Sur la base des deux hypothèses d'adhésions (adhésion totale et adhésion partielle selon prévisions établies par le candidat, une note (concrétisée par_ un tableau) consignant les montants prévisionnels de transfert intergénérationnel égal à la somme des écarts constatés, pour chacun des adhérents d'un âge supérieur à 50 ans, entre les prestations versées et les cotisations correspondantes.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 10/16 Ville et CCAS de LENS
Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Sociale « CCAS » de Lens)
Renouvellement d’une convention de participation « prévoyance » pour les
agents de la Ville et du CCAS de LENS
Pouvoir adjudicateur :
Objet de la consultation :
Dossier d'offre - annexe n°2C : MAITRISE FINANCIERE DU DISPOSITIF
Signature du soumissionnaire :
Fait à :La chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
Le candidat joindra impérativement :
> Une note décrivant la politique de développement et les prévisions d'adhésions envisagées sur la durée totale de la convention.
> Pour les 5 premiers exercices comptables de la convention, les comptes de résultats prévisionnels des opérations concernées sur la base de 2 hypothèses comparées : = L'ensemble de la population éligible adhère au dispositif ;
" Seuls les agents envisagés selon les prévisions d'adhésion, adhèrent au dispositif.
> Une projection sur la durée totale de la convention de l'équilibre technique des opérations concernées, sur la base des hypothèses retenues concernant les évolutions des tarifs prévues dans les offres.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 11/16 Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre
Communal ActionSociale « CCAS » de Lens)
Renouvellement d’une convention de participation «
prévoyance » pour les
agents de la Ville et du CCAS de LENS
Pouvoir adjudicateur :
Objet de la consultation :
MOYENS DESTINES A ASSURER UNE COUVERTURE EFFECTIVE DES PLUS Dossier d'offre - annexe n°2D : AGES ET DES PLUS EXPOSES
Signature du soumissionnaire :
Fait à : La chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
Le candidat joindra impérativement :
> Une note décrivant les moyens qu'il envisage de mettre en œuvre pour assurer
la couverture desplus âgés et des plus exposés aux risques :
o Thèmes de sensibilisation spécifiques,
o Prévention adaptée.
Important : La note devra être explicite pour cette population en regard des prestations
annexes(prévention etc.) sollicitées au titre de la note de gestion (annexe 2E)
Le décret n°2011-1474 du 8 novembre 2011 impose que les régimes sociaux complémentaires proposés aux agents de la fonction publique territoriale intègrent des moyens destinés à assurer une couverture effective des plus âgés et des plus exposés aux risques. C'est pourquoi, nous mettons en œuvre dès l’adhésion des conditions d'admission très souples et non discriminantes, associées à une campagne de communication adaptée à tous les publics, notamment à travers des actions de prévention et un accompagnement fort de nos adhérents, pendant toute là durée de la convention.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 12/16 DES CONDITIONS D’ADHESION SOUPLES ET NON DISCRIMINANTES
Afin d'assurer une couverture effective des populations les plus exposées aux risques, nous
encourageons leur adhésion :
> Quels que soient son statut (stagiaire, titulaire, contractuel,
…), Son âge, son sexe, son ancienneté, son état de santé, tout
agent actif a droit aux mêmes garanties et bénéficie du même Pasde taux de cotisation, qURRIe : = 2 Sr £ ” médical à > Pas de questionnaire de santé à l'adhésion, ni pendant l'adhésion. toute la durée de la convention, Pas de délai > Pas d'âge limite à l'adhésion de carence. > Pas de délai de carence à l'adhésion, ni pendant toute la cn durée de la convention,
> Une cotisation proportionnelle au salaire.
A travers ces différents leviers, notre offre exclut toute discrimination entre les agents.
Ces éléments permettent ainsi aux agents plus âgés, ou en situation de précarité tant en termes de santé que financière, de bénéficier d'une couverture prévoyance à laquelle ils ne pourraient pas avoir accès individuellement
UNE ECOUTE ET UNE INFORMATION PERSONNALISEE
Afin d'assurer le meilleur niveau d’information sur les garanties proposées, nous mettons en place différents canaux de communication en vue de toucher tous les agents et de favoriser au maximum les adhésions, pour assurer une meilleure mutualisation du risque.
DES REUNIONS D'INFORMATION
A la mise en place du contrat, mais aussi tout le long de la convention de participation, nous
organisons des réunions d'information régulières, suivies de permanences, destinées à échanger sur les problématiques individuelles.
C'est pourquoi nous préconisons pour la mise en place de la convention de participation la réalisation d'au moins 15 réunions d’information.
UNE LIGNE TELEPHONIQUE DEDIEE A VOS AGENTS
Dès que la communication auprès de vos agents est initiée, Collecteam met à votre disposition une ligne téléphonique dédiée.
Véritable relais de l’équipe commerciale, notre centre de relation client s'engage sur :
- Une équipe de permanents spécialisés dans les garanties prévoyance et santé et formée aux spécificités de la Fonction Publique Territoriale,
> Un numéro qui reste en service pendant toute la durée de la Convention de
Participation,
> Une attente maximale de 2 minutes (un rappel sous 48 h en cas de forte affluence),
> Une expérience forte : plus de 90 000 appels d’agents territoriaux traités chaque année.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 13/16 Nos conseillers sont en liaison permanente avec votre chargé d'affaires et sont habilités à répondre à toutes les questions (explications et comparatifs de garanties, simulation de cotisation, accompagnement pour adhérer..), Ils prennent le temps nécessaire à là prise en charge de chaque appel avec pour seule règle : la satisfaction de vos agents.
fl,
f NN
Numéro non inférieure à Taux de décroché | surtaxé 20 secondes 97 % Ke À en moyenne
TT
DES PERMANENCES SUR SITE
En fonction des métiers, il est parfois difficile de toucher tous les agents lors des réunions d'information. En proposant des permanences sur vos différents sites, nous souhaitons favoriser l’accès de tous au contrat proposé par votre collectivité. Ces permanences permettent de répondre aux problématiques individuelles de vos agents.
DES ACTIONS DE PREVENTION EN FAVEUR DES PLUS EXPOSES AUX RISQUES
Nos actions sur le terrain sont complétées efficacement par la politique de prévention développée par notre partenaire : ALLIANZ.
Les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de performance de la collectivité se dégradent (absentéisme, turn-over, problème de santé au travail...) ce qui se traduit par un allongement des délais de congés maladie menant à une augmentation des coûts de prévoyance et santé ainsi qu'à une perturbation du fonctionnement normal de la collectivité.
C'est pourquoi, nous vous proposons trois types d'accompagnement :
ACCOMPAGNEMENT PSYCHOLOGIQUE DES AGENTS
Un individu au cours de sa vie peut avoir besoin d'être écouté et accompagné pour dépasser des situations personnelles ou
* professionnelles difficiles : nous proposons une plateforme d'accueil d'écoute et de soutien par téléphone (24h/24 et 7j/7) constituée de psychologues à l'écoute des agents (Numéro vert appel gratuit depuis s Lg un poste fixe) et des accompagnements en face en face avec des psychologues de proximité de notre réseau.
INTERVENTION POST-TRAUMATIQUE
Un évènement traumatique (braquage, accident, catastrophe naturelle, décès) peut avoir des répercussions psychologiques sur les agents qui en sont témoins où victimes, nous accompagnons les managers et leurs équipes dans la gestion de ces situations par un débriefing psychologique individuel ou de groupe.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 14/16 Les effets recherchés sont :
Limiter les Prévenir
impacts l' absentéism
émotionnels
Permettre
aux équipes
de retrouver
leur capacité
de travail
COACHING DES MANAGERS
Les managers doivent gérer au quotidien des situations relationnelles complexes ou des situations de crise, c'est pourquoi nous les aidons rapidement et de façon confidentielle par
téléphone à :
> prendre de la distance par rapport à l'événement,
> décrypter la problématique,
> limiter les impacts émotionnels et permettre aux équipes de retrouver leurs capacités
de travail,
> construire un plan d'action à court terme,
> prévenir l'absentéisme.
RETOUR A LA SANTE ET A LA VIE ACTIVE
Un agent en arrêt de travail peut avoir besoin d’être soutenu et accompagné pour retrouver
un état fonctionnel (psychologique et physique) et réintégrer la vie active dans les meilleures conditions, nous lui proposons, sur la base du volontariat, un service de réadaptation au travers d'un accompagnement :
> psychosocial,
> physique,
> professionnel,
Nous facilitons la reprise d’activité par des actions concertées entre le agent et son milieu professionnel.
Cette prestation fait l'objet d’une tarification spécifique à ajouter au tarif de base,
FORMATIONS
Un management performant repose sur la connaissance de la psychologie humaine et une
approche systémique de l’environnement de travail,
Notre gamme de formations vous offre des réponses concrètes aux situations managériales :
> Renforcée par des formations élaborées avec vous et pour vous,
> Complétée par des outils de nouvelle génération de type E-learning.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 15/16 Quelques exemples de modules de formation :
Gestion du stress
Gestion de l'absentéisme
Risques psychosociaux
Management
Accompagnement des seniors
4
VVV OV
Nous avons conçu des programmes de formation en entreprise pour les agents et managers pour notamment fournir aux responsables d'équipe des outils pratiques et des solutions
concrètes dans le but d'améliorer la productivité et de réduire l’absentéisme.
Nos sessions sont axées sur une meilleure pratique managériale permettant d'améliorer le bien-être des agents et l'ambiance de travail.
Cette prestation fait l’objet d'une tarification spécifique à ajouter au tarif de base.
ADPS (ASSOCIATIONS DE PREVOYANCE SANTE)
Les ADPS sont des associations régionales régies par la loi 1901. Au nombre de 20, elles sont
administrées par les assurés santé eux-mêmes.
Créées à l'initiative d'Allianz il y plus de 40 ans, les ADPS regroupent aujourd'hui près d'un million de bénéficiaires de contrats d'assurance complémentaire santé individuelle Allianz.
Elles exercent 3 missions :
- En priorité, elles viennent en aide financièrement à leurs adhérents aux ressources modestes, en difficulté (reste à charge trop important après remboursement des soins par la Sécurité Sociale et par l'assurance santé complémentaire, impossibilité temporaire de régler une partie de leur cotisation d'assurance santé, parfois soins non pris en charge par la Sécurité Sociale..….).
- Ensuite elles accompagnent des projets à caractère sanitaire et social, dans leur région en accordant des dons à des associations locales. Ces projets ont pour objectif notamment de faciliter l'accès à des traitements médicaux spécifiques, à aider dans leur quotidien des personnes malades, handicapées, dépendantes et leurs familles.
- Enfin, elles développent l'information et la prévention en matière de santé à travers :
> Un journal pour les adhérents santé : « Echos Santé », qui paraît 3 fois par an,
> Un site « Nutrition, Plaisir et Santé » accessible aux assurés, adhérents ADPS, accessible à travers le site www.allianz.fr,
> Des actions ponctuelles de prévention santé. Par exemple, les ADPS ont adressé un mailing aux assurés santé âgés de plus de 35 ans, pour leur proposer de consulter un cardiologue, la consultation étant prise en charge par Allianz.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 16/16 Ville de LENS (coordonnateur pour le groupement Ville — Centre Communal Action Sociale « CCAS » de Lens)
Renouvellement d'une convention de participation « prévoyance » pour les
agents de la Ville et du CCAS de LENS
Pouvoir adjudicateur :
Objet de la consultation :
Dossier d'offre - annexe n°2E : NOTE DE GESTION
Signature du soumissionnaire :
Fait à :La Chapelle Saint Mesmin
Le : 16/08/2023
ORGANISATION DES LIENS
interlocuteurs dédiés :
©o Gestion commerciale du contrat :
Nom Léopold BUDOR
Fonction Chargé d'Affaires
Coordonnées Email : Ibudor@collecteam.fr
Diplôme Master en droit public et
Expérience : » accompagnement à la décision professionnelle
o Gestion des prestations/recouvrement :
identité :
Fonction :
Coordonnées :
LE SUIVI CONCERNANT LA GESTION DU CONTRAT PREVOYANCE
Traitement des cotisations, règlement des prestations, mise en œuvre des prestations complémentaires
(contrôle médical, recours contre tiers responsable, statistiques d’absentéisme, etc.)
Nom : Jackie ROYER
Fonction : Directrice Gestion
Coordonnées : Mail : jroyer@collecteam.fr
DOSSIER D'OFFRE - 2023 17/16 Acceptation de l'assureur d'une réunion de travail annuelle avec étude qualitative, quantitative et financière du contrat (àpartir du compte de résultats) dans les locaux du souscripteur : 0 OUI D NON
DES OUTILS D'AIDE A LA DECISION
L'efficacité de toute démarche de pilotage des régimes de protection sociale repose nécessairement sur une connaissance et une analyse objective de la situation.
Afin de réussir cette étape préalable indispensable, Collecteam transmet chaque année deux types d'outils pour l'ensemble de ses clients :
' . . | C9 cotecte_am
> Un rapport complet concernant les résultats techniques afin |
d’avoir une vision claire et précise sur l'économie générale des régimes
> Un dossier statistiques permettant une analyse précise de
l'absentéisme (fréquence, gravité, exposition des arrêts, etc.). Cet ab: —e outil d’analyse permet d'identifier la nature de l’absentéisme observé, 7" d’en hiérarchiser les principales causes et ainsi initier des actions de prévention adaptées. on agi E
UN ACCOMPAGNEMENT PERMANENT VIS-A-VIS DE L'ORGANISME ASSUREUR
Collecteam vous assiste très largement sur tous les aspects assurantiels des différentes couvertures souscrites et plus particulièrement dans les domaines suivants :
> la vérification de la conformité de l'ensemble des éléments contractuels par rapport aux termes de votre cahier des charges,
> l'établissement des résultats techniques par régime et le contrôle strict du provisionnement constitué,
> la négociation et la finalisation d'éventuels aménagements souhaités concernant le niveau des garanties, la structure des cotisations, etc.
UNE ADAPTATION PERMANENTE DES REGIMES
Vous êtes le garant de la bonne protection de vos agents, et vos régimes de prévoyance doivent évoluer et intégrer les mutations auxquelles vous êtes confrontés (démographie, changement de statut, fusion, évolution de la législation, politique de souscription des assureurs, etc.).
Il est donc essentiel d'assurer un suivi et une adaptation régulière des contrats en place. Chaque année, Collecteam restitue un bilan des différentes composantes du contrat, tant auprès des
Directions des Ressources Humaines que des partenaires sociaux, comprenant notamment :
Un accompagnement en
matière d'évolution des
couvertures.
Des projections tarifaires en
fonction de l'analyse de la
sinistralité observée.
Visites régulières au sein de
vos structures. NQ
Des supports de
communication adaptés.
Une veille juridique
permanente.
Des suggestions de
prévention du risque.
La communication d'un TT
bilan global de gestion.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 18/16 LE RECOUVREMENT DES DOMMAGES FINANCIERS
En cas de sinistres importants mettant en cause un tiers responsable, Collecteam vous permet de récupérer tout ou partie du préjudice financier subi par votre organisme (maintien de salaire y compris en franchise, charges patronales, etc.) à la suite d'un accident corporel mettant en cause une tierce personne identifiée.
Les sommes ainsi récupérées viennent en déduction des prestations versées au cours de l'exercice, ce qui
a pour effet de contribuer à pérenniser les conditions tarifaires de votre contrat.
Le service recours de Collecteam vous décharge complètement de l’ensemble de ces démarches,
souvent longues et complexes.
Envoi du compte de résultats détaillé fin avril de chaque année : © OUI D NON
Détailler le compte de résultats et les outils d'analyse (spécimen et note additive peuvent être fournies) : Collecteam s'engage à présenter les comptes de résultats prévoyance auprès des services ressources
humaines et du comité d'entreprise fin avril de chaque année.
Toutefois, s'agissant d’un régime de prévoyance, la date d'arrêt des comptes de résultats est primordiale pour le calcul des provisions mathématiques. La présentation des comptes le premier semestre oblige l'assureur à arrêter ses comptes au 31 décembre de l'exercice en cours, si bien qu'il n’a pas suffisamment de recul par rapport aux arrêts de travail en cours, ce qui maximise les provisions techniques et peut dégrader le rapport sinistre / prime.
Une présentation dans le courant du second semestre est donc préférable.
Un modèle de compte de résultat et de statistiques d'absentéismes sont joints à notre offre en
annexe.
Possibilité d’une rencontre annuelle dans les locaux du souscripteur, hors réunion de présentation des comptes de
résultats (formation /information à destination des gestionnaires exemple : formation extranet), [IR OUI OI NON
Afin de vous permettre de suivre très précisément l'évolution de votre contrat sur le plan technique, les comptes de résultats produits seront établis par exercice de survenance, c'est-à-dire que sont rattachés à l'exercice considéré les éléments suivants :
> Cotisations
Ensemble des primes versées par le souscripteur au titre de l'exercice considéré en contrepartie de l'ensemble des garanties assurées.
> Prestations
Ensemble des indemnisations réglées dans le cadre de la mise en œuvre des garanties souscrites comprenant :
« les capitaux versés en cas de décès,
« les rentes réglées au salarié en cas d'invalidité ou à son conjoint et/ou à ses enfants à
charge en cas de décès,
° les indemnités journalières complémentaires à celles de la Sécurité Sociale.
Provisions pour sinistres à payer (PASP) ou pour sinistres inconnus (PSI)
Prestations dues au titre de l'exercice considéré pour des sinistres :
e connus, déclarés et en attente de règlement,
°+ inconnus à la date d'arrêté des comptes et estimés par l'assureur en fonction de
l'expérience du risque.
> Provisions mathématiques ou techniques
Provisions que l'assureur à l'obligation de constituer afin d'être en mesure de faire face à ses
engagements futurs à l'égard des assurés et des bénéficiaires des garanties (conjoint, enfants à charges, ayant droits).
DOSSIER D'OFFRE - 2023 19/16 Ces provisions sont calculées tête par tête sur la base des sinistres connus et déclarés à la date d'arrêté des comptes et dont le mode de calcul est réglementé :
Provisions mathématiques concernant les capitaux constitutifs des rentes d'éducation
et de conjoint.
Ces provisions sont calculées à partir des tables TGHORS5 et TGFOS (article À 335-1 du Code des Assurances modifié par l'arrêté du 1° août 2006).
Provisions mathématiques concernant les invalidités et les incapacités de travail en
cours.
Ces provisions sont établies à partir des tables statistiques du BCAC homologuées par l'arrêté du 28 mars 1996 et calculées sur la base de la prestation versée à l'assuré, de son âge et de son ancienneté dans le risque au moment de l'arrêté des comptes (loi de maintien en incapacité, loi de passage en invalidité et loi de maintien en invalidité).
Provisions mathématiques de maintien de la garantie décès des assurés en incapacité
de travail ou en invalidité.
Depuis le 1% janvier 2002, les assureurs ont l'obligation d'assurer le maintien de là garantie décès aux assurés en situation d'incapacité de travail ou d'invalidité, y compris après la résiliation du contrat (article 7-1 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989 créé par la loi 2001-624 2001-07
-17 art. 34 1° JORF 18 juillet 2001).
Frais de gestion du contrat
Chargements destinés à couvrir les tâches commerciales, techniques et de gestion liées au contrat.
Rapport Sinistres / Primes (S/P)
Rapport entre les charges du contrat (prestations, provisions) d’une part et les primes nettes de gestion d'autre part.
Ce ratio permet de synthétiser l’économie générale d’un contrat.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 20/16 MISE EN PLACE DE LA CONVENTION
Détailler les modalités de mise en place (rétroplanning / intervenants / outils de type PowerPoint / présentation des outils informatiques, formation des gestionnaires.) :
UNE COMMUNICATION OPTIMISEE
La protection sociale complémentaire est devenue l’un des piliers de toute politique sociale.
Véritable outil de fidélisation des agents, elle reste paradoxalement très souvent insuffisamment valorisée.
Afin de dynamiser et de renforcer votre action dans ce domaine, Collecteam vous propose un accompagnement complet et permanent dans deux directions :
VOS EQUIPES RESSOURCES HUMAINES
> Mise à disposition d'un interlocuteur dédié qui assurera la coordination globale et générale de votre dossier.
> Élaboration de votre rétroplanning permettant d'assurer une mise en place des régimes parfaitement adaptée à votre organisation et à vos procédures.
> Formation de vos équipes dans vos locaux :
+ décryptage des garanties,
+ calcul des prestations,
> modalités de gestion,
> cadre fiscal et social des prestations et cotisations,
> utilisation de l'extranet prévoyance
CS connecteam
> Élaboration de vos guides d'utilisation.
DES FORMATIONS SUR SITE
Formation sur site de vos équipes à vos couvertures (décryptage des garanties, calcul des prestations,
etc.), aux modalités de gestion, à la réglementation concernant le traitement fiscal et social des prestations et des cotisations, ainsi qu'à l'utilisation des outils Extranet.
UN GUIDE DE GESTION DÉTAILLE ET PERSONNALISE
Création d'un guide de gestion personnalisé comportant les noms et coordonnées de l’équipe de gestion en charge de votre dossier.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 21/16 UN RETRO PLANNING ADAPTE
La priorité dans la mise en place des régimes de protection sociale complémentaire est d'organiser le traitement des affiliations au contrat prévoyance afin que l’ensemble des agents ayant choisi d'adhérer au contrat groupe puisse être couvert au 01/01/2024.
ADHESIONS
Récupération des fichiers des agents
Envoi des dossiers d'affiliation
Saisie des affiliations
Présentation du service d'adhésion en ligne ebia.
RELATIONS SOCIALES
Elaboration de la communication personnalisée
Réunions de présentation
Envois de courriers aux agents présentant le nouveau régime et les modalités d'adhésion
Mise à disposition d'un accueil téléphonique pour répondre aux questions des agents (n° dédié)
NTRA
Validation du projet de contrat
Création des résumés de garanties en attente
rédaction définitive du contrat.
GESTION
Mise à disposition d’une équipe dédiée au pilotage
de la mise en place de la convention
Réunion préparatoire avec les services RH
Validation du Kit d'adhésion
Elaboration du calendrier de déploiement
Formation des gestionnaires à l'utilisation de
l'extranet
Actions Date
Attribution de la convention Semaine 1
Réunion de travail avec le Service RH
pour déterminer les modalités de mise Semaine 1-2
en place du régime
Elaboration de la communication à
destination des agents Semaine 3-4
Création des supports d'information Semaine 3-4
Réunions d'information avec les À partir de semaine 5 - agents 6
Réunion d'information/formation de
vos gestionnaires
Prise d'effet du/ des contrat(s) 01/01/2024
Selon les dispositions de
votre cahier des charges
et autant que de besoin
Semaine 5 - 6
Réunions de suivi concernant la mise
en place des dispositifs
Le levier d'adhésion le plus puissant pour optimiser le taux d'adhésion reste le niveau de financement que votre collectivité sera prête à investir dans cette nouvelle couverture
Cette I Reel LUI TITRE
DOSSIER D'OFFRE - 2023 22/16 : : | à Pr
Fourniture de la notice d'information : \ é ail eng Re ,
o indiquerle délai de remise à compter de la notification : 3OJours + . (maximum 30jours) ee
Vous trouverez en annexe un modèle de notice
d'information. à,
Fourniture d’un guide de gestion/utilisation à destination des affiliés (hors notice ‘ d'information) :
DR OUI E NON
o Indiquer le délai de rernise à compter de la notification : 10 Jours {maximum 30jours).
Le souscripteur souhaite les réunions de mise en place suivantes :
o Une réunion de travail sur la mise en place avec le service gestionnaire sous 10 jours ouvrés après la notification :
Préciser OBLIGATOIREMENT les moyens humains durant cette phase :
VOS AGENTS ET PARTENAIRES SOCIAUX
> Participation aux réunions du Comité Social Territorial avec préparation des supports.
- Diffusion des documents d'informations (résumés de garanties, plaquettes, guides pratiques concernant l'accès à nos différents services, campagnes d'affichage).
> Organisation et animation de réunions d'informations auprès de votre personnel.
> Réalisation d'enquêtes périodiques destinées à mesurer la satisfaction de vos salariés.
UN ACCOMPAGNEMENT SUR MESURE ET UNE COMMUNICATION A DESTINATION DES AGENTS
ELABORATION ET ENVOI DU KIT D'ADHESION
> Courrier d'accompagnement valorisant la mise en place du régime, > Mise à disposition d'outils pédagogiques destinés à votre intranet : simulateurs de cotisation, foire
aux questions, synthèse des garanties, modèle de courrier de résiliation, etc. > Résumé de garanties simple et clair,
> Bulletin individuel d'adhésion.
ORGANISATION DE REUNIONS D'INFORMATION SUR SITES
> Présentation des garanties,
> Simulation des cotisations,
> Accompagnement dans la résiliation de leur contrat individuel.
ORGANISATION DE WEBINAIRES OÙ VISIOCONFERENCES POUR LA PRESENTATION DU REGIME
Nous avons développé des outils numériques pour mettre en avant le dispositif auprès de vos agents.
Nous sommes en capacité de vous proposer des supports vidéo pédagogiques accessibles en ligne ou sur l'intranet de votre collectivité, permettant une explication ludique en images de la couverture prévoyance
de vos agents, mais aussi l'organisation de visioconférences ou webinaires.
Les réunions sur sites se tiendront aussi souvent que nécessaire et plus particulièrement lors de la mise place qui conduira, dans un premier temps, à une présence et un suivi important afin d'assurer très rapidement le bon fonctionnement des régimes.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 23/16 o Organisation de 10 réunions de présentation auprès des agents et des instances R OUI D NON
o Formation des gestionnaires des services : & QUI] NON
GESTION DES AFFILIES ET PRESTATIONS
Gestion internalisée : % OUI E NON
UNE GESTION DES PRESTATIONS OPTIMISEE ET PERFORMANTE
En matière de protection sociale, les sinistres indemnisés sont de nature très particulière puisqu'ils
concernent toujours des personnes confrontées à des situations d'incapacité de travail, d'invalidité ou de décès.
Face à ces situations humaines difficiles, Collecteam s'engage à rembourser vos prestations en espèces au maximum sous 5 jours.
Les noms et les coordonnées directes de l’équipe de gestion spécifiquement en charge de votre collectivité figurent dans le guide de gestion qui vous est remis lors de la mise en place,
DELAIS DE TRAITEMENT DES PRESTATIONS
jours
réception
du
dossier
Incapacités Le LL Décès temporaires de Invalidités dont revalorisation travail des rentes les règlements étant chainés informatiquement pour i
an à chaque date anniversaire
DELAI DE TRAÏITEMENT DES APPELS ET COURRIERS
Attente
moyenne
min
Appels Réponses aux a Ré Un rappel sous 48 h en mails Réponse aux éponse aux
cas de forte affluence) courriers pose
DOSSIER D'OFFRE - 2023 24/16 DES SOLUTIONS EXCLUSIVES ET INNOVANTES
Collecteam a développé des modalités de gestion exclusives, permettant de réduire les délais de prise en charge des prestations complémentaires et de faciliter vos procédures administratives.
Ces modalités de gestion ont un impact fort sur la satisfaction des agents.
LA PROCEDURE DE RECOUVREMENT DES INDUS
La prise en charge des Congés de Longue Maladie et de Longue Durée nécessite un traitement spécifique, dans la mesure où ils interviennent de manière rétroactive et dans le prolongement d'un congé d'une autre nature ayant ouvert le droit au versement d’un demi-traitement. Il en est de même pour les agents relevant du régime général lorsque rétroactivement le congé de maladie ordinaire est requalifié en congé maladie imputable au service, ou congé de grave maladie ce qui donne naissance à un indu.
Ainsi, nous proposons à l'employeur un protocole spécifique de recouvrement des indus. La Collectivité transmet à Collecteam l'avis rendu par le Comité Médical portant placement rétroactif en
congé de Longue Maladie ou de Longue Durée et s'engage à rembourser les indus à Collecteam. Cette procédure comprend également une information claire et précise de l'agent et une régularisation sur sa fiche de paie.
LE RECOUVREMENT DES DOMMAGES FINANCIERS
En cas de sinistres importants mettant en cause un tiers responsable, Collecteam vous permet de récupérer tout ou partie du préjudice financier subi par votre organisme (maintien de salaire y compris en franchise, charges patronales, etc.) à la suite d’un accident corporel mettant en cause une tierce personne identifiée.
Les sommes ainsi récupérées viennent en déduction des prestations versées au cours de l'exercice, ce qui a pour effet de contribuer à pérenniser les conditions tarifaires de votre contrat. Le service recours de Collecteam vous décharge complètement de l’ensemble de ces démarches, souvent longues et complexes.
UNE PRISE EN CHARGE PARFAITEMENT ADAPTÉE AUX SPECIFICITES DU STATUT DES AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
ABSENCE D'EXPERTISE OÙ ATTESTATION MEDICALE PREALABLE
La gestion de sinistres par Collecteam ne prévoit pas la complétude d'attestation médicale ou là réalisation d'expertise médicale pour la prise en charge des dossiers d'incapacité temporaire totale de travail des agents.
Ces modalités de gestion permettent une couverture optimale des agents en cas d'absence pour raisons de santé dans le respect des dispositions liées au statut de la Fonction Publique Territoriale (Loi
n°84-53 du 26 janvier 1984 et ses décrets d'application).
INDEMNISATION AU 1ER JOUR DE DEMI-TRAITEMENT
La durée des franchises applicables pour les différentes typologies de congés (maladie ordinaire, longue maladie, grave maladie, longue durée, disponibilité d'office) correspond à la période de plein traitement dû par l'employeur.
L'indemnisation intervient dès le 1° jour à demi-traitement (hors carence) en complément des obligations statutaires de la collectivité ou indemnités journalières de la Sécurité sociale.
PAS DE PRORATISATION DES PRESTATIONS
Même en l'absence d’une année continue d'adhésion.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 25/16 Gestion des affiliations :
s Par bulletin « papier * validé par le service RH : …, H OÙUi © NON
»* Adhésion en ligne via un extranet: OUI O NON
» Autre moyen d'affiliation {(*): OUI [l NON
(*) Préciser toutes autres modalités de gestion des affiliations - des variations d'effectifs : utilisation DSN etc.
AFFILIATION DES AGENTS
ADHESION CLASSIQUE SUR FORMAT PAPIER
> Remettre à chaque agent le résumé des garanties l'informant des prestations proposées dans le cadre du contrat de prévoyance.
> Faire compléter à chaque agent concerné le Bulletin Individuel d’Adhésion au contrat prévoyance afin qu'il signifie son adhésion et choisisse le cas échéant les options retenues en terme de niveau des garanties.
Vérifier :
> la conformité des Bulletins Individuels d'Adhésion à l'aide de notre fiche de contrôle (cf. annexe),
> le respect des conditions d'adhésion (ex : l'agent ne doit pas être en situation d'arrêt de
travail...).
Adresser chaque mois l'ensemble des nouveaux Bulletins Individuels d’Adhésion complétés, signés par vos agents et validés par vos services RH (cachet de l'employeur) à :
Collecteam
Service adhésions de la fonction publique territoriale
13 rue Croquechâtaigne
BP 30064
45380 LA CHAPELLE SAINT MESMIN
Tél : 02 36 56 0j 65
Mail : adhesion-fpt@collecteam.fr
Nous attirons votre attention sur le fait que tout bulletin incomplet ou erroné sera considéré
comme nul,
ADHESION EN LIGNE
Vos agents reçoivent un lien internet directement sur leur boîte mail avec un bulletin d'adhésion électronique à compléter qui vous est automatiquement transmis après validation de l'agent.
Vous devez valider l'adhésion pour qu'elle soit enregistrée.
COMMENT PROCÉDER À MON ADHÉSION
PRÉVOYANCE EN LIGNE ?
C/) collecteam VOUS ÉCOUTER, VOUS GUIDER
VOUS PROTÉGER
DOSSIER D'OFFRE - 2023 26/16 Adhésion tardive :
" Allongement du délai de 6 mois à 12 mois: … OUI OI NON
"Après le délai de 6 mois (ou de 12 mois si prolongation acceptée) :
o Fourniture d’un questionnaire médical: … © OUI & NON
OU,
o Application d’un délai de carence : … DO OUI Æ NON
3 mois : Ü — 6 mois : [l
DES CONDITIONS D’ADHESION FAVORABLES
Les agents peuvent adhérer au contrat sans condition à la date de prise d'effet de celui-ci et pendant toute
là durée de la convention, sous réserve de ne pas être en arrêt de travail.
Les agents en arrêt de travail pourront adhérer :
- Dès leur reprise effective d’activité pour les agents déjà couverts par un contrat collectif de
même nature antérieurement à la date de leur demande d'adhésion. > Après une reprise effective de leur activité de 30 jours minimum pour les agents en arrêt de travail non couverts précédemment par un contrat de prévoyance.
Les agents à temps partiel pour raison thérapeutique à la date de prise d'effet du contrat pourront y adhérer sans condition. Toutefois, les garanties s'appliqueront sous réserve que la maladie ou l'accident à l'origine du sinistre soit différent de la maladie ou de l'accident qui est à l’origine de la situation d'incapacité à temps partiel pour raison thérapeutique ou invalidité existant antérieurement à la date d'effet du contrat. Les conséquences de la maladie ou de l'accident en cours à cette date ne seront pas prises en charge au titre du présent contrat.
Les agents embauchés après la date de prise d'effet de la convention de participation disposeront d'un délai de six mois à compter de leur date d'embauche pour adhérer au contrat dans ses conditions. Les agents en congé parental d'éducation ou placés en disponibilité de droit ou pour convenances personnelles, pourront adhérer dans les six mois suivant le premier jour du mois civil qui suit la reprise de leur activité.
Après la mise en place de la convention de participation, les agents peuvent adhérer sans questionnaire médical ni majoration tarifaire, ni délai de carence, sous réserve qu'ils soient en activité normale de
service pendant les 30 jours précédant la date d'adhésion.
Gestion des cotisations :
"Assistance à la mise en place du précompte des cotisations : À OUI OI NON
"Transmission des bordereaux de paiement par voie électronique : X OUI OI NON
Préciser les modalités de gestion des cotisations : utilisation DSN etc :
LA GESTION DEMATERIALISEE DES COTISATIONS PREVOYANCE
Dans le cadre de la mise en œuvre de la Déclaration Sociale Nominative, la gestion des
cotisations fait l’objet d’un allègement considérable. re
CN > Exploitation et vérification par notre centre de gestion des flux mensuels ns
DSN pour déterminer l'assiette des cotisations,
- Edition automatique des appels de cotisation par notre Centre de Gestion sans déclaration
spécifique et préalable de l'employeur,
> Possibilité de règlement des cotisations par prélèvement sur compte bancaire,
> Suivi opéré par Collecteam du processus de paiement.
Ces évolutions permettent une gestion véritablement dématérialisée du traitement des cotisations.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 27/16 DES COTISATIONS A TERME ECHU
Les appels de cotisation sont établis à terme échu. Il convient à la collectivité de nous adresser un état récapitulatif des adhésions extrait de son logiciel paie.
* Déclaration des sinistres « papier » uniquement : [ OUI NON
* Déclaration des sinistres par outil en ligne dédié : OUI O NON
“ Détailler ci-dessous les modalités de gestion des sinistre et outils dédiés :
Un outil de gestion en ligne CAS connecteam
Nous vous proposons de bénéficier de notre gestion en ligne Connecteam, qui a pour but de simplifier et faciliter les démarches administratives de gestion.
En vous connectant sur notre site internet : www.collecteam.fr, vous accédez à votre espace client en
utilisant votre identifiant et votre mot de passe pour un accès totalement sécurisé.
Pour vous accompagner, nous vous invitons à regarder notre tuto explicatif sur la déclaration d'arrêt.
Vous pouvez ainsi :
Déclarer vos arrêts en ligne et ajouter toutes pièces justificatives.
Consulter la liste des sinistres déclarés.
Télécharger les bordereaux de règlement.
Contacter nos gestionnaires pour toute question.
VOVOVONU
NV
Découvrir notre FAQ qui réunit les questions les plus fréquentes de nos clients sur la prévoyance complémentaire et sur nos modalités de gestion.
Lors de notre première rencontre, un dossier complet comprenant l'ensemble des outils nécessaires à la
bonne gestion de vos dossiers vous sera remis.
Vos gestionnaires bénéficieront d'une large formation dans vos locaux afin d'assurer une mise œuvre
immédiate du traitement des demandes de prestations.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 28/16 CA) collecteam VOUS ÉCOUTER, VOUS GUIDER
VOUS PROTÉGER C2 VOTRE ESPACE PRÉVOYANCE
Gagnez en efficacité et passez à la déclaration des A
arrêts de travail en ligne avec CC connectea…am
Une gestion simple et rapide de vos arrêts grâce à un seul outil pour :
> déclarer vos arrêts
> joindre des documents
> visualiser les déclarations en cours d'indemnisation
> visualiser l'historique de vos déclarations sur 3 ans
> télécharger les décomptes d’indemnités complémentaires (format Excel)
> poser vos questions
Toute déclaration est systématiquement suivie d’un récépissé récapitulatif que vous pouvez enregistrer et d’un accusé de réception attestant de la création de votre dossier.
Une fois votre dossier créé, vous pouvez à tout moment agir pour :
> ajouter des pièces justificatives complémentaires,
- déclarer une prolongation,
- clôturer l'arrêt lorsque là personne à repris.
C7I connecteam DÉCLARATION DE SINISTRE "INCAPACITÉ"
Etape 1
VOTRE EXTRAMET GESTION Sr dorer
PRÉVOYAMCE =
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Les kientifiants permettant d'accidec à ce sesvice sonk des données confidentiekles,
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Le client recœnnaë que toutes les informations transmises per ses colsborateurs engaçent sa responsebiité.
Notre objectif est d'améliorer en permanence notre offre de service et la qualité de notre gestion.
N'hésitez pas à prendre contact avec la personne en charge du suivi commercial de votre dossier pour plus d'informations. Connectez-vous sur C/3 connecteam
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Rendez-vous sur notre site internet : www.collecteam.fr puis connectez-vous à votre
espace client.
Si vous n'avez pas encore vos codes d'accès, contactez-nous : > commercial@collecteam.fr
> 02 36 56 00 00
Une fois connectés, vous pouvez vous rendre sur Connecteam :
Cliquez sur
« Extranet Prévoyance »
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Etape 2 : Connecteam
PS C/7) connecteam
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Liste des sinistres
Déclarations en attente
Décomptes de prestations
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Déclaration de sinistres
Déclarez vos arrêts de travail en ligne en ajoutant
des pièces justificatives, ainsi que les cas de
prolongations sur des arrêts déjà existants. Un
récépissé de confirmation vous est adressé pour
chaque déclaration.
Liste des sinistres
Consultez tous les arrêts déclarés et traités, par
notre centre de gestion, sur les 3 derniers mois.
Possibilité de recherche spécifique sur un historique
de 3 ans. Pour les déclarations incomplètes, vous
pouvez joindre des pièces complémentaires ou bien
encore clôturer des arrêts terminés.
Déclarations en attente
Visualisez les déclarations effectuées en ligne et
qui sont en attente de traitement par nos services.
Vous pouvez également ajouter des pièces
complémentaires si nécessaire et effectuer des
prolongations.
Décomptes de prestations
Téléchargez (en format Excel) vos décomptes de
prestations prévoyance en faisant une recherche
par date.
Bordereaux de règlement
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bordereaux de règlement de prestations prévoyance,
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fréquentes qui nous sont posées sur la prévoyance
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Retrouvez toute la documentation utile à votre contrat : portabilité des droits, demande de prestation, dossier d'absentéisme…
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Téléchargez nos lettres d'information, de prévention des risques, nos actualités juridiques.
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Si vous gérez plusieurs établissements, vous pouvez les rattacher à votre profil depuis ce bouton.
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& 2020 collecteam - Société de courtage en assurances
13 rue Croquechâtaigne - BP 30064 - 45380 La-Chapelle-Saint-Mesmin FR SA au capital de 7 005 000€ - SIREN 422 092 817 - RCS Orléans - N'ORIAS 07 005 898 - https://wmww.orias.fr - Soumis au contrôle de l'ACPR - 4 place de Budapest - CS 92459 - 75 436 Paris Cedex 09 - €: crédit photo : AdobeStock = Prise en compte de la décision de la commission de réforme : 1 OUI D NON
s Déclanchement de contrôle médical ou d'expertise : OUI D NON
Préciser ci-dessous, les modalités de déclanchement et de réalisation de l'expertise :
Les modalités du contrôle médical sont exposées au sein du guide de gestion joint en annexe de notre offre.
Présenter les outils d'analyse de l’absentéisme :
(Nb : Intégrer la réponse ici comme demandé ou par exception renvoi précisé (page …) au mémoire de gestion)
Nous pouvons vous établir chaque année le dossier statistiques relatif à l’absentéisme indemnisé dans votre collectivité. Ce bilan peut vous être présenté lors de la réunion de suivi annuelle.
DEMARCHE QUALITÉ ET CERTIFICATION
ATTENTION. A préciser pour chaque intervenant (sous-traitant / courtier / gestionnaire / porteur du risque)
Qualité de gestion et de services :
Le candidat dispose-t- d’une certification type ISO : &9 OUI El NON Si oui, présentation détaillée :
A défaut, le candidat a-t-il recourt à des audits externes : ROUI O NON
Si oui, présentation détaillée (méthodologie / dates / objet / résultats) :
Notre politique qualité s'articule autour de 3 axes :
> Mesurer la satisfaction de nos clients et assurer l'amélioration continue
> Traiter les réclamations et suivre leur résolution
> Suivre l'atteinte des objectifs qualité de chaque service et mesurer les éventuels écarts.
Notre service Qualité et Audit interne pilote et coordonne l’ensemble de nos actions qualité et s'assure du respect de nos obligations en matière de :
CARTOGRAPHIE ET GESTION DES RISQUES CONFORMEMENT AUX DIRECTIVES « SOLVABILITE II »
> Encadrement de la fraude externe et interne
> Lutte anti-blanchiment des capitaux et financement du terrorisme
> Respect des obligations de la CNIL,
DELEGATION DE GESTION
> Conformité à la réglementation
Contrôle du périmètre de notre délégation de gestion (nos partenaires nous auditent environ une fois par an)
TRAITEMENT DE LA RECLAMATION CONFORMEMENT AUX RECOM-MANDATIONS DE L'ACPR
Notre outil, nommé AMELIO, est ouvert à tous les salariés de l’entreprise. Il permet de connaître le canal d'arrivée de la réclamation (courrier, fax, mail), le processus concerné ainsi que le service, sachant que chaque étape de traitement de la réclamation est datée pour un meilleur suivi.
L'intégralité de la procédure de traitement des réclamations est connue de l’ensemble des collaborateurs de Collecteam. Ils ont été formés pour identifier clairement les réclamations reçues et utiliser de façon appropriée leur circuit de traitement.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 30/16 PROCEDURE DE RECLAMATION
Comment
Récepti é ji Mail, courrier, tel, ption de la réclamation sea Te
Enregistrement sous AMELIO Personne AMELIO habilitée
Tous services
> 10 jours
Y Téléphone
7 Réponse au Envoi courrier accusé (pas pour accuser Gestion % 7 : réception)
Commercial N__ réclamant de réception Mail, courrier
Courrier type
Y
nregistremen Gestion AMELIO AMELIO
Commercial
Réponse aû
(DETTE réclaman
Commercial
Courrier type
Ÿ
Gestion nregistreme AMELIO (Tite EL MELI
MESURE DE LA SATISFACTION CLIENTS
Nous réalisons une enquête de satisfaction tous les ans auprès de nos clients pour mesurer leur satisfaction sur des critères clairs et objectifs afin d'identifier nos axes de progression.
Taux de
recommandation
Note de satisfaction 96% Qualité et délais
globale de gestion
8/10 8/10
DOSSIER D'OFFRE - 2023 31/16 LES PROCEDURES DE GESTION
Notre service gestion s'appuie sur 8 procédures qualité principales,
quinzaine de modes opératoires :
> Processus global de gestion,
Gestion des prestations incapacité,
Gestion des prestations invalidité,
Gestion des prestations décès,
Gestion des cotisations,
Gestion de la portabilité des droits,
Contrôle interne,
VU
VV
Gestion des flux financiers.
EUR Le LL NE
Certifica
N° 2012/43157.1
AFNOR Certiéoetion certe que le systime de memagonent ris vn place par : AFNOR Ceräfcadion ceräles fat fhe management syskem implersendee by:
VERSPIEREN
pour lex activés suivantes :
Lao Dre ofoeg tr
PRESTATION DE COURTAGE D'ASSURANCE COMPLEMENTAIRE
DANS LE DOMAINE DES FRAIS DE SANTE ET DE LA PREVOYANCE.
COMPLEMENTARY INSURANCE BROKING RELATED
TO HEALTH EXPENSES AND PROVDENT FUNDS.
a été évalué ef jagé conforme aux exigences RRQUISES
rrahrhrce serbes enter act 2
ISO 9601 : 2008
etes déployé ser les sites suivants :
and à develcped on Re flow cabane:
# avence Frangois Millerrancd C5 38208 F-36468 MASQUEHAL CEDEX
8 Avenue du Stade de France FR-33220 LA PLAINE SAINT DES
En 20150528 = 2018.05.28
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DOSSIER D'OFFRE - 2023 32/16
assorties d’une
Certificat Respect de la législation dans le domaine des traitements des donnes et sécurisation des outils
Protection des données personnelles (RGPD) :
Le candidat déclinera de manière détaillée les moyens destinés à respecter l’obligation de confidentialité et les mesures de protection des données personnelles (notamment en cas de sous-traitance). L'offre devra indiquer les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par l'organisme assureur.
LE RESPECT DU SECRET PROFESSIONNEL ET DES REGLES DEONTOLOGIQUES
L'ensemble des prestations et interventions de Collecteam s'effectue dans le strict respect du secret professionnel et notamment en ce qui concerne les données relatives au personnel, là situation des services et plus généralement tout ce qui relève de votre organisme (Conventions Belorgey et AERAS).
LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d'un droit d'accès, droit de rectification, droit à l'effacement (droit à l'oubli), droit d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit en vous adressant, par écrit, à Collecteam, à l'attention du Délégué à la Protection des Données, 13 rue Croquechâtaigne, BP 30064, 45380 LA CHAPELLE SAINT-MESMIN. Les informations nominatives recueillies seront utilisées pour la gestion des prestations du contrat, l'identification des irrégularités et la vérification de la conformité légale et réglementaire en là matière.
La nouvelle réglementation européenne relative à la protection des données personnelles (RGPD) est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Cette nouvelle réglementation impacte l'ensemble de nos activités quant à la sécurisation et la protection des données personnelles gérées dans le cadre de nos contrats de protection sociale complémentaire.
Collecteam a toujours été soucieuse de la confidentialité des données personnelles gérées, et à opté pour les principes de collecte minimale et de stricte utilisation de ces données dans le seul cadre de là gestion du contrat, la lutte contre la fraude et le blanchiment, et la vérification de la conformité légale et réglementaire, à l'exclusion de toute autre utilisation.
Collecteam, en sa qualité de gestionnaire de vos régimes de prévoyance est en conformité avec les nouvelles dispositions sur la Protection des Données Personnelles et a nommé un Délégué à la Protection des Données afin de contrôler le respect du règlement européen.
L'ensemble de nos collaborateurs est régulièrement sensibilisé à la confidentialité et à la protection des données.
LA PREVENTION CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME
Dans le cadre de nos relations professionnelles et afin de satisfaire aux obligations en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux ou le financement du terrorisme telles que prévues aux articles L.561- 5 et R.561-5 et suivants du Code Monétaire et Financier, nous vous demanderons de nous faire parvenir certains documents pour attester de la bonne identification de votre établissement.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 33/16 CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION
DES DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL
Dans le cadre de la passation de votre marché relatif à la couverture prévoyance et/ou frais de santé de vos salariés, vous avez confié à Collecteam la gestion de ces contrats
collectifs d'assurance.
Pour la bonne exécution de ces prestations, Collecteam est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel.
La présente charte a pour objet de définir les conditions dans lesquelles les Parties s'engagent à traiter l'ensemble des données à caractère personnel dont elles ont connaissance au titre du marché, en conformité avec les réglementations en vigueur relatives au traitement des données et à la protection de la vie privée, notamment les dispositions de la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement 2016/679 du 27 avril 2016).
D'après la liste de contrôles établie par le Comité Européen à la Protection des données, il en ressort que :
> Collecteam agit en qualité de Responsable de Traitement, dans le cadre des missions qui lui sont confiées au titre l'exécution des prestations issues du marché public, quant à la détermination des moyens techniques et à la mise en œuvre du traitement,
- le Client agit en qualité de Responsable de Traitement, pour les traitements non délégués par le marché public ayant pour finalités la passation, la gestion et l'exécution des contrats d'assurance.
Les Parties s'engagent, chacun pour son propre compte, à respecter l'ensemble des obligations leur incombant au titre de leur qualité de Responsable de Traitement. Les Parties s'engagent à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données à caractère personnel et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales.
Concernant plus spécifiquement la collecte et le traitement de données relatives à la santé dans le cadre de l'exécution des couvertures d'assurance, Collecteam s'engage à respecter les réglementations en vigueur relatives à la collecte et au traitement de ces données sensibles et à prendre toutes mesures permettant d'en garantir la confidentialité. Collecteam s'engage notamment à respecter les dispositions du code de bonne conduite annexé à la Convention AERAS. DESCRIPTION DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL
Les données à caractère personnel collectées par Collecteam font l'objet d'un traitement destiné à la passation, la gestion et l'exécution du :
> Contrat d'assurance complémentaire frais de santé pour les salariés et ayants- droit,
> Contrat d'assurance complémentaire prévoyance pour les salariés et ayants-droit.
Les données à caractère personnel traitées sont : les noms, prénoms, adresses, numéros
de téléphone, adresses postales, adresses électroniques, dates et lieux de naissance,
numéros de sécurité sociale, situations familiales, coordonnées bancaires, catégories
socioprofessionnelles, natures des contrats de travail, fonctions, salaires
annuels/mensuels bruts et nets, la date et la nature des arrêts de travail, la catégorie
d'invalidité, la date du décès, …
Le traitement est considéré comme licite parce qu'il est nécessaire à l'exécution du
contrat.
ENGAGEMENT DE COLLECTEAM
Collecteam :
> S'interdit de collecter des données personnelles sans en avoir informé les personnes concernées,
> Collecte ces données pour fournir les services demandés par ses clients, pour répondre à des besoins de gestion de sa clientèle, et les informe de l'usage qui en est fait,
> Adopte le principe de collecte minimale des données personnelles, uniquement nécessaire aux finalités des traitements définis ci-dessus,
> Déclare tenir par écrit un registre des traitements relatifs à la passation, la gestion et l’exécution des contrats Prévoyance et Santé,
> Assure la confidentialité des données personnelles qui lui sont confiées et respecte les principes de protection de ces données dès la conception de ses produits et services, de ses sites Internet et Extranet, de ses applications informatiques,
> Ne communique les données personnelles qu'à ses partenaires assureurs et
prestataires habilités pour la fourniture de ses services associés et s'assure qu'ils respectent des conditions strictes de confidentialité, d'usage et de protection de ces données,
> Veille à ce que les salariés autorisés à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel, > S'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données à caractère personnel et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées, qu'il s'agisse de personnes privées où publiques, physiques ou morales.
Nos clients nous confient des données à caractère personnel sensibles qui nous sont nécessaires pour leur proposer la police d'assurance dont ils ont spécifiquement besoin à la fois au moment de la souscription initialé puis au cours de la vie du contrat, Nous nous considérons comme les gardiens de ces données et nous nous interdisons de les vendre à des tiers extérieurs,
Les supports informatiques et documents fournis par Collecteam au Client restent la
propriété de Collecteam. Les données contenues dans ces supports et documents sont strictement couverts par le secret professionnel (article 226-13 du Code pénal) ; il en va de même pour toutes les données dont Collecteam prend connaissance à l’occasion de la passation, la gestion et l'exécution du contrat d'assurance. Ces traitements concernent toute personne, intéressée ou intervenant aux contrats d'assurance (assurés, bénéficiaires, ayants droits, experts, professionnels de santé, etc.), ainsi que toute personne agissant pour le compte de Collecteam dans le cadre de ses fonctions (salariés, organismes assureurs, etc..).
SOUS-TRAITANCE
Collecteam s'engage notamment, à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel et, s'il y a lieu, ses sous-traitants :
- Ne pas sous-traiter l'exécution des prestations à une société tierce, ni procéder à une cession de la Convention, sans l'accord préalable écrit du Client,
> Ne pas transférer de données à caractère personnel, hors de l'Union Européenne,
> S'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD.
DROIT D'INFORMATION DES PERSONNES CONCERNEES
Les Parties s'engagent à coopérer mutuellement et à s'aider à satisfaire aux exigences légales et règlementaires relatives à la protection des Données à caractère personnel afin notamment :
> De s'acquitter de leur obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes (droit d'accès, droit de rectification, droit à l'effacement (droit à l'oubli}, droit d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité). Il est en outre précisé qu'il appartient à Collecteam de procéder à l'information des personnes concernées préalablement à toute collecte des données nécessaires aux finalités de passation, gestion et exécution des contrats et de répondre aux demandes de droits dans ce cadre, à moins que le Client n'en ait informé différemment les personnes concernées. L'exercice des droits des personnes, est à faire valoir par courrier adressé à Collecteam, 13 Rue de Croquechâtaigne - BP 30064 - 45380 La Chapelle-Saint-Mesmin, ou par mail à dpo@collecteam.fr. La copie d’une pièce d'identité est indispensable à l'exercice de ces droits.
Les Parties s'engagent à coopérer ensemble et/ou avec les autorités de protection des données compétentes, notamment en cas de demande d'information qui pourrait leur être adressée directement où en cas de contrôle dans le cadre de l'exécution du marché. Elles s'engagent à ce titre à assurer un accès effectif à toutes informations relatives à la mise en œuvre des traitements à l'autorité et à s'en informer immédiatement et s'apporter toute l'assistance nécessaire permettant d'assurer la défense de leurs droits, et à fournir tout conseil, explication ou document nécessaire à l'instruction du dossier.
NOTIFICATION DES VIOLATIONS DE DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL
Les Parties s'engagent à s'informer lorsqu'une notification des incidents de sécurité est susceptible d'être effectuée au titre de l'exécution du marché.
Dans ce cas, les Parties se fournissent mutuellement et dans des délais permettant de respecter les délais impartis par les dispositions légales et réglementaires, toute
information nécessaire à l'exercice des droits de la personne concernée. Les Parties s'engagent ainsi à s'adresser et mettre à jour les coordonnées de leurs DPO respectifs.
Les notifications doivent être faites au contact Collecteam suivant :
> Délégué à la Protection des Données Personnelles : dpo@collecteam.fr.
La CNIL peut imposer d'informer les personnes concernées si elle constate que :
> La communication auprès des personnes n’a pas été faite correctement, > Les mesures techniques de protection mises en place préalablement à la violation
ne sont pas appropriées.
Si l'impact de la violation de données le nécessite, le DPO de Collecteam informe les personnes concernées.
La communication aux personnes concernées doit à minima contenir et exposer, en des
termes clairs et précis, les éléments suivants :
La nature de la violation,
Les conséquences probables de la violation,
Les coordonnées de la personne à contacter (DPO ou autre),
Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation.
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Par ailleurs celle-ci doit comporter, dès lors que cela est nécessaire, les recommandations à destination des personnes pour atténuer les effets négatifs potentiels de la violation et leur permettre de prendre les précautions qui s'imposent (ex changement de mot de passe, vérification de l'intégrité des données de leur compte en ligne ..). SECURITE DES SYSTEMES D'INFORMATION
La sécurité des systèmes d’information de Collecteam fait l’objet d'un suivi permanent et est auditée périodiquement par un prestataire externe. Elle est décrite dans une Politique de Sécurité des Systèmes d'information. Nous hébergeons l'ensemble des données de nos clients au sein de nos propres salles informatiques. Dans le cadre de notre plan de reprise d'activité, ces données sont répliquées au sein d'un Datacenter localisé en région parisienne. Nous n'avons aucun transfert de donnée hors UE.
Nous appliquons une stratégie renforcée sur les mots de passe internes, avec renouvellement tous les 30 jours. La gestion des accès aux applications et aux espaces bureautiques est administrée par des groupes de profils audités et revus mensuellement.
Une segmentation du réseau est mise en place pour séparer les zones critiques des zones moins critiques. Des pare-feux et des anti-spams contrôlent de manière proactive les flux entrants et sortants internes et externes. Les flux et les sauvegardes sont chiffrés.
Les mises à jour de sécurité et antivirale sont centralisées. Nous avons implémenté une solution de « Data Leak Protection » qui vise à surveiller et automatiser de manière proactive des cas de vols / violations de données. Cet outil vise également à cartographier nos espaces bureautiques notamment en classifiant nos documents contenant des données personnelles. Il s’agit enfin d'un outil permettant d'automatiser l’audit de nos habilitations sur nos espaces bureautiques.
DUREES DE CONSERVATION
Nous conservons vos données pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées, dans le respect des durées légales de prescription.
Les durées de conservation que nous pratiquons sont synthétisées dans le tableau
suivant :
Activités et procédures Durées de conservation
Gestion, exécution du contrat
> Gestion Prévoyance :
Contrats
+ Données cotisations
> Bulletin d’adhésions
æ Dossier d'incapacité, invalidité
> Dossier décès
æ Désignation décès
> Gestion Santé :
> Contrats
æ Données cotisations
æ Bulletin d’adhésions
> Décomptes et factures
> Ordonnances
> Prise en charge et devis Activités et procédures Durées de conservation
Prospection commerciale
Lutte contre la fraude
Enregistrement des conversations
téléphoniques
Gestion des réclamations, contacts
et demandes diverses
Gestion du personnel, formation
Gestion de la paie
Gestion des candidatures
Fait à la Chapelle Saint Mesmin,
Le 11/05/2021,
Xavier Viala, Directeur Général Sécurisation des outils informatiques : OUI CO NON Le candidat déclinera les moyens destinés à sécuriser ses outils de gestion (cyber attaques / stockage et accès aux données / traitement des courriels / formation des intervenants / etc.) et sa capacité à assureur la continuité de servicesen cas de dysfonctionnement majeur.
Prenant en compte les dimensions sociales et environnementales dans ses activités et dans ses relations
avec ses partenaires, Collecteam est, et a toujours été, une entreprise citoyenne. Une réflexion stratégique de développement durable à été menée au sein du groupe afin d'identifier les
enjeux potentiels et de définir des objectifs dans notre champ de compétences.
Collecteam a traduit cette réflexion dans son action et son mode de fonctionnement en impliquant l'ensemble du personnel, des fournisseurs et des partenaires de l’entreprise.
POLITIQUE DE DEVELOPPEMENT DURABLE
Collecteam s'est engagée dans une démarche globale de respect de l'environnement, déclinée dans toutes ses activités et encourage l'ensemble de ses collaborateurs dans :
> La réduction des éclairages
> Le recyclage des ampoules et tubes d'éclairage
> La diminution des impressions papier
> Le recyclage des cartouches et consommables
- La réduction d'énergie via la mise en place de copieurs nouvelle génération, une réduction des consommations d'énergies (consignes de température différentes entre le jour et la nuit, les jours ouvrés et le week-end, éclairage du bâtiment programmé sur le temps de présence des collaborateurs, utilisation de lampes à led moins consommatrices d'énergie)
> L'utilisation de produits écologiques pour l'entretien du bêtiment > La coordination de nos services logistique et commercial pour optimiser les déplacements de nos commerciaux
> Une politique de développement du transport écologique par le biais de l'incitation des collaborateurs au covoiturage, tramway, bus et vélo électrique.
UNE ENTREPRISE RESPONSABLE
Entreprise citoyenne, Collecteam s'efforce de trouver un équilibre entre les enjeux économiques, sociaux et environnementaux dans ses activités. 99 % de nos
salariés
aiment leur
travail !
Sa politique RH se fonde sur les principes :
V d'égalité entre les femmes et les hommes,
> de promotion de la diversité,
> de mobilité interne, ” > de bien-être au travail, Baromètre social 2019
Notre ambition est d'offrir le maximum d'épanouissement professionnel à nos salariés, grâce un plan de gestion prévisionnelle des compétences, la promotion de la mobilité interne, la formation, le comportement managérial et l'organisation du travail pour permettre un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
Nous mesurons la satisfaction de nos collaborateurs par une enquête bisannuelle qui nous sert de baromètre social. Nous en présentons les résultats ainsi que le plan d'action consécutif à l'ensemble du personnel.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 35/16 Responsabilité sociétale des entreprises (RSE)
Le candidat déclinera de façon factuelle les moyens destinés à sa responsabilité sociétale des entreprises (RSE), au développement durable et à la protection de l’environnement.
" Prévention des risques psycho-sociaux (ligne d'écoute)
“" Aide aux aïdants
Indiquer les AUTRES actions envisageables de prévention à destination des affiliés : Autres actions envisageables de prévention (TMS etc.) :
BQOUI EINON
HOUI CINON
BOUI CINON
DES SUPPORTS D'INFORMATION PEDAGOGIQUES REGULIERS
Collecteam a conçu différents supports d'information pour vous accompagner dans le décryptage de l'actualité juridique et ja prévention des risques.
La prévention est un élément indispensable de notre accompagnement.
Nous avons créé un support en format numérique destiné à mieux communiquer sur la prévention.
Vous pouvez y retrouver des actualités, un volet juridique sur vos obligations employeur liées au sujet abordé ainsi que des astuces
pour guider vos agents dans leur quotidien,
Ces supports dématérialisés sont conçus pour faciliter la transmission d'informations.
Ainsi vous pouvez utiliser nos supports pour les mettre à disposition
de vos agents.
LE RETOUR À L'EMPLOI
APRÈS LE DÉCONFINEMENT
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2 préc das rase an neveu dm taper der me pin de ae set prière she Pa eue dm due = me Graf dpt L
Quelques unes de nos publications :
entièrement dédié à l’analyse d'un
point important de l'actualité juridique de la
protection sociale complémentaire.
rédigé en fonction de l'actualité
liée aux modifications de remboursement de la
Sécurité Sociale ainsi qu'aux nouveautés
réglementaires ayant des incidences sur la prise
en charge des assurés.
présente des actualités
sur la protection sociale complémentaire.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 36/16 DES CAMPAGNES DE PREVENTION
Nous éditons régulièrement des documents d'information relatifs à la prévention (lettres d'information, livrets, affiches, etc...) sur des thèmes familiers (TMS, alcool, tabac etc...)
DES SUPPORTS NUMERIQUES
Nous avons développé des outils numériques pour mettre en avant le dispositif prévoyance auprès de vos agents.
Nous sommes en capacité de vous proposer des supports vidéo pédagogiques accessibles en ligne ou sur l'intranet de votre collectivité, permettant une explication ludique en images de la couverture prévoyance de vos agents, mais aussi l’organisation de visioconférences ou webinaires.
SERVICE DE TELECONSULTATION EN LIGNE
Accédez directement à un médecin 24h/24 et 7j/7 grâce au service
de téléconsultation. Consultation, diagnostic
; : PF ’ et ordonnance Les médecins accompagnent les assurés dans leurs parcours santé. Ils les rassurent, en ligne
les conseillent, les orientent et si possible peuvent réaliser un diagnostic et délivrer une ordonnance.
La téléconsultation c'est quoi ?
> Un professionnel de santé à votre écoute par chat, audio ou visio. - Des généralistes et spécialistes basés en France et inscrits à l’ordre des médecins.
- Des spécialités : dentaire, dermatologie, gynéco/grossesse, homéopathie, médecine générale, médecine du sommeil, ophtalmologie, ORL, pédiatrie, psychologie, …
- Une consultation entièrement protégée par le secret médical (envoi à votre demande d'un rapport complet au médecin traitant).
- Un accès sécurisé au compte-rendu de la consultation et à l'ordonnance.
> La délivrance d'ordonnance avec l'accès à des médicaments remboursables.
Remarque : ces médecins ne sont pas habilités à délivrer des certificats médicaux ni des arrêts de travail.
Ce service n'entre pas dans le dispositif de télémédecine pris en charge dans le parcours de soins par la
Sécurité sociale.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 37/16 Information juridique et sociale: OUI [1 NON Dans l’affirmative indiquez le nom du service ? :
Préciser la nature des informations qui seront communiquées : Nb : Intégrer la réponse ici comme demandé ou par exception renvoi précisé (page …) au mémoire de gestion
Nom Angeline LANCIAUX
Fonction Juriste Droit Public
c ; Téléphone : 02 36 56 00 00 oordonnées | . L Email : alanciaux@collecteam.fr
Diblé Master 2 Droit Administrations Publiques et
IPIOME Territoriales (Université d'Orléans) Expérience 8 ans d'expérience en protection sociale
complémentaire professionnelle
Collecteam vous propose un accompagnement complet pour piloter et sécuriser votre convention de
participation.
ACCOMPAGNEMENT JURIDIQUE
LE RESPECT DU STATUT DES AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE La protection sociale des agents de la Fonction Publique Territoriale s'organise autour de dispositions spécifiques selon leur statut.
Collecteam, fort de son expérience, a développé une offre prévoyance respectant parfaitement les particularités statutaires de l’ensemble des agents employés par des collectivités ou établissements publics qu'ils soient fonctionnaires affiliés ou non à la CNRACL, agents contractuels de droit public ou de droit privé.
LE RESPECT DU CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE
La mise en place et le suivi d'une convention de participation nécessitent, pour tout employeur public, l'analyse et l'imbrication d’un ensemble de textes particulièrement denses.
Ces particularités, relevant à la fois du droit public et du droit privé, nécessitent une double compétence que peu d'intervenants maîtrisent dans le domaine des assurances collectives et que possède Collecteam du fait de sa spécialisation dans le secteur public et de sa présence historique sur le marché de la prévoyance collective.
LA VEILLE JURIDIQUE
Par ailleurs, Collecteam vous propose une veille juridique
permettant de vous informer de toutes modifications législatives ou règlementaires ayant des effets sur la protection sociale de vos agents,
Exemple: Ordonnance n°2021-175 du 17 février 2021 relative à la
protection sociale complémentaire dans la fonction publique, modifiant
l'article 22 bis-II de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983, et venant renforcer les dispositifs de protection sociale complémentaire des agents de la fonction publique.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 38/16 Assistance aux personnes : OUI D NON Dans l’affirmative indiquez le nom de l'organisme d'assistance
Décliner les prestations essentielles accordées 24/24h et 7/7 jours :
Vous trouverez en annexe de notre offre notre garantie assistance.
Fon jal : QUI [I NON Dans l’affirmative précisez les conditions permettant la prise en charge d'un dossier ? f Une documentation descriptive peut être fournie)
Les demandes de mise en œuvre du Fonds social devront être adressées à l'assureur et seront
étudiées en commission.
DOSSIER D'OFFRE - 2023 39/16