Conseil Municipal - acte 00041336 D

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Conseil Municipal - acte 00041336 D Document publié le Lundi 24 octobre 2016 par la commune de Bordeaux. Lien du pdf (Conseil Municipal - acte 00041336 D)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Culture et patrimoine, EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

DU CONSEIL MUNICIPAL

___________

Conseillers en exercice : 61

Date de Publicité : 25/10/16

Reçu en Préfecture le : 26/10/16

CERTIFIÉ EXACT,

Séance du lundi 24 octobre 2016

D - 2 0 1 6 / 4 1 2

Aujourd'hui 24 octobre 2016, à 10h00,

le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni en l'Hôtel de Ville, dans la salle de ses séances, sous la présidence de

Monsieur Alain JUPPE - Maire

Etaient Présents :

Monsieur Alain JUPPE, Madame Virginie CALMELS, Monsieur Nicolas FLORIAN, Madame Alexandra SIARRI, Madame Anne BREZILLON, Monsieur Fabien ROBERT, Mme Anne-Marie CAZALET, Monsieur Nicolas BRUGERE, Madame Brigitte COLLET, Monsieur Jean-Louis DAVID, Madame Emmanuelle CUNY, Monsieur Stephan DELAUX, Madame Laurence DESSERTINE, Monsieur Jean-Michel GAUTE, Madame Magali FRONZES, Monsieur Pierre LOTHAIRE, Madame Emilie KUZIEW, Monsieur Pierre De Gaétan NJIKAM MOULIOM, Madame Arielle PIAZZA, Monsieur Jérôme SIRI, Madame Elizabeth TOUTON, Monsieur Joël SOLARI, Madame Ana maria TORRES, Monsieur Jean-Pierre GUYOMARC'H, Madame Mariette LABORDE, Madame Marie-Françoise LIRE, Monsieur Erick AOUIZERATE, Monsieur Philippe FRAILE MARTIN, Monsieur Benoit MARTIN, Monsieur Gérald CARMONA, Madame Anne WALRYCK, Madame Marie-Hélène VILLANOVE, Madame Florence FORZY-RAFFARD, Madame Constance MOLLAT, Madame Maribel BERNARD, Monsieur Yohan DAVID, Monsieur Edouard du PARC, Madame Sandrine RENOU, Madame Estelle GENTILLEAU, Monsieur Marc LAFOSSE, Monsieur Yassine LOUIMI, Madame Stéphanie GIVERNAUD, Mme Laetitia JARTY ROY, Madame Solène COUCAUD-CHAZAL, Madame Cécile MIGLIORE, Madame Michèle DELAUNAY, Monsieur Pierre HURMIC, Monsieur Vincent FELTESSE, Madame Emmanuelle AJON, Madame Delphine JAMET, Monsieur Matthieu ROUVEYRE, Monsieur Jacques COLOMBIER, Madame Catherine BOUILHET,

Mr Jacques Colombier présent jusqu'à 11h45

Excusés :

Monsieur Didier CAZABONNE, Madame Nathalie DELATTRE, Monsieur Marik FETOUH, Monsieur Michel DUCHENE, Monsieur Alain SILVESTRE, Madame Marie-José DEL REY, Monsieur Guy ACCOCEBERRY, Monsieur Nicolas GUENROBase sous marine. Arts numériques. Partenariat avec

l'association Trafic. Convention. Autorisation. Signature

Monsieur Fabien ROBERT, Adjoint au Maire, présente le rapport suivant :

Mesdames, Messieurs,

Depuis plus de 15 ans, la Base sous-marine de Bordeaux occupe une place incontournable dans le paysage culturel de la Ville. Au fil des ans, elle a su développer un lien fort avec son public et les habitants du quartier, notamment par le biais de ses actions partenariales avec le milieu associatif.

C’est aujourd’hui un espace de diffusion culturelle, reconnu et repéré sur le territoire, qui accueille des événements pluridisciplinaires dans le domaine des arts visuels, du spectacle vivant et de la musique.

Dans une volonté d’approfondissement de la définition du projet culturel de cet établissement culturel, la Ville de Bordeaux a imaginé plusieurs activités entre l’Annexe, espace d’exposition, et les alvéoles. C’est ainsi que, lors du Conseil Municipal du 11 juillet dernier, une procédure de délégation de service public portant sur les alvéoles 1 à 6 a été approuvée. Cette procédure a pour objet la mise valeur patrimoniale de ces 6 alvéoles par la création d’un lieu dédié à l’image, aux arts numériques et au multimédia, accessible à tous les publics. Concernant les alvéoles 7 à 11 et les toits, la Ville se réserve le droit de mettre à disposition ces espaces à d’autres opérateurs culturels ou économiques, sur la base d’un cahier des charges et de projets à définir en lançant par la suite un appel à manifestations d’intérêt. Enfin, il a été acté que l’annexe reste un équipement culturel d’exposition en régie municipale dont le contenu artistique sera résolument tourné vers les formes émergentes de la création contemporaine, à travers des parcours vidéo, des installations sonores et lumineuses ou encore des propositions de performances hybrides et originales.

La Base sous-marine souhaite inscrire durablement son identité dans cette continuité programmatique, en lien étroit avec l’innovation artistique.

Ainsi dès 2017, la Base sous-marine a pour projet d’inviter les publics à un « rendez-vous » récurrent dédié exclusivement aux arts numériques qui se déroulera, chaque année, entre les mois de février et avril. Les services municipaux en charge du numérique et des systèmes d’information devenus « services communs » métropolitains apporteront leur expertise et leur savoir-faire techniques au montage de cet événement annuel faisant écho à la « Semaine Digitale » dont le rythme deviendra biennal à compter de la 6ème édition prévue en avril 2018.

En vue de co-construire la 1ère édition de ce nouveau « rendez-vous numérique » à la Base sous-marine, la Ville de Bordeaux propose une collaboration avec l’association Trafic, acteur bordelais majeur en matière de musiques électroniques et arts numériques, notamment pour sa programmation pluridisciplinaire qualitative et innovante. Il est convenu que le premier « rendez-vous numérique » de la Base sous-marine se décline selon les deux axes programmatiques et les deux temporalités suivants :

Arts de la scène :

- Dès octobre 2016, en guise d’avant-première au lancement du « rendez-vous numérique », l’association Trafic est invitée à imaginer une série d’événements (concerts, performances etc.) au sein de l’alvéole C4. La production, l’organisation et la logistique de l’ensemble de ces manifestations sont à la charge exclusive de l’organisateur, soit l’association Trafic.

- Entre février et avril 2017, en écho à la présentation d’une exposition monographique ou collective dédiée aux arts numériques, l’association Trafic proposera 1 événement (concert ou spectacle vivant) au sein de l’alvéole C4. La production, l’organisation et la logistique de cet évènement est à la charge exclusive de l’organisateur, soit l’association Trafic.

Arts visuels : entre février et avril 2017, une exposition monographique et/ou collective réunira, au sein de l’Annexe, espace d’exposition de la Base sous-marine, des artistesconfirmés et émergents dans le domaine des arts numériques. La production, l’organisation et la logistique de cette exposition sont à la charge exclusive de la Base sous-marine. Le contenu de la saison culturelle numérique 2016-2017 imaginée par l’association Trafic et la Base sous-marine prévoit :

Octobre 2016 :

Le 28 octobre, la Base sous-marine accueillera un concert de musiques électroniques du duo de DJ Tale of us, formé par Carmine Conte et Matteo Milleri, qui se déroulera de 20h à minuit.

Février > Avril 2017 :

La Base sous-marine mettra à l’honneur les créations d’un ou plusieurs artistes émergents ou confirmés dans le domaine des arts numériques pour une exposition dans l’un de ses espaces.

En conséquence, je vous prie, Mesdames, Messieurs de bien vouloir :

- approuver le principe d’une collaboration artistique entre la Ville de Bordeaux et l’association Trafic pour la mise en œuvre d’un rendez-vous numérique annuel au sein de la Base sous- marine

- signer la convention afférente

ADOPTE A L'UNANIMITE

Fait et Délibéré à Bordeaux, en l’Hôtel de Ville, le 24 octobre 2016

P/EXPEDITION CONFORME,

Monsieur Fabien ROBERT08/11/2016

4/18

CONVENTION

DE MISE A DISPOSITION D’ESPACES

ENTRE LA VILLE DE BORDEAUX - BASE SOUS-MARINE

ET

L’ I BOAT - ASSOCIATION « TRAFIC »

à l’occasion d’un concert le 1er octobre 2016

ANNEXE 1

CAHIER des CHARGES

Location des cellules n°3 et n°4

de la

Base sous-marine

Ville de BORDEAUX

· IDENTIFICATION

Nom : Base sous-marine

Adresse : Boulevard Alfred Daney 33 300 BORDEAUX

Téléphone : 05 56 11 11 50

Télécopie : 05 56 39 94 45

Directeur de l’établissement : Mme Adélaïde SIEBER (direction par interim) Téléphone bureau : 05 56 11 11 50

Portable : 06 48 80 69 35

· CLASSEMENT DE LA BASE SOUS-MARINE

La Base sous-marine est un E.R.P. de 2ème catégorie classée L, N, T et Y. Tous les aménagements devront être conformes à l’ensemble des réglementations existantes concernant les Etablissements Recevant du Public de type L.

· CAPACITE D’ACCUEIL

La capacité d’accueil est de 800 personnes sur l’ensemble des espaces. Après dépôt et

acceptation du dossier de sécurité par le service prévention de Bordeaux Métropole, la jauge

sera portée à 1 000 personnes à titre exceptionnel.

L’organisateur est tenu de respecter ces prescriptions.

· MISE A DISPOSITION DES CELLULES C3 et C4

Ø la surface au sol de la C4 est de 820 m², traité en enrobé noir,

Ø la surface au sol de la C3 est de 300 m²,08/11/2016

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Ø un ensemble de 8 sanitaires publics H/F et personnes à mobilité réduite H/F, Ø aucun autre local que ceux décrits ci-dessus ne pourra être utilisé par l’organisateur pour la manifestation,

Ø les cellules seront mises à disposition sans sonorisation, sans installation spécifique de lumière et sans mobilier,

Ø l’espace scénique se fera dans le fond de la cellule n°4 ou sur la scène dite « sur l’eau » suivant le type de spectacle.

· OUVERTURE et FERMETURE DE LA BASE SOUS-MARINE

Un gardien mandaté par la direction de la Base sous-marine sera présent pour la mise sous alarme et enlèvement de l’alarme du bâtiment.

- Il assurera l’extinction des lumières générales du site.

- Il fera appliquer :

o les heures d’ouverture et fermeture du site.

o les consignes figurant sur ce cahier des charges.

Les frais de gardiennage et de surveillance seront à la charge de l’organisateur.

· OBLIGATIONS DE L’ORGANISATEUR

Le projet d’évènement et d’aménagement des locaux qui en découlent étant soumis au préalable à l’appréciation et à la validation de la Direction de la Base sous-marine, l’organisateur s’engage à respecter les prescriptions du personnel de cet établissement.

Par ailleurs, l’organisateur s’engage auprès de la Ville de Bordeaux à :

- assurer l’entière responsabilité de la manifestation qu’il organise, des travaux et aménagements qu’elle implique ainsi que des biens et des personnes dont il autorise la présence dans la Base sous-marine,

- à respecter toutes les consignes figurant dans ce cahier des charges, - à faire respecter les diverses réglementations, normes et règles de l’art en vigueur. - à laisser les lieux propres et en état de fonctionner à l’issue de la manifestation. Tout manquement sera à sa charge,

- à fournir l’organigramme hiérarchique. Afin de mieux identifier les intervenants sécurité et la chaine de commandement de la manifestation, l’organisateur fournira un organigramme faisant apparaître hiérarchiquement le nom et qualité du :

- coordinateur sécurité-sureté

- directeur de la manifestation

- directeur technique ou régisseur

- responsable du service d’ordre

- responsable Premiers secours

- responsable sécurité incendie (SSIAP)

- responsable billetterie

- responsable maintenance technique

- électricien de permanence pendant l’évènement

- noms des différentes sociétés intervenantes.

Cet organigramme figurera dans le registre de sécurité de la Base sous-marine.

· AMENAGEMENT DES CELLULES C3 et C4 ACCESSIBLES AU PUBLIC

Tous les aménagements projetés par l’organisateur sont à sa charge et doivent être démontés à la fin de la manifestation et les espaces remis dans leur état initial.08/11/2016

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Lors du montage, les zones de travail et de stockage doivent être balisées. Aucun stockage de devra se faire dans les zones réservées au public, de même qu’à proximité des locaux et armoires électriques, ainsi qu’à proximité des moyens d’extinction et d’évacuation. L’organisateur devra mettre en œuvre les protections nécessaires et adaptées pour empêcher toute dégradation du bâtiment et des ses équipements. A ce titre, toute dégradation constatée par la Base sous-marine au cours de la manifestation entraîne la responsabilité de l’organisateur qui supportera seul les frais des réparations, si l’auteur des dites dégradations n’est pas identifié.

L’aménagement en matériel des cellules, ne devra occasionner aucune gêne dans : - l’évacuation du public,

- l’accès aux moyens de secours

- l’intervention du personnel technique de la Base sous-marine.

Il ne devra pas gêner ou rétrécir les cheminements de circulation.

Tous les matériaux devront être classés au feu. L’organisateur fournira les procès verbaux à la direction de la Base sous-marine.

La construction de toute structure démontable (gradin, scène, tour régie,…) devra être mise en œuvre dans les règles de l’art. Un technicien agréé devra encadrer le montage et fournir à la fin de celui-ci une attestation de « bon montage ».

L’installation, une fois terminée, devra faire l’objet d’une visite d’un bureau de contrôle, qui a l’issue établira un procès-verbal dont un exemplaire sera remis à la direction de la Base sous-marine. Ces structures ne doivent en aucun cas masquer les blocs secours en place.

· MONTAGE ET DEMONTAGE

Ü Planning :

L’organisateur devra fournir à la direction de la Base sous-marine, dix jours avant le montage, le planning horaire des phases de montage et de démontage. Il est rappelé à l’organisateur que la Base sous-marine est ouverte au public pour les expositions de 13h30 à 19h00 et que le public a accès de la cellule n°1 jusqu’à la cellule n°3 pour les toilettes.

Pendant les heures d’ouverture au public, le montage depuis l’entrée publique jusqu’à la cellule n°4 ne pourra se faire que le matin.

Ü Contrôle des accès :

Pendant les phases de montage et de démontage, un agent de sécurité est exigé par point d’accès :

- porte des Ateliers Métallurgiques de la Base (AMB) donnant sur le cours Henri Brunet,

- Issue de secours du local du Tableau Général Basse Tension (TGBT), donnant sur le parking (cet accès est interdit pendant les heures d’ouverture au public des expositions).

Toute personne présente au titre d’une intervention pour la manifestation doit être munie d’un badge d’identification visible. Aucune autre personne n’est autorisée à pénétrer sur le site sans accréditation.

Ü Matériel :08/11/2016

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L’organisateur devra prévoir ses propres locations de nacelles, chariots élévateurs,… Les ateliers techniques du personnel de la Base sous-marine ne sont pas mis à disposition des prestataires et personnels de l’organisation de la manifestation. L’organisateur devra donc prévoir le matériel nécessaire au montage et au démontage de la manifestation.

Ü Gaz :

L’utilisation du gaz est interdite ainsi que l’utilisation de produits inflammables.

Ü Issues de secours :

Les issues de secours seront laissées libres de tout passage et de toutes contraintes pendant les montages, représentations et démontages.

Ü Electricité :

Seul un agent de la Ville de Bordeaux est habilité à ouvrir les portes du TGBT, des locaux et armoires électriques. Tout branchement électrique se fera dans le respect des normes de sécurité usuelles. Tout intervenant devra être muni d’un titre d’habilitation. L’utilisateur ne peut apporter aucune modification aux installations existantes.

Tout le matériel électrique installé en sus devra répondre aux normes et réglementations électriques en vigueur.

Les installations électriques devront être protégées de contact direct ou indirect. Les câbles et connecteurs devront être conformes aux normes en vigueur, et ne devront pas constituer une gêne pour le public.

L’organisateur fournira pour chaque armoire de distribution électrique ou assimilé (ex : gradateur de puissance…) ainsi que pour chaque régie technique, un extincteur type CO2 de 2 kgs.

L’installation, une fois terminée, devra faire l’objet d’une visite d’un bureau de contrôle qui, à l’issue, établira un procès-verbal dont un exemplaire sera remis à la direction de la Base sous-marine.

Les locaux et armoires électriques devront être à tout moment libres d’accès. Toutes les dispositions devront être prises pour que le public n’ait jamais accès à un élément sous tension (protection par élément mécanique ou hors de portée du public,…) La Base sous-marine met à disposition de l’organisateur la puissance électrique soit 250 kVA.

Le soir de la manifestation une permanence électrique devra être assurée par l’organisateur.

Le nom de l’électricien devra être fourni par l’organisateur dans le cadre de l’organigramme.

Ü Accroches :

L’ensemble des accroches devra être réalisé sur les points d’accroche existants uniquement. Toutes les structures suspendues ou placées en hauteur doivent être équipées de deux systèmes de fixation adaptés et de conceptions différentes. Tous les points d’accroche devront être contrôlés par un bureau de contrôle agréé.08/11/2016

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Ü Sonorisation :

La Base sous-marine ne possède aucun équipement de sonorisation. Le matériel, les installations et le personnel sont à la charge de l’organisateur.

Ü Eclairage :

Le site de la Base sous-marine n’est équipé que d’un éclairage de service. L’organisateur prend à sa charge les éclairages de circulation, scéniques et mise en lumière artistique.

Les cellules ne sont équipées d’aucun matériel pour les éclairages. L’organisateur a à sa charge le matériel, les installations et le personnel. Tous les équipements devront être contrôlés par un bureau de contrôle agréé.

Ü Chaises :

Chaque rangée de chaises doit comporter 16 sièges au maximum entre 2 circulations ou 8 entre une circulation et 1 paroi.

De plus, une des dispositions suivantes doit être respectée :

- Chaque siège est fixé à un socle,

- Les sièges sont rendus solidaires par rangées, chaque rangée étant fixée au sol ou aux parois à ses extrémités,

- Les sièges sont rendus solidaires par rangées, chaque rangée étant reliée de façon rigide aux rangées voisines de manière à former des blocs difficiles à renverser ou à déplacer.

Les sièges mobiles sont interdits dans les cellules.

Ü Personnel de Sécurité Incendie – SSIAP :

Le service de sécurité incendie devra être assuré par une société agréée. Les prestations de cette société seront prises en charge par l’organisateur.

Ü Moyens de communication :

La configuration de la Base sous-marine nécessite la mise en place de moyens de communication mobiles (talkies-walkies, téléphones portables) aussi bien pour l’organisateur que pour le service d’ordre et de sécurité incendie.

L’organisateur a donc à sa charge la mise en place de ce réseau de communication.

· GARDIENNAGE ET SURVEILLANCE

Il appartient à l’organisateur d’assurer le gardiennage et la surveillance des locaux de la Base sous-marine, de jour comme de nuit pendant toute la durée contractuelle de la location (montage, manifestation, démontage).

Respect des règles de surveillance :

En l’absence du personnel de la Base sous-marine, aucune personne n’est autorisée à pénétrer dans l’enceinte hormis le personnel de la société de gardiennage dédié à la surveillance des biens sensibles mis en place dans le cadre de la manifestation.08/11/2016

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Les portes des locaux « TGBT » et « A.M.B. » doivent, en tout état de cause, rester fermées. Si, pour quelque raison que ce soit, ces portes restent ouvertes, un personnel de l’organisation ou d’une société de sécurité y sera astreint en surveillance.

Le personnel technique, les intervenants, les prestataires et fournisseurs devront avoir le numéro de téléphone du responsable de l’organisation afin de faire ouvrir ces portes. Les techniciens et organisateurs devront être badgés pour pouvoir circuler à l’intérieur de la Base pendant le montage, le déroulement de la manifestation et le démontage. Les véhicules des prestataires et des organisateurs ne peuvent stationner à l’intérieur de la Base. Ils pourront être garés sur le parking une fois le déchargement terminé. Ils ne pourront entrer dans la Base sous-marine pour le rechargement qu’après la fermeture de l’évènement au public.

Seuls les agents de la Base sous-marine ont le droit de pénétrer dans les régies techniques de la C5, dans la C6 (ateliers Base) ainsi que de la C7 à la C11 ;

Tout matériel sensible ou effets personnels, stockés ou introduits dans l’enceinte de la Base sous-marine, sont placés sous la responsabilité de l’organisateur.

La Base sous-marine décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation.

Service de sécurité de la manifestation :

La qualité d’un service de sécurité est un élément déterminant de la réussite de la manifestation au même titre que la régie lumière, la sonorisation ou la scénographie. Il devra être assuré par une société de sécurité agréée et compétente.

Les agents de sécurité devront contrôler l’entrée du public à l’intérieur de la Base sous-marine, veiller à la gestion des véhicules des prestataires ou fournisseurs, pour le déchargement et le rechargement de leur matériel et assurer la surveillance du parking.

L’organisateur doit prévoir un service de sécurité minimum composé comme suit : - 1 x SSIAP 2

- 2 x SSIAP 1 (1 SSIAP 1 devra se trouver devant le Système de Sécurité Incendie) - 2 x ADS à l’entrée de la Base sous-marine pour contrôle des entrées - 1 x ADS à l’issue de secours TGBT

- 3 x ADS pour les zones cellule 1, cellule 2, cellule 3

- 1 x ADS à l’issue de secours de la C4

- 1 x ADS pour contrôle entre la zone publique et le village technique, entrée de la cellule n°5.

Suivant le type de la manifestation, ce service de sécurité peut être renforcé par la présence d’agents supplémentaires.

La Base sous-marine fera assurer la veille technique du bâtiment par la société de surveillance agréée par les marchés publics.

Cette prestation sera facturée à l’organisateur.

En aucun cas, le public ne peut :

- passer derrière les bâches dans les cellules C2 et C3

- emprunter la sortie de secours située au fond de la cellule C4 (sauf évacuation) - aller au-delà de la cellule C4 (soit de C5 à C11)

- enjamber les garde-corps et portillons

- aller sur les quais.

Pour vous en assurer, il convient de positionner les 3 ADS au niveau de ces points sensibles.08/11/2016

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- Sur les quais :

Le port du casque est obligatoire sur ces zones ; en aucun cas le public ne peut y avoir accès. En l’absence de protection collective de type garde-corps, le port d’un gilet de flottaison est obligatoire.

- Sur l’eau :

Le port d’équipement de flottaison est obligatoire. L’organisateur doit assurer le maintien à l’entrée des marinas, des barrières anti-pollution.

- Sur le parking :

La Base sous-marine dispose d’un parking de 200 places dont l’entrée et la sortie se situent sur le Boulevard Alfred Daney.

L’organisateur est tenu de respecter les règles de stationnement du parking et du remplissage. Il veillera en permanence à ce que les zones de circulation dans le parking ne comportent aucune gêne.

Pour cela l’organisateur doit prévoir :

- 1 ADS à l’entrée du parking, côté Boulevard, pour filtrage des véhicules à l’aide de barrières,

- 1 ADS + chien pour surveillance et placement des véhicules.

Barrières de sécurité :

Outre ce service de sécurité, l’organisateur doit prendre en charge la mise en place de barrières HERAS au niveau des garde-corps de l’entrée publique jusqu’à la cellule n°4.

· REGLEMENTATION BRUITS ET VOISINAGE

L’organisateur s’engage à ce que la manifestation ne crée ni gêne, ni nuisance au voisinage (habitants sur l’eau, habitations avoisinantes, …).

L’organisateur devra particulièrement veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière de bruit et prendre toutes les mesures appropriées concernant la diffusion de musiques amplifiées et à respecter les dispositions de l’arrêté préfectoral réglementant les activités bruyantes la nuit. Pour assurer la tranquillité publique en matière de nuisance sonore, toute activité musicale devra cesser à 2 heures du matin.

· INTERDICTION DE FUMER

Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur de la Base sous-marine. L’organisateur se doit de faire respecter cette interdiction dans l’ensemble du bâtiment.

Le personnel, les artistes et les techniciens sont tenus de respecter cet espace non fumeur.

· OUVERTURE D’UN DEBIT DE BOISSON TEMPORAIRE - REPAS AVEC TRAITEUR

La mise en place d’un débit de boissons occasionnel nécessite d’obtenir une autorisation auprès des services de la Mairie et déclarer l’ouverture du dit débit à la recette locale et régler le montant éventuel de la taxe afférente.

Dans la Base sous-marine ne sont autorisées que les boissons de :

· la licence 1 : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentées, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat, etc.…08/11/2016

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· la licence de 2ème catégorie : vin, bière, cidre, hydromel, poiré, vin doux naturel, comportant de 1 à 3 degrés d’alcool.

L’obtention des licences 1 et 2 est gratuite. La vente et l’utilisation de bouteilles, de canettes, de récipients en verre sont rigoureusement interdites. L’organisateur s’engage à ne plus servir de boissons alcoolisées 1 heure avant la fin de la manifestation.

Lorsque l’organisateur fait appel à un traiteur pour l’organisation de sa soirée, c’est celui-ci qui sera responsable des denrées et plats distribués ainsi que des boissons qui accompagnent ses plats et qui devra justifier de la détention de la licence.

Traiteur : le professionnel retenu par l’utilisateur doit respecter l’emplacement prévu et utiliser des équipements respectant la réglementation de sécurité du code de travail. L’utilisation de gaz est strictement interdite dans l’enceinte de la Base sous marine ainsi que toute utilisation de flamme bougies etc.

Les espaces dévolus au traiteur sont fait pour dresser les repas et entreposer les boissons, l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’y cuisiner les repas. Seul est admis le professionnel équipé pour la préparation, le transport et le service des repas et fournissant le matériel de conservation et de réchauffage répondant à la réglementation en vigueur. Il sera placé sous la responsabilité du l’utilisateur qui lui remettra un exemplaire du règlement de la salle. Le nettoyage et la remise en état de propreté de l’espace lui appartiendront.

· HYGIENE ET PROPRETE

A l’issue de la manifestation l’organisateur doit procéder au nettoyage de l’ensemble des espaces occupés (cellules, toilettes, allées de circulation, espaces de stockage, loges, etc.), ainsi que du parking. Les espaces devront être remis en ordre pour 12h00 avant l’ouverture au public de la Base sous-marine.

L’entretien des toilettes devra être assuré par une personne durant toute la manifestation et ces toilettes devront être rendues dans un parfait état de propreté à la fin de la manifestation. Les fournitures des toilettes sont à la charge de l’organisateur.

En cas de nettoyage jugé insuffisant, il sera facturé à l’organisateur une prestation complémentaire.

La Base sous-marine met à disposition des supports de poubelles. Pour raison de sécurité, les sacs poubelles devront être transparents et fournis par l’organisateur. En fin de manifestation les sacs devront être déposés dans les containers prévus à cet effet, mis à disposition par la Base sous-marine.

· ASSURANCE

L’organisateur a l’obligation de souscrire une assurance garantissant sa responsabilité civile d’organisateur de spectacle pour la manifestation contre tous dommages corporels ou matériels causés aux tiers et garantissant les dommages matériels et immatériels causés que ce soit de son fait ou du fait du personnel travaillant pour lui ou des spectateurs. La police devra répondre en tout point aux préconisations indiquées dans la convention signée entre les deux parties.

L’attestation d’assurance doit être fournie avant le début du montage de la manifestation.

La responsabilité civile de la Ville de Bordeaux ne pourra être mise en cause, le contrat devra obligatoirement comporter une clause de renonciation à recours à l’encontre la Ville de08/11/2016

12/18

Bordeaux pour vol ou autre fait délictueux dont l’organisateur ou ses prestataires pourraient être victimes dans les espaces de la Base sous-marine.

· CHARGES DIVERSES

L’organisateur acquittera exactement les impôts, taxes et contributions diverses ainsi que les frais dont il serait redevable envers toute personne ou organisme en raison de sa manifestation. L’organisateur doit respecter la réglementation de la propriété artistique et notamment conclure tous les accords préalables avec les organismes intéressés (ex : SACEM ou SACED) et régler les droits et les taxes qui pourraient être dus à ces organismes.

De même l’organisateur fera toute demande d’autorisation concernant les débits de boissons temporaires à la Mairie de Bordeaux. Il fournira à la direction de la Base sous-marine une copie de cette autorisation.

La Ville de Bordeaux ne saura être inquiétée pour tout manquement à ces obligations.

· DOCUMENTS A FOURNIR A LA DIRECTION DE LA BASE SOUS-MARINE

L’organisateur doit remettre les documents suivants :

AU PLUS TARD

60 jours

avant la manifestation

· un plan des installations à l’échelle,

· un plan d’évacuation à l’échelle,

· la notice de sécurité et le dossier de

manifestation publique,

· une copie d’attestation d’assurance.

10 jours

avant la manifestation

· le planning complet des montages et

démontages ainsi que la conduite du

déroulement de la manifestation,

· les noms, qualités, numéros de

téléphone, date et heures d’arrivée des

prestataires et livraisons.

Le jour du montage

· la copie des diplômes, formations,

qualifications des personnels.

A L’ISSUE DU MONTAGE

· la copie des procès verbaux et attestations

relatifs aux différents contrôles.

· VEHICULES

Tout véhicule circulant dans l’enceinte de la Base sous-marine devra respecter les règles usuelles du code du travail, de la route et du règlement de la Base sous-marine. L’ensemble des véhicules accédant à la Base devront rouler «au pas».08/11/2016

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Tout conducteur de véhicule devra posséder le permis ou certificat relatif à celui-ci. Le stationnement des véhicules dans l’enceinte de l’établissement en présence du public est interdit sauf pour les véhicules frigorifiques stationnés à l’intérieur de la cellule C5. Dans ce cas, le véhicule devra être équipé d’un extincteur à poudre portant une estampille de vérification de moins de 1 an.

En aucun cas le matériel d’élévation de la Base sous-marine ne pourra être utilisé.

· COUTS FINANCIERS

L’organisateur aura à sa charge les frais :

- de location de la Base sous-marine,

- d’aménagement des espaces : sonorisation, éclairage, scénographie, - des prestations en matière de sécurité, de surveillance, de gardiennage, - de location de matériel scénique et de sécurité,

- de l’entretien et du nettoyage,

- du réseau des moyens de communication,

- de billetterie,

- de contrôles techniques,

- de personnel,

- d’heures supplémentaires des agents de la Base sous-marine mobilisés obligatoirement pour la manifestation (2 personnes).

· CONDITIONS D’UTILISATION

Pour formaliser les conditions de mise à disposition des cellules C3 et C4, une convention sera établie entre la Ville de Bordeaux et l’organisateur de la manifestation. Elle aura pour objet de définir et de fixer les conditions d’utilisation des espaces par l’organisateur en fonction de ce cahier des charges.

Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

Date

Nom, prénom

QualitéCONVENTION

DE MISE A DISPOSITION D’ESPACES

ENTRE LA VILLE DE BORDEAUX - BASE SOUS-MARINE

ET

L’ I BOAT - ASSOCIATION « TRAFIC »

à l’occasion d’un concert le 1er octobre 2016

ANNEXE 2

LISTE DU MATERIEL MIS A DISPOSITION

· Cellule C3

- 1 scène en praticable de 3 x 2 mètres + 1 escalier bois de 0,6 mètre, - 1 bar rond pour DJ,

- 1 Par Beam Oxo,

- 5 potelets avec corde,

- 20 bancs à disposer autour de la piste de roller

- 70 fauteuils plexi de marque Ikea.

· Cellule C4

- 1 scène en praticable de 10 x 6 mètres + 1 escalier 0,80 m.

- 15 tables

- 50 chaises

- 1 vidéo projecteur 12000 marque PANASONIC

Je soussigné, , m’engage à restituer le matériel ci-dessus dès la fin de la manifestation et à procéder à son remplacement à l’identique sous deux semaines s’il venait à être détérioré au cours de l’évènement pour lequel il a été mis à ma disposition.

Fait à Bordeaux,

Le15

CONVENTION

DE MISE A DISPOSITION D’ESPACES

ENTRE LA VILLE DE BORDEAUX - BASE SOUS-MARINE

ET

L’ASSOCIATION « TRAFIC »

à l’occasion de deux évènements type concert ou spectacle vivant

LA VILLE de BORDEAUX représentée par son Maire, Monsieur Alain JUPPE, habilité aux fins des présentes par délibération n° XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, reçue en Préfecture de la Gironde le XXXXXXXXX.

Ci-après dénommée "La Ville ",

D’une part,

ET

L’ Association Trafic

dont le siège social est situé ……………………………. représenté pour les besoins des présentes par Monsieur………………………….., en sa qualité de ……………………...

Ci-après dénommée par le terme de « L’utilisateur»,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Dans le cadre de l’exposition qui se déroulera à la Base sous-marine du 16 février au 7 mai 2017, l’association Trafic organisera un concert du duo de DJ’s Tale of us dans les locaux de la Base sous- marine le vendredi 28 octobre 2016 ainsi qu’un second évènement qui se déroulera conjointement à la première exposition de la Base sous-marine pour l’année 2017 dont la date précise reste à définir. Cette exposition sera construite conjointement par la Ville de Bordeaux et l’association Trafic sous la forme d’un co-commissariat.

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet de définir les conditions de mise à disposition des espaces C3 et C4 de la Base sous-marine pour les besoins de cet évènement, les obligations des deux parties ainsi que les conditions financières.

ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention prend effet à la signature des présentes par les deux parties et prend fin à l’issue de la tenue de l’exposition dédié aux arts numériques.

ARTICLE 3 : CAPACITE D’ACCUEIL DES ESPACES

La capacité d’accueil est de 800 personnes. Elle pourra être portée à 1000 personnes maximum sous réserve de l’accord de la commission de sécurité.

L’utilisateur est tenu de respecter ces prescriptions.16

ARTICLE 4 : CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION ET OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

Sont mis à la disposition de l’utilisateur pour l’organisation de ses soirées :

- les espaces C3 et C4 vides à aménager ainsi que les sanitaires attenants,

- le matériel de l’établissement sous surveillance du personnel technique de la Base sous-marine et dont une liste sera établie conjointement par les 2 parties.

Pour les besoins de son utilisation des locaux, l’utilisateur fait son affaire de tous les aménagements scéniques et scénographiques nécessaire à l’organisation de ce concert. Il est également unique responsable de toutes les animations et spectacles de la soirée. A cet effet il est tenu si besoin de contacter les organismes type SACEM, SACD et faire les déclarations d’usage.

L’introduction d’éléments de décors est soumise à l’appréciation de la Direction de la Base sous-marine tant en matière de norme de sécurité que de possibilités techniques d’installation. L’utilisateur s’engage à respecter la réglementation en vigueur et les prescriptions du personnel de la Base sous-marine.

La remise en état des espaces à l’issue de la manifestation est à la charge du l’utilisateur. Tous les déchés et détritus devront être mis en sac et dans les conteneurs prévus à cet effet.

Si pour le bon déroulement de l’évènement, l’utilisateur doit faire appel à un traiteur, il est tenu de faire respecter les conditions définies ci-dessous au dit traiteur.

Traiteur : le professionnel retenu par l’utilisateur doit respecter l’emplacement prévu et utiliser des équipements respectant la réglementation de sécurité du code de travail. L’utilisation de gaz est strictement interdite dans l’enceinte de la Base sous marine ainsi que toute utilisation de flamme bougies etc.

Les espaces dévolus au traiteur sont faits pour dresser les repas et entreposer les boissons, l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’y cuisiner. Seul est admis le professionnel équipé pour la préparation, le transport et le service des repas et fournissant le matériel de conservation et de réchauffage répondant à la réglementation en vigueur. Il sera placé sous la responsabilité du l’utilisateur qui lui remettra un exemplaire du règlement de la salle. Le nettoyage et la remise en état de propreté de l’espace lui appartiendront.

L’utilisateur est aussi autorisé à tenir une buvette (type N) à condition d’avoir satisfait à toutes les conditions réglementaires préalables.

L’utilisateur s’engage à faire respecter la règle de l’interdiction de fumer correspondant à la législation dans les lieux publics.

De même il devra se tenir informé sur la réglementation en vigueur correspondant au type L de deuxième catégorie notamment en matière de respect des conditions d’accès aux issues de secours de circulation et d'évacuation du public ainsi que la qualification de son personnel de sécurité.

L’utilisateur s’engage à ce qu’aucun véhicule ne stationne à l’intérieur des espaces de la Base sous marine.

L’utilisateur reconnait avoir pris connaissance du règlement d’utilisation des espaces de la Base sous- marine (cf. Annexe 1- Cahier des charges) dont les clauses lui sont opposables par la signature de la présente convention. Il reconnait l’accepter sans réserve et s’engage à s’y conformer.

L’utilisateur doit se conformer :

· Au cahier des charges fixant les règles d’utilisation des cellules C3 et C4 de la Base sous-marine,

· Aux consignes de sécurité de l’établissement fixées par la commission municipale compétente et respecter les instructions des agents présents sur le site.

L’utilisateur prend les lieux dans leur état d’agencement et doit s’abstenir de toute modification structurelle. Au besoin, tout aménagement ou installation spécifique sera réalisé à ses frais et après accord de la Direction de la Base sous-marine. Les lieux devront être remis en l’état initial dès la fin de l’utilisation.

L’usage du téléphone est réservé au service, sauf en cas d’urgence.

L’utilisateur devra faire un usage respectueux du matériel mis à sa disposition. S’il été constaté qu’à la suite d’une mauvaise utilisation, celui-ci était endommagé, le montant de ce matériel serait facturé à l’utilisateur.

L’utilisateur devra munir son personnel d’un badge afin que le personnel de la Base sous-marine puisse identifier les personnes qui ont l’autorisation de pénétrer dans le bâtiment.

L’utilisateur devra fournir :

· tous les documents nécessaires à la constitution du dossier de la manifestation et du registre de sécurité avant la tenue de celle-ci et dont la liste figure dans le cahier des charges relatif à l’occupation d’espaces de la Base sous-marine,17

· Un exemplaire du cahier des charges approuvé et signé,

· Un exemplaire de la liste des matériels mis à disposition, approuvé et signé.

COMMUNICATION

Par ailleurs, l’Association TRAFIC s’engage, lors de toute communication relative à cet évènement, à faire apparaitre la mention « concert organisé en partenariat avec la Base sous-marine – Ville de Bordeaux », à insérer les logos de la Ville de Bordeaux et de la Base sous-marine et la pastille « Bordeaux Culture »

ARTICLE 5 : CONDITIONS FINANCIERES

Cette mise à disposition est conclue à titre gratuit en échange de la cession gracieuse des droits de propriété intellectuelle de l’association Trafic pour leur prestation telle que prévue en préambule. Tout projet concernant cette prestation devra être soumis à la Direction Générale des Affaires Culturelles de la Ville de Bordeaux avant le 20 octobre 2016.

ARTICLE 6 : SURVEILLANCE ET SECURITE

Il appartient à l’utilisateur de se donner les moyens en personnel d’accueil, de surveillance et de sécurité suivant le cahier des charges annexé aux présentes et dans le cadre des normes de sécurité en vigueur le ou les jours de l’évènement, notamment en matière d’accueil du public.

Ces frais seront à sa charge exclusive.

ARTICLE 7 : ASSURANCES

L’utilisateur s’engage à couvrir les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d’être engagée du fait de son activité, notamment par la possession ou l’exploitation de ses équipements propres, et de sa présence dans les locaux mis à disposition, dans tous les cas où elle serait recherchée :

· A la suite de tous dommages corporels, matériels ou immatériels, consécutifs ou non aux précédentes, causés aux tiers ou aux personnes se trouvant dans les locaux,

· A la suite de tous dommages, y compris les actes de vandalismes causés aux biens confiés, aux bâtiments, aux installations générales et à tous biens mis à disposition appartenant à la Ville de Bordeaux.

A ce titre, l’utilisateur devra souscrire auprès d’une compagnie notoirement solvable une police destinée à garantir sa responsabilité, notamment vis-à-vis des biens confiés, y compris les risques locatifs et le recours des voisins et des tiers.

Cette police devra prévoir au minimum :

· 1 – Pour la garantie Responsabilité Civile vis à vis des tiers

· Une garantie à concurrence de 7 623 000 euros par sinistre et par an pour les dommages corporels,

· Une garantie à concurrence de 1 525 000 euros par sinistre pour les dommages matériels et immatériels, consécutifs

· 2 - Pour la garantie Responsabilité Civile vis à vis de la Ville de Bordeaux y compris les risques locatifs :

· Une garantie à concurrence de 458 000 euros par sinistre pour les risques incendie, explosions, dégâts des eaux,

· Pour leur part, la Ville de Bordeaux et ses assureurs subrogés renoncent à recours contre les utilisateurs au-delà de ces sommes.18

L’utilisateur souscrira pour ses biens propres toutes les garanties qu’il jugera utiles et, avec ses assureurs subrogés, il renonce à tous recours qu’il serait fondé à exercer contre la Ville de Bordeaux pour tous les dommages subis.

L’utilisateur devra remettre à la Ville de Bordeaux sa police d’assurance en cours y compris celle des avenants éventuels, et de l’attestation qui lui sera délivrée par son assureur.

La Ville de Bordeaux, de son côté, fera son affaire personnelle des assurances garantissant les dommages matériels aux biens mis à disposition dont elle-même ou ses préposés seraient responsables, et des dommages occasionnés aux tiers qui lui seraient imputables.

ARTICLE 8 : DENONCIATION - ANNULATION

En cas de non respect d’une des clauses prévue au présent contrat , ce dernier pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à l’autre partie.La dénonciation prend effet 48 heures après la réception de la lettre adressée en recommandé avec accusé de réception.

La dénonciation n’ouvre droit à aucun dédommagement.

La Ville de Bordeaux – Base sous-marine pour sa part se réserve le droit de résilier les présentes pour tout motif d’intérêt général.

ARTICLE 9 : COMPETENCE JURIDICTIONNELLE

Les litiges relatifs à l’exécution de la présente convention seront soumis aux juridictions compétentes siégeant à Bordeaux.

ARTICLE 10 : ELECTION DE DOMICILE

Pour l’exécution des présentes, il est fait élection de domicile,

- Pour le Maire de Bordeaux, en l’Hôtel de Ville, place Pey Berland, 33077 Bordeaux cedex

-

………………………………………………………..

Fait à Bordeaux en 3 exemplaires

Le

Pour la Ville de Bordeaux, pour

Monsieur Fabien ROBERT M…………………….

Maire Adjoint, (Directeur)