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Déliberation - DEL 2024 04 Annexe 01 Document publié le Lundi 29 janvier 2024 par la commune de Sillingy. Lien du pdf (Déliberation - DEL 2024 04 Annexe 01)Thèmes du document : Consommateurs, Intelligence artificielle et robotique, Télécommunications et internet, Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 1 / 13

Mutualisation Numérique Communale et Scolaire (MNCS)

Services

« ACHATS MUTUALISES »

et

« NUMERIQUE SCOLAIRE »

Modalités et conditions administratives, techniques et financièresModalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 2 / 13

1 - OBJET DU DOCUMENT ................................................................................................................................................... 3

2 - DESCRIPTION DES SERVICES........................................................................................................................................... 4

2.1 - SERVICE ACHATS MUTUALISES .............................................................................................................................................4 2.1.1 - Introduction ................................................................................................................................................................4 2.1.2 - Détails des éléments de services.................................................................................................................................4 2.1.3 - Responsabilités de l’Adhérent ....................................................................................................................................6 2.1.4 - Modalités financières .................................................................................................................................................7 2.2 - SERVICE NUMERIQUE SCOLAIRE ...........................................................................................................................................8 2.2.1 - Introduction ................................................................................................................................................................8 2.2.2 - Détails des éléments de services.................................................................................................................................9 2.2.3 - Responsabilité de l’Adhérent ....................................................................................................................................10 2.2.4 - Modalités financières ...............................................................................................................................................11

3 - DISPOSITIONS GENERALES ........................................................................................................................................... 12

3.1 - ADHESION AUX SERVICES ........................................................................................................................................................12 3.2 - RETRAIT DES SERVICES ............................................................................................................................................................12 3.3 - DUREE DE L’ADHESION ...........................................................................................................................................................12 3.4 - ENTREE EN VIGUEUR DE L’ADHESION .........................................................................................................................................13 3.5 - MODIFICATION DES CONDITIONS D’EXERCICE DES SERVICES ............................................................................................................13 3.6 - REGLEMENT DES LITIGES .........................................................................................................................................................13 3.7 - RECOUVREMENT DES CONTRIBUTIONS FINANCIERES .....................................................................................................................13 3.8 - MODIFICATION DES CONTRIBUTIONS FINANCIERES .......................................................................................................................13Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 3 / 13

1 - Objet du document

Le SYANE accompagne les communes et intercommunalités en matière de numérique, notamment en sa qualité de porteur du Schéma Directeur Territorial d’Aménagement Numérique de Haute-Savoie (SDTAN), mais aussi dans le cadre du déploiement de la fibre optique, de l’accompagnement sur les réseaux de téléphonie mobile, de cartographie et de modélisation très haute définition de nos territoires (Plan de Corps de Rue Simplifiée), et de mutualisation d’usages numériques.

Le SYANE développe aussi des actions de Mutualisation Numérique communale et scolaire (MNCS), dont les services d’ACHATS MUTUALISES et de NUMERIQUE SCOLAIRE font partie.

Il s’agit de services de proximité et de mutualisation proposés aux communes et à leurs écoles maternelles et primaires, ainsi qu’aux EPCI à fiscalité propre, sur le département de la Haute-Savoie. Ils répondent d’une part, aux enjeux de ces collectivités en matière de politique de gestion d’infrastructures numériques, et d’autre part, au besoin d’accompagnement et de conseil.

L’objet du présent document est de préciser les modalités et conditions administratives, techniques et financières de ces deux services « ACHATS MUTUALISES » et « NUMERIQUE SCOLAIRE ».Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 4 / 13

2 - Description des services

2.1 - Service ACHATS MUTUALISES

2.1.1 - Introduction

L’adhésion au service ACHATS MUTUALISES permet à l’Adhérent :

- d’accéder au groupement de commandes organisé par le SYANE pour l’achat mutualisé d’équipements et

de services numériques, comprenant notamment :

o Ordinateurs bureautiques et pédagogiques, réseaux informatiques (WIFI, LAN, câblage,

switches…), licences, services d’installation, de maintenance, de réparation, et de mise en déchets

(D3E), formations.

- de bénéficier d’un outil de gestion des interventions (outil du SYANE « SyaneDI »).

- de bénéficier des conseils du SYANE sur l’utilisation du groupement de commandes et sur les achats les

plus opportuns pour l’Adhérent.

2.1.2 - Détails des éléments de services

 Groupement de commandes

Le fonctionnement du groupement de commandes est détaillé dans la convention de groupement de commandes jointe en annexe.

En synthèse :

Le SYANE :

 est coordonnateur du groupement de commandes, de la rédaction des pièces administratives et

techniques de l’appel d’offres à l’attribution des marchés.

 lancera a minima deux consultations par an pour recueillir au préalable les besoins des adhérents et

établir les quantitatifs objets des consultations. Pour cela, le SYANE fera un Appel à Manifestation

d’Intérêt de participation à la consultation (AMI), dont l’objectif est d’identifier les besoins

quantitatifs d’achats de l’Adhérent.

 est animateur des échanges nécessaires à l’évolution du périmètre ou des modalités de

fonctionnement du groupement de commandes. En fonction des besoins des Adhérents, le

périmètre technique du groupement de commandes pourra être adapté. Est notamment envisagé

l’ajout des thématiques suivantes : téléphonie mobile, abonnement internet, équipements et

services d’impression.

 a prévu de lancer le groupement de commandes sous la forme d’accords-cadres à marchés

subséquents ou à bons de commande, en fonction des lots techniques, ceci afin de réduire la

lourdeur et les délais des remises en concurrence.

L’Adhérent :

 doit devenir membre du groupement de commandes, dont les modalités sont détaillées dans la

convention de groupement de commandes jointe en annexe.Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 5 / 13

 pourra, en fonction de ses besoins, décider de n’utiliser le groupement de commandes que sur une

partie des lots, et au rythme qui lui convient. Cela lui permettra notamment :

o d’adapter son utilisation du groupement de commandes en fonction des thématiques et

des engagements contractuels de l’Adhérent (ex : usage « retardé » du groupement de

commandes pour s’adapter aux dates d’échéance des contrats en cours (ex : maintenance),

mais usage immédiat pour d’autres thématiques (ex : réseaux informatiques).

o de décider de poursuivre des achats, dans la durée, hors groupement de commandes, pour

certaines thématiques (ex : maintenance), mais d’utiliser le groupement de commandes

pour d’autres thématiques (ex : achat de tableaux numériques interactifs)

 devra transmettre au SYANE ses besoins d’achats, a minima deux fois par an, dans le cadre des

réponses aux Appels à Manifestation d’Intérêt (AMI).

 devra gérer la réception des équipements et les interventions liées aux services, qu’il aura

commandés via le groupement de commandes.

 Outil de gestion des interventions « SyaneDI »

Cet outil permet à l’Adhérent:

 de gérer et suivre les interventions associées aux services et équipements achetés dans le cadre du

groupement de commandes (garanties, demandes d’interventions, de réparation…).

 pour chaque équipement ou service, d’identifier les Titulaires en charge des différents types

d’opération (ex : garantie légale, maintenance, réparation spécifique)

 de déclarer les pannes et de déclencher les demandes d’intervention auprès du prestataire désigné

pour la maintenance du matériel dans le cadre des achats mutualisés.

 de faciliter la création et le suivi d’interventions.

Le SYANE :

 met en place l’outil auprès de l’adhérent et le maintien en condition opérationnelle.

 fournit la formation nécessaire à l’utilisation de l’outil, et accompagne l’Adhérent dans son

utilisation

 impose l’utilisation de l’outil aux titulaires issus du groupement de commandes pour une mise en relation de bout en bout entre l’Adhérent et le Titulaire.

 renseigne l’outil afin que les équipements et services achetés dans le cadre du groupement de commandes soient associés aux pièces de marchés correspondantes, consultables aisément (garantie, titulaire en cours, etc.)

 Conseil numérique fourni par le SYANE

 Un agent compétent du SYANE sera désigné comme Conseiller Numérique de l’Adhérent. Pour réaliser

les missions détaillées dans le présent document, le Conseiller numérique du SYANE pourra s’appuyer

sur des prestataires du SYANE. Le SYANE transmettra à chaque Adhérent les coordonnées du conseiller

numérique, afin de faciliter les échanges.

 Le conseiller numérique s’engage à être disponible pour les Adhérents, dans la limite des missions

définies.

 Lors des consultations d’achats mutualisés (AMI), le conseiller numérique assistera l’Adhérent dans la

définition de ses besoins, en lui présentant les différents équipements susceptibles d’y répondre, les

garanties associées, les niveaux de prix proposés (prix plafonds des titulaires des accords-cadres

désigné dans le cadre du groupement de commandes, prix des accords-cadres à bons de commande…)Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 6 / 13

 Le conseiller numérique assistera l’Adhérent dans l’utilisation de l’outil de gestion des interventions et

veillera à son bon fonctionnement. Notamment, le conseiller numérique du SYANE est en charge de :

o créer les liens dans l’outil « SyaneDI » afin de centraliser et simplifier les échanges entre les

adhérents et les Titulaires

o créer les comptes d’accès aux Adhérents

o vérifier le bon fonctionnement de l’outil

o établir des bilans et rapports sur la vie du marché

 Les mises en concurrences organisées par le SYANE mènent à des marchés publics conclus entre

l’Adhérent et les Titulaires sélectionnées. L’Adhérent est autonome dans l’exécution des marchés. Dans

ce niveau de service, le conseil numérique SYANE n’a pas vocation à accompagner l’Adhérent dans

l’exécution de ses marchés.

 Dans ce niveau de service, aucun conseil « métier » n’est apporté. Le conseil du SYANE est restreint à

la seule utilisation du groupement de commandes (voir le service NUMERIQUE SCOLAIRE pour des

conseils métiers liés aux écoles)

2.1.3 - Responsabilités de l’Adhérent

- Délibérer éventuellement sur le transfert de la compétence « Transition Energétique et Numérique » du

SYANE, conformément à l’article 3.7 de ses statuts, si la compétence n’est pas encore transférée,

- Délibérer sur l’adhésion au groupement de commandes et sur le niveau de service choisi,

- Signer la convention de groupement de commandes,

- Transmettre l’ensemble de ces éléments au SYANE,

- Participer aux Appels à Manifestation d’Intérêt (AMI) lors des consultations d’achats mutualisés, en

transmettant au SYANE ses besoins d’achat,

- Organiser et assurer les visites de sécurité avec les Titulaires,

- Quantifier les besoins des travaux avec le Titulaire lors de son inspection commune,

- Valider les dates d’interventions proposées par les Titulaires,

- Lancer les prestations demandées (commandes d’équipements, travaux, services),

- Organiser et contrôler la réalisation des travaux et la livraison des équipements,

- Valider les rapports d’interventions,

- Effectuer, rédiger et signer la réception des travaux et/ou la livraison et la mise en œuvre des équipements

numériques à destination des Titulaires concernés avec ou sans réserve,

- Rédiger et signer les levées de réserves,

- Rédiger et signer le Décompte Général définitif à destination des Titulaires concernées,

- Si nécessaire, rédiger et signer la mise en demeure à destination des Titulaires concernées,

- Alerter les Titulaires qui ne respectent pas les prescriptions réglementaires du marché,

- Remonter les éventuelles difficultés rencontrées sur le fonctionnement de l’appel d’offres au SYANE,

- Assurer le règlement des prestations aux titulaires des marchés conclus, pour la partie le concernant

En cas d’obtention par le SYANE d’une subvention (FEDER, Région…), le règlement des prestations aux

titulaires des marchés subséquents pourra être du ressort du SYANE. Dans ce cas, le SYANE refacturera au

Membre les équipements acquis, déduction faite de la part de subventions reçues,

- Suivre la formation à l’utilisation de l’outil « SyaneDI »,

- Utiliser cet outil pour des besoins de dépannage et/ou de réparation des installations électrique,

informatique et/ou d’équipement numérique,

- Suivre l’évolution des tickets,

- Remonter au Syane les dysfonctionnements et/ou problèmes d’utilisations.Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 7 / 13

2.1.4 - Modalités financières

Chaque Adhérent au service ACHAT MUTUALISE participe financièrement à l’exercice du service, au travers d’une contribution financière annuelle fixée par le Comité, et calculée suivant les modalités suivantes :

Type d’Adhérent Montant de la contribution annuelle au service « ACHAT MUTUALISE »

Commune 0,30 €/habitant

Plancher de 150 €

Plafond de 3 000 €

Sur devis pour les communes > 15 000 habitants

EPCI 0,10 €/habitant

+ prise en charge du montant de la contribution communale si l’EPCI gère la compétence NUMERIQUE SCOLAIRE

Pas de plancher

Plafond de 3 000 €

Sur devis pour les EPCI > 45 000 habitantsModalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 8 / 13

2.2 - Service NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE

2.2.1 - Introduction

Le service NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE permet à l’Adhérent de bénéficier d’un accompagnement complet adapté à son informatique générale et scolaire.

Il s’agit d’un service complémentaire au service d’ACHAT MUTUALISE. L’adhésion au service NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE implique donc aussi l’adhésion au service ACHAT MUTUALISE.

Voici une synthèse des services dont bénéficiera l’Adhérent, qui viennent en sus des services fournis au titre du service ACHAT MUTUALISE :

 Suite à la première adhésion, le SYANE mènera avec le titulaire du lot une intégration des équipements

dans l’inventaire du parc numérique de l’Adhérent, comprenant l’identification d’une compatibilité des

équipements existants, la mise en place d’étiquetages sur les équipements et l’intégration de ces

équipements dans l’outil du SYANE d’inventaire de parc « SyaneGP ». Cette prestation est incluse dans la

cotisation d’adhésion

 L’intégration inclut un rapport et des préconisations au regard d’une part de l’adéquation du parc avec les

besoins généraux et pédagogiques de l’Adhérent, et d’autre part au regard de la maintenabilité du parc. Le

rapport inclura les recommandations en matière d’évolution de parc, et en matière d’utilisation du

groupement de commandes

 Lors de l’intégration des équipements :

o La pose d’étiquettes QR code sur les équipements sera incluse dans cette prestation. Ceci pour

permettre un suivi précis des équipements, et de faciliter les demandes d’intervention,

o Le Titulaire installera des agents logiciels sur les ordinateurs de l’Adhérent, permettant le

renseignement automatique des caractéristiques des équipements dans l’outil « SyaneGP ». Le

SYANE accompagnera l’Adhérent pour les éventuelles configurations réseau que les adhérents

possèdent, nécessaires à l’établissement de connexions entre les agents logiciels et l’outil

d’inventaire de parc du SYANE « SyaneGP »,

 Sur la base du rapport d’intégration, l’Adhérent et le conseiller numérique du SYANE décideront des

équipements qui seront inclus dans le processus de gestion de parc, et notamment pour lesquels leur cycle

de vie sera suivi par l’outil « SyaneGP ». Sur la base des préconisations de l’identification d’une

compatibilité des équipements existants, le SYANE accompagnera l’Adhérent dans l’utilisation du

groupement de commandes pour mener à bien les opérations nécessaires,

 Le conseiller numérique du SYANE et l’Adhérent définiront ensemble les stratégies de mise à jour des

systèmes d’exploitation des ordinateurs,

 Le SYANE prodiguera un accompagnement sur le métier « numérique scolaire », il agira comme relais avec

l’éducation nationale, et organisera des rencontres visant à améliorer l’adéquation de l’environnement

numérique de l’Adhérent avec les besoins pédagogiques,

 Le SYANE et l’Adhérent veilleront à ce que les équipements et services qui intégreront le parc

postérieurement à la réalisation de l’intégration des équipements soient clairement identifiés, étiquetés et

renseignés dans l’outil « SyaneGP »,

 Enfin, le SYANE accompagnera l’Adhérent dans l’exécution des marchés publics conclus dans le cadre du

groupement de commandes.

Attention, le service NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE n’est pas un service de maintenance. L’Adhérent doit gérer lui-même la maintenance de son parc, ou passer des marchés de service. L’Adhérent peut pour cela recourirModalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 9 / 13

au groupement de commandes, qui intègre des prestations de maintenance adaptées à l’utilisation de l’outil de gestion des interventions et de gestion de parc.

2.2.2 - Détails des éléments de services

 Conseil spécifique sur le numérique communal et scolaire

- Présentation du rapport d’intégration des équipements dans l’inventaire du parc numérique de l’Adhérent, et accompagnement à son analyse et au lancement d’actions d’évolution de la gestion du parc, - Prérequis afin d’avoir la quantité et la qualité d’équipements et services numériques adaptés aux usages, - Retour d’expérience et préconisation de l’éducation nationale pour une utilisation en adéquation avec les besoins pédagogiques,

- Proposition des besoins adaptés aux spécificités de la configuration des écoles (monté d’escalier, classe isolée, etc.),

- Proposition d’évolution des équipements numériques en lien avec les changements d’usages et selon l’état de fonctionnement du parc,

- Accompagnement sur les stratégies de maintenance préventive,

- Soutien de l’Adhérent dans l’usage des équipements numériques

- Soutien au déploiement de masse de logiciels,

Le conseiller numérique du SYANE sera le même que celui désigné dans le cadre du service « ACHAT MUTUALISE ».

 Intégration des équipements dans l’inventaire du parc (prestation comprise dans la première cotisation de l’Adhérent)

- Réalisation et mise en place des étiquettes d’identifications des équipements numériques, par le Titulaire du marché,

- Proposition et changement de la politique des mots de passe selon les prescriptions de la Commission National de l’Information et des Libertés (CNIL),

- Installation des agents logiciels,

- Intégration des équipements dans l’inventaire de l’outil « SyaneGP »,

- Mise à jour des systèmes d’exploitation, Micrologiciel et des pilotes,

- Identification de la compatibilité des équipements existants,

- Accompagnement de l’Adhérent dans la rédaction des documents administratifs liés à la visite préalable entre l’Adhérent et le Titulaire appelée « inspection commune », nécessaire avant l’exécution de la prestation d’intégration des équipements,

- Accompagnement des Adhérents aux conséquences et orientations du rapport d’intégration des équipements en proposant un plan d'actions

 Gestion de parc numérique

- Sensibilisation des communes à réaliser ou faire réaliser une maintenance préventive,

- Rédaction des bilans annuels complets,

- Proposition de préconisations techniques,Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 10 / 13

- En cas de besoin, mise à jour des pilotes et des systèmes d’exploitation, avec l’outil « SyaneGP », selon un créneau horaire prédéfini,

- Recommandations sur la réalisation d’intégration des nouveaux équipements dans l’inventaire du parc avec la mise en place de son identification (QR Code),

- Autorisation d’installation des agents logiciels sur les nouveaux équipements.

 Accompagnement à l’exécution des marchés publics conclus dans le cadre du groupement de commandes

- Accompagnement de l’Adhérent à la rédaction d’une mise en demeure à destination des Titulaires ne respectant pas les prescriptions du marché public,

- Accompagnement de l’Adhérent à la rédaction des documents de réception (réception avec ou sans réserve, Décompte Général Définitif…).

 Relais avec l’éducation nationale

- Maintien d’un lien régulier avec le référent académique afin :

o d’échanger sur les évolutions des différents cadres référentiels (CARMO, SDET, CARINE, AVEC), o de faire le point des retours des Adhérents sur les problématiques des équipements numériques NUMERIQUE SCOLAIRES,

o de réfléchir ensemble à des propositions de changement au niveau du cahier des charges pour une évolution des usages et des équipements numériques,

o d’harmoniser et simplifier les bonnes pratiques,

o de remonter, appuyer, à l’éducation nationale les demandes/interrogations des Adhérents.

 « SyaneDI » étendu

- Mêmes services que l’outil « SyaneDI » dans le service ACHATS MUTUALISES,

- Lien des contrats avec l’ensemble des équipements et services numériques (en y incluant les équipements

existants validés lors de l’inventaire).

2.2.3 - Responsabilité de l’Adhérent

A l’issue de son adhésion au service, l’Adhérent aura les obligations et responsabilités suivantes :

 Intégration des équipements dans l’inventaire du parc

- Organisation et gestion de la visite préalable avec les Titulaires afin d’effectuer les visites d’inspection

commune (évaluation des éventuels risques, récupération des modalités de fonctionnement de la

collectivité, repérage des lieux et emplacements des équipements, identification du type et nombre

d’équipements concernés par l’inventaire, identification de l’environnement réseaux, récupération des

identifiants et mots de passe des équipements),

- Suivi de la réalisation et réception de la prestation d’intégration des équipements,

- Echanges sur le plan d’actions proposé par le SYANE,Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 11 / 13

- Aménagement et modification des besoins numériques en lien avec le rapport d’intégration des

équipements.

 Conseil sur le numérique

- Prise en compte des prérequis pour une école numérique tels que définis dans les prescriptions

académiques et les propositions du conseiller numérique issues du rapport d’intégration des équipements,

- Remontée au conseiller numérique de toutes les difficultés d’usage,

- Participation aux réunions proposées par le conseiller numérique,

- Identification des prestations à réaliser selon ses besoins (travaux, services).

 Gestion de parc numérique

- Prise en compte des prescriptions du conseiller numérique,

- Acceptation du remplacement des équipements existants non compatibles avec les futurs équipements,

- Organisation des visites préalables avec les Titulaires des marchés (évaluation des éventuels risques,

récupération des modalités de fonctionnement de la collectivité, repérer les lieux et emplacements des

équipements, identifier le type et nombre d’équipements concerné par l’inventaire, identifier

l’environnement réseaux, récupérer les identifiants et mots de passe des équipements),

- Utilisation uniquement de l’outil « SyaneDI »,

- Acceptation de la mise en place d’un agent logiciel permettant de remonter les données d’inventaire des

équipements numériques,

- Gestion directe des interventions avec les Titulaires,

- Gestion du suivi des prestations assurées par les Titulaires, selon les besoins identifiés dans les AMI,

- Envoi des devis signés concernant la réparation des équipements ou/et des prestations à l’acte,

- Mise à jour des logiciels métier existant sur le parc non fournis par le groupement de commandes,

- Rédaction des documents administratifs (inspection commune, la réception des prestations et fourniture,

les DGD, etc.), avec l’appui du conseiller numérique,

- Participation aux réunions organisées par le conseiller.

2.2.4 - Modalités financières

Chaque Adhérent au service NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE participe financièrement à l’exercice du service, au travers d’une contribution financière annuelle fixée par le Comité, et calculée suivant les modalités suivantes :

Type d’Adhérent Montant de la contribution annuelle au service « NUMERIQUE COMMUNALE ET SCOLAIRE »

Commune 0,30 €/habitant

Sans plancher

Plafond de 3 000 €

Sur devis pour les communes > 15 000 habitants

EPCI Prise en charge de l’EPCI des contributions communales pour lesquelles l’EPCI gère le NUMERIQUE SCOLAIRE

Quotes-parts de répartitions à élaborer dans les cas de gestion partielle du NUMERIQUE SCOLAIRE par les EPCIModalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 12 / 13

3 - Dispositions générales

3.1 - Adhésion aux services

L’adhésion à ces services est réservée aux personnes morales suivantes, dont le siège est situé en Haute-Savoie : - Communes,

- EPCI à fiscalité propre.

L’adhésion est soumise à l’approbation de l’assemblée délibérante de la Collectivité, selon ses propres règles internes. Cette décision est notifiée par courrier au SYANE, en joignant tout document justificatif permettant d’attester l’adhésion.

La délibération ou la décision prise par la Collectivité mentionne le niveau de service sélectionné : - ACHATS MUTUALISES

- ACHATS MUTUALISES + NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE

L’adhésion au service ACHATS MUTUALISES est conditionnée à la signature simultanée de la convention constitutive d’un groupement de commandes de pouvoirs adjudicateurs par la Collectivité, permettant d’accéder aux achats mutualisés.

L’adhésion au service complémentaire NUMERIQUE COMMUNAL ET SCOLAIRE peut intervenir à tout moment (simultanément à l’adhésion au service ACHATS MUTUALISES, ou postérieurement), et suivant les mêmes règles que pour le service ACHATS MUTUALISES.

Le SYANE prend une délibération concordante d’intégration de la Collectivité au service, mentionnant le niveau de service sélectionné.

3.2 - Retrait des services

Chaque Adhérent peut décider de sortir du service, après délibération de son assemblée délibérante ou suivant ses propres règles internes, suivant un préavis de 1 an minimum. Cette décision est notifiée au SYANE, qui prend une délibération concordante de sortie de la Collectivité.

Une décision de sortie du service ACHATS MUTUALISES entraîne automatiquement une sortie du groupement de commandes.

Cependant, tout engagement de l’Adhérent dans l’un ou l’autre des services, antérieur à sa sortie du Groupement, devra être honoré jusqu’à son terme.

3.3 - Durée de l’adhésion

L’adhésion au service est conclue pour une durée indéterminée, et reste active jusqu’à ce que l’Adhérent notifie au SYANE, par courrier recommandé avec accusé de réception, sa décision de retrait du service concerné.

En outre, dans l’hypothèse où une partie contreviendrait gravement aux obligations, mises à sa charge dans le cadre de cette adhésion, cette dernière pourra être résiliée par l’une ou l’autre partie, après mise en demeure restée infructueuse plus de 30 jours à compter de l’envoi par courrier électronique.Modalités et conditions d’exercice MNCS – mai 2023 Page 13 / 13

Cette résiliation ne dégagera toutefois en aucune manière l’Adhérent, ni vis-à-vis des prestataires désignés par le SYANE, en tant que coordonnateur du groupement de commandes, au titre des commandes qu’il lui aura passées, ni pour le versement des contributions financières telles que définies aux articles 2.1.4 et 2.2.4.

3.4 - Entrée en vigueur de l’adhésion

L’adhésion au service « ACHATS MUTUALISES » entrera en vigueur à compter de la signature par le Membre, de la convention de groupement de commandes définie à l’article 8. Cette entrée en vigueur permettra au Membre devenu Adhérent d’avoir accès à l’ensemble des services qu’il aura sélectionnés.

3.5 - Modification des conditions d’exercice des services

Toute modification des conditions d’exercice du service de Mutualisation Numérique Communale et NUMERIQUE SCOLAIRE devra recevoir l’approbation du Comité Syndical du SYANE.

Les Adhérents seront informés de toute modification, via le conseiller numérique, par courrier et/ou par mail.

Les modifications d’ordre financier seront mises en œuvre selon les prescriptions définies à l’article 3.8.

3.6 - Règlement des litiges

Le SYANE et l’Adhérent s’engagent, en cas de litige né ou à naître à l’occasion de l’interprétation et/ou de l’exécution de la présente, à faire tous leurs efforts pour le résoudre de manière amiable.

A défaut, le litige sera soumis à l’arbitrage du tribunal administratif de Grenoble.

3.7 - Recouvrement des contributions financières

La contribution financière annuelle est appelée auprès de chaque Adhérent au cours du 1er trimestre de chaque année civile, et pour la première année, au prorata de la date effective d’adhésion.

En cas de modification du niveau de service, un nouveau calcul au prorata de la contribution annuelle est effectué.

Le SYANE émet à l’attention de chaque Adhérent un titre de recettes, que l’Adhérent s’engage à régler sous 30 jours à compter de sa réception.

3.8 - Modification des contributions financières

Toute modification des contributions financières fait l’objet d’une délibération en Comité Syndical du SYANE.

La modification de ces contributions ne peut intervenir que pour les années suivant la délibération.

Le SYANE s’engage à informer les Adhérents de toute modification des contributions financières, au minimum 3 mois avant sa mise en œuvre.