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Déliberation - Réglement budgétaire et financier
unknown - AR Affaire2 Annexe2 Reglement budgetaire et financier
Document publié le Lundi 26 septembre 2022 par la commune de Saint-André.
Lien du pdf (unknown - AR Affaire2 Annexe2 Reglement budgetaire et financier)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
1
REGLEMENT BUDGETAIRE ET
FINANCIER
Saint-André
Version définitive
26 SEPTEMBRE 2022
Accusé de réception en préfecture
974-219740099-20221102-DCM20221026-002-DE
Date de télétransmission : 02/11/2022
Date de réception préfecture : 02/11/2022 2
Table des matières
L’annualité budgétaire ............................................................................................................ 5
L’unité budgétaire ................................................................................................................... 5
L’universalité budgétaire ......................................................................................................... 5
L’équilibre budgétaire ............................................................................................................. 5
Spécialité budgétaire ............................................................................................................... 6
Séparation de l’ordonnateur et du comptable ....................................................................... 6
Le rapport d’orientation budgétaire (ROB) ............................................................................. 7
Le rapport sur la situation en matière d’égalité entre les femmes et les hommes sur le territoire / le rapport sur le développement durable ......................................................................... 7
Le budget primitif (BP) ............................................................................................................ 8
Le budget supplémentaire (BS) ............................................................................................... 9
Les décisions modificatives (DM) ............................................................................................ 9
Le compte administratif (compte de l’ordonnateur) .............................................................. 9
Le compte de gestion (compte du comptable public) .......................................................... 10
Le Compte Financier Unique (CFU) ....................................................................................... 10
Les étapes précédant le vote du budget ............................................................................... 11
La lettre de cadrage et les propositions budgétaires .................................................... 11
Le débat d’orientation budgétaire (DOB) ...................................................................... 12
Le déroulement du vote du Budget ...................................................................................... 12
La date d’adoption du budget primitif .......................................................................... 12
La délibération d’affectation du résultat ...................................................................... 13
La présentation et les modalités de vote ...................................................................... 14
Transmission en préfecture : contrôle de légalité ........................................................ 15
Le vote des taux de fiscalité directe locale............................................................................ 15
La procédure d’adoption du compte de gestion et du compte administratif....................... 16
Frise chronologique du calendrier budgétaire ...................................................................... 16
L’ouverture et la clôture d’un exercice dans Sedit GF .......................................................... 17
Le cycle de mandatement ..................................................................................................... 18
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Le préalable à la commande ......................................................................................... 19
L’émission et l’envoi de la commande .......................................................................... 19
Le traitement des factures ............................................................................................ 21
Le mandatement ........................................................................................................... 21
Le paiement ................................................................................................................... 22
Le circuit des recettes (titres directs et P503) ....................................................................... 22
Circuit des P503 ............................................................................................................. 22
Circuit des titres de recettes directs ............................................................................. 23
La gestion des régies ............................................................................................................. 24
Les régies d’avances ...................................................................................................... 24
Les régies de recettes .................................................................................................... 25
Les subventions versées aux associations ..................................................................... 26
Les subventions reçues.................................................................................................. 27
Les amortissements............................................................................................................... 28
Les provisions pour risques et charges.................................................................................. 29
La journée complémentaire .................................................................................................. 30
Les rattachements des charges et des produits à l’exercice ................................................. 30
Les restes à réaliser (RAR) ..................................................................................................... 30
La gestion des engagements non soldés ............................................................................... 31
En investissement.................................................................................................................. 35
En fonctionnement ................................................................................................................ 36
Le vote ................................................................................................................................... 37
L’affectation des AP ............................................................................................................... 37
La révision des AP .................................................................................................................. 37
Les mouvements de CP ......................................................................................................... 38
L’ajustement des CP sans modification du montant de l’AP................................................. 38
La clôture et l’annulation de l’AP .......................................................................................... 38
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INTRODUCTION
Conformément au Code Général des Collectivités territoriales et à la mise en place du nouveau
référentiel comptable (M57) au 1er janvier 2024, La ville de Saint-André se dote d’un Règlement
Budgétaire et Financier (RBF) par le présent document.
Ce règlement a pour objet de décrire les procédures internes de la collectivité en formalisant les
principales règles budgétaires et comptables. Il permet également de regrouper dans un document
unique les règles fondamentales auxquelles sont soumis l’ensemble des acteurs intervenant dans le
cycle budgétaire.
Les domaines généraux sur lesquels la ville souhaite renforcer l’attention sont les suivants :
- Fluidité du cycle budgétaire
- Amélioration de la chaine d’exécution comptable
- Conformité de la gestion pluriannuelle
- Culture de gestion partagée en interne avec les services, la direction, l’autorité et les élus
En tant que document de référence, le RBF constitue un guide répertoriant les différentes
réglementations qu’il convient de suivre dans le cadre des procédures inhérentes à l’ensemble de ces
domaines.
Cet outil à l’attention des agents de l’administration et des élus, retranscrit de façon cohérente et
harmonieuse l’ensemble des règles juridiques et financières ainsi que les pratiques existantes.
Le présent règlement assure la permanence des méthodes et la sécurisation des procédures. Il sera
actualisé en cas de besoin et en fonction de l’évolution des dispositions législatives et réglementaires
ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion.
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PARTIE 1 : RAPPEL DU CADRE REGLEMENTAIRE
Les grands principes budgétaires et comptables
Dans le cadre de l’élaboration et le vote de leur budget, les collectivités territoriales doivent respecter
plusieurs principes. Le respect de ces règles est primordial pour la bonne gestion administrative de la
ville.
L’annualité budgétaire
Le budget prévoit les recettes et autorise les dépenses d’un exercice pour chaque année civile. Ainsi,
le budget couvre la période du 1er janvier au 31 décembre. Dès lors, les crédits affectés aux dépenses
d’un exercice ne peuvent être employés à l’acquittement d’un autre exercice.
Cependant, par dérogation à ce principe, le budget peut être adopté jusqu’au 15 avril de l’exercice
auquel il se rapporte (ou jusqu’au 30 avril les années de renouvellement de l’assemblée délibérante).
La gestion pluriannuelle des dépenses d’investissement est également une exception à ce principe (cf.
Partie II, 4. La gestion pluriannuelle).
L’unité budgétaire
C’est le principe selon lequel l’ensemble des dépenses et des recettes doit figurer dans un document
unique. Il existe une exception pour les services nécessitant une comptabilité bien distincte. Dans un
tel cas, il existera des budgets annexes.
L’universalité budgétaire
Le budget doit retracer les recettes d’un côté et les dépenses de l’autre. Il ne doit pas y avoir de
contraction entre elles. Celles-ci doivent apparaitre distinctement dans les comptes.
Par exception à ce principe, des subventions d’équipement peuvent être directement affectées au
financement d’un projet d’investissement. Il en va de même pour les opérations pour compte de tiers.
L’équilibre budgétaire
Le budget doit être voté en équilibre, ce qui implique trois conditions (art. L1612-4 CGCT) :
1. Une évaluation sincère des dépenses et des recettes (elles doivent avoir fait l’objet d’une
évaluation excluant toute majoration ou minoration fictive) ;
2. Des sections d’investissement et de fonctionnement votées respectivement en équilibre ;
3. Un remboursement de la dette exclusivement assuré par les recettes propres de la
collectivité : prélèvement sur les recettes de la section de fonctionnement au profit de la
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section d'investissement, ajouté aux recettes propres de cette section, à l'exclusion du produit
des emprunts, et éventuellement aux dotations des comptes d'amortissements et de
provisions.
Autrement dit, une collectivité ne peut emprunter que pour investir.
Spécialité budgétaire
Les dépenses et les recettes prévues dans le budget sont autorisées pour un objet bien précis. La ville
utilise les crédits ouverts de manière limitative et selon leur destination prévue telle qu’elle résulte du
budget.
Les crédits sont ouverts et votés par chapitre ou article. Les dépenses et les recettes sont ainsi classées,
dans chacune des sections (fonctionnement et investissement), par chapitre et par article.
Séparation de l’ordonnateur et du comptable
Selon le décret du 7 novembre 2012 n° 2012-1246, et dans un objectif de bonne gestion des fonds
publics, les fonctions de l’ordonnateur et du comptable public ne sont pas compatibles.
Les ordonnateurs sont ceux qui « prescrivent l'exécution des recettes, engagent les dépenses et en
ordonnent le paiement », tandis que le comptable, contrôle et paye la dépense ou en couvre la recette.
L'ordonnateur n'a donc pas le droit de manipuler l'argent public.
La raison de cette séparation réside dans une volonté :
de contrôle, car le comptable public peut repérer les éventuelles erreurs et irrégularités en
amont, et ce avant que l’argent n’ait quitté la caisse publique ;
de probité, car cela permet d’éviter des conflits d’intérêts. En effet, deux agents sont moins
tentés – et moins faciles à convaincre – de s’écarter des règles qu’un seul.
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Les documents budgétaires et comptables
Budget, acte politique
Le budget est l’acte par lequel l’assemblée délibérante (c’est-à-dire le Conseil Municipal) prévoit et
autorise les dépenses et les recettes d’un exercice.
Il s’exécute selon un calendrier précis et se compose de différents documents budgétaires.
Cet acte de prévision est soumis à des règles de gestion et de présentation issus du Code Général des
Collectivités Territoriales et de la nomenclature comptable applicable.
Le rapport d’orientation budgétaire (ROB)
Le ROB est un document élaboré par le Maire. Il a pour objectif de donner à l’assemblée délibérante
les informations nécessaires qui lui permettront d’exercer, de manière effective, son pouvoir de
décision lors du vote du budget.
Il doit obligatoirement contenir les informations suivantes (art. L. 2312-1 du CGCT) :
- Les orientations budgétaires
- Les engagements pluriannuels envisagés
- La structure et la gestion de la dette
- Une présentation de la structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs (dépenses de
personnel, rémunérations, avantages en nature et temps de travail)
Ce document est obligatoire pour toute collectivité supérieure ou égale à 3 500 habitants, ainsi qu’aux
EPCI comprenant au moins une commune de 3 500 habitants et plus.
Il doit être présenté en conseil municipal dans les deux mois précédant le vote du budget primitif. A
l’appui de ce rapport, l’assemblée délibérante procède à un débat d’orientation budgétaire (cf. Partie
II 1.1.2 Le débat d’orientation budgétaire).
Le rapport sur la situation en matière d’égalité entre les femmes et les hommes
sur le territoire / le rapport sur le développement durable
➔ Selon les dispositions de l’art. L2311-1-2 du CGCT, le maire « présente un rapport sur la situation en
matière d'égalité entre les femmes et les hommes intéressant le fonctionnement de la commune ».
Cette disposition s’applique pour les communes de plus de 20 000 habitants.
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Ce rapport doit être présenté préalablement au débat sur le projet de budget et doit faire l’objet d’une
délibération (afin d’attester de son existence et de sa présentation) qui sera transmise avec le budget
au représentant de l’Etat.
➔ Par ailleurs, pour les communes de plus de 50 000 habitants, et selon l’art. L 2311-1-1 du CGCT,
« un rapport sur la situation en matière de développement durable intéressant le fonctionnement de la
collectivité » doit être présenté par le maire préalablement aux débats sur le projet de budget.
La ville ayant plus de 50 000 habitants, ces deux rapports doivent être produits.
Remarque : Il existe d’autres rapports facultatifs permettant à l’assemblée de disposer
d’informations sur le bilan annuel des activités des services (ex : rapport sur les politiques de la ville,
rapport sur la stratégie foncière, etc…).
Le budget primitif (BP)
L’article L.2311-1 du CGCT, modifié par l’ordonnance n°2005-1027 du 26 août 2005, dispose que « Le
budget de la commune est l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses
annuelles de la commune ». Il remplit une double fonction : prévision et autorisation.
➔ C’est un acte de prévision puisqu’il prévoit les dépenses et les recettes qui vont être
effectuées pour l’année civile à venir.
➔ C’est également un acte d’autorisation puisqu’en votant le budget, via des crédits
budgétaires, l’assemblée délibérante (conseil municipal de la ville) autorise l’organe exécutif (le Maire)
à mettre en œuvre le budget. L’ordonnateur pourra alors exécuter les dépenses et percevoir les
recettes.
C’est la raison pour laquelle l’autorisation budgétaire doit en principe être préalable à son exécution,
même si en pratique, le budget peut être voté après le commencement de l’année civile : cf. Partie II
1.2.1 La date d’adoption du budget primitif.
Ce document permet donc à l’ordonnateur de savoir quelles sont les crédits étant à sa disposition, et
aux services de l’Etat (Préfet) de contrôler que le budget ait bien été voté en équilibre.
Le budget primitif est réalisé pour le budget principal de la ville, retraçant les opérations financières
de la commune, et pour les budgets annexes, rassemblant les opérations financières de services
publics locaux non dotés de la personnalité juridique. Exemple : budget eau, budget assainissement.
L’objectif du budget annexe est de permettre d'établir le coût réel d'un service et de déterminer avec
précision le prix à payer par ses seuls utilisateurs pour équilibrer les comptes, afin que cela n’affecte
pas le budget principal.
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Le budget supplémentaire (BS)
L’assemblée délibérante a jusqu’au 15 avril N (30 avril lors des années de renouvellement de son
conseil) pour voter son budget primitif. Lorsque le budget primitif est voté avant le commencement
de l’année, ou en tout début d’année, les résultats de l’exercice précédent ne sont pas toujours connus.
Ainsi, le budget supplémentaire a pour objet d’intégrer, en cours d’année, les résultats (excédents ou
déficits) et les restes à réaliser (cf. Partie II 4.5 Les restes à réaliser), tels qu’ils apparaissent dans le
compte administratif de l’exercice précédent.
Par ailleurs, lors du vote du budget primitif, il est difficile de déterminer de façon définitive les recettes
et les dépenses pour l’année à venir. Le budget supplémentaire permet de corriger, en cours d’année,
les prévisions du budget primitif.
Ainsi, le budget supplémentaire remplit une fonction de report des résultats et une fonction d’ajustement.
Les décisions modificatives (DM)
Les décisions modificatives sont des délibérations qui modifient le budget initial (et le budget
supplémentaire) :
- En intégrant des dépenses ou des ressources nouvelles
- En supprimant des crédits votés
En aucun cas, elles ne peuvent avoir pour objet de reprendre les résultats antérieurs. La reprise des
résultats s’effectue via l’adoption d’un budget supplémentaire.
Elles doivent respecter le principe de l’équilibre budgétaire (dépenses / recettes, ou dépense /
diminution d’une autre dépense) et être présentées en respectant la maquette réglementaire
applicable au budget.
La délibération doit clairement faire apparaître la majoration ou la minoration des crédits ouverts en
recettes et en dépenses, pour chaque section.
Elles prennent la forme de délibération du Conseil municipal, autorisant l’exécutif à effectuer des
recettes ou des dépenses supplémentaires. De manière générale, elles peuvent être adoptées jusqu’au
terme de l’exercice auquel elles s’appliquent. Elles sont transmises au représentant de l’Etat.
Le compte administratif (compte de l’ordonnateur)
Le compte administratif (CA) est le compte tenu par l’ordonnateur. Il est le reflet des réalisations
effectives des dépenses et des recettes au cours de l’année écoulée. Le compte administratif,
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contrairement au budget toujours en équilibre, présente des résultats déficitaires ou excédentaires
(en raison des décalages entre les prévisions et les réalisations).
L‘ordonnateur doit voter son compte administratif au plus tard le 30 juin suivant l’année d’exécution,
et doit être transmis au représentant de l’Etat avant le 15 juillet.
Le compte de gestion (compte du comptable public)
Le compte de gestion est le compte établi par le comptable public. Il comprend un bilan, un compte
de résultat et des annexes.
Les montants doivent être identiques à ceux du compte administratif.
Le comptable public a jusqu’au 1er juin pour transmettre le document à l’ordonnateur, pour permettre
au conseil de voter l’arrêt des comptes au plus tard le 30 juin.
Le Compte Financier Unique (CFU)
Le compte financier unique (CFU) est le document ayant vocation à devenir la nouvelle présentation
des comptes locaux de la collectivité. Cette présentation sera généralisée pour toutes les collectivité
territoriales à partir de 2024.
Ce document visant à se substituer au compte de gestion et au compte administratif, a pour objectif
de favoriser la transparence et la lisibilité financière, sans pour autant remettre en cause les
prérogatives respectives de l’ordonnateur et du comptable public.
Cette mise en place permettra ainsi d’améliorer la qualité des comptes.
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PARTIE 2 : LES PROCEDURES INTERNES DE SAINT-ANDRE
La préparation budgétaire
Les étapes précédant le vote du budget
La lettre de cadrage et les propositions budgétaires
La lettre de cadrage est le point de départ à la préparation d’un budget. Elle permet de traduire les
choix politiques de la ville en matière budgétaire. Le processus fait intervenir plusieurs acteurs, et se
déroule généralement de septembre à décembre n-1 (périodes indicatives).
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Le débat d’orientation budgétaire (DOB)
Le DOB est une étape essentielle de la procédure budgétaire des collectivités et de leurs groupements
et doit permettre d’informer les élus sur la situation économique et financière de leur structure afin
d’éclairer leurs choix lors du vote du Budget Primitif (BP). Le débat s’applique au budget principal et
aux budgets annexes.
La tenue d’un DOB est obligatoire pour toute collectivité supérieure ou égale à 3 500 habitants, ainsi
qu’aux EPCI comprenant au moins une commune de 3 500 habitants et plus. Il doit avoir lieu dans les
deux mois qui précèdent le vote du Budget Primitif. Il ne peut intervenir ni le même jour, ni à la même
séance que le vote du BP.
En cas d’absence de DOB, toute délibération relative à l’adoption du budget primitif est illégale.
Le DOB doit faire l’objet d’une délibération spécifique et doit s’effectuer dans les conditions
applicables à toute séance de l’assemblée délibérante (articles L. 2121-20, L. 2121-21, L. 3121-14, L.
3121-15, L. 4132-13 et L. 4132-14 du CGCT). Elle a pour objet de prendre acte de la tenue du débat et
de permettre au représentant de l’Etat de s’assurer du respect de la loi.
A Saint-André, le DOB se déroule généralement fin novembre. Il aborde les aspects financiers, les
ressources humaines (RH), et les différentes politiques publiques que souhaite mener l’autorité sur
l’année à venir.
Le déroulement du vote du Budget
La date d’adoption du budget primitif
Le budget primitif peut être voté jusqu’au 15 avril, et dans les deux mois suivant le DOB. Par
conséquent, la collectivité dispose du choix de le voter avant ou après le 31 décembre.
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Voter le budget avant ou après le démarrage de l’exercice entraine des conséquences différentes.
A Saint-André, le vote du budget se déroule généralement en début d’année civile.
La délibération d’affectation du résultat
Par principe, la décision d’affectation des résultats est postérieure au vote du compte administratif,
car elle porte sur le résultat de la section de fonctionnement constaté dans ce dernier.
La collectivité a cependant la possibilité d’intégrer les résultats N-1 de façon anticipée dans le BP si
celui-ci est adopté avant le vote du CA.
Cette délibération est obligatoire, sauf lorsque la section d’investissement, restes à réaliser compris,
ne fait pas ressortir de besoin de financement et que le conseil décide de ne rien affecter au compte
1068.
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L’affectation de l’excédent de fonctionnement est régie par les art. R2311-11 et R2311-12 du CGCT.
Cette reprise des résultats N-1 peut être effectuée :
soit dans le budget primitif N de manière anticipée avant le vote du compte administratif, avec
régularisation ultérieure,
soit dans le budget primitif N lorsque celui-ci est voté après le compte administratif,
soit dans le budget supplémentaire lorsque le budget primitif est voté avant le compte
administratif, et sans reprise des résultats.
La présentation et les modalités de vote
Le budget est proposé par l’ordonnateur et voté par le Conseil. Lors du vote, les conseillers doivent
pouvoir consulter les pièces et les documents nécessaires à leur information.
La règle de droit commun prévoit que les crédits sont votés par chapitre. Mais, ils peuvent être, sur
option, votés par article si le Conseil le décide (art. L2312-2 du CGCT). Par conséquent, les propositions
de l’ordonnateur sont toujours présentées au niveau de l’article, puisqu’il appartient à l’assemblée
délibérante de décider si elle entend voter le budget par chapitre ou par article.
Par ailleurs, pour les collectivités de plus de 10 000 habitants, le vote peut se faire par nature ou par
fonction. Lorsque le budget est voté par nature, il est assorti d’une présentation croisée par fonction ;
lorsqu’il est voté par fonction, il est assorti d’une présentation croisée par nature.
Le budget est voté à la majorité absolue des suffrages exprimés, soit plus de la moitié. Les abstentions,
les votes blancs ou les membres qui se retirent avant le vote, ou qui refusent de voter, ne sont pas pris
en compte dans le calcul des suffrages exprimés.
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Le budget doit être signé par tous les membres de l’assemblée délibérante présents lors de son
adoption y compris ceux qui ont voté contre ou se sont abstenus.
A Saint-André, le budget est voté par chapitre.
Transmission en préfecture : contrôle de légalité
Trois éléments sont à prendre en compte pour la transmission en Préfecture :
Le budget voté est transmis au représentant de l’Etat au plus tard dans les 15 jours après le délai limite fixé pour son adoption.
Une note brève et synthétique retraçant les informations financières essentielles doit être jointe au budget primitif pour l’information des citoyens et des élus (loi notre du 7 aout 2015 / art. L2313-1 du CGCT).
Une publication sur le site internet de la commune est faite.
Le vote des taux de fiscalité directe locale
Le vote des taux de fiscalité doit obligatoirement faire l’objet d’une délibération spécifique, distincte
de celle relative au vote du budget, même s’ils restent inchangés. Le vote intervient cependant à la
même séance que le BP à Saint-André.
Les délibérations visant à fixer les taux chaque année, comme celles visant à en moduler l’assiette, ne
sont exécutoires de plein droit que lorsqu’il a été procédé :
- D’une part, à leur publicité (publication, affichage)
- D’autre part, à leur transmission au représentant de l’Etat dans le département.
Les états 1259, accompagnés de la délibération de vote des taux, doivent être transmis en
préfecture (par voie dématérialisée ou par voie postale) :
- A la date limite du 15 avril en vue de la mise en recouvrement des impositions la même année.
- L’année de renouvellement des organes délibérants reporte la date limite au 30 avril.
C’est à partir de l’ensemble de ces documents que le contrôle de légalité sur le vote des taux sera
effectué (il est opéré sans délai, dès transmission des documents).
L’état 1259 doit être entièrement complété par la commune, daté et signé par le Maire, avec le cachet
de Saint-André.
Ces délais légaux impliquent que les taux d’imposition de l’année doivent être adoptés et notifiés à
cette date en préfecture en vue d’en informer les services fiscaux.
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La procédure d’adoption du compte de gestion et du compte administratif
Le compte de gestion (CG) et le compte administratif (CA) doivent être arrêtés avant le 30 juin de
l’année suivant la fin de l’exercice N-1 et doivent être transmis au plus tard le 15 juillet au
représentant de l’Etat (contrôle budgétaire).
Le vote du compte de gestion doit intervenir avant celui du compte administratif (sous peine de
nullité).
Les montants inscrits au CA doivent être en concordance avec ceux figurant au CG au centime près.
A Saint-André, le CG et le CA sont votés au 1er trimestre de l’année N.
Frise chronologique du calendrier budgétaire
Exemple de calendrier budgétaire à Saint-André (périodes indicatives)
* Le BP peut être voté jusqu’en avril et les CG/CA jusqu’en juin
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L’exécution budgétaire
L’ouverture et la clôture d’un exercice dans Sedit GF
Ouverture d'un nouvel exercice
Accès : Depuis le menu PARAMETRAGE – PARAMETRAGE DES COLLECTIVITES ET BUDGETS
Cette fonctionnalité permet la création d’un exercice par copie d’un autre.
La copie crée les pré-bordereaux sur l'exercice N+1 tels qu'ils existent sur N au moment de la copie ; si de nouveaux pré-bordereaux sont créés sur N après la copie, ils n'apparaîtront pas sur N+1.
Ce paramétrage permet :
de créer l’exercice N+1
de paramétrer les pré-bordereaux depuis l’exercice précédent
de programmer par défaut, l’exercice souhaité.
Les paramètres budgétaires annuels (c'est-à-dire la définition de la structure des
imputations) seront créés sur le nouvel exercice.
Les paramètres annuels liés aux acteurs pour autoriser les différents acteurs, ou
regroupements d’utilisateurs, à se connecter sur le nouvel exercice seront reconduits.
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Il vous faudra ouvrir le paramétrage ACTEUR – CONTRÔLE – DATE LIMITE afin de
personnaliser les dates limites d’exécutions.
Clôture d'un exercice
Accès : Depuis le menu PARAMETRAGE – PARAMETRAGE DES COLLECTIVITES ET BUDGETS – ACTEUR CONTRÖLE DATE LIMITE
Pour clôturer un exercice, il convient de modifier les autorisations d’accès de l’acteur sur l’exercice par la grille ACTEUR – CONTRÔLE – DATE LIMITE
Placer les dates limites de création ou modification au 31/12/N
Ainsi, les utilisateurs associés à cet acteur pourront consulter les données sans les mettre à jour, dès leur connexion sur cet exercice.
Le cycle de mandatement
Le cycle de mandatement des dépenses à Saint-André est dématérialisé grâce au logiciel de gestion
financière e.sedit de Berger Levrault. Il comprend plusieurs phases permettant de poursuivre chaque
étape du cycle de mandatement.
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Le préalable à la commande
La fonction financière est décentralisée au sein de la commune, les services effectuent de manière
autonome la gestion de leurs besoins. Ces derniers ont un rôle majeur à jouer dans la chaine comptable
et travaillent en cohésion avec la Direction des Finances et la Commande Publique.
La définition du besoin par le service est donc un préalable nécessaire et règlementaire. Elle permet
une bonne compréhension de l'objet et des caractéristiques de la demande. Ce préalable permet
notamment de déterminer le montant et la nature du besoin afin de connaitre la procédure à
appliquer.
Type de marché 1 devis
minimum
3 devis minimum MAPA Procédure
formalisée
Fournitures /
services De 0 à 5 K€ De 5K à 40 K€
De 40K à 215 K€ > à 215 K€
Travaux Exception dérogeant à la règle du
nombre de devis : arbitrage du DGS
De 40K à 5 382 K€ > à 5 382 K€
Pour les besoins inférieurs à 40 K€, le choix du devis revient au service gestionnaire
uniquement. Les besoins hors marchés doivent obligatoirement passer par la plateforme
marchés publics. Cela permet ainsi une vérification de la part de la Direction des Marchés
Publics.
Pour les besoins supérieurs à 40 K€, Le service demandeur et la Direction de la Commande
Publique travaillent en collaboration pour instruire le dossier.
Remarque : Les seuils cités tiennent compte de la réglementation actuelle et peuvent faire l’objet de
modifications.
L’émission et l’envoi de la commande
La phase d’engagement fait naître la dette. Il faut distinguer deux éléments :
- L’engagement comptable : qui consiste à réserver les crédits budgétaires
- L’engagement juridique : qui résulte de l’engagement souscrit par l’ordonnateur vis-à-vis d’un
tiers, avec la signature de la commande
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La commande est ensuite contrôlée et visée dans l’outil par plusieurs acteurs :
Dépenses < 10 000€ HT Dépenses ≥ 10 000 € HT
DCP
Vérification
d’affectation
de la bonne
procédure
de CP
DCP
Vérification
d’affectation
de la bonne
procédure
de CP
DF Vérification
comptable
DF Vérification
comptable
DGA Visa DGA Visa
DGS Signature DGS Visa
Maire ou
1er
adjoint
Signature
Une fois signé, la commande revient de façon dématérialisée au service gestionnaire. Le service doit
valider pour que les crédits soient réservés.
Il peut ensuite éditer la commande et la transmettre au prestataire/fournisseur pour réalisation de la
mission. Cela concerne les charges de fonctionnement (chapitre 011) et les opérations de dépenses
d’équipement (travaux, équipements, études).
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Pour les opérations d’immobilisation (chapitre 21 uniquement), une enveloppe est attribuée en
début d’année au service. Le service est autonome et peut utiliser les crédits de façon arbitraire. Si
l’enveloppe est épuisée en cours d’exercice, le service doit faire une demande par mail à sa DGA pour
avoir de nouveau à disposition des crédits.
Le traitement des factures
La facturation est établie obligatoirement sur le portail unique des administrations publiques :
CHORUS PRO. La facture déposée correspond à un document détaillé des prestations réalisées (nature,
quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement…). Les factures doivent comporter
des mentions obligatoires, qui font l’objet de vérification par l’agent de mandatement.
Si les éléments de la facture sont corrects, l’agent de mandatement transfère au service demandeur
pour certification du service fait.
Le service fait correspond à l’acte qui permet de vérifier la conformité de la livraison de la prestation
par rapport à l’engagement comptable. La vérification du service fait permet notamment de :
- Vérifier précisément la description de la commande ;
- Vérifier le montant, les quantités, les conditions de livraison (date, frais...) ;
- Déterminer la date de service fait ;
- D’arrêter et de certifier le montant de la livraison au regard de l’engagement comptable et
juridique.
La certification se fait en 2 étapes (annexe n°1):
Etape 1 visa du service fait par le référent qui traite l’engagement comptable
Etape 2 certification du service fait par le chef de service
Cette certification entraine le renvoi automatique de la facture à la Direction des Finances pour mandatement de la dépense.
Le mandatement
À la suite de la liquidation, l’agent de mandatement procède au mandatement de la dépense (dernière
étape du cycle de mandatement côté ordonnateur).
Le mandat est un ordre de paiement. Le mandatement est l’acte consistant pour l’ordonnateur à
donner l’ordre au comptable public de payer la dépense.
L’agent contrôle les éléments liés à la facture, réalise le mandat dans Sedit.
Les mandats relatifs aux charges de fonctionnement et aux dépenses d’investissement sont gérés dans
des bordereaux distincts. Les bordereaux sont générés par le logiciel, puis transférés automatiquement
dans un parapheur électronique pour visa de la Directrice des Finances et signature de l’élu aux
finances.
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Le paiement
Une fois le circuit des visas et signatures terminé, les bordereaux sont envoyés sur la plateforme Hélios
grâce au protocole d’échange standard (PES), permettant ainsi la transmission dématérialisée des flux
au trésorier.
Un contrôle est réalisé par le comptable public : il vérifie la conformité des mandats. Si aucun élément
ne manque, il procède à la phase de paiement par virement directement sur le compte du
fournisseur/prestataire.
Il peut, à l’inverse, rejeter ou suspendre un mandat. Cela peut survenir en raison d’une erreur
d’imputation comptable, d’un mauvais RIB ou d’un document manquant, même si cela reste en réalité
exceptionnel.
Dans un tel cas le trésorier avertit la commune pour que l’administration qui régularise (si suspension), ou informe le fournisseur (si rejet).
Le circuit des recettes (titres directs et P503)
Toute créance de la commune doit faire l’objet d’un titre qui matérialise ses droits. Selon le principe
de la séparation des fonctions, l’ordonnateur constate, liquide et émet les recettes. Le comptable les
prend en charge et procède au recouvrement.
Il existe différents circuits de perception des recettes à Saint-André :
- Les recettes perçues en trésorerie avant émission de titre par l’ordonnateur (P 503)
- Les sommes encaissées par le comptable suite à l’émission d’un titre par l’ordonnateur
- Les recettes perçues par le régisseur relatives aux régies de recettes (cf. Partie II 2.3.2 Les
régies de recettes)
Circuit des P503
De nombreuses recettes peuvent être encaissées par le comptable public avant émission préalable du
titre par l’ordonnateur.
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Au fur et à mesure des encaissements, le comptable enregistre en détail les recettes perçues sur un
état P 503.
Le P503 est le relevé des encaissements faits directement sur le compte du Trésor Public pour la
collectivité. Cet état est reçu mensuellement par la Direction des Finances pour traiter les
régularisation du mois précédent.
Les écritures sont régularisées grâce au numéro de pièce commun entre l’ordonnateur et le comptable
public. Les traitements se font sur les écritures des retour PES, certains éléments sont remplis dans la
liquidation.
Un suivi EXCEL des états P503 est mis en place pour :
Le suivi des écritures
La transmission des données à la trésorerie
La fluidité des traitements
La chaine dématérialisée
Lorsque le titre est régularisé, ce dernier est visé via le parapheur électronique par la Direction des
finances et signé par l’élu avant envoi automatique en trésorerie.
Remarque : la Direction des Finances peut récupérer les flux PESACQUIT manuellement afin de traiter
au jour le jour les mouvements de trésorerie.
Circuit des titres de recettes directs
Les créances susceptibles de faire l’objet d’un titre exécutoire peuvent avoir été créées par la loi ou, le
plus souvent, résulter d’une décision administrative, d’un contrat ou d’une décision juridictionnelle.
Ces documents permettent à l’ordonnateur de constater la créance due, et peut dès lors émettre un
titre pour ordonner au comptable de recouvrer la recette.
Certains titres de recettes sont externalisés dans certains services car la gestion est réalisée de façon
autonome et ne nécessite pas de la présence de la Direction des Finances. Tel est le cas pour :
- La régie centrale : impayés cantine – compte 7067
- La cellule des baux : loyers – compte 752
- Le service économique : Domaine public : pour les étalages, les emplacements occupés pour
divers manifestations – compte 70323
- La caisse des écoles (CDE)
Ces services émettent leurs titres dans l’outil qui arrivent ensuite à la Direction des Finances pour visa
et contrôle comptable.
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Tous les autres titres directs (ex : fiscalité) sont réalisés directement par la Direction des Finances.
À la suite de l’émission du titre, ce dernier est visé via le parapheur électronique par la Direction des finances et signé par l’élu avant envoi automatique en trésorerie.
La gestion des régies
La régie est une exception au principe de la séparation ordonnateur / comptable puisqu’elle permet à
un régisseur, nommé par l’ordonnateur après avis conforme du comptable assignataire, de se voir
attribuer une partie des attributions du comptable public. Le régisseur devient alors ordonnateur et
comptable en assurant le suivi, les encaissements et décaissements d’une régie d’avances et de
recettes. Il reste cependant soumis au contrôle du comptable public.
En vertu de ses délégations, le Maire peut créer, modifier ou supprimer les régies par décision.
Un régisseur peut être nommé régisseur d’avances, de recettes ou les deux.
Les régies d’avances
Le régisseur d’avances procède au paiement direct des dépenses liées aux besoins urgent de
fonctionnement du service en lien étroit avec l’objet de la régie.
Pour ce faire, le comptable public lui verse une avance. Elle se matérialise par l’attribution d’un
chéquier et/ou d’espèces.
La régie a pour objectif de répondre à un service de proximité. Par principe, c’est le comptable public
qui se charge de payer. Or, dans la pratique, cela n’est pas toujours possible, c’est pourquoi le régisseur
vient assurer ce rôle.
Le régisseur d’avances est responsable de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’il gère
(responsabilité en cas de pertes ou de vol).
Procédure :
établissement par le régisseur d’un bordereau de reconstitution de l’avance retraçant toutes
les opérations réalisées par la régie d’avance et mentionnant le montant de l’avance à
reconstituer et le montant du solde en caisse ;
transmission du bordereau de reconstitution d’avances accompagné des justificatifs des
opérations à la Régie Centrale pour visa ;
vérification des pièces par la Régie Centrale pour validation ;
transmission du bordereau de reconstitution d’avances accompagné des justificatifs des
opérations au Service Comptabilité par la Régie Centrale pour mandatement après validation
(établissement d’un mandat au nom du régisseur pour le montant des justifications admises)
;
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si nécessaire, le montant de la dépense non admise est déduit du bordereau, et sa
régularisation demandée au régisseur (le plus souvent, il s'agit pour le régisseur de produire
une facture rectifiée par le fournisseur ou une pièce complémentaire) ;
transmission du mandat au comptable qui procède à la reconstitution de l'avance soit
directement par versement de numéraire entre les mains du régisseur soit par un virement sur
le compte DFT de la régie.
Les régies de recettes
Le régisseur de recettes, lui, procède à l’encaissement de fonds réglés par les usagers des services de
la commune. De manière générale, il s’agit de tout moyen de paiement tel que les chèques, espèces,
carte bleue, chèques vacances.
Par exemple : entrées festivals, frais garderie ...
Un montant maximum d’encaissement est autorisé lors de la création de la régie.
Le régisseur de recettes est responsable de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu’il
gère (responsabilité en cas de pertes ou de vol).
Procédure :
versement des recettes sur compte Mairie, une fois par mois où dès que le montant de
l’encaisse est atteint ;
si pas de compte DFT, les recettes sont versées sur un compte d’attente auprès de la
Perception dans l’attente d’un mandat de régularisation effectué par le Service Comptabilité
(P503) ;
si compte DFT, les recettes font l’objet d’un virement par le régisseur de son compte DFT au
compte Mairie et
demande de régularisation des recettes encaissées par émission d’un mandat de régularisation
effectuée par la Perception auprès du Service Comptabilité (P503) ;
transmission des pièces justificatives (si nécessaire) par le régisseur au Service Comptabilité
des recettes encaissées.
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La gestion des subventions
Les subventions versées aux associations
Une association déclarée peut bénéficier de subventions versées par la ville. La décision d’octroi d’une
subvention relève de la compétence exclusive de l’organe délibérant de la collectivité.
Elle donne lieu à une délibération distincte de celle du vote du budget.
Les textes imposent aux collectivités de dresser la liste des aides attribués sous forme de subventions
ou de prestations en nature dans un document, qui doit être impérativement annexée au compte
administratifs (art. L. 2313-1 du CGCT).
La procédure d’octroi des subventions par la ville de Saint-André est la suivante :
La Direction de la Vie Associative (DVA) collecte l’ensemble des demandes de subventions aux
associations en début d’année et instruit les dossiers.
Une délibération d’attribution de subventions aux associations est présentée lors d’une
assemblée délibérante, affectant les montants par association et par secteur d’activité.
Une convention est signée entre la collectivité et l’association fixant les modalités de
versement d’acompte.
La DVA transmet à la Direction des finances des ordres de mandatement (sous forme de fiches
navettes) et les pièces justificatives via dossier de partage.
La Direction des Finances effectue le contrôle de la conformité des pièces, l’historique des
mandatements antérieurs puis procède aux liquidations.
SERVICE PILOTE FINANCE Procédure des demandes dématérialisées
Arbitrage
Déliberation de répartition et d'attribution Engagement comptable
Convention - notification
Fiche navette valant ordre de mandatement (selon avancement)- transmission des pièces justificatives dans le dossier de partage Récupération des pièces -
SUBVENTION
VERSEE
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Les subventions reçues
La commune peut percevoir, tant en fonctionnement qu’en investissement, des subventions de l'État,
de la région et du département, ainsi que des établissements publics de coopération intercommunale
(articles L. 2331-4 et L. 2331-6 du Code général des collectivités territoriales).
Le versement des subventions de l’État aux communes est encadré par les dispositions du décret n°99-
1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’État pour des projets d’investissement.
Les subventions de l’État relatives à des projets d'investissement peuvent être consacrées au
financement des différentes phases d'une opération, telles que :
- les études,
- les acquisitions immobilières,
- les travaux de construction ou d'aménagement,
- les grosses réparations,
- l'équipement en matériel (à l'exclusion du simple renouvellement).
La dépense subventionnable peut inclure des dépenses connexes qui concourent directement à la
réalisation du projet.
En principe, l’exécution du projet d’investissement pour lequel une telle subvention est demandée ne
peut commencer avant que le dossier de demande ne soit complet et que le service de l’État
compétent n’en ait accusé réception.
Par ailleurs, des aides européennes peuvent également être attribuées dans le cadre de différentes
thématiques et notamment pour des subventions relatives à la compétitivité de l’emploi.
La procédure de demande de subventions par la ville de Saint-André est la suivante :
PHASE SERVICE PILOTE FINANCE Définition du projet
Arbitrage
Création des dossiers de partage
Sollicitation de financements
Délibération du Conseil municipal
Obligation de publicité
OS de démarrage + Pièces marchés + photo de panneau de chantier avec affichage taux de participation + logos des financeurs
DEMARRAGE (après notification) Avancement de l'opération selon taux d'avancement Etat de dépenses + justificatifs + demande d'acompte
CLÔTURE
Procés verbal sans réserve - compte rendu final - transmission à la Finance du PV sans réserve (sinon risque perte de financements et
remboursements des acomptes) - photo avec logo des financeurs et libéllé de l'opération - production du Décompte Global Définitif
(DGD)
demande de solde
Demande d'acompte AMONT
SUBVENTION
RECUE
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Les opérations de fin d’année
Les opérations de fin d’exercice constituent un élément essentiel pour la fiabilité des comptes de la
commune. Par respect du principe d’annualité, selon lequel le budget se déroule sur une année civile,
un suivi des éléments financier doit être fait chaque fin d’année.
Ces différentes opérations ne se manifestent ni par un encaissement, ni par un décaissement, mais ont
pourtant une réelle incidence budgétaire.
Les amortissements
L’amortissement traduit une dépréciation définitive d’un élément de l’actif immobilisé de la
collectivité. Il contribue à la sincérité des comptes dans la mesure où il permet de constater la
dépréciation des biens et de dégager des ressources d’autofinancement pour leur renouvellement.
Un bien amortissable est sujet à dépréciation par usage, vétusté, en raison de l’évolution
technologique ou de toute autre cause.
A l’inventaire, les valeurs des immobilisations doivent tenir compte des dépréciations (dépense
obligatoire). On parle alors de valeur nette comptable (VNC = valeur d’acquisition – amortissements).
Les dotations aux amortissements des immobilisations sont obligatoires pour les communes dont la
population est égale ou supérieure à 3 500 habitants (art. R2321-1 du CGCT).
Les dotations aux amortissements de ces biens sont liquidées sur la base du coût historique de
l'immobilisation et de la méthode linéaire. Toutefois, la collectivité peut, par délibération, adopter un
mode d'amortissement dégressif, variable, ou réel.
Tout plan d'amortissement commencé doit être poursuivi jusqu'à son terme, sauf cession, affectation,
mise à disposition, réforme ou destruction du bien. Le plan d'amortissement ne peut être modifié
qu'en cas de changement significatif dans les conditions d'utilisation du bien.
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Les provisions pour risques et charges
En application du principe comptable de prudence selon lequel la commune doit anticiper toute perte
probable, la provision permet de couvrir une charge ou un risque prévisible.
Ainsi, dès qu’un évènement le justifie, la commune est dans l’obligation d’inscrire les provisions
nécessaires et de se rapprocher au mieux de la réalité selon la connaissance et l’évaluation du risque
financier encouru.
La constitution d’une provision donne obligatoirement lieu à une délibération du Conseil municipal.
Celle-ci doit préciser et justifier l’objet de la provision ainsi que le montant fixé.
Il existe deux possibilités d’inscriptions budgétaires des provisions :
1. Les provisions semi-budgétaires (régime de droit commun)
Comptablement, les provisions semi-budgétaires sont regroupées en section de fonctionnement, au
chapitre 68 en charges « dotations aux provisions » et les reprises au chapitre 78 en produits « reprises
sur provisions ». L’ordonnateur (Maire) émet un mandat pour provisionner la charge et un titre lors de
la reprise, c’est-à-dire quand le risque s’éteint où se réalise.
Le comptable public se charge de la partie double.
2. Les provisions budgétaires (régime optionnel)
Les provisions budgétaires constituent des opérations d’ordre budgétaire entre sections. Elles sont
retracées par une charge de fonctionnement au chapitre 042 et une recette d’investissement au
chapitre 040. La reprise se fait par les écritures inverses.
A l’inverse de la provision semi-budgétaire, c’est l’ordonnateur qui se charge de la partie double.
Le régime des provisions budgétaires peut être appliqué sur option par un choix du Conseil municipal.
Une délibération spécifique doit être adoptée à cet effet. A défaut, le régime des provisions semi-
budgétaires s’applique automatiquement.
A Saint-André, c’est le régime optionnel qui est utilisé pour comptabiliser les provisions.
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La journée complémentaire
Il existe une exception au principe de l’annualité : la journée complémentaire. Ce dispositif autorise
l’exécutif jusqu’au 31 janvier de l’année n+1 à émettre des titres et des mandats correspondant aux
droits acquis et services faits pendant l’année n. Ces dispositions ne sont pas applicables aux
opérations intéressant la section d’investissement.
Le mécanisme de la journée complémentaire est utilisé uniquement à la Direction des Finances pour
effectuer certaines régularisations en fin d’année.
En aucun cas la journée complémentaire est utilisée pour les facturations relatives aux fournisseurs,
en raison des échéances imposées par le trésorier avant la fin de l’année (cf. Partie II 4.6 Le traitement
des engagements non soldés).
Les rattachements des charges et des produits à l’exercice
En fin d’année, la Direction des Finances procède aux rattachements des charges et produits. Le
rattachement consiste à comptabiliser une dépense ou une recette de fonctionnement sur l’exercice
N-1 alors que le paiement de la dépense ou l’encaissement de la recette se produira en N.
Le fait déclencheur du rattachement est le service fait sur les dépenses engagées. Une dépense de
fonctionnement est rattachée si la prestation a été faite (service fait) au 31/12/N-1 alors que la
facture n’a pas encore été réceptionnée ou traitée.
Pour une recette, la logique est la même. La recette de fonctionnement est rattachée si la commune
est en droit de percevoir tout ou partie de la recette (exemple subvention liée à une action menée
au 31 décembre et pour laquelle toutes les pièces ont été transmises au service instructeur pour
perception de la subvention).
Pour être effectif, le rattachement suppose trois conditions :
- Le service doit être fait au 31 décembre de l’exercice
- La somme doit être significative
- La dépense doit être inscrite au budget.
Les restes à réaliser (RAR)
Les reports de crédits d’investissement ne concernent que les dépenses engagées au 31/12/N-1 mais
non mandatées, et aux recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre au 31/12/N-1.
Les engagements en dépenses d’investissement deviennent des restes à réaliser sur la base de
devis signés, marchés notifiés aux entreprises ou de conventions passées.
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Date de réception préfecture : 02/11/2022 31
En tant que de besoin, la notion de restes à réaliser (ou reports de crédits) peut être affinée,
notamment pour les marchés ou conventions d’un montant important donnant lieu à des paiements
en plusieurs tranches de la collectivité.
Exemple : un marché de 10 M€ peut être libéré en plusieurs tranches sur la base de plusieurs ordres
de service. Le reste à réaliser ne doit concerner que les montants relatifs aux ordres de service lancés
et réalisés.
Les restes à réaliser (ou reports de crédits) sont repris et ajoutés aux crédits votés au budget
primitif de l’année suivante. Le cas échéant, les engagements non repris dans les restes à réaliser
pourront être réintégrés en décision modificative au titre des dépenses nouvelles en fonction de
l’avancée du projet.
Au titre des recettes, les mêmes règles sont à appliquer et les restes à réaliser concernent :
Les subventions ayant fait l’objet d’une notification ou d’un courrier d’acceptation
La gestion des engagements non soldés
Deux fois par an (juin et octobre) un point est fait sur les engagements non soldés. La Direction des
Finances transmet la balance des engagements non soldés aux services gestionnaires. Ces derniers
doivent identifier le niveau d’avancement de chaque engagement et en informent la Direction des
Finances afin qu’elle mette à jour l’outil de gestion financière.
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Trois situations sont donc possibles :
1. Engagements à rattacher sur l’exercice N-1 (uniquement en fonctionnement) : ce sont ceux
ayant fait l’objet d’un bon de commande et d’un service fait avant le 31/12/N-1 mais n’ayant
pu être mandatés en raison de la non-réception de la facture.
2. Engagements à reporter sur l’exercice suivant (RAR) : ce sont ceux ayant fait l’objet d’un bon
de commande et dont le service n’est pas fait au 31/12/N-1
3. Engagements à annuler : ce sont ceux devenus sans objet au 31/12/N-1 et qui ne feront pas
l’objet d’une prochaine facturation.
Remarques :
Les engagements inférieurs à 20 € sont automatiquement soldés
Les engagements en fonctionnement sont automatiquement soldés au bout de 1 an (sauf cas
exceptionnel)
Les engagements en investissement ne sont pas soldés automatiquement. La Direction des
Finances sollicite systématiquement les services techniques pour connaitre la destination de
l’engagement.
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La gestion du patrimoine
Le patrimoine de la collectivité regroupe l’ensemble des biens meubles, immeubles, matériels,
immatériels et financiers, en cours de production ou achevés ; qui appartiennent à la ville. Ces biens
ont été acquis en section d’investissement (comptes de classe 2 du bilan) :
Ces éléments de patrimoine font l’objet d’une valorisation comptable et sont inscrits à l’inventaire
comptable de la collectivité.
Ce suivi des immobilisations constituant le patrimoine de la ville incombe aussi bien à l’ordonnateur
(chargé du recensement des biens et de leur identification par n° d’inventaire) qu’au Comptable public
(chargé de la bonne tenue de l’état de l’actif de la collectivité).
D’une manière générale, chaque immobilisation acquise par la ville connait le cycle comptable
suivant :
Le circuit de traitement
Le circuit de sortie d’un bien
Traitement par le service pilote
Traitement par le service finances
Le numéro d’inventaire est obligatoire dans le suivi des immobilisations. Cette identification permet
de recenser et d’identifier de façon unique un bien.
Chaque immobilisation possède son tableau d’amortissement. La durée d’amortissement est propre à
chaque catégorie de bien, fixée par une délibération du Conseil Municipal.
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La sortie d’un bien qui a une cession fait suite (à titre gratuit ou onéreux) ou à une destruction partielle
ou totale (mise en rebus ou sinistre).
Remarque : Le service est en charge de la gestion de l’inventaire physique de ses biens.
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PARTIE 3 : LA GESTION PLURIANNUELLE
L’annualité budgétaire est un principe fondamental des finances publiques. Pour engager ses
dépenses, notamment celles d’investissement qui peuvent s’échelonner sur plusieurs exercices, la
commune doit inscrire la totalité de la dépense la première année, puis reporter d’une année sur
l’autre le solde.
Il existe toutefois une procédure dérogatoire à cette obligation légale : la gestion pluriannuelle. A
l’heure actuelle, la ville de Saint-André ne pratique pas ce mécanisme.
Définition
La procédure des autorisations de programme (AP) / crédits de paiement (CP), et autorisations
d’engagement (AE) / crédits de paiement (CP), favorise la gestion pluriannuelle des dépenses et
permet d’améliorer la visibilité financière des engagements de la ville.
La gestion pluriannuelle est possible aussi bien en investissement qu’en fonctionnement, bien qu’elle
soit plus rare dans ce dernier cas.
En investissement
Les AP
Dans le cadre des dotations budgétaires affectées aux dépenses d’investissement, il est possible de
mettre en place des autorisations de programme (AP) et des crédits de paiement (CP) (art. L2311-3
du CGCT).
Cette procédure permet à la commune de ne pas faire supporter à son budget de l’année N l’intégralité
d’une dépense pluriannuelle, mais les seules dépenses à régler au cours de l’exercice.
Les AP sont définies comme la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pour le
financement des investissements.
Elles demeurent valables sans limitation de durée (jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur clôture). Elles
peuvent être révisées.
Elles correspondent à des dépenses à caractère pluriannuel se rapportant à une immobilisation ou à
un ensemble d’immobilisations déterminées, acquises ou réalisées par la collectivité, ou à des
subventions versées à des tiers.
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Périmètre des AP : chapitres 20, 204, 21, 23 et opérations.
Les CP
Les CP correspondent à la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées durant l’exercice,
pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AP correspondantes.
Seuls les CP sont budgétés chaque année.
Les recettes d’investissement propres au programme doivent être estimées et intégrées au plan de
financement de l’AP pour permettre de dégager la charge nette qui sera supportée par la ville.
La gestion des recettes ne fait l’objet d’aucune disposition particulière, les crédits de paiement
afférents aux AP ne concernant que les dépenses.
En fonctionnement
Il est possible, en fonctionnement, d’adopter des autorisations d’engagement (AE) et des CP (art.
L2311-3-II du CGCT). Le mécanisme est similaire, mais plus rarement utilisé.
Cette procédure est réservée aux seules dépenses résultant de conventions, de délibérations ou de
décisions, au titre desquelles la commune s’engage, au-delà d’un exercice budgétaire, à verser une
subvention, une participation ou une rémunération à un tiers. Toutefois les frais de personnel et les
subventions versées aux organismes privés ne peuvent faire l’objet d’une autorisation d’engagement.
L’équilibre budgétaire de la section de fonctionnement s’apprécie en tenant compte des seuls crédits
de paiement.
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Conséquences de la gestion pluriannuelle
Le vote
Les engagements pluriannuels envisagés doivent être intégrés au DOB.
Le moment du vote est important : un vote trop précoce comporte le risque d’une mauvaise évaluation
des coûts. Il est donc recommandé de voter les AP peu avant le démarrage de ou des opérations, une
fois les caractéristiques financières définies précisément.
Concernant leur adoption, les autorisations sont présentées par le Maire, et sont votées par une
délibération distincte lors de l’adoption du budget ou lors d’une décision modificative (BS, ou DM)
(art. R2311-9 du CGCT).
Elles sont votées par chapitre, nature ou opération.
La délibération doit préciser impérativement :
- L’objet de l’autorisation
- Son montant
- Sa durée
- La répartition pluriannuelle des crédits de paiement.
Le cumul des CP doit impérativement être égal au montant de l’AP/AE.
Elle comprend obligatoirement un échéancier prévisionnel et indicatif de consommation des CP, et
un plan de financement pluriannuel en recettes et en dépenses.
Les CP sont inscrits chaque année au budget.
L’affectation des AP
L’affectation consiste à mettre en réserve un montant de crédits destiné à la réalisation d’une
opération d’investissement, identifiée et financièrement évaluée. C’est une prérogative pour que
l’opération puisse commencer à être exécutée et doit faire l’objet de délibération en Conseil municipal.
La révision des AP
Les autorisations peuvent être révisées (montant à la hausse ou à la baisse), uniquement lors du vote
du budget (BP ou BS) ou d’une décision modificative, à l’instar de leur adoption. Une délibération
distincte est nécessaire préalablement.
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La révision entraîne automatiquement une modification de l’échéancier des CP : il faut donc veiller à
le mettre à jour et à le transmettre impérativement lors du vote.
Si la révision entraîne une modification à l’intérieur d’un chapitre : la décision prend la forme
d’une délibération de vote des AP
Si la révision entraîne un mouvement d’un chapitre à l’autre : la décision prend la forme d’une
délibération de vote des AP et d’une décision modificative
Les mouvements de CP
Entre deux AP, on parle de transfert de crédit : dans ce cas, il doit intervenir dans le cadre d’une
décision budgétaire, comme pour l’adoption de l’AP (cf. ci-dessus).
Au sein d’une même AP, il est possible de faire des virements de crédits des CP pour l’exercice en
cours :
- Au sein d’un même chapitre : pas de disposition particulière : virement de crédit par décision
de l’exécutif
- D’un chapitre à l’autre : une décision modificative du conseil est requise, ce mouvement
modifiant l’autorisation budgétaire initiale
Remarque : Les CP non mandatés en dépense ou non titrés en recette au 31 décembre de l’année ne
font pas l’objet de reports.
L’ajustement des CP sans modification du montant de l’AP
Il est possible d’ajuster les CP d’une AP : c’est le lissage.
Cela consiste à mettre à jour les tranches de dépenses par exercice, et par ligne budgétaire de
l’échéancier des CP sans modifier le montant de l’AP.
Cet ajustement peut intervenir lors du vote du BP : dans ce cas, l’échéancier modifié doit
impérativement être présenté par délibération pour programmer les nouvelles échéances des CP.
Attention : L’ajustement du CP ne doit pas dépasser 10% de son montant initial.
La clôture et l’annulation de l’AP
L’AP fait l’objet d’une clôture à la réception financière de la dernière des opérations financées.
Un reliquat ne peut être utilisé pour financer une nouvelle opération.
L’annulation d’une AP ne peut intervenir que lors d’une décision budgétaire.
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Attention : les autorisations impactent les budgets futurs en cumulant des CP chaque année. Par
conséquent, leur volume ne doit pas dépasser la capacité annuelle d’investissement de la commune.
Attention : la situation des AE/AP, ainsi que des CP y afférents donne lieu à un état joint aux
documents budgétaires (BP et CFU).
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GLOSSAIRE
ASSEMBLEE DELIBERANTE : Une assemblée délibérante est un organe collectif composé d’individus qui
délibèrent en vue de prendre des décisions, adopter des positions/orientations ou convenir d’actions.
Le conseil municipal est l’assemblée délibérante de la commune chargée de « régler, par délibération,
les affaires de la commune ».
BORDEREAU : Relevé détaillé énumérant les caractéristiques de mandats et de titres.
BUDGET : Acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses d’un organisme public.
Le budget d’une collectivité territoriale est divisé en sections. Chaque section est divisée en chapitres.
Chaque chapitre est divisé en articles.
CREDITS BUDGETAIRES : Montant prévu par l’assemblée délibérante dans chaque chapitre et article lors
vote du budget primitif.
ENGAGEMENT COMPTABLE : consiste à réserver dans les écritures de la comptabilité d’engagement les
crédits nécessaires et assurer leur disponibilité au moment du crédits limitatifs en dépense. Le contrôle
de la disponibilité des crédits est opéré lors de l’engagement comptable.
ENGAGEMENT JURIDIQUE : acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une
obligation de laquelle résultera une charge financière. Cette obligation résulte notamment d’un
contrat, d’un marché, d’une convention, d’une lettre de commande, un acte de vente, d’une
délibération.
MANDAT DE PAIEMENT : correspond à l’ordre de payer la dépense. Ce mandatement est donné au
comptable public par l’ordonnateur (le Maire).
MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE (MAPA) : la procédure de passation de ces marchés doit être adaptée
à la nature et aux caractéristiques du besoin à satisfaire, au nombre ou à la localisation des opérateurs
économiques susceptibles d’y répondre ainsi qu’aux circonstances de l’achat.
PROCEDURE FORMALISEE (MARCHES PUBLICS) : les procédures formalisées imposées par le droit de l’Union
européenne ne s’imposent qu’aux marchés d’un montant supérieur aux seuils qu’il fixe. En dessous de
ces seuils, l’acheteur est libre d’organiser sa procédure comme il l’entend, dans le respect des principes
constitutionnels de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et
de transparence des procédures.
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RATTACHEMENT DE CHARGES ET PRODUITS A L’EXERCICE : Il a pour objet de réintégrer, dans le compte de
résultat (la section de fonctionnement), toutes les charges correspondant à des services faits et tous
les produits correspondant à des droits acquis, nés au cours d'un exercice, mais qui n'ont pu être
comptabilisés (factures non établies, échéance qui intervient après la clôture de l'exercice, etc.).
RAPPORT D’ORIENTATION BUDGETAIRE (ROB) : document présenté sous forme de rapport, qui statue de
l'état des orientations budgétaires d'une collectivité locale.
SERVICE FAIT : consiste à vérifier que les prestations ou les commandes ont été réellement exécutées,
et exécutées conformément aux exigences formulées.
TITRE DE RECETTE : pour percevoir leurs recettes des collectivité locales et leurs établissements publics,
les ordonnateurs (maire ou président) émettent des titres de recettes. Les titres de recettes
comprennent deux parties principales : un ordre à recouvrer est adressé au comptable public (agent
de l'Etat - Trésor Public - qui gère les fonds de la collectivité) ; un avis de sommes à payer est destiné
au débiteur de la collectivité.
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INDEX
AE / CP : Autorisation d’engagement / Crédits de paiement
AP / CP : Autorisation de programmes / Crédits de paiement
BC : Bon de commande
BP : Budget Primitif
CA : Compte Administratif
CFU : Compte Financier Unique
CG : Compte de Gestion
CGCT : Code Général des Collectivités Territoriales
DGS : Direction Générale des Services
DM : Décisions Modificatives
EPCI : Etablissement Public de Coopération Intercommunale
MAPA : Marché à Procédure Adaptée
RAR : Restes à réaliser
RBF : Règlement Budgétaire et Financier
ROB : Rapport d’Orientation Budgétaire
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ANNEXES
Annexe n°1 : Etapes de la certification du service fait
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La gestion du service fait permet de distinguer et d’appréhender plus justement les notions de constat et certification du service fait.
Le constat et la certification du service fait sont des étapes obligatoires préalables à la liquidation des factures. Ces deux étapes ont été dissociées dans SEDIT pour garantir une meilleure conformité de l’engagement.
Le constat du service fait correspond à l’attestation de la conformité entre la livraison et la commande. A cette étape, il s’agit de vérifier la cohérence entre le bon de commande et la livraison d’un point de vue quantitatif et qualitatif par rapport à l’achat commandé. C’est un préalable à la certification du service fait.
La certification du service fait correspond au contrôle de cohérence entre la livraison et la facture. A ce titre, la certification du service fait ne peut intervenir qu’après constat du service fait et réception de la facture. Le contrôle consiste à certifier que :
la quantité facturée est conforme à la quantité livrée
le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché
la facture ne présente pas d’erreur de calcul
la facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de procéder à la liquidation de
la dépense
Ces deux procédures se réalisent complètement par voie dématérialisée depuis mars 2020 au travers du logiciel SEDIT Finances. Elles sont retracées au sein d’un guide des procédures budgétaires et financier qui a été mis à disposition des services gestionnaire afin de :
décrire et faire connaitre les procédures de la collectivité en matière budgétaire et financière
créer une culture de gestion financière partagée par l’ensemble des agents
s’inscrire dans une permanence des méthodes et dans une démarche d’efficience
L’application de ce guide concourra à une meilleure qualité comptable. Sa dernière version a été mise en ligne le 13 février 2020.
Annexe 1 : Etapes de la certification du service fait
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