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Déliberation - 2025 049
Déliberation - 2025 089
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Gréoux-les-Bains.
Lien du pdf (Déliberation - 2025 089)
Thèmes du document : Données personnelles, Institutions publiques, Consommateurs,
Département des
Alpes-de-Haute-
Provence
Arrondissement de
Forcalquier
Canton de
Valensole
Commune de
Gréoux-les-Bains
REPUBLIQUE FRANCAISE N°2025-089
Liberté, égalité, fraternité
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU
CONSEIL MUNICIPAL
Séance du 12 novembre 2025
L'an deux mille vingt-cinq, le douze novembre à dix-huit heures,
Se sont réunis les membres du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Paul AUDAN, Maire.
Présents :
Mesdames Danielle CASALE, Michèle COTTRET, Anita DELAUNAY, Monique HOURS, Josette LAUVERGNIAT, Anne-Marie PERRON, Nathalie PONCE GASSIER, Mirjam REINHARD, Joëlle TEBAR, Nicole
VENTEUX.
Messieurs Paul AUDAN, Jean-Philippe BARTOLOTTA, Vincent BLACHERE ESTEVES, Michel BRIFFAUD, Laurent HOTTIER, Raymond
MAZZOLENI, Alain ROUX, Mathieu SOLDA.
Nombre de conseillers
En exercice : 23
Présents : 18
Votants : 20
Absents donnant pouvoir :
Madame Olivia BURLES à Madame Nathalie PONCE GASSIER, Monsieur Jérôme DUPUY à Madame Michèle COTTRET.
Date de convocation
6 novembre 2025
Absents :
Monsieur Sven BUHLER, Madame Nadine CLERGUE, Monsieur Pierre LUCAS.
Secrétaire de séance :
Madame Monique HOURS.
OBJET : Convention entre la communauté d'agglomération et la commune de Gréoux-les- Bains relative à la gestion des archives communales par le système commun des archives numériques (SCAN)
Rapporteur : Monsieur Paul AUDAN
Vu les articles L.5221-1 et L.5221-2 du code général des collectivités territoriales relatifs à l'établissement d’une entente entre plusieurs établissements de coopération intercommunale ;
Vu les articles L.212-6 et L.212-6-1 du code du patrimoine relatifs à la propriété des archives communales et intercommunales ;
Vu les articles R.212-18-1 et R.212-18-2 du code du patrimoine relatifs aux conditions de mutualisation entre services publics d'archives pour la conservation d'archives numériques ;
Vu les articles L.1, L.2111-1 et L.2112-1 du code général de la propriété de la personne publique relatifs à l'inscription des archives publiques au domaine public mobilier ;
Vu l’article L.212-1 du code du patrimoine relatif à l’imprescriptibilité des archives publiques ;
Vu l'article L.3111-1 du code général de la propriété de la personne publique relatif à l’inaliénabilité du domaine public mobilier ;
Vu le paragraphe 158 du préambule du Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive n°95/46/CE ;
Vu l'article 1 de l'ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 prise en application de l'article 32 de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et portant modification des articles 4 et 78 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et diverses dispositions concernant la protection des données à caractère personnel ;
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 N°2025-089
Vu les délibérations du conseil communautaire de la communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » n° CC-36-04-25 du 8 avril 2025 relative à la création d'un système commun d'archives numériques (SCAN) et n° CC-19-07-25 du 8 juillet 2025 relative à l'approbation d’une convention de gestion pour la mutualisation des archives numériques dans le cadre de la mise en œuvre d'un système commun d’archives numériques (SCAN) ;
Vu la convention d'entente relative à la création d’un système commun d'archives numériques (SCAN) ;
Vu l'avis conforme du directeur des archives départementales en date du 19 mars 20285 ;
Considérant que les archives sont des outils indispensables au fonctionnement de l'administration communale et communautaire, qu'elles permettent aux citoyens de faire valoir leurs droits et qu'elles constituent la mémoire d'une collectivité et de ses habitants ;
Considérant que les collectivités locales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives publiques sous le contrôle de l'Etat ;
Considérant qu'il a été préalablement décidé, afin d'assurer la pérennité, la fiabilité et la valeur probante de ces écrits électroniques, que la communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » met à disposition de ses communes membres et de ses administrations associées, ses ressources dans le cadre de l'archivage de ces documents au sein d'un système d'archivage numérique commun ;
Considérant qu'afin d'assurer la gestion, la maintenance et le développement de cet équipement commun, l'établissement public de coopération intercommunale a décidé de créer un système commun chargé de ces missions ;
Considérant que le système commun d'archives numériques devra permettre la conservation des archives produites au format numérique notamment celles résultant de l'instruction du droit des sols ;
Considérant qu'il convient de tenir compte de l'évolution des projets de dématérialisation sur le long terme au sein de l'administration communale ;
Considérant qu'à ce titre, le système commun d'archives numériques (SCAN) est compétent pour héberger les flux documentaires issus de ces circuits métiers dématérialisés ;
Considérant que la présente convention a pour objectif de fixer plus précisément les modalités techniques de gestion des archives numériques entre l'établissement public de coopération intercommunale et la commune de Gréoux-les-Bains ;:
Considérant que la commune de Gréoux-les-Bains souhaite l'intégration du flux documentaire suivant au sein du système commun des archives numériques (SCAN) : Flux instruction du droit des sols ;
Le Conseil Municipal, l'exposé du rapporteur entendu, et après délibération à l'unanimité :
APPROUVE le périmètre documentaire reconnu par le système commun d'archives numériques (SCAN) concernant la commune de Gréoux-les-Bains.
APPROUVE les principes de gestion technique entre DLVAgglo et la commune de Gréoux-les- Bains au sein du système commun des archives numériques tels qu'énoncés dans la convention
ci-annexée.
AUTORISE Monsieur le Maire à signer la convention de gestion ci-annexée.
Délibéré à Gréoux-les-Bains, Le secrétaire de séance,
Le 12 novembre 2025
Signé,
Le 13 novembre 2025
Publié sur le site internet de la
mairie le : up 9p9E T3 NU. LU
Paul AUDAN Monique HOURS
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 GRÉOUX LES BAINS
CONVENTION ENTRE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION ET LA COMMUNE DE GRÉOUYX-
LES-BAINS RELATIVE A LA GESTION DES ARCHIVES COMMUNALES PAR LE SYSTEME
COMMUN D’ARCHIVES NUMERIQUES (SCAN)
Entre
La communauté d'agglomération Durance Luberon Verdon Agglomération représentée par son
Président, Monsieur Camille GALTIER, en exécution de la délibération du conseil
communautaire n° CC-19-07-25 en date du 8 juillet 2025,
Et
La commune de Gréoux-les-Bains représentée par son Maire, Monsieur Paul AUDAN, en
exécution de délibération du conseil municipal nn°2025-089 en date du 12 novembre 2025 ;
Exposent les éléments suivants :
Suite à la signature de la convention d’entente du 30 avril 2025 et de la convention de gestion
du 23 juillet 2025 entre la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération » et la communauté de communes « Pays de Forcalquier et de la montagne de
Lure », il est créé un système commun des archives numériques (SCAN) pour permettre la
gestion de l’archivage numérique sur l’ensemble de ces deux territoires.
L'objectif premier est de permettre la mise en œuvre de l’archivage numérique des autorisations
délivrées par les communes au titre de la dématérialisation de l’instruction des autorisations du
droit des sols ; ces autorisations ayant été produites au format numérique dans le cadre de
l’entente SIG.
Ces dernières partageant les mêmes outils logiciels produisant de facto des archives publiques
au format numériques, il est apparu indispensable, afin d’assurer la pérennité, la fiabilité et la
valeur probante de ces écrits électroniques de mettre leurs ressources en commun dans le cadre
de l’archivage de ces documents au sein d’un système d’archivage électronique commun.
Afin d’assurer la gestion, la maintenance et le développement de cet équipement commun, les
deux intercommunalités ont décidé de créer un système commun chargé de ces missions. Le
système commun d’archives numériques devra permettre la conservation des archives propres
des communes membres des deux intercommunalités mais aussi celles produites dans le cadre
de l’instruction du droit des sols qu’elles assurent pour leurs communes membres.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Cependant, il convient de tenir compte de l’évolution des projets de dématérialisation sur le
long terme au sein de chaque administration. À ce titre, le service commun d’archives
numériques (SCAN) est compétent pour héberger les flux documentaires issus d’autres circuits
métiers.
Ainsi, au moyen de la présente convention, la commune de Gréoux-les-Bains confie la
conservation de ses archives numériques à la communauté d’agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération », selon les modalités prévues par les lois et règlements en vigueur.
Cette dernière réalisera cette tâche dans le cadre d’une entente relative à un système commun
des archives numériques qu’elle intègre afin de faire bénéficier à la commune de Gréoux-les-
Bains d’une économie d’échelle, d’une mutualisation des moyens techniques, financiers et
humains, d’un partage de compétences techniques ainsi que de coûts avantageux, difficilement
atteignables pour une seule collectivité isolée.
Considérant que les archives sont des outils indispensables au fonctionnement de
l'administration communale et communautaire, qu'elles permettent aux citoyens de faire valoir
leurs droits et qu’elles constituent la mémoire d'une collectivité et de ses habitants ;
Considérant que leur conservation pérenne et leur communication au public sont une obligation,
Considérant que les archives publiques revêtent un caractère imprescriptible et inaliénable,
Considérant que les collectivités locales et les groupements de collectivités territoriales sont
propriétaires de leurs archives publiques sous le contrôle de l’Etat,
Considérant que la commune de Gréoux-les-Bains confie à l’intercommunalité dans laquelle
elle est membre, l’expertise technique et le contrôle des opérations de versement d’archivage
numériques,
Considérant que l’intercommunalité de rattachement a choisi d'exercer cette expertise
technique au travers d’un service commun d’archives numériques (SCAN) créé sous la forme
d’une entente intercommunale,
Considérant que l’intercommunalité de rattachement de la commune de Gréoux-les-Bains est
la communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération »,
Il convient, dès lors, d’établir une convention entre la commune de Gréoux-les-Bains et
l’intercommunalité de rattachement afin d’autoriser cette dernière à gérer les archives
communales numériques de Gréoux-les-Bains et de fixer les conditions de gestion dans le cadre
de leur gestion par le système commun des archives numériques (SCAN).
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Article 1 : Objet... nnnnrnrrerssseresreareneenireresreasacsaenessesceeranneenenssssss 4
Article 2 : Enjeux du système commun d'archives numériques... 4
Article 3 : Rôles et responsabilités archivistiques des acteurs... 4
Article 3.1 : Attribution des rôles... sise 5
Article 3.2 : Mutualisation des données sereine 5
Article 3.3 : Mutualisation de ressources matérielles et logicielles 5
Article 4 : Informations sur la gouvernance du système commun d'archives numériques 6
Article 5 : Périmètre documentaire... ses 6
Article 5.1 : Généralités... sssssssssssessssesseseeereeerneneenneeeenneeeeeeneeeeneres 6
Article 5.2 : Procédure de modification du périmètre documentaire... ss 7
Article 5.5 : Flux communaux initiaux pris en charge dans le périmètre documentaire 7
Article 6 : Description des moyens matériels... suisse 7
Article 7 : Description des moyens humains... sise 7
Article 8 : Modalités financières supportées par la communauté d'agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération»... iii sssrssessennnsenss ses sessesesnssensnnnnnnes ess eseseseseseseeennnennnes 8
Article 9 : Modalités financières supportées par la commune de Gréoux-les-Bains 9
Article 10 : Indicateurs de suivi... iirssssnersereerenreereeersernenerresrenesereenreeremneesene 9
Article 11 : Communication institutionnelle... 9
Article 12 : Durée et conditions de renouvellement... g
Article 13 : Conditions de résiliation... ss sessiseinseerereseesserereesss 10
Article 14 : Caducité de la convention... sise 10
Article 15 : Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution... 10
Article 16 : Assurance et responsabilités des cocontractants 11
Article 17 : Litiges... ssssssssssseeesneereeeeereeerereeeneereeeeneeeneeeeeensenens 11
ANNEXE 1 : GLOSSAIRE... enr rereerrerresennnsereeneeneneecrecreenerenaeereeneeceneenessnenee 12
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Article 1 : Objet
La communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » est considérée
comme l’intercommunalité de rattachement des administrations conventionnant avec elle.
La présente convention fixe le cadre général d’organisation des relations entre
l’intercommunalité de rattachement et la commune de Gréoux-les-Bains pour les missions et
activités liées à l’archivage numérique dans le cadre du fonctionnement du système commun
d’archives numériques auxquelles la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération » participe. Le dispositif mutualisé concerne des archives intermédiaires et
définitives.
Article 2 : Enjeux du système commun d'archives numériques
Dans ce cadre, les deux intercommunalités décident de partager et d’unir leurs efforts pour faire
face aux enjeux suivants :
1. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle du/des site(s) physique(s)
permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du dispositif mutualisé ;
2. La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure
matérielle et virtuelle du dispositif mutualisé ;
3. La mise à disposition et l’administration fonctionnelle d’une plate-forme logicielle
permettant la conservation d’archives numériques dans les règles de l’art et l’élaboration de
connecteurs entre les différentes solutions logicielles ;
4, La mise en œuvre de procédures permettant d’assurer la gestion du cycle de vie des données
et de leurs métadonnées, la collecte et le versement des données, l’intégrité et la lisibilité
dans le temps des informations, la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées dans le
système, la restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des
informations de traçabilité afférentes ;
5. La réalisation d’études liées à l’archivage numérique et aux données à archiver et/ou
l’élaboration du socle documentaire du dispositif mutualisé ;
6. La formation des personnels chargés de mettre en œuvre la politique d’archivage, de suivre
et d’alimenter le dispositif mutualisé, tant du point de vue technique qu’archivistique.
Article 3 : Rôles et responsabilités archivistiques des acteurs
La conservation des archives numériques est régie par deux textes majeurs: le modèle
conceptuel OAÏS qui décrit l’organisation d’un système de préservation des données
numériques, et la norme NF Z42-013 relative à la conception et à l’exploitation de systèmes
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces
systèmes
Article 3.1 : Attribution des rôles
Le modèle OAIS détermine notamment des rôles pour chacun des acteurs du système de
préservation. Ces rôles sont définis dans le glossaire à la fin de la convention et précisés dans
le présent article :
* Le rôle d’autorité juridique est rempli par la commune de Gréoux-les-Bains.
+ Le rôle d’autorité d’archivage est rempli par le système commun d’archives numériques
auquel participe la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération ».
* Le rôle d’opérateur d’archivage est rempli par le système commun d’archives
numériques auquel participe la communauté d’agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération ».
* Le rôle d’autorité de contrôle est rempli par le directeur des archives départementales
au titre de l’exercice du contrôle scientifique et technique.
Article 3.2 : Mutualisation des données
Le système commun d’archives numériques qui héberge les données n’a accès à celles-ci que
sur autorisation de l’autorité juridique. Toute réutilisation de ces données est soumise aux
dispositions du Code des relations entre le public et l’administration et de la loi n°2016-1321
du 7 octobre 2016 pour une république numérique. L’entité concernée s’engage donc à prendre
toutes les précautions utiles pour préserver la confidentialité et la sécurité des données
concernées et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou
communiquées à des personnes non autorisées.
Article 3.3 : Mutualisation de ressources matérielles et logicielles
Pour assurer la sécurité du dispositif ainsi que la disponibilité des documents électroniques
concernés, les parties s’engagent à appliquer pour leur système d’archivage électronique
commun les recommandations du Référentiel général de sécurité, édité par l’ Agence nationale
de la Sécurité des Systèmes d’informations, ainsi que la norme NF Z 42-013.
Par ailleurs, l’opérateur d’archivage s’engage à ne pas dépasser un temps d’indisponibilité
maxima de deux mois en cas de panne ou de maintenance du dispositif mutualisé. Dans ce
dernier cas, l’opérateur s’expose à des pénalités définies par la commission thématique assurant
la gouvernance du système commun d’archives numériques.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Article 4 : Informations sur la gouvernance du système commun d'archives numériques
La communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » a fait le choix
d’adhérer à une entente spécifiquement dédiée à l’archivage numérique afin de faire bénéficier
à la commune de Gréoux-les-Bains d’une économie d’échelle, d’une mutualisation des moyens
techniques, financiers et humains et d’un partage de compétences techniques et de coûts
difficilement atteignables pour une seule collectivité isolée.
Cette entente est matérialisée par une convention de constitution et par une convention de
gestion technique des archives numériques adoptées toutes deux en conseil communautaire.
L’entente est pilotée par l’intercommunalité qui exerce le pilotage fonctionnel du système
commun d’archives numériques par lequel est mis en œuvre le dispositif mutualisé d’archivage
numérique, en l’occurrence, la communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération ».
La conférence de l’entente a pour missions de :
* réaliser un rapport annuel de la mise en œuvre de la présente convention. Ce dernier
sera soumis au vote des assemblées délibérantes de chacune des intercommunalités
adhérentes rassemblant les représentants de toutes les communes les composant.
*__ établir une politique d’archivage précise et définir le périmètre documentaire.
* recenser les besoins d’évolution auprès des membres du dispositif et les centraliser.
* calculer les sommes dues par toutes les parties en fonction des clefs de répartition
définies à l’article 9 de la présente convention.
+ __ proposer des pistes d'évolution ou étendre le dispositif à d’autres adhérents.
Article 5 : Périmètre documentaire
Article 5.1 : Généralités
Le périmètre documentaire de l’archivage numérique, suivant le cadre légal de l’entente à
laquelle adhère la communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération »,
doit être approuvé par sa commission thématique. Après avis favorable, cette extension du
périmètre sera validée par délibération de chacun des signataires.
Il comprend la prise en charge des documents à partir de leur versement dans le bus applicatif
d’orchestration des données, leur mise en conformité vis-à-vis du standard d’échange des
données SEDA et leur versement dans le système d’archivage électronique.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Il est couvert par le système commun d’archives numériques se doit être nécessairement
évolutif afin de permettre l’adaptation du service à la commune de Gréoux-les-Bains en
fonction de l’état d’évolution de ses projets de dématérialisation.
Aïnsi, le périmètre documentaire couvert par le système commun d’archives numériques peut
faire l’objet d’une modification conformément aux lois et règlements en vigueur.
Article 5.2 : Procédure de modification du périmètre documentaire
La modification du périmètre documentaire est rendu délibération des membres de l’entente
signataires de l’entente, après avis rendu par la conférence d’entente réunie en assemblée
ordinaire ou extraordinaire et sur demande de la commune de Gréoux-les-Bains.
Article 5.4 : Flux pris en charge en tant qu'intercommunalités de rattachement
La communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération » présente les
demandes de modifications du périmètre nom de la commune de Gréoux-les-Bains, lors de la
réunion de la commission thématique pour avis. Les intercommunalités référentes agissent, en
l’espèce, en application l’article 5.5 de la présente convention.
Ledit avis sera validé selon la procédure définie à l’article 5.2.
Article 5.5 : Flux communaux initiaux pris en charge dans le périmètre documentaire
Le flux communal initialement pris en charge par le système commun des archives numériques
est :
° Flux instruction du droit des sols
Article 6 : Description des moyens matériels
Le système commun d'archives numériques établira une liste annuelle des principaux biens mis
à disposition, acquis ou loués dans le cadre du dispositif mutualisé. Cette liste sera remise lors
de la réunion annuelle de la conférence d’entente. Le système commun d'archives numériques
l’intégrera dans le rapport annuel.
Article 7 : Description des moyens humains
Dans le cadre du système commun des archives numériques, la communauté d'agglomération
« Durance Luberon Verdon Agglomération » met à disposition un agent à hauteur de 30 %
maximum de son temps de travail assumant les fonctions de responsable et d’e-archiviste en
charge des opérations d’archivage numérique. De Ia même façon, chaque signataire de la
présente convention, devra affecter un agent correspondant aux besoins exprimés sur leur
territoire respectif.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Dans le cadre du système commun des archives numériques, la communauté d’agglomération
« Durance Luberon Verdon Agglomération » met à disposition un technicien informatique dont
les durées d’intervention seront comptabilisées en conférence d’entente à des fins de répartition
financière auprès des autres intercommunalités signataires.
Cela inclut nécessairement les opérations d’archivage concernant la commune de Gréoux-les-
Bains.
Article 8 : Modalités financières supportées par la communauté d'agglomération « Durance
Luberon Verdon Agglomération »
Les coûts de fonctionnement du système commun des archives numériques sont supportés par
chacune des intercommunalités adhérentes à l’entente au prorata du volume de données
conservé pour chaque autorité juridique relevant de son territoire.
Le coût de fonctionnement est calculé à partir :
+ du coût d'occupation des locaux mutualisés
e du coût horaire du personnel dédié au dispositif mutualisé
+ du coût d'amortissement et de renouvellement des équipements
e du coût de maintenance des équipements matériels et logiciels utilisés
e du coût des études réalisées
e du coût de la formation des personnels
Le coût d'investissement est calculé à partir :
+ du coût des acquisitions de matériels, de périphériques, de logiciels, d’applications et
des prestations de service associées à la mise en œuvre du dispositif mutualisé
e du coût des développements informatiques, des installations, des paramétrages, des
transferts des données, de la formation initiale et de l’assistance au démarrage
+ du coût des acquisitions de logiciels, d'applications et de prestations de service
associées à la mise en œuvre des modules additionnels mutualisés
e du coût de l’acquisition des différents mécanismes logiciels de versement automatique
nécessaires, appelés connecteurs.
Pour l'investissement, la communauté d'agglomération « Durance Luberon Verdon
Agglomération », en tant que pilote du système commun des archives numériques, engage et
règle les dépenses dans le cadre de l’enveloppe budgétaire du projet mutualisé. Elle sollicite et
encaisse les subventions auprès des différents partenaires (Union européenne, Etat, Conseil
régional, Conseil départemental, etc.…..).
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Article 9 : Modalités financières supportées par la commune de Gréoux-les-Bains
La communauté d’agglomération « Durance Luberon Verdon Agglomération », considérant
l'expertise technique nécessaire à la bonne réalisation des opérations d’archivage numériques,
les moyens disponibles au sein de la commune de Gréoux-les-Baïins et ses responsabilités en
matière d’aide et de soutien aux communes, en particulier celles de taille modeste, assume la
charge financière des coûts de fonctionnement et d’investissement du projet sans adresser de
facturation à la commune de Gréoux-les-Bains.
Article 10 : Indicateurs de suivi
Les indicateurs qui seront détaillés dans le rapport annuel sont les suivant :
1. Moyens alloués au dispositif
*__ Nombre d’ETP affectés au fonctionnement du dispositif mutualisé ;
+ __ Budget du système commun d’archives numériques et répartition par grand domaine
d'utilisation ;
2. Performances du système :
* __ Taux d’indisponibilité du service au cours de l’année ;
* __ Nombre de flux générés par un service utilisateur ;
+ __ Volumétrie de données intégrées au SAE, par utilisateur du service ou service versant :
+ Volumétrie de données éliminées après visa de l’autorité de contrôle en charge du
contrôle scientifique et technique ;
3. Évaluation des activités archivistiques
+ __ Nombre de profils SEDA rédigés ;
°__ Nombre de flux dont l’archivage a été mis en œuvre :
*__ Nombre et nature des études réalisées avant et après la mise en œuvre du SAE ;
°__ Nombre et nature des communications effectuées ;
°__ Personnes formées ;
Article 11 : Communication institutionnelle
Les éléments de communication relatifs au système commun d’archives numériques seront
assurés par chaque membre de l’entente et seront à sa charge.
Article 12 : Durée et conditions de renouvellement
La présente convention est conclue pour une durée de dix ans à compter de la date de sa
signature par les parties. Elle pourra être renouvelée à deux fois par reconduction expresse.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Article 13 : Conditions de résiliation
La présente convention peut prendre fin de manière anticipée à la demande d’une des entités
contractantes, à l’issue d’un préavis de douze mois envoyé à l’entente par lettre recommandée
avec accusé de réception. En cas de résiliation anticipée de la présente convention, l’entité à
l’origine de la résiliation reste débitrice des sommes dues au titre de la redevance annuelle au
prorata temporis de la date effective de sortie.
Dans le cas où l’une des parties manquerait gravement à ses obligations, la présente convention
peut être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties si le manquement est constaté et
si aucune mesure corrective n’a été apportée sous un délai de douze mois après une notification
écrite et transmise par lettre recommandée avec accusé de réception.
Préalablement à toute décision de résiliation anticipée, les parties conviennent de mettre en
œuvre toutes dispositions amiables nécessaires au règlement des litiges qui pourraient intervenir
à l’occasion de la réalisation de l’objet de la présente convention. Les débats seront préparés au
sein d’une conférence d'entente spécifique.
Tout membre engagé dans l’entente doit assumer ses engagements financiers jusqu’au 31
décembre de l’année concernée. En cas de radiation, le membre concerné devra également
respecter ses engagements financiers jusqu’au 31 décembre de l’année.
Article 14 : Caducite de la convention
La présente convention sera rendue caduque par la dissolution de l’entente par la totalité des
adhérents.
Article 15 : Gestion des archives en cas de résiliation ou de dissolution
En cas de résiliation ou de caducité de la présente convention, les frais de restitution des données
sont à la charge de l’entité à l’origine de la résiliation. Cette restitution doit avoir lieu dans un
délai de quatre mois.
La restitution des archives devra être réalisée conformément aux lois et règlements en vigueur
ainsi qu’à la procédure ayant fait l’objet d’un avis lors de la commission thématique de l’entente
et votée par les assemblées délibérantes des intercommunalités adhérentes à l’entente.
Si, à l’issue de la présente convention, les parties décident de ne pas renouveler le dispositif
mutualisé, les frais de restitution des données seront répartis suivant la clef de répartition définie
à l’article 8, à savoir au prorata de l’espace occupé.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Article 16 : Assurance et responsabilités des cocontractants
Le dispositif mutualisé est assuré par la communauté d’agglomération « Durance Luberon
Verdon Agglomération » au titre de l’exercice de sa maîtrise d’ouvrage dans le cadre de ce
projet.
Article 17 : Litiges
A défaut d’accord amiable, tous les litiges liés à l’interprétation, l’exécution, la validité ou les
conséquences de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de
Marseille.
La présente convention est établie en trois exemplaires originaux, un pour chacun des signataires et un
pour notification au directeur des archives départementales compétent, chargé du contrôle scientifique
et technique.
Fait à Manosque, le 13 novembre 2025,
Le président de la communauté d’agglomération Le maire de la commune de Gréoux-les-Bains Durance Luberon Verdon Agglomération, Paul AUDAN, Camille GALTIER,
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 ANNEXE 1 : GLOSSAIRE
Archives : Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que
soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par
toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans
l'exercice de leur activité. (Code du patrimoine,art. L211-1).
Archives intermédiaires : Documents et données conservés à des fins de preuve même s’ils
ne sont plus utilisés au quotidien.
Archives publiques : Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des
établissements publics et des autres personnes morales de droit public.
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une
mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de
conventions notariées de pacte civil de solidarité.
Autorité d’archivage : L’Autorité d'archivage est responsable de l’ensemble des services
fournis par le Système d’archivage électronique. Le rôle d’Autorité d’archivage est assuré
par le Service d’archives qui met en œuvre le SAE.
Contrôle scientifique et technique : Défini par le Code du patrimoine (art. L 212-4et R 212-
3), le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques porte sur les
conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le
classement, la conservation et la communication des archives. Dans le cas de l’archivage
numérique, c’est l’Autoritéde contrôle qui est chargée du CST sur les archives.
Dispositif mutualisé : Ensemble des ressources matérielles et logicielles mises à disposition
dans le cadre de l’entente entre les intercommunalités signataires et inhérentes au bus
applicatif et orchestrateur de données, aux différents mécanismes logiciels de versement
automatique (connecteurs) et au système d’archivage électronique. Il comprend aussi bien
les archives intermédiaires et les archives définitives déposées au sein du dispositif.
Entente : Deux ou plusieurs EPCI à fiscalité propre peuvent passer des conventions ayant
pour objet la création d’ententes, dans le cadre de leurs attributions respectives. L’objet de
l’entente est vaste. Elle porte sur des objets d’utilité communale ou intercommunale
intéressant tous les membres et compris dans leurs attributions. Par ailleurs, les membres de
l’entente peuvent passer entre eux des conventions à l’effet d’entreprendre ou de conserver à
frais communs des ouvrages ou des institutions d’utilité commune.
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Date de réception préfecture : 13/11/2025 Gestion électronique des documents (GED) : Outil informatique permettant d’organiser et
de gérer des documents ou données électroniques au sein d’un organisme et recouvrant des
fonctionnalités de capture et de contrôle des données et des documents, de gestion des
versions et des métadonnées, de recherche et des modules de contrôle des circuits de
validation des documents (Référentiel général de gestion des archives).
Norme NF Z 42-013 : La norme NF Z 42-013 décrit les mesures techniques et les processus
organisationnels à mettre en œuvre pour l’archivage de documentsélectroniques.
Norme OAIS : Modèle conceptuel qui décrit les responsabilités, les fonctions et les rapports
avec son environnement d’un Système d’archivage électronique pourassurer la pérennisation
de l’information numérique.
Politique d’archivage : Document qui fixe le cadre réglementaire, normatif et
organisationnel du processus d’archivage électronique en énonçant les principes et les règles
sur lesquels est fondé le Système d’archivage électronique.
Profil d'archivage : Document constituant une matrice de référence permettant de contrôler
la validité des bordereaux de versements numériques utilisés pour intégrer des archives dans
un Système d'archivage électronique. Le bordereau et le profil qui lui est associé contiennent
des informations modélisées grâce au Standard d’échange de données pour l’archivage
(SEDA).
Standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA) : Le standard d’’échange de
données pour l’archivage permet de modéliser les transactions (transfert, communication,
élimination, modification et restitution) entre différents acteurs (service producteur, service
versant, service d’archives et demandeur d'archives) dans le cadre de l’archivage. IT précise
les types, l’ordre et la forme des messages échangés, définissant quelles métadonnées utiliser
pour décrire, gérer et pérenniser l’information.
Système d’archivage électronique (SAE) : Ensemble d'infrastructures matérielles et
logicielles permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques
sur le long terme en garantissant leur intégrité et leur lisibilité (Référentiel général de gestion
des archives).
Service public d’archives : Un service public d'archives a pour missions de collecter, de
conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de
diffuser des archives publiques conformément au I de l'article L. 212-4 et aux articles L. 212-
6, L. 212-6-1, L. 212-8, L. 212-11, L. 212-12, R. 212-5, R. 212-6 et R. 212-8 du Code du
patrimoine.
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