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Déliberation - AR ASS D436 2024PJ
Document publié le Mardi 24 septembre 2024 par la commune d'Avignon.
Lien du pdf (Déliberation - AR ASS D436 2024PJ)
Thèmes du document : Consommateurs, Culture et patrimoine, Assurance,
Vile d'exception
DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE
« Ville émancipatrice »
Affaire suivie par :
Direction Action Culturelle et patrimoniale
Lise CHIARUTTINT. |
Chargée de mission programmations et de développement
culturel
4 04,90.80.81.51.
@ lise. chiaruttini@mairie- avignon, com
Nos références : CH/CN/BP /LC/24-246
Convention de miseà disposition de l'Espace Saint-Louis
entre la Ville d'AVIGNON et l'association Génération Sports
Entre :
La Ville d'Avignon représentée par son Maire, Cécile HELLE, dûment habilité à signer la présente convention en vertu de la décision en date du 24 septembre 2024, ci-après dénommée « la Ville »,
d'une part,
Et:
L'association Génération Sports, dont le siège social se situe 11 avenue Pierre de Coubertin 84000 Avignon dûment représentée par son Président Monsieur Romain DELAGE, ci-après dénommé « le preneur ».
d'autre part,
PREAMBULE :
Par décision n° 12-0960 du 9 janvier 2013 et par convention n° CU 2011 000372 du 30 janvier 2013, la Ville. a octroyé gracieusement à l'Association de Gestion du Festival d'Avignon, les locaux de l'aile sud du Cloître Saint-Louis, pour une durée de neuf ans. Les salies d'exposition, les circulations, les sanitaires et les locaux techniques des rez-de-chaussée, 1% et 2î"e étage sont gérés par la Ville, par l'intermédiaire du Département de la Culture, qui assure aussi la tenue du calendrier des manifestations.
Considérant la demande émanant de l'association Génération Sport de mise à disposition de l'Espace Saint Louis afin de présenter ! une exposition s'inscrivant dans la thématique 2025 Curiosité(s), |
La Ville d'Avignon a décidé de soutenir la réalisation de cette exposition par la mise à disposition, à titre gracieux, de l'espace susmentionné dont elle est propriétaire:
L RD
Hôtel de Ville - 84045 Avignon Cedex:9 - Tél, 04 50 80 80 OO - Fax O4 96 80 82 82
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 Cette convention a pour but de définir les droits et obligätions de chaque partie dans le cadre l'exposition qui se déroulera dans l'espace Saint Louis.
Par son emplacement privilégié, ce local constitue « une vitrine de la Ville d'Avignon » pour les habitants et les visiteurs.
En conséquence, il a été convenu et décidé ce qui suit :
l'Article 1 : Objet de la convention | .
La Ville d'Avignon décide de mettre à disposition du preneur, l'Espace Saint-Louis sis 20, rue Portail Boquier, pour l'organisation de son exposition,
_ l'Article 2? Description des lieux | | | _ |
L'Espace Saint-Louis est situé dans l'aile sud du bâtiment dit ex, Hospice Saint-Louis. Il est subdivisé en trois niveaux dénommés niveau 0, niveau 1, niveau 2.
2,1 Les Surfaces :
La partie mise à disposition, de façon indivisible, par la présente convention consiste, circulations, sanitaires et locaux techniques compris, en :
Premier étage, niveau 1 :
Salle d'exposition pour 298 m2
Deuxième étage, niveau 2 :
Salle d'exposition pour 298 m2
Pour lé niveau 2, l'accès par ascenseur est possible tant pour les personnes que pour les charges
particulières,
2.0 — L'Equiperment :
La salle d'exposition est équipée de cimaises et tiges à crochets, éclairage modulable par projecteurs, L'ensemble est protégé par Un système d'alarme intrusion et un réseau de vidéo- surveillance qui permet de contrôler les activités.
l'Article 3 : Modalités d'utilisation de l'espace Saint Louis
Le preneur est autorisé à utiliser les locaux uniquement dans le cadre de ses activités statutaires, en excluant toute activité commerciale, cultuellé où politique. 1 s'engage à faire son affaire personnelle de l'application de tous les règlements administratifs et de police existants ou à intervenir qui pourraient étrer nécessaires à l'exercice de son activité.
3.1 Le preneur déclare que durant la période de déroulement de la mise à disposition, il s'engage à respecter toutes les dis positions légales relatives au statut d'établissement recevant du public et à celui des monuments classés au titre des Monuments historiques (Code du Patrimoine) et à ne pas effectuer de sous location, même temporaire, cession ou mise à disposition à un tiers
2 R D
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 même dans le cadre d'un partenariat. Le preneur ne doit pas réaliser des travaux
d'aménagements durables dans l'espace Saint Louis sans le consentement de la Ville.
3.2 Les activités concernées par cette convention sont organisées par le preneur qui en est seul(e) responsable. Le preneur prendra en Charge sous son entière responsabilité l'accueil du public ainsi que l’organisation matérielle, technique et artistique de la manifestation.
3.8 L'utilisation des locaux s'effectuera dans le respect de l'ordre public, de l'hygiène, des bonnes mœurs el des conditions de sécurité, requis pour ce type de manifestation. Le preneur s'engage à ne pas troubler la tranquillité du voisinage et à faire respecter par tous ceux qui seront amenés à fréquenter ce lieu, une stricte observation des règlements en vigueur de manière à ne susciter de la part des voisins aucune plainte pour quelque motif que ce soit.
3.4 Le preneur est responsable des dégradations causées de son fait, ou du fait des entreprises intervenant pour son compte pendant le montage et le démontage des installations. plastiques, scéniques, matériels et décors, et pendant la période de déroulement effective de l'exposition. ll/elle devra, le cas échéant, informer le plus rapidement possible (8 service Gestion du Patrimoine (Tél. 04,90.80,84.23,/82.35.) et réparer les dommages causés à l’espace Saint Louis dans un délai de six mois. Toute dégradation liée directement ou indirectement à une occupation et faisant l'objet d'une réparation par la Ville lui sera facturée.
3.5 Il est strictement interdit de changer les serrures des portes et de faire de double des clefs. mises à disposition.
3.6 Le preneur prendra l’attache du Département de la Culture (tél. 04.90.80. 82.59. pour valider son entrée dans les lieux (état des lieux conformément à l’article 5) et sa sortie,
3.74 Pour toute demande particulière le preneur devra impérativement se rapprocher de l'Architecte des Bâtiments de France.
3.8 Les locaux étant amenés à recevoir du public, le preneur est soumis à la réglementation des Etablissements. Recevant du Public (ERP) et au contrôle de la Commission de Sécurité,
notamment avant l'aménagement des locaux. Pour ce faire le preneur devra renseigner un dossier GN6 pour saisie de la Commission de Sécurité par la Ville d'Avignon (Dossier à compléter en annexe)
3.9 Il est précisé que la présente convention ne peut conférer au preneur le droit. de se prévaloir de droits incompatibles avec le caractère de domanialité publique des locaux mis à disposition. De ce fait, le preneur ne pourra réclamer une indemnité quelconque à l'issue de ce contrat.
3.10 La Ville ne garantit en aucun cas le preneur contre les vices non apparents des lieux, constitutifs le cas échéant de dommages matériels et corporels.
3.11 Le preneur s'engage à n'apposer sur les façades du lieu occupé ni banderole, ni affiche.
3.12 Le preneur laissera pénétrer dans les lieux, chaque fois que cela sera nécessaire, les représentants de la Ville d'AVIGNON.
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 l'Article 4 : Durée de l'occupation
Le preneur pourra occuper les niveaux du 3 novembre 2025 au 8 janvier 2026 au soir.
Cette période inclut la mise en place et l'enlèvement de tout le matériel servant à l'objet de l'occupation, ainsi que le nettoyage et la remise en état initial des lieux. Pendant le temps nécessaire à ces opérations aucune occupation des lieux ne sera tolérée de 22h à 08h. Par ailleurs, le preneur devra communiquer les jours et heures d'ouverture au public de la manifestation.
l'Article 5 : Etat des lieux
Un état des lieux contradictoire sera établi entre les parties, par le Département de la Culture de la Vills d'Avignon (Tél. 04,90.80.82.59.) aux périodes suivantes :
- avant la période de mise à disposition du site,
- à la fin de la période de mise à disposition du site.
| Article 6 : Dispositions financières
La Ville d'Avignon met gracieusement à disposition du preneur l'Espace Saint Louis. Cette aide logistique est estimée à 50 €/jour d'occupation.
Le preneur associera la Ville d'Avignon comme partenaire dans les différents documents de communication &n apposant le logo de la Ville sur tous les supports dé communication. I organisera la conférence de presse en prenant l'attache des services municipaux (Direction de la Communication où Département de la Culture).
Tout le matériel nécessaire à l'exposition sera à la charge du preneur.
Le preneur prendra en charge sous son entière responsabilité l'accueil du public, ainsi que Vorganisation matérielle, technique et artistique de l'exposition au cours de laquelle 1es transactions commerciales ne sont pas autorisées.
Article 7: Dispositions relatives à la protection et à l'accès de l'édifice patrimonial
Lé preneur se verra confier un où plusieurs badges permettant l'accès aux différents niveaux du bâtiment mis à disposition pendant toute la durée définie dans la présente convention, et.se verra confier le code de l'alarme. Ainsi, pendant l'absence du régisseur, l'armement et le désarmement de l'alarme seront placés sous sa responsabilité. |
Le nettoyage pendant la mise À disposition et à sa fin restante à la charge du preneur, toute intervention de propreté commandée par la Ville en substitution du preneur, lui sera facturée.
Afin de préserver l'intégrité de la salle, il est interdit de planter des pointes ou faire des trous dans les sols, murs et plafonds, de les peindre, les colorer ou y coller quoi que ce soit. Pour le transport des charges lourdes ou encombrantes, il est fermement conseillé d'utiliser le portage où des moyens roulants, Toute dégradation liée directement ou indirectement à une occupation et faisant l'objet d'une réparation sera facturée au preneur. Cependant, ce dernier pourra compléter avec
D
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 l'accord de la Ville l'équipement des lieux pour son occupation (éclairage, sonorisation, cloisonnement, etc.} uniquement par l'intervention d'équipes ou entreprises spécialisées agréées. La compatibilité de ces compléments avec l'équipement existant devra être reconnue par la production d'un certificat de conformité, faute de quoi la responsabitité du demandeur serait pleine et entière en cas de sinistre,
| Article 8 : Sécurité / Plan Vigipirate/Risque sanitaire
Le fonctionnement du système d'alarme est sous la responsabilité du régisseur du lieu, et, pendant son absence, au Preneur. |! est en charge de mettre en marclie et de stopper
le système à l'ouverture et à la fermeture des salles,
Dans le cadre du plan VIGIPIRATE « sécurité renforcée » dont vous trouverez la fiche « réflexe » en annexe, il vous est demandé un renforcement de la surveillance des rassemblements et du contrôle de l'accès des personnes, des véhicules et des objets entrants; conformément à la posture Vigipirate. Vous devrez appliquer les dispositions en vigueur au moment de l'exposition. La fourniture des équipements nécessaires aux personnes assurant le Gardiennage de l'exposition et au public est à la charge du preneur. tt A 2
Le présent contrat serait annulé, en cas de mesures exceptionnelles, dont la liste ci-après est non-exhauslive: Une pandémie telle que le coronavirus ou autres, d'événements climatiques exceptionnels; de mouvements sociaux et/ou de mesures militaires, sanitaires ou politiques perturbant la continuité d'ouverture des lieux d'exposition.) et la ville ne pourra être recherchée en cas d'annulation pour indemnisation.
Le preneur prendra toute assurance couvrant son activité dans les lieux mis à sa disposition (Responsabilité Civile) et éventuellement complémentaire qu'il y aura rnis : l'attestation devra en être remise à la Ville avant l'occupation des locaux. Le preneur fera son affaire personnelle de l'assurance des œuvres d'art exposées et ce qu'elle qu'en soit la nature, Bien que la Ville,
notamment par le système d'alarme intrusion, effectue une surveillance générale du bâtiment, le preneur devra faire son affaire du gardiennage des œuvres d'art et du matériel entreposés dans le bâtiment.
| Article 10 : Résiliation
En cas d'inobservation de l'une quelconque de ces clauses, la présente convention pourra être annulée de plein droit avec effet immédiat et ce sans indemnité. La décision de résiliation sera notifiée par la Ville au preneur par lettre recommandée avec accusé de réception. De même, si le
bâtiment devenait inexploïitable pour des raisons de sécurité, conformité ou autres, la Ville se réserve le droit de résilier {a présente convention sans délai, ni indemnité.
LArticle 11: Modifications
La présente convention pourra être modifiée par avenant à la demande de l’une ou l'autre des parties, notamment en cas de modification de dates.
2.0
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024 | Article 12 : Election de domicile et attribution de juridiction
Pour l'exécution des présentes, les parties font élection de domicile à l'Hôtel de Ville d'Avignon.
Tout litige pouvant naître de l'application de la présente convention, après échec d'une négociation par voie amiable, relèvera du Tribunal Administratif de Nîmes.
Faità Avignon, en deux exemplaires, le 24 septembre 2024.
Génération Sports Pour le Maire, Monsieur Romain DELAGE Par délégation, Le Premier Adjoint,
Claude NAHOUM
114 nee sinon LL Te eede ceubertin
TÉL: 06 62 03 8 à 23
Siret: 508 307 584 G0021
Accusé de réception en préfecture
084-218400075-20240924-ASS-D436-2024-AR
Date de télétransmission : 16/12/2024
Date de réception préfecture : 16/12/2024