Procès Verbal - 03 pv Conseil du 5 JUIN 2024

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Procès Verbal - 03 pv Conseil du 5 JUIN 2024 Document publié le Mercredi 5 juin 2024 par la commune de Saulchery. Lien du pdf (Procès Verbal - 03 pv Conseil du 5 JUIN 2024)Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Consommateurs, PROCES VERBAL

DE LA REUNION DU CONSEIL MUNICIPAL

DU 5 JUIN 2024

{Sous réserve de l'approbation des membres du conseil lors de la prochaine séance)

Conseillers en exercice 13 Date de convocation du Conseil municipal :

Conseillers présents 05 1 juin 2024.

Nombre de pouvoirs 02

Nombre de vote 07

Affichage de la délibération fait le | 12/06/2024

Le cinq juin deux mille vingt-quatre, à dix-huit heures trente minutes, le Conseil Municipal de la commune

de SAULCHERY, régulièrement convoqué, s’est réuni au nombre prescrit par la Loi, dans le lieu habituel

de ses séances, sous la présidence de M. PITTANA Stéphane.

Les convocations individuelles et l’ordre du jour ont été transmis par mail aux conseillers municipaux et

affichés à la porte de la mairie le 1* juin 2024.

Monsieur le Maire rappelle que le quorum n’a pas été atteint à la réunion de conseil, samedi 1% juin 2024,

que l’article L. 2121-17 du CGCl précise que le conseil municipal est à nouveau convoqué àtrois jours au

moins d’intervalle et qu’il n’y a plus de condition de quorum pour délibérer.

L’ordre du jour de la séance du 5 juin 2024 est en tout point identique à celui inscrit et prévu à la séance du

17 juin 2024.

Présents : MM. CHAPUIS Yves, FEBVET René, PIERRE Laurent, PITTANA

Stéphane

Mme M’'BOMBI Agathe.

Absents et excusés : M. ANCEL Olivier, a donné pouvoir à M. CHAPUIS Yves,

Mme BAMOGO Déborah, a donné pouvoir à M. FEBVET René,

Mmes GRATIOT Laetitia, ODINOT Marie-Rose, PROY Alicia,

MM. GRATIOT Nicolas, ODINOT Christophe, PROY Pascal

Secrétaire de séance: M. CHAPUIS Yves est désigné secrétaire par le Conseil Municipal,

conformément à l’article L 2121-15 du CGCT.

Grpir

L’ORDRE DU JOUR est le suivant :

- Approbation du procès-verbal de la séance du 6 avril 2024,

- Ecole : montant du forfait communal 2024-2025,

- Salle polyvalente : règlement intérieur,

- Informations et questions diverses.

ER

Procès-verbal du Conseil Municipal réuni le 5 juin 2024.M. le Maire (en application de l’article L. 2122-17 du CGCT) ouvre la séance, à dix-huit heures trente

minutes.

M. le Maire ayant fait l’appel nominal, il est procédé, en conformité avec l’article L. 2121-15 du Code

Général des Collectivités Territoriales, à l’élection d’un secrétaire pris au sein du conseil. M. CHAPUIS

Yves est désigné pour remplir cette fonction.

Approbation du Procès-Verbal du Conseil Municipal du 6 avril 2024

M. le Maire demande à l’assemblée s’il y a des observations à apporter au procès-verbal et le soumet à

l'approbation des membres. Les conseillers municipaux sont invités à faire connaître leurs remarques

éventuelles, avant l’adoption définitive.

M. le Maire fait part d’un mail reçu de M. PIERRE Laurent, suite à la réception dudit procès-verbal,

concernant ses « propos sur la haie plantée par la commune qui n'apparaissent nulle part. » et demande

à celui-ci s’il souhaite en faire part plus explicitement ?

M. PIERRE Laurent confirme ses mots mais abrège le débat sur le sujet, ne souhaitant faire polémique.

APRES EN AVOIR DELIBERE, LE CONSEIL MUNICIPAL :

e APPROUVE le procès-verbal de la séance du 6 avril 2024, à l’unanimité.

1. DELIBERATIONS scrutin public

N°2024/009 FINANCES

MONTANT DU FORFAIT COMMUNAL 2024-2025

Rapporteur : M. PITTANA Stéphane, Maire

Monsieur le Maire expose :

e Le coût moyen de fonctionnement des écoles publiques est utilisé pour le calcul des subventions aux écoles privées du ler degré sous contrat d’association (article L.442-S-1 du code de l’éducation). Il est également la base de calcul pour la participation aux frais de scolarité d’un enfant scolarisé hors de sa commune de résidence (article L.212-8 du code de l’éducation).

e Le critère d’évaluation du forfait communal est l’ensemble des dépenses de fonctionnement assumé par la commune pour des classes élémentaires et maternelles publiques. Cette évaluation a été faite conformément à la liste des dépenses éligibles au forfait communal visée en annexe de la circulaire du 15 février 2012

e Le forfait par élève est égal au coût moyen par élève constaté dans les écoles publiques de la commune de SAULCHERY.

e Les dépenses prises en compte pour calculer le coût moyen par élève sont relevées dans le compte administratif de l’année N-1 soit 2023 et s’élèvent ainsi à:

© 2.107,92 euros pour les élèves des classes maternelles

© 1.400,57 euros pour les élèves des classes élémentaires.

Procès-verbal du Conseil Municipal réuni le 5 juin 2024,LE CONSEIL MUNICIPAL,

APRES OUÏ L’EXPOSE DE SON MAIRE ET EN AVOIR DELIBERE :

e FIXE le coût moyen pour l’année scolaire 2024-2025 comme suit :

© 2.107,92 euros pour les élèves des classes maternelles

o 1.400,57 euros pour les élèves des classes élémentaires.

e CHARGE le Maire de transmettre la présente décision à M. le Préfet de l’Aisne, comme précisé dans la circulaire N°2023-03 du 11 mai 2023.

« POUR » « CONTRE » « ABSTENTION »

07 00 00

N°2024/010 AFFAIRES GENERALES

REGLEMENT INTERIEUR DE MISE A DISPOSITION DE LA SALLE POLYVALENTE

Rapporteur : M. PITTANA Stéphane, Maire

En vertu de l’article L.2122-21-1 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), le maire

est chargé de conserver et d’administrer les propriétés de la commune.

Monsieur le Maire expose :

e La Commune a fait procéder en tout début d’année, à une étude d’impact acoustique suite à

la plainte d’un tiers,

e Les services de l’ARS Hauts de France ont été informés et destinataires dudit rapport

rédigé par LESLIE ACOUSTIQUE sis à REIMS (Marne) ; la commune est dans l’attente

de décision sur les aménagements qui devront être apportés à la salle polyvalente, en vue

de limiter les nuisances sonores.

e Le règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente n’a pas été modifié

depuis 2014. Il convient de le modifier afin de répondre aux exigences de l’ARS et prendre

en compte les modalités actuelles de fonctionnement.

Présente et invite les membres du conseil à délibérer {la proposition du règlement intérieur

actualisé a été remise à chacun des membres en amont, jointe à la convocation de la séance de ce

jour).

LE CONSEIL MUNICIPAL,

APRES OUf L’EXPOSE DE SON MAIRE ET EN AVOIR DELIBERE :

CONSIDERANT favorablement les explications du rapporteur et la proposition des modifications du règlement intérieur tel que présenté,

e ADOPTE les modifications du règlement (mis en annexe à la présente délibération),

Procès-verbal du Conseil Municipal réuni le 5 juin 2024.e PRECISE la délibération N° 2023/028 du 16 décembre 2023, en ce qui concerne les

cautions nouvellement instituées par les modifications du présent règlement ($ 6. Cautions / caution dommages et caution ménage) comme suit :

HABITANT EXTERIEUR

ÉTÉ HIVER ÉTÉ HIVER

Demi-journée 46.20 € 69.30 € 63.80 € 74.80 €

Journée hors week-end (de 8h à 20h) 173.80 €| 220.00 € 242.00 € 265.10 €

Week-end (du vendredi 18h au dimanche 18h) 392.70€| 427.90€ 531.30 € 566.50 €

Ajout aux locations Noël et Jour de l'An + 100.00€ + 100.00€

Caution / location 500.00€| 500.00 € 500.00 € 500.00 €

Caution / dommages 500.00€| 500.00 € 500.00 € 500.00 € Caution / ménage 100.00 € 100.00 € 100.00 € 100.00 €

AU

La période ÉTÉ = du ler mai au 30 septembre / La période HIVER = du ler octobre au 30 avril. GRATUIT POUR LES ASSOCIATIONS COMMUNALES POUR LES 2 PREMIERES MANIFESTATIONS (week-end)

DELA : UNE PARTICIPATION/ MANIFESTATION SUPPLEMENTAIRE : 55 € L'LTE et 77 € L'IIVER.

e DIT QUE le présent règlement sera affiché dans la salle polyvalente à un endroit visible du public, remis pour approbation à chaque utilisateur de salle et tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande.

« POUR » « CONTRE » « ABSTENTION »

07 00 00

2. INFORMATIONS ET QUESTIONS

Monsieur le Maire :

© Salle polyvalente : une relance auprès des services de l’ARS a été faite par mail,

que de cet avis, découleront des installations coûteuses très probablement.

Parking de la mairie : l’entreprise GTIE a procédé au remplacement des luminaires

dorénavant en leds et que la consolidation du grillage est prévue par l’entreprise

EIFFAGE tout prochainement.

Divers devis en cours concernant l’entretien des réseaux des eaux pluviales et des

curages des ouvrages et fossés,

Constat d’un dégât sur un ouvrage au lieudit « Les CHAILLOTS » (buse cassée et

couverte par une plaque de tôle); un courrier sera adressé au propriétaire de la

parcelle face à cet ouvrage et copie à M. le Président de la section locale des

viticulteurs de SAULCHERY.

Confirme le tableau des assesseurs du bureau de vote du 9 juin prochain.

Procès-verbal du Conseil Municipal réuni le 5 juin 2024.Tour de table :

- M. PIERRE Laurent :

© Quid des travaux prévus pour remplacer les rondins de bois maintenant les talus, le

long de la route nationale ?

Un devis a été reçu par une entreprise locale, maïs il demande à être précisé car

ne figure pas la réparation de l’escalier de la rue de Montoizelle.

Quid de la suite des réparations de la rue de Montoizelle ?

æ Ce sinistre concerne l’entreprise VEOLIA et le particulier dont la cave a subi les

dégâts ; le passage des experts donnera la suite des évènements et le calendrier des

interventions.

M. le Maire précise que le plus important est qu’aujourd’hui le souci du ramassage

des ordures ménagères n’est plus à l’ordre du jour.

Mur du cimetière : le crépi est en mauvais état à un endroit.

& À suivre, lors de la visite du maçon concernant les murets de la route nationale.

Mare d’eau près du stade de foot : prévoir de faire un couloir pour canaliser les

eaux de pluie vers le tampon.

À suivre.

L’ordre du jour étant épuisé, M. le Maire lève la séance à 19h15

LISTE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL DU 5 JUIN 2024

Numéro Objet Décision du

Conseil

2024/009 FINANCES Approuvée

Montant du forfait communal 2024-2025

2024/010 AFFAIRES GENERALES Approuvée +

Règlement de la salle polyvalente

Le Secrétaire, Le Maire, “£} W

ap

CHAPUIS Yves. PITTANA Stéphane.

Procès-verbal du Conseil Municipal réuni le 5 juin 2024.REGLEMENT INTERIEUR DE LA SALLE POLYVALENTE

DE SAULCHERY

Article IL DISPOSITIONS GENERALES

1. Objet :

Le présent règlement a pour objectif de déterminer les conditions générales et particulières dans

lesquelles la salle polyvalente de la Commune de SAULCHERY est utilisée.

Article IL. UTILISATION

2. Principe de mise à disposition :

La commune se réserve un droit de priorité sur la salle, notamment pour l’organisation d’élections,

de compagnes électorales, de réunions publiques et manifestations communales, dans le cadre

d’urgence d’hébergement, en cas de travaux, ou autres évènements imprévus au moment de la

réservation.

Également, la salle polyvalente peut être mise à disposition des associations régies par la loi du 1*

juillet 1901 déclarées et légalement constituées, des syndicats, des partis politiques, et autres

organismes publics ou privés dotés de la personnalité morale, et des particuliers.

La signature d’une convention de mise à disposition gratuite ou de location entre la Commune et

le demandeur dégage la Commune de toute responsabilité au niveau de l’utilisation des locaux et

des abords

L'utilisation de la salle s’effectue dans le respect des manifestations déclarées et des capacités

d'accueil de la salle prévues dans le registre de sécurité (220 personnes / debout OÙ 150

personnes assises).

La priorité est ensuite donnée par ordre de dépôt.

Annexe à la délibération 2024/010 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024L'utilisateur atteste, par la signature de sa demande de réservation, avoir pris connaissance de

l’ensemble des clauses y figurant ainsi que des dispositions particulières se rapportant à

l’équipement utilisé et s’engage à les respecter.

Article IL. SECURITE — HYGIENE — MAINTIEN

DE L’ORDRE

2

3. Conditions d'utilisation

En semaine : du lundi au jeudi, les animations doivent cesser à 22 heures

En week-end : les animations musicales doivent baisser d’intensité à partir de 22 heures (Articles

R. 571-25 à KR. 571.30 et KR. 571-96 du Code de l’environnement relatif aux prescriptions

applicables aux établissements recevant du public et diffusant à titre habituel de la musique

amplifiée, sont destinés à assurer la protection du public et la tranquillité des riverains des lieux).

Les fêtes nationales et les événements exceptionnels ne sont pas concernés par la mesure, dans le

respect des législations contre le bruit.

4. Conditions de réservation

La demande doit être formulée par courrier, courriel ou à l’accueil de la mairie pendant les

horaires d’ouverture au public. La mise à disposition de la salle relève de la libre appréciation

dûment motivée du Maire, seul habilité à donner les autorisations.

Le demandeur formulera :

e Son identité,

e La (ou les dates) souhaitée (s),

e La nature de la manifestation,

e Le nombre de participants.

IMPORTANT : le demandeur est le responsable unique de la location et en tant que tel, il

assume entièrement la charge des prescriptions énoncées ci-dessus au présent règlement. Il

doit être présent sur site durant toute la période de location. Les mineurs ne peuvent pas

louer la salle et ne peuvent pas l’utiliser seuls ; une personne majeure sera désignée

responsable de la soirée.

Le locataire étant seul responsable du bon déroulement de sa manifestation, il sera tenu pour

responsable de toute détérioration quelle qu’en soit l’origine et de tout incident. Le service des

pompiers ou des forces de police doit être, en cas de nécessité, demandé directement par le

locataire.

Annexe à la délibération 2024/010 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024La Commune décline toute responsabilité à l’égard de tous les dommages corporels, matériels et

immatériels (y compris les vols) pouvant survenir à tous les tiers, en tout lieu (y compris à

l’extérieur de la salle) à l’occasion de manifestation dont elle n’est pas organisatrice.

5. Tarifs

Les tarifs sont fixés chaque année par le Conseil municipal pour une application du 1% janvier au

31 décembre. En cas de réservation antérieure au 1% janvier, une réévaluation du solde sera

effectuée afin d’appliquer le tarif en vigueur à la date d’utilisation.

6. Cautions

Une caution sera demandée; elle sera rendue en sa totalité, si dans les 3 jours qui suivent la

location, en cas de nuisances sonores dues à l’absence de vigilance acoustique de la salle, aucune

réclamation ou plainte du voisinage confirmée par la preuve d’un dépôt de plainte auprès de la

gendarmerie n’a été reçue. À défaut, seule, la moitié de la caution sera restituée.

Seront également demandés :

e Un chèque de caution (caution dommages) couvrant les dommages et dégradations

survenues dans la salle ou sur les équipements, la perte de la clé),

e Un chèque de caution (caution ménage) garantissant la restitution des lieux dans un état de

propreté acceptable.

7. Conditions d’annulation

Toute réservation de la salle, à titre onéreux, ayant fait l’objet d’un contrat de location pour

l’organisateur d’une manifestation qui, en définitive, ne peut avoir lieu pour toute raison, sauf le

fait de la Commune, oblige le locataire à régler une indemnité égale à la moitié du loyer prévu au

contrat, si celui-ci n’est pas annulé dix jours avant la manifestation prévue et par tout moyen, sauf

cas de force majeure et sur appréciation du Maire.

La Commune peut, à tout moment, être amenée à annuler une réservation en cas de trouble, et

pour toute manifestation portant atteinte à l’ordre public. Elle devra prévenir le locataire dans les

meilleurs délais. Ce dernier ne pourra demander d’indemnités à cette occasion, et il sera procédé

automatiquement à son remboursement.

A défaut de la signature de la demande de location dans les trois semaines suivant l’accord de

réservation, la mise à disposition de la salle sera refusée et sera remise à disposition.

8. Responsabilité

Annexe à la délibération 2024/0 10 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024Les organisateurs sont responsables des dégradations causées aux locaux ou matériel. Les

facturations éventuelles leur seront adressées ultérieurement. Tout organisateur ou utilisateur

devra souscrire un contrat de responsabilité locative incendie et autres dommages pour un montant

de garanties au moins égal à la valeur du bien confié ainsi qu’un contrat de responsabilité civile

organisateur accidents et remettre une attestation lors de la confirmation de location.

Le locataire doit interdire l’entrée à toute personne en état d’ivresse. La correction et la décence

seront observées à l’intérieur de la salle.

Le locataire veillera à une exacte exécution des lois et règlements en vigueur, en particulier :

- du code des débits de boisson et des mesures de lutte contre l’alcoolisme,

- du règlement sanitaire départemental (cf. https://www hauts-de-france.ars.sante.fr/les-

reglements-sanitaires-departementaux-0 )

- l’arrêté préfectoral contre le bruit (cf. htips://www.hauts-de-

france.ars.sante.fr/media/35456/download”?inline#:-:text=A%20cet#%20effet2C%20les%20trava

ux.10%20heures%20%C3%A0%2012%20heures

Il sera, sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux, tenu pour responsable de tous les

désordres qui pourraient se produire dans le cadre de sa manifestation.

Il fera, s’il y a lieu, son affaire de toutes déclarations ou autorisations requises par les lots et

règlements en vigueur en particulier :

- autorisation d’utiliser un haut parleur pour annoncer sa manifestation,

- déclarations légales entre autres auprès de la SACEM.

9. Conditions d’utilisation

Les locaux et le matériel seront restitués dans leur état primitif, à savoir :

Le tri des déchets est obligatoire :

e Déchets triés et mis dans des sac-poubelles / poubelle dans les conteneurs

couvercle vert et sans sac dans les conteneurs couvercle jaune. Les contenants

en verre sont à la charge du locataire qui devra les déposer aux conteneurs de

verre (place du cimetière à SAULCHERY).

e Solpropre,

e Sanitaires propres,

° Cuisine et tout appareil ménager propres,

e Tables et chaises nettoyées, groupées, emboîtées par 10.

Il sera demandé au locataire de laisser libre au passage de tout véhicule de secours, toutes les

entrées et sorties de la salle et cela, durant tout le temps de la manifestation, faute de quoi, il sera

Annexe à la délibération 2024/010 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024.tenu responsable des conséquences graves ou non, constatées sur les personnes ou matériels qui

n’auront pu être secourus ou dépannés à temps. Sur la place Jean Moulin, le stationnement sera

réglementé afin de ne pas gêner les accès des riverains.

La salle est mise à disposition dans l’état où elle se trouve. Les locataires ne doivent y apporter

aucune modification. L'installation de guirlandes ou de décorations quelconques susceptibles de

causer des dégâts aux peintures ou au revêtement est interdite. Aucune modification ne pourra être

apportée à l’installation électrique existante et la consommation des appareils utilisés ne devra pas

dépasser 16 Ampères par prise de courant. Les décors appartenant au locataire sont autorisés sur

les fixations prévues (baguettes aux murs et câble sur la scène). L'utilisation de toute fixation

murale (colle, adhésif, punaise, clou) est proscrite.

IL EST INTERDIT :

- de fumer et de vapoter dans l’ensemble du bâtiment,

C RS s As A ACCES d la consigne de chauffage - de

- de poser à l’intérieur de la salle, des barrières ou passages mobiles destinés à canaliser les

spectateurs,

- de faire entrer tout animal, même tenu en laisse.

- de fermer à clés les portes de la salle durant le spectacle ou la réunion. (Les issues de secours

seront constamment éclairées et l’accès en sera toujours dégagé),

- de toucher sans raison impérieuse, aux systèmes d’alarme et de sécurité,

- de pénétrer dans le local rangement électricité,

- de pénétrer dans les lieux suivants : chaufferie, local technique, local matériel,

- de jouer dans la salle avec des chaussures à crampons, à pointes ou à roulettes,

- de pratiquer des sports violents (Jeux de hockey...) et d’utiliser des ballons sauf ballon mousse,

- d'effectuer même la plus minime des réparations,

- de faire des marquages au sol,

- de se servir de corps acides, abrasifs, pour le nettoyage des sols et sanitaires (éviers, lavabos),

- de sortir tout matériel à l’extérieur,

- de faire un barbecue,

- de faire exploser pétards et/ou feux d'artifices,

- de stationner un véhicule à l’arrière de la salle pour accès pompier.

Le locataire renonce à tout recours à l’encontre de la Commune en ce qui concerne les

aménagements et l’utilisation du matériel qu’il pourrait apporter pour son organisation.

Pour une location de week-end, les clés seront remises à l’organisateur le vendredi soir à partir

de 18h00, sur site. La location se terminera le dimanche soir à 18h00, heure à laquelle l’état des

lieux et la restitution des clés seront effectués. (Un état des lieux sera effectué avant et après la

location, par les deux parties)

La salle est gratuite pour les manifestations scolaires de SAULCHERY, ainsi que pour celles des

associations de la Commune (selon les termes de la délibération annuelle fixant les tarifs).

L'utilisation de la salle polyvalente par les associations de la commune et des écoles fera l’objet

d’un document annexe.

Annexe à la délibération 2024/6010 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024.Il sera demandé en fin d’année à chacune des associations de la Commune de faire parvenir au

secrétariat, le calendrier provisoire des manifestations susceptibles d’utiliser la salle.

En cas de demandes multiples, effectuées au même instant, pour une même date qui demeure

disponible, priorité sera donnée aux habitants de la Commune.

10. Etat des lieux

Le formulaire spécifique précisera l’état des lieux.

En cas de dégâts constatés, de remise de locaux non nettoyés, de perte de clés, ou de vol de

matériel communal, la commune dressera un état des dégâts avec évaluation et demande de

remboursement auprès du responsable de la location. La caution sera conservée jusqu’au paiement

des sommes demandées, paiement constaté dans la comptabilité du Trésor Public. La commune se

réserve le droit d’engager les poursuites et recours nécessaires pour couvrir le remboursement des

dégâts, si ceux-ci devaient s'avérer supérieurs au montant de ladite caution.

Pour les manifestations des associations ne nécessitant pas de dépôt de caution, un titre équivalent

au montant des dépenses engagées pour les remises en état ou le remplacement du matériel en

question, sera établi à l’ordre de l’association utilisatrice, qui s’engage à en régler le montant

Lu et accepté, le........….. À SAULCHERY.

Signature du locataire :

Signature du représentant de la commune de SAULCHERY :

Annexe à la délibération 2024/010 « Règlement intérieur de mise à disposition de la salle polyvalente » CM du 5 juin 2024