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Document publié le Mardi 22 octobre 2024 par la commune de Pouilly-les-Nonains.
Lien du pdf (Déliberation - 2575 2024 10 22 deliberation annexe 48)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Justice et droit,
Vu pour être annexé à la délibération du Conseil municipal
N° 2024-48 en date du 22 octobre 2024
CONVENTION DE SERVICE UNIFIE
POUR LA GESTION DE LA PROTECTION DES
DONNEES PERSONNELLES
(Article 31 de la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la
protection des données personnelles)
Accusé de réception - Ministère de l'Intérieur
1042-21 4201766-20241022-D202448-D E|
Accusé certifié exécutoire
Convention de service uniftésehtienearde Bed rQedonnées personnelles Publication : 24/10/2024 Page 1 sur 7 Entre :
LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION ROANNAIS AGGLOMERATION, représentée par son Président, Monsieur Yves NICOLIN, habilité à l'effet des présentes par une
délibération du bureau communautaire en date du XXXXX:
d'une part,
Et
LA COMMUNE de POUILLY-LES-NONAINS représentée par son Maire, Monsieur MARTIN Eric habilité à l'effet des présentes par une délibération du conseil municipal en date du 22 octobre 2024 :
d'autre part,
Vu l’article 31 de la Loi n° 2018-493 du 20 Juin 2018 relative à la protection des données
personnelles ;
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales :
Vu l'avis du Comité Social Territorial de Roannais Agglomération en date du XXXXX :
Convention de service unifie pour la gestion de la protection des données personnelles
Page 2 sur 7 IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
La loi relative à la protection des données personnelles a été promulguée le 20 juin 2018. Elle adapte la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978 au "règlement européen de protection des données". Ce règlement comprend le règlement général sur la protection des données (RGPD), un règlement du 27 avril 2016 directement applicable dans tous les pays européens au 25 mai 2018.
L'article 31 de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles prévoit que les collectivités territoriales et leurs groupements peuvent se doter d'un service unifié ayant pour objet d'assumer en commun les charges et obligations liées au traitement de données à caractère personnel.
Le Délégué à la Protections des Données (ou DPO, comme « Data Protection Officer ») est chargé de veiller à la conformité en matière de protection des données avec le règlement européen sur la protection des données personnelles de l'organisme qui la désigné, s'agissant de l'ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme.
Sa désignation est obligatoire pour les entités et organismes publics. Un délégué, interne ou externe, peut être désigné pour plusieurs organismes.
Pour garantir l'effectivité de ses missions, le délégué :
+ doit disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques, + doit bénéficier de moyens matériels et organisationnels, des ressources et du positionnement lui permettant d'exercer ses missions.
Le service unifié a pour objet la gestion des besoins des signataires en matière de DPO, notamment par la voie de l'externalisation. Elle prévoit ainsi le recours, si nécessaire, à un prestataire indépendant disposant des qualités professionnelles et des connaissances adéquates pour l'exercice des missions de DPO. Toutes les communes et leurs établissements publics du territoire de Roannais agglomération, non membres de la Direction de la transition numérique et des systèmes d'information (DTNSI) sont susceptibles d'adhérer
au service unifié.
Ce service unifié repose sur une volonté commune d'optimiser les moyens, de partager les
coûts et de renforcer la qualité du service rendu en matière de protection des données
personnelles.
Roannais Agglomération a pour mission de porter ce service unifié et de l'organiser de manière à garantir, en toute circonstance, la gestion des obligations pesant sur les entités membres en
matière de protection des données personnelles.
Convention de service unifie oour la gestion de la protection des données personnelles
Page 3 sur 7 CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1° : OBJET
La présente convention a pour objet de constituer un service unifié de Délégué à la protection des données (DPO) sur le fondement des dispositions de l'article 31 de la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, conformément aux dispositions du Code général des collectivités territoriales et dans les conditions ci-après définies.
Ce service unifié s'inscrit dans une démarche de mutualisation consistant à optimiser les moyens et les ressources de la communauté d'agglomération et des autres entités membres.
Ce service unifié est porté par Roannais Agglomération.
ARTICLE 2 : CHAMPS D'APPLICATION ET COMPOSITION DU SERVICE
La présente convention de service unifié s'applique aux missions de DPO.
Le service unifié est ouvert à toutes les communes membres de Roannais Agglomération et/ou aux établissements publics du territoire de la communauté d'agglomération qui le
demanderaient à condition qu'ils ne soient pas déjà membres de la DTNSI.
Le service unifié Délégué à la protection des données défini dans la présente convention est assuré par des personnels spécialement qualifiés pour cette mission.
ARTICLE 3 : MISSIONS DU SERVICE
La mission principale du service est de mettre à disposition des membres un service de DPO externalisé performant permettant :
° d'informer et de conseiller le responsable de traitement ou le Sous-traitant, ainsi que leurs employés sur les obligations qui lui incombent en vertu du RGPD et d’autres
dispositions en matière de protection de données à caractère personnel:
° d'informer des manquements constatés et de conseiller le responsable du traitement dans les mesures à prendre pour y remédier, et lui soumettre les arbitrages
nécessaires ;
+ de veiller à la mise en œuvre de mesures appropriées pour permettre au responsable
de traitement de démontrer que ses traitements sont effectués conformément au RGPD, et si besoin, réexaminer et actualiser ces mesures
° de veiller à la bonne application du principe de protection des données dès la
conception et par défaut dans tous les projets comportant un traitement de données
personnelles :
+ d'auditer et de contrôler, de manière indépendante, le respect du RGPD par le
responsable de traitement, y compris en ce qui concerne la répartition des
responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement et les audits s’y rapportant ;
* de coopérer avec l'autorité de contrôle et d'être le point de contact de celle-ci
Les missions du service couvrent l'ensemble des traitements mis en œuvre par l'organisme
qui l'a désigné.
Les lignes directrices du Règlement européen pour la protection des données personnelles (RGPD) détaillent le rôle du délégué en matière de contrôle, d'analyse d'impact et de tenue du registre des activités de traitement
Convention de service umifie 3our la gestion de Ja protection des données personnelles
Page 4 sur 7 ARTICLE 4 : SITUATION DES AGENTS
Les agents des entités signataires de la convention peuvent être partiellement affectés au service unifié par décision de l'autorité hiérarchique auprès de laquelle ils sont placés. Ils demeurent en situation d'activité au sein de leur structure, dans les conditions de statuts et d'emploi qui sont les leurs.
Les dommages susceptibles d'être causés dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention au service unifié relèvent de sa responsabilité exclusive,
dans le cadre des contrats d'assurance souscrits à cet effet.
La résidence administrative du service est à Roanne.
ARTICLE 5 : ORGANISATION ET MOYENS DU SERVICE
5-1 Moyens du service
Le service unifié pourra recourir aux services de tout prestaire qualifié pour l'exercice des missions décrites dans la présente convention. Les prestataires seront sélectionnés par le service unifié pour le compte de l'ensemble des membres du service, en prenant en considération l'ensemble des besoins des différentes entités. Cette sélection se fera dans le respect des lois et règlements en vigueur et ce, en recourant à l'expertise des services supports de Roannais agglomération, notamment le service de la commande publique.
Le service unifié pourra également recourir aux services des autres entités membres mais
sollicitera en particulier ceux de Roannais agglomération.
5-2 Organisation
L'autorité gestionnaire des agents qui exercent leur fonction dans le service unifié est l'Autorité territoriale de la communauté d'agglomération, laquelle dispose de l'ensemble des prérogatives reconnues à l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cadre, l'évaluation des agents exerçant leurs missions dans le service relèvera de la compétence de cette Autorité. Les agents sont rémunérés par la communauté d'agglomération. Le pouvoir disciplinaire relève de l'Autorité territoriale de la communauté d'agglomération. La
communauté d'agglomération fixe les autres conditions de travail des agents.
Les interventions assurées par le service unifié DPO pour le compte des entités, dans leurs locaux et sur leurs matériels, demeurent sous l'entière responsabilité de la communauté d'agglomération qui en assumera les éventuelles conséquences dommageables. Les agents intervenant pour le compte des entités se doivent de respecter les consignes de déontologie, de sécurité et d'interventions définies par l'entité et notamment de respecter les plans de
prévention.
Selon que les missions sont réalisées pour le compte de la communauté d'agglomération ou des adhérents au service, les agents et les prestataires représentant le service unifié sont placés sous l'autorité fonctionnelle du président de la communauté d'agglomération ou du représentant des adhérents.
En tout état de cause, les entités membres s'engagent à fournir tout élément où à déférer toute demande des membres du service unifié ainsi de leurs prestataires.
Un rapport d'activités du service pour le compte de chacune des parties prenantes à la
présente convention sera produit annuellement.
5-3 Conclusion des contrats
| est expressément prévu que le service unifié se charge de la coordination en matière de respect des procédures de la commande publique dans le cadre de l'achat de prestations
nécessaires à l'exercice de ses missions.
ll est décidé que la Commission d'appel d'offres CAO du service unifié, pour attribuer le ou les marchés relevant de sa compétence, sera celle de Roannais agglomération
Convention de service unifie pour la gestion de la orotection des données personnelles
Page 5 sur 7 Pour effectuer des achats, le service unifié sera notamment chargé de :
o Recueillir et synthétiser les besoins des entités membres du service;
Elaborer le dossier de consultation des opérateurs économiques :
Faire paraître l'avis d'appel public à la concurrence
Remettre les dossiers de consultation aux candidats |
Répondre aux questions des candidats :
Organiser l’ensemble des opérations d'analyse des candidatures et des offres :
Le cas échéant, organiser et réaliser les phases de négociations :
Rédiger les rapports d'analyse des candidatures et des offres R
Prendre toute décision relative à l'attribution des contrats
Informer les candidats non retenus ;
Signer et notifier les contrats :
O0
OO
O0
0
O0
O0
O0
OO
O0
©
o
Assurer la gestion de l'exécution des contrats. dans toutes les phases et pour tous les
aspects.
ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINANCIERES
1. Budget du service unifié
Les budgets d'investissement et de fonctionnement liés aux missions du service unifié sont inscrits dans le budget général de Roannais Agglomération.
Il appartient, à chacune des entités membres. d'inscrire dans leurs propres budgets, les dépenses liées à leurs besoins spécifiques, ainsi que les montants correspondants.
Les charges de fonctionnement portées par Roannais Agglomération comprennent les
dépenses du service unifié DPO :
* Les couts directs du service unifié (le coût du prestataire externe en charge des
missions de DPO, les charges d'administration générale et logistique...)
+ Les charges de personnels qui seront refacturées tiennent compte de la masse
Salariale, des charges sociales et patronales. et notamment des actions sociales, de l'assurance du personnel et de la médecine du travail
Les charges à caractère général afférentes aux personnels. Îl s’agit notamment des frais de formation, des frais de mission.
* Les frais de structure de Roannais Agglomération qui sont évalués à 5% du coût de
fonctionnement du service.
Les recettes de fonctionnement du service unifié comprennent :
+ la participation des adhérents au service unifié :
+ Îles éventuelles subventions (y compris la FCTVA) ;
2. Modalités de facturation par les membres
La facturation aux entités sera réalisée sur la base d'un forfait global d'un montant de
bar habitant.
Le paiement par les membres se fera annuellement sur la base des charges nettes des activités constatées sur la période et décrite ci-dessus.
Convention de service unifie pour ia gestion de /a protection des données personnelles
Page 6 sur 7 La facture sera établie par Roannaïis agglomération au cours du 4° trimestre, au plus tard le
30 novembre de chaque année.
ARTICLE 7 : DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée de trois ans à compter du 1er janvier 2025
jusqu'au 31 décembre 2027.
Elle peut être renouvelée pour trois ans, de façon expresse par courrier recommandé avec
avis de réception, soit jusqu'au 31 décembre 2030.
ARTICLE 8 : MODIFICATION ET RESILIATION
Toute modification de la présente convention fera l'objet d’un avenant signé de chaque partie.
En cas d'impossibilité, pour l’une ou l’autre des parties de remplir ses obligations ou en cas de
modification des besoins de Roannais Agglomération, il sera mis fin à la présente convention,
par lettre recommandée avec avis de réception adressée par la partie la plus diligente. La
résiliation prendra effet à l'issue d'un délai de trois mois suivant la date de réception. Elle ne
pourra donner lieu à aucune indemnisation.
ARTICLE 9 : LITIGE ET ATTRIBUTION JURIDICTIONNELLE
Dans le cadre d'un litige né de l'application de la présente convention, les parties rechercheront avant tout recours contentieux, les voies et moyens d'un règlement amiable de la situation.
Tout litige inhérent à l'exécution de la présente convention ressortira de la compétence du
Tribunal Administratif de Lyon.
Fait à Roanne le
Pour la Commune de POUILLY-LES-NONAINS POUR ROANNAIS AGGLOMERATION
Eric MARTIN, Maire Le Président, pour le Président et par délégation,
Le Conseiller délégué à l'aménagement de
l’espace et à la mutualisation
Monsieur Hervé DAVAL
Convention de service unifie pour la gestion de la protection des données personnelles
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