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Conseil Municipal - N 229 Culture et Patrimoine Signature conventions de dépôt collections patrimoniales de la Médiathèque à Bibliothèque Universitaire et Archives départementales
Document publié le Jeudi 9 décembre 2021 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Conseil Municipal - N 229 Culture et Patrimoine Signature conventions de dépôt collections patrimoniales de la Médiathèque à Bibliothèque Universitaire et Archives départementales)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Consommateurs, Justice et droit,
Nayonne BAIONA-PAYS BASQUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 9 DECEMBRE 2021
DELIBERATION N° DE-2021-229
L'an deux mil vingt et un, le 9 décembre, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni
l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René
ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h38.
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents :
M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. MILLET-BARBÉ, Mme LAUQUÉ, M. UGALDE, Mme
HARDOUIN-TORRE, M. CORREGE, M. LACASSAGNE, Mme MARTIN-DOLHAGARAY, M.
LAIGUILLON, Mme CASTEL, M. ALQUIE, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ETCHART, Mme
DUHART, M. AGUERRE, Mme BISAUTA, M. ARCOUET, Mme LARRÉ M. SALANNE, M. PAULY,
Mme VOISIN, M. DAUBISSE, M. ALLEMAN, M. SEVILLA, Mme ZITTEL, Mme BENSOUSSAN, Mme
LARROZE-FRANCEZAT, M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI (jusqu'à 18h19 et à partir de
20h06), M. BOUTONNET-LOUSTAU, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, Mme
LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO, Mme BROCARD (jusqu'à 19h40), Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGE.
Absents représentés par pouvoir :
Mme LOUPIEN-SUARES à Mme CASTEL, Mme BRAU-BOIRIE à M. LACASSAGNE, Mme MOTHES à M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI à Mme DELOBEL (à partir de 18h19 et jusqu'à 20h06), M. ESTEBAN à M. ABADIE, Mme BROCARD à M. ETCHETO (à partir de 19h40)
Absent(s) :
M. ALLEMAN (jusqu'à 18h32 pour le vote des délibérations n° DE-2021-223 à 224)
Secrétaire :
M. BOUTONNET-LOUSTAU
Entendu le rapport de M. UGALDE,
ET: CULTURE ET PATRIMOINE - Signature de conventions de dépôt des
collections patrimoniales de la Médiathèque à la Bibliothèque Universitaire Florence
Delay et aux Archives départementales pôle de Bayonne.
La Médiathèque du centre-ville entame en 2022 d'importants travaux de rénovation et
restructuration de ses bâtiments. Ces travaux vont concerner l'ensemble des espaces internes et publics et nécessitent des déplacements de collections, à la fois en interne dans les bâtiments, mais aussi à l'extérieur de l'établissement.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 ayonne' BAIONA-PAYS BASQUE En effet, pour éviter de faire courir un risque important aux collections les plus
précieuses, contact a été pris avec le Département et l'Université de Pau et des Pays de
l’Adour pour convenir du dépôt temporaire de certains documents dans leurs structures.
Ainsi, les collections les plus précieuses, actuellement conservées en chambre forte,
constituées de manuscrits, de cartes et de livres anciens seront conservées au pôle des
Archives départementales de Bayonne dans des conditions optimales de sécurité.
La collection du journal Sud-Ouest, édition Pays basque, seule à être présente à
Bayonne sous format papier, sera déposée à la Bibliothèque Universitaire Florence
Delay, avec possibilité de consultation par le public aux mêmes conditions qu'à la
médiathèque.
Ces dépôts temporaires, effectués sur la durée des travaux, feront l'objet de
conventions entre les différentes parties.
Il est demandé au Conseil municipal de bien vouloir autoriser Monsieur le Maire, ou son
représentant, à signer les conventions de dépôt temporaire des collections de la
médiathèque centre-ville ci-annexées ainsi que toute pièce ou document se rapportant
à l'exécution de la présente délibération.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité
Jean-René ETCHEGARAY
Maire de Bayonne
Par délégation du Maire
David Tollis
Directeur général adjoint
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 Convention de dépôt provisoire
Entre
La Ville de Bayonne, 1 Avenue Maréchal Leclerc - BP 60004, 64109 BAYONNE CEDEX
représentée par son maire, Jean-René ETCHEGARAY, dûment habilité à signer la présente par
délibération du conseil municipal en date du 09 décembre 2021.
Agissant en cette qualité, pour la Médiathèque municipale sise 10 rue des gouverneurs - BP
60013, 64109 BAYONNE Cedex
D’une part,
ET :
L’Université de Pau et des Pays de l’Adour, établissement public à caractère scientifique,
culturel et professionnel, sise avenue de l’Université - BP 576 - 64012 PAU Cedex, représentée
par son Président, Monsieur Laurent BORDES,
Agissant tant en son nom qu’au nom et pour le compte du Service commun de la
Documentation (SCD) dirigé par Mme Valérie CARON,
Ci-après désignée par le sigle « UPPA »,
D’autre part,
L’UPPA ou la Ville de Bayonne pouvant ci-après être individuellement désigné(e) par « Partie »
et collectivement par « Parties »,
IL EST PREALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :
La médiathèque de la Ville de Bayonne, ci-après désignée par « le déposant » fait l’objet d’un programme de rénovation qui démarrera en 2022. Pendant la durée des travaux, la
médiathèque souhaite entreposer une partie de ses collections de périodiques dans les magasins de la bibliothèque universitaire Florence Delay (SCD de l’UPPA) sise 19 place Paul Bert (CS 78515 64185 Bayonne Cedex) et ci-après désignée par « le dépositaire ».
CECI EXPLIQUÉ, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1. Le déposant confie temporairement au dépositaire les documents dont il est propriétaire, et dont la liste est annexée à la présente convention.
Cette liste fera l’objet d’une vérification par les Parties le jour du dépôt et le jour du retrait effectifs des documents.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 Cette liste sera établie par le déposant et transmise au dépositaire en même temps que les ouvrages. Elle pourra néanmoins comporter toutes indications techniques de conservation et d'exposition auxquels le dépositaire est tenu de se soumettre.
Article 2. Le dépositaire met à disposition du déposant une partie de ses magasins aux fins d’y entreposer les collections décrites en annexe. Les garanties de conservation sont celles des collections du SCD.
Article 3. Le dépositaire s’engage à informer le déposant de toute détérioration manifeste qui surviendrait pendant la période de dépôt temporaire (manipulation, communication, problème de bâtiment, etc.)
En cas de sinistre de quelque nature que ce soit, le dépositaire s’engage à avertir le déposant dans un délai de 24 heures par tous moyens et à confirmer par écrit la déclaration de sinistre faisant état des circonstances.
Tout sinistre, en lien avec les infiltrations des façades, ou le glissement de talus, qui ont fait ou font l’objet de procédures d’expertise ou au fond, ne pourra être regardé comme étant de la responsabilité de l’UPPA. Il est en effet admis par les deux Parties que les désordres qui atteignent le bâtiment sont inhérents à la conception ou la réalisation de la bibliothèque universitaire.
En cas de restauration des ouvrages, sur demande écrite et préalable du déposant, il est convenu que les frais afférents resteront à la charge de ce dernier, ou de son assurance.
Article 4. Le présent contrat entrera en vigueur au jour du transfert effectif des collections et ce jusqu’à la fin des travaux de la médiathèque prévue, à la signature de cette convention, en 2024. Le déposant et le dépositaire conviennent, dès à présent, d’une possibilité de reconduction expresse de ce dépôt, selon le décalage des travaux.
Le déposant s’engage à effectuer ce dépôt à titre gratuit pour une durée de trois ans. À l’issue de celle-ci, le dépôt sera prolongé par tacite reconduction, étant précisé que l’une ou l’autre des Parties peut y mettre un terme après en avoir averti l’autre par courrier recommandé avec accusé de réception avec un préavis de un mois.
Article 5. Le transport des documents jusque dans l’enceinte de la bibliothèque universitaire, sera à la charge du déposant.
Article 6. À l’issue de la période de dépôt, la récupération des documents et leur transport dans la médiathèque de Bayonne seront à la charge du déposant.
Article 7. Tous les documents seront estampillés au nom du déposant.
Article 8. Les documents faisant l’objet du présent dépôt seront communicables dans l’enceinte de la bibliothèque universitaire, par le personnel du SCD, dans le respect des droits de la propriété littéraire et artistique.
Le dépositaire s’interdit tout transfert, même temporaire, des ouvrages dans un autre établissement sans l’accord du déposant.
Ils ne devront pas faire l’objet de prêt aux lecteurs, ni de prêt entre bibliothèques. Ils seront consultés dans le respect afférent aux documents patrimoniaux.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 Article 9. Les reproductions de documents sont tolérées avec un appareil photographique sans flash uniquement.
Article 10. Si l’une des Parties estime nécessaire de devoir mettre fin à la présente convention, elle doit en donner avis à l’autre partie par lettre recommandée. Cette dénonciation ne prendra effet qu’à l’expiration d’un délai de trois mois à partir de la date de réception de ladite lettre. La réintégration des documents au lieu désigné par le déposant se fera à la charge de la partie qui désire mettre fin au dépôt. Décharge sera alors donnée au dépositaire.
Article 11. La Ville de Bayonne souscrira une police d’assurance correspondant à la valeur des collections déposées. L’UPPA n’est pas tenue de souscrire une police d’assurance pour couvrir les risques susceptibles d’advenir aux choses déposées.
Article 12. En cas de non-respect par le dépositaire des conditions de la présente convention, il est convenu que le déposant pourra résilier de plein droit la présente convention, sous
réserve de l’envoi d’une mise en demeure adressée par courrier recommandé avec accusé de réception restée infructueuse dans un délai de quinze jours.
Si la sécurité et la conservation des ouvrages sont en péril, le délai de mise en demeure est
ramené à 24 heures.
La résiliation entrainera le retrait du dépôt aux frais du dépositaire.
Article 13. La convention est soumise au droit français.
En cas de difficulté sur la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résolution de la présente
convention, les Parties s’obligent, préalablement à tout autre recours, à mettre en œuvre leurs
meilleurs efforts afin de résoudre leur différend à l’amiable.
À défaut de règlement amiable, l’affaire sera portée devant les tribunaux compétents de Pau.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 Annexe
Liste des documents déposés, signée par les deux Parties
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 CONVENTION DE DÉPÔT TEMPORAIRE
DES COLLECTIONS DE LA MÉDIATHÈQUE DE LA VILLE DE BAYONNE AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DES PYRÉNÉES-ATLANTIQUES
Vu les articles L212-6 et L212-6-1 du Code du Patrimoine
Vu l’article L212-14 du Code du Patrimoine
Vu l’article L622-9 du Code du Patrimoine
Vu l’article art. R212-58 du Code du Patrimoine
Vu l’article L 1421-8 du Code général des collectivités territoriales
Entre les soussignés
Le Département des Pyrénées-Atlantiques, représenté par le Président du Conseil départemental, Monsieur Jean- Jacques LASSERRE, en vertu de la délégation qui lui a été consentie par la délibération de la Commission permanente n° - en date du vingt-six novembre 2021, d’une part,
Et
La Ville de Bayonne, représentée par son Maire, Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, en vertu de la délégation qui lui a été consentie par la délibération du Conseil municipal en date du , d’autre part,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
Préambule
La médiathèque centre-ville de la Ville de Bayonne fait l’objet d’un programme de rénovation qui démarrera en 2022. Pendant la durée des travaux, la médiathèque souhaite confier la conservation d’une partie de ses collections patrimoniales aux Archives départementales, Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque, service auquel la Ville a déjà confié la conservation de ses archives anciennes, d’une manière durable.
Le Département des Pyrénées-Atlantiques qui dispose, à Bayonne, de l’infrastructure adaptée qu’est le Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque, souhaite apporter cette aide à la Ville.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Les dispositions de la présente convention déterminent les modalités de partenariat entre le Département des Pyrénées-Atlantiques et la Ville de Bayonne, afin d’organiser le dépôt provisoire d’une partie des collections patrimoniales les plus précieuses de la Ville (Médiathèque) au Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque.
Les collections concernées sont constituées par les documents suivants :
- manuscrits,
- cartes et des plans,
- imprimés
dont la liste précise est annexée à la convention.
ARTICLE 2 : PROPRIÉTÉ DES COLLECTIONS
La Ville de Bayonne est propriétaire de l’intégralité des collections déposées et confiées aux Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques. Le dépôt par la Ville n’entraîne en aucun cas transfert de leur propriété au Département des Pyrénées-Atlantiques.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DU DÉPARTEMENT DES PYRENEES-ATLANTIQUES
Le Département des Pyrénées-Atlantiques conservera à titre gracieux le dépôt de collections qui appartient à la Ville de Bayonne.
Il s’engage à assurer leur conservation dans les mêmes conditions que celles réservées aux archives déjà déposées par la Ville et d’une manière générale, à l’ensemble des fonds et collections de conservation pérenne.
Il s’engage à ce qu’au moins un agent des Archives départementales participe au récolement des collections déposées, au moment de leur remise aux Archives, puis au moment de leur remise à la Ville, sur la base de la liste détaillée dressée par la médiathèque. Chacun de ces récolements donne lieu à un procès-verbal, signé par un responsable de la médiathèque et un responsable des Archives, en deux exemplaires.
Il s’engage à ce que les caisses d’archives, boîtes, porte-folios ou tubes dans lesquels les documents sont contenus ne soient pas ouverts. En cas de nécessité urgente, si le Département avait à le faire, il en informerait par écrit le responsable de la médiathèque.
Il s’engage à ce que les collections déposées ne soient pas communiquées au public.
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DE LA VILLE DE BAYONNE
La Ville de Bayonne s’engage à établir une liste détaillée des collections confiées en dépôt.
Elle s’engage à déposer des collections saines, conditionnées dans des caisses d’archives, boîtes, porte-folios ou tubes.
Elle s’engage à assurer leur transport aux Archives départementales. À la date d’échéance du dépôt, la Ville assurera le transport du retour de ses collections à la médiathèque.
Elle s’engage à ce qu’au moins un agent de la médiathèque participe au récolement des collections déposées, au moment de leur remise aux Archives départementales, puis au moment de leur remise à la Ville, sur la base de la liste détaillée dressée par la médiathèque.
S’agissant de la nécessité d’assurer ses collections confiées aux Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques, la Ville s’engage à les assurer et ce, durant toute la durée du dépôt temporaire.
ARTICLE 5 : MISE A DISPOSITION DES COLLECTIONS AUX AGENTS DE LA VILLE DE BAYONNE
Le Département des Pyrénées-Atlantiques s’engage à ce que la communication des collections déposées par la Ville de Bayonne, soit réservée à des agents de la médiathèque que le responsable de celle-ci aura habilité par écrit.
Cette communication ne peut se faire que sous forme de prêt.
Un délai de deux jours ouvrables est nécessaire entre la réception de la demande et le prêt.
Le prêt ne peut se faire qu’à l’unité de conditionnement (caisse d’archives, boîte, porte-folio ou tube), sans que le personnel des Archives ait à ouvrir ces conditionnements.
ARTICLE 6 : DURÉE DE LA CONVENTION
Quelle que soit la durée des travaux, la présente convention, établie en double exemplaire, est conclue pour une durée de vingt-quatre mois à compter de sa date de signature. Elle pourra être reconduite par avenant.
Dans le cas où la durée du dépôt pourrait dépasser vingt-quatre mois, la Ville de Bayonne s’engage à avertir le Département des Pyrénées-Atlantiques dans un délai de trois mois avant l’échéance de la convention.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021 ARTICLE 7 : DÉNONCIATION DE LA CONVENTION
La convention peut être dénoncée par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, avec un préavis de trois mois.
Fait à Pau, le
Pour le Département,
Le Président du Conseil départemental,
Pour la Ville de Bayonne,
Le Maire,
Jean-Jacques LASSERRE Jean-René ETCHEGARAY
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20211209-21_04368-DE
Date de réception préfecture : 14/12/2021