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Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 par la commune de Rouen.
Lien du pdf (Conseil Municipal - 10 34ann)
Thèmes du document : Institutions publiques, Consommateurs, Justice et droit,
Page 1 sur 5
CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES
POUR LA NUMERISATION ET L’INDEXATION DES ACTES D’ETAT CIVIL
Entre :
La Ville de Rouen représentée par son Maire, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal en date du 25 mai 2021,
Et
La Ville du Havre représentée par son Maire, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal en date du, Page 2 sur 5
PREALABLEMENT, IL EST EXPOSE QUE :
Il apparaît opportun, sur le plan économique et technique, de passer une procédure de marché public commune concernant la numérisation et l’indexation des actes d’état civil.
C’est pourquoi il est nécessaire d’instituer un groupement de commandes, conformément à l’article L2113-6 à L2113-8 du Code de la Commande publique, réunissant les collectivités précitées.
DANS CE CONTEXTE IL EST ARRETE CE QUI SUIT :
Article 1 : Composition du groupement de commandes
Le présent groupement de commandes est constitué des communes et de l’établissement public suivant :
- Ville de Rouen
- Ville du Havre
Ces personnes publiques sont soumises aux dispositions du Code de la Commande Publique et du Code Général des Collectivités territoriales.
Ce groupement résulte d’une initiative de ces communes et n’est pas soumis au contrôle d’un tiers.
Article 2 : Objet du groupement de commandes
Les membres constituent un groupement de commandes, selon les modalités de l’article L2113-6 du Code de la Commande publique, dont l’objet consiste en l’organisation de la procédure de sélection d’un adjudicataire, en vue de l’exécution, par chaque membre du groupement, de son propre marché.
Le coordonnateur désigné à l’article 3 intervient en qualité de mandataire des autres membres du groupement uniquement dans le cadre de la passation. Les membres du groupement s’engagent toutefois à se réunir afin de procéder annuellement, avant l’éventuelle reconduction du marché, à un retour d’expérience.
Le groupement a pour objet la conclusion d’un accord-cadre à bons de commandes sans minimum ni maximum pour la numérisation et l’indexation des actes d’état civil.
Article 3 : Coordonnateur du groupement
La création du groupement de commandes implique la désignation d’un coordonnateur dont les missions et les prérogatives sont définies ci-après.
La ville de Rouen est désignée par l’ensemble des membres du groupement comme coordonnateur. Page 3 sur 5
Article 4 : Représentation des personnes publiques au sein de la Commission d’Appel d’Offres du Groupement
La Commission d’Appel d’Offres (CAO) compétente sera celle du coordonnateur.
Le coordonnateur s’engage à y inviter les représentants des parties au groupement en tant que membres consultatifs.
Article 5 : Les missions du coordonnateur
Le coordonnateur est uniquement en charge des tâches relatives à la passation du marché. Ainsi, le coordonnateur est notamment chargé :
- d’assister les membres dans la définition de leurs besoins et de les centraliser ; - de définir et de mettre en œuvre l’organisation technique et administrative de la procédure de consultation, dans le respect des règles du Code de la Commande publique ;
- d’élaborer l’ensemble du ou des dossiers de consultation des entreprises en fonction des besoins définis ;
- de procéder aux formalités de publicité ;
- de formaliser le rapport d’analyse des offres soumis à la CAO et au contrôle de légalité ;
- d’aviser les candidats non retenus du rejet de leurs offres ;
- de transmettre aux membres du groupement les documents nécessaires à la notification et l’exécution du marché en ce qui les concerne ;
- déclarer, le cas échéant, la procédure sans suite ou infructueuse ; - de représenter les membres du groupement en justice pour tout litige relatif à la passation du marché ;
- d’organiser les éventuelles revues annuelles fournisseurs ;
- de coordonner la répartition des remises de fin d’année éventuelles entre les membres du groupement, au prorata des commandes émises respectives.
Il est par ailleurs précisé :
- qu’en cas de mise en demeure adressée par l’un des membres du groupement au titulaire du marché, ou en amont de toute résiliation, le coordonnateur sera informé et sera susceptible d’agir en appui afin de participer à la résolution du litige ; - la mission du coordinateur ne comprend pas, pour le compte des autres membres, le suivi de l’exécution du marché, à l’exception de la revue annuelle et de la remise de fin d’année évoquées précédemment. L’exécution est propre à chaque membre.
Article 6 : Missions des membres du groupement
Chaque membre du groupement adhère au groupement de commandes en adoptant la présente convention par délibération de son assemblée délibérante. Une copie de la délibération est transmise au coordonnateur du groupement de commandes.
Dans le cadre de la procédure de mise en concurrence, les membres sont notamment amenés à :
- déterminer la nature et l’étendue des besoins à satisfaire ;
- valider le dossier de consultation des entreprises ;
- participer, le cas échéant, à l’analyse des échantillons ;
- valider le rapport d’analyse des offres ;
- assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation du marché du Page 4 sur 5
présent groupement ;
- notifier le marché pour leur part.
Par ailleurs, les membres devront :
- s’assurer de la bonne exécution du marché en ce qui les concerne ; - informer le coordonnateur de toute difficulté ou tout litige survenant dans le cadre de l’exécution contractuelle, notamment dans le cadre de la reconduction éventuelle du marché.
Article 7 : Durée
Cette convention est applicable dès sa notification et prend fin au terme de l’exécution du marché qui fait l’objet de la présente convention.
Article 8 : Modification de la convention de groupement
Toute modification de la présente convention doit être approuvée, par un avenant, dans les mêmes termes par l’ensemble des membres du groupement. Les décisions des membres sont notifiées au coordonnateur. La modification ne prend effet que lorsque l’ensemble des membres du groupement a approuvé les modifications.
8.1 : Adhésion au groupement
L’adhésion résulte de l’initiative spontanée de chacun des membres. A compter de l’adoption de la première délibération approuvant l’adhésion au groupement, aucune nouvelle adhésion ne pourra intervenir au sein dudit groupement.
8.2 : Retrait du groupement
Chaque membre conserve la faculté de sortir du groupement en notifiant sa décision au coordonnateur dans un délai de 3 mois avant la date d’effet du retrait effectif ; le coordonnateur en informe les autres membres.
Si cette sortie entraîne des modifications sur le fonctionnement du groupement, celles-ci seront prises en compte par voie d’avenant à la présente convention. Le membre sortant assumera la pleine responsabilité de sa décision de sortie vis-à-vis du titulaire du marché.
Article 9 : Litiges
A défaut d’accord amiable entre les parties, les litiges relatifs à l’exécution de la présente convention relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Rouen.
Fait à Rouen, le : Page 5 sur 5
en 2 exemplaires originaux,
Pour la Ville de Rouen
Le
Pour la Ville du Havre
Le