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Déliberation - DELIB 2018.H.08 annexe
Document publié le Jeudi 4 janvier 2018 par la commune de Marmande.
Lien du pdf (Déliberation - DELIB 2018.H.08 annexe)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Assurance,
DIRECTION DES FINANCES
Gestion des Fluides
TEL. 05 53 93 47 00
corazzio@mairie-marmande.fr
Affaire suivie par Madame Colette ORAZZIO
CONVENTION DE FONCTIONNEMENT ET REPARTITION
DES CHARGES
PALAIS DE JUSTICE – CONSERVATOIRE MUNICIPAL
DE MUSIQUE
Entre la Commune de MARMANDE
Et Le ministère de la Justice
Entre :
La Commune de Marmande, dont le siège social est à l’Hôtel de Ville, sis, place Clemenceau – B.P. 313 – 47 207 Marmande Cedex, représentée par son Maire, Monsieur Daniel BENQUET, dûment habilité par délibération du conseil municipal n°…..en date du …. 2018, désigné ci-après « la Commune »
d’une part,
ET :
Monsieur le Directeur départemental des Finances publiques de Lot et Garonne agissant au nom de l’état en exécution de l’article R 4111-8 du code général de la propriété des personnes publiques et conformément à la délégation de signature qui lui a été donnée par Monsieur le Préfet de Lot et Garonne en date du 5 juin 2013,
Assisté de Madame le Magistrat Délégué à l’Equipement près de la Cour d’Appel d’Agen
d’autre part,
Il est décidé et convenu ce qui suit :
Art 1 : Objet des présentes :
La Commune de Marmande est propriétaire du bâtiment cadastré EV 25 sis Place des Droits de l’Homme hébergeant le Conservatoire de Musique « Maurice Ravel » et le Palais de Justice. La présente convention a pour objet de préciser la répartition des charges entre les deux entités.
Art 2 : Désignation – Localisation :
Dans l’ ensemble immobilier appartenant à la Commune de Marmande, le bâtiment étant occupé en partie par le Ministère de la Justice sis Place des droits de l’Homme, immeuble d’une surface totale de 3 937.95 m² ventilée comme suit avec un tableau détaillé annexé à la présente convention, à savoir :
1. Le rez de jardin d’une superficie totale de 1730,09 m² sera occupée comme suit :
- Palais de justice : 771,76 m²
- Conservatoire de musique : 594,91 m²
- Surface des parties communes : 363,42 m²
2. Le rez de chaussée d’une superficie de totale de 1311,53 m² sera occupé comme suit :
- Surface Palais de justice : 818,05 m²
- Surface Conservatoire de musique : 389,94 m²
- Surface des parties communes : 103,54 m²
3. Le 1er étage d’une superficie totale R+1 de 896,33 m² sera occupé comme suit :
- Surface Palais de justice : 365,35 m²
- Surface Conservatoire de Musique : 527,73 m²
- Surface des parties communes : 3,25 m²
Les conventions de répartition sont établies à partir de la surface totale occupée en m² soit 3 937,95 m²
Compte tenu d’une répartition proportionnelle à la surface occupée par chaque fonction, à savoir :
- 1955,16 m² pour le Palais de justice,
- 1512,58 m² pour le Conservatoire de Musique,
Les parties communes représentent pour les deux fonctions, une surface totale de 470,21 m².
Tel que le tout, d’une superficie totale occupée par le Palais de justice de 1955,16 m² soit près de 50% de l’immeuble, se poursuit et comporte sans qu’il soit besoin d’en faire plus ample désignation. Art 3 : Charges et conditions :
La présente mise à disposition est consentie et acceptée sous les charges et les conditions suivantes que les deux parties s’obligent à exécuter et à accomplir, à savoir :
Depuis le 1er avril 2018
- La commune de Marmande aura en charge à hauteur de 50 % de la dépense des fluides (eau, gaz électricité), fluides actuellement gérés par le SAR de la cour d’appel du Ministère de la Justice. Le remboursement s’effectuera par l’émission d’un titre de recette établi par le Ministère de la Justice accompagnés des justificatifs (factures).
- Les contrats de nettoyage s’agissant des surfaces privatives seront à la charge de chacun des occupants. Le nettoyage des parties extérieures y compris les toitures et terrasses seront à la charge de la commune. Le nettoyage des parties communes intérieurs : parkings, chaufferie seront à la charge du Ministère de la Justice.
- La maintenance et les contrôles réglementaires de l’ascenseur seront pris en charge par la mairie, le Ministère de la Justice bénéficiant d’une autorisation d’usage ponctuel sans contrepartie financière.
- Quant à la gestion des lignes téléphoniques, seules les téléphones de secours installés dans les ascenseurs seront pris en charge par la commune sans remboursement par le Ministère de la Justice.
En revanche, chaque occupant prend à sa charge ses propres lignes téléphoniques dédiées. (Connexion internet, consommation, abonnement, etc.).
Jusqu’au 31 décembre 2018
Les contrats de maintenance des installations multi techniques (maintenance SSI, chaufferie, vérification électricité, Gaz) de l’ensemble du bâtiment Palais de Justice/conservatoire jusqu’à expiration du marché public Justice, restent en gestion par le SAR de la cour d’appel du Ministère de la Justice et sera refacturé à la Commune à hauteur de 50 % de la dépense sur présentation des justificatifs.
A compter du 1er janvier 2019 :
- La gestion et le suivi des contrôles réglementaires comprenant les vérifications électriques, les vérifications chaufferie-gaz, les vérifications triennales SSI seront initiées par la mairie. Le SAR de la cour d’appel d’Agen sera destinataire d’une copie de tous les contrôles réglementaires réalisés.
- La maintenance des équipements communs (dont chaufferie-gaz, SSI ,
portails et des portes automatiques, extincteurs, désenfumage et VMC) sera assurée par la mairie de Marmande. Un remboursement à hauteur de 50 % de la dépense sera demandé au Ministère de la Justice. Il s’ensuit que chaque entité conservera à sa charge la maintenance des équipements implantés dans ses propres locaux (par ex : filtre VMC, radiateur…).
- La commune étant dotée d’un service technique, celui-ci sera chargé de réaliser tous les travaux d’entretien de la partie dévolue au Conservatoire Municipal de Musique.
Le ministère de la Justice devra lancer son propre marché concernant sa partie et aura à sa charge sa propre dépense sans participation de la Mairie.
La Commune décline toute responsabilité, dans le cas où, par fait de force majeure, il y aurait interruption des fournitures de gaz, d’eau, d’électricité, téléphonie, etc.
Art 4 : Remboursement des fluides pendant les travaux ayant eu lieu de septembre 2017 à mars 2018.
Durant les travaux d’aménagement du Conservatoire de Musique sur la période de Septembre 2017 à Mars 2018, le SAR de la cour d’appel du Ministère de la Justice ayant pris à sa charge la totalité les fluides (eau, gaz et électricité), la commune de Marmande s’engage à leur rembourser les sommes correspondantes sur présentation d’un état détaillé des dépenses afférentes et des justificatifs.
Art 5 : Assurance :
Les Locaux occupés par le Conservatoire Municipal de Musique sont assurés par les soins de la Commune de Marmande.
Pour la partie occupée par le Ministère de la Justice, l’Etat étant son propre assureur, le propriétaire des locaux le dispense de contracter une police d’assurances pour garantir les risques qui lui incombent du fait de la présente convention.
Art 6 : Loyer :
La présente mise à disposition pour le Palais de Justice est consentie à titre gratuit.
Toutes les autres clauses et conditions du renouvellement de bail en date du 30 septembre 2011, l’avenant au bail de l’immeuble sous le n° 117774 du 05 septembre 2014, établies au Ministère de la Justice assisté par Madame le Magistrat délégué à l’Equipement près de la Cour d’Appel d’Agen demeurent inchangées.
Art 7 : Durée de la convention :
La présente convention prend effet à compter du 01 Janvier 2019 pour la durée d’occupation du tribunal par le Ministère de la Justice sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties avec préavis minimum de trois mois.
Art 8 : Transfert et Résiliation
La mise à disposition étant expressément consentie pour l’objet fixé à l’article n°1 des présentes, elle ne pourra être transférée sans autorisation de la Commune de Marmande. En cas de non-respect par l’une des parties d’une quelconque obligation contenue dans la présente convention, celle-ci sera résiliée de plein droit à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi, par l’autre partie, d’une lettre recommandée avec accusé de réception contenant mise en demeure d’avoir à exécuter et restée sans effet. En outre, chaque partie aura la faculté de dénoncer cette convention par lettre recommandée avec accusé de réception en observant un préavis égal à trois mois.
Art 9 : Election de domicile
Pour l’exécution de la présente convention les parties font élection de domicile dans leur siège respectif.
Art 10 : Recours
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différent à une instance juridictionnelle. En cas d’échec de voies amiables de résolution, tout contentieux portant sur l’interprétation ou sur l’application de ladite convention, devra être porté devant le Tribunal Administratif de Bordeaux, seul compétent en la matière.
Convention établie en trois exemplaires originaux dont un est remis à chacune des parties
Fait à Marmande, le………………………2018
Le Maire de Marmande Secrétaire Général du Premier président Le Magistrat délégué à l’équipement
Daniel BENQUET Marjorie LACASSAGNE-TAVEAU
Le Directeur départemental
Des Finances Publiques de Lot et Garonne
Daniel GUYOT