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Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Justice et droit,
Page 1 sur 8 CONVENTION DE MISE À DISPOSITION ANNUELLE DE LOCAUX COMMUNAUX ET EQUIPEMENTS SPORTIFS ASSOCIATIONS CONCLUE ENTRE LES SOUSSIGNÉS : LA VILLE DE JOUY-LE-MOUTIER Hôtel de ville, 56 Grande Rue, BP 70057- Jouy-le-Moutier, 95008 Cergy-Pontoise cedex Tél : 01.34.43.65.00 Courriel : vieassociative@jouylemoutier.fr N° SIRET : 219 503 232 00015 Représentée par Hervé Florczak, en sa qualité de Maire de la ville de Jouy-le-Moutier Ci-après dénommée « LA COMMUNE » d’une part, ET L’Association dénommée « ...................................................................... »(nom) Représentée par son Président en exercice, Monsieur/Madame ...........................(identité) dûment habilité(e) à cet effet par une décision du conseil d’administration du ............(date), association régulièrement formée, déclarée et enregistrée, selon la loi du 1 er juillet 1901, en sous- préfecture sous le n°..............................., Tél. : ...................................., Courriel : .......................................................... Ci-après dénommé « L’ASSOCIATION » d'autre part, IL EST PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT : Afin d’accompagner le mouvement associatif jocassien et de contribuer au développement et à la pérennité des activités associatives et des structures elles-mêmes, la ville de Jouy-le-Moutier souhaite d’une part assurer aux associations dont les actions présentent un intérêt public reconnu un concours destiné à leur permettre de poursuivre leurs activités, et d’autre part impliquer les associations dans la réalisation d’actions en faveur des jocassiens. Afin de réaliser ces objectifs d’accompagnement, la ville met à la disposition de certaines associations des locaux pour leurs activités, conformément à l’article L.2144-3 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT : Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 2 sur 8 Article 1. Objet de la convention La présente convention a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles un local municipal peut être mis à disposition à titre grâcieux à des associations. La convention établit les règles et modalités d’utilisation dudit local. À la demande de l’association susnommée, et après étude et acceptation de sa demande, la COMMUNE met à disposition à titre gracieux le local pour l’organisation de sa manifestation. Elle est subordonnée par l’ASSOCIATION au respect des obligations fixées par la présente convention. Toute réservation d’un local doit obligatoirement se faire par une demande écrite lors de la campagne d’attribution des créneaux par e-mail à vieassociative@jouylemoutier.fr. Article 2. Désignation des locaux La COMMUNE met à la disposition de l’ASSOCIATION le ou les locaux suivants : Date (pendant les périodes scolaires) Horaires (installation, rangement et remise en état compris) Type d’activité Locaux Nombre de participants L’ASSOCIATION s'engage à respecter la/les date(s) et horaire(s) qui lui est/sont attribué(s) (installation et rangement compris). L’organisation d’une manifestation avec un droit d’entrée payant et ouverte au public extérieur devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite auprès de la COMMUNE. Article 3. Conditions d’utilisation des locaux 3.1 – État du local L’ASSOCIATION prend les locaux mis à disposition dans l’état où ils se trouvent après la précédente utilisation. Elle signalera au service municipal gestionnaire tout dysfonctionnement ou dégradation constatés (p. ex., saleté, matériel ou mobilier dégradé) par e-mail ou courrier ou aux agents municipaux sur place. Sans signalement, toute dégradation constatée à la fin de l’occupation des locaux sera portée à sa charge. Après chaque utilisation, il est convenu que les lieux seront rendus propres et rangés pour garantir le bon déroulement de l’activité suivante. Le nettoyage de la salle après utilisation reste à la charge de l’ASSOCIATION. Dans le cas où le local n’est pas rendu dans un état correct, l’ASSOCIATION pourra se voir facturer les frais de ménage et de remise en état du lieu sur présentation d’une facture. La facturation donnera lieu à l’émission d’un titre de recette par la COMMUNE. Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 3 sur 8 Dans l’hypothèse où l’ASSOCIATION entreposerait, après accord du service, son matériel nécessaire à l’exercice de ses activités dans les équipements mis à disposition, elle fera son affaire personnelle de son entretien et de la souscription de garanties. En aucun cas, il ne pourra être utilisé du matériel non conforme, défectueux ou insuffisamment entretenu dans les locaux mis à disposition. La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration du matériel appartenant à l’ASSOCIATION ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui du fait du non- respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Tout changement matériel et toute transformation des lieux occupés sont interdits à l’ASSOCIATION sans avoir préalablement obtenu le consentement écrit de la COMMUNE et les autorisations administratives nécessaires. L’ASSOCIATION ne pourra exercer aucun recours à l'encontre de la COMMUNE en cas de troubles, vol, cambriolage ou acte délictueux dont il pourrait être victime dans les lieux loués. 3.2 – Gestion du local Le nombre de personnes accueillies simultanément dans le local ne pourra dépasser les effectifs définis par la commission de sécurité et dans la convention. La COMMUNE se dégage de toute responsabilité en cas de pratique libre non encadrée. L’accès aux salles est interdit aux personnes mineures non placées sous la responsabilité d’un adulte faisant partie des responsables de l’ASSOCIATION. L’ASSOCIATION reconnaît : ➢ Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité, des consignes particulières ainsi que des consignes spécifiques compte tenu de l’activité envisagée et s’engage à les appliquer. ➢ Avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction (extincteurs, robinets d'incendie armés ...) et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours. La COMMUNE, en tant que propriétaire des locaux, se réserve le droit d’occuper tout ou partie de l’équipement pour des besoins spécifiques (établissement scolaire, manifestations communales, etc.) sans report des séances et déplacement de l’activité annulée. La COMMUNE se réserve également le droit de suspendre, notamment en cas de travaux ou de désordres techniques, la mise à disposition du ou des locaux pendant la période concernée si aucune autre solution d’accueil n’est trouvée. Sauf cas d’urgence, la COMMUNE fera tous les efforts possibles pour prévenir à l’avance l’ASSOCIATION pour toute intervention technique dans les locaux mis à disposition, afin que l’ASSOCIATION puisse prendre les dispositions nécessaires. Les gardiens des sites, agents municipaux, ont des missions de surveillance et de sécurité générale et ne sont pas prévus dans l’organisation de l’ASSOCIATION ni dans la gestion des membres du de l’ASSOCIATION. Article 4. Durée et renouvellement Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 4 sur 8 La présente convention signée, accompagnée des pièces nécessaires, prendra effet dès le ........................ (date/heure) jusqu’au ........................ (date/heure) (installation et rangement compris). L’ASSOCIATION s’engage à respecter impérativement les jours et heures qui lui ont été impartis dans la cadre de la présente convention. L’ASSOCIATION déclare être informée du caractère provisoire, précaire et révocable de l’occupation de la salle. En conséquence, elle reconnait n’être assurée d’aucune durée déterminée ni de bénéficier d’aucun droit à renouvellement. La COMMUNE restant propriétaire des salles et équipements, cette mise à disposition est révocable à tout moment pour des motifs d’intérêt général. Article 5. Clauses financières Conformément à l’article L.2125-1 du Code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP), la présente convention de mise à disposition est consentie à titre gracieux par la COMMUNE de Jouy- le-Moutier à l’ASSOCIATION. Les dépenses d’eau, d’assainissement, d’électricité et de chauffage, sont à la charge de la COMMUNE sous réserve d’un usage respectueux. En cas de dégradation des lieux ou du matériel mis à disposition, l’ASSOCIATION prend à sa charge tous les frais de réparation ou de remplacement. La COMMUNE se réserve le droit de facturer à l’ASSOCIATION le montant des réparations nécessaires ou de remplacement de matériel sur présentation d’une facture et émission d’un titre de recettes. Article 6. Débit de boissons temporaire Une demande d'autorisation temporaire d'un débit de boissons est obligatoire si l’ASSOCIATION souhaite ouvrir une buvette temporaire dans le cadre d’une manifestation organisée par elle-même. L’autorisation temporaire d'un débit de boissons est obligatoirement soumise à autorisation administrative délivrée par le Maire de la ville de Jouy-le-Moutier pour vendre des boissons des groupes 1 et 3. La demande doit être instruite au minimum 15 jours avant la manifestation. L’ASSOCIATION ne peut obtenir que 5 autorisations annuelles maximum. Article 7. Conditions d’utilisation, interruption dans les services collectifs La COMMUNE se réserve le droit de fermer les installations, pour entre autres, les motifs suivants : ✓ Exécution des travaux nécessaires pour la conservation et l’entretien des bâtiments et installations. L’ASSOCIATION devra souffrir, sans aucune indemnisation, quels que soient l’importance et la durée, des travaux et réparations que la Ville jugerait nécessaire d’effectuer dans les lieux mis à disposition. ✓ Fermetures programmées pour l’organisation de manifestations de la COMMUNE (les associations seront informées dans un délai convenable). ✓ Pour tout autre cas qui mettrait obstacle à une utilisation rationnelle ou pourrait compromettre les conditions normales de sécurité. Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 5 sur 8 L’ASSOCIATION sera avertie, sauf en cas d’urgence, dans les plus brefs délais. En aucun cas ce droit de suspension ne saurait donner lieu à dédommagement, à un report de date ou à un relogement. Les installations sportives sont placées sous la surveillance d’un gardien chargé de faire respecter les horaires en assurant l’ouverture et la fermeture de celles-ci. Il est important de rappeler aux responsables des activités de s’assurer du départ effectif de leurs publics à l’issue de la manifestation. Toute demande de modification d’horaire d’utilisation devra être obligatoirement soumise, par écrit, et fera l’objet d’un accord ou d’un refus. De même, en cas de non-utilisation d’un créneau horaire programmé, il convient d’en informer le service municipal gestionnaire. L’ASSOCIATION s’oblige, sous peine de résiliation immédiate, à ne céder en aucun cas et sous aucun prétexte le bénéfice de la présente convention, ni sous-louer tout ou partie des lieux mis à disposition. L’ASSOCIATION doit se conformer à l’usage correspondant à la destination des installations confiées. Les équipements ne doivent en aucun cas être utilisés à d’autre fin que l’exercice des activités de l’ASSOCIATION. L’ASSOCIATION s’engage à informer au préalable la COMMUNE de toute venue prévue de journalistes de la presse écrite ou audiovisuelle sur les locaux municipaux ainsi que de tout élu ou personnalité. L’utilisation à titre personnel ou à titre commercial est formellement interdite. La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable des irrégularités ou interruption dans le service des eaux, du gaz, de l’électricité, ou dans tout autre service extérieur au local mis à disposition. Dans la mesure où les services municipaux auraient connaissance de telles perturbations ou irrégularités, ils devront en aviser, sans délai, l’ASSOCIATION. Article 8. Entretien et sécurité 8.1 – Obligations de la COMMUNE La COMMUNE conserve la charge de l’entretien pour les éventuelles réparations des locaux, à charge pour l’ASSOCIATION d’aviser la COMMUNE de toute dégradation rendant nécessaire l’intervention des services municipaux. La COMMUNE assurera le suivi des contrôles réglementaires en matière de sécurité des établissements recevant du public (p. ex., contrôle électrique, extincteurs, ...). 8.2- Obligations de l’ASSOCIATION L’ASSOCIATION doit veiller à maintenir le ou les locaux dans un état de propreté satisfaisant après chaque utilisation. Elle s’engage à : ✓ Utiliser le matériel dans le cadre de ses activités et conformément à sa destination, ✓ Le maintenir en bon état de fonctionnement, ✓ Le ranger dans le local prévu à cet effet, ✓ Signaler les malfaçons, les détériorations ou la casse du matériel mis à disposition. Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 6 sur 8 L’ASSOCIATION s’engage à signaler au gestionnaire du site tout incident ou dégradation survenue lors de la manifestation. Toute détérioration des locaux et du matériel résultant de l’activité de l’ASSOCIATION ou de ses publics, devra faire l’objet d’une remise en état à ses frais. L’ASSOCIATION s’engage à utiliser les locaux mis à disposition dans le respect des lois et règlements, notamment ceux édictés par la COMMUNE et ceux relatifs à l’activité menée. Elle veillera au respect des obligations et consignes d’hygiène et de sécurité. Le nombre de personnes admises dans la salle mis à disposition ne dépassera pas la capacité maximale autorisée. L’ASSOCIATION devra laisser libre l’accès des issues de secours à tout moment. L’ASSOCIATION pourra être soumise à la prise en charge financière, selon la nature de la manifestation et le nombre de personnes accueillies : - D’un agent SSIAP (Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes) ; - D’un dispositif préventif de premier secours. Elle devra se conformer et faire respecter le dispositif vigipirate en vigueur à la date de la manifestation, en le prenant en charge le cas échéant. Pour des raisons de sécurité, l’ASSOCIATION ne pourra entreprendre de travaux ni introduire ou stocker de gros matériel sans un accord écrit préalable de la COMMUNE. En aucun cas, il ne pourra être utilisé du matériel non conforme, défectueux ou insuffisamment entretenu dans les locaux mis à disposition. La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration de ce matériel, ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui. Le lieu ne sera prêté que si toutes les garanties de préservation de la sécurité du bâtiment sont assurées. Dans l’hypothèse où l’ASSOCIATION entreposerait, après accord de la COMMUNE, son matériel nécessaire à l’exercice de ses activités dans les équipements mis à disposition, il fera son affaire personnelle de son entretien et de la souscription de garanties. La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration du matériel appartenant à l’ASSOCIATION ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui du fait du non- respect des prescriptions énoncées ci-dessus. L’ASSOCIATION ne pourra exercer aucun recours à l’encontre de la COMMUNE en cas de troubles, vol, cambriolage ou acte délictueux dont il pourrait être victime dans les lieux mis à disposition. Article 9. Assurances La COMMUNE de Jouy-le-Moutier, propriétaire desdits locaux, s’engage à assurer ses locaux contre les risques liés à son statut et transmettra à l’ASSOCIATION, si besoin et sur demande écrite, une copie de l’attestation d’assurance relative aux locaux mis à disposition. L’ASSOCIATION est responsable des dégradations occasionnées au bâtiment, au matériel, aux équipements et des nuisances sonores subies par le voisinage. Ainsi, l’ASSOCIATION devra produire à la signature de la présente convention : ✓ Une assurance « responsabilité civile » pour couvrir les dommages causés aux tiers et pouvant résulter de ses activités. Toute activité réglementée sera engagée par des personnes dûment qualifiées et habilitées. Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 7 sur 8 ✓ Une assurance « dommages aux biens » couvrant ses propres biens (matériel, mobilier, marchandises) contre tous risques, ainsi que tout bien mis à sa disposition). L’ASSOCIATION doit produire à toute réquisition de la COMMUNE une attestation d’assurance souscrite auprès d’une compagnie notoirement solvable. L’ASSOCIATION est tenue au respect de l’ensemble des prescriptions légales qui lui sont applicables (droit du travail, réglementation fiscale, etc.). Elle devra, à cet égard, conclure les contrats d’assurance obligatoires ou qu’elle juge utiles. La COMMUNE ne pourra en aucun cas être tenus responsables des fautes de gestion, en matière sociale, financière ou comptable, qui sont le fait des seuls dirigeants légaux de l’ASSOCIATION. Article 10. Incessibilité des droits La présente convention est conclue intuitu personae. En conséquence, l’ASSOCIATION ne peut céder les droits en résultant à ce qui que ce soit. La « sous-location » de tout ou part des locaux mis à disposition est interdite. Article 11. Développement durable La COMMUNE est engagée en faveur du développement durable dans le cadre de ses pratiques professionnelles mais également dans le cadre des actions qu’elle entreprend au profit des Jocassiens. L’ASSOCIATION s’engage à respecter les principes généraux du développement durable, en veillant notamment à limiter les consommations d’énergie et de génération de déchets. Article 12. Résiliation 12.1 – À l’initiative de la COMMUNE La présente convention sera résiliée de plein droit par la COMMUNE, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, dans les cas suivants : 1. Inexécution d'une clause de la présente convention. 2. Non-respect grave ou répété de la présente convention et du règlement intérieur de la structure par l’ASSOCIATION. 3. Motif d’intérêt général. 4. Dissolution ou liquidation judiciaire de l’ASSOCIATION. 5. Condamnation pénale de l’ASSOCIATION le mettant dans l’impossibilité de poursuivre son activité. 6. Changement d’affectation des locaux mis à disposition ou utilisation différente, même provisoire, sauf accord préalable écrit des parties. La résiliation intervient à compter de la réception de la lettre recommandée avec avis de réception par l’ASSOCIATION. Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024 Page 8 sur 8 12.2 – À l’initiative de l’ASSOCIATION La présente convention peut être résiliée sur l’initiative de l’ASSOCIATION par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception précisant la date d’effet de la résiliation dans les cas suivants : 1. Cessation par l’ASSOCIATION de son activité. 2. Condamnation pénale de l’ASSOCIATION le mettant dans l’impossibilité de poursuivre son activité. 3. Refus ou retrait des autorisations règlementaires nécessaires à l’exercice de ses activités. La présente convention étant conclue sous le régime de l’occupation précaire et révocable, l’ASSOCIATION ne peut en aucun cas invoquer un droit au maintien dans les lieux. Dès que la résiliation deviendra effective, l’ASSOCIATION perdra tout droit à l’utilisation des locaux et des matériels mis à sa disposition, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu’elle pourrait subir du fait de la résiliation. Article 13. Contentieux Toutes difficultés, nées de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention qui n’auraient pu faire l’objet d’un règlement amiable, sont soumises à l’appréciation du tribunal administratif de Cergy- Pontoise (2/4 boulevard de l’Hautil, 95000 Cergy). Toutefois, les parties s’engagent à trouver préalablement une issue amiable à tout litige résultant de l’application ou de l’interprétation de la présente convention. Fait à Jouy-le-Moutier, Le ............................, en double exemplaires. Pour la Ville de Jouy-le-Moutier, Pour l’ASSOCIATION Le Maire, Le/La Président(e), Hervé FLORCZAK (prénom, NOM) Accusé de réception en préfecture 095-219503232-20240704-DEL-04072024-28-DE Date de télétransmission : 05/07/2024 Date de réception préfecture : 05/07/2024