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Déliberation - 16 ANNEXE 1 Convention de mise a disposition de la salle de spectacle ASSOCIATIONS
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Jouy-le-Moutier.
Lien du pdf (Déliberation - 16 ANNEXE 1 Convention de mise a disposition de la salle de spectacle ASSOCIATIONS)
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Culture et patrimoine,
Page 1 sur 9
CONVENTION DE MISE À DISPOSITION
DE LA SALLE DE SPECTACLE
ASSOCIATIONS
CONCLUE ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
LA VILLE DE JOUY-LE-MOUTIER
Hôtel de ville, 56 Grande Rue, BP 70057- Jouy-le-Moutier, 95008 Cergy-Pontoise cedex Tél : 01.34.43.38.00
Courriel : culture@jouylemoutier.fr
N° SIRET : 219 503 232 00015
Code APE : 8411Z
Représentée par Hervé Florczak, en sa qualité de Maire de la ville de Jouy-le-Moutier Ci-après dénommée « LA COMMUNE » d’une part,
ET
L’Association dénommée « ……………………………...…………………….……… »(nom) Représentée par son Président en exercice, Monsieur/Madame ……………...………(identité) dûment habilité(e) à cet effet par une décision du conseil d’administration du ……...…(date), association régulièrement formée, déclarée et enregistrée, selon la loi du 1er juillet 1901, en sous- préfecture sous le n°………………….………,
Tél. : ………………………………, Courriel : ………………………….………..……………. Ci-après dénommé « L’ASSOCIATION » d'autre part,
IL EST PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :
La salle de spectacle située au centre culturel, est un espace dédié à la diffusion de spectacles
programmés dans le cadre de l’offre culturelle municipale, elle participe à la valorisation du projet
culturel, à l’accès à l’art et à la culture et au rayonnement de l’équipement sur le territoire.
La mise à disposition de la salle est sollicitée par les associations jocassiennes dans le cadre de restitutions publiques des activités qui se déroulent au mois de juin de chaque année. Afin de garantir le bon fonctionnement de la salle de spectacle en lien avec sa vocation principale tout en consolidant le soutien des pratiques des associations culturelles, la ville de Jouy-le-Moutier souhaite :
- assurer aux associations jocassiennes dont les projets présentent un intérêt culturel, un concours
destiné à leur permettre de poursuivre leurs activités ;
- définir les critères et conditions de mise à disposition de la salle de spectacle ;
- déterminer les modalités d’utilisation de la salle de spectacle. Page 2 sur 9
EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1. Objet de la convention
La présente convention a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles la salle de spectacle
peut être mise à disposition à titre grâcieux, réservée prioritairement aux activités culturelles. La
convention établit les règles et modalités d’utilisation de la salle de spectacle.
À la demande de l’association susnommée, et après étude et acceptation de sa demande, la COMMUNE
met à disposition à titre gracieux la salle de spectacle pour l’organisation de sa manifestation. Elle est
subordonnée par l’ASSOCIATION au respect des obligations fixées par la présente convention.
Article 2. Modalités de réservation
Toute réservation de la salle de spectacle doit se faire par une demande écrite par mail à
vieassociative@jouylemoutier.fr.
Pour chaque demande, il sera nécessaire de constituer un dossier de demande d’organisation de
manifestation et de l’adresser à manifestations@jouylemoutier.fr. Une fois la demande validée par la
Direction, elle fera l’objet d’une convention signée entre les deux parties.
La Direction de l’établissement est chargée d’étudier la demande et de répondre au demandeur.
Les critères de mise à disposition sont les suivants :
- Type de manifestation : intérêt public, restitution d’une activité culturelle et artistique.
- Ne sont pas éligibles à la mise à disposition de la salle de spectacle les évènements et
manifestations organisés à des fins privées.
La mise à disposition de la salle de spectacle est conditionnée :
- à la conformité de l’action organisée avec la vocation principale du lieu,
- à la disponibilité de la salle de spectacle en fonction du planning de programmation culturelle et
manifestations et évènements organisés par la ville de Jouy-le-Moutier,
- à la satisfaction des critères de mise à disposition du lieu (faisabilité technique, respect des
conditions sécuritaires et réglementaires),
- à la prise en charge par l’ASSOCIATION des coûts liés aux besoins supplémentaires pour l’accueil
de la manifestation identifiés lors du rendez-vous avec le Pôle Régie Technique.
Article 3. Désignation des locaux
La COMMUNE met à la disposition de l’ASSOCIATION la salle de spectacle du centre culturel de Jouy-le-Moutier, situé au 96 avenue des Bruzacques (95280 Jouy-le-Moutier) dont elle est propriétaire.
Espace principal
Salle de spectacle
Cocher la ou les cases correspondantes Page 3 sur 9
Espaces annexes
Salle des Colonnes
Hall d’entrée
Bar
Cocher la ou les cases correspondantes
Date Horaires Type d’activité Nombre de participants
Nature du public Enfants Adolescents Adultes Familles Estimation du
public
Assis : Debout
Débit de boissons Oui Non
Prix d’entrée
Autres
Compléter et cocher les cases correspondantes
L’ASSOCIATION s'engage à respecter la/les date(s) et horaire(s) qui lui est/sont attribué(s).
L’organisation d’une manifestation avec un droit d’entrée payant et ouverte au public extérieur devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite auprès de la COMMUNE.
Article 4. Conditions d’utilisation de la salle de spectacle
4.1 – État des lieux
Un état des lieux, conduit par le Pôle Régie Technique, sera effectué avant la mise à disposition de la salle,
Un état des lieux contradictoire conduit par le Pôle Régie Technique sera effectué pour vérification avant le départ de de l’ASSOCIATION.
Il est strictement interdit de manger ou de boire dans la salle de spectacle.
Dans le cas où la salle n’est pas rendue en parfait état de propreté, l’ASSOCIATION se verra facturer les frais de ménage et remise en état du lieu sur présentation d’une facture. La facturation donnera lieu à l’émission d’un titre de recette par la COMMUNE.
4.2 – Gestion de la salle
Le nombre de personnes accueillies simultanément dans les installations ne pourra dépasser les effectifs définis par la commission de sécurité (300 places assises). Par ailleurs, un minimum de 150 personnes est requis pour que la salle soit ouverte aux activités. Page 4 sur 9
L’accès aux salles est interdit aux personnes mineures non placées sous la responsabilité d’un adulte faisant partie des responsables de l’ASSOCIATION.
L’ASSOCIATION s’engage à :
➢ Mettre en place un service en sécurité pour les besoins de la manifestation compte tenu des règles d’hygiène, de sécurité et d’accessibilité applicables aux ERP de catégorie 1 et afin de garantir la sécurité des publics.
➢ Prévoir la mise en place d’un service de sécurité incendie spécifique et adapté à l’ampleur et à la configuration de la manifestation et ce compte tenu de la catégorisation de l’équipement. Ce service de sécurité est à la charge de l’organisateur.
➢ Fournir la liste des personnes en charge de l’organisation et du bon déroulement de l’évènement avant la manifestation.
➢ Embaucher un technicien spécifiquement (personnel intermittent) formé et habilité pour l’exploitation de la salle de spectacle.
➢ Respecter les normes de résistance au feu pour les décors et matériels, en adéquation avec la réglementation de l’équipement (ERP Type L, 1ere catégorie, cage de scène intégrée).
➢ Ne pas utiliser des produits présentant un risque d’inhalation sans concertation et autorisation préalable avec le Responsable Technique.
➢ Ne pas utiliser des matériaux pyrotechniques ou d’accessoires utilisant un combustible.
➢ Respecter les jauges maximales autorisées et veiller à la mise en place de modalités de comptage des publics y compris les espaces annexes mis à disposition.
➢ Ne pas obstruer les sorties de secours pour l’ensemble des espaces mis à disposition.
➢ Ne pas stocker de matériel dans les espaces non prévus à cet effet.
L’ASSOCIATION reconnaît :
➢ Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité, des consignes particulières ainsi que des consignes spécifiques compte tenu de l’activité envisagée et s’engage à les appliquer.
➢ Avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction (extincteurs, robinets d'incendie armés ...) et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours.
La COMMUNE, en tant que propriétaire des locaux, se réserve le droit d’occuper tout ou partie de l’équipement pour des besoins spécifiques (établissement scolaire, manifestations communales, etc.) dans le respect du fonctionnement de l’ASSOCIATION.
Les gardiens des sites, agents municipaux, ont des missions de surveillance et de sécurité générale et ne sont pas prévus dans l’organisation de l’ASSOCIATION ni dans la gestion des membres du de l’ASSOCIATION.
Article 5. Durée et renouvellement
La présente convention signée, accompagnée des pièces nécessaires, prendra effet dès le …………………… (date) jusqu’au …………………… (date).
L’ASSOCIATION s’engage à respecter impérativement les jours et heures qui lui ont été impartis dans la cadre de la présente convention. Page 5 sur 9
L’ASSOCIATION déclare être informé du caractère provisoire, précaire et révocable de l’occupation de la salle. En conséquence, elle reconnait n’être assurée d’aucune durée déterminée ni de bénéficier d’aucun droit à renouvellement.
La COMMUNE restant propriétaire des salles et équipements, cette mise à disposition est révocable à tout moment pour des motifs d’intérêt général.
Article 6. Clauses financières
Conformément à l’article L.2125-1 du Code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP), la présente convention de mise à disposition est consentie à titre gracieux par la COMMUNE de Jouy- le-Moutier à l’ASSOCIATION.
N.B. : La valeur de la location de la salle de spectacle est estimée à 1200 euros par jour selon la grille tarifaire en vigueur annexée à la présente convention.
Les dépenses d’eau, d’assainissement, d’électricité et de chauffage, sont à la charge de la COMMUNE sous réserve d’un usage respectueux.
En cas de dégradation des lieux ou du matériel mis à disposition, l’ASSOCIATION prend à sa charge tous les frais de réparation ou de remplacement. La COMMUNE se réserve le droit de facturer à l’ASSOCIATION le montant des réparations nécessaires ou de remplacement de matériel.
Article 7. Débit de boissons temporaire
Une demande d'autorisation temporaire d'un débit de boissons est obligatoire si l’ASSOCIATION souhaite ouvrir une buvette temporaire dans le cadre d’une manifestation organisée par elle-même.
L’autorisation temporaire d'un débit de boissons est obligatoirement soumise à autorisation administrative délivrée par le Maire de la ville de Jouy-le-Moutier pour vendre des boissons des groupes 1 et 3. La demande doit être instruite au minimum 15 jours avant la manifestation.
L’ASSOCIATION ne peut obtenir que 5 autorisations annuelles maximum.
Article 8. Conditions d’utilisation, interruption dans les services collectifs
La COMMUNE se réserve le droit de fermer les installations, pour entre autres, les motifs suivants :
✓ Exécution des travaux nécessaires pour la conservation et l’entretien des bâtiments et installations. L’ASSOCIATION devra souffrir, sans aucune indemnisation, quels que soient l’importance et la durée, des travaux et réparations que la Ville jugerait nécessaire d’effectuer dans les lieux mis à disposition.
✓ Fermetures programmées pour l’organisation de manifestations de la COMMUNE (les associations seront informées dans un délai convenable).
✓ Pour tout autre cas qui mettrait obstacle à une utilisation rationnelle ou pourrait compromettre les conditions normales de sécurité.
L’ASSOCIATION sera averti, sauf en cas d’urgence, dans les plus brefs délais. En aucun cas ce droit de suspension ne saurait donner lieu à dédommagement. Page 6 sur 9
Les installations sont placées sous la surveillance d’un gardien chargé de faire respecter les horaires en assurant l’ouverture et la fermeture de celles-ci. Il est important de rappeler aux responsables des activités de s’assurer du départ effectif de leurs publics à l’issue de la manifestation.
Toute demande de modification d’horaire d’utilisation devra être obligatoirement soumise, par écrit, pour accord. De même, en cas de non-utilisation d’un créneau horaire programmé, il convient d’en informer le service municipal gestionnaire.
L’ASSOCIATION s’oblige, sous peine de résiliation immédiate, à ne céder en aucun cas et sous aucun prétexte le bénéfice de la présente convention, ni sous-louer tout ou partie des lieux mis à disposition.
L’ASSOCIATION doit se conformer à l’usage correspondant à la destination des installations confiées. Les équipements ne doivent en aucun cas être utilisés à d’autre fin que l’exercice des activités de l’ASSOCIATION.
L’ASSOCIATION s’engage à informer au préalable la COMMUNE de toute venue prévue de journalistes de la presse écrite ou audiovisuelle sur les locaux municipaux ainsi que de tout élu ou personnalité.
L’utilisation à titre personnel ou à titre commercial est formellement interdite.
La COMMUNE de Jouy-le-Moutier ne pourra être tenue pour responsable des irrégularités ou interruption dans le service des eaux, du gaz, de l’électricité, ou dans tout autre service extérieur au local mis à disposition. Dans la mesure où les services municipaux auraient connaissance de telles perturbations ou irrégularités, ils devront en aviser, sans délai, l’ASSOCIATION.
Article 9. Entretien et sécurité
9.1 – Obligations de la COMMUNE
La COMMUNE s’engage à conserver les lieux mis à disposition en bon état de propreté et d’hygiène de façon à pouvoir assurer au public reçu un accueil confortable et aussi satisfaisant que possible.
La COMMUNE assurera le suivi des contrôles réglementaires en matière de sécurité des établissements recevant du public (p. ex., contrôle électrique, extincteurs, …).
9.2- Obligations de l’ASSOCIATION
L’ASSOCIATION s’engage à signaler au gestionnaire du site tout incident ou dégradation survenue lors de la manifestation. Toute détérioration des locaux et du matériel résultant de l’activité de l’ASSOCIATION ou de ses publics, devra faire l’objet d’une remise en état à ses frais.
L’ASSOCIATION s’engage à utiliser les locaux mis à disposition dans le respect des lois et règlements, notamment ceux édictés par la COMMUNE, et veillera au respect des consignes d’hygiène et de sécurité. Le nombre de personnes admises dans la salle mis à disposition ne dépassera pas la capacité maximale autorisée.
Pour des raisons de sécurité, l’ASSOCIATION ne pourra entreprendre de travaux ni introduire ou stocker de gros matériel sans un accord écrit préalable de la COMMUNE. En aucun cas, il ne pourra être utilisé du matériel non conforme, défectueux ou insuffisamment entretenu dans les locaux mis à disposition. La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration de ce matériel, ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui. Page 7 sur 9
Les SAS de la salle de spectacle donnant sur le hall étant des accès de secours, elles doivent rester ouvertes et être surveillées durant toute la manifestation. L’ASSOCIATION devra laisser libre l’accès des issues de secours à tout moment.
Le lieu ne sera prêté que si toutes les garanties de préservation de la sécurité du bâtiment sont assurées.
Dans l’hypothèse où l’ASSOCIATION entreposerait, après accord de la COMMUNE, son matériel nécessaire à l’exercice de ses activités dans les équipements mis à disposition, il fera son affaire personnelle de son entretien et de la souscription de garanties.
La COMMUNE ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol, de détérioration du matériel appartenant à l’ASSOCIATION ainsi que dans le cas de dommages causés à autrui du fait du non- respect des prescriptions énoncées ci-dessus. L’ASSOCIATION ne pourra exercer aucun recours à l’encontre de la COMMUNE en cas de troubles, vol, cambriolage ou acte délictueux dont il pourrait être victime dans les lieux mis à disposition.
Article 10. Assurances
La COMMUNE de Jouy-le-Moutier, propriétaire desdits locaux, s’engage à assurer ses locaux contre les risques liés à son statut et transmettra à l’ASSOCIATION, si besoin et sur demande écrite, une copie de l’attestation d’assurance relative aux locaux mis à disposition.
L’ASSOCIATION est responsable des dégradations occasionnées au bâtiment, au matériel, aux équipements et des nuisances sonores subies par le voisinage. Ainsi, l’ASSOCIATION devra produire à la signature de la présente convention :
✓ Une assurance « responsabilité civile » pour couvrir les dommages causés aux tiers et pouvant résulter de ses activités. Toute activité réglementée sera engagée par des personnes dûment qualifiées et habilitées.
✓ Une assurance « dommages aux biens » couvrant ses propres biens (matériel, mobilier, marchandises) contre tous risques, ainsi que tout bien mis à sa disposition).
L’ASSOCIATION doit produire à toute réquisition de la COMMUNE une attestation d’assurance souscrite auprès d’une compagnie notoirement solvable.
L’ASSOCIATION est tenue au respect de l’ensemble des prescriptions légales qui lui sont applicables (droit du travail, réglementation fiscale, etc.). Elle devra, à cet égard, conclure les contrats d’assurance obligatoires ou qu’elle juge utiles. La COMMUNE ne pourra en aucun cas être tenus responsables des fautes de gestion, en matière sociale, financière ou comptable, qui sont le fait des seuls dirigeants légaux de l’ASSOCIATION.
Article 11. Incessibilité des droits
La présente convention est conclue intuitu personae. En conséquence, l’ASSOCIATION ne peut céder les droits en résultant à ce qui que ce soit.
La « sous-location » de tout ou part des locaux mis à disposition est interdite. Page 8 sur 9
Article 12. Développement durable
La COMMUNE est engagée en faveur du développement durable dans le cadre de ses pratiques professionnelles mais également dans le cadre des actions qu’elle entreprend au profit des Jocassiens.
L’ASSOCIATION s’engage à respecter les principes généraux du développement durable, en veillant notamment à limiter les consommations d’énergie et de génération de déchets.
Article 13. Résiliation
13.1 – À l’initiative de la COMMUNE
La présente convention sera résiliée de plein droit par la COMMUNE, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, dans les cas suivants :
Inexécution d'une clause de la présente convention. Non-respect grave ou répété de la présente convention et du règlement intérieur de la structure par l’ASSOCIATION.
1. Motif d’intérêt général.
2. Dissolution ou liquidation judiciaire de l’ASSOCIATION.
3. Condamnation pénale de l’ASSOCIATION le mettant dans l’impossibilité de poursuivre son activité.
4. Changement d’affectation des locaux mis à disposition ou utilisation différente, même provisoire, sauf accord préalable écrit des parties.
La résiliation intervient à compter de la réception de la lettre recommandée avec avis de réception par l’ASSOCIATION.
1.2 – À l’initiative de l’ASSOCIATION
La présente convention peut être résiliée sur l’initiative de l’ASSOCIATION par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception précisant la date d’effet de la résiliation dans les cas suivants :
1. Cessation par l’ASSOCIATION de son activité.
2. Condamnation pénale de l’ASSOCIATION le mettant dans l’impossibilité de poursuivre son activité.
3. Refus ou retrait des autorisations règlementaires nécessaires à l’exercice de ses activités.
La présente convention étant conclue sous le régime de l’occupation précaire et révocable, l’ASSOCIATION ne peut en aucun cas invoquer un droit au maintien dans les lieux.
Dès que la résiliation deviendra effective, l’ASSOCIATION perdra tout droit à l’utilisation des locaux et des matériels mis à sa disposition, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu’elle pourrait subir du fait de la résiliation.
Article 14. Contentieux
Toutes difficultés, nées de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention qui n’auraient pu faire l’objet d’un règlement amiable, sont soumises à l’appréciation du tribunal administratif de Cergy- Pontoise (2/4 boulevard de l’Hautil, 95000 Cergy). Page 9 sur 9
Toutefois, les parties s’engagent à trouver préalablement une issue amiable à tout litige résultant de l’application ou de l’interprétation de la présente convention.
Fait à Jouy-le-Moutier,
Le …….…………………, en double exemplaires.
Pour la Ville de Jouy-le-Moutier, Pour l’ASSOCIATION
Le Maire, Le/La Président(e),
Hervé FLORCZAK (prénom, NOM)