Déliberation - D2024.12.22 ANNEXE reglement interieuer des salles municipales

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Déliberation - D2024.12.22 ANNEXE reglement interieuer des salles municipales Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Raismes. Lien du pdf (Déliberation - D2024.12.22 ANNEXE reglement interieuer des salles municipales)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Démocratie locale et participation citoyenne, Envoyé en préfecture le 23/12/2024

Reçu en préfecture le 23/12/2024

Pubiéte 94.42.24 SL

ID : 059-215904913-20241219-DELIB20241222-DE

REGLEMENT INTERIEUR DES SALLES DES FETES

RAISRIES MUNICIPALES

Le présent réglement concerne les salles communales régulièrement prêtées, louées ou mises à disposition sous quelque forme que ce soit.

Ces salles et leur capacité sont les suivantes:

— Salle des fêtes du Centre: 270 personnes

— Salle des fêtes de Vicoigne: 290 personnes

— Salle polyvalente Allende: 728 personnes

— Mairie annexe de Sabatier: 60 personnes

— Salle Szymyslik: 175 personnes

Ces différentes salles communales sont gérées et entretenues par la commune avec pour objectif la mise à disposition de lieux de rencontre, de rassemblement permettant des réunions et des manifestations.

La municipalité reste prioritaire sur l'utilisation des locaux, la location à des tiers n'étant que subsidiaire,

ARTICLE 1: BENEFICIAIRES

La commune de RAISMES:

La commune de Raismes se réserve un droit de priorité quant à l'occupation des salles municipales, notamment pour l'organisation d'élection, de campagnes électorales, plan d'urgence d'hébergement, organisation d'activité ou de spectacles des centres de loisirs, de réunions publiques, de manifestations municipales, d'extrème urgence, événement imprévu au moment de la réservation, travaux à réaliser. Par ailleurs, la commune de RAISMES peut mobiliser les salles pour des raisons de sécurité.

Les associations d'intéret local ou à but humanitaire:

Les associations locales, sous la responsabilité du président, peuvent bénéficier des salles communales pour une utilisation ponctuelle liée à une réunion ou manifestation selon leur disponibilité et selon la délibération de tarification en cours de validité.

Les particuliers:

Des salles municipales sont louées aux particuliers pour des réunions à caractère familial ou amical selon disponibilité et selon la délibération de tarification en cours de validité.

Toute location de salle sera soumise à la signature d'un contrat de location, du présent réglement et au paiement d'une redevance définie par délibération du conseil municipal.

Toute sous location est strictement interdite.

ARTICLE 2: CONDITIONS DE LOCATIONS

Les demandes de locations des salles municipales sont à adresser_par courrier à Monsieur le Maire.

Cette demande doit être effectuée au moins 1 mois à l'avance. Passé ce délai, la demande sera considérée comme annulée ou ne sera pas prise en compte. Les demandes seront traitées par ordre d'arrivée, Le planning est établi mi octobre pour l'année N+1.

La réservation sera acquise, sauf annulation par nécessité, à la reception par la commune d'un dossier complet au moins 1 mois avant l'évenement.

Pour être complet, le dossier devra se composer:Envoyé en préfecture le 23/12/2024

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— du contrat dument signé par les 2 parties,

— du montant total de la location,

— du justificatif de domicile datant de moins de 3 mois,

— de l'attestation d'assurance Responsabilité Civile au nom du locataire, — du chèque de caution.

La signature du réglement suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance et s'engage, lui ou la personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.

ARTICLE 3: CONDITIONS FINANCIERES

Une délibération du conseil municipal fixe les tarifs des locations ainsi que le montant des différentes

cautions,.

Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, deux cautions seront éxigées à la signature du contrat.

+ La première supporte une avance des frais de remise en état et de nettoyage dont la totalité sera supportée par l'utilisateur, l'état des lieux servant de base au chiffrage des réparations et des frais de nettoyage eventuels par les services techniques municipaux ou par une entreprise extérieure.

Son montant garantira les dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu'après paiement par le bénéficiaire de l'intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde restant dû.

+ La seconde caution concerne la gestion des déchets et le respect du tri sélectif. Les déchets ménagers mis dans des sachets étanches, les vidanges en verre et en plastique devront être placés dans les contenants à roulette affectés à cet usage. En cas de surplus de déchets, le locataire devra les évacuer. Sous peine de non non respect de ces consignes, la caution ne sera pas restituée.

Si aucun dommage n'est constaté et que le tri selectif est respecté, les chèques de caution seront rendus après l'état des lieux, sur rendez vous.

ARTICLE 4 : ASSURANCE

Le bénéficiaire des locaux doit contracter une assurance couvrant les biens loués, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats. Dans ce cadre, la commune de Raismes, ne pourra être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux.

Sur l'attestation d'assurance, faisant partie du dossier d'inscription, devra apparaitre le nom de la salle, les jours et horaires d'utilisation,

ARTICLE 5: RANGEMENT ET NETTOYAGE

Tables et chaises:

Les tables et chaises devront être, après nettoyage, empilées et rangées aux espaces prévus à cet effet en respectant les consignes affichées,

Cuisine - WC -— lavabos = électroménager:

Ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement au moment de l'état des lieux établi en fin de location,Envoyé en préfecture le 23/12/2024

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alle:

Le bénéficiaire devra procéder au rangement et au balayage complet,

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Le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots, confettis..…..)

Poubelles:

Le bénéficiaire devra emballer ses déchets dans un sac poubelle fermé tout en repestant le tri selectif sous peine de non restitution de la caution donnée à cet effet.

ARTICLE 6: CONDITIONS D'UTILISATION

Responsabilité du locataire

Pendant l'évènement, la présence du locataire est obligatoire. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. La commune décline toute responsabilité en cas de vol. Le locataire se doit de respecter les conditions de propreté, leurs limites et nombre maximal de personnes admises, tels qu'ils sont indiqués dans le contrat de location.

En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du locataire est engagée.

Sécurité et capacité des salles Pour chaque

salle municipale est fixée une capacité maximale indiquée dans le contrat de location. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsablité personnelle du locataire sera engagée.

D'une manière générale, le locataire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d'hygiène et de sécurité, en particulier:

— La circulation des utilisateurs ne doit pas géner aux abords, à l'intérieur de la salle et à proximité des issues de secours;

— Les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non respect de cette consigne engagera la responsabilité du locataire et pourra entrainer l'arret immédiat de la manifestation; — Les blocs autonomes, les issues de sécurité doivent rester visibles;

— Les installations techniques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées ou surchargées; — Il est formellement interdit de planter des clous, punaises.) de percer, d'agrafer, de coller (avec de la colle ou du ruban adhésif...) dans quel qu'endroit que ce soit de la salle et de ses dépendances;

— il est formellement de positionner des décorations non classées sécurité incendie (tentures, guirlandes, rideaux..);

— Les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location:

— Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles municipales et/ou installés

dans leurs abords (four, barbecue, bouteille de gaz...):

— _ilest interdit d'installer un chapiteau ou structure;

— Les animaux sont interdits même tenus en laisse ou portés dans les bras ou un sac;

— L'utilisation de produits psychotropes et stupéfiants est prohibée.

En cas de sinistre, le locataire doit obligatoirement:

— Prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique,

— Assurer la sécurité des personnes,

— Ouvrir les portes de secours,

— alerter les pompiers : Tél : 18,

— Alerter la commune.

De plus, le locataire se doit d'éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle, 11 garantit l'ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. 11 évite les cris et interdit tout dispositif bruyant (pétards, feux d'artifices...

Il est, en outre rappelé qu'il est interdit de fumer et de vapoter dans les lieux publics, que lesEnvoyé en préfecture le 23/12/2024

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1D : 059-215904913-20241219-DELIB20241222-DE

dispositions relatives à l'ivresse publique sont applicables, notamment l'interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l'accès aux équipements est interdit aux personnes en état d'ébriété.

Enfin les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes moeurs.

Propreté:

Le nettoyage de la salle et de ses annexes ou dépendances, de son matériel et de ses abords est à la charge du locataire. Si le lieu n'est pas rendu dans un état satisfaisant, il sera notifié dans l'état des lieux et la commune pourra faire procéder à un nettoyage aux frais du locataire. Une facture détaillée sera transmise au domicile du locataire pour réglement.

Le matériel abimé sera mis de côté pour l'état des lieux. Les services municipaux procédéront au constat des dommages. La facture sera transmise au locataire.

Fermeture des lieux:

Avant de quitter les lieux, le locataire s'assure de l'absence de risque d'incendie, d'inondation ou d'intrusion. Il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et issues de secours fermées, que les ordures soient déposées dans les containers ou poubelles prévues à cet effet.

Etat des lieux et clés:

Les clés des salles seront remises par l'intermédiaire de l'agent en charge de cette fonction. Les clés seront rendues après l'état des lieux en présence du locataire et du responsable de la salle sur Rendez vous.

Si la salle n'est pas correctement nettoyée ou rangée, le responsable le stipulera dans l'état des lieux, un exemplaire sera remis au locataire, un autre sera transmis en mairie pour suite à donner.

En cas de perte des clés ou des badges, celles-ci seront facturées selon le tarif déterminé par la délibération.

Autres obligations:

S'il y a lieu, le locataire s'acquitte de ses obligations vis à vis de l'administration fiscale, de l'URSAFF, de la SACEM,..

En cas d'ouverture d'un débit de boisson temporaire, le locataire sollicite une demande d'autorisation écrite auprès de la commune et effectue les déclarations nécessaires.

ARTICLE 7: CONDITIONS D'ANNULATION

La ville se réserve la possibilité d'annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités.

En cas d'événement exceptionnel (élections, campagnes électorales, plan d'hébergement d'urgence...) la location de salle pourra être annulée sans préavis. Le locataire se verra rembourser le montant des sommes versées sans contrepartie ou pourra bénéficier d'un report de location.

A Raismes, le 19 décembre 2024

Le Maire,

Aymeric ROBII