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unknown - Le Havre Seine Métropole (communauté urbaine) - DELB 20220146 01
Document publié le Jeudi 19 mai 2022
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Thèmes du document : Justice et droit, Culture et patrimoine, Médias,
Convention de versement 2022 – Communauté urbaine et HB Production – WE Béton 1
CONVENTION DE VERSEMENT
Entre
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole
et
l’association HB PRODUCTION
Un Week-End Béton 2022 - Le Havre
ENTRE :
LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE, représentée par son Président en exercice ou son représentant, agissant en cette qualité et en vertu d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 19 mai 2022
Désignée dans ce qui suit par " la Communauté urbaine"
D'UNE PART,
ET :
HB PRODUCTION, association Loi 1901, 21 rue Notre Dame – Les Hortensias, 76790 Etretat, représentée par son Président, Monsieur Emmanuel BROCHEC, ou son représentant,
Désignée dans ce qui suit par les mots « HB Production »
D'AUTRE PART,
IL A TOUT D’ABORD ÉTÉ EXPOSÉ CE QUI SUIT :
Le weekend Béton est une manifestation qui cette année fêtera sa 4 ème année d’existence du 26 au 28 aout 2022. Ce weekend Béton, est un projet transversal qui vise à célébrer la ville du Havre dans toute sa splendeur, à travers des temps forts musique sur le quai Southampton, des parcours expérientiels en ville, des conférences sur le Havre et son avant-gardisme architectural, et enfin à travers des rendez-vous culinaires novateurs. Le weekend Béton est en train de devenir un rendez-vous phare pour les havraises et les havrais et se développe année après année auprès d’une audience nationale, ce qui participe à l’attractivité du territoire, via un projet à l’image des fondamentaux de la ville du Havre.
Les enquêtes de fréquentation menées par l’association organisatrice indiquent que le festival attire en moyenne 10 000 visiteurs par édition, avec un panier moyen de 450 € par festivalier. Le festival est ouvert à tous, habitants de la Communauté urbaine et touristes. Par sa programmation, les organisateurs souhaitent attirer un public jeune et national.
Le weekend Béton, de par sa programmation, ses réseaux, ses communautés, et sa communication dont une belle partie fait la promotion du territoire, dispose d’une très bonne visibilité en social media. Au titre de son action en faveur de l’attractivité du territoire et du tourisme, il est proposé que la Communauté urbaine soutienne l’édition 2022 du weekend Béton, en lui attribuant une subvention de 20 000 € maximum, sur la base des dépenses réellement engagées et justifiées selon les modalités prévues à la convention.
C'EST DANS CES CONDITIONS QU'IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir le montant, les conditions de versement, d’utilisation et de contrôle d’une subvention de la Communauté urbaine, versée à HB Production pour permettre l’organisation de l’évènement du weekend Béton du 26 au 28 aout 2022, tel que décrit en préambule. Convention de versement 2022 – Communauté urbaine et HB Production – WE Béton 2
TITRE 1 : OBLIGATIONS DE HB PRODUCTION
ARTICLE 2 : RESPONSABILITE SUR L’EVENEMENT « BÉTON 2022 »
HB Production dégage la Communauté urbaine de toute responsabilité sur le weekend Béton qu’il organise, y compris concernant le matériel qui pourrait être éventuellement mis à sa disposition par la Communauté urbaine. En aucun cas, la responsabilité de la Communauté urbaine ne pourra être mise en cause. A cet effet, HB Production obtiendra notamment, des autorités compétentes dont les communes concernées, toutes les autorisations (y compris de la Communauté urbaine, le cas échéant) et prendra toutes les assurances et autres mesures nécessaires.
ARTICLE 3 : ACCESSIBILITE
HB Production s’engage à maintenir une accessibilité du festival au plus grand nombre et donc à garder un principe de politique tarifaire accessible pour les spectateurs. HB Production sera libre de mettre en place un système de réservation à l’avance de places.
HB Production, comme organisateur, pourra cependant refuser l’accès au festival à toute personne dont la tenue ou le comportement serait jugé par lui incompatible avec le bon déroulement ou la sécurité de cet évènement.
ARTICLE 4 : UTILISATION DE LA SUBVENTION
HB Production s’engage à utiliser intégralement la subvention de la Communauté urbaine dans le cadre du weekend Béton et à pouvoir justifier de cette utilisation auprès de la Communauté urbaine. Dans ce cadre, HB Production s’engage :
- A faire figurer dans les annexes comptables fournies à la Communauté urbaine, les éléments permettant d’identifier l’origine, le montant total et la nature (fonctionnement ou équipement) de l’ensemble des recettes publiques reçues toutes provenances confondues ;
- A nommer un Commissaire aux Comptes suppléant, dès lors (non cumulatif) :
Que l’association aura reçu de la Communauté urbaine, l’année civile précédente, un montant cumulé de plus de 75 000 € de concours financiers ;
Que l’association exerce une activité économique et dépasse, à la fin de l’exercice ou l’année civile précédente, les chiffres ci-dessous pour deux des trois critères suivants (décret N° 85-295 du 1er mars 1985) :
∑ Effectif salarié supérieur à 50 personnes,
∑ Chiffre d’affaires H.T. supérieur à 3,1 millions d’euros,
∑ Total du bilan comptable supérieur à 1,55 millions d’euros ;
Que l’association bénéficie d’une subvention publique supérieure à 153 000 €, l’année précédente, toutes provenances confondues (loi n°93-122 du 29 janvier 1993 et décret n°93-568 du 27 mars 1993) ;
- A tenir une comptabilité conforme aux règles en vigueur (registres, livres, pièces justificatives…) ; - A s’interdire la distribution (assimilable à une subvention, c’est-à-dire sans contrepartie véritable et conforme à son objet statutaire) de fonds publics à d’autres associations, collectivités privées ou œuvres, comme le stipule le décret-loi du 2 mai 1983, ainsi que tout prêt ou avance à des personnes physiques ou morales ;
- A se conformer aux dispositions de l’article 10 de la loi n°200-231 du 12 avril 2000 et à son décret d’application n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatifs à la transparence financière des aides octroyées par les Personnes Publiques ;
- A procéder, pour toutes les opérations, achats ou travaux dont le montant est supérieur à 15 000 €, à une consultation formelle aussi large que possible auprès des fournisseurs potentiels ; - A restituer à la Communauté urbaine, les cotisations ou subventions perçues, si leur affectation n’était pas respectée, et ce conformément au décret du 30 juin 1934 ;
- A tenir informée la Communauté urbaine, en temps réel, de toute situation déclarée de cessation de paiement ;
- A transmettre à la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours de son prononcé, tout document juridique entrant dans le cadre de la loi 85-98 du 25 janvier 1985 sur le redressement ou la liquidation Convention de versement 2022 – Communauté urbaine et HB Production – WE Béton 3
judiciaire (jugement du tribunal constatant la cessation de paiement, le redressement judiciaire, la nomination d’un administrateur judiciaire, etc.) ;
- A informer la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours, lors de la mise en place d’une procédure d’alerte par le commissaire aux comptes de l’association.
ARTICLE 5 : PARTENARIAT SUR LA PROGRAMMATION
HB productions s’engage à une collaboration opérationnelle avec les équipes du Pays d’art et d’histoire dans le cadre de sa programmation de visites, d’ateliers, et de conférences, et à communiquer sur les actions portées directement par le Pays d’art et d’histoire Le Havre Seine Métropole.
Il s’agit de pouvoir déployer de nouveaux formats afin de toucher de nouveaux publics, moins habitués des programmations culturelles autour du patrimoine.
Plus largement, des collaborations avec les services de la Communauté urbaine ainsi qu’avec l’Office de tourisme Le Havre Etretat Normandie tourisme pourront être envisagées.
ARTICLE 6 : COMMUNICATION DE L’EVENEMENT
La communication de l’évènement sera réalisée par HB Production. HB Production s’engage à faire apparaître le logo de la Communauté urbaine sur l’ensemble des outils de communication (invitations, flyers, programme, annonces presse, réseaux sociaux, sur site…) et de manière plus générale à mentionner le soutien de la Communauté urbaine lors de ses communications.
HB Production s’engage à transmettre à la Communauté urbaine les fichiers numériques des documents de communication afin que celle-ci puisse le cas échéant les relayer. A l’issue de la manifestation, HB Production fournira à la Communauté urbaine un retour en images, au format jpeg et libres de droit, sur l’édition afin que celle-ci puisse valoriser sa participation au projet.
La Communauté urbaine sera ainsi invitée à participer aux éventuelles conférences de presse sur l’évènement.
TITRE 2 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNAUTE URBAINE
ARTICLE 7 : SUBVENTION EXCEPTIONNELLE
Conformément à la délibération de son Conseil Communautaire, la participation financière de la Communauté urbaine est fixée à 20 000 € maximum, soit environ 5% du montant prévisionnel des dépenses, estimé à 376 000€ TTC.
Cette somme sera versée de la manière suivante :
- 50% à l’issue de la notification de la présente convention
- 50% sur appel de fonds de HB Production après présentation du bilan moral et financier de l’édition 2022 du Week-End Béton
La Communauté urbaine se libérera des sommes dues, dans les 30 jours après réception de l’appel de fonds et transmission du bilan moral et financier par virement sur le compte bancaire ouvert au nom de HB Production auprès de son établissement bancaire (joindre RIB).
ARTICLE 8 : CONTROLE DE LA COMMUNAUTE URBAINE
HB Production rendra compte régulièrement à la Communauté urbaine pour le compte de ses actions au titre de la présente convention.
Au titre de l’article L 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales, HB Production s’engage à faciliter le contrôle de la Communauté urbaine, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, de l’utilisation des aides attribuées et d’une manière générale de la bonne exécution de la présente convention. Sur simple demande de la Communauté urbaine, HB Production devra lui communiquer tout document de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utile. Dans ce cadre, HB Production s’engage en particulier à lui communiquer les procès- verbaux des assemblées générales toutes modifications statutaires.
HB Production s’engage à conserver l’ensemble des pièces justificatives de l’emploi des fonds pendant 10 ans. Convention de versement 2022 – Communauté urbaine et HB Production – WE Béton 4
HB Production transmettra à la Communauté urbaine et au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, un compte rendu moral et financier, conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, lequel attestera de la conformité des dépenses effectuées liées à l’objet de la subvention et au budget prévisionnel fourni.
Le compte rendu moral et financier comportera les éléments suivants :
- Résultat qualitatif de l’action réalisée (description précise de la mise en œuvre de l’action, nombre approximatif de personnes bénéficiaires par type de public, dates et lieux de réalisation, objectifs de l’action atteints ou non au regard des indicateurs utilisés) ;
- Tableau de synthèse détaillé des dépenses et recettes (type compte de résultat). Les charges indirectes font l’objet d’une explication sur leur clé de répartition ;
- Rapport d’activité.
HB Production transmettra également sur demande de la Communauté urbaine : - Le rapport de gestion présenté à la dernière Assemblée Générale ;
- Les derniers comptes annuels détaillés (compte de résultat, bilan et annexes) approuvés par l'Assemblée Générale de l'association et obligatoirement établis selon le plan comptable en vigueur ou établis par un expert-comptable agréé ou validés par un Commissaire aux Comptes agréé ; - Le rapport général et spécial du Commissaire aux Comptes agréé portant sur les comptes annuels de l’exercice précédent (si nécessaire – confer article 4) ;
- Les statuts et toute modification statutaire ainsi que la liste à jour des membres du bureau en cas de modification ;
- La situation sociale de l’Association.
De plus, HB Production fournira un exemplaire de la décision de l’Assemblée Générale fixant les montants des cotisations sollicitées à ses membres, dont la Communauté urbaine le cas échéant. La Communauté urbaine pourra procéder ou faire procéder par les personnes de son choix aux contrôles qu’elle jugera utiles.
La conformité de ces éléments contrôlés par la Communauté urbaine (notamment contrôle du fait que l’opération n’est pas excédentaire), ainsi que la réception de l’appel de fonds, déclenchera le versement du solde de la subvention.
En cas de non-conformité (persistante après demandes d’éclaircissement) ou opération en excédent, le montant de la subvention pourra être remis en cause. Il pourra dès lors ne pas être versée la totalité du solde, voire être demandé le remboursement de tout ou partie du premier versement.
TITRE 3 : CONDITIONS GENERALES
ARTICLE 9 : SUSPENSION DE VERSEMENT ET RESTITUTION
La Communauté urbaine peut suspendre ou remettre en cause le montant de la subvention, ou exiger la restitution de tout ou partie des sommes déjà versées, en cas de non-application, de retard significatif ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la présente convention.
S’il est constaté, notamment, que HB Production ne produit pas dans les délais impartis les documents visés dans la présente convention, trente jours après une mise en demeure restée sans résultat, la Communauté urbaine peut suspendre tout ou partie de la subvention restant à effectuer ou exiger la restitution des fonds déjà versés. En cas de restitution, un titre de perception sera émis à l’encontre du bénéficiaire.
ARTICLE 10 : RESILIATION
En cas de non-respect par l’une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l’expiration d’un délai de 2 mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception ;
La résiliation par la Communauté urbaine ne pourra ouvrir droit à indemnisation. Convention de versement 2022 – Communauté urbaine et HB Production – WE Béton 5
La résiliation de la convention aux torts de HB Production pourra impliquer à l’expiration du délai de deux mois et à l’initiative unique de la Communauté urbaine, la restitution immédiate des subventions versées. Un titre de recette sera alors remis à cet effet.
ARTICLE 11 : ANNULATION
Force Majeure
En cas d’annulation pour des raisons de force majeure le montant de la subvention sera recalculé au prorata des dépenses réellement engagées sur présentation par HB production des factures acquittées, dans la limite de 20 000€ maximum.
L'absence ou l'insuffisance de public, quelle qu'en soit la cause, ne saurait constituer en elle-même un cas de force majeure au sens des stipulations qui précèdent.
Annulation
Toute annulation du fait de HB Productions hors force majeure devra être accompagnée d’un justificatif et entraîne l’obligation de ce dernier à reverser à la Communauté urbaine, suite à l’émission d’un titre de paiement par cette dernière, le remboursement des sommes éventuellement perçues.
Crise sanitaire
En cas de crise sanitaire, de mesures règlementaires extérieures à chacune des parties empêchant la bonne tenue du festival, le montant de la subvention sera recalculé au prorata des dépenses réellement engagées sur présentation par HB production des factures acquittées, dans la limite de 20 000€ maximum.
ARTICLE 12 : DATE D’APPLICATION
La présente convention sera applicable après notification, à HB Production, par la Communauté urbaine.
ARTICLE 13 : CONTESTATION ET DROIT APPLICABLE
Tout différend né de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention, qui ne pourrait être résolu à l’amiable entre les parties, sera porté devant le tribunal compétent (tribunal administratif de Rouen).
Fait au Havre,
En deux exemplaires
Pour la Communauté urbaine Pour HB Production
Emmanuel Brochec