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unknown - Communauté de communes - Oise Picarde - AR Annexe au point 20 Projet de convention secretaires
Document publié le Jeudi 19 décembre 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Oise Picarde - AR Annexe au point 20 Projet de convention secretaires)
Thèmes du document : Travail et emploi, Consommateurs, Assurance,
Convention de mise EN PLACE du service commun
« SECRETAIRES DE MAIRIE »
Entre les soussignés :
La communauté de communes du Plateau Picard, représentée par son Président dûment habilité par délibération du ……………………, M Olivier DE BEULE, ci-après dénommé "la communauté de communes",
d'une part,
Et :
La commune de …………………………………………………… représentée par son Maire, …………………………………….. dûment habilité par délibération n° ………… du …………………………………………, ci-après dénommé "la commune ",
d'autre part,
Vu l’article 67 de la Loi n° 2014-58 portant Modernisation de l’Action Publique Territoriale et d’Affirmation des Métropoles,
Vu l’article 72 de la Loi n° 2015-991 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République,
Vu le Code général des collectivités territoriales, et notamment son article L. 5211-4-2 ;
Vu l'arrêté préfectoral en date du 29 mars 2022, arrêtant les statuts de la communauté de communes du Plateau Picard, précisant ses compétences et son régime fiscal,
Vu la délibération n° 21C/06/01 portant sur l’approbation du pacte de gouvernance,
Vu la délibération n° portant sur la création d’un service commun « secrétaires de mairie » et approuvant le projet de convention de mise à disposition de services entre la communauté de communes du Plateau Picard et ses communes membres,
Accusé de réception en préfecture
060-246000566-20241219-24C0721-DE
Date de télétransmission : 23/12/2024
Date de réception préfecture : 23/12/2024 2
PRÉAMBULE
Le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structures contractantes et de rationaliser les moyens mis en œuvre pour l'accomplissement de leurs missions.
En l'espèce, le service commun intervient dans le(s) domaine(s) suivant(s) :
Secrétariat de mairie, agents polyvalents des services administratifs
Cette mutualisation a vocation à accompagner les communes et leur proposer une solution pour faire face à la pénurie de secrétaires de mairie dans les communes rurales (temps d’emploi non complet, responsabilité, travail isolé, …), à de nombreux départs en retraite dans les années à venir, et assurer le remplacement ponctuel pour gérer les cas d’urgence en l’absence des secrétaires de mairie titulaires.
S’agissant d’un service mis en place à titre d’expérimentation, et dans ce cadre, seules pourront être adhérentes, les communes qui n’ont plus de secrétaires de mairie ou dont les secrétaires de mairie feront valoir leur droit à la retraite dans les 2 ans.
Une mise à disposition des agents des services communs pourra être effectuée en cas de nécessité de remplacement impromptu (arrêt maladie, etc.), mais les congés annuels ne feront pas l’objet de remplacement, sauf urgence après accord du Président.
Le service est créé pour une durée de 3 ans, car à titre expérimental, à l’issue desquels un bilan décidera de sa reconduction.
La présente convention est élaborée sur la base de la fiche d’impact figurant en annexe de la convention (annexe n°1).
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QU'IL SUIT
ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION
La commune et la communauté de communes décident de créer un service commun dans le domaine :
- Service administratif de secrétaires de Mairie
Le service commun implique la mise à disposition d’un agent remplaçant un secrétaire de mairie lors de son départ à la retraite, ou de son départ de la commune, ou pour des remplacements ponctuels imprévus.
Chacun des participants est acteur et coresponsable de la gestion du service commun. La mise en place de services communs émane de la volonté consensuelle de toutes les parties à s’engager communément et de s’associer pour élaborer collectivement un service performant.
Cette convention a pour objectif :
- De valoriser l’engagement des acteurs,
- De définir les responsabilités de chacun : les communes volontaires et la Communauté de communes s’engagent à la respecter.
ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION DU SERVICE COMMUN
Accusé de réception en préfecture
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Les situations dans lesquelles les communes pourront avoir recours au service sont les suivantes, par ordre de priorité :
1. Départ à la retraite,
2. Mutation / démission,
3. Absence de l’agent pour raison de santé pour une durée supérieure à un mois.
Les situations 1 et 2 impliquent une adhésion pour les 3 ans de la convention, qui pourra être éventuellement prolongée par avenant, ci-après dénommée adhésion permanente ; la situation 3 implique une adhésion ponctuelle, pour la durée du remplacement, qui pourra également être prolongée par avenant, ci-après dénommée adhésion provisoire.
Les arbitrages pourront être effectués en fonction de la durée du remplacement et des ressources disponibles en interne à la CCPP.
Il est important de souligner que le service commun implique la mise en place de solidarité, pour permettre la possibilité d’assistance auprès des communes.
La communauté de communes du Plateau Picard se réserve le droit de faire appel à un prestataire extérieur pour rendre le service.
Aucune délégation de signature ne pourra être donnée à l’agent, le maire devra signer électroniquement lui-même.
ARTICLE 3 : LA SITUATION DES AGENTS DES SERVICES COMMUNS
Le service commun est administrativement, financièrement et juridiquement rattaché à la communauté de communes. Les agents sont sous l’autorité hiérarchique du Président de la communauté de communes pour le temps de travail dédié au service commun. L’autorité gestionnaire des fonctionnaires et agents non titulaires affectés au service commun, est le Président de l’EPCI.
Le service commun est ainsi géré par le Président de l’EPCI qui dispose de l’ensemble des prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Dans ce cadre, l’entretien professionnel annuel des agents exerçant leurs missions dans un service commun relève de la compétence du Président de l’EPCI. Lorsqu'un agent relevant statutairement de la commune ne remplit qu'en partie ses fonctions dans un service commun, la commune et la communauté de communes devront se coordonner pour son évaluation professionnelle.
Les agents sont placés, pour l'exercice de leurs fonctions, sous l'autorité fonctionnelle du Maire, en fonction des missions qu'ils réalisent.
Le pouvoir disciplinaire relève du Président de l’EPCI mais sur ce point le Maire peut émettre des avis ou des propositions et le Président de l’EPCI s’engage à consulter, sauf urgence ou difficulté particulière, le Maire dans l’exercice de ces deux prérogatives, sans pourtant que l’omission de cette consultation puisse vicier la procédure disciplinaire. Le Maire ou le cas échéant, le président, peut saisir, autant que de besoin, l'autorité de nomination d'un agent rattaché au service commun pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.
Les dommages susceptibles d'être causés dans le cadre de l'exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux agents des services mutualisés relèvent de sa responsabilité exclusive, dans le cadre des contrats d'assurance souscrits à cet effet, notamment au titre de la responsabilité civile de la commune vis-à-vis de l’agent.
La communauté de communes et la commune s’engagent mutuellement à renoncer à tout recours entre elles.
Elles s’engagent à communiquer à leurs compagnies d’assurance respectives les clauses de la convention, et notamment les engagements de non recours. Accusé de réception en préfecture 060-246000566-20241219-24C0721-DE Date de télétransmission : 23/12/2024 Date de réception préfecture : 23/12/2024 4
Le Président de l’EPCI adresse directement aux cadres dirigeants des services concernés par la présente convention toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches qu'il confie audit service. Il contrôle l'exécution de ces tâches en tant qu’autorité gestionnaire des fonctionnaires et agents non titulaires. Mais il adresse copie de ces actes et informations au Maire de la commune.
L’EPCI fixe les conditions de travail des agents ainsi affectés au service commun. La communauté de communes prend les décisions relatives aux congés annuels et en informe la commune qui, sur ce point, peut émettre des avis.
Il pourra être demandé aux communes adhérentes, en fonction de leurs capacités, de participer à la mise en place du service commun de plusieurs façons :
- Période d’immersion : les communes s’efforceront d’accueillir et ainsi de former au sein de leurs services, l’agent remplaçant
- Tutorat : les agents qui accepteront cette mission constitueront un réseau de référents que l’agent remplaçant pourra solliciter en cas de difficulté.
- Engagement moral de non recrutement : les communes s’engagent à ne pas recruter directement l’agent qui doit rester « mutualisé » au profit de toutes les communes adhérentes. Cet engagement moral sera pris pour la durée de la convention.
ARTICLE 4 – LA GESTION DES SERVICES COMMUNS
La mutualisation des services suppose une réelle ambition managériale partagée entre les communes et la communauté de communes, afin de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue du service : la mise en place d’une pédagogie des enjeux :
La création d’un leadership partagé,
L’évaluation du service,
La valorisation des agents,
La participation au groupe de travail,
La participation à la mise en œuvre du plan d’action de prévention des risques professionnels.
Le planning de l’agent, les temps de présence en mairie ou dans les locaux de la communauté de communes, pendant le temps dédié à la commune, objet de la présente convention, ainsi que toute précision relative aux conditions de travail de l’agent, sont précisés en annexe (annexe n°3).
4.1 - Engagements de la communauté de communes
L’EPCI délivre les autorisations de travail à temps partiel et autorise les congés de formation professionnelle ou pour formation syndicale après avis de la commune si celle-ci en formule la demande.
En fonction de la mission réalisée, les agents affectés à un service commun sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Président de L’EPCI ou du Maire.
La communauté de communes met à disposition de la commune, un agent pour le temps défini dans la présente convention, ainsi que le matériel informatique et bureautique nécessaire à la réalisation de la mission dans les locaux de l’EPCI.
L’EPCI assure les formations de l’agent, la mise à disposition d’un service support, la continuité de fonctionnement du service, ainsi que le remplacement de l’agent absent, en fonction des disponibilités du service.
4.2. Engagements de la commune
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Les agents intercommunaux des services communs travaillent au service des communes, à ce titre, il incombe des obligations au Maire vis-à-vis des agents qui viennent travailler sur le territoire :
- Assurer de bonnes conditions de travail aux agents dans chaque commune. Le Maire doit par exemple s’assurer que les agents travaillent en sécurité en travaillant avec le matériel approprié à chacun des travaux, et en bon état ;
- Veiller au respect du règlement intérieur de la communauté de communes par les agents : ponctualité, respect des plannings et des temps de pause, assiduité, respect des ordres du supérieur, soin du matériel, modifications en cas de canicule ou de grand froid … ;
- Veiller au respect du travail effectué par les agents ;
- Donner aux agents les moyens de réaliser un travail de qualité : notamment par la mise à disposition dans ses locaux d’un bureau équipé d’un ordinateur, avec une connexion internet et une imprimante / photocopieur/scanner, ainsi que toutes les fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement ;
- Disposer des logiciels métiers (comptabilité, ressources humaines, état civil, élections, …) en mode hébergé afin de permettre à l’agent d’exercer sa mission depuis les locaux de la CCPP ; - Adhérer au service de sauvegarde mutualisé proposé par l’EPCI.
La commune s’engage à compléter les différents documents / tableaux de bord de suivi du service commun et de la qualité des travaux réalisés.
La commune participant au service mutualisé s’engage enfin à participer à :
- La commission dédiée au service commun,
- La définition et mise en œuvre du programme annuel de prévention des risques professionnels.
Le maire ne devra pas appeler en dehors des heures ouvrées (numéro spécifique centralisé à la CCPP dédié aux élus).
ARTICLE 5 - MODALITES D’ADHESION
Sous réserve des précisions indiquées en préambule, chaque commune adhère librement au service commun après délibération de son conseil municipal validant la démarche et autorisant la signature de la convention. Une copie de cette délibération sera adressée à la communauté de communes après transmission au contrôle de légalité.
L’adhésion sera formalisée par la signature, par le maire, de la convention.
Deux types d’adhésion sont possibles, en fonction du besoin de la commune :
- Adhésion permanente : pour la durée de la convention (3 ans), pour le remplacement d’un agent muté/démissionnaire/à la retraite ;
- Adhésion ponctuelle : définie pour une durée précise, pour le remplacement d’un agent absent pendant une durée supérieure à un mois. Cette adhésion ponctuelle est soumise à la disponibilité des ressources en terme de temps d’emploi disponible des agents du service commun.
ARTICLE 6 – RESOLUTION DES CONFLITS
Le service commun ne pouvant être considéré comme un prestataire de services (cf article 1), la résolution des problèmes et des difficultés ne pourra s’envisager que de manière collective, les responsabilités étant partagées.
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Dès la signalisation de difficultés récurrentes au sein du service mutualisé, par la commune ou la communauté de communes, une rencontre sera organisée afin de trouver des solutions collectives et de mettre en place des actions correctives. Le suivi et l’évaluation de ces mesures sera conjointe.
ARTICLE 7 – MODALITES DE REMBOURSEMENT
Conformément à l’article D 5211-16 du code général des collectivités territoriales, « le remboursement des frais de fonctionnement des services communs s'effectue sur la base d'un coût unitaire de fonctionnement du service, multiplié par le nombre d'unités de fonctionnement constaté par la communauté ou la commune bénéficiaire de la mise à disposition. »
7.1. La détermination du coût unitaire de fonctionnement
La communauté de communes, en qualité de gestionnaire du service commun, a déterminé le coût unitaire de son fonctionnement à partir des dépenses réalisées pour le service commun, actualisées des modifications prévisibles des conditions d'exercice de l'activité au vu du budget primitif de l'année.
Les dépenses comprennent :
- Les charges de personnel : Salaires bruts des agents intercommunaux mis à disposition + charges patronales + régimes indemnitaires + participation aux titres restaurants + participation à la garantie maintien de salaire, adhésion CNAS… ;
- Remplacement du personnel en cas d’absence ou de congés (sur demande expresse de la commune) ;
- Frais de déplacement ;
- Frais de formation (formations professionnelles, tutorat…) ;
- Amortissement du matériel ;
- Frais divers de fonctionnement du service (frais de structure).
Le coût unitaire de fonctionnement a été fixé par délibération n°…. du Conseil Communautaire en date du 19 décembre 2024, à 29 € de l’heure.
Ce coût unitaire est établi pour la durée de la présente convention, et pourra être révisé chaque année, en fonction des évolutions des dépenses de la communauté de communes, par délibération du conseil communautaire.
7.2. La détermination des unités de fonctionnement
Une unité correspond à une utilisation du service commun par la collectivité bénéficiaire. L’unité retenue est l’heure de mise à disposition.
Un état annuel devra dresser la liste des recours au service, convertis en unités de fonctionnement, sur la base des états trimestriels dressés par le responsable des services, et validés par le Maire ou son représentant bénéficiaire de la présente convention.
Dans le cadre de la présente convention, la communauté de communes met à disposition de la commune de ……………………..…. un volume horaire de ………………... heures par mois.
Ce volume horaire est réparti entre les heures de présence en mairie et les heures de présence à la communauté de communes.
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Si la commune souhaite la présence de l’agent lors des conseils municipaux, des mariages, des élections, ou toute autre manifestation municipale, des heures complémentaires / supplémentaires pourront être effectuées, sous réserve que le Maire en ait informé par écrit la communauté de communes. Ces heures seront facturées, majorées selon la réglementation en vigueur.
Les heures complémentaires / supplémentaires, seront facturées en sus du volume horaire mensuel, chaque trimestre, sur la base d’un document établi par l’agent, reprenant les jours, et heures effectuées en sus, et signé par le représentant de la commune.
7.3. Modalités de facturation
La facturation du service sera trimestrielle, sur la base du volume horaire défini dans la présente convention, auquel viendra s’ajouter la facturation des heures complémentaires / supplémentaires effectuées sur le trimestre écoulé.
Les congés payés ne sont pas inclus dans le coût unitaire de fonctionnement, et feront donc l’objet d’une facturation, au même titre que quand l’agent est en service.
ARTICLE 8 – COMITE DE SUIVI
Le Président et le maire de la commune conviennent de se rencontrer une fois par an, pour effectuer le bilan de la mission.
Un comité de suivi est créé.
Il est chargé de :
- Réaliser un bilan annuel de la mise en œuvre de la présente convention. Ce bilan est intégré, ou annexé, au rapport annuel d’activité de l’EPCI visé par l’article L. 5211-39, alinéa 1er, du CGCT ; - Examiner les conditions financières de ladite convention, avec notamment la détermination du coût unitaire de fonctionnement annuel si nécessaire ;
- Le cas échéant, être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la communauté de communes et la commune.
ARTICLE 9 - MISE A DISPOSITION DES BIENS MATERIELS
Les biens affectés au service commun, par la communauté de communes, restent acquis, gérés et amortis par l’EPCI.
ARTICLE 10 – DUREE DE LA CONVENTION
10.1 Adhésion permanente
La présente convention est conclue, à partir de la date de sa signature par les deux parties, pour une durée de 3 ans.
Elle pourra être modifiée par voie d'avenant, envoyé en recommandé avec accusé de réception, avec un préavis de 6 mois, accepté par les deux parties.
10.2 Adhésion provisoire
S’agissant du remplacement d’un agent pour absence supérieure à un mois, la convention est conclue à partir du ……………… jusqu’au ………………. .
Elle pourra être modifiée par voie d’avenant, envoyé en recommandé avec accusé de réception, avec un préavis de 15 jours, accepté par les deux parties. Accusé de réception en préfecture 060-246000566-20241219-24C0721-DE Date de télétransmission : 23/12/2024
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Le coût de l’unité de fonctionnement, dans le cas de l’adhésion provisoire est majoré à 32 € par heure conformément à la délibération n°……………..du conseil communautaire en date du 19 décembre 2024.
ARTICLE 11 – AVENANT
La modification de la présente convention pourra être effectuée par voie d’avenant, accepté par les deux parties.
ARTICLE 12 – SORTIE DU SERVICE COMMUN
Dans le cadre du principe de libre administration des collectivités territoriales qui est consacré par la Constitution en son article 72, la sortie du service commun est possible.
Néanmoins, en cas de rupture de la convention, les conséquences seront les suivantes :
- La sortie du service mutualisé ne pourra être effective qu’après l’expiration d’un délai de préavis de 6 mois ;
- La commune ne pourra plus en bénéficier par la suite et ce pour le restant de la durée du mandat ; - Concernant les conséquences financières et en termes de ressources humaines, la commune devra s’acquitter d’un ticket de sortie dont le montant est égal au coût de fonctionnement du service pendant 18 mois pour la commune, conformément au volume horaire et au coût de fonctionnement validés dans la présente convention.
ARTICLE 13 – JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE
En cas de litige résultant de l'application de la présente convention et d'échec des négociations amiables, le Tribunal administratif d’Amiens est compétent.
A Le Plessier sur St Just,
Le …………….
Le Maire de la commune Le Président de la communauté de de ………………………. communes du Plateau Picard
M./MME Olivier DE BEULE
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Annexe n° 1 à la convention – Fiche d’impact sur la situation du personnel
Le personnel de l’EPCI
Domaine d'impact Nature de l'impact Degré de l'impact1 Description de l'impact
Quid ?
Ce qui est à faire ou à
mettre en place
Acteur(s)
Organisation /
Fonctionnement
Lieu de travail/locaux :
EPCI/mairie 3
Prise de poste sur l’EPCI avec
mobilité sur la commune selon
les besoins du service commun.
Proratisation du temps de travail
à mettre en place
Information de l’agent
Elaboration de
l’organigramme de la
commune, adaptation des
moyens de transport et de
communication avec les
agents/élus
Direction
générale
RH
Responsable
service
commun
Culture de l’établissement 1
Agent employé initialement par
la Communauté de communes
donc pas de changement
Néant Néant
Fonctionnement du service
commun
Organigramme
Liens hiérarchiques/Liens
fonctionnels
3
Lien hiérarchique : CCPP
Lien fonctionnel : mairies
concernées Information de l'agent
Maires / RH /
Responsable
service
commun
Technique/métier
Fiche de poste 3 Fiche de poste dédiée au service commun
Formation à mettre en
place : CNFPT / CDG et
période d'immersion dans
les communes
Maires / RH /
Responsable
service
commun
Moyens/outils de travail 3
Ordinateur portable - prime
d’itinérance ou frais de
déplacement
Arbitrage à effectuer Président /
DG
1 Possibilité de noter de 1 à 4 ou d’utiliser un code couleur : 1 = aucun impact / 2 = faible impact / 3 = fort impact / 4 = très fort impact
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Situation statutaire /
Conditions de travail
Position statutaire 1
Affectation
3
La résidence administrative est
inchangée mais déplacements
fréquents dans les communes
pour prendre son poste en mairie
Remboursement frais de
déplacement selon barème
fiscal ou attribution de
véhicules de service avec
remisage à domicile
RH/Finances /
responsable
service
Temps de travail/Aménagement
du temps de travail/temps
partiel
3
Temps de déplacement pas
toujours compris dans le temps
de travail
Information de l'agent Responsable
service / RH
Régime indemnitaire 1 RIFSEEP et NBI Information de l'agent Responsable service / RH
CET / Congés 2 temps complet et acquisition de RTT
Information de l'agent Responsable
service / RH
Action sociale 1 Tickets restaurant - CNAS Information de l'agent Responsable service / RH
(Ce document est proposé à titre indicatif ; il peut être complété ou modifié. Une fiche est à réaliser par agent ou groupe d’agents dans une situation identique)
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Annexe n° 2 à la convention – planning de travail de l’agent pour la commune de ………………………..
Jour Mairie Permanence ouverture au public en mairie
CCPP
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Les conseils municipaux ont lieu les ………, à partir de ….h……..
La commune souhaite la présence de l’agent :
- aux conseils municipaux
- aux cérémonies d’état civil (mariages, baptêmes, …)
- aux élections (ouverture du bureau, clôture du scrutin, etc…)
- aux manifestations communales suivantes :
J’ai bien noté que la présence de l’agent aux conseils, élections, mariages, manifestations municipales diverses, effectuées en dehors des horaires de présence prévus ci-dessus, donneront lieu à la facturation d’heures supplémentaires / complémentaires selon la réglementation en vigueur.
Fait à , le
Signature du représentant de la commune
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