Déliberation - DCM 2024 035 annexe

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Déliberation - DCM 2024 035 annexe Document publié le Vendredi 5 juillet 2024 par la commune d'Entrecasteaux. Lien du pdf (Déliberation - DCM 2024 035 annexe)Thèmes du document : Travail et emploi, Banque, Grandes et moyennes entreprises, Envoyé en préfecture le 15/07/2024 15/07/2024 Maure 1 5 JUIL, 202 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE ASSSEMBLEE SPECIALE de la Société Publique Locale « I. D, 83 » du Lundi 17 juin 2024 Résolution n°1: Rapport d'activités de l'exercice 2023 et plan d'actions 2024 En vertu de l'article 30-1 des statuts de la SPL « 1D83 », et conformément à l'article L 225-100 du Code du Commerce modifié par la loi n°2012-387, le Conseil d'Administration présente à l'Assemblée Générale Ordinaire, son rapport ainsi que les comptes annuels accompagnés du rapport de gestion y afférent. L'Assemblée Générale Ordinaire est réunie au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l'exercice. Le rapport d'activité de la Société sera présenté par le Directeur Général - délibération n° 1. Le rapport et bilan des comptes annuels sera présenté par le représentant de la Société D2 Conseil - délibération n°2. Le Commissaire aux comptes interviendra enfin pour présenter son rapport sur les comptes annuels et son rapport spécial sur les conventions - délibération n° 3. Le rapport d'activités 2023 de la SPL évoquera les points suivants : 1) Etat de l'actionnariat 2) Etat de la gouvernance en 2023 3) Activité de la société en 2023 4) Examen des objectifs du plan d'actions 2024Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 Pwiiéle À 5 JUIL, 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE 1) ETAT DE L’'ACTIONNARIAT La Société Publique Locale « ID83 » dispose d'un capital social de 151 200 euros correspondant à la valeur nominale de 756 actions de 200 euros chacune, Les actions sont nominatives et indivisibles à l'égard de la société. Elles donnent lieu à une inscription à un compte ouvert par la Société Publique Locale au nom de l'actionnaire dans les conditions et selon les modalités prévues par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Pour siéger au Conseil d'Administration de la société, chaque administrateur doit posséder au moins 42 actions (756 divisé par 18). 2) ETAT DE LA GOUVERNANCE EN 2023 a) Le Conseil d'Administration : La SPL est administrée par un Conseil d'Administration de 18 membres, composé exclusivement de représentants actionnaires. Tout actionnaire a droit, au moins, à un représentant au Conseil d'administration. Toutefois, si le nombre maximal de membres ne suffit pas à assurer la représentation directe de toutes les collectivités territoriales ayant une participation réduite au capital, ils sont réunis en Assemblée Spéciale, ce qui est le cas pour la SPL « ID83 ». La durée du mandat des administrateurs est de 6 ans. Le Conseil d'administration détermine les orientations de l'activité de la société et veille à leur mise en œuvre. Le Conseil d'Administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont physiquement présents. Le Président est nommé pour une durée qui ne peut excéder celle de son mandat d'administrateur. Le Président organise et dirige les travaux du Conseil d'Administration et il rend compte annuellement à l'Assemblée Générale. || veille au bon fonctionnement des organes de la Société.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 ns pwiéte À 5 JUIL, 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE Les membres du Conseil d'Administration en 2023 4 AMRANE Christine Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 2 ASTESIANO Franck Hôtel de Ville - 83390 PUGET-VILLE 3 ARNAUD Stéphane Conseil Général du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 4 CHILINI Bernard Hôtel de Ville 83830 FIGANIERES 5 CONSTANS Jean-Michel | Hôtel de Ville TOURVES 6 DRAGONE Jean-Michel | CG CŒUR DU VAR 7 FORTIAS Manon Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 8 LAIN Dominique Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 9 LAURIOL Marc Département du Var 1, bd Foch - 83300 DRAGUIGNAN 10 LEONELLI Philippe Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 11 MARTEL Nicolas Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 12 PEREZ LEROUX Nathalie | Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 13 PIANETTI Claude Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 14 QUILICI Laetitia Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 15 REYNIER Louis Département du Var 390 avenue des Lices 83 176 TOULON 16 ROQUEBRUN Alain Hôtel de Ville 83260 LA CRAU 17 SIMONETTI Pascal Hôtel de ville SAINT-MAXIMIN 18 VEGA Jean-Claude Hôtel de Ville - LE PRADET Monsieur REYNIER Louis est Président de la Société b) La Direction Générale : Monsieur Ange MUSSO est Directeur Général de la Société.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 - Publié le 5 JUIL, 2074 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE c) Le Bureau : Il est précisé que le Bureau du Conseil d'Administration constitue, en vertu de l'article 6-7 du règlement intérieur et en application de l'ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005, le Comité d'attribution des marchés, compétent pour donner son avis ou attribuer les marchés conclus par la Société. Il est précisé que le Président du Conseil d'Administration ne siège pas au Comité d'attribution des marchés. Pour information, le Conseil d'Administration du 23 avril 2015 avait décidé, à l'unanimité, de désigner les 7 membres du bureau, comme suit : - Le Président du Conseil d'Administration - Un représentant du Département du Var - Le représentant de la commune de Saint-Maximin - Le représentant de la commune de Puget Ville - Le représentant de la commune de Montmeyan - Un administrateur désigné par l'Assemblée Spéciale - Le Directeur Général Le Conseil d'Administration du 23/05/2023 a décidé la modification du bureau comme suit : - Le Vice-Président du Conseil d'Administration -2 Administrateurs du Conseil d'Administration -1 Administrateur représentant l'Assemblée Spéciale -1 Représentant d'une Commune -Tout Administrateur souhaitant y participer -Le Directeur Général Également, le Conseil d'Administration du 1740/2023 a fixé une indemnité pour le vice-président et modifié l'article 4-1 du règlement intérieur permettant de calculer les règles de participation et de présence grâce à la visioconférence, d) L'Assemblée Spéciale : Cette instance regroupe les collectivités locales qui ne peuvent disposer d'un poste d'administrateur ne détenant pas un nombre d'actions suffisant (42 actions nécessaires pour être actionnaire). Cette Assemblée se réunit systématiquement avant chaque Conseil d'Administration par sa Présidente, Séverine VINCENDEAU, et l'intégralité des documents communiqués aux administrateurs est également transmise à la totalité des actionnaires. Chaque membre peut donc procéder à toutes remarques ou suggestions au Conseil d'Administration suivant par l'intermédiaire des deux administrateurs qu'elle a désignés et qui participent au Conseil d'Administration : - Monsieur JM CONSTANS représentant la commune de TOURVES - Monsieur JC VEGA représentant la commune du PRADET.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 Publié le { 5 JUIL. 2024 CET TENTE ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE fin de respecter, dans sa stricte application, le contrôle analogue prévu dans nos statuts, l'Assemblée Spéciale a été systématiquement convoquée avant chaque Conseil d'Administration. Les membres ont disposé des mêmes documents que les administrateurs et ont pu faire part de leurs remarques sur toutes les délibérations. Ainsi, les collectivités siégeant à l'Assemblée Spéciale ont pu assurer un contrôle sur les instances de la SPL, identique à celui qu'elles exerceraient sur leurs propres services. Ce contrôle permet de pouvoir mettre en œuvre la disposition du « in house ». 3) ACTIVITES DE LA SOCIETE EN 2023 : La SPL « ID83 » a continué à intervenir auprès des communes et EPCI actionnaires pour leur apporter conseil, accompagnement et assistance dans différents domaines d'action et notamment la réalisation d'études préalables pour le compte de ses actionnaires dans le cadre de missions d'intérêt général. Cette assistance permet, entre autres, aux collectivités : - De parfaire la réflexion de fond indispensable pour prendre (ou non) la décision de lancer une opération après avoir identifié la totalité des besoins. - De finaliser la définition de leur projet et des processus de réalisation afin de mettre en œuvre la phase opérationnelle. - De bénéficier d'une aide dans la gestion des processus de choix des prestataires les mieux adaptés. - D'être éventuellement accompagnées dans les étapes opérationnelles en amont. Au cours de l'exercice 2023, la SPL ID83 a lancé 253 nouvelles missions d'assistance à maîtrise d'ouvrage. Dans l'arrêté des comptes présenté par le comptable, vous trouverez le détail des devis établis en 2023 sur la base d'un tarif horaire forfaitaire de 70 € HT. Les dépenses sont chiffrées au tarif horaire fourni par les services du Conseil Départemental, dans le cadre de la convention de mise à disposition des agents du département (coût horaire de l'agent + charges). Cette annexe comprend toutes les missions SPL : les missions en cours, les missions en production stockée, les missions terminées en 2023. 68 opérations ont été facturées lors de cet exercice.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 Publié le Î 5 JUIL. 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE Comme les années précédentes, deux types de missions ont été offertes : les études et l'abonnement. A- Les Etudes : Trois types d'études ont été effectuées par l'intermédiaire de : 1-Un accord cadre permettant d'avoir recours à des entreprises privées qui assurent une assistance à maitrise d'ouvrage auprès de la collectivité. 2-Une mise à disposition d'agents du département, qui réalise directement la prestation décrite dans un devis proposé à la collectivité. 3-Une prestation directe du personnel de la SPL ID 83 B- L’Abonnement : Cet abonnement, fixé à 40 centimes d'euros par habitant, donne à chaque collectivité actionnaire, la possibilité de bénéficier de conseils juridiques, de petites études, de dépannage, réalisés par les services de la SPL (rédaction cahier des charges pour marchés, conseils en ressources humaines, en financement de projet, en montage de dossier...),Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 vas 5 JUL, 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE LES RESSOURCES HUMAINES AGENTS MIS À DISPOSITION PAR LE DEPARTEMENT ETUDES84 heures d'agents du Département ont été réalisées, soit l'équivalent d'{ agent à 5% sur la base de 1.607 heures annuelles. Ces heures sont remboursées au Département au tarif horaire de l'agent (charges comprises). Ainsi, la SPL a remboursé 3398 € en 2023, au titre des dépenses de personnel, soit un tarif moyen pour une étude : 40.45 euros/heure, tarif étant en légère augmentation par rapport à 2022. ABONNEMENTA ce titre, des agents de Département ont été mis à disposition pour 2988 euros, représentant 60 heures pour un tarif horaire moyen de 49.80 euros, sur la base d'un agent à 4 % sur l'année. Ces mises à disposition autant pour réaliser les études ou pour les demandes dans le cadre de l'abonnement ont donc représenté 144 heures de travail, correspondant à 9% d’un agent à temps complet. MOYENS INTERNES La SPL a disposé également, pour réaliser ces prestations, de 2 agents internes à la société : APLINCOURT Philippe temps complet: 1607h ZUCCARI Jean-Marc temps partiel : 52 h / mois, soit 624 h/an Ces agents ont donc réalisé pour la SPL 2231 h en 2023, pour des prestations directes aux collectivités actionnaires ce qui représentent 1,4 agent. Enfin, la société dispose d'agents permettant de gérer la structure, tant au niveau administration et technique, qu'en matière de gestion des instances de la société et de sa gouvernance. Pour cela, elle dispose d'une Responsable Administrative et Financière, d'une Assistante de Direction, d'un Chef de projet, mis à disposition par le Département, à hauteur de 70%, d'un directeur général et de son conseiller à mi-temps soit l'équivalent de 4.2 agents.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 Publiéle 4 Fj JUIL, 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE ETAT GLOBAL DES RESSOURCES MISE À DISPOSITION. Département 0.09 équivalents temps plein PERSONNEL INTERNE SPL 14 équivalents temps plein DIRECTION ET ADMINISTRATION 4.2 équivalents temps plein TOTAL 5.69 équivalents temps plein Lors de la création de la Société le Conseil d'Administration a donné une autorisation de gestion de la masse salariale à hauteur de 8 équivalents temps plein Les objectifs fixés par le Conseil d'Administration ont donc été respectés en matière de masse salariale.Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 re pas 4 15 JUIL, 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE Plan d’Actions pour 2024, En 2024, la Société ID 83 mettra tout en œuvre pour servir le mieux possible ses actionnaires afin de leur offrir un ensemble de prestations en matière d'ingénierie publique, le plus complet, Grâce à la mise en œuvre de l'accord cadre et de la convention de mise à disposition entre le Département et ID83, toutes les missions susceptibles d'être sollicitées par les collectivités, pourront être honorées. Le Conseil d'Administration valide le Rapport d'Activités 2023 et le plan d'actions 2024 qui seront présentés en Assemblée Générale Ordinaire. Pour : Contre : Abstention :Envoyé en préfecture le 15/07/2024 Reçu en préfecture le 15/07/2024 Publié le 4 5 JUIL. 2024 ID : 083-218300515-20240710-2024035-DE