Déliberation - III. PERSONNEL COMMUNAL 2. Annexe convention de mise en oeuvre de la mediation prealable obligatoire par le CDG 74

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Déliberation - III. PERSONNEL COMMUNAL 2. Annexe convention de mise en oeuvre de la mediation prealable obligatoire par le CDG 74 Document publié le Jeudi 12 novembre 2020 par la commune d'Évian-les-Bains. Lien du pdf (Déliberation - III. PERSONNEL COMMUNAL 2. Annexe convention de mise en oeuvre de la mediation prealable obligatoire par le CDG 74)Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Justice et droit, CDGa ss N LE Logo collectivité CENTRE DE GESTION

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Convention de mise en œuvre

de la médiation préalable obligatoire par le CDG74

ENTRE

Lacommune/la communauté de communes/le syndicat de

représenté(e) par M. /Mme .…., (Maire/Président) ci-après dénommé(e) « la collecti té »,d'une part

ET

LeCentre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Haute-Savoie, sis Maison de la Fonction Publique Territoriale — 55 rue du Val Vert — Seynod - CS 30 138 — 74601 ANNECY Cedex,

représenté par Monsieur Antoine de MENTHON, Président, agissant en vertu de la délibération n°2020-

05-42 du Conseil d'Administration en date du 12 novembre 2020, conformément aux articles 27 et 28 du

décret n°85-643 du 26 juin 1985 ; ci-après désigné : « le CDG74 »,d'autre part,

Ci-après dénommés ensemble « les parties »,

Vu le code de justice administrative, et notamment ses articles L213-1 et suivants ; Vu la délibération n°2022-03-34du conseil d'administration du CDG74 du 07/07/2022 approuvant le modèle de convention de mise en œuvre de la médiation préalable obligatoire et le tarif de cette

prestation ;

Il'est convenu ce qui suit :

Préambule

Le législateur a instauré la médiation préalable obligatoire (MPO) à titre expérimental, puis l'a pérennisée dans les domaines définis par décret tout en précisant que les centres de gestion assurent cette mission « par convention, à la demande des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ».

Article 1 : Dispositions générales — objet de la convention

Par la présente convention, la collectivité entend confier au CDG74, en tant que tiers de confiance, la mission de médiation préalable obligatoire telle que définie par le code de justice administrative.

La médiation préalable obligatoire concerne les recours formés contre les décisions individuelles dont la liste est déterminée par décret et qui sont, à peine d'irrecevabilité, précédées d'une tentative de médiation. À ce jour, cette liste est définie à l'article 2 du décret n°2022-433 mais pourra être modifiée ou complétée sans que la validité de la présente convention n'en soit remise en cause.

La collectivité déclare comprendre que la médiation n'est pas une action judiciaire et que le rôle du médiateur est d'aider les parties à parvenir à trouver elles-mêmes une solution librement consentie, de sorte qu'il ne pourra voir sa responsabilité engagée ultérieurement en cas de contestation de cet accord.

CDG 74 — Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert — CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Eax : 04 50 45 52 34 - Courriel : cdg74@cdg74.fr &Elle déclare également comprendre que, compte tenu de la spécificité de sa mission, le médiateur n'est

pas tenu à une obligation de résultat mais uniquement à une obligation de moyens.

Article 2 : Désignation du médiateur

Le président du CDG74 désigne laou les personnes physiques qui assureront, au sein du centre de gestion et en son nom, l'exécution de la mission de médiation préalable obligatoire.

La collectivité renonce expressément, par la présente, à contester cette désignation.

Article 3 : Modalités d'accomplissement de la mission

Le médiateur accomplit sa mission en toute indépendance, avec impartialité, neutralité, compétence et diligence. Il agit selon les règles éthiques et déontologiques requises pour ce genre de mission.

Sauf accord contraire des parties à la médiation, cette dernière sera soumise au principe de confidentialité. Les constatations du médiateur et les déclarations recueillies au cours de la médiation ne pourront donc être divulguées aux tiers ni invoquées ou produites dans le cadre d'une instance juridictionnelle ou arbitrale sans l'accord des parties.

En application de l'article L213-2 du code de justice administrative, il est fait exception à ce principe de confidentialité dans les cas suivants :

1° En présence de raisons impérieuses d'ordre public ou de motifs liés à la protection de l'intérêt supérieur de l'enfant ou à l'intégrité physique ou psychologique d'une personne ;

2° Lorsque la révélation de l'existence ou la divulgation du contenu de l'accord issu de la

médiation est nécessaire pour sa mise en œuvre.

Le médiateur organisera autant de réunion qu'il l'estimera nécessaire. Leurs dates ainsi que les lieux de réunion seront définis par le médiateur, qui aura obtenu au préalable la validation des parties. Le CDG74 pourra mettre à disposition une salle de réunion afin de disposer d'un lieu neutre pour que la médiation se déroule dans les meilleures conditions possibles.

La saisine du médiateur interrompt le délai de recours contentieux et suspend les délais de prescription, qui recommencent à courir à compter de la date à laquelle soit l'une des parties, soit les deux, soit le médiateur déclarent, de façon non équivoque et par tout moyen permettant d'en attester la connaissance par l'ensemble des parties, que la médiation est terminée.

Article 4 : Coût de la médiation

Le coût de la médiation préalable obligatoire est supporté exclusivement par l'administration qui a pris la décision attaquée(article L213-13 code justice administrative).

Conformément à la délibération du CDG74 n°2022-03-34, le coût de la médiation est :

- compris dans la cotisation additionnelle versée (pour les collectivités et établissements affiliés) ; - fixé à 60€ par heure de travail, frais de gestion inclus (pour les collectivités non affiliées ou au socle commun de compétences). Un état récapitulatif de nombre d'heures nécessité par chaque médiation sera dressé au moment de l'établissement du titre de recettes.

Article 5 : Durée de la convention

La présente convention entre en vigueur à compter de sa signature et s'applique aux recours susceptibles d'être présentés à l'encontre de toute décision intervenue à compter du 1*jour du mois suivant sa signature, sans limitation de durée.

Les parties s'engagent à réaliser le processus de médiation avec diligence et à répondre aux sollicitations du médiateur dans les meilleurs délais.

CDG 74 - Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert — CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 — Courriel : cdg74@cdg74.fr &Article 6 : Résiliation

Chaque partie peut à tout moment décider de résilier la présente convention. Elle notifie sa décision à l'autre partie sans préavis, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La résiliation qui intervient postérieurement à une saisine du médiateur n'a pas pour effet d'interrompre la médiation engagée.

Article 7 : Juridiction compétente — élection de domicile :

Tous les litiges pouvant résulter de l'application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de Grenoble.

Pour l'exécution de la présente convention, les parties font élection de domicile à Annecy au siège du CDG74.

Fait à Annecy,

Pour la collectivité/l'établissement Pour le CDG74,

Le Maire/Président, Le Président,

Antoine de MENTHON

CDG 74 — Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert— CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 - Fax : 04 50 45 52 34 - Courriel : cdg74@cdg74.frANNEXE RGPD - Convention de mise en oeuvre

de la médiation préalable obligatoire par le CDG74

Entre :

La collectivité, ci-après désignée par «le responsable de traitement» qui désigne la notion de

responsable de traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données, d'une part,

Et:

Le CDG74, ci-après désigné par «le sous-traitant» qui désigne la notion de sous-traitant au sens du

Règlement Général sur la Protection des Données, d'autre part,

L Objet

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s'engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Les présentes clauses s'appliquent aux prestations de traitement de données à caractère personnel effectuées par le sous-traitant dans le cadre de l'exécution de la convention à laquelle elles sont annexées.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s'engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, «le règlement européen sur la protection des données »).

IL. Description du traitement faisant l'objet de la sous-traitance

Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) : médiation préalable obligatoire

La nature des opérations réalisées sur les données est : constitution d'une liste des collectivités et établissements ayant confié la mise en oeuvre de la MPO au CDG74 La ou les finalité(s) du traitement sont : suivi des saisines et communications ciblées Les données à caractère personnel traitées sont : noms, prénoms, fonctions, coordonnées mail et telephone des contacts au sein de chaque collectivité et établissement Les catégories de personnes concernées sont :

Pour l'exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes :

III. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement

Le sous-traitant s'engage à :

1. traiter les donnéesuniquement pour la ou les seule(s) finalité(s)qui fait/font l'objet de la sous-traitance

2. traiter les donnéesconformément aux instructions spécifiques documentéesdu responsable de traitement figurant en annexe de la présente convention. Si le sous-traitant

CDG 74 - Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert —- CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 — Courriel : cdg74@cdg74.frconsidère qu'une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il eninforme immédiatementle responsable de traitement. En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers où à une organisation internationale, en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

En l'absence d'instructions spécifiques documentées du responsable de traitement, les instructions figurant dans leJ/. « Description du traitement faisant l'objet de la sous- traitance »de la présente annexe seront appliquées dans le respect de la politique de protection des données du CDG74 accessible sur son site Internet.

3. garantir laconfidentialitédes données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat

4. veiller à ce que lespersonnes autorisées à traiter les données à caractère personnelen vertu du présent contrat :

"s'engagent à respecter laconfidentialitéou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité

#“ reçoivent laformationnécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

5. prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes deprotection des données dès la conceptionet deprotection des données par défaut

6. Sous-traitance

Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, «lesous-traitant ultérieur») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l'identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d'un délai minium de 1 mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. || appartient au sous-traitant initial de s'assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l'exécution par l'autre sous-traitant de ses obligations.

7. Droit d'information des personnes concernées

Il appartient au responsable de traitement de fournir l'information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

8. Exercice des droits des personnes

CDG 74 — Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert - CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 — Courriel : cdg74@cdg74.frDans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d'exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique

à

? où par courrier postal à

l'adresse indiquée en préambule de la convention en l'absence d'adresse électronique.

9.Notification des violations de données à caractère personnel

Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : message électronique ou courrier en l'absence d'adresse de messagerie indiquée au point 8. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente.

Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant notifie à l'autorité de contrôle compétente (la CNIL), au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

La notification contient au moins :

" la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

. le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être

obtenues ;

Li la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

= la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant communique, au nom et pour le compte du responsable de traitement, la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne physique. La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données à caractère personnel et contient au moins :

la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

. le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

CDG 74 - Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert— CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 - Courriel : cdg74@cdg74.fr G"= la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

" la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

10. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d'analyses d'impact relatives à la protection des données.

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l'autorité de contrôle.

11. Mesures de sécurité

Le sous-traitant s'engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle ou illicite, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

Le sous-traitant s'engage notamment à mettre en œuvre :

=“ les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

“ les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;

#“ une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement,

“les mesures de sécurité prévues par la politique de protection des données du CDG74.

Le sous-traitant s'engage à transmettre au responsable de traitement, à sa demande, la liste des mesures de sécurité mises en œuvre.

12. Sort des données

Au terme de la prestation de services relative au traitement de ces données, le sous- traitant s'engage à :

Au choix des parties :

. détruire toutes les données à caractère personnel ou

° à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou

. à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement

Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du sous-traitant. Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction.

13. Délégué à la protection des données

Le sous-traitant communique au responsable de traitementle nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du règlement européen sur la protection des données.

Pour le CDG74, il s'agit de :

CDG 74 - Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert- CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Jél : 04 50 51 98 50 — Eax : 04 50 45 52 34 - Courriel : cdg74@cdg74.frDavid GONCALVES, société Groupe Si2A -dpo@cdg74.fr

14. Registre des catégories d'activités de traitement

Le sous-traitant déclaretenir par écrit un registrede toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :

. le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;

. les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement;

à le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;

, dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité

techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :

© la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;

© des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

© des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;

o une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

15. Documentation

Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement ladocumentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligationset pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

V.Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant

Le responsable de traitement s'engage à :

1. fournir au sous-traitant les données visées au || des présentes clauses

2. documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous- traitant

3. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant

4. superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous- traitant

Fait en 2 exemplaires,

Pour le responsable de traitement, Pour le sous-traitant, Le Maire/Président de Le Président du CDG74

CDG 74 - Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert— CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 — Courriel : cdg74@cdg74.frM./Mme. M. Antoine de MENTHON

CDG 74 — Maison de la FPT de la Haute Savoie — 55 rue du Val Vert — CS 30 138 74601 SEYNOD Cedex Tél : 04 50 51 98 50 — Fax : 04 50 45 52 34 - Courriel : cdg74@cdg74.fr G