Convocation - 20230961 annexe examen du rapport de gestion du conseil d administration de la spl xdemat

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Déliberation - DELIB 21 2024 SOCIÉTÉ PUBLIQUE LOCALE SPL XDEMAT

Convocation - 20230961 annexe examen du rapport de gestion du conseil d administration de la spl xdemat Document publié le Mardi 27 juin 2023 par la commune de Saint-Lyé. Lien du pdf (Convocation - 20230961 annexe examen du rapport de gestion du conseil d administration de la spl xdemat)Thèmes du document : Banque, Consommateurs, Grandes et moyennes entreprises,

SPL-Xdemat

Société Publique Locale

au capital de 198.989 euros

Siège social : 21 rue Charles Gros 10000 TROYES

749.888.145 RCS TROYES

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 27 JUIN 2023

RAPPORT DE GESTION SUR LES OPERATIONS

DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2022

Mesdames, Messieurs,

Nous vous avons réuni en Assemblée générale annuelle en application des statuts et des dispositions du Code de commerce pour vous rendre compte de l’activité de la Société au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2022, des résultats de cette activité, des perspectives d’avenir et soumettre à votre approbation le bilan et les comptes annuels dudit exercice. Ces comptes sont joints au présent rapport.

Les convocations prescrites par la loi vous ont été régulièrement adressées et tous les documents et pièces prévus par la réglementation en vigueur ont été tenus à votre disposition dans les délais impartis.

SITUATION ET ACTIVITE DE LA SOCIETE AU COURS DE L’EXERCICE ECOULE

Nous vous rappelons que l’exercice clos le 31 décembre 2022 constitue le onzième exercice social de notre société.

Le volume d’activité de cet exercice s’est révélé en terme de facturation, supérieur aux prévisions. A la clôture de l’exercice, nous avons la satisfaction de compter 3 145 actionnaires, prêts d’actions compris (ils étaient 2 955 à la clôture du précédent exercice soit près de 6,5 % d’augmentation) répartis de la manière suivante :

Aisne Ardennes Aube Marne Haute- Marne Meuse Vosges

Meurthe-

et-

Moselle

Total

Nb actionnaires en

2022 470 337 497 271 413 115 464 578 3 145

Nb actionnaires en

2021 381 319 495 269 406 109 442 534 2 955

Ecart 2021/2022 + 89 + 18 + 2 + 2 + 7 + 6 + 22 + 44 + 190

% d’augmentation

par rapport à 2021 +23,36% + 5,47 % + 0,40 % + 0,74 % + 1,72 % +5,50% +4,98% + 8,24 % + 6,43 % Objectif 2022 fixés

en avril 425 325 495 274 410 114 461 548 3 052

Ecart avec l’objectif

2022 + 45 + 12 + 2 - 3 + 3 + 1 + 3 + 30 + 93

% des actionnaires

par rapport aux

collectivités situées

sur le territoire

43,28 % 63,95 % 100 % 36,37 % 69,18 % 21,90 % 63,13 % 68,97 % 56,57 %

Le nombre d’actionnaires est donc quasiment été multiplié par 10 en 11 ans (de 336 à 3 145) et a franchi en 2022 la barre symbolique des 3 000 actionnaires.

Il convient de noter que la société SPL-Xdemat compte depuis 2021, parmi ses actionnaires plus de 50 % des collectivités et groupements de collectivités, présents sur les 8 territoires départementaux sur lesquels elle exerce.

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

Les utilisateurs ont pu, durant l’exercice :

- continuer à bénéficier des outils de dématérialisation déjà proposés en 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021 (et régulièrement améliorés avec de nouvelles fonctionnalités) à savoir :

o Xmarchés (plate-forme de dématérialisation des marchés publics),

o Xactes (télétransmission au contrôle de légalité),

o le certificat électronique de signature,

o Xelec (gestion dématérialisée des listes électorales, pour les communes), o Xfluco (Indigo ou Hélios (télétransmission des flux comptables)),

o Xsip (système de paiement par carte bancaire),

o Xopticar (outil de suivi des bus scolaires dans le cadre de la compétence transports des Départements),

o Xcélia (archivage électronique intermédiaire),

o Xparaph (parapheur électronique),

o Xpost-it (alerteur des actions en attente pour les applications utilisées), o Xsacha (outil d’archivage électronique),

o Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations),

o Xrecensement (le recensement citoyen obligatoire),

o Xtdt (tiers de télétransmission homologué),

o Xfactures (facturation électronique),

o Xpassfam (portail des assistantes familiales pour la gestion des agréments, de dématérialisation des bulletins de liaisons, les demandes des frais de transport et la gestion de circuit de validation des congés),

o Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens conformément à l’obligation fixée par l’ordonnance du 6 novembre 2014, avec Maelis à compter de 2021),

o Xwork (relations dématérialisations entre personnes publiques comme une communauté de communes et ses communes, membres),

o Xsave (solution de sauvegarde déportée),

o Xechanges (espace d’échanges de fichiers),

o Xsms (outil de gestion d’envois de SMS à la demande),

o Xhost (gestion des transports scolaires des élèves handicapés),

o Xenquetes (dématérialisation des enquêtes publiques lancées par les collectivités pour leurs différents projets)

o Xorcas (outil de recherche de créances du département, au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaires),

o ProXiServices (outil de mise en relation des usagers avec les France Services), o Xreunion (outil de dématérialisé d’organisation de réunions),

o Xparsoc (création d’un portail pour les partenaires sociaux des Départements), o et Xcesar (courriers électroniques suivis et accusés de réception) en remplacement de Xsare (arrêté au 1er août 2021), ainsi que d’un nouveau portail pour les actionnaires de la SPL mais également côté administration ;

- bénéficier de nouveaux outils de dématérialisation en 2022 à savoir :

o Xcertif (gestion des certificats à usager interne),

o et X2DAgents (outil de dématérialisation des dossiers agents des collectivités territoriales pour une gestion électronique des ressources humaines),

ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour les outils existants suivants : Xcontact (mise en production de nouvelles fonctionnalités telles qu’un outil de sondage et un système d’alertes récurrentes avec en sus, des apports fonctionnels à Maelis, service à la population pour porter à sa connaissance, informations, actualités...), Xsacha (développement d’une version light de l’outil et traitement des éliminations), Xtdt (développement du module HUBEE en remplacement de la PEC) et surtout, Xactes (dématérialisation des actes réglementaires (délibérations, arrêtés...) pour permettre aux actionnaires de répondre à la nouvelle obligation réglementaire à compter du 1er juillet 2022).

Le département de l’Aube, avec 100 % des collectivités adhérentes à la SPL, n’est plus depuis 2021, le territoire regroupant le plus grand nombre d’actionnaires. Les collectivités et groupements de collectivités meurthe-et-mosellanes sont désormais les plus représentés au sein de la société. Les actionnaires vosgiens et axonais devraient en 2023, également dépasser en nombre, les actionnaires aubois.

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

INCIDENCES DE LA CRISE SANITAIRE DE LA COVID 19

L’année 2022 de la société SPL-Xdemat n’a pas du tout été marquée par les suites de la crise sanitaire, aucune mesure de confinement n’ayant été reprise. Il convient par ailleurs de rappeler que le modèle économique de la société, basé sur la cotisation des collectivités et groupements de collectivités actionnaires, a été peu impacté par la crise.

Les salariés ont travaillé autant et dans les mêmes conditions qu’une année classique, avant la crise, avec simplement, le respect des gestes barrière en vigueur depuis 2020, facilité par les aménagements opérés dans les locaux du siège social de la société et conservés en 2022.

L’année 2022 a à nouveau, permis de constater la poursuite de l’utilisation grandissante de certains services dématérialisés tels que Xparaph et Xconvoc mais également Xfluco, Xfactures et enfin Xcontact avec le service Maelis permettant d’apporter de nombreuses informations aux habitants dans chaque commune.

Les habitudes de télétravail et de dématérialisation ont en effet perduré et se sont même renforcées, justifiant pleinement la pertinence des outils proposés par la société SPL-Xdemat.

ACTIVITES EN MATIERE DE RECHERCHE ET DE DEVELOPPEMENT

Eu égard à l’article L 232-1 du Code de commerce, nous vous informons que la Société a effectué des activités de recherche et de développement au cours de l’exercice écoulé pour une somme de 31 134 € concernant les outils de dématérialisation suivants :

- Dans leur totalité (outils ou développements terminés en 2022 et mis à disposition des actionnaires dès 2022 ou au 1er janvier 2023) :

o Xcontact (nouvelles fonctionnalités avec un outil de sondage et un système d’alertes récurrentes ainsi que des apports fonctionnels à Maelis),

o Xtransfert (création d’un nouvel espace d’échanges de fichiers en remplacement d’Xechanges),

o Xsacha (version light de l’outil et traitement des éliminations),

o Xtdt (développement du module HUBEE en remplacement de la PEC),

o Xactes (dématérialisation des actes réglementaires (délibérations, arrêtés...) pour permettre aux actionnaires de répondre à la nouvelle obligation réglementaire à compter du 1er juillet 2022),

- et pour tout ou partie, à finaliser en 2023 :

o Xcorde (gestion documentaire (GED) pour Xparaph et Xcontact...),

o Xannuaire (outil de gestion d’un annuaire commun aux applications SPL (Xcesar, Xparaph, Xsms, Xcontact...),

o Xparaph (nombreuses nouvelles fonctionnalités, transformation de l’outil), o Xsacha (évolutions vers le SEDA 2.1),

o Xhost (revisite fonctionnelle et horodatage par smartphone).

Seuls les jours de développement ayant abouti à la mise à disposition en 2022 de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités sur les outils déjà existants ont été amortis comptablement dans le bilan au 31 décembre 2022.

EVOLUTION PREVISIBLE DE LA SITUATION DE LA SOCIETE ET PERSPECTIVES D’AVENIR

L’activité toujours soutenue de l’exercice 2022 nous a amené à bâtir un budget prévisionnel 2023 basé sur un chiffre d’affaires net de l’ordre de 1 455 000 €.

Notre développement devrait principalement être basé sur l’augmentation d’actionnaires dans la continuité des chiffres de 2022 ainsi que sur la progression de leur utilisation des outils proposés par la société toujours plus nombreux chaque année.

Au 18 mars 2023, le nombre d’actionnaires s’élevait déjà à 3 184 actionnaires soit une augmentation de 1,24 % par rapport à l’année 2022 (base au 31 décembre 2022 : 3 145).

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

Par ailleurs, notre gamme d’outils de dématérialisation va encore s’étendre à compter de 2023, voire 2024 avec la mise à la disposition des actionnaires, d’Xcorde (gestion documentaire GED), d’Xannuaire (Outil de gestion d’un annuaire commun aux applications SPL (Xcesar, Xparaph, Xsms, Xcontact)), Xresa (système de réservation de ressources internes (salles, équipements informatiques, véhicules...) pour les agents de la collectivité utilisatrice), Xforum (outil d’entraide entre collectivités actionnaires sur toute question métier), Xsosmail (messagerie de secours en cas de cyberattaque), Xsoc (outil de supervision d’objets connectés pour restitution des informations recueillies) et Xurba (dématérialisation des actes d’urbanisme), ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour Xcontact/Maelis (publication des bans de mariage et des actes d’urbanisme, voire publication de la qualité de l’eau...), Xsms (revisite fonctionnelle du service pour une visibilité des sms envoyés depuis les applications et proposition d’une nouvelle forme de sms), Xparaph (nombreuses nouvelles fonctionnalités, transformation de l’outil), Xsacha (évolutions vers le SEDA 2.1), et Xhost (revisite fonctionnelle et horodatage par smartphone), ainsi que la réfonte du portail pour une plateforme plus moderne et plus intuitive.

Enfin, des nouveaux services seront proposés aux actionnaires qui le souhaitent tels que des certificats serveurs, la réalisation de développements spécifiques ou un accompagnement approfondi sur certains outils.

INFORMATION SUR LES DELAIS DE PAIEMENT

En application des dispositions des articles L 441-6-1 al.1 et D 441-4 du Code de commerce, nous vous indiquons la décomposition, des délais de paiement de nos fournisseurs et clients, faisant apparaître les factures reçues et émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme est échu :

Exercice clos le 31 décembre 2021 (pour rappel)

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date de clôture de l’exercice dont le terme est échu Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à

30

jours

31 à 60

jours

61 à 90

jours

91

jours

et

plus

Total (1

jour et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à 90

jours

91 jours

et plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 7 1 1 2 4 48 16 2 7 8 33

Montant total des

factures concernées

h.t.

121 891,05 26 968,04 2 337,16 633 29 838,20 10 620 2 129,40 456 1 241 197,70 4 024,10

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

9,35 2,07 0,18 0,05 2,29

Pourcentage du

chiffre d’affaires h.t.

de l’exercice

0,81 0,16 0,03, 0,10 0,02 0,31

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards

de paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

Exercice clos le 31 décembre 2022

Article D.441 – I.1° : factures reçues non réglées à la date de clôture de l’exercice dont le terme est échu Article D.441 – I.2° : factures émises non réglées à la date de clôture de l’exercice dont le terme est échu

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à 60

jours

61 à 90

jours

91

jours

et plus

Total

(1 jour

et

plus)

0 jour

(facultatif)

1 à 30

jours

31 à

60

jours

61 à 90

jours

91 jours

et plus

Total (1

jour et

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures

concernées 10 1 1 2 4 96 33 4 1 5 43

Montant total des

factures concernées

h.t.

96 016,06 73 150 36 981 37 277 14 369,75 8 620 520 110 830 10 080

Pourcentage du

montant total h.t. de

l’exercice

7,39 0,0056 0,0115 2,84 2,87

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de

l’exercice

1,11 0,66 0,04 0,009 0,06 0,769

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal – article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

EXPOSE SUR LES RESULTATS ECONOMIQUES ET FINANCIERS

Il convient de préciser que, s’agissant du dixième exercice social, un comparatif est possible avec l’année précédente.

Exercice clos le

31/12/2022

Exercice clos le

31/12/2021

Variation

2021/2022

Exercice clos le

31/12/2020

Exercice précédent

au 31/12/2019

pour mémoire

Chiffre d’affaires

H.T.

1 276 170 € 1 303 282 € - 27 112 € 1 433 158 € 1 010 849 €

Total des produits

d’exploitation

1 298 896 € 1 395 401 € - 96 505 € 1 510 527 € 1 065 753 €

Charges

d’exploitation de

l’exercice

951 380 € 1 007 243 € - 55 863 € 1 123 092 € 1 039 844 €

Résultat

d’exploitation

347 416 € 388 158 € - 40 742 € 387 435 € 25 908 €

Résultat financier 100 € 100 € / 193 € 1 117 €

Résultat

exceptionnel

/ / / / 44 606 €

Impôts sur les

bénéfices

86 879 € 102 888 € - 16 009 € 108 536 € 20 057 €

Total des produits 1 298 896 € 1 395 501 € - 96 605 € 1 510 760 € 1 111 475 € Total des charges 1 038 259 € 1 110 131 € - 71 872 € 1 231 668 € 1 059 901 € Résultat net 260 637 € 285 370 € - 24 733 € 279 092 € 51 574 €

Pour rappel, le capital social de SPL-Xdemat est de 198 989 € divisé en 12 838 actions.

Au 31 décembre 2022, le total du bilan de la Société s’élevait à 1 779 508 € (au lieu de 1 560 641 € au 31 décembre 2021, 1 453 237 € au 31 décembre 2020, 1 148 040 € au 31 décembre 2019, 1 114 553 € au 31 décembre 2018, 992 992 € au 31 décembre 2017, 814 803 € au 31 décembre 2016, 644 747 € au 31 décembre 2015 et 548 722 € au 31 décembre 2014) soit une variation de 218 867 € par rapport au 31 décembre 2021.

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Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

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Ces variations s’expliquent, principalement :

- par un stock important de marchandises suite à l’achat de supports cryptographiques après passation de deux accords-cadres pour leur revente à terme, aux collectivités les plus importantes, dans le cadre de l’outil Xcertif,

- par une réserve de plus en plus grande grâce aux résultats obtenus ces dernières années, qui font suite à la fois :

o par un nombre toujours croissant de collectivités actionnaires de la société et une augmentation constante de leur utilisation des outils de la SPL,

o par la poursuite de la diminution du nombre de jours mis à disposition de personnels par les Départements et le SMIC des Vosges auprès de la société suite à la mise en place de la nouvelle organisation pour la gestion de l’assistance apportée aux actionnaires avec le recrutement de salariés par la société. Cette mise à disposition a donné lieu comme l’an dernier, à un remboursement au réel, selon la règle fixée par le Conseil d’administration.

Ce bilan fait apparaître en effet, au 31 décembre 2022, 1 226 899 € de capitaux propres (au lieu de 966 262 € au 31 décembre 2021) soit une variation de 260 637 € (+26,97 %).

Il mentionne également un total de dettes de 552 609 € au 31 décembre 2022 (au lieu de 594 379 € au 31 décembre 2021) correspondant pour près de 65 %, au montant à rembourser aux Départements et au SMIC des Vosges pour le nombre de jours de travail de leurs agents mis à disposition de la société ainsi que les frais de structure. Ce remboursement n’intervient qu’à partir du premier semestre de l’année N+1 et représente la plus grosse dépense de la société. Les 35 % restant correspondent à des prestations fournies à la société SPL-Xdemat mais non encore facturées par les entreprises ou payées après le 31/12/2022.

Les autres dépenses 2022 restent stables par rapport à 2021 hormis, essentiellement :

- l’achat de certificats électroniques qui a fortement diminué (1 120 certificats au lieu de 1 500 en 2021) compte tenu du retour à une année ordinaire, contrebalancé par l’achat important de supports cryptographiques pour les collectivités de taille importante,

- des dépenses salariales moindres de par les départs intervenus en cours d’année sans remplacement immédiat,

- la nouvelle diminution du remboursement des mises à disposition de personnels aux Départements et au SMIC des Vosges, malgré le principe d’un remboursement au réel avec intégration de frais de structure, eu égard à la reprise d’une partie de l’activité de support d’assistance par les salariés de la société, conformément au souhait des collectivités et de par le temps administratif bien moins conséquent, consacré au traitement des demandes de certificats électroniques.

PRESENTATION DES COMPTES ANNUELS

Les comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2022 que nous soumettons à votre approbation ont été établis conformément aux règles de présentation et aux méthodes d’évaluation prévues par la réglementation en vigueur.

AFFECTATION DU RESULTAT

Proposition d’affectation du résultat

Nous vous proposons d’affecter le bénéfice de l’exercice s’élevant à 260 637 € de la manière suivante :

ORIGINE

– Résultat bénéficiaire de l’exercice : 260 637 €.

AFFECTATION

– Au poste « autres réserves » : 260 637 € (soit un poste porté à 1 008 011 €).

Nous vous précisons que le poste « réserve légale » qui doit atteindre aux termes de la loi, 10 % du montant du capital social de la Société est intégralement doté puisqu’il s’élève à la somme de 19 899 €.

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

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RAPPEL DES DIVIDENDES DISTRIBUEES

Nous vous précisons qu’il n’y a pas eu de distribution de dividendes depuis la constitution de la société.

DEPENSES SOMPTUAIRES ET CHARGES NON DEDUCTIBLES FISCALEMENT

Conformément aux dispositions des articles 223 quater et 223 quinquies du Code des impôts, nous vous précisons que les comptes de l’exercice écoulé ne prennent pas en charge de dépenses non déductibles du résultat fiscal.

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE AU 31 DECEMBRE 2022

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 1° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute entreprise par chaque mandataire social de la société durant l’exercice :

Pour les membres du Conseil d’administration de la société :

- Alain BALLAND, Président de la société SPL-Xdemat :

Alain BALLAND est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aube, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Conseiller municipal de la commune de Saint-André-les-Vergers.

Enfin, en sa qualité de Conseiller départemental, il préside le Comité syndical du syndicat mixte Troyes Aube Habitat et siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent le bailleur social, Mon Logis, la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA), le Syndicat mixte de l’Aérodrome de Troyes-Barberey ou encore le Comité départementale de l’habitat et de l’urbanisme (CDHU).

- Jean-Marc ROZE, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Jean-Marc ROZE est également 1er Vice-Président du Conseil départemental de la Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs adjoint au Maire de Reims et Conseiller communautaire délégué à la Communauté d’agglomération du Grand Reims. Il est enfin, Président de la SEM Agencia et de la Fédération des Entreprises publiques locales (Epl) du Grand Est.

- Renaud AVERLY, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Renaud AVERLY est également Vice-Président du Conseil départemental des Ardennes, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Maire de Corny-Machéroménil et Président de la Communauté de communes du Pays rethélois.

- Marie-Noëlle RIGOLLOT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Marie-Noëlle RIGOLLOT est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Elle est par ailleurs Maire de la commune de Baroville et Vice-Présidente à la Communauté de communes de la Région de Bar-sur-Aube.

Enfin, en sa qualité de Conseillère départementale, elle préside le Comité départementale de l’habitat et de l’urbanisme (CDHU) et siège au Conseil d’administration de nombreuses structures parmi lesquelles figurent le Service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de l’Aube et la Société Immobilière et d’Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA) ou encore l’établissement public foncier du Grand-Est.

- Estelle BOMBERGER-RIVOT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Estelle BOMBERGER-RIVOT est également Conseillère départementale de l’Aube, qu’elle représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Elle est par ailleurs Maire de Nogent-sur-Seine et Vice-Président de la Communauté de communes du Nogentais. En sa qualité de Conseillère départementale, elle siège au Conseil d’administration du Service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de l’Aube.

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

- Jean-Michel CLERCY, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jean-Michel CLERCY est également Conseiller municipal de la commune de Saint-Mesmin. Il représente au Conseil d’administration, les actionnaires aubois autres que le Conseil départemental de l’Aube.

- François MAINSANT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

François MAINSANT est également Maire de Saint-Jean-sur-Tourbe. Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires marnais autres que le Conseil départemental de la Marne.

Il est par ailleurs Président à la Communauté de communes de la Région de Suippes.

- Béatrice CARDON, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Béatrice CARDON est également Maire de Signy-le-Petit. Elle représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires ardennais autres que le Conseil départemental des Ardennes.

Elle est par ailleurs Vice-Présidente à la Communauté de communes Ardennes Thiérache.

- Bernard GENDROT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Bernard GENDROT est également Vice-Président du Conseil départemental de la Haute-Marne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Président de la SPL Haute-Marne Numérique et co-gérant de plusieurs SCI.

- Dominique THIEBAUD, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Dominique THIEBAUD est Vice-Président de la Communauté de communes du Grand Langres. Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires haut-marnais autres que le Conseil départemental de la Haute-Marne.

Il est par ailleurs également Maire de Bourg et Vice-Président du Pôle d’équilibre territorial et rural (PETR) du Pays de Langres.

- Thomas DUDEBOUT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Thomas DUDEBOUT est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aisne, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Maire-Adjoint de Saint-Quentin et Conseiller communautaire de l’agglomération du Saint-Quentinois.

- Benoît ROGER, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Benoît ROGER est également Conseiller municipal de la commune de Couvron-et-Aumencourt. Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires axonais autres que le Conseil départemental de l’Aisne.

- Julien DIDRY, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Julien DIDRY est également Vice-Président du Conseil départemental de la Meuse, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Conseiller municipal à Bras-sur-Meuse, Vice-Président de la communauté d’agglomération du Grand Verdun et administrateur de la SEM touristique du Grand Verdun.

- Christophe CAPUT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christophe CAPUT est également Maire de la commune de Dommary-Baroncourt. Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires meusiens autres que le Conseil départemental de la Meuse.

Il est par ailleurs, Vice-Président de la Communauté de communes Damvilliers-Spincourt et Vice- Président du syndicat des eaux de Piennes (SIEP).

- Jérôme MATHIEU, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jérôme MATHIEU est également Vice-Président du Conseil départemental des Vosges, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Maire-Adjoint de La Bresse et Vice-Président de la Communauté de communes des Hautes Vosges. Il est enfin, Président de la Chambre d’agriculture des Vosges et administrateur à Groupama Grand Est (Président de GROUPAMA Vosges).

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

- Christophe JACOB, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christophe JACOB est également Président du Syndicat Mixte pour l’Informatisation communale dans le département des Vosges (SMIC 88). Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires vosgiens autres que le Conseil départemental des Vosges.

- Pascal SCHNEIDER, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Pascal SCHNEIDER est également Vice-Président du Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle, qu’il représente au sein du Conseil d’administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Maire de Neuves-Maisons et Conseiller délégué à la communauté de communes Moselle et Madon.

- Laurent GARCIA, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Laurent GARCIA est également Maire de Laxou. Il représente à ce titre, au Conseil d’administration, les actionnaires meurthe-et-mosellans autres que le Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle.

Il est par ailleurs Conseiller métropolitain de la Métropole du Grand Nancy.

Pour la direction générale de la société :

- Philippe RICARD, Directeur général de la société SPL-Xdemat :

Philippe RICARD exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur informatique au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat. A titre accessoire, il réalise des missions informatiques pour le compte du Syndicat départemental des eaux de l’Aube.

- Isabelle DARNEL, Directeur général délégué de la société SPL-Xdemat :

Isabelle DARNEL exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur général adjoint en charge du Pôle Développement des territoires au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat.

Il convient de noter qu’au regard de l’incompatibilité réglementaire entre leurs fonctions au sein du Conseil département de l’Aube et celles occupées depuis sa création, au sein de la SPL, Monsieur Philippe RICARD et Mlle Isabelle DARNEL ont démissionné de la société SPL-Xdemat le 17 janvier 2023. La direction générale est depuis cette date, assurée par le Président en tant que PDG. La société continuera en 2023 à faire appel à l’expertise de M. RICARD et de Mlle DARNEL.

Conventions visées aux articles L. 225-40 et suivants du Code du commerce

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 2° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste des conventions intervenues directement ou par personne interposée, entre,

- d’une part, l’un des mandataires sociaux ou l’un des actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % de la société (soit uniquement le Département de l’Aube) ;

- et, d’autre part, une filiale dont la société possède directement ou indirectement plus de la moitié du capital, à l’exception des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales (la société SPL-Xdemat ne possède pas de capital d’une autre société) :

Conventions de mise à disposition de personnels du Département de l’Aube :

- Mise à disposition de Mme Christine LOUIS (205 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Sophie SIMONET (205 jours après convention de régularisation) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Jacqueline GOFFEZ (104,6 jours après convention de régularisation) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de M. Florian KNIBBE (111,1 jours après avenant, au lieu de 205 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

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Réception au contrôle de légalité le 02/10/2023 à 08h44

Réference de l'AR : 010-211003389-20230912-DCM20230961-DE

Affiché le 02/10/2023 ; Certifié exécutoire le 02/10/2023

- Mise à disposition de M. Nicolas PICOTIN (74,1 jours après convention de régularisation) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de M. Benoît DUBRULLE (56,5 jours après avenant, au lieu de 40 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de M. Stéphane MAILLARD (33 jours après avenant, au lieu de 10 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de M. Vincent BENCI (78 jours après avenant, au lieu de 70 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Marie-Annick OUDIN (43,5 jours après avenant, au lieu de 100 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Annie NOWAK (4,5 jours après avenant, au lieu de 30 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de M. Christophe DUXIN (71,3 jours après avenant, au lieu de 70 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Mallorie FRANGVILLE (3 jours après avenant, au lieu de 20 jours) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

- Mise à disposition de Mme Louise KEUSCH (20 jours après convention de régularisation) par le Département de l’Aube du 1er janvier 2022 jusqu’au 31 décembre 2022.

Convention de remboursement des frais de structure :

- Convention pour 5 ans (2020 à 2024) pour le remboursement des frais de structure du Département de l’Aube pour les agents mis à disposition de la société au regard de leur nombre, du nombre de jours par an travaillés à ces agents, de la surface de locaux occupée par eux, du coût au m2 (loyer + charges), du coût des fournitures de bureaux, des équipements informatiques et du mobilier utilisés, ainsi que de la durée d’amortissement desdits équipements et du coût RH pour la réalisation des paies.

Convention de mise à disposition de locaux :

- Mise à disposition après avenant de la totalité des locaux de l’immeuble situé 21 rue Charles Gros à Troyes du 2 décembre 2019 au 1er décembre 2024. Le loyer comprend une connexion internet et les consommations téléphoniques.

Convention de mise à disposition ponctuelle d’un véhicule :

- Mise à disposition ponctuelle d’un véhicule au Directeur général de la société par le Département de l’Aube pour ses déplacements, pendant 5 ans du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2025.

Modalités d’exercice de la Direction générale

Il est rappelé qu’à la création de la société, le Conseil d’administration en date du 26 janvier 2012 a décidé que la direction générale de la société, serait assumée, sous sa responsabilité, par un Directeur Général, ce choix étant conforme aux statuts de la société et à l’article L. 225-51-1 du Code de commerce. Ce Directeur Général est assisté d’un Directeur Général Délégué. Ce choix a été reconduit par décision dudit Conseil, en date du 14 septembre 2021 et s’est appliqué en 2022.

Mais le Conseil d’administration du 17 janvier 2023 a décidé de modifier les modalités d’exercice de la Direction générale, en désignant Monsieur Alain BALLAND, Président Directeur général, conformément aux dispositions des statuts de la société (article 19) et à l’article précité du Code du commerce et suite aux démissions respectives au regard de l’incompatibilité réglementaire entre leurs fonctions au sein du Conseil département de l’Aube et celles occupées depuis sa création, au sein de la SPL, de Monsieur Philippe RICARD et Mlle Isabelle DARNEL.

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CONTROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, nous tenons à votre disposition les rapports de votre Commissaire aux comptes.

Par ailleurs, nous vous indiquons que la liste et l’objet des conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leurs implications financières sont significatives pour les parties, ont été communiqués aux administrateurs et au Commissaire aux comptes.

SITUATION DES MANDATS DES ADMINISTRATEURS ET DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Nous vous précisons qu’aucun mandat d’administrateurs et de commissaires aux comptes n’arrive à expiration.

Nous espérons que ce qui précède recevra votre agrément et que vous voudrez bien voter les résolutions qui vous sont soumises.

Le Conseil d’administration

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