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Document publié le Jeudi 5 octobre 2023
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Thèmes du document : Consommateurs, Propriété intellectuelle et industrielle, Justice et droit,
1
CONVENTION DE VERSEMENT D’UNE SUBVENTION DE LA COMMUNAUTE URBAINE LE HAVRE SEINE METROPOLE
POUR LA « TRANSAT JACQUES VABRE » 2023
Entre les soussignés,
La Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole, représentée par son Président en exercice ou toute autre personne autorisée, agissant en cette qualité en vertu d’une délibération du Conseil communautaire en date du 5 octobre 2023,
désignée ci-après par « Le Havre Seine Métropole » ou « la Communauté urbaine »,
d'une part,
Et l’Association Transat Jacques Vabre, association régie par la loi du 1er juillet 1901 et déclarée en préfecture des Yvelines sous le n°784002579, ayant son siège social 30 Bis Rue de Paradis, 75010 PARIS représentée par M. PROLONGEAU Vincent, président de l'association
désignée ci-après par "l’ATJV",
d'autre part,
IL A TOUT D'ABORD ETE EXPOSE CE QUI SUIT :
L’Association Transat Jacques Vabre organise les années impaires, la traversée de l’Atlantique en double sans escale. La 16ème édition partira du Havre le 29 octobre 2023 (ci-après la « Course », « l’Evénement » ou la « Transat Jacques Vabre »).
C’est dans ce contexte que Le Havre Seine Métropole, compte tenu des demandes formulées par l’ATJV, souhaite lui apporter son soutien.
Cette convention répond à l’obligation de Le Havre Seine Métropole de conventionner avec les organismes de droit privé bénéficiant d’une subvention supérieure à 23 000 euros. (Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et son décret d’application n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatifs aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.)
Cette subvention est versée par la Communauté urbaine à l’Association Transat Jacques Vabre au titre de Partenaire Officiel de la 16ème édition de la Transat Jacques Vabre.
C'EST DANS CES CONDITIONS QU'IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Le Havre Seine Métropole apporte son soutien à l’ATJV pour l’organisation du départ de la Transat Jacques Vabre qui aura lieu du 20 au 29 octobre 2023.
Article 2 : Manifestation concernée
La manifestation faisant l'objet de la présente convention est l'organisation du départ de la Transat Jacques Vabre qui aura lieu du 20 au 29 octobre 2023. 2
Si l’ATJV souhaite obtenir une subvention au titre d’une activité ou pour un événement exceptionnel non prévu dans la présente convention, il lui appartiendra de procéder à cet effet à une nouvelle demande auprès de la Communauté urbaine qui pourra, au vu de cette demande, lui accorder ou non la subvention supplémentaire. Il conviendra, le cas échéant, de procéder à la rédaction d’un avenant à la présente convention.
Article 3 : Prise d’effet – durée
La présente convention est conclue jusqu’au 31 janvier 2024, la prise d’effet se faisant à compter de la notification qui intervient après transmission au contrôle de légalité. La convention ne prendra irrémédiablement fin qu’une fois l’ensemble des obligations des parties satisfait (notamment la transmission des documents prévus à l’article 7).
Elle ne peut être renouvelée par tacite reconduction.
TITRE 1 : OBLIGATIONS DE LA COMMUNAUTE URBAINE
Article 4 : Subventions affectées à un objet
4.1 – Montant de la subvention
Afin de soutenir l’organisation de la manifestation mentionnée à l’article 2 ci-dessus, et à la condition que l’ATJV respecte toutes les clauses de la présente convention, la Communauté urbaine s'engage à verser une subvention affectée aux activités visées à l’article 2 de la présente convention.
Le montant de la subvention affectée que la Communauté urbaine s'engage à verser à l’ATJV s'élève à 60 000 €.
Ce montant sera utilisé notamment pour le rayonnement de l’évènement Transat Jacques Vabre dans les communes de la Communauté urbaine, et en particulier pour :
a. La prise en charge des frais de transport des scolaires participant à la Grande dictée de la transat le 16 octobre et la Journée des scolaires le 20 octobre ;
b. L’organisation d’une visite du bassin en semi-rigide pour 15 personnes à l’occasion de l’évènement organisé par la Communauté urbaine à destination des acteurs économiques ; c. La fourniture de 10 kits vêtements destinés aux élus et aux membres des services afin de valoriser la participation de la Communauté urbaine
En outre, l’ATJV s’engage à faciliter l’accueil sur le village de deux groupes de seniors à l’occasion des balades découvertes organisées par la Communauté urbaine et la ville du Havre, ainsi que l’accueil et l’intégration des établissements de l’enseignement supérieur du Havre dans les opérations. Parmi les actions envisagées : organisation d’une régate étudiante, mobilisation des étudiants pour les enquêtes bilan carbone de l’édition.
Le calendrier des mandatements est arrêté comme suit :
- 75% du montant sera versé après notification de la présente convention ;
- le solde sera versé après réception du bilan financier définitif ainsi que d’un rapport d’activité détaillé de l’évènement dans les 5 mois de sa tenue.
Le versement est effectué au bénéficiaire, selon la domiciliation bancaire suivante : Code établissement : 10107
Code guichet : 00349
Numéro de compte : 00129044871
Clé RIB : 11 3
IBAN : FR76 1010 7003 4900 1290 4487 111
CODE BIC : BREDFRPPXXX
ou sur tout autre compte bancaire, ouvert au nom de l’ATJV, dont les coordonnées pourraient nous être indiquées par la suite.
4.2 – Prestations réalisées par la Communauté urbaine à titre gracieux
Le Havre Seine Métropole réalise à sa charge des travaux de dépose et pose de mobilier urbain afin de permettre la mise en place des stands, des zones de contrôles et l’afflux de visiteurs. Le mobilier concerné par l’emprise du Village de la Transat Jacques Vabre sur l’ensemble des quais en périphérie des bassins Vatine et de l’Eure est le suivant : panneaux de signalisation, barrières levantes, enrochements, glissières corten, arceaux de stationnement vélo, balises, bornes, mobilier divers (bancs, poubelles, etc.), rampe d’accès PMR aux Bains des Docks (sous réserve d’une identification du besoin). Cet inventaire fait l’objet d’un repérage préalable et d’un inventaire détaillé rédigés conjointement par les équipes opérationnelles de l’ATJV et le service Voirie de la Communauté Urbaine. (montant estimé : environ 25 000 € TTC).
4.3 – Contrôle
Le Havre Seine Métropole peut suspendre ou diminuer le montant des avances et versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées, en cas de non-application, de retard significatif ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la présente convention par l’ATJV.
Lorsqu’il est constaté notamment que l’ATJV ne produit pas dans les délais impartis les documents visés en annexe de la présente convention, trente jours après une mise en demeure restée sans résultat, la Communauté urbaine peut suspendre tout ou partie des versements de la subvention restant à effectuer. En cas de refus persistant de l’ATJV de communiquer ces documents, la Communauté urbaine peut décider de supprimer la subvention pour l’avenir et exiger le remboursement des fonds déjà versés.
TITRE 2 : OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION
Article 5 : Communication
1. Droits d'utilisation de la qualité de "Partenaire Officiel" et d’utilisation de la marque Transat Jacques Vabre
L’ATJV consent à la Communauté Urbaine, pendant toute la durée du Contrat et ce jusqu'au 31 janvier 2024, le droit d'utiliser l'appellation officielle « Partenaire Officiel de la Transat Jacques Vabre ». Le Havre Seine Métropole sera libre d'exploiter l'appellation officielle « Partenaire Officiel de la Transat Jacques Vabre », en association avec la Marque Transat Jacques Vabre, sur tout support matériel et immatériel, pour tout type de diffusion et pour le monde entier, après accord préalable de l’ATJV, en vue d'effectuer toute action de communication et/ou d'organiser toute opération promotionnelle.
Le Havre Seine Métropole utilisera la dénomination « Association Transat Jacques Vabre » et la marque « Transat Jacques Vabre » sous la forme du logo bloc-marques personnalisé défini en Annexe aux présentes. L’ATJV a défini une charte graphique officielle, disponible sur demande, qui définit les règles et contraintes d’utilisation du logo bloc-marques personnalisé. Dans toute communication produite par la Communauté Urbaine dans le cadre de cet article, le logo bloc-marques personnalisé devra être associé. 4
Dans la mesure où le logo bloc-marques personnalisé viendrait à évoluer pendant cette période, l’ATJV en informera la Communauté Urbaine qui fera ses meilleurs efforts dès que possible pour utiliser la nouvelle version telle que fournie par l’ATJV et annexée sous forme d’avenant au présent Contrat, et ce, sans préjudice des dispositions du présent article.
Le Havre Seine Métropole intégrera les modifications de la nouvelle version du logo bloc-marques personnalisé sur ses supports digitaux dans la limite d’un délai d’un (1) mois à compter de la date d’information transmise par l’ATJV.
L’exécution par la Communauté Urbaine du présent Contrat ne lui confère aucun droit sur la Marque « Transat Jacques VABRE » et « Jacques VABRE » autre que ceux qui sont autorisés dans le cadre du présent Contrat.
Concernant les supports de communication imprimés (affiche, carte postale, plaquette, etc.…) avant la date du changement du logo bloc-marques personnalisé, la Communauté Urbaine se réserve le droit de les maintenir en l’état le temps d’écouler les supports existants. La réalisation de nouveaux supports de communication lancés après la modification du logo bloc-marques personnalisé fourni par l’ATJV, tiendra compte du changement.
L’ATJV garantit la Communauté Urbaine contre tous troubles, contestations, revendications, recours et éviction qui pourraient être intentés à son encontre, par toute personne, quelle qu'elle soit, à raison de l’exploitation de l'appellation officielle « Partenaire Officiel » et de la Transat Jacques Vabre reproduite par Le Havre Seine Métropole.
2. Droits d’utilisation des images
L’ATJV est propriétaire de toutes les images qu’elle produit.
Elle donne droit à Le Havre Seine Métropole d’utiliser ses photos libres de droits dans toute action de communication (TV, affichage, presse digital), ses vidéos libres de droits sur tout support (jusqu’à 2 campagnes maximum) dont billboards TV et site internet, ainsi que l’affiche officielle et les autres supports produits par l’ATJV à titre gracieux pour une utilisation libre de droits presse et pour toutes campagnes de communication, hors achat d’espaces, sous réserve de mention des crédits des auteurs photographes. En outre, elle donne droit à la Communauté Urbaine de créer une page Transat Jacques Vabre sur son site internet.
Les photos et vidéos libres de droits seront mises à disposition de la Communauté Urbaine par l’ATJV, sur demande de cette première. L’ATJV fournira à Le Havre Seine Métropole une (1) minute d’un Best of des images à la fin de la Course (départ / Course / arrivée).
Il est à noter que dans le cadre d’une utilisation de ces images pour de l’achat d’espace, Le Havre Seine Métropole bénéficiera d’un tarif préférentiel pour l’utilisation des droits d’auteur des photographes officiels de l’organisation de la Transat Jacques Vabre. Le Havre Seine Métropole s’engage à respecter la règlementation relative aux droits d’auteur des photographes ainsi que celle relative aux droits à l’image des personnes en demandant toutes les autorisations nécessaires préalablement à la publication desdites Images.
3. Visibilité de Le Havre Seine Métropole et communication
En contrepartie de son Partenariat, Le Havre Seine Métropole disposera des éléments de visibilité suivants avec une part de voix de 5%, selon supports qui seront préalablement validés entre les Parties :
Visibilité sites départ et arrivée
• Logo sur l’affiche officielle 16ème édition de la Transat Jacques Vabre (« TJV ») ; 5
• Logo sur la signalétique des villages : arche à l’entrée, supports multipartenaires (banderoles sur les barrières, bannières et oriflammes) ;
• Logo sur kakémonos multipartenaires lors des conférences de presse – 5% de part de voix ; • Présence sur tout support de communication print et digital – 5% de part de voix ;
Visibilité Protocolaire
• Bannières (pas d’oriflammes) ;
• Screen saver (si led ou écran) ;
Visibilité sur l’eau - Ponton
• Oriflammes pontons multi partenaires ;
• Banderoles pontons ;
Visibilité village & espaces communs
• Logo sur arche d'entrée & sortie du village ;
• Logo sur oriflammes (habillage du site – supports multipartenaires) ;
• Spots sur écrans géants (30s) - nombre de répétition par jour à définir ;
• 4 annonces micro par jour/ Infos speaker orientant sur la zone pendant la durée du village ; • Présence documents & produits en salle de presse ;
• Présence documents & produits espace hospitalité ;
• Espaces VIP arrivée : logo sur arche d'entrée.
• Rappel de l’information au sein du centre des médias (format à définir)
Communication
• Annonce du partenariat et sa communication externe ;
• Interview dans le programme officiel ;
• Logo Le Havre Seine Métropole sur page remerciements partenaires ;
• Logo Le Havre Seine Métropole sur page partenaire sur dossier de presse (si édité) ;
Visibilité digitale
Site internet
• Logo Le Havre Seine Métropole sur le site internet avec renvoi ;
• Logo Le Havre Seine Métropole et lien vers son propre site dans la rubrique partenaires ;
Réseaux sociaux
• 1 post dédié Facebook & 3 stories dédiées Facebook ;
• 1 post dédié Instagram ;
• 1 post dédié Twitter ;
• Contenu dédié dans la newsletter.
• Tarifs préférentiels pour les espaces de publicité disponibles.
La présente convention ne confère à l’ATJV aucun droit de propriété ou d’exploitation sur le nom et le logo de Le Havre Seine Métropole, ou les marques propriété de la Communauté Urbaine. 6
Toutes les insertions du logo, du nom de Le Havre Seine Métropole, à quelque titre que ce soit, devront être effectuées dans le respect de la charte graphique, fournie par celle-ci à la demande de l’ATJV. Elles devront donner lieu à approbation expresse et préalable de la Communauté Urbaine.
L’usage et la reproduction par l’ATJV des marques dont Le Havre Seine Métropole est propriétaire, sans autorisation préalable de celle-ci, expose son auteur aux sanctions prévues par les articles L716-1 à L716-16 et suivants du code de la propriété intellectuelle.
Dans l’hypothèse où la dénomination Le Havre Seine Métropole et/ou son Logo venaient à être modifiés durant la Convention, l’ATJV s’appliquerait à modifier l’ensemble des outils de communication digitaux utilisés dans les meilleurs délais. Concernant les supports de communication, de promotion et de visibilité déjà imprimés par l’ATJV, les modifications ne seront effectives que lors de nouvelles impressions. Le Havre Seine Métropole prendra à ses frais le coût de production de ces nouveaux supports de communication après étude de devis proposés par l’ATJV.
Article 6 : Hospitalité, billetterie et relations publiques
L’ATJV transmettra dans les meilleurs délais les dates des événements officiels majeurs de la Course.
Toute modification qui sera apportée audit planning devra être communiquée à la Communauté Urbaine en temps utile de sorte que Le Havre Seine Métropole soit informée de toutes opérations de relations publiques au moins sept (7) jours avant la réalisation de l’Evénement.
• Lounge Partagé « Normandie » : 10 invités pour une journée.
• 1 x invitation pour le Dîner des Présidents avec Monsieur le Maire du Havre ;
• 2 x invitations à la soirée d'ouverture TJV ;
• 2 x Invitations à la conférence de presse pré-event
• 6 x badges partenaires nominatifs et 10 badges non nominatifs
• 4 x invitations à assister au départ depuis un bateau
Divers
• Droit de co-branding afin de développer une gamme de produits aux couleurs de la Transat
Jacques Vabre et de la marque Le Havre Seine Métropole. Les produits devront être acquis
auprès du licencié officiel ;
• 20% de réduction sur l’achat de produits dérivés.
Article 7 : Obligations
L’ATJV s’engage par ailleurs :
- à faire figurer dans les annexes comptables fournies à la Communauté urbaine les éléments permettant d’identifier l’origine, le montant total et la nature (fonctionnement ou équipement) de l’ensemble des subventions publiques reçues toutes provenances confondues ;
- à nommer un Commissaire aux Comptes agréé ainsi qu’un suppléant, dès lors :
o que l’Association exerce une activité économique et dépasse, à la fin de l’exercice ou l’année civile, les chiffres ci-dessous pour deux des trois critères suivants (décret n° 85-295 du 1er mars 1985) :
effectif salarié supérieur à 50 personnes ;
Chiffre d’affaires H.T. supérieur à 3,1 millions d’euros ; 7
Total du Bilan comptable supérieur à 1,55 millions d’euros ;
o que l’Association bénéficie d’une subvention publique supérieure à 150 000 euros toutes provenances confondues (loi n° 93-122 du 29 janvier 1993 et décret n° 93-568 du 27 mars 1993) ;
- A tenir une comptabilité conforme aux règles en vigueur (registres, livres, pièces justificatives…) ;
- A s’interdire la distribution (assimilable à une subvention, c’est à dire sans contrepartie véritable et conforme à son objet statutaire) de fonds publics à d’autres associations, collectivités privées ou œuvres, comme le stipule le décret-loi du 2 mai 1938, ainsi que tout prêt ou avance à des personnes physiques ou morales ;
- A se conformer aux dispositions de l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et à son décret d’application n° 2001-495 du 6 juin 2001 relatifs à la transparence financière des aides octroyées par les Personnes Publiques ;
- A établir un compte rendu financier détaillé des activités de l’Association prises en compte au titre de l’article 2 de la présente convention. Ce document doit attester de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention. Pour les activités non prises en compte au titre de l’article 2 de la présente convention, l’Association devra néanmoins fournir chaque année à la Communauté urbaine les comptes annuels indiquant notamment les clefs de répartition des charges.
Le compte rendu financier devra être déposé auprès de la Communauté urbaine dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée.
Dans l’hypothèse où le compte rendu financier détaillé susmentionné ferait apparaître que l’intégralité de la subvention versée n’a pas été affectée aux activités financées par la Communauté urbaine, l’ATJV s’engage à reverser à la Communauté urbaine le trop-perçu. A cette occasion, la Communauté urbaine pourra soit déduire de la prochaine subvention qui serait versée à l’Association le montant du trop-perçu, soit émettre un titre de recette exécutoire.
- A restituer à la Communauté urbaine les subventions perçues, si leur affectation n’était pas respectée, et ce conformément au décret du 30 juin 1934 ;
- A tenir informée la Communauté urbaine, en temps réel, de toute situation déclarée de cessation de paiement ;
- A transmettre à la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours, de son prononcé, tout document juridique entrant dans le cadre de la loi 85-98 du 25 janvier 1985 sur le redressement ou la liquidation judiciaire (jugement du tribunal constatant la cessation de paiement, le redressement judiciaire, la nomination d’un administrateur judiciaire, etc.) ;
- A informer la Communauté urbaine, au plus tard dans les 7 jours, lors de la mise en place d’une procédure d’alerte par le commissaire aux comptes de l’Association.
Article 7 : Contrôle de la Communauté urbaine
L’ATJV, au titre de l’article L1611-4 du Code général des Collectivités et à l’appui de sa demande de subvention, est tenue de fournir à la Communauté urbaine copie des budgets et comptes annuels de l’exercice écoulé ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité.
La Communauté urbaine s’engage à terme à ne travailler que sur des documents exclusivement dématérialisés et souhaite à ce titre y intégrer tous les acteurs avec lesquels elle entretient des relations. 8
Dans le cadre de cette politique, la Communauté urbaine incite l’ATJV à lui transmettre les documents concernés dans une version dématérialisée.
L’ATJV transmettra à la Communauté urbaine chaque année et au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, les pièces suivantes :
• Les derniers comptes annuels détaillés (compte de résultat, bilan et annexes) approuvés par l'Assemblée Générale de l'Association et obligatoirement établis par un expert-comptable agréé ou validés par un Commissaire aux Comptes agréé
• Le rapport d'activités ou de gestion relatif au dernier exercice connu et présenté à la dernière Assemblée Générale ; reprenant notamment les actions financées par la présente ;
• Le rapport général et spécial du Commissaire aux Comptes agréé portant sur les comptes annuels de l’exercice précédent (si nécessaire – confer article 6) ;
• Les statuts et toute modification statutaire ainsi que la liste à jour des membres du bureau et du Conseil d’Administration en cas de modification ;
Tous les documents (rapport d'activités, comptes annuels, etc…) transmis à la Communauté urbaine devront être revêtus du paraphe du président, représentant légal de l'Association.
Article 8 : Assurances
L’ATJV exerce ses activités sous sa responsabilité exclusive. Elle s'engage à souscrire toutes les polices d'assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité et pour que la responsabilité de la Communauté urbaine ne puisse être recherchée.
Article 9 : Résiliation
En cas de non-respect par l’une des parties des engagements réciproques inscrits dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé réception. La résiliation par la Communauté urbaine ne pourra ouvrir droit à indemnisation.
Par ailleurs, le non-respect de la présente convention par l’ATJV pourra impliquer également la restitution immédiate des subventions versées. Un titre de recette exécutoire sera alors émis à cet effet par la Communauté urbaine.
Chaque titre de recette devra être réglé dans un délai de 30 jours après émission sous peine d’application d’intérêts moratoires au taux légal en vigueur.
Article 10 : Litige
En cas de difficulté portant sur l’application ou l’interprétation de la présente convention, les parties s’engagent à régler leur différend à l’amiable.
En cas de désaccord persistant, les contestations seront soumises au Tribunal Administratif de Rouen.
Article 11 : Tolérances 9
Il est convenu que toutes les tolérances accordées par l’une ou l’autre des parties quant aux clauses et conditions exprimées dans la présente convention, ne pourront, même avec le temps, devenir un droit acquis. Il pourra y être mis fin par simple notification recommandée avec accusé de réception.
Article 12 : Dettes, impôts et taxes
L’ATJV se conformera aux prescriptions réglementaires relatives à l’exercice de son objet statutaire. En outre, elle fera son affaire personnelle de tous les impôts, taxes, cotisations et redevances, présents ou futurs, constituant ses obligations sociales et fiscales, de telle sorte que la Communauté urbaine ne puisse être inquiétée ou sa responsabilité recherchée, en aucune façon à ce sujet. Il en est de même pour toute autre dette ou engagement pouvant avoir des conséquences financières que l’ATJV contracté dans le cadre de son activité.
Fait au Havre, en trois exemplaires, le
Pour l’Association Transat Jacques Vabre Pour la Communauté urbaine
Vincent PROLONGEAU Pour son président ou son représentant
Président