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Document publié le Lundi 1 janvier 2018
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - C14 12 2018 1)
Thèmes du document : Télécommunications et internet, Données personnelles, Aménagement du territoire,
RAPPORT ANNUEL 2018
DU SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA
COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
Accusé de réception en préfecture
079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE
Date de télétransmission : 18/12/2018
Date de réception préfecture : 18/12/2018 RAPPORT ANNUEL 2018
DU SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA
COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
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Un schéma de mutualisation au service de notre territoire
La loi de Réforme des Collectivités Territoriales de 2010 a rendu obligatoire la réalisation d’un schéma de mutualisation de services entre l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale et ses communes membres « dans l’année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux ».
Dans cette perspective, les élus de la Communauté de d'agglomération du Niortais ont tenu à développer cette démarche dès le second semestre 2014.
Un première phase, d'analyses et d'élaboration d'un état des lieux, a permis de dégager des pistes de mutualisation pour les années à venir, formalisées dans un projet de rapport de mutualisation.
Ce projet de Schéma de mutualisation a été soumis à la consultation des communes durant une période de trois mois, de décembre 2014 à février 2015.
C’est ainsi, qu'en mars 2015, le Conseil d'agglomération du Niortais adoptait un accord de principe sur un schéma de mutualisation de première génération entre notre EPCI et ses communes membres.
Ce rapport annuel présente l’état d’avancement en 2018 des actions de mutualisation mises en œuvre depuis 2015. Les champs des mutualisations sont divers. Amorcée avec le garage communautaire, la mutualisation s’est poursuivie en 2018 avec la création en octobre 2018 d’un service commun des systèmes d’information dans un contexte qui favorise la transformation des organisations où la capacité d’adaptation est intégrée.
Garantir une meilleure qualité du service à l’usager, partager le savoir-faire, améliorer l’efficience de l’organisation territoriale et si possible, rechercher des économies d’échelle sont les finalités de ce schéma de mutualisation qui constitue un véritable levier de développement de notre territoire et de reconnaissance de la consolidation du bloc communal constitué de la Communauté d’agglomération et de ses communes membres.
Jérôme BALOGE
Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais
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TABLE DES MATIERES
1. RAPPEL : BASE DE CONNAISSANCE DU SCHEMA DE MUTUALISATION.............................. 3
1.1. DEFINITIONS ................................................................................................................................. 3
1.2. REFERENCES ................................................................................................................................ 3
1.3. CONTEXTE DE LA MUTUALISATION .................................................................................................... 4
1.4. RAPPEL DES PRINCIPAUX OBJECTIFS DU SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA CAN ............................... 4
2. CYCLE DU SCHEMA DE MUTUALISATION ............................................................................... 5
3. ORGANISATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION ................................................................ 6
4. PROCESSUS DE MISE EN OEUVRE DES PROJETS DU SDM................................................. 7
5. NIORT AGGLO............................................................................................................................ 8
6. THEMES ET NOMS DES PROJETS DU SDM ............................................................................ 9
7. ETAT D’AVANCEMENT, ACTUALITE DE LA DEMARCHE DE MUTUALISATION. .....................11
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1. RAPPEL : BASE DE CONNAISSANCE DU SCHEMA DE MUTUALISATION
1.1. Définitions
Mutualisation :
La mutualisation, qui peut prendre diverses formes, permet la mise en commun, par des communes et
établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), de moyens, équipements, matériels ou
personnels.
Schéma de mutualisation :
Il s’agit d’un document d’orientation qui doit servir à impulser une dynamique et permettre d’aller vers
plus de mutualisation. Ce document fait l’objet d’adaptations selon les opportunités.
1.2. Références
- La loi RCT
La loi du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales (RCT) s’inscrivait dans un
processus qui visait à la simplification des structures territoriales, la réduction du nombre d’échelons
territoriaux, la clarification des compétences et des financements. Elle a également systématisé la
réflexion au sein des intercommunalités sur les possibilités de mutualisation. Elle impose aux
communes et communautés d’élaborer un schéma de mutualisation dans l’année suivant le
renouvellement du conseil municipal.
- La loi MAPTAM
Après la loi RCT du 16 décembre 2010, la loi de modernisation de l'action publique territoriale et
d'affirmation des métropoles (MAPTAM) n°2014-58 du 27 janvier 2014 finalise la sécurisation
juridique des coopérations du bloc local.
Mars 2015 : 1ère obligation de schéma de mutualisation (obligation reportée à décembre 2015)
Elle est le premier des trois nouveaux éléments de loi du Gouvernement pour réformer la
décentralisation.
- La loi NOTRe
Troisième et dernier volet de la Réforme territoriale, la loi portant nouvelle organisation territoriale
de la République (NOTRe) a été promulguée le 7 août 2015. Entre autres dispositions, ce texte
apporte des précisions et simplifications de la mise en place de services communs entre EPCI et
communes.
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1.3. Contexte de la mutualisation
Obligation législative
L’article L.5211-39-1 du Code Général des Collectivités Territoriales prévoit qu’afin d’assurer une
meilleure organisation des services, dans l’année qui suit chaque renouvellement général des Conseils
Municipaux, le Président de l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) à fiscalité
propre établit un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l’EPCI et ceux des
communes membres.
Projet de territoire
Ce projet adopté par le Conseil d’Agglomération le 11 avril 2016 intègre la réflexion autour des
nouvelles compétences dévolues ou envisagées par les lois (MAPTAM, ALUR, NOTRe...).
Contexte financier contraint
Les dotations de l’Etat s’amoindrissent.
Retrait de l'Etat
Le schéma de mutualisation répond aux attentes des communes suite au retrait des services de l’Etat
Les préconisations de la cour des comptes
La Cour des comptes presse les collectivités de participer davantage à la réduction du déficit public
dont une des pistes évoquées est la mutualisation des services.
1.4. Rappel des principaux objectifs du Schéma de Mutualisation de la CAN
Faire mieux ensemble pour :
- maintenir et / ou améliorer la qualité des services
- partager les services pour accroitre la disponibilité des expertises - rechercher une plus grande efficacité/efficience économique
- renforcer la cohérence des politiques publiques
- renforcer la communauté d’intérêt
- rendre plus lisible l’action intercommunale
- contribuer à mieux satisfaire les usagers (qualité du service public) - faire reconnaître davantage l’identité intercommunale
- dégager à moyen et long terme des marges de manœuvre financières en partageant les ressources
- moderniser les modes de fonctionnement en maîtrisant les coûts
La mutualisation par activité peut concerner les ressources logistiques, les ressources humaines, les
systèmes d’information, les activités opérationnelles.
Le périmètre d’application peut être variable selon les domaines et concerner de façon indépendante
ou combinée la communauté et une commune (en général la ville centre) ou la communauté et
plusieurs communes.
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2. CYCLE DU SCHEMA DE MUTUALISATION
ENTREES ACTIONS SORTIES
1- Etat des lieux,
existant de la
mutualisation
2- projet de schéma
de mutualisation
des services à
mettre en œuvre
pendant la durée du
mandat; Modèle de
délibération
3-projet de rapport
SDM
4-Rapport bilan.
Chaque année à
l'occasion du Débat
d'orientation
budgétaire ou, à
défaut, lors du vote
du budget
1 –Approche de
l’impact
prévisionnel de la
mutualisation sur
les effectifs de
l'EPCI et des
communes
concernées et sur
leurs dépenses de
fonctionnement
2- délibération avec
avis des communes
membres
3-schéma approuvé
4-rapport, bilan
annuel
Approuvé,
intégration,
adaptation ou
abandon de projets
Début
1 –Etablir un rapport relatif aux mutualisations de services
(EPCI/communes membres)
2 – Emettre un avis sur le rapport. A défaut de
délibération dans ce délai, l'avis est réputé favorable.
3 – Approuver le projet de schéma. Le schéma est ensuite
adressé aux communes membres
Vers nouveau
cycle
4 – Informer le Conseil communautaire de l'avancement
du schéma de mutualisation. Adapter les projets si besoin
Dans un
délai de
3 mois
Cycle annuel
pendant la
durée du
mandat
Président
CAN
Conseil
communautaire
Conseil municipaux
communes membres
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3. ORGANISATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION
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4. PROCESSUS DE MISE EN OEUVRE DES PROJETS DU SDM
ENTREES ACTIONS SORTIES
1-de l’idée au projet
Projet avec ses
principaux objectifs
2- Modèle de lettre
de mission
3-Modèle de fiche
projet
4-5-Fiche projet
complétée
6-Démarche et Fiche
projet validée
7-Moyens pour
déployer le projet
Eléments de mesure
de l’atteinte des
objectifs
1 –nouvelle version
du SDM
2- Lettre de mission
et chef de projet
identifié
3-Equipe projet
constituée et fiche
projet complétée
4-Etapes de la Fiche
projet validée
5- Démarche projet
validée
6- Démarche et Fiche
projet approuvée et
moyens alloués
7-projet déployé
Capitalisation
Mesure des effets
recherchés,
adaptation
permanente
Début
1 - Intégrer un projet dans le SDM
2 – Elaborer la lettre de mission et confier le projet à un
chef de projet
3 – Constituer son équipe, définir le projet et compléter la
fiche projet par étapes
Fin
5 – Valider la démarche projet
COPIL Chef de projet CODIR
7 – Mettre en œuvre les étapes du projet, mesurer et
progresser, faire le bilan et capitaliser
8 – Intégrer dans les organisations
Equipes
projet
DGA
référents COTEC
6 – Approuver la démarche projet, la prioriser et allouer
les moyens
4 – Valider les étapes de la fiche projet
Oui
Non
Approuvé ?
Abandon ?
Oui
Non
Évolution du
projet ?
Non
Oui
Retour
étape 2-3
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5. NIORT AGGLO
La Communauté d'agglomération du Niortais regroupe 42 communes sur 821 km².
Situé au sud-ouest des Deux-Sèvres, au sein de la Nouvelle-Aquitaine, notre territoire s'inscrit dans
l'aire urbaine de Niort, chef-lieu du département et compte 120 545 habitants
Niort, la plus grande commune de la CAN, compte 58 952 habitants. Thorigny-sur-le-Mignon est la
plus petite avec 105 habitants.
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6. THEMES ET NOMS DES PROJETS DU SDM
A l’issue du Comité de pilotage du 17 septembre 2014 et du Bureau du 6 novembre 2014, la liste des
projets a été arrêtée comme suit :
1. THEMATIQUES
Culture et tourisme (évènementiel…)
Développement durable Agenda 21
Droit des sols
Communication externe
Communication Interne : intranet
Communication Interne : suivi documentaire
2. ORGANISATIONS
Collaboration RH
Informatique
Commande publique (marchés dont les clauses d'insertion, groupements de commandes...)
Archives
3. COOPERATIONS TECHNIQUES
Fibre optique
Déchets et proximité
Mutualisation de matériel
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Président de la communauté
d’agglomération du Niortais
Maire de Niort
Cabinet
du Président de la communauté
d’agglomération du Niortais
Maire de Niort
Pôle ressources et
sécurité civile
Direction Générale
CAN
Direction Générale
Ville de Niort
Pôle ressources et
gestion
Pôle cadre de vie et
aménagement Urbain Pôle Vie de la cité
Espaces Publics
Patrimoine et moyens
Urbanisme et actions
foncières
Développement urbain et
habitat
Gestion Urbaine
réglementaire
Politiques sociales et CCAS
Education
Animation de la Cité
Accueil et formalités
citoyennes
Finances
Ressources Humaines
Commande Publique et
Logistique
dont service Achat
Systèmes d’information et de Télécommunication
Police Municipale
Projet Risques Majeurs et
Sanitaires
Finances
Ressources Humaines
Marchés Publics
Pôle Ingénierie et Gestion
technique Pôle vie du Territoire
Etudes et projets
Gestion du patrimoine
Assainissement
Gestion des déchets
Eau potable/Gémapi
Urbanisme réglementaire
et stratégie foncière
Médiathèques
Conservatoire
Ecole d’arts plastiques
Musée/CIAP
Gens du voyage
Aménagement durable
du territoire et habitat Transports et mobilité
Communication externe
Secrétariat Général
Instances Affaires
juridiques (DGS)
Administration
générale/juridique
Sports d’eau
Garage communautaire
Services à la population Services d’appui et sécurité Services techniques et développement du territoire
Développement
économique
Ville de Niort
CAN
Services mutualisés
Organigrammes et services
mutualisés CAN/Ville de Niort
Communication
interne
Légende
Participation interne
Accessibilité Dév. durable
Service culture
Service proximité et
relation aux citoyens
Collaborations
Management qualité
Cohésion sociale
insertion
Guichet unique
«clauses
sociales»
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7. ETAT D’AVANCEMENT, ACTUALITE DE LA DEMARCHE DE MUTUALISATION.
Les services mutualisés :
Le garage communautaire.
Le service commun du garage communautaire a été créé le 5 mai 2014 par la Communauté
d’Agglomération du Niortais et la Ville de Niort.
Domaine d’intervention :
Le garage commun traite les véhicules et matériels de la Ville de Niort en pleine propriété ou
conventions acceptées par le contrôle de légalité et ceux de l’EPCI Communauté d’Agglomération
du Niortais
Missions :
Assurer la sécurité, le maintien en conformité, l’entretien et le dépannage des véhicules et matériels
identifiés dans le domaine d’intervention.
Effectif et organisation : 17 Agents
1 Responsable (en binôme avec le responsable régie)
1 Gestionnaire administratif et comptable
3 Gestionnaires d’achats et stocks
2 Responsables chargés des interventions internes et externes
9 Opérateurs en maintenance des véhicules et matériels (dont un chaudronnier véhicules
industriels)
1 Apprenti en maintenance des véhicules et matériels
Moyens techniques:
1450 m2 d’atelier, bureau, vestiaires, commun…
150 m2 de zone de stockage fourniture
Le Parc entretenu
Poids lourds et véhicules légers
85 Véhicules de + de 3,5T
386 Véhicules de - de 3,5T
Matériels
1372 Matériels identifiés
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Quelques chiffres qui caractérisent l’activité et sa répartition entre la Ville de Niort et la CAN :
2 995 ordres de réparation
- 13 351,5 heures d’intervention
- 562 heures de formation
- 865 bons de commande de prestation
- 1 268 bons de commande de fournitures
- 1 565 bons de sortie de stocks dont :
- 1 360 sur des ordres de réparation
- 205 sur des véhicules ou des services
- Plus de 2 500 factures traitées
Le garage communautaire s’est inscrit depuis son démarrage dans une démarche d’amélioration
continue pour renforcer sa capacité d’adaptation et son efficience.
Les liens de co-responsabilité avec les services de la Ville de Niort et de la CAN permettent de
répondre à leurs besoins respectifs et communs.
La répartition de l’activité entre les différents types d’équipements est stable depuis la création du
service commun en conservant les spécificités des 2 collectivités. Les coûts de fournitures et de
prestations, sont globalement constants depuis la création du service commun.
Une capacité d’adaptation et une efficience constatée : Malgré un accroissement de la part
« Matériel » du parc et l’évolution sensible côté « Véhicules Légers », avec de surcroît des
mouvements de personnels, le service s’est maintenu et les coûts ont été maîtrisés. Un parcours
de formation complète les connaissances des mécaniciens pour mieux intervenir sur les véhicules
électriques. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE
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Le service de communication externe.
Depuis le 1er janvier 2016, les services communication de NiortAgglo et de la Ville de Niort ont été
mutualisés. Ce service commun permet désormais d’assurer l’ensemble des actions de
communication externe pour le compte de la commune et de l’agglomération tout en optimisant la
gestion des ressources humaines, des moyens et matériels, pour aboutir à une meilleure disponibilité
des compétences et à la réalisation à terme d’économies d’échelle.
Objectifs :
Développer l’information d’intérêt territorial (faire découvrir les acteurs locaux et l’activité
du territoire)
Conforter l’information d’utilité publique (renseigner et faciliter la vie de l’usager)
Identifier et travailler la marque de fabrique niortaise pour être remarqué et se démarquer
à l’extérieur du territoire (créer de la valeur)
Missions :
Le pilotage et la coordination de la stratégie de communication, la rédaction des magazines Vivre à
Niort et Territoires de Vie, l’administration des sites Internet niortagglo.fr et vivre-a-niort.com,
l’animation des réseaux sociaux Facebook et Twitter pour les deux collectivités, conception et
organisation d’évènementiels sur l’ensemble du territoire.
Les principales évolutions :
Le site internet de l’Agglomération a connu une refonte complète en 2017 et 2018 (contenus
+ charte graphique) :
o Refonte entière des rubriques en collaboration avec l’ensemble des services +
changement d’outil de gestion du site.
o Ouverture d’une newsletter hebdo relatant l’actualité de Niort Agglo.
o Ouverture d’une page Facebook et d’un compte Instagram Niort Agglo.
o Développement d’une cartographie des équipements accessibles recevant du public.
Le site internet de la Ville de Niort
o Création d’une newsletter hebdo pour la Ville de Niort.
o Développement d’un guichet numérique pour les formalités administratives +
module anomalies sur la voie publique + prise de rendez-vous en ligne.
Renforcement des campagnes d’affichage pour promouvoir les actions et projets portés par
les services
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Evolution et amélioration de l’identité graphique créée en 2016 pour les établissements
culturels et sportifs de l’Agglomération
Centralisation des crédits d’impressions, répartis jusqu’alors dans les différents services,
au sein du service communication
La création de WEB TV
46 vidéos réalisées dont 10 pour NiortAgglo.
Travaux en cours : Refonte de la signature visuelle de chaque chaîne, Niort TV et
NiortAgglo TV, avec la création d’un générique d’introduction et une animation de fin de
vidéo. Animation de la chaîne, avec apparition d’un intervieweur à l’antenne, sur les temps
forts du territoire, afin d’incarner la web TV.
Doublement du nombre de vidéos produites, qui devrait s’accompagner d’une progression
du nombre d’abonnés aux chaînes YouTube.
Les travaux en cours et à venir
Pour Niort Agglo
• Refonte totale du logo et de la charte graphique
• Lancement d’une newsletter hebdomadaire Niort Agglo
• Développement de rubriques thématiques chartées Niort Agglo : musées, grands projets
• Mise en conformité RGPD (règlement de protection des données personnelles)
• Etude de lectorat dans T erritoire De Vie / refonte d’un réseau com. dans les communes
Pour Ville de Niort
• Refonte du logo Ville de Niort et déclinaison en charte graphique
• Développement de rubriques thématiques chartées Ville : grands projets, programmation
estivale
• Saisine de l’administration par voie électronique, refonte annuaire web des services
• Mise en conformité RGPD (règlement de protection des données personnelles)
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Intranet
L’intranet de NiortAgglo dont la première version a été mise en ligne en mai 2018 s’apparente
progressivement à un bureau virtuel.
Objectif :
S’aligner sur les principes essentiels de l’organisation : décloisonner, collaborer, faire confiance, se
responsabiliser, se repérer, mieux s’impliquer de sorte à stimuler la performance du service public
et au final, donner à notre collectivité la place territoriale qu’elle doit occuper avec ses 42 communes.
Enjeu :
L’enjeu de cet intranet est double. A la fois appropriation par l’utilisateur des services délivrés et
conduite de changement : Partager, collaborer, interagir sont des compétences qui font désormais
partie de notre quotidien.
Un espace de travail :
L’intranet comme espace de travail met à notre disposition les applications du quotidien,
permet de trouver les coordonnées d’un collègue, de développer des collaborations directes
(espaces collaboratifs) et à terme d’avoir une complète gestion dynamique des documents (Ged)
selon un processus structuré qui répond aux besoins de notre organisation.
Sous cet angle l’intranet n’est plus seulement un outil d’information mais un lieu de collaboration et
de création de valeurs entre parties prenantes.
L’utilisateur :
L’intranet n’est pas seulement destiné aux agents de l’EPCI CAN, il a pour vocation à
s’ouvrir, de façon maîtrisée, aux personnes extérieures à la collectivité impliquées dans le
développement territorial : agent de la Ville de Niort, CCAS, SEV, élu (e), secrétaire de mairie.
pourrait évoluer vers un extranet qui ouvre la porte à l’information et à la contribution
d’acteurs externes, pour enrichir sa base collaborative d’expériences, de savoir-faire inédits et
constructifs.
Chemin parcouru en 2018 :
- Création d’un réseau de correspondants dans les services. Des « référents » dont la mission
est de rapprocher les collègues physiquement et culturellement éloignés de de l’information
et outils numériques
- Création et animation d’un réseau de rédacteurs. Des collègues désignés par les directions Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE Date de télétransmission : 18/12/2018 Date de réception préfecture : 18/12/2018 RAPPORT ANNUEL 2018
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de service pour écrire et mettre en ligne des informations courtes qui témoignent des activités
de l’EPCI
- Initiation des correspondants, des rédacteurs, des référents, des chefs de projets mais aussi
des secrétaires de mairie à la pratique de travail en espaces collaboratifs
- Stabilisation de la ligne graphique et du rôle joué par la lettre d’info par rapport à l’intranet
En cours et à venir :
- Canaliser l’accès à l’intranet : supprimer du bureau windows l’affichage des applicatifs déjà
présents dans la rubrique « outils » de l’intranet
- Faciliter l’accès à l’intranet et à ses services :
o Poursuivre une politique de sécurité adaptée
o Renforcer l’implication des référents auprès des publics excentrés de la pratique de
l’ordinateur et de l’info numérique
o Rendre performant le moteur de recherche de l’annuaire
- Fonder l’usage de l’intranet c’est à dire agir sur les motivations à pratiquer l’intranet :
o Développer les contenus personnels du « compte utilisateur » : formations, carrière,
entretien professionnel, fiche de paie, etc.
o Créer et mettre en ligne des formulaires compréhensibles et simples à renseigner par
un novice.
o Mettre en ligne des documents référents qui permettent aux communes de
comprendre les grandes questions d’actualité. Ce sont des fiches thématisées :
Rifseep, scot/pluid, pcaet,..
o Permettre d’accéder à un partage de ressources documentaires avec la VDN
(intradoc) et les communes : abonnements en ligne, recherches sur thème,
revue de presse territoriale…
o Pouvoir modifier directement dans les espaces collectifs le document en cours.
- Amener les utilisateurs à se prononcer sur la pratique de l’intranet (sondage,
expertise des pages visitées,…). Des préconisations seront à faire sur l’ergonomie, l’utilité
des infos mises en ligne et des services apportées
- Travailler la complémentarité des 2 supports (lettre d’info et site intranet ),
renforcer l’approche multimédia (vidéo avec smartphone, photos, tutoriels)
La Ville de Niort et NiortAgglo ont en commun la même base technique d’intranet et partagent
surtout la compréhension de cette logique de travail qui place l’agent comme l’acteur impliqué
d’une collectivité qui doit produire du service public et du développement territorial.
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Direction des systèmes d’information
Après une étude réalisée par le cabinet EY en 2017 la Communauté d'Agglomération du Niortais et
la Ville de Niort ont souhaité créer un service commun. La DSI a donc mutualisé ses compétences
pour mieux satisfaire les agents et les services des 2 collectivités. L'ambition est de partager un plan
de développement informatique commun, moderniser les modes de fonctionnement, améliorer les
expertises et tout simplement renforcer la relation avec les directions de services. Le tout dans une
optique de transition numérique qui doit profiter à l'usager.
Les objectifs :
• Se donner les moyens d’accompagner la transition numérique des acteurs du territoire des
collectivités en faveur des usagers
• Piloter et réaliser des projets en commun
• Améliorer le niveau des expertises et les partager
Rechercher une plus grande efficacité/efficience
Démarche :
Afin de porter cette mutualisation, une nouvelle équipe de direction a été constituée fin 2017 et les
deux équipes se sont installées le 05 juin dernier sur le site spécialement réaménagé de l’immeuble
Emile Bèche dans le centre-ville à Niort. Le service commun a été créé le 1er octobre 2018.
Rattachée administrativement à Niort Agglo, la direction des systèmes d'information est au service
des deux collectivités.
La démarche de mutualisation se décline en deux temps :
• Le premier a vocation à faire converger les 2 systèmes d’information en termes technique et
organisationnel.
• Le second aura vocation à intégrer les communes membres qui le souhaiteraient dans le périmètre
d’action de la DSI mutualisée, une fois la convergence réalisée.
Organisation dynamique en 5 services :
35 agents composent le service commun. Soit, 23 agents de la DSIT ville de Niort et 12 agents du
STI de Niort Agglo.
Une unité de soutien administratif
Une unité de gestion financière, administrative et d'animation des procédures. Clé de voûte de la
DSI. Il en assure le bon fonctionnement en apportant l'éclairage, l'énergie et l'expertise nécessaires Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE
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à la compréhension des mécanismes technico administratifs et la garantie de leurs mises en œuvre.
Nous allons vers
Une maitrise optimisée des tableaux de bord de la direction (marchés publics, finances,
commandes, contrats, etc.)
Une vision simplifiée de la gestion financière
Un suivi et une garantie des règles de répartition des coûts entre la ville de Niort et NiortAgglo.
Un service d'assistance aux utilisateurs
Un service qui répond aux questions du quotidien, optimise ses processus pour assurer une relation
utilisateur de qualité, qui gère, maintient le parc des outils informatiques.
Nous allons vers
Un seul point d'entrée pour toute demande d'utilisateurs
Un contrat de confiance établit avec l'utilisateur sur la base d'un bouquet de services
Un environnement de travail unifié
Un service dédié aux projets et applications
Un service qui pilote et conduit les projets en partenariat avec les directions de services, les
accompagne dans la transformation numérique.
Nous allons vers
L'e-administration pour faciliter les démarches
La dématérialisation des processus internes
L'informatisation des métiers dont les besoins le nécessite
Le maintien des applications en place
Un service qui porte l'infrastructure et les systèmes numériques
Un service qui gère et maintient les réseaux, les télécommunications, les serveurs. Autrement dit :
l'infrastructure centrale du système d'information.
Nous allons vers
Un système d’information commun aux 2 collectivités
Une garantie de sécurité opérationnelle renforcée
La gestion des objets connectés
Un service référentiels et sécurité
Un nouveau service destiné à piloter la sécurité et les référentiels de données dans le cadre d'un
système d'information décisionnel (SID).
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Nous allons vers
Une meilleure garantie de sécurité du système d'information
Une informatique décisionnelle : un outil d'analyse des données en provenance de plusieurs
sources destiné à faciliter la décision des deux collectivités
Un système d'information géographique (SIG)
La création de ce service commun permet d’assurer l’ensemble des actions de la DSI pour le compte
de la Ville de Niort et de la Communauté d’agglomération du Niortais tout en optimisant la gestion
des ressources humaines, des moyens et matériels, pour aboutir à une meilleure disponibilité des
compétences et à la réalisation, à terme, d’économies d’échelle.
Intégration des clauses sociales dans les marchés publics
Depuis 2016, une expérimentation de développement des clauses dans les marchés de ses
services, de ses bailleurs sociaux et des communes de la CAN, a été réalisée sous la forme de
prestations de services avec l’agent facilitateur de la Ville de Niort pour le compte de la CAN. Les
résultats de cette expérimentation ayant donnés toute satisfaction, la CAN a créé un guichet unique
à compter du 1er juillet 2018.
Objectif :
Proposer aux services de la CAN, des communes membres, des bailleurs sociaux et à l’ensemble
des donneurs d’ordre publics impliqués sur le territoire de la CAN, un appui pour que la commande
publique génèrent des étapes vers l'emploi pour les publics en insertion du territoire.
Effets recherchés :
Pour les chefs d’entreprises : Une plus grande simplicité et rapidité
Pour les donneurs d’ordres : La mutualisation des moyens, des parcours d’insertion, et
partage de l’expérience tirée des évaluations
Pour les structures d’insertion : S’appuyer sur des parcours plus riches et diversifiés. De plus,
le positionnement d’un guichet unique des clauses d’insertion au sein de la CAN :
- Renforce la nature communautaire de la compétence actions d’insertion (art. 3-11 des
statuts), ainsi que le ressort territorial de la plupart des donneurs d’ordres (dont les
communes du territoire)
- Clarifie les acteurs : donneurs d’ordres, entreprises, structures d’insertion
- Identifie le guichet unique face aux possibles financeurs (Département, donneurs
d’ordres importants…) et au sein des réseaux nationaux de l’insertion (tels que l’Alliance
Ville Emploi) Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE Date de télétransmission : 18/12/2018
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L’organisation du dispositif :
A compter de janvier 2019, composé de 1,5 ETP d’agent facilitateur, d’un agent chargé de la
mobilisation des publics en insertion et d’un agent assurant des missions d’assistance et de
Secrétariat, le guichet unique fait le lien entre les différents acteurs : donneurs d’ordres (maître
d’ouvrage), entreprises soumissionnaires et structures d’insertion et à chaque étape du marché
public :
- En amont : identification des marchés et des lots pouvant être concernés, quantification des
heures d’insertion et traduction en clauses dans les pièces marchés.
- Pendant l’appel d’offres et la passation : information des entreprises soumissionnaires sur les
modalités d’exécution de la clause d’insertion.
- Pendant l’exécution : accompagnement des entreprises dans la mise en œuvre de la clause
(analyse des postes, repérage des publics, mise en relation avec les structures d’insertion, …).
- En aval : évaluation quantitative et qualitative.
Quelques chiffres qui caractérisent l’activité :
Programmation 2017 et années à venir :
Nombre d’opérations (tous donneurs d’ordre) 30 ;
Nombre de marchés clausés 91
Pour 2016 et 2017 : 39 155 heures pour 144 bénéficiaires habitants la CAN dont 70 bénéficiaires du RSA
Secteur d'activité en développement et en lien avec les chargés d'opération de plusieurs directions.
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Les démarches en projet :
Urbanisme réglementaire et stratégie foncière
La direction dédiée à l’application des règles d’urbanisme et à la mobilisation du foncier, un service
mutualisé renforcé à compter du 1er janvier 2019.
Contexte :
Les transferts et prises de compétences de la CAN (PLUi = Plan Local d'Urbanisme Intercommunal
par exemple) conduisent à modifier les missions des communes et à accroître l’activité des services
communautaires. La mise en œuvre d’une nouvelle organisation communautaire traitant des sujets
de l’Urbanisme réglementaire (planification et ADS = Autorisation du Droit des Sols) d’une part et
du Patrimoine (foncier et immobilier) d’autre part vise à harmoniser les pratiques, à renforcer
l’expertise et à adapter les ressources humaines dans un souci de continuité et de cohérence.
Objectifs, effets recherchés :
- L’harmonisation des modes d’instruction des ADS dans la perspective d’application d’un
référentiel territorial unique sous la forme du PLUi-D.
- Le maintien, voire l’amélioration, de l’accueil des pétitionnaires en mairie et à la CAN
- La sécurisation de la délivrance des autorisations par les maires
- Le conseil auprès de services et des pétitionnaires tout au long du processus d’élaboration et de
dépôt de leur dossier d’ADS
- La mise en œuvre des processus de dématérialisation
Le périmètre d’intervention :
Il consiste en l’instruction de l’ensemble des ADS pour le compte des communes, le Maire restant
l’autorité compétente. L’instruction incluant le conseil et l’accompagnement des pétitionnaires.
L’accueil des pétitionnaires et le dépôt des dossiers d’ADS sont assurés en mairies, les services
communautaires sont en appui (conseil, expertise, formation) et fournissent le logiciel métier pour
l’enregistrement et le suivi.
Organisation :
Le service est rattaché à la Délégation à l’aménagement du territoire en lien avec le l’unité Gestion
patrimoniale (Administration Générale).
L’accueil des pétitionnaires sera réalisé en mairie par les services Ville de Niort « recomposés »
Les 10 postes transférés sont ceux dont l’activité actuelle contribue à l’élaboration et à la mise en
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œuvre de la compétence PLU (ils sont répartis dans les diverses composantes de la direction
Territoire)
Délégué à la protection des données
De par la loi « pour une République numérique », applicable courant 2016 et le règlement général
européen sur la protection des données à caractère personnel qui est entré en application le 25 mai
2018, nos collectivités doivent désormais être capables de garantir et de prouver à tout moment que
le traitement des données à caractère personnel est conforme et sécurisé.
Le traitement des données doit pouvoir être traçable pour justifier de la mise en place de bonnes
pratiques en termes de manipulation des données personnelles (collecte, stockage, utilisation,
partage ou destruction).
De nombreuses données personnelles sont traitées par nos services, que ce soit pour assurer la
gestion administrative de leur structure (fichier de ressources humaines), la sécurisation de leurs
locaux (contrôle d’accès par badge, vidéosurveillance) ou la gestion des différents services publics
et activités dont elles ont la charge.
Certains de ces traitements présentent une sensibilité particulière, comme les fichiers d’aide sociale
et ceux de la police municipale.
Une première obligation : nommer un délégué à la protection des données.
Missions du délégué à la protection des données :
Informer, conseiller les services et diffuser une culture « informatique et libertés », veiller en toute
indépendance au respect du règlement (RGPD), réaliser des analyses d'impact, coopérer avec la
CNIL. S'assurer de la conformité de ce qui est déjà opérationnel et garantir la prise en compte
systématique de la protection des données dans les nouveaux projets/traitements
Le règlement autorise à avoir un délégué mutualisé ou en sous–traitance.
C’est pourquoi, la ville de Niort, le CCAS, la Communauté d’Agglomération du Niortais ont souhaité
mutualiser leur délégué à la protection des données.
Dans un premier temps, la Communauté d’agglomération du Niortais a mis à disposition son
Délégué à la protection des données auprès de la ville de Niort pour exercer cette mission à raison
de 40% de son temps de travail hebdomadaire et 10% pour le CCAS. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20181210-C14-12-2018-DE
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Une étude de faisabilité est en cours pour identifier le besoin et définir les modalités d’élargissement
de cette mutualisation aux autres communes membres qui le souhaiteraient.
Les magasins d’archives mutualisés
Objectif :
Regrouper les archives contemporaines de la Ville de Niort et de la CAN sur un même site ainsi que
de créer une réserve pour les Musées.
Suite aux difficultés matérielles et techniques rencontrées par cabinet à qui la Communauté
d’Agglomération avait confié la maitrise d’œuvre et à sa proposition nouvelle, qui n’entrait pas dans
le cadre du contrat, le projet de création de cellules de conservation d’archives et de réserves
muséales tel que validé par le Conseil d’Agglomération le 27 juin 2016 a été arrêté.
Ce projet qui est maintenu sera intégralement repensé.
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Les coopérations et autres formes de mutualisation :
Collaboration Ressources Humaines Ville de Niort-CAN
Il s’agit de renforcer les coopérations existantes autour de thèmes prioritaires.
Mieux anticiper ensemble et harmoniser les réflexions et procédures RH.
Le partage et l’échange sont de plus en plus incontournables notamment pour l’étude et la
mise en œuvre des textes nouveaux et procédures nouvelles.
Chantiers 2018 :
- Poursuite du travail sur la mise en place du nouveau Régime indemnitaire tenant compte des
Fonctions des Sujétions, de l’Expertise et de l’Engagement Professionnel : RIFSEEP –
finalisation d’une méthode commune pour allouer un régime indemnitaire identique entre les
2 collectivités.
- Elaboration d’une convention commune CAN-ville de Niort avec le Fonds pour l’Insertion des
personnes handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP) à compter du 1er janvier 2019.
Cette convention sera portée par la CAN.
- Préparation de l’appel à concurrence pour la protection sociale complémentaire
- Accompagnement de la création du service commun de la Direction des systèmes
d’information pour le 1er octobre 2018, et la mise en œuvre du service unique d’instruction
des autorisations et actes relatifs à l’occupation des sols dans le cadre de compétence PLUID
à compter du 1er janvier 2019
Collaboration Ressources Humaines ville de Magné-CAN
- Transfert de compétence de la bibliothèque de Magné
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Culture et tourisme (évènementiel…)
Le festival du polar Regards Noirs.
Niort Agglo prend le festival Regards noirs à cœur et déclenche une vague d'événements dans ses
rues afin de faire vivre le polar au plus proche des habitants.
Une manifestation qui trouve sa raison d'être dans les livres et toutes les formes d'accès à la
connaissance et au divertissement que sont les films, les séries TV.
Du 28 avril au 29 juin 2018, 18 communes de l'Agglomération ont participé au festival du polar
Regards Noirs
8 compagnies professionnelles ont occupé l'espace public avec des spectacles de danse, chants,
acrobaties, contes et théâtre.
15 représentations gratuites, dont une enquête sur tout le territoire « La Bague d'Influence 3.0 »
lancée le 28 avril et un jeu-enquête Sherlock Holmes dans le Marais le 24 avril. Le festival s’est
clôturé le 22 juin avec un grand bal sur le port de Mauzé-sur-le-Mignon réunissant toutes les
communes participantes.
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Groupements de commandes
La coordination d’un groupement, consiste en la passation, la signature et la notification des
différents marchés pour le compte de tous les membres du groupement.
La CAN et une ou plusieurs de communes membres ont mis en place des groupements de
commandes :
a. Fournitures de papier
Le groupement de commande de fournitures de papier est réalisé entre la CAN, le SDIS, le Conseil
Départemental et 21 communes.
b. Fournitures administratives
Le groupement de commande de fournitures administratives est réalisé entre la CAN, la Ville de
Niort, le SDIS et le Conseil Départemental et 20 communes. Ce groupement concerne les
fournitures de bureau, les consommables informatiques jets d’encre notamment et papier en petite
quantité
c. Carburant
Le groupement de commandes de carburant en vrac est réalisé entre la Ville de Niort, la CAN, le
SDIS, 12 communes de la CAN et le Conseil Départemental.
d. Télécommunications
Un groupement de commandes des télécommunications a été réalisé entre la CAN, la ville de Niort
et le Conseil Départemental. Ce groupement d’achat a permis d’augmenter les débits réseaux tout
en conservant des coûts similaires. Le regroupement des 3 collectivités fait entrer la CAN dans le
cercle des grands comptes clients des opérateurs.
e. Travaux neufs, de grosses réparations et d’entretien des bâtiments
Un groupement de commandes sur les travaux neufs et grosses réparations des équipements a été
réalisé entre la CAN, la Ville de Niort et le CCAS.
Ce groupement permet de gérer quotidiennement les travaux d’entretien courant sur le patrimoine
bâti afin de maintenir son fonctionnement, mais également d’apporter les améliorations requises
dans le cadre de l’évolution éventuelle des compétences ou d’une meilleure organisation et gestion
des équipements.
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CONCLUSION
Les services de la CAN, de la Ville de Niort et des autres communes poursuivent collectivement la
démarche de partage des ressources et de convergence des projets.
Les transformations accomplies en 2018 confortent la culture commune, la dynamique d’adaptation
enclenchée et les méthodes de co-construction qui ont été retenues.
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