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Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Saint-Clément-de-Rivière.
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Thèmes du document : Aménagement du territoire, Consommateurs, Assurance,
CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
CONVENTION
LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
SAINT-CLEMENT DE RIVIERE
A déposer accompagné de tous les éléments requis
La signature de la présente convention implique l’acceptation pleine et entière du règlement
ci-après.
Est dénommé « l’utilisateur » la personne signataire sollicitant la location de la salle Fréderic
Bazille.
Cette convention sera établie en deux exemplaires signés et datés du jour de leur dépôt
rendant effective la réservation. Un exemplaire sera remis à l’utilisateur, l’autre conservé en
mairie.
L’utilisateur sera responsable de la salle polyvalente et de son utilisation (responsable
juridique, matériel et moral). L’utilisateur prendra à sa charge tous frais inhérents à la
location de la salle et du matériel, ainsi que tout matériel manquant et détérioré constaté lors
de l’inventaire de sortie.
L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et prend
l'engagement de veiller scrupuleusement à leur application.
Il déclare également avoir pris bonne note des dispositifs d'alarme, des moyens de lutte
contre l'incendie, ainsi que des voies d'évacuation.
L’utilisateur a l’obligation de nommer un coordonnateur sécurité [1] :
Prénom et nom du coordonnateur sécurité/ ou société : ..............................................
Adresse :............................................................................................................
Tel :...................................................................................................................
[1] Si différent du signataire, ce dernier devra être présent lors de l’état des lieux et de la remise des
clés.
1 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
La présente convention est établie entre la commune de Saint Clément de Rivière,
représentée par le Maire, M. Jérôme POUGET
Et
Nom, prénom(s) :...................................................ci-après dénommé « l’utilisateur »
Numéro de téléphone fixe : ...................................................
Numéro de téléphone portable : ...........................................
Adresse: ..................................................................................................................
Sollicitant la location de la salle Frédéric Bazille pour la période :
Date et heure de début de location : .......................................................................
Nombre de personnes attendues : .......................................................................
Type de manifestation : .....................................................................................
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
Matériel souhaité : .............................................................................................
......................................................................................................................
Date et heure de fin de location : ..........................................................................
Date et heure de remise des clés et état des lieux (merci de contacter Mme Giraudet au 04
67 84 49 60 afin de convenir d’un rendez-vous) :
....................................................................................
Montant de la location à payer : .....................Euros
Déclare avoir pris connaissance du présent règlement et l’accepter sans réserve.
Fait à Saint Clément de Rivière, le .................................................. en 2 exemplaires
Signatures précédées de la mention « Bon pour accord »
L’utilisateur, M. le Maire Jérôme POUGET,
2 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
TARIFS DE LOCATION
SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Article 1: Bénéficiaires
L’usage de la salle Frédéric Bazille est réservé en priorité aux résidents, aux entreprises et
aux associations de la commune de Saint Clément de Rivière.
La réservation peut-être faite par :
• Un particulier ayant sa résidence principale ou secondaire sur le territoire de la commune
de Saint Clément de Rivière.
• Le président d’une association dont le siège social se situe à Saint Clément de Rivière.
•Une entreprise dont le siège social est à Saint Clément de Rivière.
• Un particulier, une association ou une entreprise ayant sa résidence ou son siège social
hors de la commune de Saint Clément de Rivière
Article 2 : Usages
La salle Frédéric Bazille peut être louée dans le cadre de manifestations publiques ou
privées telles que, soirées dansantes, fêtes familiales, réceptions, spectacles, expositions,
conférences. Cette liste n’étant pas exhaustive, les demandes seront étudiées au cas par
cas par le Maire de la commune de Saint Clément de Rivière.
L’amplitude horaire d’occupation de la salle sera étudiée et autorisée uniquement par le
Maire de la commune de Saint Clément de Rivière, sur les bases suivantes :
Journée : de 7h à 19 h ou soirée : de 19h à 7h (du lundi au jeudi), weekend : du vendredi
14h au Lundi 9 h
Toute sous-location est formellement interdite.
3 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Article 3 : Tarifs de location
Pour particuliers, entreprises et autres, résidants à Saint Clément de Rivière :
Salles + Cuisine - WE 1300 €
Salles + Cuisine - Journée ou soirée 1100 €
Salles - WE 1100 €
Salles - Journée ou soirée 800 €
Location des loges 250 €
Location de la Sonorisation 250 €
Location vidéo projecteur 250 €
Pour particuliers, entreprises et autres, extérieurs à Saint Clément de Rivière :
Salles + Cuisine - WE 2300 €
Salles + Cuisine - Journée ou soirée 1400 €
Salles - WE 2100 €
Salles - Journée ou soirée 1200 €
4 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Location des loges 250 €
Location de la Sonorisation 250 €
Location vidéo projecteur 250 €
Pour les associations Saint-Clémentoises :
La demande de réservation de la Salle Frédéric Bazille est à effectuer via le formulaire de
demande de Salle prévu à cet effet sur le site de la Mairie.
Ce formulaire facilite vos démarches administratives. Il est à retourner dûment complété en
Mairie ou par mail à : coordinateur@saint-clement-de-riviere.fr
Votre demande sera étudiée en fonction des disponibilités restantes et des réservations
effectuées à ce jour. En aucun cas ce formulaire valide votre réservation. Vous recevrez par
la suite un courrier / email vous confirmant ou non cette demande.
Sous réserve de validation préalable par la Délégation concernée par l'association
demandeuse (Ex : Culturelle, Sportive, Humanitaire, Arts, autres..), une association
Saint-Clémentoise peut obtenir le prêt de la Salle Frédéric Bazille.
Pour les manifestations avec une convention de partenariat signée avec la municipalité :
- Le prêt possible de la Salle F. Bazille une soirée ou un week-end par an (du
vendredi soir au dimanche soir).
- La possibilité d’obtention de la salle à un tarif préférentiel à compter d’un second
week-end. Ce tarif préférentiel de 700 € du vendredi soir au dimanche soir (ce tarif
incluant le ménage et la mise en place de la salle).
Les organisateurs devront se charger de la mise en place, du rangement et du nettoyage
complet de la salle, lorsque celle-ci sera utilisée à titre gratuit. L’accès aux loges, cuisine, et
l’utilisation de la sonorisation et des jeux de lumière sont inclus.
La validation préalable par la Délégation concernée par l'association demandeuse, se fait
sur la base d’une liste de critères, notamment :
- Du projet d'animation / évènement proposé (Cf. Fiche “Présentation du projet
d’animation” à renvoyer complétée afin d’étudier le projet),
- Des documents nécessaires envoyés complétés et signés (Art. 15),
- Des évènements prioritaires proposés par la Mairie et de ses partenaires (CCGPSL,
etc.),
5 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
- De la prise en considération de l'ensemble du parc associatif Saint-clémentois et de
leurs événements déjà programmés,
- Du nombre de personnes attendues (NB : La Mairie a différentes salles à disposition,
une scène extérieure, des zones dans l’espace public, etc. qui peuvent être prêtées
et adaptés en fonction des évènements proposés),
- De la possibilité de travailler en collaboration directe avec la Mairie sur l'événement
proposé,
- Du public ciblé et attendu,
- Du budget et de la rentabilité envisagée de l'événement (si l'événement s’y prête),
- De la logistique à prévoir en amont et en aval,
- Des demandes d'autorisation à prévoir,
- Des conditions de sécurité nécessaires à prévoir,
- Des possibles nuisances à prévoir,
- Du coût de chauffage à prévoir pour la municipalité,
- De la responsabilité sociétale de l'événement organisé.
Nota : Afin de limiter les dépenses d’énergie, M. Le Maire, peut autoriser une occupation
sans chauffage ou à très faible niveau. L’utilisateur concerné devra respecter cet impératif si
cela lui est spécifié.
Pour le personnel de la mairie de saint Clément de Rivière, quel que soit le lieu de
résidence.
Le prix appliqué sera celui de résident de Saint Clement de Riviere à demi tarif. Il aura à sa
charge d’exécuter le nettoyage complet de la salle.
La salle Frédéric Bazille est gracieusement mise à disposition dans les cas suivants :
• Spectacles des écoles *
• Tout type d’activités et manifestations municipales. *
(* Sous réserve de validation en fonction du planning de réservations de la salle.)
Article 4 : Equipements mis à disposition, compris dans le tarif de location suivant la
formule.
Salle :
· 400 chaises
· 50 tables rectangulaires de 183 x 76 cm
· 4 Portants vestiaires + 200 cintres
Cuisine :
· 1 Four de remise en température 15
niveaux
· 1 armoire froide positive 600 litres
· 2 chariots de débarrassage
6 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
· 3 tables inox
Article 5 : Agencement – Rangement de la salle
L’agencement de salle (tables, Chaises, etc... ) est à la charge de l’utilisateur, à l’issue de la
location le matériel sera vérifié.
Il est strictement interdit :
• d'apporter toute modification aux locaux,
• d'afficher,
• de planter des punaises, clous ou supports quelconques,
• de coller ou peindre sur les murs, sols, portes et fenêtres,
• de transporter et utiliser des tables et chaises à l'extérieur,
• d'introduire des produits illicites (stupéfiants) ou dégradants (pétards, bombe
de peinture...),
• de déposer des cycles ou cyclomoteurs à l'intérieur,
• de circuler en rollers, trottinettes, skateboard, etc...
• d'introduire des animaux (à l'exception des personnes non-voyantes).
• De fumer
Article 6 : Caution - Paiement
Le paiement de la caution et celui de la location s’effectuent par chèque à l’ordre du Trésor
Public le jour de la réservation.
· Deux chèques de caution (qui seront restitués à l’issue de l’état des lieux, si tout
est conforme) de :
- 1 500 € pour les désordres structurels et de matériel technique,
- 150 € pour l’entretien du matériel.
· Le paiement de la location suivant la formule choisie (le chèque sera encaissé à
l’issue de la location).
7 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Article 7 : Remise des clés, inventaire d’entrée et évocation des consignes de sécurité
Une fois la présente convention signée et déposée au centre Fernand Arnaud, l’utilisateur
aura à charge de prendre rendez-vous avec l’agent de la commune responsable du site au
04 67 84 49 60, afin de procéder à l’inventaire du matériel d’entrée. Les clés de la salle
seront remises à cette occasion et ces opérations devront se dérouler en présence
impérative de l’utilisateur. Aucune réclamation, contestation ou constat divergent ne pourra
être admis en dehors de ce cadre ou en cas d’absence de l’utilisateur.
Pour les locations de week-end, il est possible après accord du Maire, de prendre
possession des locaux dès la veille au soir, à condition que la salle ne soit pas occupée.
Article 8 : Restitution des clés et inventaire de sortie
Les clés de la salle seront restituées lors de l’état des lieux et de l’inventaire du matériel le
jour et heure fixée par l’agent de la commune responsable du site en présence impérative
de l’utilisateur. Aucune réclamation, contestation ou constat divergent ne pourra être admis
en dehors de ce cadre ou en cas d’absence de l’utilisateur.
Aucun matériel ne pourra sortir du bâtiment. Tout matériel non présent lors de l’inventaire
de sortie sera facturé. Le paiement du matériel détérioré ou perdu viendra s’ajouter au
montant de la location, selon les tarifs indiqués à la rubrique « Inventaire » du présent
document. En aucun cas, le matériel ne pourra être remplacé directement par l’utilisateur.
Article 9 : ordures ménagères
La gestion des ordures ménagères et autres détritus est à la charge de l’utilisateur, les
déchets devront être stockés dans des sacs prévus par le locataire et déposés dans les
containers prévus à cet effet.
Le verre devra être déposé dans le bac à verre prévu à cet effet derrière la halle aux sports.
Article 10 : Nettoyage de la salle et des équipements
Le nettoyage des sols et des sanitaires de la salle Frederic Bazille est à la charge de la
commune.
Le matériel utilisé (tables, chaises, éléments et matériels de la cuisine) devra être nettoyé
par l’utilisateur et laissé en place pour l’état des lieux.
Article 11 : Cas de force majeure
La commune de Saint Clément de Rivière se réserve le droit de mettre fin à la présente
convention ou d’annuler la location et de réquisitionner la salle Frédéric Bazille en cas de 8 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
force majeure ou d’événements inopinés le nécessitant et ceci à tout moment et sans
préavis ni dédommagement.
Article 12 : Sécurité des personnes et des locaux
Classement du bâtiment : Le bâtiment est soumis à des règles de sécurité que les
utilisateurs doivent impérativement respecter, leur responsabilité étant engagée en cas de
non-respect des règles.
Affichage : Le présent règlement, les avis, les consignes de sécurité incendie seront affichés
dans la salle ainsi qu’un plan des lieux.
Tout organisateur d’un événement se tenant dans une salle municipale est responsable de
la sécurité de son public (décret du 5 février 2007). Aussi, pour que la manifestation se
déroule dans des conditions optimales de sécurité, le titulaire de la réservation devra
prendre toutes les dispositions visant à garantir la sécurité des personnes présentes.
Au minimum, un responsable, obligatoirement majeur et présent lors des états des lieux et
tout au long de la manifestation, devra être désigné pour prendre en charge la sécurité
incendie et, le cas échéant, l’évacuation du public, l’utilisation des premiers moyens de
secours et l’appel des secours.
Les nom et coordonnées de cette personne figureront sur le dossier de réservation de la
salle.
La personne désignée s’engage à respecter et à faire respecter les règles de sécurité
applicables à l’établissement mis à disposition.
ATTENTION ! L’installation de la salle polyvalente en configuration spectacle impose la
présence d’un service de sécurité incendie : présence obligatoire d’un SSIAP 1 durant
la manifestation (de l’entrée à la sortie du public, y compris durant la représentation). Ceci
sera à la charge de l’utilisateur, qui devra en fournir la preuve.
Le nombre maximum de personnes à admettre dans la salle est de 550 personnes
maximum (400 places assises, 550 places debout)
Dégagements: L’accès aux issues de secours doit être parfaitement libre : aucune porte ne
devra être fermée à clé pendant l’utilisation de la salle, afin d’éviter toute panique éventuelle
en cas d’incendie.
Aucune table ou chaise ne doit se trouver à moins d’un mètre de l’alignement de toutes les
issues.
Les accès au matériel de lutte contre l’incendie seront impérativement respectés.
Article 13 : Responsabilité et assurances
La commune de Saint Clément de Rivière s'engage à tout mettre en œuvre pour assurer au
mieux la disponibilité fonctionnelle de la salle Frédéric Bazille.
9 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Tout dysfonctionnement ou toute autre anomalie de quelque nature que ce soit, ne donne
lieu à aucune indemnisation de l’utilisateur et la commune de Saint Clément de Rivière ne
pourra en être tenue responsable. En outre, la commune décline toute responsabilité quant
à l’utilisation anormale du matériel se trouvant dans la salle polyvalente.
Dès la remise des clés du bâtiment, les locaux et l’utilisation du matériel s’y trouvant sont
sous la responsabilité de l’utilisateur et de lui seul. Toute anomalie constatée lors de
l’utilisation devra être signalée.
L’utilisateur s’engage à respecter la police et la législation sur les réunions publiques et les
spectacles, ainsi que les normes de sécurité relatives à l’accueil du public, à effectuer toutes
démarches réglementaires éventuelles relatives à l’utilisation de la salle Frédéric Bazille
(exp : déclaration S.A.C.E.M., U.R.S.S.A.F....).
En outre, l’utilisateur s’engage à contracter toute assurance nécessaire pour garantir sa
responsabilité civile, protection juridique, les matériels et mobiliers lui appartenant, et
s’assurera contre les risques locatifs dans le cadre de l’activité exercée dans la salle
Frédéric Bazille pour la durée complète de la location.
L’utilisateur déposera un certificat d’assurance en Mairie simultanément à la présente
convention signée, mentionnant la société d’assurance ainsi que son numéro de police.
Article 14 : Stationnement
La commune de Saint Clément de Rivière décline toute responsabilité en ce qui concerne
les vols et dégâts causés aux véhicules et objets qu’ils contiennent, lors du stationnement
aux abords de la salle Frédéric Bazille, de même pour les dégâts causés par les
intempéries. Le stationnement des véhicules s’effectuera sur le parking aménagé à cet effet
sans entraver la circulation, ni les accès aux services de secours et aux propriétés
riveraines.
Article 15 : Nuisances sonores, éléments requis et inventaire
Il est demandé aux utilisateurs de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en
particuliers de baisser le niveau sonore après 22 heures et d’éviter les bruits intempestifs de
moteurs, les portières qui claquent ou les cris à l’extérieur. De plus, les portes et fenêtres
devront être fermées pendant l'utilisation de la salle.
10 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Eléments requis pour la demande de réservation de la salle Frederic Bazille :
1/ Convention de Location de la salle Frédéric Bazille signée
2/ Règlement intérieur signé
3/ Présentation du projet d’animation ou de l'événement signé
4/ Fiche de prêt de matériel (hors salle) signé
5/ Un certificat d’assurance « Responsabilité civile »
6/ Chèques de caution de 1500 € et 150 €
7/ Le règlement de la location suivant la formule choisie.
8/ Si la demande est un souhait de prêt de la salle F. Bazille : Convention de partenariat
avec la Mairie signée et validée.
INVENTAIRE
Remplacement du matériel mis à disposition détérioré ou perdu :
Le descriptif ci-après indique le nombre existant pour chaque catégorie, ainsi que le coût
de leur remplacement suite à une perte ou une dégradation les rendant impropres à
une utilisation ultérieure qui sera facturé en supplément au montant de la location.
Type de Matériel mis à disposition :
400 Chaises dont le prix unitaire de remplacement est de 60 €
50 Tables dont le prix unitaire de remplacement est de 90 €
4 vestiaires dont le prix unitaire de remplacement est de 180 €
200 cintres dont le prix unitaire de remplacement est de 2 €
Article 16 : Wifi
La salle est équipée d’un accès WIFI gratuit, le code est : 34980fbazille
11 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Observations et réserves éventuelles en début de location :
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Signature précédée de la mention « Bon pour acceptation du présent règlement »
L’utilisateur, M. le Maire Jérôme POUGET,
12 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Fiche à compléter au moment des états des lieux
ETAT DU MATÉRIEL
Etat du matériel mis à disposition en entrant :
Chaises : Bon Détérioré
Tables : Bon Détérioré
Vestiaire + cintre : Bon Détérioré
Sono : Bon Détérioré
Vidéo projecteur : Bon Détérioré
Autre Constat : ................................................................................................................
..............................................................................................................................................
Date :.....................................................et heure .....................
L’utilisateur, « bon pour accord » L’agent communal,
13 CONVENTION - LOCATION DE LA SALLE FRÉDÉRIC BAZILLE
Etat du matériel mis à disposition en sortant :
Chaises : Bon Détérioré
Tables : Bon Détérioré
Vestiaire + cintre : Bon Détérioré
Sono : Bon Détérioré
Vidéo projecteur : Bon Détérioré
Appel intervention durant la location :
à la Police Municipale.
Motif : ................................................................................................................
à la société de dépannage Climatisation/chauffage
Motif : ................................................................................................................
Autre Constat : ................................................................................................................
...................................................................................................................................
Date :.....................................................et heure .....................
L’utilisateur, « bon pour accord » L’agent communal,
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